Definicin de control

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia.
Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el
seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos
donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma parte central de la accin de control. Bajo la perspectiva
amplia, el control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la
entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin
cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto
institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en ltima instancia la
eficacia de los mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de
indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de
seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
Tipos de control
Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la
organizacin, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se enfoca en la prevencin
de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organizacin. El segundo, vigila las
operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los estndares que guan a la
actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las polticas que surgen de la funcin de la
planificacin, y ltimo tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la
mejora del proceso para la adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s.
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para
aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. Desde esta perspectiva, las polticas son medios importantes para poner en marcha el control
preliminar debido a que son directrices para la accin futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el
establecimiento de las polticas y su realizacin.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados;
la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza
adecuadamente.
Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los mtodos de control retroalimentativos consiste en
que stos destacan los resultados histricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los
estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y
determinar cules son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades
operativas.


Caractersticas del control
El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:
Planear y organizar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta
de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
Hacer. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se
desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules
son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.
Evaluar y comparar. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los
objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qu medidas debe ser necesarias tomar.
Mejorar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el
equilibrio al sistema.
ELEMENTOS DEL CONTROL.

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden:

Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin
o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna
cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:
Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas,
nmeros de horas, entre otros.
Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin,
especificaciones del producto, entre otros.
Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de
existencias de un producto determinado, entre otros.
Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros.

|Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.
Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el
desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla
con relacin al desempeo esperado.
Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar
esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con
relacin al estndar esperado.

PRINCIPIOS DE CONTROL
A. Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la
misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada est siendo debidamente ejercida. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es
imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo
establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes
dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.
B. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
C. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, si no
un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y
si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.
D. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser
analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas
necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se
establecen medidas preventivas y correctivas.
E. De la contabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo
y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifi ca
en los resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que
redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.
F. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de
reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se
auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
G. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora,
ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
IMPORTANCIA DEL CONTROL.

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar.
El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.


Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la
competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales
y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los
gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que
estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o
tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos
productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino
tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada
por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de
la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo
de una organizacin debera ser agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn,
prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por
encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa
tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el
proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participacin en el trabajo.