Pertemuan IV

Modul V Pendelegasian dan

Pemberdayaan
Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen
PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian?
Memercayakan tugas kepada orang lain namun
tanggung jawab masih di tangan pendelegasi.
Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas
kepada atasan yang lebih rendah untuk
melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas
secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang
pada waktu wewenang tersebut akan
dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)
Manfaat Pendelegasian
Kemampuan membebaskan diri demi
tugas-tugas lainnya
Pemanfaatan keterampilan khusus
karyawan
Pemberian pelatihan dan pengalaman
Terampil memecahkan masalah
Awal tepat mempersiapkan pengganti
sementara
dsb (Modul 5 hal 5.5-5.9)
Cara Efektif Pendelagasian
Tugas
Delegasikan pekerjaan yang disukai
Delegasikan tugas secara bertanggung
jawab
Jangan selalu mendelegasikan tugas
kepada karyawan yang paling mampu
Percayalah kepada karyawan
Tekankan pada sasaran bukan prosedur
Alasan Atasan Tidak Melakukan
Pendelegasian (1)
Sisi Atasan:
Belum ada waktu untuk melatih
Kebijakan perusahaan harus dikerjaan
atasan
Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa
bantuan orang lain
Meragukan Kemampuan Karyawan
Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan
maka sama tidak punya pekerjaan
dsb. (modul 5 hal 5.11-5.14 )
Alasan Atasan Tidak Melakukan
Pendelegasian (2)
Sisi Karyawan:
Karyawan takut memikul tanggung
jawab memutuskan sesuatu
Karyawan takut dikritik jika membuat
kesalahan
Ketidaktersedian waktu
Kurangnya motivasi
Kurang percaya diri
Langkah-Langkah Sebelum dilakukan
pendelegasian
Menentukan terlebih dahulu
tugas/masalah yang akan didelegasikan
Menentukan karyawan yang akan
menerima delegasi
Mempersiapkan & memberi motivasi
kepada karyawan yang menerima
delegasi
Membuat persetujauan dan
mendelegasikan
Memantau pekerjaan yang
didelegasikan
Langkah-Langkah Mendelegasikan
Tugas dan Wewenang
Adanya persetujuan antara kedua belah pihak
tentang hasil penyelesaian tugas
Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan
Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikan
harus ditunjang oleh tingkat kemampuan
karyawan dibandingkan dengan tingkat
kesulitan persoalan dalam tugas
Kapan atasan harus mendelegasikan
sebagian pekerjaannya?
Ketika waktunya banyak digunakan
untuk menyelesaikan masalah jangka
panjang
Tidak cukup waktu kepada bagian-
bagian penting dari pekerjaan
Waktunya banyak digunakan untuk hal-
hal mendesak dan sering kali muncul
Menghadapi krisis, panik dalam
memenuhi target
Persolaan sepele menghambatnya
untuk memecahkan masalah besar
Proses Pelaksanaan Delegasi
1. Identifikasi semua pekerjaan dan
mengukur durasi setiap pekerjaa
tersebut
2. Mengidentifikasi kemampuan
karyawan
3. Pembinaan dan pelatihan
4. Monitoring dan evaluasi
Peranan Pendelegasiaan (1)
1. Pendukung Karier Atasan
Kesuksesan dalam pendelegasian akan
membantu seorang middle manajer untuk
naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena
mampu memberikan kesempatan dan
kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.

Lima Peranan Karyawan
(Menerapkan strategi; memimpin dirinya
sendiri dan kelompoknya; sumber informasi;
memberi umpan balik; mitra kerja atasan)
Peranan Pendelegasiaan (2)
2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif
Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang
mampu mengukur tingkat kemampuan
seseorang.
- Pelatihan yang unik
- Memperluas keterampilan karyawan
- Kekuatan pendorong partisipasi
- Pencetus tumbuhnya inisiatif
- Meningkatan kepuasan kerja
- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan
pelatihan
- Sebagai Reward
Profil Karakteristik
Pendelegasi (1)
Otoriter
Wewenang karyawan dibatasi hanya pada
pengambilan keputusan dan penugasan yang
rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang
dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan
dirinya dengan tidak memberikan wewenang
kepada karyawan

Tipe Penguji
Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk
menjalankan pendelegasian dan
pengembangan karyawannya.
Profil Karakteristik
Pendelegasi (2)
Bebas
Memberikan kebebasan yang besar kepada
karyawan untuk melaksanakan tugas yang
didelegasikannya, biasanya disertai
wewenang dan tanggung jawab penuh.
Kelebihannya karyawan cepat dalam
menyelesaikan masalah dalam pekerjaan,
kelemahannya Karyawan sulit menerima
umpan balik untuk perbaikan kinerja
Pedoman Efektif Melakukan
Pendelegasian
Menjelaskan delegasi tugas secara jelas
dan lengkap
Berikan batasan tanggung jawab dan
wewenang karyawan
Monitoring pekerjaan yang dilakukan
karyawan
dst (modul 5 hal 5.24-5.25)
Pemberdayaan
Definisi
Memaksimalkan pemberian wewenang
kepada karyawan untuk merencanakan,
mengendalikan, dan membuat keputursan
tentang pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari
manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen,
1997)
Dasar-dasar Pemberdayaan
Karyawan
Prinsip Subsidarity: tidak
diperbolehkannya badan/unit yang
lebih tinggi mengambil tanggung jawab
badan/unit yang lebih rendah

Karyawan pada hakikatnya baik.
Suatu keyakinan bahwa setiap orang
pada dasarnya baik walaupun kadang
melakukan kesalahan.

Trust-based relationship.
Menekankan aspek kepercayaan
manajemen kepada karyawan
Manfaat Pemberdayaan terhadap
Karyawan
Karyawan yang berdaya adalah mereka yang
berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi
sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang
tinggi.
Nilai tambah:
Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan
keputusan
Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai
keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan
tugas
Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja
pimpinan dan manajemen
Kiat mewujudkan
Pemberdayaan
Pemberdayaan karyawan adalah hasil
dari pengembangan kompetensi dari
dalam diri karyawan itu sendiri
Kompetensi karyawan akan
menghasilkan produk dan jasa
berkualitas di dalam lingkungan kerya
yang berkualitas.
Pada akhirnya berfungsi untuk
mendapatkan kepercayaan dan
manajemen.
Bagaimana menciptakan lingkungan
kerja yang kondusif?
Kiat mewujudkan Pemberdayaan
(2)
Lingkungan kerja yang kondusif:
Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan
karyawan
Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core
belief, dan core value suatu perusahaan
Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan
wewenang kepada karyawan untuk mengambil
keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab karyawan tsb
Kesediaan manajemen puncak memberikan
wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat
informasi
Sistem penghargaan harus berbasis kinerja
(performance-based reward)
Dampak Positif Pemberdayaan
terhadap Struktur organisasi
Organisasi lebih datar
Arus informasi bergerak dari arah
vertikal ke arah horizontal
Tingkat kecepatan pemgambiln
keputusan
Meminimalisasi distorsi Informasi
Meningkatnya komitment karyawan
untuk melakukan perbaikan kinerja
dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)
Proses Pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental
karyawan untuk sama-sama maju dan
berkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan

Jika ada kompetensi yang belum dikuasai
karyawan, manajer perlu mengidentifikasi
kelemahannya, memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga
Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan
pemberdayaan:
- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan
Pedoman untuk Melakukan
Pemberdayaan
Para Karyawan hendaknya diberi tahu
cara untuk mencapai kinerja yang
terbaik
Dengarkanlah mereka
Ubah tindakan mereka, bukan orangnya
Tunjukan keteladanan kepada
Karyawan
Perlakukan setiap orang berbeda
dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)
Pertemuan IV
Modul VI Pengawasan
Zulfikar Yurnaidi
EKMA4116 Manajemen
PENGAWASAN
Definisi
Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer
untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko
(1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk
memastikan apakah aktivitas tersebut sudah
sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai
proses mengkoreksi setiap penyimpangan.
Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor
aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa
organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan
dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan.
Daft (2006)


Usaha sistematis untuk menetapkan standar
kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan,
mendesain sistem umpan balik informasi untuk
membandingkan kinerja yang sesungguhnya
dengan standar yang ditentukan,
mengidentifikasi & mengukur penyimpangan,
melakukan perbaikan untuk memastikan sumber
daya perusahaan digunakan secara efektif dan
effisien untuk mencapai tujuan organisasi.
(Mockler)
Key Point:
- Adanya standar kinerja
- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan
rencana
- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak
- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara
efisien, dan karyawan dapat diarahkan
untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?
Perubahan
Kompleksitas
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang
Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward
control)
didesain untuk mendeteksi penyimpangan
dari standar tertentu dan memungkinkan
perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan
kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang
akurat & tepat waktu mengenai perubahan
dalam lingkungan.
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)
dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan
atau tidak apabila ada persetujuan atau ada
kondisi tertentu yang harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik
mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi
setelah suatu kegiatan selesai dilakukan
memerlukan standar yang telah ditetapkan
berkaitan dengan kualitas dan kuantitas
Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple
Manajer melakukan pengawasan terhadap
semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2
yang muncul pada pengawasan pendahuluan,
pengawasan concurrent, dan pengawasan
umpan balik.

Proses Pengawasan
Menetapkan standard
prestasi & Metode
pengukuran prestasi
Mengukur Prestasi
Apakah prestasi
sesuai dengan
standar
Tidak ada
Perubahan
Melakukan perbaikan-
perbaikan atau
mengevaluasi kembali
standard prestasi dan
pengukurannya
TIDAK
YA
Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen
Fokus Pengawasan
FOKUS
PENGAWASAN
DESKRIPSI CONTOH
1. Kuantitas
(Quantity)
Jumlah produk yang
dihasilkan
Memproduksi lima
belas unit dalam satu
hari kerja
2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang
dapat diterima oleh
konsumen atau lolos
uji kualitas
Menghasilkan 99.5%
produk yang
memenuhi standard
3. Ketepatan waktu
(Timeliness)
Kecepatan atau
ketepatan dalam
memberikan layanan
atau jasa
Semua sales
representatives
(tenaga penjualan)
menyerahkan
laporan penjualan
tepat waktu
4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau
penyimpangan
anggaran
Menggunakan
anggaran tidak
melebihi jumlah yang
ditetapkan
Faktor yang mempengaruhi
efektivitas pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Lingkungan
Organisasi
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk
mengawasi
Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian
berdasarkan laporan dan peraturan
Posisi dan
Tingkat
Tinggi Banyak Kriteria
Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat
Desentralisa
si
Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Rendah Pengurangan jumlah kendali
Budaya
Organisasi
Terbuka
dan
mendukun
g
Informal, pengendalian mandiri
Menganca
m
Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya
suatu
kegiatan
Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
Standar
Definisi
Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik
acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)
cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible
standard)
cth. Sikap, Moral, Etika
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area)
aspek-aspek penting yang harus berfungsi
efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi
dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan
Strategik
manajemen harus memperhatikan titik-titik
penting dalam suatu operasi tertentu.
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek
penting dalam organisasi, dan sebagian besar
berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas
dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi
secara langsung dan rutin, mengkaji laporan,
baik secara lisan/tertulis, melakukan
brainstorming dengan bawahan secara berkala,
melakukan evaluasi


Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
1. Management by Objective (MBO)
Penetapan tujuan secara bersama2 antara
manajer dan bawahan, perumusan secara jelas
tanggung jawab utama setiap individu dalam
bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai,
dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut
sebagai pedoman pengoperasian unit kerja
ataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan
Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
2. Management by Exception (MBE)
fokus pada bidang pengawasan yang paling
kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-
urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan
atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS)
sistem perancangan dalam pengadaan,
pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran
informasi untuk mendukung keputusan
manajemen yang efektif
Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu)
Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi
faktual dan relevan melalui interaksi secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada
asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu;
Manajemen Kualitas secara Total (TQM)
Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan
Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu
yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode ini memerlukan data-data khusus dan
menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah
data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai
alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even,
Analisa Rasio
Metode Pengawasan Kuantitaif
Anggaran:
Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang
sumber daya yang disahkan untuk melakukan
kegiatan yang telah direncanakan selama jangka
waktu tertentu

Audit Keuangan:
- Eksternal: Auditor independen dari luar
organisasi
verifikasi bahwa dalam menyusun laporan
keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri
menjamin aset perusahanan telah dikelola
dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even:
Menggambarkan kondisi di mana perusahaan
dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba
(Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk
mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan
Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan
Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard
Selain mempertimbangkan kinerja keruangan,
BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);
Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset
Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan
Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan
Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis
Intern
- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi;
Layanan Purna Jual; dll
4 Pembelajaran
dan
Pertumbuhan
- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan
Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai;
dll
Modul 6 Hal 6.28
Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Ekonomis
4. Fleksibel
5. Objektif dan bisa dipahami
6. Kriteria yang masuk akal
7. Penempatan yang Strategis
8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur
organisasi
9. Disesuaikan dengan Manajer
10. Tindakan perbaikan
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda