Pertemuan V

Modul VI Pengawasan
Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen
PENGAWASAN
Definisi
Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer
untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko
(1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk
memastikan apakah aktivitas tersebut sudah
sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai
proses mengkoreksi setiap penyimpangan.
Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor
aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa
organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan
dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan.
Daft (2006)


Usaha sistematis untuk menetapkan standar
kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan,
mendesain sistem umpan balik informasi untuk
membandingkan kinerja yang sesungguhnya
dengan standar yang ditentukan,
mengidentifikasi & mengukur penyimpangan,
melakukan perbaikan untuk memastikan sumber
daya perusahaan digunakan secara efektif dan
effisien untuk mencapai tujuan organisasi.
(Mockler)
Key Point:
- Adanya standar kinerja
- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan
rencana
- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak
- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara
efisien, dan karyawan dapat diarahkan
untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?
Perubahan
Kompleksitas
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang
Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward
control)
didesain untuk mendeteksi penyimpangan
dari standar tertentu dan memungkinkan
perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan
kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang
akurat & tepat waktu mengenai perubahan
dalam lingkungan.
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)
dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan
atau tidak apabila ada persetujuan atau ada
kondisi tertentu yang harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik
mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi
setelah suatu kegiatan selesai dilakukan
memerlukan standar yang telah ditetapkan
berkaitan dengan kualitas dan kuantitas
Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple
Manajer melakukan pengawasan terhadap
semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2
yang muncul pada pengawasan pendahuluan,
pengawasan concurrent, dan pengawasan
umpan balik.

Proses Pengawasan
Menetapkan standard
prestasi & Metode
pengukuran prestasi
Mengukur Prestasi
Apakah prestasi
sesuai dengan
standar
Tidak ada
Perubahan
Melakukan perbaikan-
perbaikan atau
mengevaluasi kembali
standard prestasi dan
pengukurannya
TIDAK
YA
Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen
Fokus Pengawasan
FOKUS
PENGAWASAN
DESKRIPSI CONTOH
1. Kuantitas
(Quantity)
Jumlah produk yang
dihasilkan
Memproduksi lima
belas unit dalam satu
hari kerja
2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang
dapat diterima oleh
konsumen atau lolos
uji kualitas
Menghasilkan 99.5%
produk yang
memenuhi standard
3. Ketepatan waktu
(Timeliness)
Kecepatan atau
ketepatan dalam
memberikan layanan
atau jasa
Semua sales
representatives
(tenaga penjualan)
menyerahkan
laporan penjualan
tepat waktu
4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau
penyimpangan
anggaran
Menggunakan
anggaran tidak
melebihi jumlah yang
ditetapkan
Faktor yang mempengaruhi
efektivitas pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Lingkungan
Organisasi
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk
mengawasi
Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian
berdasarkan laporan dan peraturan
Posisi dan
Tingkat
Tinggi Banyak Kriteria
Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat
Desentralisa
si
Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Rendah Pengurangan jumlah kendali
Budaya
Organisasi
Terbuka
dan
mendukun
g
Informal, pengendalian mandiri
Menganca
m
Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya
suatu
kegiatan
Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
Standar
Definisi
Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik
acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)
cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible
standard)
cth. Sikap, Moral, Etika
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area)
aspek-aspek penting yang harus berfungsi
efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi
dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan
Strategik
manajemen harus memperhatikan titik-titik
penting dalam suatu operasi tertentu.
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek
penting dalam organisasi, dan sebagian besar
berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas
dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi
secara langsung dan rutin, mengkaji laporan,
baik secara lisan/tertulis, melakukan
brainstorming dengan bawahan secara berkala,
melakukan evaluasi


Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
1. Management by Objective (MBO)
Penetapan tujuan secara bersama2 antara
manajer dan bawahan, perumusan secara jelas
tanggung jawab utama setiap individu dalam
bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai,
dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut
sebagai pedoman pengoperasian unit kerja
ataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan
Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
2. Management by Exception (MBE)
fokus pada bidang pengawasan yang paling
kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-
urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan
atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS)
sistem perancangan dalam pengadaan,
pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran
informasi untuk mendukung keputusan
manajemen yang efektif
Metode Pengawasan Non-
Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu)
Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi
faktual dan relevan melalui interaksi secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada
asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu;
Manajemen Kualitas secara Total (TQM)
Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan
Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu
yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode ini memerlukan data-data khusus dan
menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah
data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai
alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even,
Analisa Rasio
Metode Pengawasan Kuantitaif
Anggaran:
Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang
sumber daya yang disahkan untuk melakukan
kegiatan yang telah direncanakan selama jangka
waktu tertentu

Audit Keuangan:
- Eksternal: Auditor independen dari luar
organisasi
verifikasi bahwa dalam menyusun laporan
keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri
menjamin aset perusahanan telah dikelola
dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even:
Menggambarkan kondisi di mana perusahaan
dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba
(Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk
mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan
Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan
Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard
Selain mempertimbangkan kinerja keruangan,
BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);
Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset
Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan
Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan
Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis
Intern
- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi;
Layanan Purna Jual; dll
4 Pembelajaran
dan
Pertumbuhan
- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan
Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai;
dll
Modul 6 Hal 6.28
Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Ekonomis
4. Fleksibel
5. Objektif dan bisa dipahami
6. Kriteria yang masuk akal
7. Penempatan yang Strategis
8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur
organisasi
9. Disesuaikan dengan Manajer
10. Tindakan perbaikan
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda