La Norma Internacional de Auditoria 240 establece normas sobre la responsabilidad del auditor respecto a la existencia de fraude. El mayor merito atribuible a la Auditora Interna debe ser su eficacia para evitar la oportunidad d y tentacin a funcionarios y empleados desleales. La gerencia es la responsable de asistir en la prevencin del fraude a travs del examen y evaluacin de lo adeudado y efectivo del control interno de acuerdo con el riesgo potencial en las diferentes reas de la organizacin. La responsabilidad del auditor interno en el desarrollo, mantenimiento y evaluacin de la suficiencia de control interno, constituye su principal contribucin para evitar fraudes, mediante la tramitacin de los mtodos y controles de operaciones diarios.
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INDICE
PAGINA INTRODUCCION i El Rol del Auditor Interno en la Deteccin De Fraudes y Corrupcin (Antecedentes)... 4 Definicin de Fraude.. 5 Elementos que Inducen al Fraude..... 6 Funcin Preventiva del Fraude 7 Como de Detecta el Fraude. 8 Acciones de mitigacin del riesgo de Fraude Interno..... 9 Auditora Interna y El Fraude.. 10 Responsabilidades de la . 11 Auditora Interna 12 Caso Practico 13 Conclusiones 14 Recomendacin.. 15 Bibliografa 16
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El Rol del Auditor Interno en la Deteccin de Fraudes y Corrupcin
Antecedentes A medida que evolucion el comercio, surgi la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuacin y finalidad de los registros mantenidos en varias empresas industriales y comerciales. La auditoria como profesin fue reconocida por primera vez bajo la Ley Britnica de Sociedades Annimas de 1862, este reconocimiento general, tuvo lugar durante el perodo de mandato de la Ley: "Un sistema metdico y normalizado de contabilidad que era deseable para una adecuada informacin y para la prevencin del fraude". Desde 1862 hasta 1905, la profesin de la auditoria creci y floreci en Inglaterra, y se introdujo en los Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se sigui haciendo hincapi en cuanto a la deteccin del fraude como objetivo primordial de la auditoria. En 1912 Montgomery dijo a sus estudiantes, en lo que podra conocerse como los das en los que se form la auditoria: que los objetivos primordiales de la auditoria eran la deteccin y prevencin de errores y fraude; sin embargo, en los aos siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y cambiaron los propsitos. Una de las dificultades ms importantes que enfrenta la profesin de auditora es que no existen procedimientos de auditora que provean certeza absoluta en la deteccin de fraude en los estados financieros. Como resultado, los auditores histricamente han procurado eludir la responsabilidad por la deteccin de irregularidades y fraudes, mientras que los inversionistas y pblico en general
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Definicin de fraude El fraude es el delito ms creativo ya que requiere de las mentes ms agudas y podemos decir que es prcticamente imposible de evitar. En el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo. Es un engao hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulacin, etc. El trmino "fraude" se refiere al acto intencional de la Administracin, personal o terceros, que da como resultado una representacin equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar: Manipulacin, falsificacin o alteracin de registros o documentos. Malversacin de activos Supresin u omisin de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo Mala aplicacin de polticas contables. La NIA 240 define el fraude y el error e indica que la responsabilidad de la prevencin de los mismos radica en la administracin. El auditor deber planear la auditoria de modo de que exista una expectativa razonable de detectar anomalas importantes resultantes del fraude y el error. Se sugieren procedimientos que deben considerarse cuando el auditor tiene motivos para creer que existe fraude o error. Propsito de la norma: Establecer normas y proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar la existencia de fraude o error en una auditoria. Esta NIA tambin establece la responsabilidad que pueda existir: Responsabilidad de la gerencia: La responsabilidad por la prevencin y deteccin de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad adecuados. Responsabilidad del auditor: El auditor no puede ser responsable de la prevencin del fraude o error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditoria anual, puede servir para contrarrestar fraudes o errores. Evaluacin del riesgo: Al planear la auditoria, el auditor debera evaluar el riesgo de distorsin material que el fraude o error pueda producir en los estados financieros, y debera indagar ante la gerencia si existe fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos.
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Deteccin: Basado en la evaluacin del riesgo el auditor debera disear procedimientos de auditora para obtener seguridad razonable que sea detectada las distorsiones producidas por fraude o error material en los Estados Financieros. Limitaciones inherentes a una auditoria: Procedimientos a seguir cuando hay indicios de que existe fraude o error: El auditor debera considerar el efecto potencial sobre los estados financieros. Si el auditor cree que dicho fraude o error podra tener un efecto de importancia sobre los estados financieros, el auditor debera desarrollar los procedimientos modificados o adicionados apropiados. Clases de Fraudes Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intencin financiera clara de malversacin de activos de la empresa. El segundo tipo de fraude, es la presentacin de informacin financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales. Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institucin, con el fin de obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectan por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes, proveedores, etc.
Elementos que inducen al Fraude Se considera que hay fraudes por: Falta de controles adecuados, poco y mal capacitado personal, baja / alta rotacin de puestos, o documentacin confusa., Salarios bajos. Existencia de activos de fcil conversin: bonos, pagares, Legislacin deficiente, actividades incompatibles entre s. Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude. Oportunidad:
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Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles. Funcin Preventiva del Fraude La respuesta ms sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar practicas y polticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada. Revisiones analticas: Los Estados Financieros de toda empresa pueden ser afectados por fraude, cuando se comienzan a manipular las cuentas para que estos sean ocultados. Los delincuentes pueden estar comprometidos, creando patrones errticos en saldos de cuentas. A travs de un anlisis financiero, los auditores internos pueden revelar relaciones inesperadas o la ausencia de relaciones que debieron estar presentes. Revise los contratos: Esto puede ayudar a identificar posibles fraudes contractuales, incluyendo sobornos o conflictos de intereses. Ocurren cuando un proveedor toma fraudulentamente ventajas de un contrato para tener ganancias ilegales. Tambin puede involucrar una conspiracin entre personal de la entidad y proveedores.
Estudie las referencias de los empleados: Realizando chequeos de referencia a los empleados se puede reducir el riesgo a robos y conductas fraudulentas. Muchos empleados deshonestos pueden, antes de cambiar de trabajo, defraudar a la empresa por millones de dinero. Por esta razn, hay que revisar con telfono en mano las referencias. Que el control interno de su empresa no sea una debilidad: Los auditores internos tienen una muy buena posicin a la hora de reconocer los riesgos relacionados con fraudes, y emitir medidas. Los controles deben ser comprobados y deben asegurarse que los requerimientos legales sean cumplidos. Anlisis econmico de las amenazas de espionaje: Toda empresa debe hacer un anlisis mediante el cual las amenazas se conviertan en activos intelectuales. Hay que preguntarse cmo los activos que se tienen pueden ser objeto de fraude. Para las entidades involucradas con comercio electrnico y tecnologa, hay que hacer una evaluacin de la exposicin al espionaje econmico, que involucra el robo y el abuso de los secretos comerciales y de la informacin confidencial del negocio. Cuide de sus sistemas de informacin: Cuando se manipulan datos se pueden registrar entradas falsas al sistema. Por eso es recomendable que constantemente
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se cambie de claves y cdigos. Personas claves deben tener acceso a cierta informacin, ya que las memorias USB se pueden llegar a convertir en el mejor amigo de los fraudulentos. Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las ms comunes son: Observar, probar o revisar los riesgos especficos de control, identificar los ms importantes y vigilar constantemente su adecuada administracin. Simular operaciones. Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes, etc. Llevar a cabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles. Seales de posible fraude Alteracin de documentos , Pagos duplicados , Partidas pendientes en conciliaciones bancarias , Empleados en la nmina que no suscriben beneficios , Faltantes en mercaderas entregadas , Quejas de clientes , Cancelaciones inusuales de cuentas por cobrar , Gastos o reembolsos irracionales , Faltantes o sobrantes de caja ,Excesivas anulaciones de crditos Errores e irregularidades Las posibles irregularidades que efectan las operaciones de caja y bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecucin de la siguiente forma: Desfalcos: Interceptacin efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados) Sustracciones Hacerse con una cantidad en efectivo despus de haberla registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias) Desviaciones Hacer que un desembolso que en un principio es legitimo se desve de su destino correspondiente. Distorsiones: Modificacin de los estados financieros sin obtener ningn activo.
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Acciones de mitigacin del riesgo de Fraude Interno En trminos prcticos, existen dos acciones fundamentales en la mitigacin del fraude interno, prevencin y deteccin. Prevencin del riesgo Consiste en desarrollar controles para impedir que las situaciones de fraude interno ocurran y reducir las oportunidades de uso sin autorizacin de los recursos de la organizacin. Dentro del espectro de controles de prevencin de fraudes se incluye la revisin de referencias en procesos de reclutamiento de personal, establecer polticas, procedimientos y segregacin de funciones claramente definida, mantener supervisin constante, entrenamiento en prevencin de fraudes y cultura corporativa de gestin de riesgos. Deteccin Dado que los sistemas de control pueden ser tarde o temprano evadidos, detectar actividades irregulares tan pronto como sea posible es extremadamente importante. Para ello, la deteccin aplica controles diseados para alertar al personal apropiado cuando se presentan circunstancias asociadas con actividades fraudulentas. Esto incluye desde mecanismos de auditora interna hasta canales directos para reportar fraudes de manera annima. Existen herramientas de deteccin computarizada que son capaces de revisar grandes volmenes de datos, identificando patrones sospechosos en la data, aislando los casos que requieran de una investigacin ms detallada. Adems, existen metodologas y herramientas informticas que ayudan a los auditores a identificar posibles situaciones de fraude interno, siendo el objetivo primordial el obtener evidencia suficiente para sustentar las situaciones irregulares detectadas y realizar sus recomendaciones. Puesta en operacin de los mecanismos de control Una vez que la organizacin conoce y ha definido polticas respecto a los riesgos y al perfil de los posibles perpetradores, debe implementar mecanismos que mitigarn el riesgo de fraude interno. Entre dichos mecanismos destacan: Definir e implantar una poltica funcional contra el fraude, que involucre a la unidad de tecnologa de informacin (TI) con las dems unidades de la organizacin. Establecer las definiciones de controles de acceso y seguridad informtica como parte vital de las polticas y procedimientos asociados a la tecnologa de informacin, incluyendo la creacin de la funcin de seguridad de activos de informacin.
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Definir e implantar contratos de responsabilidad del empleado, conocidos por todo el personal de todos los niveles de la organizacin. Mantener al tanto a los auditores externos de todos los riesgos presentes en la organizacin, incluyendo los proyectos en ejecucin que tengan impacto sobre el ambiente de tecnologa de informacin y el negocio. Definir e implantar un esquema de segregacin de funciones y definicin de roles y responsabilidades, donde el lineamiento principal sea que las funciones de adquisicin de compromisos y la autorizacin de transacciones monetarias correspondientes, no descansen en un nmero limitado de personas. Implementar programas de induccin y entrenamiento orientados a crear una cultura organizacional de gestin de riesgos y prevencin del fraude interno. Mantener canales de comunicacin apropiados donde los empleados puedan reportar cualquier sospecha de manera annima. Es recomendable seguir ciertos lineamientos para fomentar la integridad y la tica de los empleados de la organizacin. Entre dichas acciones destacan: Definir y elaborar cdigos de conducta debidamente divulgados, que involucren al personal de todos los niveles. Evitar la presin para cumplir con metas de rendimiento no realistas, por ejemplo situaciones en las que la presin est relacionada con resultados a corto plazo y donde la compensacin est basada en lograr dichos objetivos. Descripciones de trabajo formales o informales que definan las tareas que comprenden trabajos especficos, debidamente comunicadas a los empleados, definiendo claramente las responsabilidades de cada individuo. Anlisis del conocimiento y destrezas necesarios para realizar trabajos de manera adecuada, el cual es particularmente importante en el actual ambiente de tecnologa de informacin, que cambia constantemente de manera vertiginosa. Ms all de reforzar el ambiente de control interno, es primordial fomentar una cultura organizacional de altos estndares de integridad y tica, lo cual maximiza la accin de los mecanismos orientados a mitigar el riesgo de fraude. En ese sentido, acciones como las siguientes son recomendables: Puesta en operacin de mecanismos de control apropiados en niveles ejecutivos Introduccin de un cdigo de conducta corporativo Aplicacin pblica de polticas de "cero tolerancia" y "no excepciones"
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Impulsar una investigacin oportuna de fraudes e irregularidades Aplicar medidas disciplinarias de acuerdo al grado de la falta. Auditora interna y el fraude La Auditora Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a la organizacin a cumplir sus objetivos aportando un Enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno. Y el Fraude? Es la realizacin de un acto que origina un perjuicio para la empresa en beneficio de un empleado de la misma, un directivo, o cualquier persona o empresa con ella relacionada. Es decir, con intencin engaosa, alguien no defiende los intereses de la empresa, anteponiendo su conveniencia personal al inters de la compaa. Responsabilidades de la auditora interna El auditor interno es responsable de asistir en la prevencin del fraude a travs del examen y evaluacin de lo adeudado y efectivo del control de acuerdo con el riesgo potencial en los diferentes segmentos de operacin de la organizacin. Para llevar a cabo estas responsabilidades el auditor interno deber determinar si: Se fomenta en el medio ambiente la conciencia de control. Establecen metas y objetivos reales. Existen polticas corporativas por escrito (ejemplo: cdigo de conducta que describa lo que debe entenderse por actividades prohibidas y las acciones requeridas cuando esas violaciones sean descubiertas). Establecen y mantienen polticas para la autorizacin de transacciones. Polticas, prcticas, procedimientos, reportes y otros mecanismos son desarrollados para controlar actividades y salvaguardar activos particularmente en las reas de alto riesgo. Los canales de comunicacin proporcionan a la gerencia informacin adecuada y confiable. Son necesarias recomendaciones para el establecimiento y mejoramiento de controles efectivos que ayuden a determinar fraudes.
Responsabilidades de la Auditora Interna Al llevar a cabo una auditora, la responsabilidad del auditor interno para detectar un fraude es: a) Tener conocimiento suficiente del fraude para estar capacitado para identificar indicadores de que un fraude podra haber sido cometido. Este conocimiento
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incluye la necesidad de conocer las caractersticas del fraude, las tcnicas usadas para cometer fraudes y los tipos de fraudes asociados con las actividades auditadas. b) Estar alerta para las oportunidades, as como las debilidades de control, que podran permitir un fraude. c) Evaluar los indicadores de que un fraude podra haber sido cometido y decidir si es necesario efectuar ms acciones adicionales o recomendar una investigacin. d) Notificar a las autoridades apropiadas dentro de la organizacin cualquier determinacin que se haga y si hay suficientes indicadores de que en el fraude ha sido cometido para recomendar una investigacin. Los auditores internos no deben esperar tener un conocimiento equivalente a la persona cuya responsabilidad primaria es detectar e investigar el fraude. Adems los procedimientos de auditora en forma individual, aun cuando sean llevados a cabo con el debido cuidado profesional, no garantizan que el fraude sea detectado. Cuando se lleve a cabo una investigacin de fraude, deberan: a) Asegurarse del nivel al que se ha extendido la complicidad en el fraude dentro de la organizacin. Esto puede ser crucial para asegurarse que el auditor interno evite proporcionar u obtener informacin engaosa de las personas que pudieran estar involucradas. b) Determinar el conocimiento, habilidades y disciplinas necesarias para llevar a cabo una investigacin efectiva. c) Designar procedimientos a seguir para intentar identificar a los perpetradores, extensin del fraude, tcnicas usadas y causa del fraude. d) Coordinar actividades con la gerencia de personal, asesor legal, y otros especialistas durante la investigacin. e) Estar consciente de los derechos de las personas declarantes y del personal dentro del alcance de la investigacin y la reputacin de la organizacin. Una vez que una investigacin de fraude es concluida, el auditor interno deber asegurarse de los datos recopilados con el objetivo de: a) Determinar si los controles deben ser implementados o fortalecidos para reducir la vulnerabilidad en el futuro. Reporte de fraude
El auditor deber informar a la gerencia apropiada y al comit de auditora, as Como al consejo de administracin, de dicho descubrimiento. Un reporte escrito deber ser emitido a las conclusiones, recomendaciones y acciones correctivas tomadas.
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CASO PRCTICO Fraude en ventas y cobranzas de empresa manufacturera y distribuidora Durante un tiempo considerable, un vendedor de una empresa manufacturera y distribuidora, desvi una serie de pagos efectuados por sus clientes, aprovechando vulnerabilidades que existan en la estructura organizacional, ambiente de control interno y sistemas informticos. Cuando sucedi este hecho, la empresa en sus polticas y sistemas informticos defina dos formas de pago para sus clientes: dinero en efectivo y cheque. Adems, exista una poltica de descuento por pronto pago. El principal mecanismo empleado por el vendedor consista en registrar pagos parciales de facturas canceladas en cheque, utilizando el monto restante para cancelar otras facturas por montos menores, pertenecientes a clientes que pagaban en efectivo. Al recibir el pago en efectivo de estas ltimas facturas, el vendedor se apropiaba del dinero. Los saldos restantes en las facturas cuyos pagos eran desviados, eran cubiertos utilizando nuevos pagos en cheque o mediante el registro de ajustes de descuentos por pronto pago fraudulentos. Entre las principales razones que permitieron la ocurrencia de este evento podemos mencionar: La funcin de venta de productos y recepcin de pagos estaba centralizada en una nica funcin (el vendedor). Para lograr esto, exista complicidad con el personal encargado del registro de las facturas en el sistema, lo que les permita omitir el registro de ciertas facturas, evadiendo as la cobranza de los despachos de mercanca realizados. Para el momento en que fue detectada la irregularidad, el dao patrimonial a la organizacin rondaba por el orden de los 550.000 Dlares y slo fueron detectados despus del cierre de un ejercicio cuando ya era demasiado tarde. La introduccin de una poltica contra el fraude interno puede influir sobre muchos aspectos claves
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CONCLUSIN Queda demostrado que el fraude est presente en todos los ambientes empresariales y mas donde los mtodos usados son de manera automatizada. El fraude es un problema el cual si no se tiene un mnimo de control y observacin puede llevar al desfalco mediante la extraccin de dinero causante de problemas legales, se tiene que tener un especial control sobre los trabajadores de determinada empresa puesto que al conocer el movimiento de las cuentas, valindose de los errores cometidos y de los huecos o fallas en las facturas utilizan el fraude como medio de beneficio propio. Queda de parte de la organizacin involucrar a los trabajadores al conocimiento de este problema y crear normas especiales para enfrentarlo. Determinar posibles ambientes donde pueda haber probabilidades de ocurrir fraude. La profundizacin de este tema contribuye a ampliar nuestros conocimientos y ponerlo en prctica en nuestra profesin.
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RECOMENDACIN Se recomienda que la gerencia con ayuda de auditora interna elabore un control interno de prevencin de fraude y que sea auditable cada cierto tiempo. Facilitar las evaluaciones de riesgo de fraude y reputacin de niveles de departamentos, por unidad gerencial y proceso de negocio. Vincular y documentar las actividades de control interno de prevencin de fraude con los riegos de fraude documentados. Evaluar y validar la efectividad del diseo y operatividad del control interno de prevencin de fraude. Apoyar investigaciones sobre conductas indebidas de personal, fraudes informados, o de los cuales se tiene sospecha. Conducir o apoyar los esfuerzos que se implementen para prevenir el fraude. Informar al mando ms alto de la organizacin acerca de los esfuerzos de la entidad para prevenir, detectar y remediar el fraude.
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BIBLIOGRAFA http://www.monografias.com/trabajos11/fraer/fraer.shtml http://www.pc-news.com/detalle.asp?sid=&id=11&Ida=1276 http://www.monografias.com/trabajos39/fraude/fraude2.shtml http://fccea.unicauca.edu.co/old/responsabilidad.htm Madariaga, J.M. Nociones Prcticas de Auditora Deusto 1986 Rusenas, Rubn Oscar Manual de Control Interno Editorial Cangallo 1978 Poch, Ramn Manual de control interno Gestin 2000 1997
Nia 240 Responsabilidad Del Auditor en Relacion Con El Fraude en Los Estados Financieros y Nia 250 Consideraciones de Las Disposiciones Legales y Reglamentarias en La Auditoria de Estados Financieros