1

1
Conocimiento administrativo, metas de los
demandantes y empleo de los insumos
Planeacin
Organizacin
Control
Para producir resultados
Integracin
de personal
Direccin
Ambiente externo
Ambiente externo
A
m
b
i
e
n
t
e

e
x
t
e
r
n
o

R
e
v
i
t
a
l
i
z
a
c
i

n

d
e
l

c
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o

S
e

f
a
c
i
l
i
t
a

p
o
r

l
a

c
o
m
u
n
i
c
a
c
i

n

q
u
e

v
i
n
c
u
l
a

t
a
m
b
i

n

l
a

o
r
g
a
n
i
z
a
c
i

n

c
o
n

e
l

a
m
b
i
e
n
t
e

e
x
t
e
r
n
o
.

Insumos
Humanos
Capital
Administrativos
Tecnolgicos
Insumos meta de
los demandantes
Empleados
Consumidores
Proveedores
Accionistas
Gobiernos
Comunidad
Otros
Variables externas
e informacin:
1. Oportunidades
2. Limitantes
3. Otras
Resultados:
Productos
Servicios
Utilidades
Satisfaccin
Integracin de metas
Otros
Figura: Enfoque de sistemas de la administracin
Organizacin
Es aquella parte de la administracin que
implica establecer una estructura
intencional de los papeles que deben
desempear las personas en una
organizacin.

Intencional, porque se asegura que se asignen todas las
tareas necesarias para cumplir las metas, y en teora, de
que se encargue a las personas lo que pueden hacer
mejor.
2
Organizacin
El propsito de la estructura de una organizacin
es ayudar a crear un ambiente propicio para la
actividad humana.

Constituye una herramienta administrativa y no un
fin en si misma.

Define las tareas a realizar, pero deben de disearse
los papeles asignados segn las capacidades y
motivaciones de las personas disponibles.

Moda: La cultura corporativa
3
Organizacin
Los papeles administrativos que tengan significado
deben incluir:

1. Objetivos verificables (que constituyen parte de la
planeacin).
2. Una idea clara de los principales deberes o actividades.
3. Discrecionalidad o autoridad para que la persona que
cumpla una funcin sepa lo que puede hacer para
lograr sus metas.
4. Acceso a la informacin requerida y otras
herramientas necesarias para el desempeo de ese
papel.
4
Organizacin
Se piensa en la organizacin como:

1. La identificacin y clasificacin de las actividades
requeridas.
2. El agrupamiento de las actividades necesarias para
lograr los objetivos.
3. La asignacin de cada agrupamiento a un
administrador con la autoridad necesaria para
supervisarlo (delegacin).
4. Las medidas para coordinar horizontalmente y
verticalmente en la estructura oranizacional.
5
Organizacin formal
e informal
Organizacin formal:

Significa la estructura intencional de papeles en una
empresa formalmente organizada.

La organizacin formal debe ser flexible. El trmino
formal no significa inflexibilidad o limitante.

Debe de darse cabida a la discrecionalidad para
aprovechar los talentos creativos y reconocer las
preferencias y capacidades individuales.

6
2
Organizacin formal
7
Presidente



Vicepresidentes



Gerentes de
Divisin


Gerentes de
departamentos
Organizacin informal:

Cualquier actividad personal conjunta sin un
propsito colectivo consciente, aunque contribuya a
resultados colectivos.

Red de relaciones personales y sociales no
establecidas ni requeridas por la organizacin formal
pero que se producen espontneamente a medida que
las personas se asocian entre s.


8
Organizacin informal
9
Presidente



Vicepresidentes


Gerentes de
Divisin


Gerentes de
departamentos
Departamento: rea, divisin o sucursal
en que se divide una organizacin manejada
por un administrador, para el desempeo
de funciones especficas.

Tramo de control: Cantidad de
subordinados que pueden ser manejados
por un superior, se divide en tramos
amplios y tramos estrechos.
10
Tramo estrecho
Ventajas
Supervisin estricta
Control estricto
Comunicacin rpida entre subordinados y
superiores.

Desventajas
Demasiada intervencin de superiores
Muchos niveles de administracin
Distancia excesiva entre el nivel superior y el inferior





11
Tramo amplio
Ventajas
Superiores delegan
Establecimiento de polticas claras
Seleccionar con cuidado a los subordinados

Desventajas
Cuellos de botella para toma de decisiones
Superiores pueden perder control
Necesarios administradores de calidad
12
3
13
Combinacin de tramos
Tramo Eficaz
Capacitacin de los subordinados.
Claridad de la delegacin de autoridad.
Claridad de los planes.
Uso de estndares.
Rapidez del Cambio.
Tcnicas de comunicacin.
Contacto personal necesario.
Variacin de acuerdo con el nivel organizacional.
14
Seleccin de la departamentalizacin


15

El propsito: lograr los objetivos.
La departamentalizacin no es un fin en
s misma, sino un mtodo de ordenar las
actividades para facilitar el cumplimiento
de los objetivos.
El proceso de seleccin incluye la
consideracin de las ventajas relativas
de cada patrn en cada nivel de la
estructura organizacional.
Seleccin de la departamentalizacin


16
Deben tomar en cuenta los trabajos
a realizar y la forma en que se deben
hacer, las personas que participen, la
tecnologa empleada, los usuarios a
quienes atienden y otros factores
ambientales internos y externos.
Tcnica de la departamentalizacin
Por nmeros simples. (cuadrillas)
Por tiempo. (turnos)
Por funciones.(ventas, produccin, finanzas)
Territorial o geogrfica.
Por clientes.
Por proceso o equipo.
Por producto.
Organizacin matricial.
Unidades estratgicas de negocios.
17
1. Por nmeros simples
18
Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los
mismos deberes y colocarlas bajo la supervisin de un
gerente.
El xito depende solamente del nmero de personas que
participen en l.
El descenso en su xito se debe a que es ms eficiente un
grupo integrado por personal especializado que aquellos
basados solamente en nmeros.
4
2. Por tiempo
Consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo.
Es comn la utilizacin de tareas por turnos.

Ventajas:
Permite prestar servicios ms all del horario cotidiano.
Es posible usar procesos ininterrumpidos.
El equipo de capital caro se puede usar ms de ocho horas al da.
Para algunas personas resulta conveniente trabajar de noche.

Desventajas
Puede faltar supervisin durante el turno de la noche.
Existe el factor fatiga.
Puede causar problemas de coordinacin y comunicacin entre turnos.
El pago de horas extra puede aumentar el costo del producto.
19
3. Por funciones de la empresa
Este tipo de departamentalizacin es el ms
utilizado para organizar las actividades.

Existe en casi toda empresa en algn nivel de su
estructura organizacional.

Las actividades de ventas, produccin y finanzas
tienen un reconocimiento tan amplio que se
constituyen en la base de la organizacin
departamental y del nivel ms alto de la
estructura organizacional.
20
21
Finanzas y
contabilidad
Proveedura Ingeniera
PRESIDENTE
Recursos
humanos
Licitaciones y
presupuestos
Proyectos
Compras
Equipos y
transporte
Organizacin
por funciones
Asesoras
externas
Asesora
legal
Reclutamiento
y seleccin
Planillas
Ventajas:

Constituye un mtodo lgico y probado
durante mucho tiempo.
Se asegura que los administradores altos
defendern el poder y prestigio de las
actividades bsicas de la empresa.
Sigue el principio de la especializacin
ocupacional.
Simplifica la capacitacin
Proporciona un medio para ejercer control en
la cima

22
Desventajas:

Dependiendo del tamao de la empresa puede
ser que se requiera un agrupamiento territorial.

Con frecuencia los contadores, expertos en
produccin y vendedores tienen problemas para
ver la empresa como un conjunto.

Solo se puede responsabilizar por las utilidades
al director general.


23
4. Territorial o geogrfica
Grado de utilizacin.
Es importante para empresas que se encuentran geogrficamente
diseminadas
Se utiliza en casos como la seguridad, donde se le asignan secciones de la
empresa a un grupo de guardas.
Se utiliza cuando se quiere emprender operaciones similares en diferentes
reas geogrficas
Se utiliza con ms frecuencia en ventas y en produccin.
Ventajas
Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.
Estimula la participacin local en la toma de decisiones
Mejora la coordinacin de actividades en una regin.
Los administradores pueden prestar una atencin especial a los problemas
de los mercados locales.
Se puede utilizar al establecer plantas en varias regiones para disminuir
costos de transporte.
24
5
Los salarios de los trabajadores pueden ser menores en ciertas
regiones.
La produccin de empleos puede crear buena voluntad en la
comunidad local.
Mejora la comunicacin del personal con los habitantes de la
localidad.
Proporciona un buen campo de adiestramiento para los gerentes
generales por la cantidad de actividades funcionales.

Desventajas
Requiere ms personal con habilidades administrativas generales
Con frecuencia, la escasez de este tipo de personal limita el
crecimiento de la empresa.
Tiende a conducir a la duplicacin de servicios como compras,
personal, contabilidad y otros.
Aumenta el problema de control por parte de los altos gerentes.
25
5. Por clientes
Ventajas
Puede atender las necesidades especiales y muy variadas de los
consumidores.
Muestra la disposicin de la empresa para facilitar los negocios de
los clientes.

Desventajas
Dificultad de coordinacin entre departamentos por clientes.
Requiere de gerentes y especialistas staff que estn familiarizados
con las situaciones de los clientes
Puede ser difcil distinguir entre los diferentes grupos de clientes.
Existe la posibilidad de la subutilizacin de las instalaciones y de los
trabajadores especializados en los grupos de clientes.
En periodos de recesin pueden desaparecer algunos grupos de
clientes, mientras que en periodos de bonanza es caracterstico el
desarrollo desigual de los grupos.

26
6. Por procesos
Se agrupan las actividades alrededor de un proceso o un equipo.
En esta clase de departamentalizacin se rene a los empleados y
al material con el fin de llevar a cabo una operacin en particular.

Ventajas: Tecnologa especializada, habilidades especializadas,
simplifica la capacitacin, ventajas econmicas.

Desventajas: Difcil coordinacin entre departamentos, la
responsabilidad de las utilidades queda en manos de la alta
direccin, inadecuado para desarrollar gerentes generales
Ejemplo: Troqueladoras, Soldadura, Galvanizado, etc.
27
7. Por producto


28
Este tipo de agrupamiento ha cobrado mayor importancia en las grandes
empresas con mltiples lneas.
Ventajas
- Facilita el uso de capital especializado.
- Fomenta un cierto tipo de coordinacin y permite aprovechar al mximo
las habilidades y conocimientos especializados del personal.
- Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios que
ofrece la empresa.
-Se puede exigir a los administradores de los departamentos por producto
que asuman su responsabilidad por las utilidades.

Desventajas
- Necesita de ms personas con capacidades administrativas
generales.
- Peligros de costos ms elevados debido a la duplicacin de
actividades.
- Es difcil mantener el control de la alta direccin.
Organizacin matricial


29

Se basa en la combinacin de patrones
funcionales y de proyectos o de productos de la
departamentalizacin en la misma estructura
organizacional.

Unidades estratgicas de
negocios (UEN)


30
Se trata de pequeos negocios establecidos como unidades
en el interior de una compaa mayor para que se promueva
y maneje un cierto producto o lnea de productos como si se
tratara de un negocio independiente.
Requisitos:
Tener su propia misin.
Contar con un grupo definido de competidores
Preparar sus propios planes integradores, bien
diferenciados de las otra unidades
Administrar sus recursos en reas clave.
Tener un tamao apropiado.
6
AUTORIRAD DE LINEA
STAFF
DESCENTRALIZACION
AUTORIDAD Y PODER
AUTORIDAD: Es el derecho en un puesto
para ejercer discrecionalidad al tomar
decisiones que afecten a otros.


PODER: Es la capacidad que tienen las
personas o grupos de inducir a influir sobre
las creencias o acciones de otras personas o
grupos.
32
El poder legitimo: Es una consecuencia del
puesto y se deriva del sistema cultural.
Ejem: un polica de trnsito.

Pericia: Este es el poder del conocimiento.
Los mdicos, abogados y profesores
universitarios pueden ejercer gran
inf1uencia sabre otros debido a que se les
respeta por sus conocimientos especiales

33
Poder de referencia: la inf1uencia que
pueden ejercer personas a grupos porque
las personas creen en ellos.
Ejm,Martin Luter King.

Coercitivo: es otro tipo de poder, aunque
se relaciona estrechamente con el poder de
recompensa y por lo general proviene del
poder legtimo.
34
Autoridad de Lnea
La autoridad de lnea le da a un superior una
lnea de autoridad sobre un subordinado.

Es una escala o serie de pasos
ininterrumpidos. De aqui el principio escalar
en una organizacion: mientras ms clara sea la
linea de autoridad desde el puesto gerencial
ms alto en una empresa hasta todos los
puestos subordinados, ms clara sera la
responsabilidad sobre la toma de decisiones.
35
AUTORIDAD STAFF
36
La naturaleza de la relacin "staff" es de
asesoramiento.

La funcin de las personas en una capacidad
"staff' pura es investigar, experimentar y
ofrecer acesora a los gerentes de lnea.

7
ORGANIZACIN STAFF
37
PROCEDOMIENTOS
DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS
DE COMPRAS
PROCEDIMIENTOS
DE PERSONAL
PROCEDIMIENTOS
RELACIONES PUBLICAS
CONTRALOR
Escriba aqu el cargo
GERENTE
PERSONAL
GERENTE
RELACIONES PUBLICAS
GERENTE
COMPRAS
AUTORIDAD DESPUES
DE LA DELEGACION
PRESIDENTE
AUTORIDAD DE LINEA
LIMITACIONES DEL STAFF
PELIGRO DE REDUCIR LA AUTORIDAD DE
LINEA.

FALTA DE RESPONSABILIDAD DEL STAFF.

PELIGRO DE NO PONER EN PRACTICA LO
QUE SE RECOMIENDA.

PELIGRO DE HACER RECOMENDACIONES
POCO PRACTICAS.
38
DESCENTRALIZACION
Es la tendencia a dispersar la autoridad de
toma de decisiones en una estructura
organizada.
39
CENTRALIZACION
Centralizacin del desempeo: Se
refiere a la concentracin geogrfica.
Ejm. Una empresa que opera en un solo
lugar.

Departamental: Concentracin de
actividades especializadas. Ejm, el
mantenimiento.

Como un aspecto de la Administracin.

40
DESCENTRALIZACION

DELEGACION DE AUTORIDAD:

1-DETERMINAR LOS RESULTADOS ESPERADOS

2-ASIGNAR TAREAS AL PUESTO.

3-DELEGAR AUTORIDAD PARA CUMPLIR TAREAS

4-RESPONSABILIZAR A LA PERSONA POR EL
CUMPLIMIENTO DE LA TAREA.

41
NORMAS PARA DELEGACION
EFICIENTE
1-DEFINIR TAREAS Y DELEGAR AUTORIDAD
SEGN RESULTADOS

2-SELECCIONAR LA PERSONA ADECUADA.

3-MANTENER ABIERTA LA COMUNICACIN.

4-ESTABLECER CONTROLES APROPIADOS.

RECOMPENZAR LA DELEGACIN EFICAZ
42
8
Administracin de Empresas
Constructoras
Tema I.1
Tema I.2
Tema I.3
PLANEACIN
ORGANIZACIN
INTEGRACIN DE PERSONAL
Tema I.4
DIRECCIN
Tema I.5
CONTROL
Organizacin eficaz y cultura
organizacional
Organizar implica desarrollar una
estructura intencional de papeles para un
desempeo eficaz. Al igual que cualquier
otro aspecto de la administracin, no hay
una frmula ideal, lo que funciona depende
de la situacin especfica.
45
Algunos errores en la organizacin
Incapacidad para planear en forma
apropiada
Incapacidad para clarificar las relaciones
Incapacidad para delegar autoridad
Incapacidad para equilibrar la delegacin
Otorgamiento de autoridad sin exigir
responsabilidad
46
Cmo evitar errores en la organizacin
mediante la planeacin
Una buena organizacin necesita
establecer objetivos y una planeacin
ordenada
47
Planeacin para alcanzar el ideal

Modificacin del factor humano

Ventajas de la planeacin organizacional

48
9
Cmo evitar la inflexibilidad
organizacional
Una ventaja de la planeacin es evitar
la inflexibilidad organizacional. La
resistencia al cambio puede ocasionar
una prdida de eficiencia
organizacional
49
Cmo evitar la inflexibilidad mediante la
reorganizacin

La necesidad de reajustes y cambios

50
Cmo evitar el conflicto mediante la
clarificacin
Organigramas
Ventajas
Limitaciones

Descripciones de puesto
51
Cmo asegurarse de que se comprende
la organizacin
Enseanza de la naturaleza de la
organizacin

Reconocimiento de la importancia de la
organizacin
Beneficios
52
Cmo fomentar una cultura
organizacional apropiada
Cultura organizacional

Influencia del lder sobre la
cultura
53
Resumen
Los errores al organizar se pueden evitar
planeando primero la organizacin ideal y
despus hacer las modificaciones de acuerdo
con los factores humanos.

La planeacin de la organizacin identifica las
necesidades de integracin del personal y
ayuda a superar las deficiencias del personal.


54
10
Permite descubrir :

Duplicacin de esfuerzos
Formas anticuadas de hacer las cosas
Lneas de autoridad y comunicacin imprecisas

Una organizacin eficaz permanece flexible y se
ajusta a los cambios
Las empresas eficaces desarrollan y fomentan una
cultura organizacional apropiada.


55