Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercanca, una de las cosas mas importantes

es tener el control de sta, qu se tiene, qu falta, qu excedente hay, y aun si nuestro negocio no
maneja una extensa cantidad de productos, el control de inventarios se vuelve indispensable para que
pueda fluir la empresa sin retrasos indeseados y sobre todo, sin perdidas de capital.
Con la ayuda de nuestros amigos de EMAGISTER y su curso de Como controlar el inventario, me gustara
compartir con ustedes por qu es importante llevar a cabo un buen inventario y cmo podemos hacerlo.
Importancia del control del inventario
La relevancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.
La obtencin de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que ste es el motor de la
empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material
suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en las micro y pequeas
empresas es poco atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le
ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se
presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto
sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa
restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de produccin y servicios, y
es que sin el efectivo control de los inventarios, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se
convierten automticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y simplificadas del control
de inventarios, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.

Control de personal: pieza clave para la empresa
Mircoles, 04 de Julio de 2012 (06:00)
El orden y la simplificacin son los primeros pasos hacia el dominio de un tema. El enemigo real es lo
desconocido.- Thomas Mann.
El control de personal es un procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en prctica de una serie
de instrumentos, con la finalidad
de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institucin.

Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el trabajador ingresa a laborar a la compaa. Es
una funcin tcnica importante para
llevar a cabo la poltica de los recursos humanos, que comienza en forma sucesiva y constituye una fuente
importante de consulta sobre
datos personales del colaborador: asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos,
ascensos y promociones entre otros, por
tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente.

El control de personal, ms all de ser una limitante, es una fuente de informacin necesaria para determinar
la situacin actual del
trabajador, sobre todo para la toma de decisiones en cuanto a promocin o ascensos, conceder becas
acadmicas, otorgar derechos,
compensacin por tiempo de servicios, movimientos de rotacin, o reubicacin.

Sin embargo, una de las tareas fundamentales del control, es su capacidad para convertirse en una
herramienta eficaz para la seguridad yControl de personal: pieza clave para la empresa
http://www.elfinanciero.com.mx/index.php?option=com_k2&view=item&id=28188&Itemid=44[04/07/2012
10:14:03 a.m.]


prevencin de ilcitos.

En efecto, una forma eficaz de eliminar la oportunidad de ilcito es recurrir a una investigacin de
antecedentes personales y laborales del
empleado, por lo que en caso de no tenerlo, se aconseja la aplicacin de una auditora interna para evaluar
los controles existentes incluyendo los
establecidos para la propia seleccin e identificacin del personal.

Est comprobado que los fraudes mayores que afectan a las empresas, ocasionndoles prdidas cuantiosas,
son cometidos principalmente por
empleados que no estn plenamente identificados y debidamente seleccionados, toda vez que no se cuenta
con los datos suficientes para su
localizacin. Esto le permite al empleado en cuestin, despus de haber cometido alguna falta dentro de la
empresa, simplemente desaparecer.

Contando con los datos esenciales de sus trabajadores, estos podran ayudarle a identificar un posible fraude
por parte de sus
empleados. Por ejemplo, la falta de concordancia entre el estilo de vida y el sueldo que percibe una persona
es razn suficiente para la
investigacin. Prdidas inexplicables, si sus ventas o su produccin se mantienen estables, si sus utilidades
no aumentan, o incluso han decado.
Radiografa de colaboradores
El control de personal es tambin una herramienta para detectar la desorganizacin e ineficiencia laboral,
motivo de prdidas para la
empresa, y estos riegos se pueden reducir y evitar contratando personal confiable y eficiente.

En materia de seguridad se dice que la mayora de las personas son confiables mientras saben que sus
actividades son monitoreadas, y una
situacin de necesidad o emergencia econmica hace ms probable la comisin del ilcito, ms an cuando la
persona est cierta de que se
carece de controles.

En definitiva una buena identificacin del personal te permitir asegurarte de que ests contratando personas
leales y constituye una herramienta
importante para seleccionar a las personas con las caractersticas que la empresa requiera, pudiendo as
reclutar al personal ms adecuado.

Para evitar riesgos, mejorar la estabilidad y confiabilidad de tu empresa, debes empezar por contratar al
personal indicado y establecer los
controles internos necesarios de personal. Este cambio, en apariencia simple, adems de ayudarte a forjar la
seguridad de tu empresa, te
redituar en el cumplimiento de las acciones o actividades empresariales.

El control y registro del personal tambin impacta a nivel operativo: trata de asegurar que las diversas
unidades de la organizacin marchen de
acuerdo con lo previsto. Los controles laborales contribuyen a ello.

Los instrumentos tcnicos de un buen control de personal son los siguientes:
- Ficha de datos: es una base de datos de carcter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su
creacin, almacenamiento,
organizacin y acceso, que contiene los datos personales del trabajador.

- Contratos laborales
- El reglamento interno.
- Recibos de pago.
- Tarjetas o listas de asistencia.
- Polticas y procedimientos.
- Controles estadsticos, ndices de rotacin, ausentism y accidentes.
- Tabla de Salarios y compensaciones, tabuladores, encuestas salariales.
- Formatos de finiquito, carta renuncia, despido justificado, actas administrativas.

Conclusiones
Es importante que las empresas, en el caso de que no tengan implementados estos controles y herramientas,
procedan a su inmediata
implementacin con el apoyo de asesores especializados en la materia. La finalidad es minimizar los riesgos y
mejorar el ambiente de
trabajo, lo que sin duda se reflejara en la calidad de sus productos o servicios, y por lo tanto en un incremento
en sus utilidades.

El sistema de distribucin o logstico de la empresa:
concepto y marco de actuacin


En virtud de toda la argumentacin anterior, cabe ya hacer referencia al aspecto conceptual del marco
de la distribucin o logstico; as, la definicin de distribucin o logstica se cie a la gestin del flujo y
de las interrupciones en l, de materiales (materias primas, componentes, subconjuntos, productos
acabados y suministros) y personas asociadas al proceso de distribucin o logstico de una empresa.
Desde otra aportacin, la logstica congregara los ejercicios de planificacin, organizacin y control del
conjunto de actividades de movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y
productos desde la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor coste, incluidos los flujos
de informacin y control. La traduccin de este terreno conceptual se asocia al tradicional contexto de
la distribucin donde se afirma que el producto adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el
tiempo y en la forma adecuada, adems de al menor coste posible.
El concepto moderno de logstica que se aplica en las organizaciones actuales, viene caracterizado por
jugar un papel protagonista en el plano de integracin de las actividades del sistema tcnico-
productivo, cuyo mximo exponente tiene que ver con el aseguramiento de un flujo que se dirige a
suministrar al cliente los productos y servicios demandados teniendo en cuenta su solicitud desde el
mismo momento que surge la necesidad, eso s, cumpliendo con los estndares de calidad y los costes
que se est dispuesto a pagar. De esta forma, se centra su actividad en la coordinacin de las
actividades para asegurar un flujo que garantice un alto nivel de servicio al cliente y de optimizacin
de recursos en la direccin de operaciones, tal y como ha sido expuesto en la Unidad didctica 5. Las
principales reas implicadas en esta temtica son:
Almacn.
Recepcin de suministros.
Aprovisionamiento y compras.
Transporte externo.
Transporte interno.
Transporte interempresa.
Distribucin.
Tratamiento y atencin de los pedidos.
Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente.
Planificacin de la produccin.
Control de produccin.
Informacin y comunicaciones.
Control de calidad.
Mantenimiento.
Ventas.
Desde este punto de vista pudiera parecer que el sistema logstico se responsabiliza de la gestin de
todas las actividades anteriores, no obstante, su labor central es la de realizar la coordinacin de las
variables que son inherentes a cada una de ellas con el fin de garantizar esquemas de funcionamiento
y soluciones integrales para la ejecucin de un flujo racional que asegure un alto nivel de servicio al
cliente con un coste mnimo asociado.
Los planteamientos flexibles en los negocios se trasladan tambin a esta realidad, donde se produce
una tendencia clara hacia la autonoma de las actividades o de los eslabones de la cadena; eso s,
dentro de un marco de integracin que proveen las tecnologas, lo que supone la bsqueda de
sistemas giles para responder al cliente, mtodos innovadores que aporten valor aadido. Este
planteamiento radica en la aceptacin de una filosofa de negocio participativa, plena de interaccin.
El sistema logstico de la empresa suele contar con las opciones de un marco de oferta externo,
pudiendo utilizar el servicio de determinados agentes del entorno a travs de alianzas y
subcontratacin (outsourcing), siempre buscando mejores niveles de especializacin que retornen en
la consecucin de economas. En este sentido, el citado sistema logstico trata de equilibrar
dinmicamente un esquema de coordinacin permanente con todos los elementos de la arquitectura
de funcionamiento.
Para la estrategia y operativa de la logstica se construye un plan estratgico alineado con el plan
estratgico del negocio, donde se detalla la misin, visin, objetivos estratgicos y programa de
acciones para guiar la gestin logstica en todos los niveles, es decir: la planificacin de los
inventarios, el suministro, las recepciones de productos, su movilidad, los servicios de terceros, la
distribucin y el servicio a los clientes. Ante esta perspectiva se evita el sesgo asociado a la tradicional
gestin de incidencias o reclamaciones para formar parte de un planteamiento proactivo que juega un
papel clave en la mejora de la competitividad de la empresa.
La planificacin se debe basar en informacin, situaciones y hechos lo ms precisos posible. Planificar
es una labor intelectual, por lo que hay que adelantarse a los hechos, anticipando variantes que
pudieran producirse, as como la forma de encarar los imprevistos; en consecuencia, hay que estipular
un esquema de actividades y sus secuencias. Algunas de las caractersticas principales que se deben
tomar en cuenta al hacer una planificacin son las siguientes:
Aclarar, ampliar y determinar los objetivos organizativos.
Definir las previsiones.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales deben desarrollarse las actividades.
Seleccionar e indicar las tareas para el logro de los objetivos.
Establecer un plan de hitos.
Fijar las polticas.
Planear estndares y mtodos para cumplirlos.
Anticipar los problemas futuros.
Como ya se ha argumentado en otras Unidades didcticas, la cadena logstica explica el sistema
tcnico de la empresa (aprovisionamiento, produccin, distribucin) aplicando diferentes mecanismos
o tcnicas tales como: MRP (manufacturing resources planning), Kanban, JIT (just in time) y otros. En
la misma lnea de interrelacin con otras materias, como es el caso de la calidad, el sistema logstico
se postula tambin dentro de unos principios y mecanismos que tratan de evitar que ningn proceso,
ningn producto o material que no rena los requisitos de calidad, pase a una fase posterior.
En el plano econmico, el enfoque logstico pretende respaldar la optimizacin de los costes; no
obstante, su vector de desarrollo va ms all del control y anlisis de los costes logsticos, sino que
sistemticamente establece programas para la mejora del valor del producto en virtud de los
requerimientos y expectativas de los clientes, donde adems estn implicadas todas las estructuras de
la empresa y el marco de colaboradores o suministradores.
Desde un plano sinttico, un sistema de logstica est compuesto por tres reas generales, a saber:
gestin de materiales; gestin de la transformacin y gestin de la distribucin fsica. La primera se
cie a la relacin logstica entre una empresa y sus proveedores. La segunda gira alrededor de la
relacin logstica entre las instalaciones de una empresa (entre planta y almacenes o centros de
distribucin, interplantas, etc.). Finalmente, la tercera es la que atiende al marco relacional entre la
empresa y sus clientes.
Actualmente, la funcin logstica se enfrenta a retos importantes respecto a la poltica de almacenes,
cuestin que tambin es clave en el dinamismo de la distribucin, lo que conlleva el despliegue de una
tecnologa que permita flexibilizar el comportamiento de los agentes que se dedican a esta tarea. En
esta lnea, los ltimos desarrollos tecnolgicos han facilitado que las diferentes reas de la empresa
estn comunicadas entre s, para lograr la mxima eficiencia en el sistema.
El objetivo del control de producto es contrastar que la calidad del producto se
corresponda con los niveles preestablecidos de antemano con el fin de que pueda
ser aceptado o rechazado.
Se realiza control de producto de acuerdo con un conjunto de normas que
establecen el modo de tomar las muestras, tamao de las mismas y criterios de
aceptacin o rechazo de los lotes presentados a examen.
El control de producto se aplica a Materias Primas, a productos intermedios y a
productos terminados. En las estaciones de tratamiento, adems del control del
agua en las distintas etapas del tratamiento deben realizarse controles del
influente (agua bruta), del efluente (agua tratada) y del agua antes de su entrada
en el sistema de distribucin.