Manuel de Procédures

BP 3866 Douala Yaound Tl.
(237) 99 97 31 66 33 04 39 77
SARL au capital de 1 000 000 FCFA n Contribuable M.019600001300 W
Situ lAvenue Des palmiers Bonapriso Douala

PROGRAMME DAPPUI ET DE SOUTIEN A
LACCORD DE PARTENARIAT ECONOMIQUE
(PASAPE)

REPUBLIQUE DU CAMEROUN
REPUBLIC OF CAMEROON

----------
UNION EUROPEENNE
EUROPEAN UNION
----------
MINISTERE DE LECONOMIE, DE LA PLANIFICATION ET DE
LAMENAGEMENT DU TERRITOIRE

MINISTRY OF ECONOMY, PLANNING AND REGIONAL
DEVELOPMENT

FONDS EUROPEEN DE
DEVELOPPEMENT

EUROPEAN DEVELOPMENT FUND

COOPERATION CAMEROUN UNION
EUROPEENNE

CAMEROON EUROPEAN UNION COOPERATION
--------------------

CENTRE DE FORMALITES DE CREATION DENTREPRISES
GUICHET UNIQUE

FINANCEMENT DE LUNION EUROPEENNE (PASAPE)

VERSION PROVISOIRE

MANUEL DE PROCEDURES
Ralis par le Cabinet ABS-INTERNATIONAL

CFCE
MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERE ET COMPTABLES
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2
FACILITATION DE FORMALITES DE CREATION DENTREPRISES ANNEXE

DATE DAPPROBATION REDACTEUR
ABS-INTERNATIONAL SARL

ABREVIATIONS

ABREVIATIONS

SIGNIFICATION

CFCE

Centre de Formalits de Cration dEntreprises

MINPMEESA

Ministre des Petites et Moyennes Entreprises de
lArtisanat et de lEconomie sociale
MINJUSTICE Ministre de la justice

MINFI Ministre des finances

PASAPE

Programme dAppui et de Soutien lAccord de
Partenariat Economique

RCCM

Registre de Commerce et Crdit Mobilier
NIU

Numro dIdentifiant Unique
CNPS

Caisse Nationale de Prvoyance Sociale
PCA

Prsident du Conseil dAdministration
DG

Directeur Gnral
SARL

Socit Responsabilit Limit
SA

Socit Anonyme
GIP

Groupement dIntrt Publique
PV Procs Verbal
SAF Service Administratif et Financier
ANUPS Attestation de non utilisation de personnel salari

CFCE
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3


TABLES DES MATIERES
CHAPITRES TITRES PAGES
AVANT PROPOS 4
CHAPITRE INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES 6
1 Objectif du manuel 7
2 Organisation du manuel 8
CHAPITRE 1 MISE A JOUR DU MANUEL 9
1.1. Modification des procdures 10
1.2. Responsabilit de la tenue et de la mise jour 10
1.3. Mthodologie de mise jour 10
CHAPITRE 2 PRESENTATION DU CFCE 12
2.1. Prsentation des CFCE 13
2.2. Implantation gographique 14
2.3. Cadre juridique 15
2.4. Documents juridiques 15
2.5. Organisation des CFCE 15
2.6. Rles et Responsabilits des intervenants 17
2.7. Organigramme du CFCE 19

CHAPITRE 3
PROCEDURES ADMINISTRATIVES DE TRAITEMENT DES
DOSSIERS DE CREATION DENTREPRISES
20
3.1. Types dentrepreneurs 21
3.2. Procdures pralables avant larrive au Centre 22
3.3. Processus de circulation des dossiers 27
3.4. Schma pratique de circulation des dossiers 36
3.5. Normes et dlais de traitement des dossiers 37
3.6. Procdures de modification, cessation ou suspension
dactivits
40
3.7. ANNEXES 41
3.8 PROCEDURES ELECTRONIQUES DE TRAITEMENT DES DOSSIERS 52

CHAPITRE 4 PROCEDURES FINANCIERES 53
4.1. Gestion financire 54
4.1.1. Frais de cration dentreprise 54
4.1.2. Fonds allous au fonctionnement et investissement du CFCE 54
4.1.3. Les procdures budgtaires 55
4.2 Gestion des biens 61
4.2.1. Biens durables
4.2.2. Biens consommables

CFCE
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4


AVANT-PROPOS
En date du 18 mars 2010, le premier ministre, Chef du Gouvernement a mis
linstruction N001 relative aux formalits administratives de cration dentreprises
au Cameroun. Cet acte qui sinscrit dans le cadre du processus damlioration de
lenvironnement des affaires a pour effet de lever les nombreuses difficults relatives
aux dmarches administratives de cration dentreprises auxquelles sont confronts
les oprateurs conomiques nationaux et trangers dsireux dinvestir dans notre
pays.
Une nouvelle instruction du Premier Ministre Chef du Gouvernement n 002/CAB/PM
du Mai 2012 renforce les dispositions relatives aux procdures de facilitation de
cration dentreprises en se rfrant lActe Uniforme OHADA et abroge toutes
dispositions antrieures contraires de linstruction n 001/CAB/PM du 18 Mars 2010
En effet En date du., le Premier Ministre, Chef du Gouvernement, a mis
une nouvelle instruction nrelative aux formalits administratives de cration
des entreprises au Cameroun. Cet acte qui fait suite aux travaux de la troisime
dition du Cameroon Business Forum (CBF) sinscrit dans le cadre du processus
dinstauration dun environnement des affaires simplifi.
Il en rsulte plusieurs prescriptions importantes quil convient de rappeler,
lesquelles prescriptions ont respectivement traits la mise en conformit des
procdures nationales avec les textes supranationaux de lActe Uniforme OHADA du
15 dcembre 2010, ainsi que plusieurs amnagements au sujet notamment de
lexigence de titre foncier, du certificat de rsidence et de linstauration des
photocopies en lieu et place des extraits.
Ainsi, les rgles de procdure ci-dessous dcrites prescrivent le report de trois
(03) mois de lexigence de titre foncier, la suppression de lexigence du certificat de
clibat, de lattestation de domicile et de la copie certifie conforme de la carte
nationale didentit ou de lacte de naissance. Elles ont pour effet la simplification
des procdures de cration dentreprises au sein des centres existants et projets.

CFCE
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5


Ce manuel a t labor et ralis la faveur de l'appui financier de l'Union
Europenne travers le PASAPE. Le manuel a pour objectif de mettre la disposition
des responsables des CFCE, un outil de rfrence la fois oprationnel et
pdagogique pour la conduite des oprations administratives dans les CFCE.
Le respect et l'application effective de ces procdures conditionnent l'efficacit du
systme de gestion qui doit se traduire pour le CFCE, par des contrles rguliers pour
palier aux diffrents risques qui peuvent rsulter d'irrgularits ou de malversations
(domaine de l'exceptionnel), mais surtout de ngligences, d'erreurs d'excution, de
jugement ou de comprhension (domaine du quotidien)
Les rgles dorganisation et de procdures qui suivent instruites par le Premier
Ministre Chef du Gouvernement sadressent aux chefs de dpartements ministriels
suivants :
- Monsieur le Ministre dEtat, Ministre de la Justice, Garde des Sceaux ;
- Monsieur le Ministre des Petites et Moyennes Entreprises, de lEconomie
Sociale et de lArtisanat ;
- Monsieur le Ministre des Finances ;
Le manuel de procdures est un document daccompagnement du fonctionnement des
CFCE mis la disposition des gestionnaires afin dassurer la rapidit, la traabilit
dans le traitement des dossiers des usagers par la codification des procdures et de
lorganisation du travail. Il sagit de manire spcifique de :
Simplifier les procdures
Rduire les dlais de traitement des dossiers
Rpartir les tches de manire spcifique et en fonction des comptences
Assurer un meilleur suivi des dossiers
Eviter les actes de faux et usage de faux
Renforcer la crdibilit des CFCE
Lutter contre linertie
Mettre en place les outils de suivi-valuation des procdures et des activits

Lobjectif 72 heures
Lobjectif de la cration des CFCE est de russir la cration dune entreprise en 72
heures. Cette performance bien que possible est encore loin dtre atteinte cause
de nombreux disfonctionnement qui entravent encore la clrit du traitement
administratif des dossiers de cration dentreprises.

CFCE
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6


Lajustement de tous les services au niveau matriel, humain et financier permettra
de faire des 72 heures de cration dentreprise un principe.

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7


CHAPITRE 1

OBJECTIF DU MANUEL DE PROCEDURE
ORGANISATION DU MANUEL

1.1. OBJECTIF DU MANUEL DE PROCEDURES
INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES

CFCE
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8


Le manuel des procdures formalise les principales procdures qui dcrivent toutes
les tapes ncessaires pour la cration ou la modification dune entreprise, et met
la disposition des travailleurs du CFCE un rfrentiel de base dans lexercice de leur
fonction. Il est conforme lActe Uniforme OHADA portant Droit Commercial Gnral,
la lgislation nationale et la rglementation en vigueur au Cameroun. Il a pour
objectifs de :
fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre administratif
dans le cadre de la cration dentreprise,
dcrire l'organisation administrative, financire et comptable,
dcrire le processus de traitement des dossiers dans les conditions garantissant
un contrle interne efficace, en formalisant les contrles effectuer ainsi que
les responsables de ceux-ci chaque tape du circuit des documents,
dcrire les procdures mettre en uvre par l'ensemble du personnel
comptable et administratif, ainsi que les tches qui lui incombent,
utiliser de faon optimale, pour la meilleure efficacit de l'action engage,
l'ensemble des moyens mis en uvre tels que :
Les moyens humains,
Les moyens matriels,
Les moyens financiers.

Le Manuel de procdures concerne galement les procdures lectroniques qui seront
mises en place trs prochainement.

1.2. ORGANISATION DU MANUEL DE PROCEDURES

CFCE
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9


Le manuel de procdures sarticule autour de 4 parties principales qui se
prsentent ainsi quil suit :

CHAPITRE I MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCDURES
Cette premire partie est structure de manire en faciliter l'exploitation et la mise
jour afin de l'adapter l'volution tant de l'organisation du CFCE que des procdures
formalises.
CHAPITRE 2 : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU CFCE
La deuxime partie du manuel prsente le CFCE notamment ses objectifs, la stratgie
de mise en uvre, et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel et
organique.
CHAPITRE 3 : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DE CREATION
DENTREPRISES
La troisime partie dcrit les procdures administratives, financires suivant une
description dtaille des diffrentes tapes de la procdure du traitement des
dossiers de cration dentreprises
CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE
La quatrime partie prsente les procdures de gestion du CFCE, principalement dan
sa gestion administrative, financire et comptable

CFCE
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10


1.1 MODIFICATION DES PROCEDURES
1.2 RESPONSABILITE DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL
1.3 MTHODOLOGIE DE MISE JOUR

1.1. MODIFICATION DES PROCEDURES
1. MISE JOUR DU MANUEL

CFCE
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11


La mise jour du prsent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il n'est
pas mis jour rgulirement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise jour, il
perd de son efficacit. Une liste des dtenteurs du manuel sera maintenue par le
Directeur du CFCE pour permettre la mise jour de tous les exemplaires chaque fois
qu'une mise jour sera opre.
La mise jour du manuel peut tre motive par :
des changements dans la structure ou les activits du CFCE suivant les
dcisions des autorits de tutelle,
les modifications des systmes et procdures dans le but d'amliorer les
procdures existantes pour faire face des situations nouvelles,
des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcrets
concernant les lois et rgles en vigueur en Rpublique du Cameroun,
des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tches
lui incombant,
des amnagements dans l'organisation du CFCE.

1.2. RESPONSABILITE DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL
La responsabilit de la tenue et la mise jour du manuel des procdures incombe au
Directeur du CFCE. Il dcide en outre des copies mettre la disposition du
personnel. La dcision de modification des procdures existantes est prise sur son
initiative.
1.3. MTHODOLOGIE DE MISE JOUR
Lorsque la dcision de modification de procdures existantes est envisage, le
Directeur du CFCE convoque une runion laquelle doivent participer tous les
intervenants susceptibles d'tre concerns par ces modifications.
Cette runion doit dbattre de l'opportunit de la modification propose et des
solutions adopter.
A l'issue de cette runion un procs-verbal est tabli indiquant les lments suivants
les procdures devant tre modifies,
les raisons pour lesquelles les modifications sont demandes,
les principes des modifications apporter,
la personne charge de rdiger les nouvelles procdures inclure dans le
manuel.

CFCE
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12


La personne charge de la rdaction des nouvelles procdures les soumet au
Directeur du CFCE qui y apporte les ventuelles modifications qu'il juge ncessaire
pour arrter le texte dfinitif.
Aprs adoption du texte dfinitif portant sur les modifications apportes au manuel,
le Directeur du CFCE se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux
intresss. Le secrtariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise jour de
chaque copie du manuel.
La personne charge de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le
registre la date de transmission de la nouvelle section aux intresss ainsi que les
rfrences correspondantes.

CFCE
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13


2.1. PRESENTATION DES CFCE
2.2. IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE
2.3. CADRE JURIDIQUE
2.4. DOCUMENTATION JURIDIQUE
2.5. ORGANISATION DES CFCE
2.6. ORGANIGRAMME

2.1. PRESENTATION DES CFCE

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU CENTRE DE FORMALITES
DENTREPRISES

CFCE
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14


Les centres de formalits de cration dentreprises sont des structures qui regroupent
en un seul lieu gographiques tous les services administratifs intervenant dans la
cration dentreprises, ce sont en dautres termes des guichets uniques de cration
dentreprises. Ce regroupement des services administratifs a pour objectif de rduire
de manire considrable les dlais de cration dentreprises qui devraient ainsi passer
de 90 jours 72 heures. De manire plus spcifique, les CFCE ont pour objectif de :
- Faciliter les dmarches et formalits administratives de constitution, de
modification, de cessation dactivits et de dissolution des entreprises, dans
les dlais impartis, sous rserve des procdures judiciaires en cours ;

- Accueillir physiquement et/ou virtuellement les services comptents des
administrations comptentes intervenant dans les procdures et dmarches
administratives y relatives ;

- Communiquer aux intresss la liste de toutes les pices fournir, les frais
correspondants, ainsi que les administrations comptentes pour les dlivrer ;

- Recevoir sur formulaire unique lensemble des dclarations lies la cration,
la modification, la cessation dactivits et la dissolution des entreprises ;

- Percevoir les frais relatifs lensemble des prestations lies son activit,
ainsi que ceux destins aux administrations partenaires.

- Recueillir les informations et donnes relatives la cration dentreprise au
Cameroun, et chaque fois que de besoin, les transmettre aux institutions
publiques, prives ou internationales ;

- Mener toutes tudes, enqutes, analyses, proposition et oprations de
prospective ayant pour objet ou effet damliorer les dmarches
administratives en vue de la cration dentreprise ;

- Collecter, organiser et mettre la disposition de toute personne intresse
lensemble des textes en vigueur dans le domaine des affaires au Cameroun ;

- Tenir et mettre jour le fichier des entreprises cres, modifies, dissoutes ou
en cessation dactivits, et transmettre ces donnes lInstitut National de la
Statistique ;

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15


- Tenir, mettre jour et rendre disponible le fichier des personnes physiques
interdites dexercer la direction dune personne morale, et des personnes
morales interdites ou restreintes dactivits sur le territoire national ;

- Assurer la coordination et la coopration entre les institutions publiques,
prives et internationales impliques dans le processus de cration
dentreprise au Cameroun, en vue den amliorer lefficacit ;
A titre secondaire, la mise en commun des moyens pour lexcution de tous travaux
lis ces activits, et plus gnralement toutes activits se rattachant directement
ou indirectement aux activits ci-dessus spcifies, ou susceptibles daider leur
ralisation.
Les CFCE sont placs sous la supervision et lautorit du Ministre des Petites et
Moyennes Entreprises de lArtisanat et de lEconomie Sociale qui coordonne toute
lactivit.
2.2. IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE
Les centres pilotes de formalits de cration dentreprises ont t crs Yaound et
Douala en Avril 2010. Ils connaissent une extension dans les villes de Bafoussam,
Bamenda et Garoua. Lintention manifeste par le Gouvernement et le MINPMEESA est
de doter chaque province dun CFCE.
2.3. CADRE JURIDIQUE
Les CFCE pour le moment nont pas de cadre juridique formel, en effet, un comit de
pilotage a t cr par dcision n0038/D/MINPMEESA/SG du 31 mars 2010 pour la
mise en place et le suivi des CFCE, aprs la signature par le PM de linstruction
n001/CAB/PM du 18 mars 2010 sur les CFCE et les diverses instructions du Chef du
Gouvernement demandant au MINPMEESA de tout mettre en uvre pour que le 15
avril 2010 au moins un CFCE devienne oprationnel. Cette instruction a t remplace
par linstruction N 00/CAB/PM du Mai 2012 portant amlioration des dispositions de
la premire.
Il sagit de mettre prioritairement en place une structure susceptible de lever les
barrires qui entravent la cration dentreprise et de rduire les dlais de cration
dentreprises les ramenant 72 heures comme dans la plupart de pays en
dveloppement, et damliorer le classement du Cameroun au Niveau de Doing
Business dans des dlais trs brefs. Cest pour ce faire que lorganisation et la mise
en place nest pas encore formalise par un texte juridique donnant un statut aux
CFCE, ce vide juridique qui devrait tre combl ne devrait avoir aucune incidence ni

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16


sur le fonctionnement ni sur les rsultats assez satisfaisants quant au nombre
dentreprises cres enregistrs depuis leur mise en place.

2.4. DOCUMENTATION JURIDIQUE
Les documents obligatoires ncessaires la gestion des CFCE sont classs en 4
catgories :

CATEGORIE

LIVRES
Les registres juridiques Registres des PV des runions et assembles

Les registres dentreprises
cres
consignation de toutes les entreprises cres par
statut lgal et par genre

Documents institutionnels

Manuel de procdures, statuts et tout autre
document juridique indispensable

Des registres comptables
Livre dinventaires, balance gnrale des
comptes, le grand livre

2.5. ORGANISATION DES CFCE

Le Centre de formalit de cration dentreprises est une structure lgre qui permet
de lever les lourdeurs administratives de cration dentreprise et dacclrer leur
cration dans un dlai rglementaire de 72 heures.
ORGANES DE GESTION DU CFCE

Le CFCE est un groupement dIntrts Publics (GIP) constitu dun Comit de Gestion
compos de membres reprsentant des dpartements ministriels et socits dEtat
intervenant dans le processus de traitement des dossiers au CFCE. Le Comit de
Gestion est prsid par le Secrtaire Gnral du Ministre des PME, de lArtisanat et
de lEconomie Sociale qui en est lautorit de tutelle.
Les membres sigeant au Comit de Gestion des CFCE sont issus des institutions
ci-aprs :

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17


MINPMEESA
Ministre des Finances
Ministre de la Justice
La Caisse Nationale de Prvoyance Sociale

Lorganigramme ci-aprs dcrit la composition du CFCE
Le Comit de Gestion
Cest lorgane central qui assure la gestion et fait office de Conseil dadministration
de tous les CFCE.
Le Prsident du Comit de Gestion
Le Prsident du Comit de Gestion est investi des pouvoirs pour engager le CFCE dans
la limite des attributions qui ne relvent pas du Comit de Gestion.
Il prside le Comit de Gestion qui est charg de :
Dfinir les grandes orientations des activits des CFCE
Approuver le programme annuel des activits des CFCE
Arrter le budget annuel, et les tats financiers annuels des CFCE
Approuver le manuel de procdures et ses mises jour ultrieurs
Approuver les grilles de rmunration et autres avantages du personnel des
CFCE

Les membres du Comit de Gestion
Chaque membre du Comit de Gestion reprsente son dpartement ministriel qui a
un rle dterminant jouer dans le processus de cration dentreprise, les
responsabilits sont dcrites de manire dtaille dans le prsent manuel.
Chaque CFCE est compos de :
- Un Directeur qui assure sous lautorit du Prsident, la planification,
lorganisation, la coordination, le contrle et la mise en uvre de lensemble
des activits du CFCE
- Un service administratif et financier qui assure la gestion administrative et
financire du Centre
- Un assistante du directeur du CFCE
- Un agent de liaison qui a la responsabilit dacheminer les dossiers des
promoteurs dans les diffrents services
Du personnel des services des Ministres des Finances, de la justice et de la Caisse
Nationale de Prvoyance sociale affect au CFCE dtach auprs des CFCE

CFCE
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18


2.6. DESCRIPTION DES ROLES ET RESPONSABILITES DES INTERVENANTS DU
CFCE
La prsente rubrique dcrit les rles et responsabilits des services de chaque
dpartement ministriel intervenant dans le processus de cration dentreprise.
1. Ministre des Petites et Moyennes Entreprises, de lartisanat et de
lEconomie Sociale
Le MINPMEESA est en charge de la coordination, du service administratif et
financier, de laccueil, de la documentation au CFCE et du suivi des dossiers.

ROLE RESPONSABILITES
COORDINATION Sassure que :
- les dossiers de demande de formalits administratives ont
t traits efficacement
- les dossiers ont t reproduits et diffuss correctement en
fonction des administrations partenaires
- les dossiers ont t suivis rigoureusement dans le respect
des dlais
- la promotion des services offerts par le CFCE est faite
travers tous les actes poss dans lexercice de la fonction
- Dispose de la liste des entreprises cres par catgories
(tablissements, SARL, SA) et par genre (Femmes, hommes
- De la mise en cohrence et coordination entre les
diffrentes administrations concerne
- Il signe les rcpisss et les attestations de cration
dentreprise
- Sassure que les annonces lgales ont t publies par la
SOPECAM

Accueil
Sassure que :
- le promoteur a t bien reu et bien cout
- linformation est disponible par les affiches, les brochures
ou le personnel
- Vrifie que le dossier du promoteur est complet
- Le dossier est enregistr et le numro dordre donn
- Les frais relatifs au dossier sont dposs et un reu remis
au promoteur

Le Service
administratif et
financier

Assiste le directeur et assure la ventilation des diffrents
documents dans les divers services du CFCE

Documentation
et statistiques

Conservation des fonds de dossiers, des fichiers et du
traitement des donnes statistiques

CFCE
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19


Liaison entre les
diffrents
bureaux
Assure lacheminement et la traabilit des dossiers dun
service un autre et est responsable du suivi des dossiers.

2. MINISTERE DES FINANCES
SERVICES Responsable hirarchique Tches
Trsor Direction du Trsor Encaissement des frais de
cration dentreprises
Impts Direction Gnrale des
Impts
Dlivrance des cartes
contribuables et des patentes
exonres

3. MINISTERE DE LA JUSTICE

POSTE

Responsable hirarchique

Tches

Agent de GREFFE

Le Greffe du tribunal de
1
re
instance

Enregistrement au Registre du
Commerce et du Crdit Mobilier

4. CAISSE NATIONALE DE PRVOYANCE SOCIALE (CNPS)

POSTE

Tches

Agent de la CNPS

Dlivrance des ANUPS ou AUPS
Immatriculation au registre des employeurs

Chaque service dpend de son administration de tutelle qui il rend directement
compte des activits lies son secteur. Faisant partie des services du CFCE, il
dpend galement du Directeur du CFCE et participe aux runions de coordination
des activits du CFCE pour la mise en cohrence des informations.

CFCE
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20


ORGANIGRAMME DU CFCE

NB : le personnel des diffrents bureaux dpend chacun en ce qui le concerne de
son administration de laquelle il reoit des instructions. Il participe cependant au
fonctionnement des activits du CFCE sous la coordination du Directeur

COMITE DE GESTION
PRESIDENT
DIRECTEUR DU CFCE
ASSISTANT E
Du directeur
RESPONSABLE
ADMINISTRATIF ET
FINANCIER
MINPMEESA
ACCUEIL
Bureau du
TRESOR
Bureau des
IMPOTS
Bureau de la
CNPS
DOCUMENTATION ET
STATISTIQUES
Agent de liaison

CFCE
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21


3.1. TYPES DE PROMOTEURS
3.2. PROCEDURES PREALABLES A LARRIVEE AU CFCE

3.3. PROCESSUS DE CIRCULATION DES DOSSIERS
3.4. SCHEMA PRATIQUE DE CIRCULATION DES DOSSIERS
3.5. PROCEDURE DE MODIFICATION, DISSOLUTION OU CESSATION DACTIVITES

CHAPITRE 3 : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES
DOSSIERS

CFCE
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22


3.1. TYPES DE PROMOTEURS
LActe Uniforme OHADA dfinit plusieurs types dentrepreneurs parmi lesquels :
3.1.1. Les Personnes Physiques ou Entreprenants
Lentreprenant est un entrepreneur individuel, personne physique qui sur simple
dclaration au registre du Commerce et Crdit Mobilier exerce une activit
professionnelle, civile commerciale artisanale ou agricole.
Le rgime de lEntreprenant qui pourra tre en tant que de droit reprcis par un
texte particulier, donnera droit la dlivrance gratuite dune carte de contribuable,
dune attestation dexonration de la patente et de linscription au RCCM. Toute
chose pouvant faciliter leur accs la commande publique.
Le Commerant, personne physique
Cest un entrepreneur individuel qui exerce une activit commerciale, quil dclare
avec le formulaire unique fourni par le service daccueil du CFCE o sont mentionns
les lments qui seront prsents dans la rubrique composition du dossier
3.1.2. Les personnes morales ou socits commerciales
Le Commerant, personne morale
Cest un entrepreneur qui dcide de crer une socit distincte de la personne
physique, une socit unipersonnelle. Le reprsentant du commerant personne
morale dclarera son activit avec le formulaire unique fourni par le service daccueil
du CFCE en y mentionnant les lments prciser ultrieurement
Les Succursales
Ce sont les reprsentations de socits ayant leur sige dans une autre localit ou
ltranger. Toute personne morale non assujettie limmatriculation au Registre du
Commerce et du Crdit Mobilier en raison du lieu dexercice de son activit ou de son
sige social doit, dans le mois de la cration dune succursale telle que dfinie par
lActe uniforme relatif au droit des socits commerciales et du groupement dintrt
conomique, ou dun tablissement, en requrir limmatriculation. Cette demande
faite avec le formulaire fourni par le service daccueil du CFCE dans le ressort duquel
est tablie cette succursale ou cet tablissement et doit mentionner les lments
prciser dans la rubrique composition du dossier.

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23


Promoteurs Groupements dIntrts Economiques (GIE)
Cest une structure compose uniquement de personnes morales ou des structures
dEtat dont les activits servent les intrts conomiques des diffrents partenaires.
Il est rgit par lActe Uniforme OHADA sur le droit des socits commerciales et les
Groupements dIntrts Economiques

3.2. PROCEDURES PREALABLES A LARRIVEE AU CFCE
Le promoteur qui se prsente au CFCE doit pralablement se munir dun dossier
constitu des pices ci-aprs :
3.1.1. COMPOSITION DU DOSSIER
POUR LES PERSONNES PHYSIQUES
LENTREPRENANT- LE COMMERCANT
A l'appui de sa dclaration, le demandeur est tenu de fournir les pices
justificatives suivantes quels que soient leur forme et leur support :

1) une photocopie de la carte nationale didentit ou lacte de naissance pour les
nationaux, du passeport ou de la carte de sjour pour les trangers;

2) une photocopie de son acte de mariage en tant que de besoin ;

3) une dclaration sur l'honneur dont le formulaire est remis sur place, signe du
demandeur et attestant quil nest frapp, daucune des interdictions dexercer le
commerce.

4) une dclaration sur lhonneur attestant du lieu de rsidence
Lesdites dclarations sur lhonneur sont compltes, dans un dlai de soixante-
quinze (75 jours) compter de la date de limmatriculation, par un extrait de
casier judiciaire ou dfaut par le document qui en tient lieu, ainsi que de
lattestation de rsidence dment dlivre par les autorits comptentes ;

5) une photocopie du titre de proprit, ou du contrat de bail ou du titre
doccupation du principal tablissement et, le cas chant, de celui des autres
tablissements et succursales ;

La prsentation de la photocopie du titre de proprit, ou du contrat de bail ou du
titre doccupation seffectue dans un dlai de trois mois compter du jour du
dpt de la demande dimmatriculation.

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24


6) en cas d'acquisition d'un fonds ou de location-grance, une photocopie de l'acte
d'acquisition ou de l'acte de location-grance ;

7) le cas chant, une autorisation pralable d'exercer le commerce
8) Deux demi-photos, noir sur blanc ou couleur
9) un plan de localisation sign par le promoteur
COMMERANTS, PERSONNES MORALES:
Le reprsentant du commerant, personne morale, dclare son activit avec le
formulaire unique fourni par le service daccueil du CFCE. Il y mentionne les
lments mentionns sur le formulaire unique

A l'appui de sa dclaration, le demandeur est tenu de fournir les pices
justificatives suivantes quels que soient leur forme et leur support :

1) une photocopie des statuts ou de lacte fondateur ;

2) la dclaration de rgularit et de conformit ou de la dclaration notarie de
souscription et de versement du capital;

3) la liste des grants, administrateurs, dirigeants ou associs tenus indfiniment
et personnellement responsables ou ayant le pouvoir dengager la socit ou la
personne morale ;

4) une dclaration sur l'honneur signe du demandeur et attestant quil nest
frapp daucune des interdictions dexercer le commerce.

Cette dclaration sur lhonneur est complte, dans un dlai de soixante-quinze
(75) jours compter de limmatriculation, par un extrait de casier judiciaire
bulletin n3 ou, dfaut, par le document qui en tient lieu.

5) le cas chant, une autorisation pralable d'exercer l'activit du demandeur.
6) 1 photocopie du titre de proprit ou contrat de bail
7) La quittance justifiant le paiement de la taxe foncire sur limmeuble sil abrite
le sige social de lentreprise et appartient au promoteur
8) Un plan de localisation

CFCE
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25


GROUPEMENT DINTERETS ECONOMIQUES (GIE)
Dans un dlai de 3 mois compter de la date de la tenue de lassemble constitutive,
le PCA du GIE dpose auprs du service public charg de la tenue de registre du
ressort administratif de son sige social contre rcpiss numrant les pices
incluses dans le dossier en vue de linscription de son organisme qui comprend :
Une demande timbre au tarif en vigueur
Le procs verbal de lAG constitutive mentionnant la date et le lieu de sa tenue
et sign par le nombre fondateurs requis.
Le procs verbal doit indiquer :
La rsolution relative la cration du Groupement dIntrts Economiques et
prcise la date de la tenue de lAssemble Gnrale constitutive : la
dnomination et ventuellement le pseudonyme ou le sigle, lobjet et la ou les
branches dactivit conomique, le ressort territorial, le sige social et
ladresse postale

3 copies de statuts

La rsolution approuvant les statuts et spcifiant : les modalits dengagement
dactivits rciproques, les modalits de souscription et de libration du capital
social ; la rsolution portant sur llection du prsident du conseil
dadministration et des administrateurs.

La rsolution relative llection des membres du comit de surveillance et
mentionnant leurs noms, prnoms, profession et adresse personnelle.

La rsolution nommant le directeur du GIE et spcifiant ses attributions

La rsolution nommant la personne physique extrieure charge du contrle
des comptes ou lorganisme retenu cet effet

Une copie conforme dune autorisation dune attestation de conformit
pralable ou de tout autre document requis, prcisant les domaines dactivits
concerns.
3 copies de loi et de son texte dapplication qui sont retournes lintress
aprs dlivrance du certificat dinscription.

CFCE
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26


Le GIE doit se faire enregistrer au Registre du Commerce (Greffe de tribunal de
1ere instance). Il est exonr de limpt sur les socits mais tenu de dclarer
au fisc la distribution des rsultats aux membres

3.3. PAIEMENT DES FRAIS

Types dentreprises

Frais correspondants (en espces ou par chque)

Entreprenant ou
personne physique

53 000 CFA pour lenregistrement au RCCM

Commerants
(Personnes morales)

SARL- SA

Patente gratuite pour la cration dune nouvelle entreprise
Carte de contribuable gratuite
Immatriculation au RCCM : 41 500 CFA
Dpt au greffe : 4000CFA par acte notari constitutif
(dclaration de souscription et de versement, statuts etc)
Droits de timbre de dimension : 7 000 CFA
Chemise cartonne : 1000CFA
CNPS :
1500 CFA pour attestation de non utilisation du personnel
salari)
Timbre : 1 000 CFA (pour attestation de non utilisation de
personnel salari)
8 000 CFA : attestation du personnel salari

Taxe sur la proprit foncire : 0,11% de la valeur de
limmeuble abritant le sige social de lentreprise dclar
par le propritaire et payable annuellement.

Enregistrement du bail : 10% du montant annuel du bail
dclar par le promoteur locataire

Frais dattestation de localisation : 2 000 CFA

Toute demande doit automatiquement tre timbre.
Le prix du timbre est fonction du type de demande

CFCE
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3.4. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS
PROCESSUS 1 : GESTION DE LINFORMATION AUX USAGERS

Domaine dapplication : accueil et information aux usagers
Titre : cration dune entreprise

Acteurs :
- Promoteur
- Agents daccueil

Documents supports :
- dossier de cration dentreprise
- formulaires de cration
- brochure dinformation
- Affiches

Processus pr-requis :
Demande dinformations
Constitution du dossier de cration dentreprise
Paiement des frais

MODE OPERATOIRE ACTEURS CONTROLES
Accueil des usagers

Service daccueil

Promoteur

Agent de liaison
Service daccueil
Informations affiches
prospectus
Information sur les documents produire
ainsi que sur la procdure suivre en vue de
la cration dentreprise et sur le remplissage
du formulaire unique,
Conseils divers
Contrle des
documents
Vrification de la conformit et de la
recevabilit du dossier
Enregistrement
Rcpiss de dpt du dossier est rempli
Le dossier est enregistr et un numro
dordre lui est affect

Boite suggestion
Informations sur les frais payer au CFCE qui
sont perus par laccueil contre reu

Transmission du dossier aux services
administratifs et financiers
Fiche navette

CFCE
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28


Procdure induite :
Obtention des informations
Dpt du dossier et transmission au SAF

TYPES DE PROMOTEURS ACCUEILLIS AU CFCE
Promoteur sans dossier Le service daccueil dtermine le type dactivits que
veut entreprendre lusager.
Il est renseign sur les lments constitutifs du dossier
en fonction de la forme juridique choisie,
Une brochure lui est remise pour plus dinformations.
Des affiches le renseignent galement sur les
diffrents aspects des obligations et avantages
Sur le tableau des notaires

Promoteur avec dossier Contrle de conformit du dossier ;
Dans le cas dun dossier incomplet ou compos de
documents non conformes, il est restitu au promoteur
ou au prpos du notaire afin de complter ou
dajuster les documents pour ce qui est des dlais ou
de la qualit des pices.
Dans le cas o le dossier est complet il est transmis au
Service administratif et Financier

PROCESSUS 2 : SERVICES ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS
Domaine dapplication : mission de bon pour paiement des frais
Acteurs Agent de liaison
SAF
Documents /supports Documents constitutifs
Fiche navette

Procdure pr-requise : dossier complet
Mode opratoire Acteurs contrle
Le dossier est reu au SAF pour
mission du bon au montant des
frais payer par le promoteur.
Il est ensuite envoy au service du
trsor

SAF
Agent de liaison

Le bon pour rglement
des frais
Fiche navette

Procdure induite : paiement des frais du trsor et retour du dossier au SAF

CFCE
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PROCESSUS 3 : LE SERVICE DU TRESOR
Domaine dapplication Paiement des frais de cration dentreprise

Acteurs Agent daccueil
Agent du trsor
Documents supports Dossier complet du promoteur
Fiche navette
Procdure pr-requises : vrification du dossier prsent et du bon pour paiement
Mode opratoire acteurs contrle

Encaissement des frais
exigibles sur le feuillet du
quittancier correspondant au
service

Agent du trsor
Agent de liaison
Rcpiss du dpt de
dossier et reu
(paiement espces) ou
dclaration de recette
(paiement par chques

Procdures induites : dlivrance dune quittance de paiement des frais

PROCESSUS 4 : SERVICE DES IMPOTS
Domaine dapplication : enregistrement des actes notaris
acteurs Agent de ladministration fiscale
Notaire
Agent de liaison
Documents supports Actes notaris/ fiche navette
Procdures pr-requises : prparation des actes de constitution de socit par le
notaire
Mode opratoire Acteurs contrles
Enregistrement des originaux
des actes notaris (dclaration
de souscription et de
versement, statuts)
Agent des impts
Notaire
Agent de liaison

Vrification des
documents prsents
Apposition des mentions
denregistrement sur les
minutes (copies originales des
actes notaris et sur les
Agents des impts
Notaire

Fiche navette

CFCE
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30


expditions
Les minutes sont retournes au
notaire instrumentaire tandis
que les expditions sont
dposes au Greffe
Reprsentant du
notaire

Procdures induites : remise du rcpiss

PROCESSUS 4 : SERVICE DE GREFFE
Domaine dapplication : enregistrement au Registre du Commerce et Crdit Mobilier
Acteurs Agents du greffe

Documents / supports Dossier de cration
Fiche navette
Procdures pr-requises
Mode opration acteurs contrle
Inscription du promoteur
individuel ou de la socit
commerciale au Registre du
Commerce et du Crdit Mobilier
Agent du service du
Greffe
Agent de liaison
Numro dordre affect
ltablissement ou la
socit
Fiche navette
Procdure induite : transmission dune photocopie de lattestation dimmatriculation
du RCCM au service des impts

CFCE
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31


PROCESSUS 5 : SERVICE DES IMPOTS
Domaine dapplication : Etablissement des documents fiscaux
Acteurs Agents de ladministration fiscale
Documents / supports Demande de la patente et de la carte
de contribuable
Fiche navette
Procdure pr-requise : Attestation dimmatriculation au RCCM
- Composition de la demande de la
patente et de la carte contribuable :
Un formulaire de demande
Un plan et une attestation de localisation
Une photocopie de lattestation
dimmatriculation au RCCM
Une quittance de paiement de taxe
foncire
- Attribution du NIU et tablissement
de la carte de contribuable
- Dlivrance du titre de patente
exonre
Agent de
ladministration
fiscale
Agent de liaison
Contrle de la
conformit du
dossier
Fiche navette
Procdure induite :
- Attribution du NIU
- Dlivrance dune carte de contribuable gratuite
- Etablissement dun titre de patente exonre

PROCESSUS 6 : SERVICE DE LA CAISSE NATIONALE DE PREVOYANCE SOCIALE
Domaine dapplication : Etablissement des attestations salariales

Acteurs Agents de la CNPS
Documents/supports Dossier du promoteur

CFCE
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Fiche navette

Procdure pr-requise : demande dattestations dutilisation ou de non utilisation du
personnel salari

Mode opratoire Acteurs Contrle
Composition du dossier pour obtention des
attestations contenant les pices suivantes :
Une carte de contribuable
Une patente
Un plan et une attestation de localisation
Une photocopie de lattestation
dimmatriculation au RCCM
Une quittance de paiement de la taxe
foncire.

Etablissement de :
- Une attestation dutilisation du personnel
salari ou
- Une attestation de non utilisation de
personnel salari
- Pour les employeurs de main - duvre
professionnelle :
- Une demande dimmatriculation au fichier
des employeurs
- La liste du personnel permanent ou
temporaire
- Lautorisation de cration ou douverture
pour les Etablissements privs et de
tourisme
- Lautorisation de cration pour les GIC

Agent de liaison, ou
prpos du Notaire

Agents de la CNPS

Fiche navette
Contrle de la
conformit du
dossier
Lemployeur est tenu daffilier son personnel la CNPS en prsentant les pices
suivantes : Une demande dimmatriculation la CNPS en tant quassur social sign
par lemployeur et le salari.
Une photocopie de lacte de naissance du salari et le cas chant de celles de son
pouse ou de ses enfants lgitimes, reconnus ou adoptifs

Procdures induites : Validation du statut dentreprise

CFCE
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PROCESSUS 7 : BUREAU DU DIRECTEUR DU CENTRE
Domaine dapplication : Validation du statut de lentreprise

Acteurs CNPS
Coordonnateur du centre
Documents/supports Dossier de cration dentreprise
Fiche navette

Procdure pr-requise : Dossier complet

Vrification de la composition
du dossier
Signature des rcpisss de
dpt des dossiers
Dlivrance des attestations de
cration dentreprise

Directeur du Centre

Fiche navette

Procdures induites : rcpiss et attestation de cration dentreprise signs

PROCESSUS 8 : SERVICE ADMINISTRATIF
Domaine dapplication : ventilation des documents
Acteurs Agent administratif (secrtariat du Directeur)
Agent de liaison
Documents/supports Dossier de cration dentreprise
Fiche navette
Procdures pr-requise : rcupration et enregistrement du dossier sign

Vrification de la composition
du dossier,
Des signatures des rcpisss
de dpt des dossiers et
des attestations de cration
dentreprise
Secrtariat du Directeur
Agent de liaison
Registres
Fiche navette

CFCE
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34


Procdures induites : validation du dossier de cration dentreprise

PROCESSUS 9 : SERVICE DACCUEIL
Domaine dapplication : Retrait des documents de cration dentreprise valids

Acteurs

Agent de liaison
Personnel daccueil
promoteur
Documents / supports Dossier valid

Procdure pr-requise : Dlivrance de toutes les pices requises du dossier de
cration


Retour du dossier complet avec les
signatures requises au service daccueil
pour remise au promoteur des
documents suivants :
- attestation de cration
dentreprise
- Attestation dinscription au RCCM
- La patente exonre
- La carte de contribuable exonre
- Lattestation de non utilisation du
personnel salari ou lattestation
dutilisation du personnel salari
Deux photocopies du dossier sont
faites dont une destine aux
archives et lautre au centre des
impts territorialement comptent
les originaux des pices sont remis
au promoteur (entreprise
individuelle) ou au notaire
(entreprise commerciale)

Agent de liaison
Agents du service
daccueil
promoteur

Fiche navette
Registre

Procdure induite : Retrait de lattestation de cration dentreprise par le
promoteur

CFCE
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35


PROCESSUS 10 : ANNONCES LEGALES (Socit de Presse et dEditions du
Cameroun)
Domaine dapplication : publication des annonces lgales

Procdure pr-requise : constitution dentreprises commerciales
Acteurs CFCE- SOPECAM
Documents / supports Bordereau de transmission
Dcharges diverses

Le CFCE transmet la SOPECAM sous
bordereau les annonces dentreprises cres
au plus tard 48h avant la parution.
Le CFCE sacquitte des frais relatifs la
publication des annonces lgales.

La SOPECAM publie les annonces lgales de
cration dentreprises
Respecte les dlais de parution
Etablit les factures lissue de chaque
parution et les fait tenir au CFCE

CFCE

SOPECAM

Bordereau de
transmission des
annonces lgales par
le CFCE

Factures et
justificatifs prsentes
par la SOPECAM

Rglement des frais
contre dcharges par
le CFCE

Procdure induite : publication des annonces lgales des entreprises cres par le
CFCE

CFCE
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36


PROCESSUS 11 : SERVICE DE LA DOCUMENTATION ET DES STATISTIQUES
Domaine dapplication : conservation des fichiers et archivage
Acteurs : Agent de liaison
responsable de la documentation et des
archives

Documents /supports Doubles des dossiers
Procdure pr-requise : liquidation des dossiers

Mode opration Acteurs Contrle

Ouverture des chemises sur
lesquelles sont inscrites
lanne, le numro dordre,
la forme juridique, et
classement

Responsable
des archives

Fiche navette
OUTILS DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE
Les outils de classement et d'archivage
physique comprennent principalement :
Les registres
les chemises (simples, rabat, pochettes,
extensibles, lastiques, etc),
les classeurs levier communment appels
"chrono",

les dossiers suspendus index vertical (ou
horizontal) pour une lisibilit de face dans
les classements d'armoires (ou de dessus
dans les classements de tiroirs),

les botes de classement,
les botes ou caisses archives.

Procdure induite : Classement et conservation des fonds de dossiers, tenue dun
fichier chronologique des entreprises cres.

CFCE
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37


3.5 Schma de circulation des dossiers au CFCE

NOTAIRE

PROMOTEUR
ACCUEIL
Informations
Vrification du dossier
Dpt du dossier et frais

GREFFE
Immatriculation au RCCM
IMPOTS
Enregistrement des actes notaris
Dlivrance de la patente exonre
et de la carte de contribuable
gratuite et du NIU
CNPS
Dlivrance de lANUPS
Inscription au registre des employeurs

ACCUEIL
Retrait de lattestation
de cration et des autres
documents
PROMOTEUR
SOPECAM
ANNONCES
LEGALES
LES
DOCUMENTATION
ET STATISTIQUES
Donnes statistiques
Coordonnateur
Vrification et signature du
rcpiss et de lattestation de
cration
NOTAIRE
Elaboration des
statuts
TRESOR
Paiement des frais relatifs aux
prestations payantes

CFCE
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5. NORMES ET DELAIS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DE CREATION
DENTREPRISE
Le Centre de Formalits de Cration dEntreprises sest fix le pari de crer des
entreprises en 72 heures. Ce dlai de 3 jours suppose que le circuit emprunt par les
dossiers permet le traitement et la remise de lattestation au promoteur au terme de
cette priode. Pour ce faire, la ncessit de dfinir les normes simpose sur les
plans :
Environnement du travail : Des infrastructures de travail
Des moyens humains : Personnel en nombre suffisant (viter des sous-effectifs et des
sureffectifs)
Contrle des pices des dossiers : sassurer de la conformit et de la traabilit des
dossiers
Des dlais de traitement des dossiers chaque tape du processus.
Les normes et dlais de traitement concernent uniquement les dossiers complets au
dpt et en conformit de temps et de qualit avec les exigences du CFCE et pourrait
se dfinir pour chaque intervenant de la manire suivante :

1. SERVICE DACCUEIL

personnel Environnement
de travail
Documents de
travail
Contrle Dlai de
traitement
dun dossier

Personnel
form
laccueil et
En nombre
suffisant

Bonne
organisation
du travail

Equipements et
matriel
disponibles
(ordinateurs et
bureaux de
travail, casiers
de rangements
des dossiers par
ordre ou par
secteur)
Tlphone
Disposer :
Des formulaires de
cration
dentreprises
De chemises
cartonnes, des
registres qui
consignent les
entreprises
individuelles dune
part et dautre part
les entreprises
commerciales

Fiche
navette
dment
remplie

Sont lis la
qualit du
dossier

CFCE
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39


2. SERVICE DU TRESOR
Personnel Environnement
de travail
Documents
de travail
contrle Dlais de
traitement

Personnel en
nombre suffisant
Equipements
disponibles
(ordinateurs et
bureaux)
Quittances
Et machines
disponibles
Fiche navette
quittance

3. SERVICE DES IMPOTS

de travail
Documents de
travail
contrle Dlais de
traitement

Personnel
disponible et
en poste

Conditions de
travail favorables
Etablissement des
cartes de
contribuables et des
patentes sur place :
dlgation de
signature pour
lagent des Impts du
CFCE par la DGI
Fiche navette
Dcharges
Registre des
Impts

4. SERVICE DU GREFFE

de travail
Documents de
travail
contrle Dlais de
traitement

Equipements
fonctionnels
Disposer des
registres sur
place : dlgation
de signature pour
le greffier du CFCE
Fiche navette
Registre du
greffe
RCCM

CFCE
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40


5. SERVICE DE LA CNPS

de travail
Documents de
travail
contrle Dlais de
traitement
Effectif
suffisant
Disponibilit
des meubles de
rangement
Disponibilit
des imprims
Dlgation de
signature

Fiche navette
Registre de la
CNPS

6. BUREAU DU DIRECTEUR

de travail
Documents de
travail
Contrle Dlais de
traitement

Dissocier les
fonctions de dlgu
rgional des PME et
Directeur en charge
du CFCE

Une assistante

Un responsable
administratif et
financier

Un agent de liaison

Photocopieur de
grande capacit,
et Matriel de
bureau disponible
et en bon tat
Un vhicule de
liaison
Ordinateurs

Disponibilit
des formulaires
uniques
Des fiches
navettes

Des chemises
cartonnes pour
les dossiers des
promoteurs

Fiche navette
Fiche de sortie des
formulaires uniques
Registres
Runions hebdomadaires
Rapport des runions

Il sagit en fin de compte de respecter les 72 heures, les sjours des dossiers dans les
diffrents services variant en fonction des paramtres parfois non matriss.

CFCE
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41


3.6. ANNEXES
Formulaire unique
Rcpiss du dpt de dossier
Fiche navette
Patente exonre
Carte Contribuable gratuite
Attestation non utilisation du personnel salari
Prospectus
Formulaire de modification
Formulaire de dissolution ou de suspension dactivits

CFCE
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42


FORMULAIRE UNIQUE DE CREATION DENTREPRISE

CFCE
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43


LA PATENTE EXONEREE

LA CARTE DE CONTRIBUABLE

ATTESTATION NON UTILISATION DU PERSONNEL SALARIE

PROSPECTUS

CFCE
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REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON
Paix-Travail - Patrie Peace -Work - Fatherland

MINISTERE DES PETITES ET MOYENNES MINISTRY OF SMALL A MEDIUM
ENTREPRISES, DE LECONOMIE SOCIALE SIZED ENTREPRISES, SOCIAL
ET DE LARTISANAT ECONOMY AND HANDICRAFT

CENTRE DE FORMALITES ENTREPRISES CREATION
DE CREATION DENTREPRISES PROCEDURES CENTER

GUICHET UNIQUE DE YAOUNDE YAOUNDE ONE STOP SHOP
TEL :

FICHE NAVETTE
DOSSIER N : --------------------------------------------------/du-----------------------------------
NOMS ET ENSEIGNE COMMERCIALE :-------------------------------------------------------------
ADRESSES ET TELEPHONES :------------------------------------------------------------------------
DATE SERVICE
DEPART
SERVICE
RECEPTION
OBSERVATIONS DECHARGE
S.A.I.L
TRESOR
IMPOTS
GREFFE
IMPOTS
CNPS
COORDINATION
S.A.I.L

CFCE
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REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON
Paix-Travail - Patrie Peace -Work - Fatherland

MINISTERE DES PETITES ET MOYENNES MINISTRY OF SMALL A MEDIUM
ENTREPRISES, DE LECONOMIE SOCIALE SIZED ENTREPRISES, SOCIAL
ET DE LARTISANAT ECONOMY AND HANDICRAFT

CENTRE DE FORMALITES ENTREPRISES CREATION
DE CREATION DENTREPRISES PROCEDURES CENTER

GUICHET UNIQUE DE YAOUNDE YAOUNDE ONE STOP SHOP

N 000000

RECEPISSE DE DEPOT DE DOSSIER

NOMS :----------------------------------------------------------------------------------------------------------
PRENOMS :------------------------------------------------------------------------------------------------------
RAISON SOCIAL :-----------------------------------------------------------------------------------------------
A dpos ce jour les pices conformes ci-aprs exigibles pour la cration dentreprise :
o Une copie de statut notari
o Un plan de localisation
o Un extrait de casier judiciaire ou une dclaration sur lhonneur
o Une copie certifie conforme de la carte nationale didentit ou
o Un e copie dacte de naissance
o Un certificat de clibat
o Deux photos 4x4
o Une somme de -CFA------------------------reprsentant les frais denregistrement au
RCCM et autres frais exigs

Fait --------------------le--------------------------
Cachet et signature du Directeur du Centre

CFCE
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46


CHEMISE DU DOSSIER DU PROMOTEUR

PERSONNE PHYSIQUE / LENTREPRENANT

NOMS :
PRENOMS :
NATIONALITE :
ADRESSE :
TELEPHONE :
DATE ET LIEU DE NAISSANCE :
NOM COMMERCIAL :
ACTIVITES :

REGIME DIMPOSITION :

CFCE
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47



PERSONNE PHYSIQUE/ COMMERCANT
NOMS ET PRENOMS:
ADRESSE PERSONNELLE : T : E-mail :
DATE ET LIEU DE NAISSANCE ;
NATIONALITE ;
NOM COMMERCIAL :
SIGLE :
ACTIVITES EXERCEES ;
REGIME DIMPOSITION :
DATE ET LIEU DE MARIAGE : Le cas chant)

PERSONNES AYANT LE POUVOIR GENERAL D'ENGAGER PAR LEUR SIGNATURE LA
RESPONSABILITE DE LENTREPRISE :
NOMS, PRENOMS,
DATE ET LIEU DE NAISSANCE,
DOMICILIE A :
NATIONALITE
L'ADRESSE DU PRINCIPAL ETABLISSEMENT
AVEZ VOUS DEJA ETE IMMATRICULE AU REGISTRE DU COMMERCE ?
SI OUI, INDIQUER LE N
DATE DU COMMENCEMENT DES ACTIVITES

CFCE
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48


PERSONNE MORALE/ COMMERANT/ GIE
Raison sociale :
Sigle ou enseigne :
Objet social:
Forme de la personne morale :
Capital social :
Siege social :
Dure de la Socit ou de la Personne Morale telle que fixe par ses statuts :
Rgime dimposition :
LE GERANT OU DIRIGEANT
Noms et prnoms :
Adresse : TEL : E-Mail :
Lieu de rsidence :
Date et lieu de naissance :
Nationalit :
Date et du lieu du mariage : (Le Cas Echant),

LES ASSOCIES
Associ 1 :
Noms et prnoms :

CFCE
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49


Adresse : Tl : E-mail :
Lieu de rsidence :
Nationalit :
Associ 2 :
Noms et prnoms :
Adresse : tl : e-mail :
Lieu de rsidence :
Nationalit :

COMMISSAIRES AUX COMPTES :(lorsque leur dsignation est prvue par l'acte uniforme
relatif au droit des socits commerciales et des groupements d'intrt conomique)
Noms et prnoms :
Date et lieu de naissance
Adresse tl : e-mail :
Lieu de rsidence

CFCE
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50


MODIFICATION DE LA FORME DE PERSONNE JURIDIQUE

Noms et prnoms :
Raison social :
Adresse : tel : e-mail :
Activits :
Rgime dimposition :
Nouvelle raison sociale :
Activits :
Adresse :
Rgime dimposition :
Raisons de la modification :

CFCE
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51


DOSSIER DU PROMOTEUR

SUSPENSION DES ACTIVITES OU DISSOLUTION DE LENTREPRISE

Noms et prnoms :
Raison social :
Adresse : Tel : E-mail :
Activits :
Rgime dimposition :
Raisons de la suspension ou de la dissolution :

Dclaration sur lhonneur : je dclare sur lhonneur que les informations
donnes sont exactes et vrifiables.
(La patente et la carte de contribuable seront remises au service daccueil pour
acheminement vers les services des impts pour suspension)

CFCE
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52


6. PROCEDURES DE TRAITEMENT ELECTRONIQUE
Lorsque la dmatrialisation des procdures de lgalisation sera effective et
efficiente grce au projet e-Regulations, la demande ou la dclaration
dimmatriculation ainsi que les pices justificatives, ci-dessus, pourront se
prsenter, totalement ou partiellement, sous forme lectronique, sous rserve du
respect des dispositions de l'article 79 lActe uniforme OHADA portant Droit
Commercial Gnral en ce qui concerne le destinataire et du respect des
dispositions des articles 82 85 du mme Acte uniforme en ce qui concerne la
conformit des documents.
En cas doption pour la voie lectronique, les personnes en charge des Registres du
Commerce et du Crdit Mobilier dlivrent, dans le respect des textes en vigueur,
les mmes actes que ceux dlivrs en cas d'accomplissement des formalits sur
support papier.

Les documents remis par les autorits en charge des Registres du Commerce et du
Crdit Mobilier sont sous la forme de procds techniques fiables et garantissant,
tout moment, l'origine des documents sous forme lectronique ainsi que leur
intgrit au cours de leurs traitements et de leurs transmissions lectroniques
reconnus valables par lActe uniforme OHADA portant Droit commercial gnral ou
par le Comit technique de normalisation des procdures lectroniques prvu
l'article 81 dudit Acte uniforme.

CFCE
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53


3.6. PROCEDURE DE MODIFICATION, DISSOLUTION OU CESSATION DACTIVITES
POUR DES RAISONS ECONOMIQUES

Il sagit particuliment des entreprises qui ferment ou suspendent leurs activits
pour des raisons conomiques avant 5 ans la date de leur cration.

Le CFCE a pour objectif non seulement de faciliter la cration dentreprise et de tenir
un fichier des entreprises en activit, mais galement denregistrer toute entreprise
ayant procd des modifications de statut lgale, dactivits ou de sige social.
Toute entreprise ayant t dissoute pour des raisons autres que le non paiement des
impts.
Toute entreprise en cessation dactivit momentane ou dfinitive. Ces informations
permettent la mise jour des donnes transmises lInstitut National des Statistiques

Lentreprise doit signaler au CFCE par une simple correspondance toute modification
intervenue, la dissolution de lentreprise ou la cessation dactivits. Le CFCE fera
remplir un formulaire correspondant lobjet. Ces informations sont rpercutes au
niveau des diffrents services administratifs du CFCE qui procdent galement la
modification ou la suspension des obligations auxquelles tait soumise lentreprise.

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54


4.1. Gestion financire
4.2. Gestion des biens

CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE

CFCE
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55


4.3. GESTION FINANCIERE

La procdure sapplique :

4.1.1. Aux frais de cration dentreprises

Il sagit des frais de cration dentreprise encaisss par bureau du trsor du CFCE.
Il est charg de lencaissement des frais exigibles et de la dlivrance des quittances y
relatives. Le principe de lunicit de caisse dans le Guichet Unique pourrait
sinterprter de 2 manires :
1) ladministration du Trsor confectionne un quittancier unique plusieurs
feuillets qui dtaillent la rpartition des couts des diverses prestations qui
seront ensuite mise la disposition des diffrentes administrations et
structures aux prestations payantes.
2) Le Service du trsor pourrait galement dtenir plusieurs quittanciers, chacun
correspondant chaque intervenant aux prestations payantes.
Diffrentes couleurs pourraient diffrencier les feuillets du quittancier unique ou
les diffrents quittanciers qui se prsenteraient ainsi :
Trsor : Blanc
Greffe : Rose
CNPS : jaune

Lagent du Trsor arrte la caisse en fin de journe ou une priodicit arrte
conjointement, et les sommes sont reverses aux diffrents destinataires avec des
pices justificatives.
Ces frais ne sauraient tre utiliss en aucun cas pour le fonctionnement du CFCE sans
aucune autorisation des institutions comptentes et pour une raison valablement
justifie.

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4.1.2. Aux fonds destins la gestion du CFCE

Le budget du CFCE est vot par le Comit de Gestion lors dune Assembl Gnrale. Il
comprend le budget dinvestissement et le budget de fonctionnement.

Procdure de gestion
Il est fonction des besoins en investissement et en fonctionnement du CFCE
pralablement identifis, valus et soumis lapprciation et approbation du Comit
de Gestion.
Deux comptes sont ouverts au nom du CFCE. Un compte courant et un compte spcial
Le compte courant est destin au fonctionnement du CFCE, il est gr par le
Directeur du CFCE
Un compte spcial destin aux investissements

PROCEDURES BUDGETAIRES

1 Procdures budgtaires
PROCEDURES BUDGETAIRES
PRINCIPES BUDGETAIRES
DEFINITIONS
Le budget du CFCE est la reprsentation chiffre de ses activits. Ces activits
incluent donc aussi bien :
les dpenses relatives au fonctionnement du CFCE (personnel,
fonctionnement), que ;
les dpenses relatives aux investissements.
La priode budgtaire du CFCE correspond l'anne civile : du 1er janvier au 31
dcembre.
LES DIFFERENTS BUDGETS
Budget d'investissement
En gnral les investissements sont envisags plus long terme que le budget
annuel de fonctionnement (modernisation et gros entretien de l'quipement

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et des machines). Le contrle budgtaire incorpore dans les prvisions la
tranche annuelle de ces investissements.

Budget d'exploitation
Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits
attendus pendant l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation
prvisionnel prsentant les charges et les produits ainsi que le rsultat
d'exploitation de l'exercice.
PRINCIPES BUDGETAIRES
Les principes budgtaires suivants sont observs :
1. La programmation pluriannuelle des activits :
Les budgets annuels sont la traduction des activits projetes dans le cadre des
oprations raliser. L'efficacit du processus budgtaire dpendra donc de la qualit
de la programmation de ces activits dans le temps.
2. L'actualisation annuelle des activits :
La budgtisation annuelle est une actualisation annuelle de la programmation
moyen terme. La budgtisation consistera ensuite prciser chaque anne le dtail
des dpenses relevant de l'exercice concern en tenant compte des carts constats
entre prvisions initiales et ralisations. Ce procd permet d'actualiser la
programmation budgtaire des exercices suivants.
3. L'valuation des cots :
Les principes budgtaires gnraux sont applicables pour chiffrer les dpenses
relatives aux activits du CFCE: unit, universalit, annualit.
ORGANES DE L'ELABORATION DU BUDGET
Les organes qui participent l'laboration et la validation du budget du CFCE sont
les suivants :
le Directeur, pour la prparation du budget ;
Le Comit de Gestion, pour l'examen du budget ;
l'Assemble Gnrale pour l'adoption du budget.
L'quipe du CFCE qui assume des responsabilits dans la prparation du budget
comprend :

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le PDT du Comit de Gestion,
le Directeur du Centre
les diffrents responsables des bureaux administratifs du CFCE,
les Experts
D'autres structures qui participent aux activits du CFCE peuvent tre sollicites.
a. CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE
Le processus d'laboration du budget annuel doit tre totalement achev avant le
dbut de l'exercice budgtaire pour ne pas bloquer le fonctionnement du CFCE et
permettre l'engagement des dpenses budgtises.
Au cours d'un exercice budgtaire donn, le processus d'laboration du budget de
l'exercice suivant doit donc tre lanc suffisamment tt pour :
pouvoir tre termin une date permettant son examen et son adoption au
plus tard en dcembre par l'Assemble Gnrale (AG).
En tenant compte des contraintes de temps, le processus budgtaire doit avoir
commenc au plus tard le 1er septembre de chaque anne :
le temps de collecte des propositions ;
le temps ncessaire au traitement des donnes collectes ;
les dlais d'acheminement des documents aux membres des organes sollicits.

PROCESSUS D'ELABORATION DU BUDGET
INSTRUCTIONS PREPARATOIRES DU BUDGET
Les instructions prparatoires ont pour objectif d'aider les responsables mieux
prparer leur budget annuel.
Elles sont labores, partir de l'exploitation des diffrents rapports et des
programmes d'activits, et transmises sous la forme de note de service prpare par
le DR et signe par Le PDT.
PROPOSITIONS BUDGETAIRES
Chaque responsable prpare ses propositions de budget :
en veillant au respect des rgles d'valuation convenues et,
en ne considrant que les rubriques de dpenses qui le concernent.

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Les propositions doivent parvenir au DR dans un dlai raisonnable pour permettre leur
consolidation.
Dans le cadre de ses attributions, le DE appuie les autres responsables du CFCE dans
le processus de prparation budgtaire.
CONSOLIDATION DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES
Les propositions budgtaires sont transmises au DE qui en assure la centralisation et la
consolidation. Il procde aux vrifications d'usage et corrige, en cas de besoin, les
donnes reues.
ARBITRAGE DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES
Une fois consolides, les propositions sont examines par le staff : PDT, DR,
responsables.
Des amendements peuvent tre faits.
ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET
Le DE dresse le projet de budget partir des amendements faits par la runion
d'arbitrage.
APPROBATION DU BUDGET
Le projet de budget annuel est soumis au Comit de Gestion qui l'examine et l'arrte.
Le projet de budget gnral est approuv par les membres du Comit de Gestion au
cours de l'Assemble Gnrale (AG).
Tout agent souhaitant faire engager une dpense doit au pralable s'assurer de la
disponibilit des crdits budgtaires correspondants. Cette information est disponible
auprs du DR ou dans les tats budgtaires
CONTROLE DES DEPENSES
Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si l'on n'y adjoignait
le contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux prvisions.
Le contrle budgtaire exige logiquement trois sries d'intervention :
1. pour la prvision, tablissement d'un programme prcis en vue d'atteindre
dans un dlai donn, un rsultat dtermin,

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2. au cours de l'excution, tude systmatique et permanente des
perturbations susceptibles de modifier les prvisions de programme,
3. priodiquement, oprer les ajustements ncessaires pour atteindre
l'objectif dfini, en dpit des variations intervenues dans les facteurs de
dcision.
Un tel contrle n'exclut pas la souplesse ncessaire toute action dans la
mesure o un budget est tabli pour un certain niveau d'activits mais doit
tre suffisamment flexible pour rpondre aux alas intervenus pendant son
excution.
A long terme, l'exercice du contrle budgtaire comporte la recherche des
carts apparents et de leurs causes, afin de prvoir des budgets successifs
plus prcis.
Le Directeur exerce en permanence un contrle a priori des dpenses engages par le
PDT.
Cette disposition rpond un souci de contrle interne efficace. Ds lors, tous les
engagements de dpenses doivent obligatoirement tre viss par le DE qui s'assure de
leur conformit au budget.
Ce contrle n'est pas un contrle d'opportunit de la dpense dont le PDT reste le seul
juge. Toutefois, le DE ne peut accorder son visa un engagement d'une dpense non
prvue au budget et/ou pour laquelle les crdits disponibles seraient insuffisants.
PAIEMENT DES DEPENSES
Le paiement des dpenses engages est assur par le RAF.
Aucune dpense ne peut tre rgle si la certification du service fait ou de la
livraison conforme du bien n'est pas disponible.
La certification des dpenses est du ressort de chaque centre de responsabilit du
CFCE.
SUIVI ET REVISION BUDGETAIRE
SUIVI BUDGETAIRE
Un budget est toujours un exercice de prvision reposant sur des estimations
d'activits et de cots moyen et court terme.

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Le contrle budgtaire recherche les carts entre les prvisions (parfois
exprimes en cots standards ou simplement estimes) et les ralisations
effectives.
Les qualits requises pour un bon contrle budgtaire sont :
efficacit : la recherche des exceptions doit aboutir soit la constatation
d'erreurs dans les prvisions, soit une anomalie dans l'excution dont il
faut dceler les causes;
rapidit : un cart constat risque de s'aggraver si des mesures correctrices
ne sont pas prises temps ;
frquence : les vrifications opres lors du contrle budgtaire
peuvent tre plus nombreuses et plus rapproches que celles manant de
la comptabilit.
Cette activit de suivi budgtaire est assure par le DE. Pour assurer une grande
efficacit, le suivi budgtaire sera ralis trimestriellement.
REVISION BUDGETAIRE
Les carts ainsi constats peuvent conduire entreprendre une rvision budgtaire
visant radapter les crdits ouverts aux cots et aux activits mener.
Les rvisions budgtaires sont normalement approuves par les mmes organes que
ceux qui ont approuv le budget, c'est--dire le Conseil d'Administration.
Il faut limiter le nombre de rvision budgtaire deux (2) par an.
Les budgets rviss sont communiqus au personnel d'excution du budget dans les
mmes conditions que les budgets initiaux.

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4.4. GESTION DES BIENS
Principes de gestion
OBJECTIFS POURSUIVIS
Il est ncessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualit de la gestion
de ces biens dpendra le maintien du potentiel d'activit du CFCE, ainsi que la
matrise de ses cots de fonctionnement. Les procdures de gestion des biens visent
les objectifs suivants
l'utilisation rationnelle des biens affects ;
l'identification prcise des biens l'occasion de leur entre dans le patrimoine du
CFCE.
la ralisation priodique d'inventaires physiques des biens ;
le renouvellement optimal des biens.
ETAPES DE GESTION DES BIENS
Les procdures de gestion de biens durables comportent les tapes suivantes :
L'entre des biens,
L'utilisation des biens,
L'entretien des biens,
L'inventaire des biens,
La sortie des biens.
Quant aux fournitures consommables, les tapes de gestion comportent seulement :
La rception des biens,
Les consommations,
Le renouvellement,
Le contrle des stocks.

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2.2- Biens durables
La catgorie des biens durables comprend notamment :
les agencements et installations,
le matriel de bureau,
le matriel informatique,
le matriel bureautique,
le mobilier de bureau,
le materiel de transport,

Rfrenciations des biens
1. CODIFICATION DES INFORMATIONS
L'efficacit des procdures de gestion des biens exige la codification des informations
ncessaires l'identification, l'utilisation et au suivi des biens. Les informations
susceptibles d'tre codifies comprennent :
1. la nature du bien,
2. la dsignation du bien,
3. la date d'acquisition,
4. la localisation du bien,
5. l'affectation,
6. le numro d'ordre du bien.
Ces informations peuvent tre regroupes en deux (2) catgories :
les informations qui ne peuvent tre modifies tout au long de la dure
d'utilisation du bien ;
les informations susceptibles d'tre modifies pendant la priode d'utilisation
du bien par Le CFCE (localisation, affectation, ).
2. ETIQUETAGE DES BIENS
La rfrence d'immobilisation est l'information codifie qui est matrialise par une
tiquette appose sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. Cette
information n'est porte qu'une fois et n'est pas modifiable. En consquence, les
informations susceptibles de modifications ne sont pas portes sur l'tiquette

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d'identification ; mais elles sont mentionnes dans la fiche d'immobilisation et dans le
registre des biens. Figurent sur l'tiquette les renseignements suivants :
1. la nature du bien,
2. la dsignation du bien,
3. la date d'acquisition,
4. le service utilisateur.

L'tiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions :
position 1 position 2 position 3 position 4
Nature dsignation date Service
utilisateur

1. Les codifications sont alphanumriques. Pour chaque position elles doivent
comporter le mme nombre de caractres pour assurer une prsentation
homogne des tiquettes.
Position 1 - la nature du bien : trois caractres alphabtiques suffisent. Par exemple
:
MAB : matriel de bureau,
MIN : matriel informatique,
MBU : matriel bureautique
MOB : mobilier de bureau
MAT : matriel de transport
etc.
Position 2 - la dsignation du bien ou la description : quatre caractres
alphabtiques. Par exemple :
CLIM : climatiseur,
TABB : table basse,
CHAI : chaise,

CFCE
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CLAV : clavier
SOUR : souris
ECRA : cran
PHTC : photocopieur
Position 3 l'anne d'acquisition : deux caractres numriques. Exemples : 11 pour
2011, 12 pour 2012.
Position 4 le service utilisateur. Par exemple :
ACC: pour accueil
TRE: pour trsor
GRE: pour greffe
1. Les positions l'intrieur de l'tiquette d'identification sont spares par des
barres obliques.
2. Ainsi le code suivant : MAB/CLIM/10/ACC fournit les renseignements suivants :
MAB : bien class dans le matriel de bureau
CLIM: il s'agit d'un climatiseur split system ;
10 : bien acquis en 2010,
bien inscrit sous ACC dans le registre des biens.

1. CAS SPECIFIQUES
o Materiel composite :
Dans le cas spcifique du matriel informatique composite, le numro d'ordre est
complt par un caractre alphabtique prcisant les parties pouvant tre
remplaces tout en gardant les autres lments du matriel comme suit :
A pour le moniteur,
B pour l'unit centrale,
C pour le clavier,
D pour la souris.

CFCE
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Il en est de mme du matriel de climatisation ( Split system ) compos de :
A dsignant le ventilateur,
B dsignant le compresseur.
o Bien livr en plusieurs units
Lorsqu'un bien est livr en plusieurs units, la numrotation peut comprendre la
mention de la quantit totale livre et l'ordre de l'lment dans le lot. Exemple :
achat de 20 chaises de bureau livres en une seule fois ; le numro d'ordre du lot des
20 chaises dans le registre est 50, le numro d'ordre de la 15me chaise du lot sera
codifi comme suit : 50.15/20. Ainsi en cas de disparition d'un lment du lot, la
mention sera faite dans le registre sur la ligne d'enregistrement du lot de 20 chaises ;
et une criture de sortie de bien constatera la sortie de ce seul lment du lot
o Cas particulier du matriel roulant

L'attribution du numro d'immatriculation est assure normalement par le service
national des transports, charg de l'immatriculation des vhicules au plan national.
1. INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS
L'intrt de cette codification est de :
faciliter l'excution des inventaires physiques ;
favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoris ;
localiser sans perte de temps les biens.
L'attribution d'un code entrane la cration d'une tiquette (inusable de prfrence)
qui est fixe sur le bien par le RAF. Cette rfrence est reporte dans le registre des
biens durables.
OUTILS DE GESTION DE BIENS
Les supports ncessaires la gestion des biens durables comprennent :
le registre des biens,
la fiche d'immobilisation,
la fiche d'inventaire,
des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.
1. L'inscription au registre :

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Il est ouvert un registre par catgorie de biens durables. Ce registre manuel ou
informatique enregistre chronologiquement toutes les entres de biens durables. Le
registre comprend les renseignements suivants :
1. Le code d'identification,
2. La date d'entre du bien,
3. La dsignation du bien,
4. La marque,
5. Le type,
6. Le nom du fournisseur,
7. Le service utilisateur (la localisation),
8. Le prix d'acquisition,
9. La date de sortie du bien,
10. Les observations.
Le registre des biens durables est tenu par le SAF. Une fiche d'immobilisation relative
chaque immobilisation est cre lors de l'inscription du bien dans le registre.

PROCESSUS D'UTILISATION DES BIENS
1. MODALITES GENERALES
Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un service du CFCE. La seule
personne habilite autoriser les utilisations de biens d'quipement est Le Directeur. L'utilisation de
certains biens, comme le mobilier de bureau, le matriel de bureau, (tables, bureaux, chaises,
fauteuils, ...) ne prsente aucune particularit partir du moment o ils ont t affects des
agents prcis. Chaque agent est responsable de l'utilisation du matriel qui lui a t affect. D'autres
biens exigent, au contraire, un suivi trs rapproch afin de leur assurer une dure de vie raisonnable.
Il s'agit du matriel informatique et des photocopieurs.
2. UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE
Squence Priode Acteurs Description narrative des tches A E C D
Tous les
jours
Agents
quips
d'un poste
vrifient que le matriel
fonctionne normalement
assurent l'tat de propret du
matriel

x

En cas
d'incident
Tout agent signale l'incident au RAF pour
disposition ncessaire prendre
(dpannage ou maintenance)

x

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Tous les
jours
Tout agent veille utiliser les fournitures
informatiques sans gaspillage
(papier, encre, disquette, etc.)

x

Tous les
jours
Agents
quips
D'un poste
sauvegardent les fichiers sur des
supports internes et externes pour
assurer une scurit des donnes
du CGA.

x

A la
fermeture
des bureaux
Agents
quips
D'un poste
s'assurent que le matriel est
teint (ou en veille pour les
matriels en communication)
veillent recouvrir le matriel
de housses adquates

x

Au moins 1
fois par
bimestre
Le RAF veille ce que la maintenance du
matriel soit effectue par un
prestataire de services
informatiques

x

En cas de
besoin
Le RAF Informe Le DE par note de service
en cas de dfaillance d'un matriel
ou lorsque le matriel devient hors
d'usage.

x

En cas de
besoin
Le DE Autorise le remplacement du
matriel
x
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou archivage
et conservation).

3. UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieurs, machines relier,
etc.)
Squence Priode Acteurs Description narrative des tches A E C D
A la mise en
service du
bien
Le DR dsigne un responsable pour
s'occuper de l'utilisation de
l'quipement

x

Tous les jours Le RAF Vrifie que l'quipement
fonctionne correctement

x

Aux dates Le RAF s'assure que l'quipement n'a pas
atteint son niveau d'utilisation

x

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prtablies partir duquel un contrle est
ncessaire ; sinon il fait intervenir
le prestataire de maintenance.
inopinment Le RAF Contrle le respect des
prescriptions d'utilisation de ces
biens

x

et conservation).

FOURNITURES CONSOMMABLES
NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES
Les fournitures consommables comprennent :
Le papier,
Les formulaires uniques
Les encres,
Stylos, blocs-notes,
Fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.),
Les produits d'entretien et de nettoyage,
Les consommables informatiques.
2.3.2- OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES
Les supports ncessaires la gestion des fournitures comprennent :
le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock),
la fiche d'inventaire,
des carnets de bons pour constater les mouvements de fournitures.
2.3.3- PROCESSUS DE RECEPTION
Le comit de rception rceptionne les fournitures auprs des fournisseurs et dlivre un bon de
rception ou un bon d'entre (BE) en 3 exemplaires raison d'1 ex pour le RAF, un exemplaire
garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les fournitures livres. Il enregistre
dans chaque fiche de stock les quantits reues et range les articles dans les locaux de
rangement rservs cet effet. Ces locaux de rangement doivent tre ferms clef.

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PROCESSUS DE CONSOMMATION
Squence Acteurs Description narrative des tches A E C D
1.
Agent demandeur aprs visa du
responsable de Centre de
responsabilit
Demande des fournitures consommables

2.
SA - Livre les quantits demandes et autorises
- Dlivre un bon de sortie en 2 exemplaires raison d'un
exemplaire pour le demandeur et 1 exemplaire qu'il conserve
dans le carnet
- Il constate la sortie de fournitures dans le registre des
fournitures.

3.
Agent demandeur Porte son visa dans le registre des fournitures pour constater la
rception effective desdites fournitures.

et conservation).
Remarque : Ce systme peut tre remplac par la tenue d'un cahier dans lequel une
colonne est prvue pour apposer les visas des demandeurs chaque sortie.
PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT
Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantit minimum, Le SA
enclenche le processus de rapprovisionnement. Le rapprovisionnement suit les
procdures d'acquisitions valables pour cette catgorie de dpenses.
PROCESSUS DE CONTROLE
Le contrle des fournitures consommables s'exerce deux occasions principales :
au renouvellement du stock,
l'inventaire de fin de priode.
Le RAF assure le contrle des stocks en procdant l'inventaire au moyen de la fiche
d'inventaire de stock. Un procs-verbal d'inventaire est dress chaque contrle selon
le planning des rapprovisionnements. Un exemplaire est communiqu au DE.

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PROTECTION DES BIEN
LE CFCE souscrit des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent
courir les biens :
vol,
Incendie,
Responsabilit civile.

Le CFCE peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de
la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des
polices d'assurances sont conservs dans un coffre au bureau du Directeur du Centre.
Des exemplaires sont utiliss pour la tenue de la comptabilit. A l'occasion des
renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunits susceptibles
d'optimiser les cots des primes.
Par ailleurs, les responsables et agents du CFCE doivent, en permanence, veiller la
scurit des biens placs sous leur responsabilit ou mis leur disposition. Ils doivent
ainsi personnellement s'assurer que ces biens ne puissent tre ni vols, ni perdus, ni
dgrads. La scurit des locaux et leur gardiennage

BP 3866 Douala Yaound Tl. (237) 99 97 31 66 33 04 39 77



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