Cuando tenemos una hoja de Excel con muchos datos y deseamos resaltar con un

color diferente aquellas celdas que cumplen con cierto criterio, podemos utilizar el
formato condicional para cambiar el color de la celda.
Frecuentemente me hacen la pregunta: Qu funcin de Excel me ayuda a
cambiar el color de una celda? La respuesta es que no existe funcin de Excel
que permita hacer dicho cambio. Las funciones de Excel fueron creadas para
trabajar con los datos contenidos en las celdas y no con la apariencia de las
mismas. Para manipular la apariencia de una celda es necesario utilizar el formato
condicional.
Comenzaremos por analizar una situacin en la que debemos cambiar el color de
una celda de acuerdo a su propio valor y en la segunda parte del artculo veremos
algunos ejemplos de cmo hacer el cambio segn el valor de otra celda.
Cambiar el color de una celda segn su valor
Excel nos provee de varias opciones para cambiar el color de una celda segn
su valor y dichas opciones las encontramos en Inicio > Estilos > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas:
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INICIO FUNCIONES ACERCA
Cada una de estas opciones nos permitir cambiar el color de una celda cuyo
valor cumpla con el criterio establecido. Las opciones de men mostradas en la
imagen anterior son las siguientes:
Es mayor que: Cambiar el color de las celdas que tengan un valor mayor
que el especificado.
Es menor que: Si las celdas tienen un valor menor que el indicado, entonces
se cambiar su color.
Entre: Nos permite definir un rango y todas las celdas cuyo valor est dentro
de los lmites establecidos cambiar de color.
Es igual a: Solo cambian de color aquellas celdas que son exactamente
iguales al valor especificado.
Texto que contiene: Si tenemos celdas con texto, esta opcin nos permitir
comparar su valor con otra cadena de texto y si son iguales habr un cambio
de color.
Una fecha: Al trabajar con fechas frecuentemente necesitaremos cambiar su
color si cumplen con el criterio especificado.
Duplicar valores: Resalta con un color diferente las celdas que tienen valor
duplicados o valores nicos.
Hagamos algunos ejemplos para comprender el funcionamiento de estas opciones
de formato condicional. Supongamos una lista con nmeros aleatorios donde
deseo cambiar el color de las celdas que sean mayores a 70. Comienzo por
seleccionar el rango de celdas A2:A16 y posteriormente la opcin Inicio > Estilos >
Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.
Sigue a Excel Total
En el primer recuadro indicamos el valor numrico con el cual se realizar la
comparacin, la lista de la derecha es til para seleccionar el color de relleno que
tendrn las celdas que cumplan con dicha condicin. Al pulsar el botn Aceptar se
realizar el cambio de color de las celdas segn su valor. Puedes seguir el
mismo procedimiento para las dems opciones de Formato condicional
mencionadas anteriormente. En la siguiente imagen puedes notar que he aplicado
criterios diferentes a la lista de nmeros aleatorios:
Aunque en este ejemplo he utilizado diferentes rangos de datos, cada columna con
una regla de formato condicional diferente, la verdad es que podemos aplicar
varias reglas sobre un mismo rango por ejemplo, en la siguiente imagen el rango
A2:A16 resaltar en color rojo los valores menores a 40 y en color verde los
valores mayores a 60:
Si en lugar de tener valores numricos tenemos fechas, entonces podemos utilizar
la opcin Una fecha la cual nos permitir elegir diferentes alternativas para
cambiar el color de una celda especificando una condicin para la fecha de hoy,
ayer, la semana pasada, el mes pasado, etc.
Observa el resultado de aplicar diferentes reglas de formato condicional a un
listado con fechas:
El trabajo con fechas en Excel es muy comn y una de las cosas que ms
utilizamos es cambiar el color de una celda de acuerdo a una fecha de
vencimiento. Si deseas saber ms sobre este tipo de formato condicional
considera leer el artculo Fechas de vencimiento en Excel con formato condicional.
Adems de las reglas de formato condicional que hemos revisado hasta ahora,
tenemos las opciones que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional
> Reglas superiores e inferiores. El uso de estas reglas de formato condicional es
muy similar al mostrado en los ejemplos anteriores y podremos fcilmente cambiar
el color de una celda segn su valor al cumplir criterios como pertenecer a los
10 valores superiores del rango o un tener un valor por encima del promedio. Si
quieres leer un poco ms sobre estas opciones consulta el artculo Reglas
superiores e inferiores.
Cambiar el color de una celda segn el valor de
otra
Ahora ya tenemos una idea ms clara sobre cmo cambiar el color de una celda
segn su valor pero ahora analizaremos la situacin donde necesitamos
condicionar el cambio al valor de otra celda. En este caso no podemos utilizar las
opciones mostradas anteriormente sino que debemos crear nuestra propia regla
con una frmula haciendo referencia al valor contenido en la otra celda.
En el siguiente ejemplo cambiaremos de color las celdas que tengan un valor
mayor al indicado en la celda C1 y comenzamos por seleccionar el rango de
valores en el rango A2:A16 y en seguida vamos a Inicio > Estilos > Formato
condicional > Nueva regla. Dentro del cuadro de dilogo mostrado debemos
seleccionar la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar
formato:
La frmula utilizada es =A2 > $C$1 que hace la comparacin de la primera celda
del rango con C1 y Excel ir ajustando la frmula para comparar cada celda dentro
del rango. Es por eso que utilizamos una referencia absoluta para C1 de manera
que todo el rango sea comparado con ese valor. Por supuesto que no debemos
olvidar pulsar el botn Formato para indicar el estilo que deseamos aplicar a las
celdas que cumplan con la condicin establecida por la frmula.
Ahora considera el siguiente ejemplo donde cambiaremos el color de las celdas
que tienen un valor menor que el de la celda a su derecha. La frmula utilizada es
=A2>B2 y en este caso no utilizamos una referencia absoluta porque queremos
que Excel haga la comparacin de las celdas de la columna A con su respectiva
celda en la columna B:
Es as como a travs de una frmula de Excel podemos cambiar el color de una
celda segn el valor de otra celda. Ya que dicha frmula es como cualquier otra
en Excel, podemos utilizar funciones para indicar la condicin que deseamos que
se cumpla. En el siguiente ejemplo utilizo la funcin MES para comparar el mes de
una fecha y cambiar el color de aquellas celdas que tengan una fecha en el mes 5
el cual est indicado en la celda C2:
La frmula indicada en nuestra regla de formato condicional puede ser tan
compleja como lo necesitemos y el formato ser aplicado a las celdas que cumplan
con la condicin establecida.
Artculos relacionados
Cmo evaluar el color de fondo de una celda
Por Moiss Ortz el 21 de mayo del 2013.
71 pensamientos en Cmo cambiar el color de una
celda segn valor
wendy
yo quisiera saber como cambiar el color de las celda segn la palabra
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Wendy, utiliza la opcin Inicio > Estilos > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene.
Las celdas que contengan la cadena de texto proporcionada
sern las que cambien de color.
Responder
alejandro
muchas gracias por sus tips son de mucha ayuda
Responder
Horacio Carmona
Mucha gracias, exelentes tips.
Responder
susana
Muchas gracias, eres muy claro en tus explicaciones, me es de mucha
ayuda .saludos
Responder
Guiomar
Hola quiero comentar sobre la informacion que usted nos manda,es
genial poder contar con una informacion clara y precisa.Excelente y buen
dia!
Responder
Carlos Rueda
Excelentes ayudas, aprendo muy facil con esa explicaciones tan
sencillas
Responder
pedro
gracias: muy bueno el tutorial
Responder
Oscar Amurrio
Muchas gracias, son ejemplos prcticos que facilitan el aprendizaje.
Responder
jesus
Agradezco la aportacion me va a servir de mucho en los trabajos de la
oficina ya q los detalles son claros
Responder
Sara
Muy til para controles y anlisis. Gracias
Responder
lita
Me gusta es muy interesante x favor no se olviden de seguir as
enviando toda su informacin, sus ejemplos son muy prcticos y facilitan
mi aprendizaje mucho mas
Responder
RAFAEL VINUESA RIVERA
ME ENCANTAN LAS LECCIONES DE MOISES, PERO QUISIERA
PLANTEAR UNA CUESTION.
UNA VEZ ASIGNADOS LOS COLORES DE FONDO A
DETERMINADAS CELDAS, COMO HEMOS VISTO, YO QUISERA
AHORA CONTAR LAS QUE SEAN DE CADA COLOR DETERMINADO,
OSEA, CUANTAS VERDES HAY O CUANTAS AZULES, ETC
PODRIAIS AYUDARME CON ESTO?
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Rafael, no existe funcin de Excel que pueda detectar el
color de una celda, pero tengo un ejemplo con una macro en el
siguiente artculo:
http://exceltotal.com/evaluar-el-color-de-fondo-de-una-celda/
Responder
Jos Martnez
Ante todo gracias por su trabajo y tiempo.
Cmo haramos para que toda una tabla quedara en dos colores, en
bandas alternas segn la fecha?
Por ejemplo, dos datos del da 20 en azul oscuro, despus tres o un dato
del da 21 en azul claro, despus otra vez los dos tres o un dato del da
22, en azul oscuro y as sucesivamente.
Espero me entienda, gracias de nuevo por su tiempo y saludos cordiales
para todos los lectores de la pgina.
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Jos, consulta el siguiente artculo donde tengo un
ejemplo de cmo resaltar filas alternas utilizando el formato
condicional:
http://exceltotal.com/resaltar-filas-alternas/
Responder
Nayeli
Excelentes!!
Responder
Luis
Moises, muchas gracias. Como siempre tus articulos claros y faciles de
aplicar.
Responder
Amable
Hola Moiss, te felicito por el trabajo y el aporte que haces de tus
conocimientos sobre las hojas excel en la web; en el que muchos
bebemos de tus conocimientos. Tambin resalto el elegante y
correctsimo trabajo que realizas al escribir, haciendo alarde del lenguaje
espaol en tu pgina y en la ayuda que nos ofreces y adems, gratuita y
desinteresada.
Es de agradecido, corresponderte con igual aporte literario a tu espaol
como si fueras nativo de mi querida Espaa.
Muchsimas gracias por tu buen hacer. Eres el perfecto representante
de nuestro Quijote de la Mancha !!!
Responder
Mauricio
Esta genial el trabajo que han desempeado, es fcil de entender y de
mucha ayuda, espero que este sitio siempre este disponible ya que me
es de gran inters.
Responder
Jos Martnez
S, sera alternando los colores de las filas pero no un nmero fijo de
filas, sino segn el valor de una columna Fecha. de modo que alternaran
los colores por das. todas las filas del da 20, azul oscuro; todas las filas
del da 21, azul claro; todas las filas del siguiente da, azul oscuro otra
vez y as sucesivamente.
Espero haberme explicado mejor y gracias de nuevo
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Jos, en ese caso debes crear una regla de formato
condicional para cada color y utilizar la funcin DIA para
evaluar la columna fecha y saber si es el da 20, 21, etc. En el
ejemplo que das, la regla que vaya a establecer el color de la
celda en azul oscuro tendra una frmula como la siguiente:
=DIA(ColumnaFecha)=20
Responder
Johangps
Muchas gracias. Lo necesitaba para un consolidado de renovaciones
utilizando la opcin de duplicar valores
Responder
Hector Del Carril
Realmente puedo decir sin temor a equivocarme que son los artculos de
Excel mas claros y fciles de entender. Espero que siempre pueda
contar con ustedes, muchas gracias.
Responder
carol
Muchas gracias como siempre por estos tips.!!!
Responder
JORGE
muchas gracias una gran aportacion espero un dia nos puedas explicar
la Herramienta que esta en la ficha DATOS que se llama what-if analysis
y sus rubros muchas gracias moises
saludos
Responder
jesus angl
Hola como puedo hacer para que cuado introduzca el valor en una
celda(como el formato condicional) pero en ves de que cambie solo la
celda cambie de color toda la fila
gracias
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Jess, solo debes hacer que la regla de formato
condicional abarque toda la fila y la frmula haga referencia a
la celda que contiene el valor.
Responder
jhon
Gracias por tus aportes son de buena calidad y me han servido mucho
un saludo cordial
Responder
ezequiel
muy bueno el tutorial.gracias por compartir
Responder
luis pablo galvez
buena aportacin, son herramientas que tenemos pero que
desconocemos su utilidad profundamente como ustedes las explican,
gracias
Responder
Edgar Preciado
Excelente Maestro!!!
Responder
RUBEN DARIO JIMENEZ
MUY BUENO QUE AYUDA TAN IMPORTANTE
Responder
Raul
Excel..ente trabajo, excelente presentacin. Gracias y felicitaciones
Necesito poner en una hoja excel el listado de todos los archivos
contenidos en una carpeta de fotografas.
Algunos nombres son largos y los programas que he probado me
truncan el nombre y como hay nombres repetidos, o se pierden o es
laborioso renombrarlos.
Cual seria la manera de hacerlo y que no me trunque los nombres de
los archivos
Gracias
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Raul, te dejo un artculo con un ejemplo de cmo importar
los nombres de archivos a una hoja de Excel:
http://exceltotal.com/macro-para-importar-nombres-
de-archivos-a-excel/
Responder
Miguel
Hola
estoy hacindome un listado de mis discos. En la primera columna
pongo el nombre del grupo, en la segunda el titulo, tercera ao, etc
pero hay muchos grupos de los que tengo varios discos y me gustara
diferenciar un grupo de otro alternando un color
Como puedo alternar dos colores para diferenciar un grupo de otro?
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Miguel, creo que no necesitas formato condicional para
esto, as que lo puedes solucionar con solo seleccionar el
grupo de celdas que pertenecen a un grupo y pulsar el botn
Inicio > Fuente > Color de relleno y seleccionar el color de tu
preferencia.
Responder
Mariana Ortiz
Me pareci excelente la informacin, clara,concisa y de much utilidad.
Muy bien explicado y con grficos, pues mejor! Gracias por compartir tus
conocimientos.
Responder
Sombraxt
Excelente! Ahora tengo una duda.
Como puedo hacer que las celdas contiguas a la que he cambiado de
color con el formato condicional cambien al mismo color que la afectada
con el formato?
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Sombraxt, debes crear otra regla de formato condicional
sobre la celdas contiguas. Esta nueva regla debe tambin
evaluar las mismas condiciones que la regla original.
Responder
eleazar
Gracias por estos tips de Excel tan fciles de comprender.
Responder
JUAN
quisiera saber como rellenar de un color una celda que depende de los
valores mayo que 5 pero menor de 11 me puedes ayudar ya que lo
intente de esta manera por decir algo me pociciono en la celda B6 y
escribo =$C$6>5,<11 y me marca erroro
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Juan, utiliza la siguiente frmula:
=Y(C6>5,A1<11)
Responder
Nestor
Bunas tardes agradezco este espacio ya que me ayudaron las
explicaciones y lo mejor como ya lo mencionaron los ejemplos grficos.
Responder
DAVID
Quisiera saber como cambiar el color de las celda segn la palabra
exacta que introduzca pero distinguiendo entre mayusculas y
minusculas.
Es decir, quiero que cuando por ejemplo introduzca AABBCC me lo
resalte de un color pero cuando introduzca por ejemplo AaBBCC me lo
ponga de otro color. Tiene que distinguir entre maysculas y minsculas.
He utilizado la condicin Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar
reglas de celdas >Es igual a.., pero no me distingue entre mayusculas y
minusculas. Gracias de antemano. Un saludo.
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola David, es necesario crear una regla de formato
condicional basada en una frmula y utilizar la funcin
ENCONTRAR ya que esta funcin hace diferencia entre
maysculas y minsculas. Te dejo un artculo sobre esta
funcin:
http://exceltotal.com/diferencia-entre-encontrar-y-hallar/
Responder
Rigoberto Perez Delgado
como puedo condicionar el color del fondo de una celda de acuerdo al
color del texto ( todo lo que este en color rojo, cambiar el color del
fondo de la celda a verde)
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Rigoberto, eso solo lo podrs hacer a travs de cdigo
VBA.
Si tienes conocimientos de programacin, te servir un artculo
que publiqu donde hablo sobre cmo evaluar tanto el color de
fondo de una celda como el color del texto:
http://exceltotal.com/evaluar-el-color-de-fondo-de-una-celda/
Responder
davis
muchas gracias nunca pense que fuese tan simple
salu2
Responder
Elmer Prez
Muchas gracias.
Responder
OSCAR
Bendiciones, y gracias por tus aportes. Tengo una duda, cmo podria
darle prioridad a una condicion de una celda si dos condiciones se
cumplen al mismo tiempo para darle un color a la misma celda?, es
posible? de antemano gracias por la atencin
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Oscar, la prioridad la dar el orden de las reglas de
formato condicional. Ese orden lo puedes consultar en Inicio >
Formato condicional > Administrar reglas. Podrs ver unos
iconos con flecha hacia arriba y hacia abajo que te ayudarn a
asignar la prioridad de las reglas.
Responder
Manuel
muy buen trabajo,
pero tengo una duda respecto a los formatos condicionales. este tipo de
formato se puede aplicar basndose al formado de otra celda, por
ejemplo el color.
ejemplo: quiero identificar con un nmero las celdas de determinado
color, rojo = 1; amarillo= 2 etc. es posible crear algo as. segn mi visin
la aplicacin que quiero darle es a la inversa de lo comn, ya que
normalmente uno aplica un color respecto a un valor, lo que yo necesito
es aplicar un valor respecto a un color.
saludos
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Manuel, eso no es tan simple de lograr porque no existe
una funcin de Excel que obtenga el color de una celda, pero
puedes recurrir a la programacin VBA. Te dejo un par de
artculos que hablan precisamente de cmo evaluar el color de
una celda:
http://exceltotal.com/operaciones-con-colores-en-excel/
http://exceltotal.com/evaluar-el-color-de-fondo-de-una-celda/
Responder
ANA MARIA
GRACIAS POR EL DATO
MUY SENCILLO Y FACIL
ME SIRVI MUCHO EN MI TRABAJO
Responder
Jxy17
Muy bueno el articulo, me ayudara mucho para el desarrollo de formulas.
Responder
yoetneciv
Gracias por su tiempo. Quiero colorear con formato condicional una
celda y la de al lado. Cmo lo hago? Independientemente del lugar
donde se desarrolle, es decir, cada vez que aparezca en la tabla el
nombre Jos se coloree esa celda y la de al lado que marcar su nota.
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Yoetneciv, eso no suceder automticamente sino que es
necesario crear una regla para la celda de al lado.
Responder
David
Buenas,
En una tabla tengo una columna de comprobacin donde confronta una
serie de datos mediante una formula. Para que resalte busco que la
celda se coloree de rojo si el resultado de la formula es distinto de cero.
Mi problema es que de las 30 celdas de la columna, todas con la misma
frmula, no me funciona en dos de ellas, en las cuales directamente
colorea la celda aunque su valor sea cero.
No consigo solucionar este problema, a que puede deberse?
Aprovecho para felicitarte por el trabajo que realizas, me ha ayudado
mucho para mejorar mis conocimientos de Excel.
Un saludo,
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola David, lo primero que se me ocurre es que tengas otra
regla de formato condicional que est aplicando el color rojo a
esas dos celdas. Revisa en el Administrador de reglas > Esta
hoja, para ver si existe otra regla.
Responder
Karen
Genial! me sirvi para la primera seccin y est sper.
Gracias.
Responder
ngeles
Hola Moises
Que buenas lecciones de Excel!!, me gustara hacer una pregunta, ya
que estoy intentando elaborar una plantilla que me sirva para aisgnar
cdigo de colores a un cuadrante de trabajo mensual. El cuadrante que
proporciona la empresa es muy confuso al tratarse de quince empleados
y utilizar el formato general para expresar las horas de este modo; por
ejemplo el turno de maana viene 08:00-15:00, y quiero que al aplicarle
una serie de formatos condicionales o reglas de celdas se modifique por
un color y una letra por ejempo que el turno de maana se representase
con color rojo y la letra M. No s si esto es posible o quiero automatizarlo
demasiado. El objtivo es hacer una parrilla manejable e imprible en un
solo folio de manera automatica, sin necesidad de cada mes realizar un
maquetaje del archivo que manda la empresa.
Muchas gracias por tus aportes, aprendo un montn.
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola ngeles, el cambio de color lo podrs hacer sin problema
con el formato condicional, pero para cambiar el valor a una
letra tendrs que utilizar frmulas de Excel, pero esa letra
tendr que ir en otra columna ya que las frmulas no pueden
afectar a la misma celda que las contiene (referencia circular) o
de lo contrario tendrs que utilizar una macro.
Responder
Vannsito
Hola muy buenas tardes quisiera saber como podria resaltar los textos
de una columna que contengan una palabra especifica que tipeare en un
celda x a modo de facilitar su busqueda, por ejemplo buscar en un
inventario de bodega todas las columnas que contengan la palabra PS2
ya sea este escrito textual o de distinta forma (ps-2, ps/2, P/s2, etc) se
podra ejecutar de alguna forma.de antemano gracias.
Responder
Moiss Ortz Autor
Hola Vannsito, encontrars un ejemplo que hace exactamente
eso en el siguiente artculo:
http://exceltotal.com/buscar-valores-usando-formato-
condicional/
Responder
daniel
Hola s quisiera que se rellenara de color todas las filas que sean menor
al valor de una celda como seria la formula que tendria que ingresar? es
decir tengo en la columna k1 valores que van desde 1 al 20, y quiero
crear un formato condicional en el que se rellenen de color azul todas las
filas donde el valor de las celdas de la columna K sean menor a 20.
Muchas gracias, saludos!
Responder
Moises Ortiz Autor
Hola Daniel, si el valor siempre ser 20 puedes crear una regla
desde Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es
menor que.
En el cuadro de dilogo debers indicar el valor 20 y elegir el
formato de la celda que cumpla dicha regla.
Responder
robert
Hola Moisesquiero darte las gracias por todos tus aportes, he
aprendido muchisimo con la informacion que he encontrado en tu sitio.
Estoy atascado con una situacion que puede resultar loco, pero necesito
que el color de una celda parpadee, para que asi llame la atencion del
usuario.Es posible hacer esto????
Muchas gracias
Responder
Moises Ortiz Autor
Hola Robert, es posible hacerlo a travs de una macro, pero no
te podra dar el detalle en este comentario, pero te puedo decir
que dicha macro debera alternar la propiedad ColorIndex de la
celda cada determinado tiempo (ej. cada segundo) para dar la
apariencia de que la celda est parpadeando.
Responder
Andres E.
Tengo una pregunta. Como puedo cambiar el color de una celda basado
en el texto que ponga en otra celda diferente.
Gracias.
Responder
Moises Ortiz Autor
Hola Andres, creo que te ser de mucha utilidad ver un artculo
donde hice un ejemplo de cmo hacer una bsqueda con
formato condicional. Al introducir un texto en una celda, se
resaltan las coincidencias con un color diferente en el rango de
bsqueda:
http://exceltotal.com/buscar-valores-usando-formato-
condicional/
Responder
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