Advance payment : Transaksi pembayaran yang dibayarkan kemudian

Barge : Tongkang perahu

Bill of exchange : Wesel (dalam kaitannya L/C)
Bill of lading [B/L] : Dokumen pengapalan/ perjalanan
Bonded zone : Kawasan berikat
Buyer : Pembeli
Cargo plan : Rencana muatan
Cargo space : Ruang sisa muatan untuk cargo/ barang/ contaier
Collect : Dibayar kemudian / belakangan
Commercial Invoice : Dokumen faktur penjualan / Nota barang
Container Free Station : Lapangan/ tempat penumpukan bukan/ bebas container
Consignee : Penerima barang
Consignment : Pembayaran transaksi yang dibayarkan setelah barang terjual (titip
jual konsinyasi)
Container : Kontainer / Peti kemas
Container Yard [C/Y] : Tempat penumpukan container di dermaga
Gross Weight : Berat kotor barang
ETA (Estimated time of arrival : Perkiraan kedatangan sarana pengangkut
ETD (Estimated time of departure) : Perkiraan keberangkatan sarana pengangkut
Exporter : Pihak yang melakukan ekspor
Feet/ Foot : Ukuran [Kaki] yang digunakan sebagai ukuran container
Freight : Beaya / ongkos kapal / perjalanan
Importer : Pihak yang melakukan impor
L/C : Letter of Credit, cara pembayaran dengan melibatkan pihak perbankan dengan
mengacu kepada sales contract (kontrak jual beli)
Measurement : Ukuran kubikasi barang
Merchant / feeder vessel : Kapal pengumpan / kapal niaga sebagai pengangkut
awal (pre-carriage) untuk menuju ke kapal besar
Nett weight : Berat bersih
Notify party : Pihak yang diberitahu
Open account : Transaksi pembayaran yang dilakukan di muka
Packing list : Dokumen data kemasan & berat barang
Port of delivery : Pelabuhan [tujuan] pengiriman
Port of discharge / unloading : Pelabuhan bongkar
Port of loading : Pelabuhan muat
PPJK : Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan
Prepaid : Dibayar dimuka
Seal : Segel kontainer / peti kemas
Seller : Penjual
Shipper : Pengirim barang / pemakai jasa angkutan
Shipping : Perusahaan pelayaran
Stuffing : Pemuatan barang untuk ekspor ke dalam peti kemas/ lainnya
TPKS : Terminal Peti Kemas Semarang
Trucking : Perusahaan pengangkut truk/ armada
3PL
A '3PL' or third-party logistics provider; a supplier of outsourced logistics services
that primarily uses its own assets and resources.
4PL
A '4PL' or fourth-party logistics provider; a supplier of outsourced supply chain
coordination and management services that generally does not own or operate the
underlying logistical assets and resources. See also 3PL and lead logistics provider.

Back to navigation

A


Added-value processes / services
Complementary processes or services applied to a product
or service to increase its value to internal or external
customers.
Aftermarket
Activities completed after the sales process, such as the
replacement and servicing of parts; particularly prevalent in
the automotive industry.
Air freight The transportation of goods by air.
Back to navigation

B


Backstage areas
Behind-the-scenes areas of malls and shops where stock is
held and logistics support and pre-retailing services are
undertaken.
Bonded warehouse/bond
A warehouse, distribution centre or consolidation centre that
is authorised by customs to store goods; where duties and
taxes are only payable once items are dispatched.
Box car A closed freight car.
Bulk container A large container designed to carry bulk cargo.
Back to navigation

C

Campus
A site where multiple distribution centres share resources,
such as employees and transport, to maximise time and cost
efficiencies. See also shared-user.
Consignment
One or more items that a carrier has accepted for shipment
at a given time.
Consolidation
The combination of two or more consignments to create a
more economical freight solution.
Consolidation centre
A warehouse or distribution centre in which goods are
assembled into larger units for onward distribution.
Container
A large reusable metal box for shipping goods by sea, rail or
road (see also bulk container, TEU). Special lightweight
containers are also available for air freight.
Contract logistics
The process of outsourcing product flow management,
storage and related information transfer services, usually
under long-term contract, with the objective of increasing
efficiency and control.
Control tower
Bespoke packages of information services used to manage
and control supply chain activities on behalf of customers
and suppliers. Also known as logistics or transport control
tower.
Co-packing Contract packing. See packing.
Cross-dock / docking
The direct flow of goods from receipt to shipping/delivery,
bypassing storage. Used to reduce costs and lead times for
fast-moving and perishable goods.
Customs broking
The handling of customs formalities around the import and
export of goods.
Back to navigation

D

Demand chain
Another name for the supply chain, where the processes
employed are viewed in terms of demand (pull) rather than
supply (push). The demand chain is therefore driven by
consumers and end-users, not manufacturers of goods. See
also pull replenishment.
Distribution
The process of storing and transporting finished goods
between the end of the production line and the final
customer.
Distribution centre (DC)
A facility that accepts inbound consignments of raw
materials, components or finished goods, divides and then
recombines them in different ways into outbound shipments.
Many DCs also contain specialised handling/storage
equipment and IT systems and also serve as warehouses.
Also: regional DC (or RDC), national DC (or NDC) and
international DC (or IDC).
Drop shipment
The direct shipment of goods from a manufacturer to a
dealer or consumer, bypassing the wholesaler.
Back to navigation

E


End-of-life (EOL)
Goods that have reached the end of their operational or shelf
life. Can include obsolete items or products that cannot be
repaired.
Back to navigation

F

Free trade zone (FTZ)
A commercial or industrial area usually near a port of entry
where merchandise and raw material imports are not subject
to customs charges or duties.
Freight forwarder
A person or company involved in the collection,
consolidation, shipping and distribution of goods from
overseas territories. Typically, freight forwarders clear freight
through customs, prepare documents and arrange shipping,
warehousing and delivery.
Freight management The management of third-party carriers to ensure the swift,
safe and cost-efficient delivery of shipments - often involving
the integration of a range of services.
Full-truck-load (FTL) Where goods being shipped occupy a complete truck.
Back to navigation

G


Garments on hangers (GOH)
Transport and storage of garments in hanging format,
minimising handling and pre-retailing requirements.
Globalisation
The internationalisation of trade, by which domestic
economies become inter-dependent.
Back to navigation

H


Home delivery
The transportation of goods to customers' locations of choice
(including workplaces); can also refer to order fulfilment.
Most e-commerce sales involve home delivery.
Back to navigation

I


Inbound logistics
The movement of raw materials and components from
suppliers/vendors to production processes and storage
facilities. International inbound logistics is the management
of the international inbound supply chain, often on behalf of
retailers.
Inbound-to-manufacturing
The sourcing and transport of goods and raw materials from
their point of origin/manufacture through to the
manufacturing or assembly facility.
In-store logistics
The provision of services such as pre-retailing, storage and
unpacking within shops, usually undertaken in backstage
areas, plus sales floor replenishment.
Integrated logistics/supply chain
The management of multiple supply chain components as a
single entity on a global or regional scale. The practice can
result in a more efficient supply chain and lower costs.
Intermodal
Typically the handling of containers and swap-bodies
between different forms of transport. See also multi-modal.
International inbound logistics See inbound logistics.
Inventory
A list of raw materials, components, work in progress,
finished goods or other supplies held in a warehouse or
distribution centre.
Back to navigation

J


Just-in-time (JIT)
A comprehensive stock and manufacturing control system in
which materials are purchased, manufactured or supplied
only when required. In logistics, JIT uses pull replenishment
to ensure deliveries are completed at the right time in order
to meet production and client schedules.
Back to navigation

K


Kerbside Delivery to and/or collection from the roadside.
Kitting
The process where components are assembled and
supplied to the production floor on a job by job basis.
Back to navigation

L

Last 50 yards/metres
Typically the transfer of goods from the rear of the delivery
vehicle to the store shelf.
Lead logistics provider / partner (LLP)
A lead logistics provider co-ordinates and integrates its own
logistics services with those of others with complementary or
supporting capabilities. See also 4PL.
Less-than-truckload (LTL) A shipment that does not fill a truck.
Logistics
The process of planning, implementing and controlling the
efficient and cost-effective flow and storage of raw materials,
in-process stocks, finished goods and related information
from the point of origin to the point of consumption for
customers. Put more simply, it is the science and art of
ensuring that the right products reach the right place in the
right quantity at the right time in order to satisfy consumer
demand. Logistics encompasses warehousing, transport,
added-value/pre-retailing services and IT solutions and
covers inbound, outbound, internal, international and reverse
product flows.
Logistics re-engineering
The study and re-design of logistics processes to achieve
significant improvements in performance.
Logistics service provider (LSP)
An organisation that offers 3PL, 4PL or lead logistics
provider services.
Logistics control tower (LCT) See control tower.
Logistics outsourcing See outsourcing.
Back to navigation

M


Multi-modal
Shipping that includes at least two different modes of
transport. See intermodal.
Multi-user
Typically, a warehouse or storage facility used by a variable
number of unrelated customers. See also shared-user.
Back to navigation

N


National distribution centre (NDC) See distribution centre (DC).
Back to navigation

O


Ocean freight The transport of goods by sea.
Origin services
Support/added-value functions offered at the point of origin
of merchandise or materials. Can include buying, purchase
order management, vendor compliance, quality inspection,
document management, container optimisation, pick-and-
pack, pallet loading, customs processes and consolidation.
Outsourcing
The sub-contracting to external companies of tasks
considered to be outside an organisation's core competence.
Logistics outsourcing is one of the most popular forms.
Back to navigation

P

Packaging The materials used in packing. Can be reusable.
Packing
The process of placing a product or products in protective
packaging. Outsourced packing is often known as co-
packing.
Pallet
A flat wooden or plastic tray that can be picked up by a fork-
lift truck - used for transporting and storing goods.
Pick-and-pack
The process by which goods are picked against customers'
orders and then packed for onward distribution.
Pre-retailing
The process of preparing merchandise in the DC or retail
store for transfer to and display at the shelf or rail. Can
include the removal of transit packaging, transfer of
garments from boxed to hanging format, ticketing, and
assembly of merchandise into store-floor or store-shelf
order.
Pre-shipping Activities completed before goods are transported by sea.
Pull replenishment
The customer-driven flow of materials and merchandise
through the supply chain. See also demand chain.
Back to navigation

R

Rail freight The transportation of goods by rail.
Real-time
A real-time system provides an immediate response to
external events. Often used in relation to tracking; see also
track-and-trace.
Regional distribution centre (RDC) See distribution centre.
Roadside See kerbside.
Reverse logistics
The process of collecting, handling and transporting used,
damaged, unwanted and end-of-life (EOL) goods and/or
packaging for the purposes of their disposal, recycling or
recovery. Can also refer to the return of re-usable transit
equipment - for example pallets and containers to a point
further up the supply chain (that is, upstream).
RFID / smart labels
RFID is radio-frequency identification, a system that uses
radio signals to locate and identify merchandise, batched
products or transportation assets fitted with special
electronic tags. The tags - also known as smart labels or
intelligent tags - enable the automatic track-and-trace of
merchandise/assets throughout the supply chain.
Routing
The process of determining and arranging the optimal
course of goods for transport.
Back to navigation

S

Service logistics / service parts logistics
Logistics activities relating to the management of parts to
and from end-users.
Shared-user
A storage or distribution facility used by a relatively stable
group of compatible customers. See also multi-user.
Solution sets
Packages of core services that cover multiple supply chain
activities. Solution sets are based on standardised
processes and pre-configured IT products.
Sourcing
The practice of locating and procuring raw materials,
components, finished goods and services.
Sub-assembly
A unit that is assembled separately but which combines with
other units in a finished product.
Supply chain
All the elements in the process of supplying a product to a
customer. The chain begins with the sourcing of raw
materials and ends with the delivery of finished merchandise
to the end-user. It embraces vendors, manufacturing
facilities, logistics service providers, distribution centres,
distributors, wholesalers, other intermediaries, etc. See also
demand chain.
Supply chain management
The co-ordinated management and control of the supply
chain, from the acquisition of raw materials from vendors
through their transformation into finished goods to the
delivery of merchandise to the final customer. It involves
information sharing, planning, resource synchronisation and
performance measurement.
Swap-body
A relatively lightweight, collapsible freight container, which
cannot be stacked; used primarily in rail and road transport.
Back to navigation

T


TEU
Or 20ft equivalent unit; the default measurement for
ocean freight containers. Most containers used today are
40ft long.
Temperature-controlled / temperature-assured
The storage and distribution of goods within a certain
temperature range as required by the product type; for
example, chilled or frozen. Products can include
pharmaceuticals as well as food.
Time-definite
A freight or distribution service that specifies or
guarantees delivery on a particular day or time of day.
Track-and-trace
The process of recording the progress of a consignment
through the supply chain, usually in or near real-time, in
order to track its status or trace its movements.
Sophisticated control tower systems function as a single
point of control, delivering centralised command of the
supply chain, with full visibility.
Truckload See FTL and LTL above.
Back to navigation

U

Upstream See reverse logistics.
Unit cost The total cost of producing a single unit.
Back to navigation

V

Value-added services See added-value services.
Vendor consolidation
The process of managing various vendors in order to
consolidate multiple LTL shipments into a single or smaller
number of consignments to reduce costs and improve
delivery efficiency.
Vendors The sellers of products and services.
Visibility
The ability to view detailed information about supply chain
management processes, typically in real or near real-time.
Back to navigation

W


Warehouse / warehousing
A covered place for the reception and storage of goods. See
also distribution centre.














Manajemen Persediaan dan Resiko
Manajemen persediaan digambarkan sebagai proses untuk mengelola jumlah barang yang
disimpan untuk menunjang usaha atau bisnis yang digerakkan. Idealnya suatu sistem
manajemen persediaan bisa berada dalam tingkat paling ekonomis tanpa adanya potensi resiko
pada perusahaan. Resiko yang dimunculkan akibat adanya persediaan adalah biaya
persediaan, kerusakan barang, kehilangan barang serta space untuk penyimpanan
barang. Jika meninjau komponen resiko tadi, bisa dibayangkan bahwa manajemen persediaan
yang tepat adalah mata rantai dalam supply chain management yang cukup vital.
Jika mengambil contoh pada resiko biaya persediaan, maka harus dicermati jumlah pembelian
berada pada tingkat yang memenuhi permintaan dengan selisih yang mendekati 0 (Zero
Inventory). Jika permintaan berada pada angka 200 setiap minggu dan gudang membeli
sejumlah 800, maka dibutuhkan 4 minggu untuk menghabiskan persediaan. Dalam tingkat
penjualan 200 maka gudang sudah menghabiskan biaya sejumlah 800. Yang disarankan adalah
memiliki persediaan mendekati 200, atau bahkan dalam 1 minggu bisa memesan 2 kali atau
beberapa kali pun untuk memenuhi angka permintaan 200. Variable ini bisa lebih unik lagi jika
memasukkan faktor Term Of Payment kepada supplier yang lebih panjang dari Selling Point.
Resiko kerusakan, kehilangan dan biaya space adalah biaya-biaya lain yang merugikan
perusahaan. Kerusakan dan kehilangan muncul karena handling, operasional dan administrasi
gudang yang tertata baik. Biaya space untuk penyimpanan adalah biaya yang hilang karena
menyimpan barang di saat space itu lebih tepat digunakan untuk input lain yang lebih
mempengaruhi tingkat output. Dari gambaran singkat mengenai resiko persediaan, maka bisa
dipastikan bahwa memiliki sistem manajemen persediaan yang baik akan menghindarkan (atau
paling tidak meminimalisir) perusahaan dari sejumlah resiko biaya.
Mengelola Resiko
Pendapat saya mengenai manajemen persediaan adalah mengelola resiko yang akan muncul
akibat adanya ketidaksesuaian persediaan dengan kebutuhan. Suatu tantangan bagi pekerja di
logistik untuk mengelola munculnya resiko-resiko tadi, kata mengelola saya coba pakai karena
untuk benar-benar menghilangkan resiko dalam prinsip manajemen persediaan diperlukan
adanya nilai dari mata rantai lain yang cukup sulit dikendalikan atau dalam supply chain
management, mata rantai ini bisa dikatakan mata rantai yang lemah.
Bagian dari mata rantai manajemen persediaan untuk mengelola resiko adalah ketika
manajemen persediaan dapat menyediakan jumlah barang pada waktu, jumlah, kualitas yang
tepat pada tingkat harga / biaya yang paling ekonomis. Ketika duduk di bangku perkuliahan,
lazim dipakai istilah Economic Order Quantity (EOQ) yang menjelaskan rumus / logika
mengelola persediaan pada jumlah yang paling ekonomis. Sayang sekali jika EOQharus dikubur
dalam-dalam atau paling tidak membutuhkan sejumlah penyesuaian jika ingin dipakai dalam
mengelola persediaan di dunia kerja yang memiliki variable kompleks.
Untuk itu, dalam mengelola resiko dengan megelola persediaan sangat terkait dengan
karakteristik industri / usaha masing-masing. Meski begitu prinsip-prinsip umum dapat menjadi
batasan untuk memiliki manajemen persediaan yang tepat. Berikut beberapa prinsip-prinsip
umum untuk manajemen persediaan :
1. Persediaan dapat memenuhi permintaan serta tersedia buffer / penyangga pada tingkat
tertentu.
2. Tersedia nya suatu sistem (baik menggunakan Warehouse Management Systems atau
pencatatan manual / ms. excel) yang memungkinkan untuk penghitungan stock dan
pemesanan ke supplier.
3. Adanya rumus untuk menghitung persediaan plus buffer yang dinyatakan di point no 1,
lazimnya faktor-faktor yang diperhitungkan oleh rumus adalah : Average permintaan
dalam periode tertentu, lonjakan permintaan beberapa periode terakhir, waktu tunggu
dari supplier. Rumus nya sendiri bisa bermacam-macam, saya pernah sedikit
mengulasnya pada tulisan saya Tingkat Persediaan [Ekonomis] Logistik.
4. Mengelola dengan tepat faktor waktu / tempo pembayaran ke supplier dengan waktu /
tempo revenue yang dihasilkan oleh aktifitas persediaan. Istilah yang lazim di sini
adalah Inventory Days / Day Sales Inventory / Inventory Turn Over (Saya agak lupa,
semoga ke-3 istilah itu sama artinya) yang merupakan hari persediaan dan
menggambarkan waktu yang dibutuhkan sampai barang tersebut keluar dan bisa
ditagihkan (bahasaokem nya menjadi duit). Pembandingnya adalah Term of
Payment atau jatuh tempo pembayaran kepada supplier. Sebisa mungkin sebelum
membayar, persediaan sudah menjadi uang. Saya ingat dosen mata kuliah
Manajemen Keuangan pernah mengajarkan bahwa tukang pisang goreng memiliki
perputaran persediaan yang sangat baik, Pagi belanja, Sore sudah bisa menjadi duit
begitu kata dosen saya dulu.

Strategi Manajemen Persediaan
Setelah membahas mengenai prinsip umum dalam manajemen persediaan dimana penggunaan
nya bisa terdiferensiasi kepada beberapa hal yang sangat spesifik dengan industri yang
dijalankan, ada sedikit ulasan mengenai strategi manajemen persediaan.Strategi yang saya
coba angkat adalah penggunaan-penggunaan prinsip lebih lanjut mengenai manajemen
persediaan dan biasanya terkait dengan kondisi diproyeksikan.
Strategi manajemen persediaan ini membutuhkan adanya satu perangkat Decision Support
System / Sistem Pendukung Keputusan yang akan memberikan analisa yang lengkap dan bisa
dijadikan dasar untuk strategi perusahaan. Dalam lingkup manajemen strategik, maka
manajemen persediaan adalah strategy pada level divisi yang harus mendukung strategy dari
coorporate secara keseluruhan. Misalkan : Strategi coorporate adalah memenuhi tingkat
pengadaaan barang di pasaran sesuai dengan keinginan konsumen. Manajemen persediaan
sudah bisa mengimplementasikan dengan menaikkan tingkat persediaan (mungkin
seperti pull method), tentunya strategy ini sedikit mengesampingkan faktor biaya atau istilah
nya with all cost.
Contoh strategi lain adalah dalam mengelola beberapa karakteristik barang dengan variable :
Margin (tinggi -rendah), Volume (besar-kecil), Sales (tinggi-rendah), Kerusakan (tinggi-rendah),
Value lain yang mempengaruhi (Tinggi-Rendah)
Variabel tadi akan saling berinteraksi dan bussines divisional strategy yang tepat dari manajer
lini pertama perlu mendefinisikan strategy manajemen persediaan apakah yang akan dipakai?
Semisal : Dengan tingkat keuntungan yang sama, suatu perusahaan akan berfokus pada barang
yang memiliki margin besar namun sales kecil, ketimbang margin rendah namu sales
besar. Trade off ini diperhitungkan dari perbedaan besarnya effort yang dikeluarkan oleh bagian
operasional, tentunya net margin yang dihasilkan harus minimal sama atau lebih tinggi. Dapat
dibayangkan kompleksitas yang diperhitungkan untuk mengambil kebijakan manajemen
persediaan, kompleksitas ini juga menyimpulkan bahwa Sistem Pendukung Keputusan
memainkan peranan yang cukup penting.
Decision Support Systems
DSS atau Sistem Pendukung Keputusan dalam manajemen persediaan merupakan hal penting
yang sering disederhanakan oleh para pengambil keputusan. Perusahaan besar saat ini sudah
menempatkan level ahli Inventory Analyst atau Planner dalam posisi yang cukup penting dan
berkontribusi besar pada keputusan perusahaan. Investasi lain dalam bentuk database yang
terintegrasi juga telah banyak dipakai. Hal ini dikarenakan perusahaan menginginkan adanya
satu analisis komprehensif dan akurat dengan menggunakan data se-aktual mungkin.
Salah satu contoh dalam kekuatan perusahaan yang memiliki Analyst / Planner dalam sistem
manajemen persediaannya adalah ketika melakukan analisa Inventory Days setiap SKU yang
disimpan. Melalui analisa tersebut dapat diidentifikasi SKU yang menyumbang kontribusi untuk
perusahaan, serta ada juga SKU yang justru merugikan untuk perusahaan. SKU yang merugikan
bisa dilihat dari sudut perputaran rendah, kerusakan tinggi, pemakaian space besar, dan hal-hal
semacam nya yang memunculkan biaya untuk perusahaan di saat SKU tersebut tidak
menyumbang revenue.
Beberapa kali level Analyst / Planner sering disepelekan, karena ketidakmampuan mengabsorb
kondisi lapangan yang riil. Sering juga perhitungan di atas kertas itu akhirnya dicampakkan dan
tidak dipakai oleh mentahnya asumsi yang diambil. Hal ini adalah tantangan bagi Analyst /
Planner untuk meyakinkan partner atau kolega mereka kepada analisa yang dibuat.
Sistem pendukung keputusan lainnya adalah software / database management. Software dasar
tentunya adalah Ms. Excel yang digunakan untuk perhitungan. Software lainnya adalah Ms Visio
untuk memodelkan atau memvisualisasi analisa-analisa yang diambil. Sistem pendukung
keputusan bisa dalam bentuk database management system yang dipakai perusahaan, semisal :
Foxbase, Oracle, dll. Saya kurang paham mendetail mengenai hal ini, namun setahu saya dalam
struktur database tadi bisa dibuat program kecil untuk mengeluarkan hasil perhitungan yang
sesuai dengan keinginan user. Misalkan mengeluarkan data barang yang memiliki rasio
perputaran paling tinggi, menghitung seluruh persediaan dibagi dengan sales, melakukan
replenishment otomatis dengan memberi indikator tertentu, dan masih banyak fungsi lainnya.
Istilah
Akhir tulisan ini saya coba menuliskan beberapa daftar istilah yang biasa muncul, ini benar-benar
dari pengalaman saja dan kemungkinan pemahaman saya juga sedikit melenceng atau
berbeda, monggo jika ada yang mau memperbaiki
Reorder point, titik dimana pengambil keputusan harus melakukan pemesanan barang ke
pemasok. Jika satu SKU mencapai jumlah tertentu, maka gudang harus melakukan pemesanan
barang untuk mengantisipasi permintaan di kemudian hari, jika tidak dilakukan maka akan resiko
nya adalah gudang tidak mampu memenuhi permintaan barang. Sederhananya : Jika rata-rata
permintaan 10 dan waktu tunggu dari supplier adalah 2 hari, maka (jika tidak menghitung buffer)
reorder point adalah 20. Jika stock sudah mencapai 10, maka gudang harus melakukan
pemesanan barang.
Average permintaan, adalah rata-rata historis permintaan suatu periode tertentu, biasanya dalam
periode waktu kira-kira 3 bulan untuk mengabsorb lonjakan-lonjakan yang terjadi selama periode
tersebut. Digunakan untuk menjadi dasar permintaan di masa mendatang.
Buffer Stock, Angka atau jumlah yang digunakan untuk mengantisipasi adanya lonjakan
permintaan. Bisa dikatakan idealnya minimum stock gudang adalah Average Permintaan +
Buffer
Uncertainty, Keadaan tidak pasti dari pasar yang harus diantisipasi atau disiasati dengan sistem
manajemen persediaan. Semisal pemasok yang tidak konsisten sementara barang di pasar
tinggi permintaannya. Pengelolaan terhadap ketidakpastian ini bisa menjadi kunci keberhasilan
perusahaan untuk melakukan penetrasi pasar. Ketidakpastian lain adalah permintaan pengecer
tradisional yang fluktuatif.
Seasonal, Kondisi permintaan musiman. Misalkan musim liburan anak-anak, maka akan ada
trend sejumlah barang tertentu yang harus disediakan dalam jumlah lebih besar daripada
biasanya. Kemampuan menghitung hal ini diperlukan rentang data masa lalu yang cukup
panjang, pemahaman kondisi pasar, perkembangan kompetitor, inflasi, trend belanja, dll. Saya
pernah melihat bahwa kondisi seasonal ini menyumbang angka penjualan yang sangat besar
dan momen ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin oleh pengecer.
Inventory Days, Hari persediaan yang merupakan jumlah stock dibagi rata-rata permintaan.
Angka ini harus berada pada angka seminim mungkin dengan tingkat potensi loss sales yang
paling rendah pula. Biasanya kesulitan terletak dari konsistensi pemasok dalam menyuplai
jumlah barang yang diminta.
Nah, kira-kira itu tadi yang saya ketahui tentang Sistem Manajemen Persediaan Gudang.
Memang masih sedikit dan mungkin agak kurang matang, tetapi kurang lebih di 2-3 perusahaan
yang saya lalui di bidang logistik selalu berada pada koridor-koridor di atas.


















Pada tulisan di blog saya tentang Sistem Manajemen Gudang , saya mengulas tentang
aktifitas-aktifitas pergudangan yang membentuk suatu sub sistem dan terintgerasi dalam satu
sistem manajemen pergudangan. Beberapa pengunjung blog menginterpretasikan tulisan saya
tersebut kepada adanya suatu software yang mensupport sistem manajemen gudang itu sendiri,
ada yang menanyakan secara gratis, konsultasi gratis bahkan tidak jarang ada yang konsultasi
berbayar atau ingin membeli software untuk mensupport manajemen pergudangan.
Kali ini saya tertarik untuk mengulas mengenai fitur-fitur software sistem manajemen gudang
(WMS) yang mungkin berguna bagi beberapa pengunjung blog ini atau anda yang memiliki
pengalaman mengenai WMS, membutuhkan WMS atau ada referensi mengenai WMS bisa
saling bertukar pikiran
Keberadaan software yang mensupport aktifitas pergudangan mulai dari penerimaan barang,
penyimpanan barang, pengambilan (picking) sampai dengan memuat ke truck dan delivery
sangat dibutuhkan oleh gudang, bantuan sistem ini akan membantu untuk melacak informasi
dan data-data yang dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik gudang sendiri.
Wikipedia mendefinisikan Warehouse Management System sebagai :
WMS, is a key part of the supply chain and primarily aims to control the movement and storage
of materials within a warehouse and process the associated transactions, including shipping,
receiving, putaway and picking. The systems also direct and optimize stock putaway based on
real-time information about the status of bin utilization.
Mengontrol pergerakan barang di dalam gudang sehubungan dengan transaksi keluar masuk
barang, mungkin itu adalah keyword dari definisi dari wikipedia di atas. Bagaimana WMS
(Warehouse Management System) ini bisa memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu sistem
database yang memungkinkan user untuk melakukan kontrol mendetail. Saya coba membahas
bagaimana WMS bisa melakukan hal tersebut, data-data ini saya dapatkan dari source yang
memiliki lisensi langsung mengenai software database gudang.

Fitur di atas adalah fasilitas ideal yang disediakan oleh Warehouse Management
System.Receiving and Putaway, Dispacthing, Stock Take, Reporting adalah beberapa fitur
standard yang coba saya bahas.
Receiving and Putaway
Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang
yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem WMS, sehingga database barang di gudang
akan terupdate. Opsi melakukan input barang adalah dengan menggunakan Input data PO
(Purchase Order) secara otomatis yang dilakukan Departemen Purchasing / Pembelian, atau
dengan input data manual. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan
kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan cycle
count atau stock opname.
Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi
tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi
dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport sistem FIFO/FEFO (First In First
Out / First Expired First Out).

Gambar di atas menunjukkan jumlah produk yang diterima dan lokasi yang peletakkan nya.
Untuk gudang yang memiliki fasilitas barcoding serta kompleksitas dan nilai yang sangat tinggi
maka disarankan melakukan pencetakan dokumen receipt pada sticker barcode yang akan
ditempelkan pada barang, hal ini berguna untuk mempercepat aktifitas operasional karena
proses perpindahan fisik barang akan disupport oleh adanya sistem scan barcoding
menggunakan handheld dan operator yang melakukan putaway tidak perlu melakukan updating
pada komputer.

Informasi receipt label yang ditempelkan pada pallet ini juga sangat membantu operator gudang
melakukan cycle count / stock opname, tidak perlu melakukan penghitungan manual dan cukup
melihat informasi pada sticker, maka waktu penghitungan akan sangat cepat dan akurat. Setelah
barang di atas pallet ditempel lebel dan diletakkan sesuai lokasi yang tertera, maka proses
receiving dan putaway bisa dikatakan selesai.
Dispacthing
Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari gudang
(picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet atau
kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan dipermudah
melalui adanya informasi pada WMS.

Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup melihat informasi,
atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device handheld, melakukan picking dan
melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data barang tersebut
sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sera bisa ditempati barang lain
yang akan diterima.
Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator pada gudang perlu dipandu dengan
informasi barang-barang yang akan didelivery / diberangkatakan ke satu tujuan. WMS akan
memberikan informasi order dari customer berupa sticker barcode yang ditempelkan pada setiap
karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang
sudah diambil dari lokasi.
Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di
picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse Management System
mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note atau
bisa juga disebut sebagai Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional
gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan dimuat ke
dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan checker yang melakukan
fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading. Sedemikian
penting tugas checker ini sehingga untuk mempercepat pekerjaannya, WMS mensupport dengan
pencetakan dokumen Delivery Note / Delivery Order seperti gambar berikut.

Selain fitur Delivery Note, dibutuhkan fitur
double check berikutnya untuk memastikan seluruh barang keluar merupakan order dari
customer, salah satu fungsi double check ini bisa dibantu dengan sticker dispatch label.
Sticker dispatch label ini akan memandu operator untuk melakukan loading ke dalam truck yang
akan membawa barang ke satu tujuan tertentu. Dispatch label ini memiliki fungsi ganda sebagai
proses double check pada tempat / destinasi yang nantinya akan menerima barang tersebut.
Informasi sticker dan jumlah karton cukup menjadi dasar pengecekan, menghemat waktu
pengecekan pada saat melakukan unloading di tempat tujuan.
Pada saat dipatch ini WMS akan memotong sejumlah stock yang telah didelivery ke tujuan,
proses informasi ini dibaca sebagai pengurangangan tingkat persediaan dan secara otomatis
bisa diproses kepada sebuah Sistem Manajemen Persediaan untuk selanjutnya diproses
menjadi pemesanan kepada supplier. Detail artikel Sistem Manajemen Persediaanpernah saya
ulas pada tulisan saya.
Stock Take
Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock komputer sehingga
tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang sesuai
dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan satu aktifitas yang menyedot kapasitas dan
sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock take dilakukan dengan
melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan 2 dan seterusnya
untuk memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang. WMS sudah memudahkan dengan
informasi detail setiap barang dan lokasi, sehingga operator cukup mudah untuk melakukan
stock take. Dalam flow WMS maka operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih
antara fisik barang dengan stock komputer.

Report Stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik dilakukan idealnya adalah 0 atau
tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik. Jika ada nilai selisih plus atau
minus maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik, WMS telah membantu untuk
melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih, operator tidak perlu lagi berkeliling
gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi yang
menurut report terjadi selisih. Waktu yang digunakan akan sangat singkat. Setelah seluruh
penghitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus terhadap
penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai
antara data dengan fisik.
Reporting
Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang
tersedia pada WMS harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, laporan ini
juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang
oleh adanya data historis masa lalu. Fitur reporting ini menurut saya menjadi titik vital pentingnya
ada sebuah WMS pada gudang.
Beberapa fitur reporting pada gambar di samping haruslah mampu mendukung kebutuhan
sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap. Idealnya seseorang akan mampu
membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur reporting ini. Misalkan reporting hari persediaan
(Inventory Days) yang seharusnya berada pada tingkat minimum, anggap saja idealnya 5 hari.
Jika reporting menunjukkan stock gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan Kepala Gudang /
Manajer Gudang haruslah mencoba menurunkan tingkat order dan mengoptimalkan
pengeluaran barang, sehingga tingkat persediaan turun.
Report ini juga dibutuhkan customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk
mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau
destinasi mana. Tanpa adanya fitur pendukung berupa reporting ini, maka WMS bisa dikatakan
tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.
Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang.
Misalkan KPI dari variansi stock adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan laporan
selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan lebih lanjut (biasanya digunakan oleh Data
Analyst), fitur reporting harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf .csv atau .xls yang bisa
diolah lebih lanjut dengan Ms Excel.
Beberapa fitur standard dari WMS tadi seharusnya bisa ditemukan pada setiap gudang,
tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya. Instalasi software WMS sendiri
memerlukan biaya tidak sedikit dan setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated admin untuk
bertanggung jawab atas WMS ini.
Investasi Warehouse Management System
Menurut beberapa sumber penyedia WMS, harga yang ditawarkan cukup bervariatif. Bisa di
atas 50 juta, atau bernilai di bawah 50 juta. Variasi ini biasanya ditimbulkan oleh kompleksitas
fitur yang tersedia pada WMS tersebut. Idealnya, ketika membeli sebuah WMS, user harus
mengetahui beberapa hal sebagai berikut :
1. Kapabilitas penyedia jasa WMS.
2. Portfolio atau pernah dipakai sebelumnya.
3. Supporting jika terjadi bug atau error.
Jika instalasi WMS menjadi investasi yang cukup besar dan mungkin saja akan memberatkan
bagi belanja modal (Capital Expenditure) bagi sebuah usaha, maka tidak ada salahnya
mengalihkan pilihan kepada jasa persewaan WMS. Tentunya opsi ini akan lebih ringan dan
memiliki resiko lebih rendah karena pencatatannya akan sebagi biaya operasional (Operational
Expenses) bulanan serta resiko apabila WMS tidak terpakai tentunya akan hilang karena
sewaktu-waktu dapat memutuskan kontrak dengan penyedia jasa.
Kapan idealnya sebuah gudang membutuhkan Warehouse Management System (WMS)?
Pertanyaan tentunya memiliki berbagai macam penjelasan dan perspektif untuk menjawabnya,
dari sisi ekonomis maka bisa saja sebuah gudang membutuhkan WMS ketika nilai pergerakan
barang di dalamnya mencapai angka tertentu (katakan 1 Milliar rupiah sebulan) dan angka
investasi WMS adalah 100 juta rupiah yang apabila disusutkan 60 bulan hanya sekitar 1,67 juta
atau senilai 1,67% dari omzet sebulan. Dari sisi Good Warehousing Practices (GWP), bisa saja
sebuah gudang membutuhkan WMS ketika tenaga atau aktifitas manual tidak bisa mendukung
GWP itu sendiri sehingga gudang tersebut membutuhkan solusi berupa WMS tanpa
memperhitungkan sisi finansial.
Pada akhirnya itu akan menjadi pilihan bagi pelaku usaha untuk melakukan investasi terhadap
WMS, namun di tengah-tengah dinamis nya pergerakan bisnis atau usaha maka investasi
tentunya akan melahirkan keunggulan kompetitif i tersendiri bagi suatu usaha,berani?