CONTROL:

DEFINICIN: Es el proceso que permite medir los resultados obtenidos en un perodo,

respecto a los esperados, con el fin de corregir, mejorar o formar nuevos procesos.

El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas.
James Stoner


IMPORTANCIA:
1. Es el ltimo eslabn final de la cadena funcional de las actividades administrativas. Es
el nico medio por el cual los gerentes pueden saber si las metas de la organizacin
han sido alcanzadas o no y las causas de una u otra situacin.
2. Sirve para comprobar la efectividad de la gestin.
3. Garantiza el cumplimiento de los planes.
4. Establece medidas para prevenir errores.
5. A travs del control se detectan y analizan las causas que generan problemas

PRINCIPIOS:
Del carcter administrativo: es una funcin propiamente administrativa; al delegar se
necesita controlar lo que se est llevando a cabo.
De la fijacin de estndares: Para poder medir primero se deben establecer los
parmetros con los que trabajar el personal. Los estndares son unidades de
desempeo deseados, y funcionan como parmetros de comparacin contra
los cuales evaluar el desempeo real.
Como por ejemplo: indicadores financieros, porcentajes de ventas, , unidades
de ventas, horas trabajadas.
Del carcter medial: Debe existir un equilibrio entre el costo y el beneficio del sistema
de control que se utilice. Existe una regla: Un control slo deber usarse si el trabajo,
gasto, etc. que impone se justifica ante los beneficios que de l se esperan.
De Excepcin: Para enfocarse slo en las situaciones que necesitan correccin. Ya
que el control es mucho ms eficaz y rpido cuando se concentra en los casos en que
no se logro lo previsto.
De puntos crticos: son los que requieren mayor atencin para cerciorarse de que las
operaciones marchen bien.

ELEMENTOS, PASOS O ETAPAS:

1. Establecimiento de estndares, parmetros o normas, lo primero que se debe fijar es el
estndar.
2. Operacin o vigilancia, es decir la medicin, ver lo que realmente se est llevando a
cabo.
3. Evaluacin de resultados, comparar el real con el estndar.
4. Correccin, si no se cumpli con el estndar, hay que realizar una correccin.
5. Retroalimentacin, siempre hay que dar a conocer los resultados de la evaluacin.


PROCESO DE CONTROL:

1. Fijacin del estndar: Ac se encuentran incluidos todos los estndares o unidades
de medicin que se establezcan en la Planificacin, y por lo tanto, la cantidad de
unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad,
etc.
2. Medicin del desempeo real: Las fuentes de informacin que utilizan con frecuencia
los gerentes para medir el desempeo real son: la observacin personal, los informes
estadsticos, informes verbales, y los informes escritos. Los criterios que medimos
deben seleccionarse cuidadosamente, o puede resultar graves deficiencias.
3. Comparacin del real con el estndar: en todas las actividades se puede esperar cierto
grado de variacin en trminos de rendimiento. Por lo que es necesario determinar el
grado de variacin aceptable. Las variaciones que exceden dicho rango se consideran
significativas y requieren de atencin.
4. Accin correctiva.
Corregir el real: si la fuente de variacin del rendimiento real fue la presencia
de ciertas actividades o acciones de trabajo deficientes, es probable que el
gerente decida emprender una accin correctiva. Ejemplos: son cambios en la
estrategia, en la estructura, practicas de remuneracin, o programas de
capacitacin, modificacin del diseo de un puesto de trabajo, o sustitucin de
algunos miembros del personal.
Revisar el estndar: Es posible que la variacin haya sido resultado de que se
utiliz un estndar que no era realista, es decir, tal vez la meta fue demasiado
alta o demasiado baja. En estos casos el estndar es el que requiere una
atencin correctiva, no el rendimiento.
5. Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control ya que a travs de esta la
informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al transcurrir el tiempo.

TIPOS DE CONTROL:

1. Preventivo: Se orienta hacia el futuro, tiene lugar antes de llevar a cabo la accin o
que inicien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas
diseadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas con
propiedad. Ej: el mantenimiento preventivo que realizan las aerolneas a sus aviones.
2. Concurrente: Tiene lugar durante la fase de accin es decir al mismo tiempo que se
realiza una actividad o se ejecutan los planes. Incluye la direccin, vigilancia, y
sincronizacin de actividades segn ocurran. La forma ms conocida es la supervisin
directa. Ej: Las computadoras estn programas para ofrecer al usuario una respuesta
inmediata si se comete un error. Si introduce algn comando equivocado, los controles
concurrentes incorporados al programa lo rechazaran e incluso indicar cual fue el error.
3. Retroalimentacin: cuando han finalizado las actividades. Se enfoca sobre el uso de
la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
del estndar aceptable. Ej: Las declaraciones financieras muestran por ejemplo que los
ingresos por concepto de ventas estn disminuyendo, eso significa que la disminucin
ya tuvo lugar. A estas alturas la nica opcin para el gerente es tratar de averiguar por
que disminuyeron las ventas y corregir la situacin.


TCNICAS DE CONTROL:

Las mismas de la planeacin, Graficas de Gantt,
auditorias administrativas para evaluar la eficacia y eficiencia de los sistemas de una
organizacin.
La tcnica CPM (Critical Path method): Estima un tiempo probable y determina el costo de
cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo ms conveniente de acortamiento en la
duracin de un proyecto para lograr el mnimo costo posible.
La tcnica PERT:

Clasificacin de las principales reas de control
Controles de ventas: por volumen total de las mismas ventas, por tipo de artculos vendidos,
por territorios, por vendedores, por clientes, etc.
Controles de produccin: Control de inventarios, de operaciones productivas, de calidad, de
tiempos y mtodos de operacin, de desperdicios, de mantenimiento.
Controles financieros y contables: Los estados financieros, sistemas de contabilidad de costos,
auditoria interna y externa, control de efectivo en caja, control de costos, control de acciones.
Control de calidad de la administracin: calificacin de mritos, diagramas de flujo y procesos,
Controles generales.