MANUAL DE USUARIOS

Proveedores
2011
Uso exclusivo de clientes
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1. Trminos de uso
2. www.defactos.net
3. Acceso a la plataforma
4. Negociacin de facturas
5. Liquidacin de documentos
6. Informe de desembolsos y pagos
7. Configurar negociacin automtica
8. Actualizar datos del proveedor
9. Crear otros usuarios
10. Configurar notificaciones
11. Otras funcionalidades
Al realizar la activacin dentro de la plataforma Defactos los
clientes:
! Aceptan que al momento de realizar operaciones se acogen al
Reglamento de operaciones de la plataforma Defactos.
! Aceptan la oferta de servicios de CapitaLogistic S.A.
! Aceptan que es su responsabilidad el acceso y uso del sistema.
! Aceptan que las condiciones de conectividad (acceso a Internet) sern
responsabilidad de cada uno de los usuarios de la plataforma Defactos.
" Los Proveedores podrn visualizar en la plataforma el estado
de cuenta de sus clientes (notas dbito y crdito,
devoluciones, fechas y montos de pago programados) y
solicitar a travs del Programa de Pronto Pago y Descuento
Empresarial el pago anticipado de las facturas pendientes
cuando lo requieran.
" Para conocer en detalle el Reglamento de operaciones de la
plataforma Defactos, visite www.defactos.net
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" Defactos es el depsito de facturas
y documentos operado por
CapitaLogistic S.A. A travs de esta
plataforma, empresas
compradores publican las facturas
de todos sus proveedores,
permitiendo el pronto pago de las
mismas.
" La plataforma tambin permite a
empresas de factoring y terceros
fuentes de fondeo acceder a
proveedores que buscan
descontar sus facturas y
documentos.
" Para aquellos emisores que tienen
contratado el servicio de custodia,
a travs de la plataforma Defactos,
pueden administrar los originales
de sus facturas y documentos
desde su radicacin hasta su
pago.
Servicios dentro de la plataforma
Defactos:
" Visualizar facturas radicadas con
los compradores.
" Pronto pago con los compradores
registrados.
" Solicitud de cotizacin a empresas
de factoring para facturas de
compradores NO registrados.
" Cesiones y endosos de manera gil
y segura (electrnica).
" Estado de cuenta en lnea con los
compradores registrados.
" Estado de cuenta en lnea con las
empresas de factoring.
Opcionales:
" Custodia de facturas originales y
documentos.
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1. Digite en su navegador*
(Explorer, Mozilla o Chrome) la
direccin www.defactos.net
2. Ingrese su usuario
(normalmente su correo
electrnico) y su contrasea
3. Si no recuerda su contrasea,
utilice la opcin de Ha
olvidado su contrasea?
4. En caso de que no pueda
recuperar su contrasea,
escriba a
soporte@defactos.net o llame
a los telfonos:
! Medelln: 4442140
! Bogot: 3819634
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* Explorer versin 7.0 en adelante, Mozilla todas las versiones, Chrome todas las versiones.
Acceso
Contctenos
" Aqu los proveedores pueden visualizar 3 grficos:
! Principales compradores
! Flujo de caja proyectado
! Descuentos otorgados
" Adicionalmente pueden ver unos indicadores financieros y una
bandeja de entrada de todos los mensajes que la plataforma enva a
su correo.
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Grficos
Indicadores
Mensajes
" Negociaciones:
! Permite negociar documentos con 2 opciones:
# Documentos por negociar proveedor. Aqu se negocian por pronto pago las facturas y
documentos confirmadas por los compradores registrados.
# Aprobar propuestas de terceros. Esta opcin permite aprobar una cotizacin de descuento
que las compaas de factoring inscritas en la plataforma hacen al proveedor.
! Permite visualizar las liquidaciones de los documentos negociados.
" Documentos:
! Documentos. Listado de todos los documentos y sus estados
! Documentos con inconsistencias. Permite visualizar documentos que el comprador
ha publicado para la revisin del proveedor
! Reportar desembolso. Permite al proveedor informar los desembolsos efectivos as
como cuando no se le ha desembolsado el pronto pago de sus facturas. Esta
opcin se habilita pasado el tiempo definido para el desembolso del pronto pago.
" Configuracin:
! Permite actualizar datos de la empresa como telfonos y direcciones.
" Contactos:
! A travs de la opcin de Administrar contactos se pueden crear otros usuarios
autorizados para utilizar la plataforma.
! Configurar notificaciones permite personalizar los correos que la plataforma enva
cada vez que se cargan facturas o se negocian las mismas.
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1. Ir a la opcin de Negociar/Documentos por negociar proveedor.
2. Escoger el Comprador del cual se desea el pronto pago
3. Escoger la modalidad de negociacin. Existen 5 modalidades:
! Pronto Pago. El proveedor otorga un descuento por pronto pago.
! Pronto Pago Terceros. El proveedor cede o endosa la factura a CapitaLogistic
para el pago anticipado.
! Cotizar Tercero. El proveedor solicita a los terceros fondeadores una cotizacin
para otorgar un descuento por pronto pago.
! Factoring. El proveedor solicita a los terceros fondeadores una cotizacin para
otorgar un descuento por pronto pago a compradores NO REGISTRADOS (sin
convenio).
! BSV. El Botn Salva Vidas permite tener los recursos de un da para otro otorgando
un descuento mayor.
4. Simular la operacin.
5. Aceptar la negociacin. La plataforma informa en caso de que no
se pueda realizar la operacin en caso de que ya no existan
recursos para el pronto pago (hay que ser el primero en negociar!).
6. Aceptar el texto legal. Siempre se puede rechazar en caso de no
querer el pronto pago.
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1. Escoger
Comprador
2. Escoger
Modalidad
3. Escoger
documentos
4. Simular
5. Negociar
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1. Escoger
modalidad
2. Escoger
fechas
3. Ver una
en particular
4. Exportar
datos
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1. Ir a Documentos/Reportar No Desembolso
2. Escoger la modalidad
3. Seleccionar las facturas a reportar
4. Reportar su desembolso oportuno
5. En caso de que no se haya efectuado el desembolso
oportuno (ver fecha mxima de desembolso en la
liquidacin), se habilita una opcin para cada factura
para reportar su NO DESEMBOLSO.
Botn que se
habilita para
reportar NO
DESEMBOLSO
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1. Ir a Configuracion/Proveedor
2. Para cada Comprador definir si desea que el sistema
negocie automticamente las facturas cada que su
cliente cargue facturas a la plataforma Defactos.
3. El sistema negocia automticamente siempre y cuando
el factor de descuento sea el publicado, en caso de
cambiar, no realiza la operacin.
Factor
publicado
Editar datos
del proveedor
Configurar
negociacin
automtica
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2. Editar los
datos
permitidos y
dar guardar
1. Opcin de
Configuracin
/Proveedor/
Editar
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2. Editar los datos de los
usuarios, activarlos o
desactivarlos y
generarles nuevas
claves
3. Crear un nuevo
usuario, asignarle perfil
y permisos.
1. Opcin de
Contactos/
Administrar
contactos
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1. Ir a Contactos/Administrar
Notificaciones
2. Para cada notificacin definir
periodicidad de envo.
3. Es importante que al menos 1
usuario reciba las
notificaciones.
Editar periodicidad y
guardar.
Adicionar o quitar
usuarios. Para
adicionar escribir el
nombre y guardar.
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1. Haga click en
Sugerencias
2. Agregue una
sugerencia o a travs
de Contactar Defactos
escriba su solicitud.
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CapitaLogistic S.A.
Sede Operativa
PBX: +57 4 4442140
Cra 47C # 79A Sur - 33, Zona
Industrial;
Sabaneta, Antioquia
Bogot
PBX: +57 1 3819634