[[APLICACIONES OFIMTICAS]]

1 de septiembre
de 2012




[Aplicaciones
Ofimticas]
Unidad 1. Introduccin a las aplicaciones
ofimticas

En esta unidad vamos a conocer los principales paquetes ofimticos y sus
caractersticas. Adems, estudiaremos los distintos tipos de aplicaciones
corporativas que existen y por ltimo repasaremos los tipos de software y las
licencias.


[CFGM Sistemas Microinformticos y Redes]


Unidad 1. Introduccin a las aplicaciones ofimticas 2

[CFGM Sistemas Microinformticos y Redes] [Aplicaciones Ofimticas]


ndice:
1 La empresa y las aplicaciones informticas ........................................................................ 3
2 Aplicaciones Ofimticas ........................................................................................................... 3
2.1 Procesadores de texto .................................................................................................... 3
2.2 Hojas de clculo ............................................................................................................... 4
2.3 Gestores de presentaciones ........................................................................................... 5
2.4 Gestores de bases de datos .......................................................................................... 5
2.5 Gestores de correo electrnico ..................................................................................... 6
3 Paquetes ofimticos .................................................................................................................. 6
3.1 Microsoft Office ............................................................................................................... 7
3.2 OpenOffice Apache ........................................................................................................ 7
3.3 LibreOffice ........................................................................................................................ 8
3.4 Corel WordPerfect Office ............................................................................................. 9
3.5 Google Drive .................................................................................................................... 9
3.6 Gnome Office ................................................................................................................... 9
3.7 Apple iWork ................................................................................................................... 10
4 Aplicaciones Corporativas ..................................................................................................... 10
5 Tipos de Software y Licencias .............................................................................................. 11
6 Actividades ............................................................................................................................... 12
7 Bibliografa de referencia y direcciones de inters ........................................................ 13










Unidad 1. Introduccin a las aplicaciones ofimticas 3

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1 La empresa y las aplicaciones informticas

Uno de los agentes ms importantes de la sociedad actual es la informacin, de ah el
gran desarrollo e inters de la informtica, la cul tiene por objeto el tratamiento automtico
de la informacin.
Las aplicaciones informticas utilizadas en la empresa son, en ocasiones, las mismas que
se emplean en otros mbitos de la sociedad, incluyendo el domstico. Sin embargo las empresas
tienen una serie de necesidades especficas diferentes a las que pueda tener un usuario en su
tiempo de ocio.
Las aplicaciones pensadas y desarrolladas para satisfacer necesidades relacionadas
con la actividad empresarial se denominan aplicaciones corporativas o de uso empresarial, por
otro lado, las aplicaciones informticas de uso general se suelen agrupar bajo el nombre de
ofimtica.
2 Aplicaciones Ofimticas

Actualmente la palabra ofimtica hace referencia prcticamente, a cualquier programa
informtico de propsito general que permita realizar una gestin eficiente de la informacin
almacenada en formato digital. El mbito de este tipo de aplicaciones se extiende a diferentes
entornos de trabajo, pblicos o privados.
Aunque en la actualidad existen multitud de tipos de aplicaciones que estaran
englobados dentro de este grupo, como los editores de imagen o video, aplicaciones de gestin
de proyectos etc., las aplicaciones que tradicionalmente se han incluido dentro de este grupo
son:
Procesadores de texto
Hojas de clculo
Gestores de presentaciones
Gestores de bases de datos
Gestores de correo electrnico

2.1 Procesadores de texto

Los procesadores de texto son aplicaciones informticas que permiten la creacin y
edicin de documentos de texto. Estas aplicaciones surgen como alternativa a las mquinas de
escribir donde la edicin de textos era ms costosa ya que no permita el borrado, modificacin
o la reutilizacin de textos.
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Hoy en da los procesadores de texto se han desarrollado permitiendo funcionalidades
tales como la aplicacin de diversos estilos y fuentes, insercin de imgenes y grficos, creacin
de tablas, correccin ortogrfica, etc., y que dependern del procesador que utilicemos.
Algunos de los procesadores de texto ms conocidos son:
Word (MICROSOFT)
Writer (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)
Works (MICROSOFT)
WordPerfect (COREL)
WordStar (SOFTKEY)
AmiPro3 (LOTUS/IBM)
AbiWord (GNOME OFFICE)
Pages (APPLE)
Adems de los procesadores de texto habituales cuyos ejecutables se instalan en la
mquina cliente, tambin se han desarrollado procesadores de texto online tales como el
incluido en Google Drive (http://drive.google.com/) que permiten crear, editar y compartir
documentos en la Web.

2.2 Hojas de clculo

Una hoja de clculo es una tabla de informacin dispuesta en filas y columnas. Cada
interseccin de fila y columna representa un campo que se denomina celda. La informacin que
puede contener una celda puede ser de tipo numrico o texto, as como frmulas que permiten
calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la hoja de clculo.
El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme
para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener, mediante frmulas, nuevos valores.
Las hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de nmeros de forma
rpida y fcil, por este motivo, las hojas de clculo son muy utilizadas para actividades como
planificacin, anlisis financiero y contable, presentacin de grficos, etc.
Algunas de las aplicaciones de hojas de clculo ms conocidas son:
Excel (MICROSOFT)
Calc (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)
Quattro Pro (COREL)
Lotus 123 (LOTUS/IBM)
Gnumeric (GNOME OFFICE)
Numbers (APPLE)




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2.3 Gestores de presentaciones

Este tipo de aplicaciones nos permiten crear presentaciones con el objetivo de comunicar
ideas de forma clara y sencilla.
En general, las presentaciones se componen de pginas independientes denominadas
diapositivas que se organizan siguiendo un guin preestablecido que define el orden en que van
a ser mostradas.
Hoy en da las aplicaciones de presentaciones permiten funcionalidades tales como la
inclusin de grficos, elementos multimedia, tablas de datos, automatizacin de transiciones
entre diapositivas, creacin de animaciones, etc.
Algunas de las aplicaciones de presentacin ms conocidas son:
PowerPoint (MICROSOFT)
Impress (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)
Presentations (COREL)
Keynote (APPLE)

2.4 Gestores de bases de datos

Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un tema o un
propsito particular. Los registros de los empleados en un archivador, una coleccin de sellos, o
una lista de clientes en una agenda se consideran bases de datos.
En la actualidad, la mayora de las bases de datos se almacenan en formato digital.
Esta informacin puede estar simplemente repartida en ficheros o estar organizada mediante un
programa gestor. Un sistema gestor de bases de datos (SGBD) es un sistema que nos permite
definir, generar, actualizar y consultar la informacin almacenada en una base de datos.
Algunos de los gestores de bases de datos ms conocidos son:
Access (MICROSOFT)
Base (APACHE SOFTWARE FOUNDATION, THE DOCUMENT FOUNDATION)
SQL Server (MICROSOFT)
Oracle (ORACLE)
MySQL (ORACLE)
Paradox (COREL)
PostGreSQL



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2.5 Gestores de correo electrnico

Los gestores de correo electrnico son aplicaciones que nos permiten trabajar con
diferentes cuentas de correo electrnico al mismo tiempo, de tal forma que, una vez
configuradas las diferentes cuentas en el gestor podremos revisar, enviar o recibir los mensajes
de cada una de las cuentas sin tener que acceder a la Web de cada una de ellas por separado
(Hotmail, Yahoo, Gmail, etc).
Los gestores de correo tambin ofrecen otro tipo de funcionalidades tales como la
gestin de contactos o de calendario, creacin de tareas y notas, etc. Algunos de los gestores
de correo ms conocidos son:
Outlook (MICROSOFT)
Eudora (QUALCOMM)
Thunderbird (MOZILLA)
Evolution (GNOME)
Notes (LOTUS/IBM)
3 Paquetes ofimticos

Un paquete o suite ofimtica est formado por un conjunto de programas diseados
para complementarse entre si facilitando al usuario la realizacin de tareas concretas. El tipo y
la cantidad de diferentes programas que contenga dicho paquete dependen, en gran medida,
de las caractersticas de la propia suite adquirida. Las aplicaciones ms comercializadas no
dudan en incluir software para la edicin de texto, hojas de clculo, algn gestor de base de
datos, herramientas de trabajo con grficos y presentaciones, navegadores web, gestores de
agenda o clientes de correo electrnico. No obstante, las diferencias principales entre los mismos
hay que encontrarlas en los siguientes aspectos fundamentales:
La suite es multiplataforma o no?
Es opensource o es privada?
Es gratuita o no?
Analizando las respuestas a dichas cuestiones y comparndolas con los requerimientos
del usuario, el administrador de sistemas puede descubrir la suite o aplicacin ofimtica ms
adecuada al entorno que se pretende implantar.
As una aplicacin ofimtica opensource y gratuita tiene las ventajas de un menor coste
tanto en licencias como en hardware, una mayor independencia tecnolgica, mayor portabilidad
y posibilidad de modificacin, as como la adecuacin a las necesidades del usuario. Por el
contrario, una suite como Microsoft Office ofrece como ventajas una mayor tradicin en el uso
(por tanto, menos inversin de tiempo en dinero y aprendizaje), implantacin dominante en el
mercado, homogeneidad y soporte fiable, robusto y eficaz.

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Algunas de las suites ofimticas ms extendidas son las que se muestran a continuacin.

3.1 Microsoft Office

La suite ofimtica de MICROSOFT es la ms conocida y utilizada. Incluye una aplicacin
de procesamiento de textos (Word), de hoja de clculo (Excel), una de base de datos (Access),
un gestor de presentaciones (PowerPoint), gestor de publicaciones (Publisher) y varias
herramientas ms.
Caractersticas:
Suite dominante en el mercado
Aplicaciones robustas y eficaces
Soporte fiable
Plataformas Windows y MAC
Alto coste
Mayor consumo de recursos respecto a otros paquetes
La versin ms reciente corresponde a Office 2010. Esta versin dispone de una interfaz
de usuario muy similar a su predecesora (Office 2007) y cuenta entre sus principales novedades
con la aparicin de una edicin online gratuita (Office Web Applications) y la incorporacin de
funcionalidades de tratamiento de imgenes integradas en las aplicaciones.
Requisitos:
Versin Standard Office 2003 Office 2007 Office 2010
Procesador 233 MHz 500 MHz 500 MHz
Memoria 128MB 256 MB 256 MB
Disco duro 400 MB 2 GB 3 GB
Resolucin 800x600 1024x768 1024x576

Fuentes: http://office.microsoft.com/es-es/suites/HA101668653082.aspx#3
http://www.microsoft.com/spain/Office/editions/sysreq.mspx

3.2 OpenOffice Apache

Es una suite ofimtica de libre distribucin y cdigo abierto desarrollada inicialmente
por la empresa SUN MICROSYSTEMS junto con la colaboracin de desarrolladores de todo el
mundo. Su cdigo fuente se basaba en el paquete ofimtico de SUN, STAR OFFICE. En junio de
2011, un ao y medio despus de la compra de la empresa SUN MICROSYSTEMS por parte de
ORACLE, el proyecto OpenOffice.org don la suite a la APACHE SOFTWARE FOUNDATION para
convertirse en un proyecto de la misma. El nombre actual del proyecto es OpenOffice Apache.
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En enero de 2012, IBM don el cdigo de la suite ofimtica Lotus Symphony a la
APACHE SOFTWARE FOUNDATION. Con esta donacin, la prxima versin (OpenOffice Apache 4)
incluir mejoras en la accesibilidad, el rendimiento, etc. provenientes de Lotus Symphony.
Entre sus herramientas se incluyen un procesador de textos (Writer), una hoja de clculo
(Calc), un gestor de base de datos (Base), un gestor de presentaciones (Impress), un editor de
grficos (Draw) y un editor de frmulas matemticas (Math).
Como caractersticas a destacar de OpenOffice Apache:
Multiplataforma (Windows, Solaris, Linux o Mac OS)
Nuevo componente de acceso a archivos mediante FTP
Soporte para exportacin en formato Macromedia Flash (SWF)
Manejo de PDF
Soporte Web 2.0 con componentes Wiki
Requisitos para la versin 3.4 de OpenOffice Apache:
S.O. Windows Linux Mac OS
Procesador Pentium III o mayor Pentium III o mayor Intel
RAM Mnima 256 MB 256 MB 512 MB
RAM
Recomendable
512 MB 512 MB 512 MB
Disco duro 650 MB 400 MB 400 MB
Resolucin 1024x768 1024x768 1024x768
Versin SO Windows 2000 o superior Linux Kernel 2.6 o mayor Mac OS X 10.4 o superior

3.3 LibreOffice

Es una suite ofimtica de libre distribucin y cdigo abierto. Est basada en OpenOffice
y en la actualidad, las principales distribuciones de Linux incorporan LibreOffice como suite
ofimtica.
Unos meses despus de la compra de SUN MICROSYSTEMS por parte de ORACLE, algunos
desarrolladores del proyecto OpenOffice fundaron THE DOCUMENT FOUNDATION, publicando una
bifurcacin de OpenOffice, llamada LibreOffice. THE DOCUMENT FOUNDATION libera cada seis
meses una versin de LibreOffice.
Entre sus herramientas se incluyen un procesador de textos (Writer), una hoja de clculo
(Calc), un gestor de base de datos (Base), un gestor de presentaciones (Impress), un editor de
grficos (Draw) y un editor de frmulas matemticas (Math). Los requisitos de LibreOffice son los
siguientes:
S.O. Windows Linux Mac OS
Procesador Pentium III o mayor Pentium III o mayor Intel o PowerPC
RAM Mnima 256 MB 256 MB 512 MB
RAM
Recomendable
512 MB 512 MB 512 MB
Disco duro 1,5 GB 1,55 GB 800 MB
Resolucin 1024x768 1024x768 1024x768
Versin SO Windows 2000 o superior Linux Kernel 2.6 o mayor Mac OS X 10.4 o superior
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3.4 Corel WordPerfect Office

WordPerfect Office es la suite creada por COREL CORPORATION. Incluye un procesador de
textos (WordPerfect), una hoja de clculo (Quattro Pro), un gestor de presentaciones
(Presentations), un gestor de correo (WordPerfect Mail) y un gestor de bases de datos disponible
solo en su versin profesional (Paradox). Actualmente, se encuentra disponible la versin X6.
Entre las caractersticas a destacar se encuentran:
Precio competitivo
Permite la creacin y edicin de archivos PDF
Acceso a servicios en lnea desde la propia aplicacin
Compatibilidad con Office
Control de acceso a comentarios en los documentos
Requisitos:
Caractersticas WordPerfect X6
Procesador 466 MHz
Memoria RAM 256 MB
Disco duro 600 MB
Resolucin 800x600
Otros requisitos CD-ROM, Ratn o TabletPC, Internet Explorer 6.0 o superior

3.5 Google Drive

Google Drive, anteriormente llamado Google Docs, es una suite ofimtica gratuita y
online (http://drive.google.com/). Incluye una aplicacin de procesamiento de textos, de hoja de
clculo, de presentaciones, dibujos y de creacin de formularios. Este paquete nos permite crear,
editar y subir documentos rpidamente, acceder a ellos para visualizarlos o editarlos desde
cualquier parte, y compartirlos con otros usuarios asignndoles permisos de lectura y/o edicin.

3.6 Gnome Office

Gnome Office es una suite ofimtica gratuita desarrollada por el proyecto libre
GNOME (http://live.gnome.org/GnomeOffice). Se compone, entre otras aplicaciones, de un
procesador de textos (AbiWord), una hoja de clculo (Gnumeric), un gestor de bases de datos
(GNOME-DB). Adems se encuentra disponible para varias plataformas.



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3.7 Apple iWork

iWork es la suite ofimtica de la empresa APPLE, desarrollada para su sistema operativo
Mac OS X. Est formada por el procesador de textos (Pages), la hoja de clculo (Numbers) y el
gestor de presentaciones (Keynote). La versin actual de esta suite es iWork '09.
iWork se considera la sucesora de la suite AppleWorks, aunque no incluye gestor de
bases de datos y herramientas grficas como si haca AppleWorks.
4 Aplicaciones Corporativas

Las aplicaciones corporativas son aquellas que resuelven problemas relativos a la
gestin empresarial como por ejemplo la realizacin de facturas, gestin de la contabilidad, del
stock del almacn, etc.
En funcin del concepto con el que se ha desarrollado el software podemos distinguir
entre:
1. Aplicaciones Estndar. Desarrolladas para que se puedan aplicar a cualquier
empresa que necesite de unas funcionalidades genricas. La ventaja para los
usuarios es que este tipo de aplicaciones son ms econmicas ya que la empresa
solo realiza el desarrollo una vez. La desventaja es que el software no puede
ser modificado para adaptarse a necesidades especficas del cliente, a menos
que la empresa desarrolladora est dispuesta, lo que seguramente har que el
coste de la aplicacin aumente considerablemente. Una de las aplicaciones ms
conocidas de este tipo es ContaPlus.
2. Aplicaciones Configurables. Este tipo de aplicaciones disponen de una serie de
opciones que pueden ser configuradas por el usuario para ajustar la aplicacin
a sus necesidades especficas, por ejemplo la modificacin de informes. Su
precio es ms elevado que el de las aplicaciones estndar ya que su desarrollo
es ms complejo.
Dentro de este tipo de aplicaciones nos encontramos con los Enterprise Resource
Planning (ERP) o sistemas de planificacin de recursos de la empresa. Los ERP
son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de
las tareas que se realizan en un negocio asociadas con los aspectos operativos
o productivos de una empresa (ej. Almacenamiento de clientes, generacin de
albaranes y facturas etc.). Se caracterizan por ser integrales, modulares
adaptables. Algunos de los ms conocidos son SAP o Navision (ahora Microsoft
Dynamics Nav).
3. Aplicaciones a medida. Son desarrolladas especficamente para un cliente o
empresa, la cul especifica qu funcionalidades debe tener la aplicacin y el
desarrollador realiza el software en base a esas especificaciones. Las
aplicaciones a medida suelen ser las ms caras.

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5 Tipos de Software y Licencias

Una licencia es un contrato entre el desarrollador o propietario de un software y el
usuario que lo adquiere. En este contrato se definen con precisin los derechos y deberes de
ambas partes y las condiciones de uso.
1. Software libre. Un software libre es aquel que se distribuye junto con su cdigo
fuente. Adems para que un software sea libre debe cumplir los siguientes
requisitos:
Que se pueda utilizar con cualquier propsito.
Que el usuario lo pueda modificar para adaptarse a sus
necesidades.
Que el usuario pueda redistribuir copias del programa de
forma gratuita o pagando.
Que el usuario pueda distribuir versiones modificadas del
programa siempre y cuando se documenten los cambios del
software.

Algunas de las licencias que podemos encontrar son:

i. Open Source. Son aplicaciones, generalmente gratuitas, que
incluyen el cdigo fuente y por tanto permiten al usuario
redistribuirlo y modificarlo para adaptarlo a sus necesidades
especficas.
ii. Licencia GPL (General Public License) o copyleft. Es un tipo de
licencia que se aplica al software libre y opensource en el que
el se obliga al usuario a que en el caso de que modifique o
redistribuya el software, ste deber seguir siendo libre. Este
tipo de licencia fue creada para mantener la libertad del
software y evitar que alguien quisiera apropiarse de la
autora intelectual convirtindolo en software propietario.

2. Software propietario. Hace referencia a cualquier programa informtico en el
que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de uso, modificacin o
redistribucin (con o sin modificaciones), o cuyo cdigo fuente no est disponible
o el acceso a ste se encuentra restringido.

3. Software de dominio pblico. Es aquel que no est protegido por derechos de
autor (copyright) y por tanto el usuario puede copiarlo, modificarlo o distribuirlo
como si fuera software propietario.

4. Freeware. El software se distribuye de forma gratuita pero su cdigo fuente no
est disponible.

5. Shareware. Permite la distribucin del software de forma gratuita para su
evaluacin. Al ser una versin de evaluacin es posible que sta no disponga de
todas las funcionalidades o que la versin deje de funcionar pasado un tiempo.
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Para poder utilizar la versin completa el usuario debe pagar una suma de
dinero y registrarse.
6 Actividades

1 Cul crees que es la principal funcin de un gestor de base de datos? Reflexiona sobre
las ventajas que tiene respecto al uso de ficheros no relacionados entre s.

2 Explica qu es un paquete ofimtico. Qu tipos de programas suele incluir? Qu
ventajas tiene adquirir un paquete ofimtico respecto a la compra de programas sueltos
de diferentes fabricantes?

3 Un cliente te ha pedido una aplicacin de facturacin para su empresa. Tiene slo dos
puestos de trabajo, en uno se realizarn las facturas y en otro la gestin de almacn.
Has localizado un programa bastante econmico, pero es monopuesto. Recomendaras
al cliente la adquisicin del programa? En qu condiciones podra funcionar? Qu
problemas ocasionara?

4 Busca informacin sobre cinco paquetes ofimticos distintos. Confecciona una lista en la
que aparezca el nombre, el fabricante, la ltima versin, requisitos, componentes y
precio.

5 Elige y justifica qu paquete ofimtico instalaras para cada uno de los siguientes
supuestos:
Para el ordenador de tu casa
Para una inmobiliaria:
o 3 ordenadores PIV con 512 MB RAM
Para una empresa de calzado:
o 50 ordenadores para el departamento comercial
o 3 ordenadores para el departamento de recursos humanos
o 10 ordenadores para el departamento de contabilidad
o 20 ordenadores para el departamento de administracin
o 5 ordenadores para almacn

6 Busca en Internet la pgina Web oficial de la empresa Microsoft. Intenta localizar una
demostracin del Office 2010.
a. Qu te parece la interfaz?
b. Qu ventajas encuentras a esta versin? Algn inconveniente?
c. Enumera y describe las distintas versiones que existen de Office 2010

7 Qu es una aplicacin ERP? Qu diferencias hay entre las aplicaciones ERP y el
desarrollo a medida? Qu ventajas e inconvenientes tiene el desarrollo a medida para
el cliente?



Unidad 1. Introduccin a las aplicaciones ofimticas 13

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8 Cul es la diferencia entre software libre y freeware? Se refieren al mismo tipo de
productos? En caso contrario, qu diferencias hay entre ellos?

9 Una empresa te ha pedido que instales un equipo con las siguientes aplicaciones de
libre distribucin: procesador de texto, hoja de clculo, editor de imgenes, reproductor
de msica, reproductor de vdeo, navegador y gestor de correo. Elabora una lista con
las aplicaciones que instalaras.
7 Bibliografa de referencia y direcciones de inters

Aplicaciones ofimticas. Fidel Oltra, Jess Albert, Francisco Mrquez, Juan Luis
Moreno. McGraw-Hill, 2005
Aplicaciones ofimticas. Laura Raya, David Miraut, Jose Luis Raya. RA-MA.
2009.
Pgina web OpenOffice: http://es.openoffice.org/
Pgina web MS Office: http://office.microsoft.com/es-es/default.aspx
Descripcin de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.
http://office.microsoft.com/es-es/suites/HA101679413082.aspx