Unidad N2.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 1

Actividad: Arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad
Luego de conocer la situacin actual de la organizacin con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se debe
iniciar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad, para as establecer cul ser la estandarizacin que se
asignar a manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad. Posteriormente, se deber definir el listado de documentos mandatorios y no mandatorios
que contribuirn al mantenimiento y mejora del sistema de calidad. Para lo anterior, deben solucionar los siguientes cuatro
puntos:
1) Arquitectura Documental: definan los componentes de cada Documento del Sistema de Gestin de Calidad marcando
con una X, tambin adicionen Documentos o Componentes que consideren necesarios para la eficaz
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.

Documentos


Componentes
Manuales Procedimientos Instructivos Formatos Listados
Entre
otros
Encabezado X X X X X
Tabla de
Contenido
X X X



Objetivo del
Documento
X X X
Alcance del
Documento
X X X X
Responsables
del
Documento
X X X X X
Definicin de
Trminos
X X X X
Flujograma X X X X
Entre otros



A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, de manera que permita la
identificacin del documento.

El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestin de la calidad tales como Manual del Sistema de Gestin de la Calidad,
caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y formatos; de manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los
documentos es Arial. Se utilizan a discrecin los tamaos de la letra, segn las necesidades de diseo y presentacin.



El encabezado se contiene los siguientes aspectos:


Colombia ESL S.A.S is a vendor company of Open English LLC.


1. Logo: El Logotipo Colombia ESL S.A.S se utilizar en los documentos es el autorizado por la compaia.
2. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se est elaborando (Manual del Sistema de Gestin de la Calidad,
Caracterizacin de Proceso, Procedimiento, Instructivo, etc.) que relaciona el contenido del mismo y el nombre del documento que se va a
referenciar.
3. Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual corresponde el documento que se est elaborando.
4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de
Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporacin de un Documento externo, por medio de correo
electrnico notifican al Sistema de Gestin de Calidad, para la incorporacin en el Listado Maestro de Documentos Externos.
5. Cdigo: La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se puede realizar manual desde el mismo instante en que se
elaboran, creando una estructura jerrquica que permite parametrizar y asignar un cdigo para cada tipo de documento.
7. Versin: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 00. El nmero de
versin se registra en el encabezado como se indica en la figura. La versin del documento se actualiza conforme a la aprobacin de los cambios,
simultneamente con la fecha de vigencia.
DOCUMENTO COLOMBIA ESL S.A.S CDIGO:
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL VERSIN:




2) Mapa de Procesos: definan los procesos organizacionales en donde se evidencien claramente los procedimientos de
direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.



ESTRATEGIA CLAVE SOPORTE





Planificacin y
control
financiero
Planificacin
estratgica
Definicin
polticas
generales
Marketing
Desarrollo de
alianzas
estratgicas
Desarrollo
poltica equipo
humano
Desarrollo de
productos y
servicios
Contabilidad
Tesorera
y pagos
Gestin
documenta
l
Gestin
financiera
Servicios
generales
Gestin
arquitectura de
procesos
Auditoras

Asesora
jurdica
Gestin
de
personal
Soporte a la
prestacin de
los servicios.
Necesidades y
expectativas
del cliente.
Cliente
satisfecho
Capacitacin
de personal
Ventas
Servicio al
cliente
Soporte
PQR
Gestin de
calidad
Prestacin
de servicios
Cobro
Gestin de
satisfaccin del
cliente



3) Documentacin a realizar - Lista de chequeo: definan el nivel documental por procesos institucionales.

Proceso Nombre del Documento
Procedencia
Responsable del
Documento Mandatorio ISO
9001:2008
No Mandatorio
Gestin de calidad
Manual de calidad X
Analista de
calidad
Documentacin Nivel I
Gestin de calidad
Procedimientos Operativos X Lider del proceso
Documentacin nivel II
Gestin de calidad
Instrucciones de trabajo paso a paso X
Gerencia y
docuemntadores
SGC
Documentacin nivel III
Gestin de calidad
Foramtos y registros X Work force
Documentacin Nivel IV











Actividad Descripcin
Procedencia
Responsable
Mandatorio ISO
9001:2008
No Mandatorio
Elaboracin del
documento nuevo
o actualizacin y/o
modificacin de
uno existente.
Se elabora, actualiza o modifica el documento en la
seccin de calidad, bajo el rol de la persona que realiza
documentos.
X
Documentador del
SGC
Registro: Elaboracin de documento
Revisin preliminar
del Proceso
Se verifica el documento en lo correspondiente A posibles
afectaciones delproceso, a su estructura, estndar de
redaccin y presentacin.
Si hay observaciones de ajuste, se enva el documento
para los ajustes al documentador del SGC, si no hay
observaciones, se enva con el visto bueno respectivo.
X Lder de Proceso
Registro: Elaboracin de documento
Ajustes segn
observaciones del
proceso
Con base en las notas hechas por el Proceso, se ajusta el
documento y lo libera nuevamente para revisin de dicho
proceso.
X
Documentador del
SGC



Registro: Elaboracin de documento
Verificacin de
ajustes al
documento
Se hace la revisin de los cambios o ajustes en el
documento. Si encuentra inconsistencias, lo devuelve, de
lo contrario, libera el documento con su respectiva
aprobacin
X Lder de Proceso
Registro: Elaboracin de documento
Aprobacin del
documento
Si el documento se encuentra ajustado a las necesidades
del proceso, imparte su aprobacin. Si el documento no es
aprobado por alguna razn, se realizan las observaciones
para nuevos ajustes o modificaciones y se devuelve a
quien lo elabor, quien debe realizar los ajustes y volver a
liberar el documento para nueva revisin.
X
Representante de
la Direccin
(comit de Calidad
segn el caso)
Registro: Documento aprobado.
Monitoreo para
actualizacin del
Manual de Calidad
A travs del seguimiento permanente de elaboracin de
documentos, se establece si se han creado nuevos
procesos o procedimientos, o si se ha clasificado como
obsoleto uno de los existentes, en cuyo caso es
necesario realizar una actualizacin del Manual de
Calidad, y contina con las siguientes actividades.
X
Documentador del
SGC
Registro: Elaboracin de documento





Elaboracin
informe
actualizacin
Manual del SGC
Se prepara informe para el gerente administrativo, detallando los
cambios necesarios en la documentacin del Sistema, que
implican una actualizacin del Manual del SGC, el cual se
adjunta como soporte para aprobar dicha actualizacin.
X
Documentador
del SGC
Registro: Informe de actualizacin


4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvieron tras el desarrollo de la presente actividad.


Conclusiones
1 . Uno de los aspectos necesarios en una buena documentacin es la identificacin del documento, ya que como estos procesos
deben de estar en mejoramiento continuo, esta identificacin nos va a informar que versin es quien lo elaboro, quien lo reviso, y
su descripcin.
2. La documentacin y todo lo que se debe hacer en la empresa, (macro procesos, procesos, sub procesos, formatos, indicadores)
es lo que nos van a llevar por el camino hacia la certificacin.
3. . La cadena de valor es muy importante ya que ella nos muestra cuales son los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y
de mejora continua. Es de anotar que la cadena de valor se forma una vez se hayan establecidos todos los macro procesos que
tenesmos en nuestra organizacin.


Modo de entrega:




Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada.

Criterios de evaluacin
Define la estandarizacin que aplicar a los documentos del S.G.C.
Conoce los documentos mandatorios definidos en la ISO 9001.
Define los documentos que contribuirn al mantenimiento y mejora continua
del S.G.C.