Crear Base de datos en

Microsoft Access 2010

Publicado en abril 26, 2013 por Victor Riquelme Sin Comentarios
En esta oportunidad ensearemos a crear una base de datos en Access utilizando un modelo entidad_ relacin (herramienta para
el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de informacin as como sus interrelaciones
y propiedades).
El modelo entidad_relacin que utilizaremos corresponde a una organizacin bsica de una empresa.

Tomando el cuenta el modelo anterior comenzaremos a crear nuestra base de datos. Los pasos a realizar son los siguientes:
Abrimos Microsoft Access 2010, seleccionamos la plantilla Base de Datos en Blanco y en Nombre de archivo les recomendamos
poner el nombre de su organizacin o un nombregenrico. Luego de poner el nombre deben hacer clic en Crear.

Lo siguiente es analizar nuestro modelo entidad_relacin y para esto les explicare que significa cada elemento del modelo,
si tienen conocimiento de esto pueden ir al paso 3.


Entidad: Corresponde a un objeto o cosa del mundo real. Debe ser escrito en singular y acompaada de atributos.

Atributos: Caractersticas relevantes que definen o identifican una entidad.

Relaciones: Describe las dependencias de las entidades permitiendo la asociacin entre ambas. Se representan mediante un
rombo etiquetado con un verbo y puede llevar el atributo que se desea relacionar.
Las relaciones utilizan correspondencias cardinales las cuales corresponden al nmero de entidades con las que puede estar
relacionada una entidad dada. La forma de leer las relaciones es: El primer valor (antes de ..) corresponde a la entidad en donde
se encuentra la etiqueta y el segundo valor (despus de ..) corresponde a la entidad a la que se realiza la asociacin.
Correspondencias cardinales:
0 si cada instancia de la entidad no est obligada a participar en la relacin.
1 si toda instancia de la entidad est obligada a participar en la relacin y, adems, solamente participa una vez.
N si cada instancia de la entidad no est obligada a participar en la relacin y puede hacerlo cualquier nmero de veces.
Para comenzar a crear nuestras tablas lo primero sera identificar las entidades y los atributos de nuestro modelo como podemos ver
a continuacin.

Ahora volvemos a Access y nos encontraremos con la pantalla de herramientas de
tablas, empezaremos creando la tabla contribucin para esto vamos a Ver y ponemos Vista
de Diseo y nos pedir el nombre de la tabla escribimos contribucin con minsculas y
sin acentos.

Luego de presionar aceptar aparecer la ventana de diseo en donde agregaremos los
atributos de la tabla contribucion.

*Es importante tener en cuenta que para cualquier tabla necesitaremos un campo nico que no debe repetirse (llave primaria)
usualmente usamos el nombre id, pero en este ejercicio nos guiaremos por los atributos que nos da nuestro modelo.
En esta vista encontramos:
Nombre del campo: Corresponde al nombre de nuestros atributos.
Tipo de Dato: Corresponde al tipo de dato al que corresponden nuestros campos, en general solo usaremos texto, numero y fecha
y hora.
Descripcin: Aqu podemos agregar un pequeo detalle de nuestro campo.
Para la tabla contribucion nuestra llave primaria sera rea ya que este campo no debe repetirse dentro de nuestra tabla y el tipo
de datos sera texto. Luego agregamos los dems atributos quedando de la siguiente manera:

*Les recomiendo utilizar siempre minsculas y para separar nombres utilizar un _.
No olviden guardar para actualizar los cambios.
Con esto ya tenemos creada nuestra primera tabla y para poder agregar una nueva tabla vamos a la pestaa Crear y luego Tabla.

Luego volvemos a la vista de diseo y ponemos el nombre de nuestra nueva tabla. A continuacin dejare las imgenes de todas
las tablas creadas con sus respectivos atributos y llaves primarias.
Tabla empleado

Tabla carga_familiar

Tabla departamento

Tabla proyecto

Ya tenemos creadas nuestras tablas ahora lo que nos falta es comenzar a crear las relaciones para esto vamos a Herramientas de
base de datos y luego Relaciones.

Nos aparecer una nueva ventana que nos preguntara que tablas deseamos mostrar en nuestro caso las marcaremos todas
(seleccionarlas con el mouse) y presionaremos agregar y luego cerrar.

Nos aparecern de la siguiente manera nuestras tablas:

Comenzaremos explicando la relacin que hay entre contribucin y empleado.

Como podemos observar nuestra relacin dice Realiza
y contiene una Fecha. Ademas contiene las etiquetas
0..1 y 1..1.
Estos datos se leen de la siguiente manera:
0 contribuciones puedes ser realizadas por 1 empleado
1 empleado puede realizar 1 contribucin
Esto significa que un empleado puede realizar 0 o 1contribucin y el campo fecha debe ser almacenado en contribucin.
Aun nos hace falta determinar quien realizo la contribucin y para esto agregamos a la tabla contribucion la llave primaria de la
tabla empleado.
Si realizamos bien estos pasos deberamos tener lo siguiente:

Ahora que ya tenemos los campos en comn (rut > rut_empleado) arrastramos rut hastarut_empleado y marcamos las
opciones Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.

Las siguientes relaciones son las siguientes:
EMPLEADO tiene CARGA FAMILIAR
1 empleado puede tener una carga familiar
0 o muchas cargas familiares pueden tener un empleado
Necesitamos agregar el parentesco y este debe ir en la tabla carga familiar. Esto debido a que la tabla empleado contiene a la
tabla carga_familiar.

DEPARTAMENTO controla PROYECTO
1 departamento puede controlar una carga proyecto
0 o muchos proyectos pueden ser controlados por un departamento
En este caso la tabla departamento contiene a la tabla proyecto.

DEPARTAMENTO controla PROYECTO
1 departamento puede controlar una carga proyecto
0 o muchos proyectos pueden ser controlados por un departamento
En este caso la tabla departamento contiene a la tabla proyecto.

EMPLEADO trabaja PROYECTO
1 empleado puede trabajar en uno o muchos proyectos
0 o muchos proyectos pueden ser trabajados por un empleado
Este es un caso particular en donde ambos se contienen y la relacin es llamada Muchos a Muchos, cuando ocurre esto debemos
crear una tabla intermedia. A esta tabla la llamaremos empleado_proyecto y tendr como llaves primarias las llaves de ambas
tablas. Ademas debemos agregar el campo fecha en esta tabla.
Tabla intermedia

*Para poder poner 2 llaves primarias debemos seleccionarlas ambas y presionar la llave que se encuentra arriba.
Una vez creada volvemos a la vista relaciones hacemos clic derecho sobre el ambiente de trabajo y presionamos mostrar tabla,
luego buscamos empleado_proyecto la marcamos y ponemos agregar. Si lo hacemos bien podremos ver nuestra tabla y hacer las
relaciones.


Relaciones

Empleado pertenece departamento
1 o muchos empleado puede pertenecen a un departamento
1 departamento puede pertenecer a un empleado
En este caso la tabla departamento contiene a la tabla empleado y empleado contiene fecha y cargo.


Con esto ya tienen su base de datos creada, ahora solo tienen que comenzar a poblar las tablas.