Ttulo del Documento: Desarrollo Finanzas ULA

Autor: Paul Keogh

Preparado para: Desarrollo Finanzas ULA
Formacin y Pruebas
Fecha: 20 de junio de 2013

















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Hospi t al es y Esc uel as Dent al es


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ndi c e de Cont eni dos

1 Resumen ........................................................................................................................3
1.1.1 Notas ..................................................................................................................3
1.1.2 Permisos en las Cuentas de Usuario ..................................................................3
1.1.3 Tareas a completar por ULA: ..............................................................................3
1.1.4 Grabacin de la Serie de Nmeros de Boleta .....................................................5
1.1.5 Proceso de Comienzo del Da .............................................................................6
1.1.6 Creacin de Boleta ..............................................................................................7
1.1.7 Generacin de Boleta para un Tratamiento Completado. ....................................9
1.1.8 Impresin del Recibo de Caja ...........................................................................11
1.1.9 Ver Boletas Utilizadas .......................................................................................13
1.1.10 Proceso de Fin del Da Personal Financero ...............................................14
1.1.11 Controlador Financiero Proceso de Fin del Da ..........................................18
1.1.12 Completar el proceso de Fin del Da y generar informes SAP .......................19

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1 Resumen

La siguiente documentacin est diseada para asistir a ULA en las pruebas de
funcionalidad del desarrollo del Mdulo Financero.

1.1.1 Notas
ULA notificar incidencias, errores o preguntas a TTH el da que se localicen.
Las etiquetas son editables, y se requiere que ULA las modifique.
o Los Administradores IT de ULA, Alberto Monsalves o Fernando Frederick
puden proporcionar ayuda.
El Formato de Fecha es DD/MM/AAAA.

1.1.2 Permisos en las Cuentas de Usuario

Todo el personal de Caja debe entrar en Salud con sus propias credenciales para la
introduccin de datos financieros y el proceso de transacciones, para todos los pacientes.

Los detalles de las cuentas de usuario del personal de Caja sern mostrados en las
pantallas de los procesos de Inicio y Fin del Da.

1.1.2.1 Usuarios, contraseas y permisos para las Pruebas.

Usuario Contrasea Permisos Tipo
Cashier1 cashier1 1. Propio
Cashier2 cashier2 1 & 2 Propio / Ver Todos
Finsupr finsupr 2,3 Ver Todos / Informes SAP

1.1.2.2 Permisos de Usuario

1. END_OF_DAY_RECORD_OWN
Debe aadirse al Personal de Caja que slo grabar sus propios registros al final
del da, y no tendr acceso a los registros del resto de Personal de Caja.
2. END_OF_DAY_VIEW_ALL
Debe aadirse a los supervisores que pueden ver las entradas de todo el
Personal de Caja.
3. END_OF_DAY_SAP_REPORTS
Debe aadirse a los supervisores que tienen permiso para generar los Informes
SAP al final del da.

1.1.3 Tareas a completar por ULA:

Rellenar DHS_BANKS. BANK_ID
Se usa para determinar los valores correctos en el informe SAP. Es vital que la
informacin sea correcta.
La informacin introducida es para pruebas, se incluye una captura de pantalla con la
informacin de prueba introducida inicialmente.
El controlador Financiero debe facilitar la siguiente informacin a Alberto Monsalves
para ser introducida en la tabla:

Bank ID = Cdigo de 4 dgitos (debe ser 100% correcto).
Description = Texto Libre, nombre del banco completo o abreviado.
SAP_ACTIVOS = Cdigo especfico (debe ser 100% correcto).
SAP_TERCEROS = Cdigo especfico (debe ser 100% correcto).
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Pantalla 1: Ejemplo de la Tabla DHS_BANKS. BANK_ID en la base de Datos



Rellenar DHS_CREDIT_CARD_TYPES.

El controlador Financiero debe proporcionar estos datos a Alberto Monsalves para que los
introduzca.

La informacin introducida es para pruebas, se incluye una captura de pantalla con la
informacin de prueba introducida inicialmente.

TYPE = Texto Libre
Description = Texto Libre, Nombre del Banco completo o abreviado.
IS_COMMERCIAL = 0, o -1
IS_DEBIT = 0, o -1
IS_CREDIT = 0, o -1
Marcar cada entrada con 0 -1 en el campo.

Slo se puede marcar como activo (-1) uno para cada fila.


Pantalla 2: Ejemplo de la Tabla DHS_CREDIT_CARD_TYPES en la base de datos.








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1.1.4 Grabacin de la Serie de Nmeros de Boleta

1.1.4.1 Introduccin de nueva serie de Nmeros de Boleta.

En el caso de que el Personal Financiero haya usado todos los numeros de Boleta
asignados a su cuenta, el controlador Financiero proporciona al Personal Financiero una
nueva serie de nmeros de Boleta.
El Personal financiero introduce el rango de nmeros de Boleta asignados a su cuenta a
partir del siguiente procedimiento:

Ir a Aplicaciones >Finanzas >Proceso del Final del Da >Entrada de Serie de Folio.


Pantalla 3: Grabacin de serie de Nmeros de Boleta paso 1.



La Pantalla de Entrada de Series de Folio se abrir. Introduzca el Nmero Inicial y el
Nmero Final de la serie y grabe.

Pantalla 4: Grabacin de serie de Nmeros de Boleta Paso 2.



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Salud chequear si los nmeros dentro del rango han sido utilizados con anterioridad y, si lo
han sido, mostrar un mensaje de error y se indicar al usuario que cambie los nmeros
introducidos.

Nota: Los dos valores numricos que se introducen como lmites del lote, deben tener el
mismo nmero de dgitos. Por ejemplo, si se van a registrar las boletas n 90 a la n 150, los
valores a introducir deben ser 090 y 150.


1.1.5 Proceso de Comienzo del Da

Ir a Aplicaciones >Finanzas >Proceso de Final del Da >Comienzo de la Grabacin del
Da.

Pantalla 5: Proceso (Grabacin) del Comienzo del Da Paso 1.



La pantalla de Grabacin de Comienzo del Da se abrir. Introduzca el Nmero de Boleta
inicial del da y grabe.

Pantalla 6: Proceso (Grabacin) del Comienzo del Da Paso 2.



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Nota: El usuario debe asegurarse de el nmero introducido corresponde con el primer folio
disponible para imprimir en la impresora

Controles

Salud comprobar que el nmero de Boleta inicial no haya sido usado con anterioridad, y
devuelve un error requiriendo al usuario que introduzca el valor correcto.

Nota: Se muestra en la pantalla el nombre de usuario y la fecha / hora de inicio.



1.1.6 Creacin de Boleta

Cree una cita y abra la Pantalla de Administracin de la Clnica.
En la Pantalla de Administracin de la Clnica, haga clic en el botn Editar.

Pantalla 7: Ejemplo de la Pantalla de Administracin de la Clnica.



El botn se activa, pulse el botn

Segn los ejemplos en las pantallas:

En la rejilla superior introduzca un tratamiento, por ejemplo CI28.

Vaya a la rejilla inferior y cambie el estado del tratamiento de Planificado a Completado.

Repita el proceso para todas las filas que deban ser actualizadas.
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Pantalla 8: Creacin de un tratamiento a partir de la Pantalla de Administracin de la Clnica.



Pantalla 9: Completado de un tratamiento a partir de la Pantalla de Administracin de la
Clnica.




Haga clic en el botn


Regrese a la Tarjeta Amarilla del Paciente, hacienda clic en el botn Tarjeta Amarilla en la
parte superior de la pantalla.
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1.1.7 Generacin de Boleta para un Tratamiento Completado.

Desde la Tarjeta Amarilla del Paciente, haga clic en el botn Generar Boleta.

Pantalla 10: Generacin de una Boleta.



Seleccione S en la pantalla que se muestra:

Pantalla 11: Generacin de un recibo de Caja.



Salud will display a Preview of the Cash receipt and request confirmation that you want to
Desea generar todas las Boletas pendientes?
Select Yes

Salud mostrar una vista previa del Recibo de Caja.

Si aparece el siguiente mensaje, pulse OK

Pantalla 12: Mensaje de Error de Impresora.




Una nueva pantalla aparecer avisando de la generacin de las Boletas, seleccione OK
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Pantalla 13: Generacin de un Recibo de Caja.




Si el nmero Inicial de Boleta para el da no ha sido introducido en Salud, aparecer el
siguiente mensaje:

Pantalla 14: Mensaje de Error cuando no se ha iniciado el Proceso del Da.



Si aparece el mensaje anterior, regrese al Proceso de Comienzo del Da e introduzca el
nmero inicial de Boleta para el da.

Cuando se genera la boleta, Salud le preguntar si desea registrar el pago asociado a esa
boleta. Si contesta S, Salud abrir la pantalla descrita en el punto siguiente (Impresin del
Recibo de Caja).

Si contesta No, podr despus generar el pago asociado a la boleta desde el botn
Finanzas de la barra de herramientas lateral de Salud, y eligiendo la opcin Recibo de
Caja. En este caso, tendr manualmente que seleccionar la boleta a la que desea asociar el
pago (Salud le mostrar todas las boletas pendientes de pago para el paciente
seleccionado).


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1.1.8 Impresin del Recibo de Caja

Imprima el Recibo de Caja. El nmero de Boleta ahora aparece en el Recibo de Caja.

Nota: No es posible imprimir de nuevo un recibo de Caja o Boleta. Esto es debido a una
funcionalidad solicitada.

Pantalla 15: Pantalla de Recibo de Caja.



Si el nmero de Boleta es incorrecto, haga clic en el botn Cancelar. Esto preguntar al
usuario si desea usar el siguiente nmero en la secuencia.

Si el usuario dice S, el siguiente nmero ser mostrado en el Recibo de Caja. Active el
chequeo con la impresora para asegurarse que la siguiente Boleta a imprimir es la siguiente
al nmero de Boleta en la Pantalla. Si se da el caso de que el nmero de Boleta de Salud no
es correcto, pulse el botn Cancelar de nuevo y aparecer el siguiente nmero de Boleta,
haga clic en S para proceder con este nmero de Boleta o en Cancelar una vez ms
para moverse al siguiente nmero.

Guese por la siguiente captura de pantalla que aparece.

Nota: Ignore estos iconos en la pantalla: .


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Pantalla 16: Impresin de la Boleta desde el Recibo de Caja.



Imprima la Boleta. Al seleccionar S, la Boleta se imprime.

Procese ms recibos de caja hasta el final del lote. Cuando acabe, cierre todas las ventanas
de Salud.


Pantalla 17: Pantalla de Recibos de Caja.


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1.1.9 Ver Boletas Utilizadas

Ir a Aplicaciones >Finanzas >Proceso de Fin del Da >Ver Boletas Utilizadas.

Pantalla 18: Proceso de Visualizacin de Boletas Utilizadas.



La lista de Boletas utilizadas se muestra. Abriendo cada una de ellas se mostrar su recibo
de caja asociado.

Pantalla 19: Listado de Boletas



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1.1.10 Proceso de Fin del Da Personal Financero

Ir a Aplicaciones >Finanzas >Proceso de Fin del Da >Grabacin de Fin del Da.

Pantalla 20: Proceso de Fin del Da Paso 1.



Se mostrar la siguiente pantalla:

Nota: Si algn miembro del Personal de Caja ha comenzado dos lotes, es posible procesar
ambos.

Pantalla 21: Proceso de Fin del Da paso 2.



Pulse el botn Siguiente. Esto lleva al usuario al desglose de pagos.
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Nota: El total aqu debe coincidir con el total en el paso anterior. Si se estn procesando 2
lotes, la suma de los dos en el paso anterior debe coincidir con el total en este paso.

Pantalla 22: Proceso de Fin del Da Paso 3.



El usuario debe introducir sus importes en el campo Entrada de Total del Usuario. Este
campo debe coincidir con el campo Total Salud o no ser posible hacer click en el botn
Siguiente. Si los importen no coinciden, el usuario puede usar los campos Dficit y
Supervit para ajustarlos.

Pantalla 23: Proceso de Fin del Da Paso 4.



Haga clic en Siguiente. Se abre la pantalla de Depsito Bancario.

El usuario debe introducir los totales de Efectivo y Cheques aqu. Los importes deben
coincidir con los de la pantalla anterior para proceder.

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Nota: Los cheques de pago diferido no se procesan en esta pantalla.

Pantalla 24: Proceso de Fin del Da Paso 5.



Haga clic en Siguiente. Se abre la pantalla para el Proceso de Cheques de Pago diferido.

Pantalla 25: Proceso de Fin del Da Paso 6.



Fjese en que solo los campos Importe y N de Depsito contienen datos, ya que son los
nicos datos requeridos en el recibo de caja.

El resto de campos pueden ser editados y rellenados desde esta pantalla.

Salud comprueba que el RUN exista en el sistema, no dejando grabarlo en caso contrario.
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Pantalla 26: Proceso de Fin del Da Paso 7.



Haga clic en el botn Finalizar.

Salud comprueba si el RUN existe en el sistema, y slo en este caso permite continuar.

Haga clic en S.

Pantalla 27: Proceso de Fin del Da Paso 8.





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1.1.11 Controlador Financiero Proceso de Fin del Da

Ir a Aplicaciones >Finanzas >Proceso de Fin del Da >Fin del Da Ver Todo.

Esta pantalla permite al Controlador Financiero ver todos los lotes segn las definiciones de
los filtros. Haciendo clic en el icono de la carpeta junto a una de las entradas, se volver a
abrir la grabacin de Fin del Da para esa fila.

Pantalla 28: Controlador Financiero Proceso de Fin del Da Paso 1.



Puede abrir los procesos del da haciendo clic en el botn de la carpeta a la derecha de
la fila que desee abrir. Si un proceso est cerrado, slo se podr reabrir desde la pantalla de
Generacin de Informes SAP (como se describe en el punto siguiente, Completar el
proceso de Fin del Da y generar informes SAP).

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1.1.12 Completar el proceso de Fin del Da y generar informes SAP

Ir a Aplicaciones >Finanzas >Proceso de Fin del Da >Generar Informes SAP.

Pantalla 29: Controlador Financiero Proceso de Fin del Da Paso 1.



Compruebe que en cada fila de la imagen superior existe un botn Deshacer . Este
botn vuelve a abrir el lote previamente cerrado (Salud le pedir confirmacin al usuario). Si
un lote de boletas vuelve a abrirse, tendr que ser cerrado de nuevo recorriendo todos los
pasos descritos en el punto Proceso de Fin del Da Personal Financero).

Recuerde que para editar un lote existente debe hacerlo abrindolo con el botn de la
carpeta, que aparece en las pantallas citadas con anterioridad.

Salud le confirmar que el informe SAP se ha generado con xito:




Nota: El informe se generar en un archivo de texto (.TXT), y se ubicar en la carpeta
especificada como valor del parmetro SAP Report Generation Location.