ADMINISTRAO DE SISTEMAS DE INFORMAO

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ADMINISTRAO DE SISTEMAS DE
INFORMAO
Graduao
ADMINISTRAO DE SISTEMAS DE INFORMAO
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1CONCEITOS DE SISTEMAS E
SISTEMAS DE INFORMAO
Nesta unidade apresentaremos a voc os conceitos bsicos, principais
funes e objetivos dos sistemas de informao nas empresas. Tambm
analisaremos por que os sistemas de informao so importantes no mundo
empresarial de hoje e como eles esto transformando o mundo dos negcios
corporativos.
OBJETIVOS DA UNIDADE:
Estabelecer as diferenas entre dados, informao e conhecimento;
conhecer como funcionam os sistemas, subsistemas e a estrutura sistmica
das empresas; determinar as dimenses dos sistemas de informao com
relao organizao, s pessoas e tecnologia; entender os objetivos
organizacionais dos sistemas de informao no contexto da empresa e em
relao a sua sobrevivncia no mercado; entender como os sistemas de
informao esto mudando o ambiente de negcios e podem influenciar sua
carreira.
PLANO DA UNIDADE:
Sistemas de informaes: conceitos e definies.
Conceitos de sistemas.
O sistema empresarial e seus subsistemas.
Estrutura sistmica das empresas.
Sistemas de informao.
Dimenses dos sistemas de informao.
Dimenso organizacional.
Dimenso humana.
Dimenso tecnolgica.
Os objetivos organizacionais dos sistemas de informao.
Melhores decises gerenciais.
Novos produtos e servios.
Excelncia nas operaes.
Vantagem competitiva.
Sobrevivncia no mercado.
A influncia dos sistemas de informaes na economia.
A importncia dos sistemas de informao na sua carreira.
Bons estudos!
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UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAO
SISTEMAS DE INFORMAO: CONCEITOS E DEFINIES
CONCEITO DE SISTEMAS
Quando se fala em sistemas, a maioria das pessoas pensa em sistemas
de computao e em computadores que automatizam as tarefas dirias no
trabalho e na sociedade, mas o conceito de sistemas muito mais amplo.
Existem vrias definies clssicas de inmeros autores consagrados,
tentando explicar o que um sistema. De maneira mais clara e objetiva
tentaremos a nossa.
Podemos definir sistema como:
o conjunto de elementos interdependentes que se unem
ou um todo organizado
ou partes que interagem formando um todo nico e complexo.
Vamos tentar entender! Existem muitos sistemas que fazem parte do
nosso dia-a-dia. Por exemplo, se olharmos para uma cidade como a do Rio
de Janeiro, podemos afirmar que ela um sistema urbano que possui
interaes com vrios elementos que a compem. So eles:
sistema de transporte;
sistema de gua e esgoto;
sistema de controle de trnsito;
sistema de segurana pblica e outros.
Podemos afirmar ainda que um sistema possui subdivises
que so chamadas de subsistemas.
Vamos ento voltar ao sistema urbano carioca. Acompanhe
o raciocnio!
No sistema urbano cidade existe o subsistema de transporte, que por
sua vez pode ser subdividido em transporte urbano (nibus), transporte
ferrovirio (trens), transporte metrovirio (metrs) etc.
A definio de sistema pode ser ainda dividida em dois tipos:
Sistema fechado: aquele que no sofre ao externa, ou seja,
somente seus componentes possuem interao entre si;
Sistema aberto: aquele que sofre ao interna e externa, ou
seja, alm de existir uma interao entre os seus
componentes, tambm sofre presso dos componentes
externos. Como outros sistemas ou subsistemas.
O SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS
Quando examinamos uma empresa e suas atividades, podemos
determinar facilmente que se trata de um sistema, pois os elementos que a
compem interagem.
Subsistema: um sistema
menor que possui elementos
que fazem parte de um sis-
tema maior.
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E, mais ainda, podemos definir uma empresa como um sistema aberto,
pois ela sofre interao dos seus subsistemas (departamentos, sees) e
do ambiente externo (concorrncia, sociedade, tecnologia, economia,
legislao, etc...)
A empresa est situada em um ambiente extremamente
dinmico e sofre presses constantes tanto externas como
internas. Dessa maneira, o sistema empresarial precisa ter
agilidade de resposta para poder sobreviver no mercado
em que se encontra.
ESTRUTURA SISTMICA DAS EMPRESAS
Uma empresa gera milhares de dados sobre seu
funcionamento, como dados de produo, de vendas,
financeiros, de recursos humanos etc.
Mas a grande quantidade de dados existentes no teria qualquer
importncia se no pudssemos organiz-los e classific-los conforme a nossa
necessidade. Os dados organizados e classificados para suprir um objetivo
especfico so chamados de informao.
Como a empresa depende de informaes precisas e confiveis para a
tomada de decises, a busca por mecanismos que auxiliem os profissionais
a definirem a melhor maneira de estudar as informaes de fundamental
importncia.
SISTEMAS DE INFORMAO
Agora que voc entendeu o que um sistema e suas estruturas, podemos
definir o que um sistema de informao. Vamos propor duas definies. A
primeira mais genrica e a segunda mais tcnica:
1. Sistema de informao Sendo um subsistema da empresa,
pode ser definido genericamente como todo e qualquer
sistema que possui dados ou informaes de entrada que
tenham por fim gerar informaes de sada para suprir
determinadas necessidades;
2. Sistema de informao Pode ser definido tecnicamente
como um conjunto de componentes inter-relacionados que
coletam, processam, armazenam e distribuem informaes
destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e
o controle de uma organizao.
Trs atividades em um sistema de informaes produzem as informaes
de que as organizaes necessitam para tomar decises, controlar operaes,
Dados: seqncia de fatos
brutos que representam
eventos que ocorrem nas
empresas ou fora delas, an-
tes de terem sido organiza-
dos de forma compreensvel
para as pessoas us-los. Por
exemplo: nmeros, tabelas,
grficos, sons, imagens etc.
Informao: resultado do
tratamento dos dados exis-
tentes acerca de algum ou
de alguma coisa. A informa-
o aumenta a compreen-
so e o entendimento dos
dados apresentados. Exem-
plo: a interpretao de uma
tabela ou grfico.
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UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAO
analisar problemas e criar novos produtos ou servios. Essas atividades so:
a entrada, o processamento e sada.
Para que voc possa entender o esquema de um sistema de informao
vamos definir sua estrutura de funcionamento:
Entrada Responsvel pelo registro ou coleta de todos os dados
gerados na empresa em suas atividades dirias, tanto internas
quanto externas;
Processamento Processo de transformao dos milhares de
dados gerados em informaes teis para o processo de tomada
de decises;
Sada Transfere as informaes processadas s pessoas que
as utilizaro ou s atividades nas quais elas sero empregadas;
Feedback Dados de sada que retornam entrada do sistema
para uma realimentao, com intuito de avaliar e corrigir
eventuais erros de entrada.
Fatores ambientais, como clientes, fornecedores concorrentes, governo,
sindicatos etc. interagem com a organizao e seus sistemas de informao.
Existem dois elementos fundamentais para a tomada de decises: as
fontes de informao e as redes de comunicao.
As fontes de informao dizem respeito origem das informaes ou
onde el as esto l ocal i zadas. As redes de comunicao fazem a
disponibilizao, ou seja, levam estas informaes a todos os pontos onde
elas sejam necessrias.
Um dos maiores problemas empresariais para a tomada de decises pode
ser resumido no fato de que nem sempre as informaes esto disponveis
para o nvel gerencial da organizao e muitas vezes, quando esto, estas
informaes podem estar desatualizadas. O que fazer?
Todo esse conjunto de dados a serem coletados nos diversos sistemas,
tanto internos quanto externos, e que devero ser processados em
informaes teis, tem de ser gerenciados por alguma estrutura que permita
o armazenamento de grandes quantidades de informaes, o processamento
IMPORTANTE
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rpido e a disponibilidade para qualquer integrante da organizao que tenha
autorizao para acess-la.
Hoje, essa estrutura , na verdade, um conjunto de equipamentos
interconectados por redes de comunicao e canais de informao que
permitem o fluxo das informaes de maneira mais eficaz.
Para o controle do conjunto de informaes que fluem por essa
estrutura temos os sistemas de informao.
DIMENSES DOS SISTEMAS DE INFORMAO
Para se compreender melhor os sistemas de informao, voc precisa
conhecer suas dimenses mais amplas: a organizacional, a humana e a
tecnolgica, bem como seu poder de fornecer solues para os desafios e
problemas no ambiente empresarial.
Vamos agora analisar cada uma das dimenses dos sistemas de
informao.
DIMENSO ORGANIZACIONAL
Diz respeito a questes como a hierarquia da organizao e seus nveis
de autoridade e responsabilidades que so refletidos no organograma. Essa
estrutura revela uma clara diviso do trabalho.
Especialistas so contratados e treinados para diferentes funes
organizacionais, tais como vendas e marketing, fabricao e produo,
finanas e contabilidade, e recursos humanos.
A empresa desenvolve, ento, sistemas de informao para atender a
essas diferentes especializaes e nveis.
Conceder crdito, contratar funcionrios ou preencher uma nota fiscal,
por exemplo, so tarefas em geral determinadas por um sistema de
informao.
DIMENSO HUMANA
Os sistemas de informao, por mais sofisticados que sejam, no tm
valor algum sem as pessoas gabaritadas para faz-los funcionar corretamente,
e sem as pessoas que saibam usar as informaes geradas de um sistema
para ajudar a empresa a atingir seus objetivos.
Um departamento de telemarketing equipado com um sistema de ltima
gerao para atendimento aos clientes ser intil se os funcionrios no
forem treinados adequadamente para encontrar solues para os problemas,
dando a sensao de que a empresa se importa com eles.
DIMENSO TECNOLGICA
A tecnologia desempenha papel cada vez mais importante nas reas
operacionais e estratgicas das empresas.
Tecnologias novas e aperfeioadas criam ou substituem processos,
produtos, equipamentos e servios no mundo corporativo diariamente, fato
Dimenso: nmero mnimo
de variveis necessrias
para se descrever e anali-
sar um conjunto.
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UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAO
considerado normal, se levarmos em conta que muitos produtos considerados
de ltima gerao podem estar ultrapassados amanh.
A tecnologia da informao, pela sua importncia, no pode ser usada
como um modismo, e a estrutura que a compe deve ser adequada ao
tamanho e necessidade da organizao e das pessoas que vo operar
esta estrutura.
OS OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS DE INFORMAO
Por que os sistemas de informao so to importantes atualmente? Por
que as empresas brasileiras de todos os tamanhos esto investindo tanto
em tecnologias e sistemas de informao?
As respostas para muitas dessas indagaes esto relacionadas aos
objetivos que toda empresa espera alcanar para sobreviver e ter sucesso
no mercado.
Vamos examinar alguns deles:
MELHORES DECISES GERENCIAIS
Muitos trabalhadores sofrem, nas empresas, com falta de dados e
informaes certas, na hora certa para que possam tomar suas decises.
Muitos tm de recorrer a previses, palpites ou confiar na sorte.
Os resultados dessa situao se refletem em erros de produo, gastos
excessivos e mau atendimento, que podem elevar os custos e ocasionar
perda de clientes.
Nos ltimos anos, as tecnologias e os sistemas de informao tm
proporcionado aos trabalhadores que tm de tomar decises que o faam
usando dados e informaes em tempo real provenientes do prprio mercado.
Um exemplo disso o trabalho externo. No importa mais onde voc se
encontra, e sim como voc est conectado com a empresa na qual trabalha.
Internet, intranet, e-mails, teleconferncias, conferncias on-line so
exemplos de ferramentas que auxiliam na tomada de deciso.
NOVOS PRODUTOS E SERVIOS
As tecnologias e os sistemas de informao so as principais ferramentas
de que as empresas dispem para criar novos produtos e servios, assim
como modelos de negcio inteiramente novos. Celulares, BlackBerrys,
Modelo de negcio: descre-
ve como a empresa produz,
entrega e vende um produto
ou servio a fim de obter lu-
cros.
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computadores de mo, laptops, Ipod so exemplos recentes de novos
produtos. Reservas em hotis, pousadas, compra de ingressos e passagens
areas, livros e outros so exemplos de servios.
EXCELNCIA NAS OPERAES:
As empresas esto sempre tentando melhorar
a eficincia de suas operaes, ou seja, sua
maneira de atuar, produzir, atender etc. a fim de
conseguir maior lucratividade. Das ferramentas de
que os administradores dispem, as tecnologias
e os sistemas de informao esto entre as mais
i mportantes para se ati ngi r objeti vos
organizacionais, principalmente quando combinadas com mudanas no
comportamento da alta administrao.
Exemplos so as grandes redes de supermercados Wal-Mart e Carrefour
que graas a seus sistemas de informao conseguem conectar todos os
fornecedores a todas as lojas espalhadas pelo mundo. Isso significa que
quando um cliente compra um produto, o fabricante fornecedor fica sabendo
on-line que deve enviar um substituto para prateleira.
VANTAGEM COMPETITIVA
Se uma empresa atingir um ou mais objetivos organizacionais descritos
acima, provavelmente conseguir uma vantagem competitiva em relao aos
seus concorrentes. E, se conseguir manter esses objetivos com a ajuda de
tecnologias e sistemas de informao, produzindo, vendendo e se
relacionando com clientes e fornecedores em tempo real, os lucros que
certamente aumentaro, sero fruto dessa estratgia.
Uma empresa que exemplifica essa vantagem competitiva
a fabricante de computadores Dell Computer. Sua
excelncia operacional resulta da customizao em
massa: no site da Dell Computer os clientes podem
selecionar as opes de configurao, potncia, aplicativos,
funes etc... de acordo com suas preferncias de utilizao
e encomendar seu computador customizado. O sistema de
montagem sob medida da empresa, baseado na internet,
entrega o modelo solicitado na residncia do cliente ou
empresa em poucos dias, ou de um dia para o outro se o
cliente realmente tiver urgncia.
Eficincia: parmetros que
possam medir a capacida-
de da empresa para resolu-
o de problemas com base
nas informaes geradas
pelo seu sistema.
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UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAO
SOBREVIVNCIA NO MERCADO
Outro motivo para as empresas investirem em sistemas e tecnologias da
informao que eles se tornaram to importantes e funcionais que ficou
praticamente impossvel no utiliz-los. Essa utilizao est determinando
uma nova maneira de fazer negcios, e essa nova maneira afetar as futuras
carreiras e as futuras empresas. Afinal, mudanas no ambiente de negcios
so sempre acompanhadas por mudanas nos postos de trabalho e nas
profisses.
O setor bancrio brasileiro exemplifica esta situao. Ao mesmo tempo
em que houve uma revoluo no uso dos sistemas de informao - o que
conhecemos como automao bancria -, que tem a face mais visvel nos
caixas automticos e internet-banking, houve demisses em massa com
substituies de trabalhadores e mudanas de funes. O que determinou a
sobrevivncia e o fechamento de muitos bancos foi a rapidez de adaptao
a esse novo modelo de negcios.
A INFLUNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAO NA ECONOMIA
Os negcios da economia global que envolve sistemas de informao
contam com cifras em bilhes de dlares. As empresas esto sentindo a
necessidade de estarem adequadas aos novos tempos e s novas
tecnologias que surgem a cada momento.
Para ver os resultados destes gastos enormes basta observar como as
empresas e as pessoas esto conduzindo os negcios. No Brasil, o nmero
de celulares atingiu 90 milhes de aparelhos, ultrapassando em muito o
nmero de telefones fixos instalados. Empresas de todos os tamanhos esto
entendendo a importncia de automatizarem seus negcios e terem um site
na internet a fim de criarem oportunidades de compra e venda, e melhora no
atendimento aos clientes e fornecedores.
Enquanto os jornais perdem leitores, aumenta o nmero de pessoas e
empresas que recebem notcias on-line. Os blogs se tornaram uma febre
mundial e, no Brasil, fazem enorme sucesso, o que vem criando uma nova
forma dos consumidores darem sua avaliao aos negcios das empresas.
Alm disso, a publicidade na internet cresce a um ritmo surpreendente.
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A IMPORTNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAO NA SUA CARREIRA
Tanto os negcios como o mercado de trabalho se modificaram bastante
nos ltimos anos. Velhas profisses esto desaparecendo e outras esto
surgindo da necessidade de uma nova economia emergente, baseada na
tecnologia, nas comunicaes e na Internet. Para ser bem-sucedido neste
novo ambiente, voc precisar aumentar seu leque de possibilidades de
forma a se inserir mais rapidamente neste novo mercado de trabalho,
colocando suas habilidades a servio das empresas.
Segundo pesquisas efetuadas, algumas reas de trabalho no Brasil esto
com excesso de vagas por carncia de pessoal qualificado e com certeza
muitos desses empregos vo requerer dos candidatos habilidades e
competncias para resoluo de problemas, assim como, conhecimentos
tcnicos para tarefas especficas.
O que isso significa? Significa que independente da empresa que voc
trabalha ou ir trabalhar, as tecnologias e os sistemas de informao tero
um papel cada vez mais importante no seu dia-a-dia profissional e na sua
carreira de administrador ou engenheiro. Sua oportunidade de emprego e
sua remunerao dependero, em parte, de sua capacidade de usar os
sistemas de informao na consecuo de seus objetivos.
O propsito deste curso justamente ajudar voc a entender essa nova
realidade organizacional e tirar o melhor proveito dela.
HORA DE SE AVALIAR
Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de
estudo, presentes no caderno de exerccio! Elas iro ajud-
lo a fixar o contedo, alm de proporcionar sua autonomia no
processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as
respostas no caderno e depois as envie atravs do nosso
ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco!
Nesta unidade voc aprendeu a estabelecer as diferenas entre dados,
informao e conhecimento; como funcionam os sistemas, os subsistemas e
a estrutura sistmica das empresas; a determinar as dimenses dos sistemas
de informao com relao organizao, s pessoas e tecnologia; a
entender os objetivos organizacionais dos sistemas de informao no
contexto da empresa e em relao a sua sobrevivncia no mercado e como
os sistemas de informao esto mudando o ambiente de negcios e podem
influenciar sua carreira.
Na prxima unidade vamos estudar alguns tipos de sistemas de
informao utilizados nas empresas, como o sistema de processamento de
operaes, os sistemas de informao que apiam as reas funcionais da
empresa e o sistema de informao gerencial.