ACIMED

versin impresa ISSN 1024-9435

ACIMED v.14 n.2 Ciudad de La Habana mar.-abr. 2006

Procesos estratgicos de la gestin del conocimiento
MsC. Magda Len Santos1, Dr. C. Gloria Ponjun Dante2
y Lic. Mahyvin Rodrguez Calvo3
Resumen
Se define la gestin del conocimiento, as como sus
procesos estratgicos: identificacin, adquisicin,
desarrollo, distribucin, uso, retencin y medicin y se
aborda su relacin con el aprendizaje organizacional.
Una adecuada gestin del conocimiento, soportada en el
aprendizaje organizacional, contribuye a elevar y
desarrollar el capital Intelectual de una organizacin.
Palabras clave: Gestin del conocimiento, aprendizaje
organizacional.
Abstract
Knowledge management is defined, as well as its
strategic processes: identification, acquisition,
development, distribution, use, retention and
measurement. Its relation to the organizational learning
is also dealt with. An adequate knowledge management,
supported by an organizational learning, contributes to
the enhancement and development of the intellectual
capital of an organization.
Key words: Knowledge management, organizational
learning.
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propsitos comerciales y con licencia idntica, siempre
que se cite adecuadamente el autor o los autores y su
fuente original.
Cita (Vancouver): Rodrguez Calvo M, Len Santos M.
Procesos estratgicos de la gestin del conocimiento.
Acimed 200614(2). Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci08206.htm
Consultado: da/mes/ao.
La gestin del conocimiento es un nuevo enfoque
gerencial que se basa en el reconocimiento y la
utilizacin del valor ms importante de las
organizaciones: los recursos humanos, su conocimiento
y su disposicin a colocarlos a su servicio.
Con frecuencia, se afirma que estamos en una era
basada en los intangibles, un concepto que se aplica a
los resultados de las actividades que se basan y se
derivan del conocimiento o de la inteligencia puesta en
accin. La gestin del conocimiento se soporta en un
sistema que permite administrar la recopilacin,
organizacin, refinamiento, anlisis y diseminacin del
conocimiento en una organizacin.
Sus principales objetivos son: contribuir a comprender
cmo conseguir organizaciones ms competitivas y
adaptables, as como crear procesos y mecanismos de
gestin que aceleren los procesos de aprendizaje, la
creacin, adaptacin y difusin del conocimiento, tanto
en la organizacin como entre la organizacin y su
entorno.
En la gestin del conocimiento, se administran los
activos no materiales de la organizacin; se genera,
busca, almacena y transfiere el conocimiento con el
propsito de aumentar la productividad y competitividad
de las organizaciones. Las ventajas competitivas que
produce una adecuada gestin del conocimiento no
dependen de la cantidad de conocimiento que se
consiga reunir y almacenar sino del uso que se haga de
ellos; por ello, y como parte de ella, es necesario
adoptar una cultura corporativa que fomente el
intercambio y la colaboracin entre los miembros de una
organizacin.
La gestin del conocimiento fomenta la creacin y
difusin de una cultura organizacional y un entorno de
colaboracin que favorezca dichas acciones mediante la
presencia de un liderazgo, la cooperacin mutua y las
comunidades de prctica. Asimismo, posibilita la
implementacin de polticas en la organizacin, que
estimula la capacitacin, el aprendizaje y la motivacin
de cada miembro de la organizacin, segn sus
necesidades, adems de crear las condiciones
necesarias para que la informacin fluya en forma
idnea sobre la base de un soporte tecnolgico que
facilite y agilice el flujo de la informacin y el
conocimiento. As, se facilita la toma de decisiones en
funcin del cumplimiento de la misin, visin, metas y
objetivos de la organizacin.
Las organizaciones generan nuevos conocimientos a
partir de la experiencia, las aptitudes y actitudes en el
desarrollo de una cultura propia; ellas deben crear un
ambiente que estimule el conocimiento en el que
converjan la calidad de los recursos humanos, la
capacidad de gestionar la informacin y la presencia de
un modelo organizativo capaz de implementar e integrar
las herramientas, tcnicas y mtodos adecuados para
involucrarse completamente en el proceso de creacin
del conocimiento.
En este contexto, es imprescindible destacar la
inevitable relacin entre la gestin del conocimiento, la
gestin de la informacin, la gestin de las tecnologas,
la cultura organizacional y la gestin de los recursos
humanos como elementos fundamentales para que el
proceso resulte eficiente.
La gestin del conocimiento requiere de una eficiente
gestin de la informacin. Por tanto, el xito de la
gestin del conocimiento est invariablemente
condicionado a cmo se realice dicha gestin en la
organizacin as como por la calidad de los resultados
que este proceso sea capaz de alcanzar. Otros
elementos indispensables para lograr una adecuada
gestin del conocimiento son: la utilizacin de las
tecnologas como herramientas fundamentales para la
rpida y adecuada transmisin, generacin y difusin
del conocimiento; as como el desarrollo de los recursos
humanos y de una cultura organizacional que acte
como elemento globalizador en las organizaciones, que
exige de un compromiso a todos los niveles, depende en
gran medida de su dimensin humana y busca
incrementar el aprendizaje organizacional.
Procesos estratgicos de la gestin del conocimiento
La gestin del conocimiento est compuesta por un
grupo de procesos estratgicos que se producen en
forma cclica (figura 1).1

Fig.1. Procesos estratgicos de la gestin del
conocimiento.
Fuente: Probst G, Raub S Romhardt K . Administre el
conocimiento. Mxico DF: Pearson Educacin, 2001.
Identificacin del conocimiento
El proceso de identificar el conocimiento en las
organizaciones adquiere cada vez mayor importancia.
Han surgido alternativas para solucionar los aspectos
relativos a la transparencia del conocimiento
organizacional. Se eliminan jerarquas y desarrollan
estilos horizontales. Los superiores dejan de ser
barreras en lo que a la transmisin del conocimiento se
refiere y los expertos se comunican entre ellos. Las
organizaciones se orientan hacia las redes internas a
partir del empleo de determinadas tcnicas y
herramientas que facilitan estas acciones.
Los miembros de las organizaciones poseen
conocimientos, habilidades, experiencias e intuicin; sin
embargo, ella slo controla una parte mnima de estos.
Por ello, es necesario desarrollar estrategias para lograr
que los empleados expliciten sus conocimientos, que se
conviertan en informacin, y que esta se registre en
documentos. La actuacin de las personas en la
organizacin es indispensable para una adecuada
interrelacin entre la gestin documental, la gestin de
la informacin y finalmente, la gestin del conocimiento.
La gestin del conocimiento posee diversas
herramientas para identificar el conocimiento: los
directorios y las pginas amarillas de expertos, los
mapas de conocimiento, las topografas del
conocimiento, los mapas de activos del conocimiento,
los mapas de fuentes del conocimientos, que se utilizan
indistintamente en funcin de los objetivos propuestos,
pero todos con resultados probados en diversos
contextos.
Una vez identificado el conocimiento, las organizaciones
deben trazar estrategias que permitan anclarlo a
estas, y se posibilite su uso.
Adquisicin del conocimiento
Una vez identificado el conocimiento en la organizacin,
este crece y se multiplica en la medida en que se utiliza.
Esto exige a las organizaciones, que se encuentran en
constante proceso de transformacin, a trabajar
intensamente para renovar su conocimiento. Es
precisamente por eso, que la gestin del conocimiento
no puede considerarse como un proceso aislado en la
organizacin sino alineado con sus estrategias.
Igualmente y tomando en cuenta que el conocimiento
se expresa por medio de la informacin y que esta debe
registrarse en documentos que respalden el accionar de
la organizacin, se apunta que todo sistema que
gestiona conocimiento debe disponer para el desarrollo
del proceso de adquisicin efectiva de los sistemas de
informacin y de gestin documental.
En caso de que la organizacin carezca de un
conocimiento especfico necesario, debe buscarlo en su
entorno para adquirirlo o simplemente desarrollarlo en
su interior.
Desarrollo del conocimiento
Como se refiri en el proceso de identificacin del
conocimiento, cuando la organizacin no posee un
determinado conocimiento, esta debe crear condiciones
e invertir para su desarrollo en la propia organizacin.
Este proceso de creacin o desarrollo del conocimiento
no es ms que un proceso de desarrollo de las
competencias y habilidades de los individuos que
pertenecen a la organizacin, es un proceso donde se
propicia el establecimiento de un ambiente que
favorezca el surgimiento de nuevas ideas para fomentar
la innovacin y de esta forma, generar soluciones que
contribuyan al progreso de la sociedad en general.
Distribucin del conocimiento (compartir)
El conocimiento organizacional puede proceder de
fuentes internas, propias de la organizacin, o externas,
cuando se adquiere de otras. Si se encuentran
localizados e identificados los activos del conocimiento
en la organizacin, entonces es posible compartir y
distribuir el conocimiento.
Las organizaciones enfrentan problemas para distribuir y
colocar a disposicin de sus miembros el conocimiento
que ellos necesitan. Es preciso considerar, que el
conocimiento se transfiere mediante acciones
personales y por tanto, este proceso puede realizarse
desde un centro de distribucin del conocimiento hacia
uno o varios grupos especficos de individuos, entre y
dentro de los grupos y equipos de trabajo de la
organizacin o entre individuos. Para esto, se soportan
en herramientas tecnolgicas, crean determinadas
plataformas, software que facilitan compartir y distribuir
el conocimiento, aunque ello no significa que este ltimo
se utilice igualmente por todos los individuos en la
organizacin. Se trata de proporcionar el conocimiento
que necesita cada individuo para la realizacin de sus
tareas especficas.
Tambin, puede difundirse el conocimiento mediante su
reproduccin, es decir, por medio de la capacitacin.
Tanto esta como el desarrollo profesional forman parte
de la reproduccin del conocimiento que se cumple
mediante la realizacin de actividades como son los
eventos, los forum-debate, etctera. Estas tcnicas
tambin favorecen a la conservacin del conocimiento
organizacional, porque al compartirse se evita que la
ausencia de un individuo, por una u otra razn, prive a
la organizacin de un conocimiento que necesita.
Uso del conocimiento
En el ciclo de los procesos estratgicos de la gestin del
conocimiento, el uso del conocimiento se ubica casi al
final; sin embargo, esta ubicacin es relativa, debido a
que los procesos de identificacin, adquisicin,
desarrollo y distribucin del conocimiento siempre se
encuentran en consonancia con las necesidades de los
usuarios. Por eso, es necesario considerar un sistema de
gestin de informacin que facilite informacin
actualizada sobre las necesidades de los usuarios con
vistas a lograr una eficiente gestin del conocimiento.
Para obtener una gestin efectiva del conocimiento, se
deben crear plataformas de conocimientos, intranets,
portales, escenarios, entre otras herramientas, con el
objetivo de incentivar a los individuos a consumir
informacin e incrementar su conocimiento.
Existen determinados elementos como los estilos de
direccin, las polticas y la cultura de la organizacin
que inciden en el uso del nuevo conocimiento. Estos
elementos deben manejarse con el objetivo de potenciar
el proceso de gestin del conocimiento. Es necesaria
una actitud proactiva ante los retos que impone un
entorno organizacional cada da ms complejo y
cambiante. Tambin deben aceptarse los retos y
fomentar el aprendizaje. El conocimiento en la
organizacin constituye un recurso cuyo uso
proporcionara relevantes beneficios.
Retencin del conocimiento
La retencin del conocimiento constituye un proceso
esencial en la gestin del conocimiento. Si no es posible
retener los conocimientos en la organizacin, se
perdern los esfuerzos realizados en los procesos
anteriores.
La retencin del conocimiento significa conservar la
informacin y los conocimientos utilizados por medio de
un sistema de gestin documental que respalde la
accin de la organizacin y que facilite su consulta en el
momento necesario. Con ello, se escribe la historia de la
organizacin, su evolucin, como una manera ms de
enfrentar los nuevos cambios y desafos, que renovada
y de manera constante , impone la sociedad moderna a
sus instituciones.
El nuevo conocimiento organizacional slo puede
desarrollarse sobre la base del conocimiento previo. Ni
los individuos ni las organizaciones borran sus
experiencias anteriores con las nuevas. Ellas se apartan
y no se utilizan en las circunstancias actuales, no
obstante, permanecen como una opcin.
Para la retencin del conocimiento, existen tres
subprocesos fundamentales:
Seleccionar, a partir de los mltiples sucesos que
vive la organizacin, las personas y procesos que
por su valor deben retenerse.
Guardar la experiencia en forma apropiada.
Garantizar que la memoria organizacional se
actualice constantemente.
En todos ellos, el especialista en informacin tiene un
lugar y una funcin muy importante, estos constituyen
gran parte de su responsabilidad.
Una alternativa para retener el conocimiento puede ser
la creacin de grupos de trabajo integrados por
miembros de la organizacin, con independencia de su
nivel de experiencia, y con el objetivo de generar una
transferencia del conocimiento de los ms
experimentados a los ms jvenes. As, es posible
minimizar los riesgos de la organizacin ante cualquier
eventualidad con los individuos ms calificados y
experimentados que ella posee.
Medicin del conocimiento
Medir el conocimiento no significa calcular su valor
monetario ,sino evaluar en qu medida se cumplen o no
los propsitos del conocimiento en la organizacin. Para
esto, se aplican diferentes tcnicas. El proceso de
evaluacin y medicin del conocimiento puede dividirse
en dos fases:
Una, donde se observan los cambios en la base
del conocimiento organizacional.
Y otra, donde se interpretan estos cambios en
relacin con los objetivos de dicho conocimiento.
El problema fundamental para medir el conocimiento
radica en las caractersticas que poseen los sistemas de
contabilidad tradicionales, los cuales deben
transformarse para poder contabilizar las operaciones
con los activos intangibles; ellos slo posibilitan
otorgarle un valor financiero tangible al conocimiento
una vez que este se haya incorporado a los bienes
comercializables.
Probst afirma que: La idea de que el conocimiento
puede medirse induce a esperar objetividad donde slo
puede haber aproximacin.2 Por tanto, en este
sentido, los sistemas de medicin pueden slo ofrecer
aproximaciones sobre el comportamiento de este activo
(el conocimiento) en la organizacin, debido a su propia
naturaleza intangible.
Cada uno de estos procesos estratgicos, que
interactan en la gestin del conocimiento, son
susceptibles de medirse por medio de diversos
indicadores con el objetivo de determinar en qu
medida se cumplen o no con eficiencia y tomar medidas
correctivas en caso necesario. Esto, sin dudas, permite
potenciar una adecuada gestin del conocimiento que
contribuye directamente al incremento del capital
intelectual en las organizaciones.
El conocimiento parte de admitir y conocer su
variabilidad y sus causas, estas son imposibles de
conocer sin medicin. Conocer esto es precisamente la
clave para administrar el proceso, para conquistar los
objetivos de excelencia que se plantea una entidad
particular.
En la denominada trada conceptual propuesta por
Bueno, en la que, en forma estratgica, se relacionan
los tres conceptos claves, derivados de las tres palabras
protagonistas de la sociedad del conocimiento
(informacin, conocimiento y aprendizaje), se evidencia
que la gestin del conocimiento es un enfoque holstico
donde se relacionan elementos como el aprendizaje
organizacional y la gestin del capital intelectual,
adems de la gestin del conocimiento propiamente
dicha (figura 2).3

Fig. 2. La informacin, el conocimiento y el aprendizaje:
una triada conceptual.
Fuente: Bueno E . Enfoques principales y tendencias en
direccin del conocimiento. En: Gestin del
conocimiento: desarrollos tericos y aplicaciones.
Cceres : Ediciones La Coria , 2002.

Aprendizaje organizacional
El aprendizaje organizacional es el resultado de un
proceso continuo de creacin de valores e intangibles. A
partir del aprendizaje individual y de los procesos de
captacin, estructuracin y transmisin de
conocimiento, puede llegarse a hablar de aprendizaje
organizacional. Mediante un uso adecuado de las
habilidades del personal; la creacin de un ambiente
competitivo, que incentive a las personas a que
aprendan cada vez ms; la generacin de un ambiente
favorable para compartir y distribuir la informacin
entre todos los miembros de la organizacin para que
ellos puedan utilizarla y convertirla en conocimiento
individual y posteriormente en conocimiento
organizativo; se desarrollan las capacidades de la
organizacin para enfrentar problemas cada vez ms
complejos.
En las organizaciones, cuando las personas comienzan a
trabajar en grupos, al principio suelen producirse
problemas de coordinacin, sin embargo, en la medida
que transcurre el tiempo, los procesos se perfeccionan
cada vez ms y las tareas se realizan en forma
integrada. Por tanto, puede afirmarse que el aprendizaje
organizacional quiere decir, sin dudas, aprender
juntos a resolver problemas con efectividad.
El aprendizaje es la clave para que las personas y la
organizacin sean cada vez ms inteligentes, a partir de
la memorizacin y transformacin de la informacin en
conocimiento. El aprendizaje organizacional, muy ligado
a los conceptos de organizaciones inteligentes y de
organizaciones que aprenden (learning
organizations), defienden que: Una organizacin
inteligente es una organizacin que aprende y que tiene
las habilidades necesarias para crear, adquirir y
transferir conocimiento, as como para modificar su
comportamiento para reflejar el nuevo conocimiento.4
Por tanto, el aprendizaje comienza con un nuevo
conocimiento, que puede generarse internamente o
proceder del exterior y que debe aplicarse
correctamente para modificar las metas
organizacionales y los comportamientos. El aprendizaje
organizacional ocurre cuando sus miembros responden a
los cambios que se producen en el ambiente interno y
externo, mediante la modificacin de las estrategias y
normas existentes con el objetivo de ajustar propsitos
a la realidad de la organizacin.
Consideraciones finales
La gestin del conocimiento es una nueva forma de
gerenciar los procesos organizacionales. Su objetivo
fundamental es identificar, capturar, desarrollar,
distribuir y retener el conocimiento organizacional, y
que tiene su origen y reside en las personas que
componen la organizacin. Permite obtener ventajas
competitivas, para sobrevivir en el mundo globalizado.
La gestin del conocimiento comprende la gestin de los
activos intangibles que generan valor para la
organizacin. Dichos intangibles abarcan recursos que
pertenecen a la organizacin, pero que no se registran y
valoran desde el punto de vista contable.
Los activos intangibles son tambin las capacidades que
se generan en la organizacin cuando sus miembros
comienzan a trabajar en grupo. La mayora de estos
intangibles se relacionan con los procesos de captacin,
estructuracin y transmisin de los conocimientos. Es
precisamente en este punto, donde se refleja la relacin
de la gestin del conocimiento con el aprendizaje
organizacional y por ello, se afirma que la gestin del
conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su
principal herramienta.
Una adecuada gestin del conocimiento, soportada en el
aprendizaje organizacional, contribuye a elevar y
desarrollar el capital intelectual de una organizacin.
Referencias bibliogrficas
1. Ponjuan G. Gestin del conocimiento. La Habana.
Editorial Flix Valera, 2005. [en impresin].
2. Probst G, Raub S, Romhardt K. Administre el
conocimiento. Mxico DF: Pearson Educacin, 2001.
3. Bueno E. Enfoques principales y tendencias en
direccin del conocimiento. En: Gestin del
conocimiento: desarrollos tericos y aplicaciones.
Cceres: Ediciones La Coria, 2002.
4. Garvin DA. Building a learning organization. Harvard
Business Review 1993;71(4):78-9.