Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.


REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: Arepitas
Direccin: Calle del perpetuo socorro numero 554 56
Representante:Obduliof Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo:Gerente General
Correo electrnico: fff@aresumaiz.com.co
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
audgercali@aresumaiz.com.co
Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
Carlos David Martnez
Fecha: Abril 15 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestin de Calidad de Arepitas, en los procedimientos de
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Arepitas.





Criterios de Auditoria



SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos
M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de
2013

Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunion de Apertura:
1 de noviembre de 2013
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2013
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una
duracin de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y


Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo
auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al
equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial
le pido el favor de disponer de las documentacin, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de
proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin
de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin


Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable rea: Superintendencia de Logstica

Asistentes:

Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de Logstica

Supervisor de Logstica

Oficina Asesora de Control interno





ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Ikffer Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Anna Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan Daid tinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Maritza Gomuez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma







OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en
idioma Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
estn pendientes.




b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.


N Documento revisado Observaciones del documento
1
Poltica de Logstica y
Servicio al Cliente

ltima actualizacin 18 de julio
2011

FECHA 01-nov-13
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor HORA
Reunin de apertura Iker Casi l l as Representante Experto Tcni co/Iker Casi l l as 07:45 a.m.
Direccin del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1 Ana Mol i naresSecretari a General 08:00 a.m.
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 Mara Cufi o Coordi nador de Pl antas 10:00 a.m.
Almuerzo 12:00 m
Administracin del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2, 8.5.3 Mi chel l e Garzn Di rector GDRH 01:30 p.m.
Medicin, Anlisis y Mejora - Auditorias Internas. 8.2.2, 8.5 Juan Manuel Pel ufo / Vi cente Wal dron Ingeni era de Proceso 03:00 p.m.
Reunin de cierre Iker Casi l l as Representante Experto Tcni co 04:30 p.m.
PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR
Cargo


2
Poltica de Gestin
Financiera
Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio

ltima actualizacin 5 de enero 20
I-EL-002
Carpetas de Protocolos e Instructivos

3
Manual de Procedimientos.
Cap. Compras y Logstica.

ltima actualizacin 9 de febrero 2014

Manual de Procedimientos de
Laboratorio
M-PC-002
Versin Marzo de 2014


Manual de Documentos de
Retencin y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
M-DR-005
Libros de registro de muestras

Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2014


c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de
comunicacin que usar durante la auditora.

La escucha activa.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.



LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Manual de Calidad (Documentacin nivel I) Si
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo? Si
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces a cada uno de los empleados del laboratorio de Ensayos? Si no hay evidencia de la comunicacin
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/o procedimientos que unif iquen los criterios en la realizacion de actividades? Si
Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos y procedimientos de laboratorio? No
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III) Si
Estan identif icados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del area de control de calidad? No
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas? Si
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) Si
Se lleva una bitacora de analisis con sus respectivos registros? Si
Existe una metodologia def inida para el almacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis? Si
Documentacin completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos y metodos vigentes y actuales? Si La inf ormacion esta en desorden
Esta debidamente almacenada, compilada y ordenada la inf ormacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion? No
Respecto del servicio.
Existen registros de las verif icaciones o calibraciones realizadas? No
Estan def inidas las pautas de actuacin cuando se observa que las medidas han sido erroneas? No
exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.
Existen def inidos procesos para realizar el seguimiento, medicin, analisis y mejora? Si
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisf accion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos? No
Se emprenden acciones para conocer y realizar un analisis de satisf accion del cliente? No
Tacitamente se en tiende que las
solicitudes de trabajo de laboratorio
estan ordenadas por los f ormatos
solicitud de analisis de produccion
Hay riesgo de perder inf ormacion
debido al desorden
Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
copias controladas del manual de
calidad
claramente sealadas en el manual
de calidad
Se da por entendido que cada uno
conoce sus f unciones pero no se
documenta



e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013
Auditor(es): Oficina asesora de
control interno.
Proceso auditado: compras
Auditado(s): Superintendencia de
Logstica.
N
Evidencia de
auditora
Criterios de la
auditora
Hallazgos de la
auditora
C NCM NCm
1
Procedimientos de
costos en
materiales en
bodega y stand-by
poltica de
gestin financiera
Falta agregar
implementacin de
procedimiento para
costos en
materiales de
bodega y stand-by
X
2
formato nico de
despachos, Manual
de procedimientos
Cap. Compras y
logstica
No se tiene en
cuenta el formato
nico de despachos
y recibo de
mercanca en el
procedimiento
X
3
Cambios
organizacionales
Poltica de
logstica y
servicio al cliente
Falta actualizacin
de la poltica de
logstica, cuya
ltima actualizacin
fue el 18 de julio
2011 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales del
ao 2012
X
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor


f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.



Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de
procedimientos.

Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del ao 2012.
Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado
en uno
solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigacin y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.






g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).




h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin
de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organizacin.