Anda di halaman 1dari 15

Dasar - Dasar Membuat SOP

Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada syarat yang harus terpenuhi terlebih dahulu.
Keempat syarat itu meliputi
1. Adanya Visi & Misi Usaha
2. Adanya Corporate Value
3. Adanya Penataan & Pemahaman Alur
Kerja
(Struktur Organisasi &Deskripsi Pekerjaan Karyawan)
Penyederhanaan Usaha Anda

Adanya Visi & Misi Usaha
Adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita itulah yang akan kita
komunikasikan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka mendukung usaha kita.

Adanya Corporate Value
Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai tersendiri. Ada perusahaan yang hanya memiliki nilai
mengejar profit melulu. Ada pula perusahaan yang menganut nilai-nilai bisnis dan sosial. Ada
pula perusahaan yang senantiasa menyumbangkan sebagian keuntungannya untuk memberi
beasiswa kepada anak didik kurang mampu. Ada perusahaan yang ingin menyejahterakan para
karyawannya.
Itulah yang disebut corporate value. Nilai-nilai yang dianut perusahaan ditanamkan oleh
para pemilik atau pendiri perusahaan dan diaktualisasikan dalam setiap tindakan karyawan dalam
mengelola perusahaan.

Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Stuktur Organisasi & deskripsi
Pekerjaan)
Fungsi stuktur organisasi adalah menata posisi karyawan anda sesuai bidang kompetensinya.
Sedangkan fungsi deskripsipekerjaan adalah memberikan pemahaman jenis pekerjaan yang harus
dilakukan si karyawan selama bekerja di perusahaan Anda. Maka jika diantara 2 fungsi itu tidak
ada pasti tidak tertata dan alur kerjanya ambruadul.
Banyak pengusaha konvensional yang tidak memiliki struktur organisasi dan deskripsi
pekerjaan, entah karena tidak sempat atau karena malas membuatnya.
Padahal stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan apakah
karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya mengandalkan perintah untuk
membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit keras selama beberapa waktu, bisa dipastikan
usaha kita bisa turun produktivitasnya.

Penyederhanaan Usaha Anda
Pembuatan SOP jika pemiliknya mau memenuhi syarat, yakni memisah-misahkan usahanya
berdasarkan bidang usaha. Jika dicampur aduk, percayalah itu ibarat nasi yang di campur
gamplek dan sagu. Bagaimana rasanya? Yang jelas, rasanya tidak selezat jika dimasak
sendiri(bukandicampuraduk) kan?.
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha berdasarkan jenis dan karakteristik
bisnisnya. Contohnya usaha rental mobil tidak bisa dijadikan satu dengan properti karena
jenisnya berbeda, cara pengelolaannya juga beda.

Tujuh SOP Wajib
1. Produksi dan Distribusi
2. Pemasaran: Promosi dan Penjualan
3. Akuntansi, Keuangan, & Pajak
4. SDM & Pengembanganya
5. Pelayanan & Pengelolaan Pelanggan
6. Operasional Usaha
7. Pembukaan & Penutupan Usaha

SOP Produksi & Distribusi
Setiap perusahaan memiliki lini produksi dan disrtibusi. Dua hal ini dijadi satukan pembahasan
berkaitan erat. Bidang produksi meliputi pembuatan produk. Bidang disrtibusi meliputi
pengantaran barang (produk) dari satu tempat ke tempat lain.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PRODUKSI?
1. Proses mendapatkan bahan baku
2. Proses mengelolah bahan baku menjadi produk siap jadi
3. Proses pengemasan barang yang dibeli dalam bentuk curah menjadi produk dalam kemasan
4. Proses pengaplikasian sebuah produk
5. Proses menghasilkan sebuah jasa tertentu

SOP Pemasaran: Promosi & Penjualan
Setiap usaha pasti harus memasarkan produknya. Kebanyakan dari kita hanya terjebak pada cara-
cara menjual. Padahal penjualan itu selalu diawali dengan stategi promosi yang efektif.
Pemasaran yang efektif adalah stategi promosi yang menghasilkan penjualan sesuai dengan
upaya yang dikeluarkan. Perusahaan-perusahaan besar mengelompokan bagian ini menjadi satu
bagian besar, yakni pemasaran. Jadi, pemasaran itu sangat luas artinya.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJAYANG TERMASUK BIDANG
PEMASARAN: PROMOSI &PENJUALAN?
1.Proses mengetahui konsumen dari produknya
2. Proses melakukan komunikasi dengan konsumen tentang keberadaan dan manfaat produk-
produk
3. Proses melakukan penjualan kepada konsumen

SOP Akuntansi, Keuangan, & Pajak

Pengusaha kecil sering melalaikan dua fungsi ini yaitu, akuntansi dan pajak. Mereka itu yang
mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan arus uang keluar dan masuk (dari hasil transaksi
harian), maka akuntansi adalah proses pembukuan atau penyajian laporannya. Sedangkan pajak
berkisar tentang setoran kita kepada pemerintah. Tiga hal ini harus di pisahkan meskipun
dikelompokan menjadi satu bagian.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
AKUNTANSI, KEUANGAN, & PAJAK?

1. Proses transaksi harian ditempat usaha kita
2. Proses pencatatan/pembukuan transaksi-transaksi tersebut
3. Proses perhitungan, pelaporan, dan pembayaran pajak

Sop SDM & Pengembangannya
Bagian ini terdiri dari dua bidang yang terpisah satu sama lain, tetapi fungsinya berurutan.
Perusahaan-perusahaan menjadikan bidang ini menjadi satu-kesatuan yang tidak terpisahkan.
Bidang SDM meliputi proses rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengangkatan karyawan serta
pengawasan kinerja karyawan sehari-hari. Sedangkan bidang pengembangan SDM meliputi
evaluasi kinerja karyawan, re-training (pelatihan lanjutan), promosi, dan sebagainya.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG SDM &
PENGEMBANGANNYA?
1. Proses perekrutan karyawan baru
2. Proses pelatihan karyawan
3. Proses promosi dan demosi karyawan
SOP Pelayanan Konsumen & Pengelolaan Pelanggan
Adalah ujung tombak perusahaan-perusahaan besar dalam upaya memperolehrepeat order dari
para konsumen/pelanggan. Sebagian orang menyebutnyaCustomer Relationship
Management (CRM). Apapun namanya dan seberapapun kecilnya usaha kita, jika ingin memiliki
masa depan cerah, kita harus berusaha sekuat tenaga untuk menyusun SOP bidang pelayanan
konsumen dan pengelolaan pelanggan.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PELAYANAN KONSUMEN DAN PENGELOLAAN PELANGGAN?
1. Proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ketempat usaha kita
2. Proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya
3. Proses membangun database pelanggan
4. Proses pengelola pelanggan
SOP Operasional Usaha
Adalah kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan setiap hari, setiap bulan, atau setiap
tahun. Kegiatan-kegiatan ini sudah ditentukan tanggal operasionalnya sehingga tidak saling
menggangu, justru saling mendukung.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
OPERASIONAL USAHA?
1. Prosedur Operasional sehari-hari
2. Prosedur Penanganan Komplain
3. Prosedur Pengawasan Usaha
4. Prosedur Evaluasi Usaha
5. Prosedur Pengurusan Legatitas Usaha
6. Prosedur Pengamanan Tempat Usaha

SOP Pembukaan & Penutupan Usaha
Yang dimaksud pembukaan usaha adalah prosedur yang kita lakukan saat akan membuka usaha
baru yang sejenis di kota lain. Sedangkan yang dimaksud penutupan usaha adalah prosedur yang
harus kita lakukan untuk menutup usaha tersebut jika bangkrut. SOP ini akan mempermudah kita
saat ingin membuka usaha sekaligus menghindarkan kita dari masalah atau sengketa jika kita
menutup usaha.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN USAHA?
1. Prosedur perencanaan pembukaan usaha baru
2. Prosedur realisasi rencana pembukaan usaha baru
3. Prosedur pengelolaan risiko pada usaha yang sudah berjalan
4. Prosedur penutupan usaha & pemberesan
CARA MUDAH MENYUSUN SOP
Tidak ada rumusan baku untuk menyusun SOP. Kita bisa menyusun SOP semaunya. Yang
penting,SOP itu harus bisa menyederhanakan proses kerja, mampu
meningkatkan efisiensi,memudahkan pengembangan usaha dan yang
lebihpenting, cocok untuk di terapkan di usaha anda.
3 TAHAP PENYUSUNAN SOP
Menyusun SOP itu sangat mudah karena hanya melalui 3 tahap saja yaitu.
1. Menentukan jenis pekerjaan dan alur kerjanya.
2. Menggambarkan dalam bentuk bagan.
3.menuliskan dalam bentuk uraian.
Trik menyusun SOP produksi & distribusi
saya akan mengambilsatu contoh pekerjaan , misalnya mengolah ayam mentah menjadi ayam
goring siap saji.
Alur kerjanya:
1.Ayam di cuci bersih
2.Ayam di rendam dalam larutan bumbu.
3Ayam di goring.
4.Ayam goring ditiriskan.
5.Ayam goring siap saji.

Trik Menyusun SOP pemasaran: promosi & penjualan
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja dan menyusun SOP-nya,misalnya membuat
sarana promosi berupa brosur.

Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
jenis pekrejaan: membuat sarana promosi brosur.
Alur kerjanya:
1. Menetapkan materi promo yang akan di masukan brosur.
2, Medesain brosur.
3. Meminta persetujuan atasan/principa
4. Mencetak brosur.
5. Menyebarkan brosur.

Trik Menyusun SOP Akutansi, keuangan & pajak.
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya transaksi antara
konsumen/pelanggan.

Menentukan jenis pekerjaan &alur kerjanya.
jenis pekerjaan: transaksi antara kasir dengan konsumen/pelanggan.
Alur kerjanya:
1. Konsumen/pelanggan mendatangi kasir untuk membayar transaksi.
2. Kasir menghitung biaya yang harus di bayar konsumen/pelanggan berdasarkan nota order.
3. Kasir memberitahukan nilai yang harus di bayarkan kepada konsumen/pelanggan.
4. Konsumen/pelanggan membayar dengan uang tunai dan kasir menerima.
5. Kasir membubuhkan cap lunas pada nota danmenyerahkan nota kepada konsumen/pelanggan.
Trik Menyusun SOP SDM & Pengembangannya
saya akan mengambil satu contohpekerjaan saja, misalnya melakukan eavaluasi kinerja
karyawan secara berkala.
Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
Jenis pekerjaan: Melakukan evaluasi kinerja karywan secara berkala.
Alur kerjanya:
1. Pemimpi mengumpulakn data track record karyawan selama periode evaluasi berjalan.
2. Pemimpin melakukan penilaian kerja dan membuat resume penilaian.
3. Berdasarkan resume penilain kinerja, pemimpin memanggil satu per satu karyawan untuk di
beri pengarahan. Karyawan yang berprestasi diberikan penghargaan (reward), sedangkan
karyawan yang berprestasi buruk akan di beri sanksi (punishment).
4. Pemimpin mengarsipkan data penilaian kinerja karyawan.

Trik Menyusun SOP Pelayanan & pengelolaan pelanggan
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya menyusun database pelanggan dan
mengelola database pelanggan

Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
jenis pekerjaan: Menyusun database pelanggan dan mengelola database pelanggan.
Alur kerjanya:
1. Costumer service meminta pelanggan untuk mengisi formulir identitas pelanggan.
2. Costumer service melakukan input data pelanggan ke dalam komputer dan mengarsipkan
formulir isian ke lemari arsip.
3. Costumer service melakukan komunikasi secara berkala kepada para pelanggan.
4. Costumer service menyelenggarakan acara (event) khusus untuk para pelanggan.
Trik Menyusun SOP Operasional usaha
saya akan mengambil satu contoh pekerajaan saja, misalnya melakukan kerja lembur.

menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
Jenis pekerjaan: Melakukan kerja lembur
Alur kerjanya:
1. Karyawan mengisi formulir kerja lembur.
2. Karyawan meminta persetujuan atasan.
3. Karyawan serahkan satu lembar ijin kerja lembur kepada security.
4. Selesai kerja lembur, karyawan meminta tanda tangan security.
5. Karyawan serahkan formulir kerja lembur ke bagian SDM.
Trik Menyusun SOP pembukuan & penutupan usaha
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya melakukan grand opening.

Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
Jenis pekerjaan: melakukan grand opening
Alur kerjanya:
1. KIrim undangan kepada supplier, mitra kerja, calon konsumen, media masa.
2. Siapkan tempat usaha sebagai lokasi grand opening.
3. Sewa peralatan & perlengkapan pesta.
4. Selenggarakan acara grand opening.
5. Bereskan peralatan & perlengkapan grand opening, siapkan operasional.

Kesimpulan.
1.Jenis pekerjaan harus di temukan/di kenali terlebih dahulu. Jika anda sudah memiliki
struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, itu akan sangat membantu menemukan jenis-jenis
pekerjaan yang akan di buat SOP-nya.
2. Alur kerja di buat untuk mempermudah membuat bagan. Setelah menemukan atau mengenali
jenis pekerjaan , coba bayangkan alur kerjanya
3. Bagan di buat sesimpel mungkin. Ada urutan langkah dan tanda panah sebagai pemandu
langkah.
4. Tahapan/langkah di buat sangat simpel dan mudah di pahami.
5. Pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain berurutan , saling berkaitan, dan tidak berdiri
sendiri jika anda menyusun sebuah system, pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam usaha anda
bukanlah pekerjaan yang terpisah-pisah, melainkan hanya terbagi-bagi sesuai kelompoknya.

APLIKASI SOP
Tahapan selanjutnya setelah berhasil menyusun SOP adalah mengaplikasikan SOP tersebut pada
para karyawan. Yang harus anda catat: sebagus apapun SOP-nya jika aplikasi atau penerapannya
tidak optimal,hasilnya pun payah.usaha anda tidak akan maju. Coba perhatika segitiga emas SOP
di bawah ini:
ketika kita berhasil menyusun SOP, ternyata kita baru melangkah pada tahapan pertama saja.
Masih ada tahapan ke dua dan tahapan ke tiga. Yakni aplikasi/penerapan SOP dan
revisi/penyempurnaan SOP. Tanpa revisi /penyempurnaan , SOP tidak akan mampu menyeimbangi
di namika usaha kita. Jadi jangan gembira dulu kalau sudah berhasil menyusun SOP. Masih ada jalan
panjang yang harus kita lalui supaya SOP itu berhasil menunjang kemajuan atau perkembanan
perusahaan.

Enam cara Aplikasi SOP
aplikasi SOP dapat dilakukan melealui enam car berikut ini:
1. Training dasar.
2. Trining tingkat lanjut
3. Briefing berkala.
4. Evaluasi berkala
5. Sanksi bagi pelanggar SOP
6. Reward bagi pelaksanaan SOP

Mari kita pelajari satu per satu cara tersebut

Training Dasar
Training Dasar adalah training yang di lakukan pertama kali untuk karyawan baru. Sebelum
bekerja untuk pertama kali, anda seahrusnya memberikan training dasar training ini sifatnya
indoktrinasi untuk mencuci otak karyawan baru agar mampu bekerja dengan cara kita (bukan
cara si karyawan atau cara yang di jarka di tempat kerja yang lama).
Training dasar bertujuan agar si karyawan baru dapat melekukan pekerjaan yang di bebankan
kepadanya secara cepat dan tepat.
Training dasar adalah kelanjutan proses pnerimaan karyawan dan merupakan bagian dari masa
percobaan.
Training dasar yang harus anda berikan pertama kali kepada karyawan anda:
1. Penjelasan umum tentang perusahaan anda
2. Visi dan misi perusahaan anda
3. Struktur organisasi perusahaan anda (khususnya posisi karyawan baru dan hubungan dengan
posisi-posisi lainnya)
4, deskripsi pekerjaan karyawan anda (khususnya daskripsi pekerjaan karyawan yang baru dan
hubungannya dengan deskripsi pekerjaan karyawan baru
5. Peraturan-peraturan perusahaan bagi karyawan baru.
6. SOP bagi karyawan baru tersebut (sesuai jabatannya)

bagaimana cara memberikan materi SOP saat training dasar?
anda harus terlebih dahulu menjelaskan visi dan misi perusahaan. Tujuannyaa adalah agar si
karyawamn paham ke man I harus membawa pwerusahaan anda.
Berapa lama training dasar di selenggarakan ?
penjelasan yang sifatnya teoritis cukup di berikan beberapa jam saja.
berapa lama waktu yang dibutuhkan praktik? Antara 1-4 minggu. Jangan terlalu lama. Cntoh:
dalam waktu seminggu, karyawan kita harus mahir menggreng ayam seperti yang tertulis di
SOP-nya.
Apakah penyebab kegagalan training dasar?
penebabnya adalah mental karyawan baru. Tidk semua orang cetap beradaptasi atau mampu
mengubah kebiasaannya dengan ceoat. Contoh: orang yang tidak bisa bekerja cekatan, saat di
tuntut untuk bekerja cekatan justru melakukan kecerobohan.oleh karena itu,saran terbaik adalah
seleksilah calon karyawan anda dengan baik , jangan samapai anda membuang-buang waktu
memberikan training dasar kepada karyawan yang tidak berkompeten.

Training Tingkat Lanjut

Training tingkat lanjut adalah training yangdi lakukan sebagai kelanjutan training dasar untuk
meningkatkan keterampilan kerja karyawan.
training tingkat lantjut bertujuan agar si karyawan dapat meningkatkan profesionalisme kerja
berdasarkan SOP, sehingga makin mendekati gambaran ideal kita.
kapan training tingkat lanjut harus di lakukan?
Training tingkat lanjut adalah training dasar dan merupakan bagian dari dinamika uasaha anda.
Jadi setelah karyawan di nyatakan lolos masa percobaan, keterampilan karyawan harus segera di
tingkatkan melalui training tingkat lanjut.
apa saja materi training tingkat lanjut itu?
Training tingkat lanjut berisi materi-materi pedalaman terhadap materi-materi training tingkat
dasar dan materi-materi pengembangan usaha.
contoh materi yang sifatnya pendalaman materi training dasar adalah peningkatan keterampilan
atau kemahiran karyawan sesuai SOP atau SOP yang di revisi/disempurnakan dan berkaitan
dengan tercapainya visi dan misi perusahaan. Selain materi-materi yang sudah saya
ungkapkan,anda bisa memberikan materi training tingkat lanjut sendiri sesuai kebutuhan usaha
anda.
bagaimana cara memberikan materi saat training tingkat lanjut?
karyawan yang mengikuti training tingat lanjut bukanlah karyawan yang harus di indoktrinasikan
seperti karyawan baru yang mengikuti training dasar. Cara terbaik adalah menggunakan system
training terbuka. Kita memberikan umpan, biarkan si karyawan berlomba-lomba memakan
umpannya.
Bagaimana urutan memberikan materinya?
yang pertama anda berikan adalah tujuan (sasaran/goal) perusahaan biarkan si karyawan
memahami dulu tujuan kita. Setelah karyawan sadar dengan tujuan kita, bawalah mereka masuk
materi inti. Misalnya peningkatan kinerja berdasarkan SOP terbaru atau justru mereka harus
proaktif memperbaiki SOP lama.
Berapa lama training tingkat lanjut diselenggarakan?
training bukanlah sekolah yang memakan waktu lama plus biaya banyak. Training jenis ini
biasanya di selenggarakan di luar kantor/tempat usaha anda. Tujuannya agar karyawan mengikuti
merasa fresh lahir batin.
apa penyebab kegagalan training tingkat lanjut?
banyak karyawan yang enggan mengikuti training tingkat lanjut karena menganggap tidak ada
gunanya mengikuti training itu. Oleh sebab itu, banyak karyawan yang mengikuti training
tingkat lanjut untuk bertamasya atau berbelanja. Bagaimana mungkin training seperti ini berhasil
jika ada di otak karyawan kita adalah bertamsya atau berbelanja.
Briefing berkala
Briefing adalah pengarahan. Setiap kita hrus memberikan pengarahan kepada karyawan untuk
mengikuti SOP usaha kita. Briefing bisa di jadikan salah satu sarana sosialisasi SOP.
tujuan briefing adalah untuk memberikan pengarahan tentang kierja karyawan suapaya tetap
sesuai visi dan misi perusahaan, dalam kaitanya dengan SOP, briefing bertujuan meningkatkan
karyawan agar menerapkan SOP dalam melakukan pekerjaan-pekerjaannya. Briefing jg
bertujuan untuk mencuci otak karyawan supaya berpikirnya sesuai dengan cara berpikir kita,
sehingga ia mudah sekali menerapkan SOP dalam pekerjaannya. Jika SOP kita sudah tertanam di
pikiran bawah sadar karyawan, maka otomatis karyawan akan bekerja dan bertindak sesuai SOP
tanpa kita beri arahan lagi.
kapan briefing dilakukan?
pada perusahaan-perusahaan besar, briefing di lakukan setiap pagi sebelum karyawan bekerja
dan setiap sore atau malam hari sebelum karyawan pulang. Briefing pagi berfungsi untuk
membahas rencana kerja pada hari itu dan target-target yang ingin di capai, sedangkan briefing
sore/malam untuk melakukan evaluasi kinerja pada hari itu dan pencapaian target.
apa saja materi briefing?
Pada briefing pagi, ingatkan karyawan untuk menaati SOP dan bekerja sesuai dengan SOP.
Ingatkan mereka tentang visi dan misi perusahaan serta pencapaiannya berkat karyawan yang
berperan aktif melaksanakan SOP setiap saat.
Berapa lama briefing dilakukan?
briefing di lakukan secara bervariasi, tergantung kebutuhan. Ada yang cukup melakukan briefing
selama 10 menit, tetapi ada pula yang harus melakukan briefing sampai 1 jam.
Apakah penyebab briefing gagal di lakukan?
1. Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak disiplin sehingga briefing terkadang dilakukan, tapi
terkadantg tidak.
2. Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya sehingga merasa tidak perlu melakukan
briefing, karyawawn hanya mengikuti.
3. Karyawan merasa tidak perlu mengikuti briefing karena tidak ada manfaat yang diperoleh dari
briefing.

Evaluasi berkala
Evaluasi berkala bukanlah evaluasi harian yang kita lakukan saat briefing. Yang di maksud
evaluasi berkala adalah evaluasi SOP usaha kita selama periode tertentu.
apakah tujuan evaluasi berkala?
tujuannya adalah mengetahui efektivitas dan efisien di perusahaan kita sejak berakunya SOP
selama periode tertentu, SOP yang tidak dinamis bisa merugikan perusahaan dalam jangka
panjang. Sedangkan SOP yang terlalu dinamis justru dapat membingungkan karyawan.
kapan evaluasi berkala di lakukan?
evaluasi SOP dilakukan usaha anda. Dinamika usaha anda tentu di pengaruhi oleh jenis usaha
anda. Bagii anda yang memilih jenis usaha di bidang makanan dan minuman, dinamikanya
tentunya sangat tinggi.
apa saja materi evaluasi berkala?
1. Evaluasi perkembangan usaha anda
2. Rencana-rencana perkembangan usaha anda
3, pengembangan SOP sesuai rencana pengembangan usaha anda
apa penyebab kegagalan evaluasi berkala?
sebagai, pegusaha kita sering terjebak dalam kesibukan kita.kalupun tidak terjjebak dalam zona
kenyamanan. Dua hal ini adalah racun paling mematikan bagi kita dan usaha kita. Oleh karena
itu,SOP di buat supaya usaha kita terhindar dari resiko tersebut.

Sanksi Bagi Pelanggar SOP
Salah satu jawabannya adalah adanya sanaki (punishment) yang tegas bagi pelanggar SOP.
Untuk apa aturan yang tidak ada sanksinya? SOP juga harus memiiki sanksi yang tegas dan di
terapkan secara tegas.
kettegasan kita dalam memberikan sanksi, adalah titik total menuju kemajuan usaha kita!
Berikan sanksi yang pantas dan pastikan karyawan lain mengetahuinya agar karyawan
mengambil hikmah dari peristiwa tersebut.
bagaimana cara agar kita tidak semena-mena memberikan sanksi kepada karyawan ?
kita juga harus mengatur memerikan sanksi, jenis pelanggaran dan jenis sanksi yang di berikan
dalam SOP.ketentuan ini biasanya termasuk SOP bidang SDM & pengembangannya. Jika
ketentuannya jelas, kita tidak akan di salahkan oleh siapapun ketika memberikan sanksi yang
tegas kepada karyawan. Bahkan mungkin kaaryawan lain justu akan angkat jempol kepada kita
yang mampu menegakan SOP demi kepentingan yang lebih besar, yakni pengembangan usaha
dan menyelamatkan harkat hidup karyawan yang lain.

Reward bagi pelaksanaan SOP
salah satu jawabannya adalah pemberian penghargaan (reward) yang pantas kepada karyawan
yang telah melaksanakan SOP dengan baik sehingga kinerja perusahaan meningkat dari waktu ke
waktu.mari kita tanyakan kepada diri kita.selama ini, beberapabanyak atau beberapa sering kita
memberi penghargaan kepada karyawan yang merasa puas bekerja bersama kita? Salama ini
karyawan potensial yang mengundurkan diri dari perusahaan kita karena berbagi alas an
ketidakpuasan? Jika menuntut karyawan untuk menaati SOP dan bekerja berdasrkan SOP, maka
saat mereka sudah melaksanakan perintah kita itu, mereka berhak atas penghargaan (Reward)
dari kita.
bagaimana cara supaya kita tidak pilih kasih dalam memberikan penghargaan kepada karyawan?
kita harus menatur berbagai jenis penghargaan yang bisa kita berikan kepada karyawan. Kita
juga harus mengatur pekerjaan seperti apa yang prestasinya patut mendapat penghargaan dari
perusahaan.
sampai di sini, anda sudah memahami cara aplikasi SOP.tentu saja cara-cara aplikasi yang saya
ungkapkan di sini adalah versi saya dan saya peruntukan secara umum. Khusus ubtuk usaha
anda,nubgkin di perlukan cara aplikasi yang sangat spesifik yangmungkin tidak terganbarkan.
















Apa itu SOP?
SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai
keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve
uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Untuk siapa SOP dibuat?
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,
resepsionis,office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara
tim, dan untuk pengawas pekerjaan tsb.
Kapan menyusun SOP?
SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan percobaan.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan oleh adanya mesin baru,
peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi
lingkungan kerja.
Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?
Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh
berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat.
Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur
kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap
Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
Siapa yang membuat SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:
1. Penulis SOP (author)
2. Pelaksana di lapangan (employee)
3. Pengawas lapangan (supervisor)
4. Atasan pengawas (manager)
Keuntungan adanya SOP:
SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana
dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.
Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam
setiap pekerjaan.
SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan.
Sistem, Prosedur & Langkah
Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem
keuangan dan sistem pengembangan SDM. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh
seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama
Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas
prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi,
prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan
laporan produksi
Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam
pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana
yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.
Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang
mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur
Tips Menyusun SOP
Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan,
kemudian kelompokkan)
Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian
perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal
yang sama akan dirasakan oleh pembaca
Tips Penulisan SOP
Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
Panjang vs Singkat
Panjang:
Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dengan lap tebal
jika ada bagian yang basah
Singkat:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa untuk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal untuk mengeringkan bagian yang basah
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi
Jelas:
Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yang berbeda warnanya
Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain
Tingkat Rincian
Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam oleh
semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi
dalam menjalankan prosedur
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa
terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat
SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yang
sederhana (tidak rinci). Pembuatan flowchart untuk prosedur yang bersifat rinci/kompleks akan
menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan dan susah untuk dimengerti
Format SOP
Nama dan logo perusahaan
Halaman
Judul
Kode identifikasi dan kontrol dokumen
Tujuan
Lingkup
Penanggung jawab
Prosedur
Kalkulasi/penanganan data/dokumen yang diperlukan
Penanganan masalah
Jika diperlukan, gunakan working instruction untuk menjelaskan langkah SOP lebih rinci.
Kapan Perlu Working Instruction?
Bila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara berbeda
Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yang konsisten
Ringkasan
Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk membakukan pelaksanaan suatu
kegiatan.
SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren.
Prosedur harus berisi semua langkah yang penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian
detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab.