Pertemuan IV

Modul IV Pengorganisasian
Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen
Aspek Pengorganisasian
Departementalisasi: Pengelompokan dari berbagai
aktivitas kerja suatu organisasi supaya aktivitas kegiatan
yang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.
Tujuannya agar setiap aktivitas bisa bekerja sama dan
saling berhubungan.
Pembagian kerja: Rincian tugas atau pekerjaan yang
harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat
dalam suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakan
aktivitas yang menjadi beban tanggung jawabnya.
Koordinasi: Proses pengintegrasian berbagai tujuan dan
aktivitas pada satuan-satuan yang terpisah (dalam
beberapa departemen dan bidang fungsional) supaya
tujuan organisasi dapat dicapat dengan efisien.
Rentang manajemen dan rentang kendali: Kemampuan
manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang
sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang
melapor kepadanya.
Definisi
Pengorganisasian
proses mewujudkan, memelihara,
mengembangkan dan meningkatkan kerja
sama antar karyawan yang mewakili peranan
unit/satuan kerja masing-masing yang
bertujuan untuk mempersatukan kegiatan
agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi
- Memiliki suatu tujuan (goal)
- Terdiri dari orang-orang
- Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi
Birokrasi
Manajer membatasi diri pada hubungan
kerja formal dan menghidari hubungan
non-formal
Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi
kurang jelas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan
- Menterjemahkan visi
- Penentuan volume kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja
- Jejaring Kerja Internal
- Jejaring Kerja External
- Pembagian Kerja Secara tuntas
- Kepentingan bersama
- Dinamika Pekerjaan
Dasar-dasar Pengorganisasian
Dasar Kesatuan Perintah
Pimpinan perlu memahami dan memiliki
keterampilan dalam melaksanakan proses
pengambilan keputusan dan kebijaksanaan dan
pelimpahan wewenang dalam mewujudkan
perintah yang efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:
Kemampuan suatu oranisasi untuk
menambah/mengurangi unit/satuan kerja dalam
stukturnya
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas
Setiap unit kerja harus memberikan
kontribusi pada organisasi agar tugas
pokoknya secara keseluruhan dapat
diwujudkan secara efektif dan efisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi
inovasi & Pengembangan; fungsi responsif;
fungsi produktivitas; fungsi prediktif
Jenis-Jenis Organisasi (1)
Proses Pembentukannya
Organisasi Formal: dibentuk secara
sadar dengan ketentuan yang diatur
secara formal
Organisasi Informal, cth. Koperasi
karyawan

Keterkaitan dengan Pemerintah
dibentuk untuk menjalankan roda
pemerintahan & terselenggaranya
pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi
resmi & tidak resmi
Berdasarkan ukuran organisasi
Besar, kecil, sedang

Berdasarkan Tujuan
Sosial/nirlaba: yayasan sosial
Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan
terbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan Organisasi
Segitiga vertikal, horizontal, kerucut vertikal-
horizontal, lingkaran, dll.

Jenis-Jenis Organisasi (2)
Langkah-Langkah Pengorganisasian
Rencanakan
Organisasi
berdasarkan
Tujuan
Pembagian
Tugas
Alokasi Sumber
Daya
Evaluasi Hasil
& Strategi
pembentukan
organisasi
Bentuk Struktur Organisasi
Terdiri dari sekumpulan orang
Bersepakat dalam satu kelompok
Bersepakat untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu

Faktor yang menentukan Rancangan
Struktur Organisasi

Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi
Kualitas Karyawan yang terlibat didalam
nya
Ukuran organisasi
Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan
Sentralisasi dan desentralisasi
Ukuran kesatuan Kerja
Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas
organisasi
Jenis Kelebihan Kelemahan
BAGAN dapat dgn jelas melihat
pekerjaan dan tanggung jawab
dapat dicari ketika saat kritis
menghilangkan / mengurangi
masalah
sebagai preventif terhadap
sumber konflik

kurang mampu
menjelaskan
wewenang dan
tanggung jawab
kurang mampu
menunjukan
hubungan informal
dan saluran
komunikasi
Departemen
talisasi
Memanfaatkan spesialisasi
dari masing-masing manajer
efisien karena bekerja
sesuai dengan kemampuan
sulit untuk
mengukur prestasi
pontensi konflik
terhadap pimpinan
puncak
Dasar Pembentukan Departementalisasi
Fungsi-fungsi perusahaan
Fungsi manajemen
Proses produksi
Hasil produksi
Konsumen
Kewilayahan atau teritorial
Berdasarkan waktu; Berdasarkan jumlah
Kombinasi
Tipe Struktur Organisasi
Organisasi Lini
bentuk organisasi yang didalamnya terdapat
garis wewenang yang menghubungkan secara
vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHAN KELEMAHAN
Adanya kejelasan
masalah pendelegasian
kewenangan dan
tanggung jawab untuk
setiap bidang
Bentuknya Sederhana
dan mudah dipahami
Beban yang berat dipikul
eksekutif puncak karena
harus menjalankan urusan
administratif
Tidak ada spesialisasi
Tipe Struktur Oranisasi (2)
Organisasi Lini dan Staf
Gabungan dari organisasi lini dengan
departemen staf untuk memberikan saran dan
masukan untuk departemen lini
KELEBIHAN KELEMAHAN
Para spesialis
memberikan ide dan
saran kepada manajer
puncak
Seluruh Karyawan
melaporkan pekerjaan
kepada seorang penyelia
(supervisor)
Karena ketidakjelasan
hubungan maka sering
terjadi konflik antara
departemen lini dan staf
Rekomendasi para
manajer staf terbatas
hanya pada manajer lini
Tipe Struktur Organisasi (3)
Organisasi Fungsional
Organisasi berdasarkan sifat dan macam
pekerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN KELEMAHAN
Menciptakan effisiensi
melalui spesialisasi
Memusatkan keahlian
organisasi
Pengawasan yang
lebih ketat terhadap
fungsi-fungsi
Menciptakan konflik
antar fungsi
Lamban bereaksi bila
terjadi perubahan
Hanya memikirkan
tugas, dan menjadikan
individu kurang inovatif
Tipe Struktur Organisasi (4)
Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,
serta fungsional yang bertujuan untuk
memanfaatkan berbagai kelebihan dan
kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan
staf, serta fungsional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks
Tipe Struktur Organisasi (5)
Organisasi Komite
memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya
memiliki wewenang yang sederajat.
Ciri2:
- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan
tertentu
- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan
secara kolektif
- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang
- Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan,
pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.
Tipe Struktur Organisasi (6)
Organisasi Proyek dan Matriks
tersusun dari sebuah atau lebih tipe
departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan
kelebihan tipe fungsional dan divisional serta
menghilangkan kekurangannya
KELEBIHAN KELEMAHAN
Memiliki Kelenturan
(fleksibilitas) yang tinggi
Berfokus pada masalah
tertentu atau masalah
teknis yang unik
Memungkinkan
melakukan inovasi dan
kreativitas tanpa
menggangu struktur reguler
Masalah akuntabilitas
disebabkan adanya lebih
dari satu atasan
Kendala dalam
membentuk tim yang
kompak
Berpotensi menimbulkan
konflik antara manajer
proyek dengan manajer
departemen lainnya
Organisasi Formal vs Informal
FORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja
yang teratur

Bertujuan: mencapai hubungan yang
teratur diantar fungsi namun hal itu juga
memiliki nilai tambahan dengan
memberikan perasaan aman kepada
mereka
INFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan,
serta membentuk suatu pola yang tidak
secara khusus dan resmi diciptakan/diatur
oleh pihak manajemen

Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini
menjadi nilai tambah tersendiri
Perubahan Struktur Organisasi
Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi,
pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh
alasan organisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:
Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka
Manajer harus memberikan pemahaman kepada
seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi
yang sama
Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa
perubahan tersebut memberikan dampak positive
Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu
tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.
PENGKOORDINASIAN
Definisi
Pengkoordinasian:
Salah satu fungsi pokok manajemen untuk
menbuat suatu usaha yang sinkron dan
teratur untuk menyediakan jumlah dan
waktu yang tepat, dan mengarahkan
pelaksanaan untuk menghasilkan suatu
tindakan yang seragam dan harmonis pada
sasaran yang telah ditentukan
Tujuan Koordniasi
Mengarahkan dan mengintegrasikan semua
ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke
arah tercapainya tujuan
Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang
dimiliki setiap karyawan kepada tujuan
Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan
tumpang tindih pekerjaan
Menghindari penyimpangan tugas
Asas & Sifat Koordinasi
Asas koordinasi = asas hirarki

Sifat Koordinasi:
Dinamis
Pandangan secara holistis untuk mencapai
tujuan
Melihat pekerjaan secara keseluruhan dan
terintegrasi
Syarat-syarat Koordinasi
Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi
untuk memperlancar penyelesaian
masalah

Saling menghargai, terutama saat
pengarahan koordinasi

Semangat bersaing secara sehat,
berlomba untuk mencapai tujuan dengan
lebih baik dan cepat
Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Vertikal
Aktivitas penyatuan, pengarahan ang
dilakukan oleh pimpinan terhadap
aktivitas berbagai unit kerja yang berada
di bawah wewenang dan tanggung
jawabnya.

Relatif mudah dilaksanakan, karena
atasan dapat memberi sanksi langsung
terhadap bawahan yang tidak patuh
Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Horizontal
Mengkoordinasikan berbagai tindakan
atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang
dilakukan berbagai aktivitas dalam tingkat
organisasi yang setingkat.

Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.

Koordinator sulit untuk memberika sanksi
sebab mereka mempunyai kedudukan yang
sejajar.
Tipe Koordinasi Horizontal
Interdisciplinary:
Suatu koordinasi yang berhubungan dengan
pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku
dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan
kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit
organisasi baik internal maupun eksternal pada unit
yang sama tugasnya

Interrelated:
Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-
beda namun diantara mereka ada saling
ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara
internal maupun eksternal pada jenjang yang setaraf
Pedoman Koordinasi yang baik
Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana
dan mudah dipahami
Koordinasi sebagai tujuan bersama
Beri kesempatan setiap orang untuk
memberikan ide, saran, dan gagasan untuk
bertukar pikiran
Binalah hubungan yang baik antara atasan
dan bawahan
Gunakan lebih banyak komunikasi informal
Perkembangan Kebutuhan Organisasi
Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi
Porsi Dasar Koordinasi
Dimanfaatkan untuk meningkatkan
koordinasi ketika tuntutan organisasi
terhadap koordinasi belum begitu tinggi

Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi
Jika porsi dasar koordinasi tidak lagi
mampu menampung berbagai dinamika
yang muncul selama organisasi tersebut
beraktivitas tinggi
Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi
Mengurangi Kebutuhan Organisasi
Jika kebutuhan koordinasi dari waktu ke
waktu terus meningkat dan semakin besar
maka organisasi tersebut bisa
memperlambat dan menghentikan
kebutuhan tersebut.
cth. Mendirikan unit kerja yang independen
Penyebab Konflik dalam koordinasi
Keterbatasan Sumber Daya
Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan
Wewenang
Gangguan Komunikasi
Masalah Kepribadian
Membanggakan Unit Kerjanya Secara
Berlebihan
Penyimpangan Tujuan
Gaya Penanganan Konflik
Otoriter
Ketiadaan kompromi pada anggota
sebagai sumber konflik
Kooperatif
Memberikan kesempatan kepada individu
yang masih bersebrangan untuk diajak
kompromi
Kolaborasi
Pemberian kesempatan yang diberikan
dalam bentuk negosiasi memecahkan
masalah konflik yang terjadi
Rentang Kendali (Span of Control)
Merupakan posisi jumlah bawahan yang
berada dalam pengawasan seorang
manajer.

Konsep ini merujuk pada seberapa banyak
bawahan yang mungkin masih bisa di
bawah kendali atasan secara efektif dan
efisien
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda