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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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NDICE DEL DOCUMENTO
I. INTRODUCCIN
II. ALCANCE
III. MARCO JURDICO
IV. OBJETIVOS
V. POLTICAS
VI. DESARROLLO
VII. PADRN DE PROVEEDORES
$%%%. LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE ARTCULOS DE
OFICINA Y PAPELERA
%&. LLENADO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
&. AUTORIZACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
&%. VALIDACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
XII. COMPROBACIN DE GASTOS
XIII. CARACTERSTICAS A REVISAR EN UNA FACTURA
XIV. SOLICITUD DE COTIZACIONES
XV. DESARROLLO COMUNITARIO
&$%. SOLICITUD DE MATERIAL PARA FESTIVIDADES Y/O EVENTOS
&$%%. REQUERIMIENTOS DE FIN DE AO
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XVIII. GLOSARIO
XIX. DIAGRAMAS DE FLUJO
I. INTRODUCCIN.
Las actividades diarias desempeadas en cada rea que cn!rman esta administraci"n
p#$%ica municipa%& tienen di!erentes necesidades ' requerimients& pr % que e% mantener
e% !uncinamient cn e!icacia& e!icacia ' e!ectividad en $usca de %a ma'r ca%idad a%
$rindar e% servici& est re%acinad cn %a creaci"n e imp%antaci"n de m(tds& !rmas
prcess que de !rma respnsa$%e& ' crrespndida est(n cn!rmads& n s% para
mantener en !uncinamient idea% de cada rea& si n de esta misma !rma !recer de
a%ternativas para $tener nuevas t(cnicas de prevenci"n ' previsi"n para %)rar un me*r
mane* de recurss+
Este Manua% tiene cm $*etiv !undamenta% %a de!inici"n ' dcumentaci"n de %s
Prcedimients que sustentan %a peraci"n de% Departament de Cmpras& %as P%,ticas
que nrman a %s misms& as, cm tam$i(n& sea%ar %s puests inv%ucrads en %a
e*ecuci"n de %as diversas !uncines administrativas& a !in de esta$%ecer e% cntr% '
!uncinamient ms e!iciente ' transparente de %a Unidad Administrativa en cuesti"n+
- cn e%%& capacitar a td e% persna% de !icina que %a$ra en esta administraci"n
p#$%ica municipa% en cuant a e% mane* de dcuments para cmpr$ar )asts que pr
actividades re%acinadas cn esta ten)an que rea%i.arse+
As, mism& %s Prcedimients se rientan /acia $*etivs espec,!ics& que se ri)en pr
P%,ticas %ineamients que adems& descri$en %a manera de %)rar %s $*etivs
esta$%ecids+
Las p%,ticas& prcedimients& !%u*s de in!rmaci"n& reprtes ' respnsa$i%idades&
descrits en e% presente Manua% de P%,ticas ' Prcedimients Administrativs de%
Departament de Cmpras sn ap%ica$%es a% persna% adscrit a esta Direcci"n ' en su
cas a tras Dependencias de% Municipi& cuand imp%iquen su interacci"n& siend e%
en%ace cn (stas e% Respnsa$%e Administrativ de cada Dependencia+
II. ALCANCE.
Ap%ica a tdas %as reas de %a presidencia municipa%+
Ap%ica a desarr%% cmunitari+
III. MARCO JURDICO.
C"di) 0isca% de %a 0ederaci"n+
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Le' de adquisicines& arrendamients ' servicis de% sectr p#$%ic de% Estad de
1ida%)+
Re)%ament de %a %e' de adquisicines& arrendamients ' servicis de% sectr
p#$%ic de% Estad de 1ida%)+
Le' de transparencia ' acces a %a in!rmaci"n p#$%ica )u$ernamenta% para e%
Estad de 1ida%)+
IV. OBJETIVOS.
Esta$%ecer un mecanism de cntr% que permita diri)ir& supervisar ' veri!icar %as
actividades que se %%evan a ca$ en e% Departament de Cmpras& cump%iend cn
%s principis de prtunidad& transparencia ' e!iciencia administrativa+
Prprcinar una /erramienta que !aci%ite e% prces de inducci"n ' capacitaci"n
de% persna% de nuev in)res+
Prprcinar in!rmaci"n que sirve de $ase para eva%uar %a e!iciencia de% persna%
en e% cump%imient de sus !uncines espec,!icas+
Incrprar a %s sistemas ' prcedimients administrativs& %a uti%i.aci"n de
/erramientas que a'uden a a)i%i.ar e% !%u* de in!rmaci"n ' de esta manera
!aci%itar %a tma de decisines+
Cntri$uir a% enriquecimient de% acerv dcumenta% municipa% ' a %a cns%idaci"n
de %a institucina%i.aci"n de prcess perativs ' administrativs en % re!erente a%
mane* de %s recurss /umans ' !inanciers+
O$tener in!rmaci"n prtuna de% cmprtamient de )ast p#$%ic para c%a$rar
en %a crrecta tma de decisines+
E%iminar s$re)irs en partidas presupuesta%es2
0aci%itar e% prcedimient de cmpras
Or)ani.ar e% !%u* de in!rmaci"n desde e% mment en que s%icita una er)aci"n&
/asta e% mment de %a cmpr$aci"n+
V. POLTICAS
Tda cmpra de$e ir respa%dada pr una rden de cmpra de servici& de %
cntrari& %a tesrer,a n se /ar respnsa$%e de su pa)+ Nin)una tra persna
dependencia de )$iern municipa% esta autri.ada para rea%i.ar cmpras+
Las s%icitudes de requerimient& de$en e!ectuarse pr e% rea interesada+
Las s%icitudes para e% desarr%% cmunitari& siempre de$ern ser e3pedidas e%
interesad& quien de$er requisitar%as en su tta%idad
Cmpras de$er de asesrarse cn %as diversas reas& cuand e% materia%
servici a adquirir& sea especia%i.ad& tmand en cuenta e% si)uiente criteri4
A5+ L re%acinad cn tecn%),a& cn e% departament de sistemas+
65+ L re%acinad cn materia%es para %a cnstrucci"n& cn $ras p#$%icas+
C5+ Armament ' equip de se)uridad& cn se)uridad p#$%ica+
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D5+ Maquinaria cn e% rea que %a s%icit+
La recepci"n de s%icitudes de requerimients& se /arn de acuerd cn e%
ca%endari e%a$rad pr e% departament de cmpras& e% cua% ser dad a
cncer a tdas %as reas mediante !ici+
VI. DESARROLLO.
De$ems cmprender que e% departament mantiene ds %,neas de cmunicaci"n7 %a
primera es interna 8cn %as dependencias de )$iern municipa%5& ' %a se)unda es e3terna
8cn prveedres ' prestadres de servicis5+
Si cada departament rea%i.ara esta re%aci"n cn e% e3terir& rmper,ams cn e% primer
!i%tr de cntr%& permitiend que cada rea asi)nara %as caracter,sticas de una cmpra&
8preci& ca%idad& servici pstventa& prveedr& tiemp de entre)a& cndicines de pa)5
que sn !uncines de% departament de cmpras+
Pr ta% mtiv de$ems esta$%ecer un cana% de cmunicaci"n adecuad para %a
rea%i.aci"n de una cmpra %a prestaci"n de un servici& cnsiderand %s %ineamients
para %a inte)raci"n de %a cuenta p#$%ica ' a %s distints su*ets que se inv%ucran en %a
cti.aci"n& revisi"n& autri.aci"n& cmpra directa& recepci"n de dcuments& pa) a
prveedr& arc/iv de cmpr$acines+
De% an%isis anterir se desprende %a necesidad de uti%i.ar adecuadamente %s
dcuments de cntr% cn %s que actua%mente cntams& sin de*ar a un %ad %a
necesidad de me*rar nuestrs sistemas e%ectr"nics puest que ests sern %s que ns
permitan a)i%i.ar e% trmite+
Una ve. e3p%icadas %as ds %,neas de cmunicaci"n de% departament de cmpras&
prcedems a traducir esta cmunicaci"n in!rma% 8ver$a%5 a cmunicaci"n !rma% 8escrita5
que es %a me*r !rma de tener evidencia su!iciente de% prcedimient& as, cm de %a
*usti!icaci"n de %a tma de decisines+ L anterir prcede a% tenr de %s si)uientes
%ineamients+
9+ La uti%i.aci"n de :S%icitudes de requerimient; pr parte de cada departament
diri)idas a% rea de cmpras& estas pueden ser enviadas v,a e%ectr"nica en pape%
dnde antaran pr % mens4
Ls materia%es servici que requieren+
E% tiemp de entre)a que s%icitan+
Ane3ar cti.aci"n previa si se cuenta cn a%)una
La *usti!icaci"n de% )ast
0irma de% directr de% rea
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<+ Una ve. $tenida %a s%icitud pr e% departament de cmpras& este prceder a
s%icitar cti.acines a di!erentes prveedres7 dependiend de% mnt de% $ien
servici& ser e% n#mer de cti.acines necesarias+ La e%ecci"n de% prveedr se
/ar tmand en cuenta4
A). Ca%idad de% prduct4 Se da privi%e)i a %a ca%idad de% prduct servici
inc%usive s$re e% preci +
65+ Preci4 De prveedres cn e% mism preci se esc)e e% de me*r ca%idad
de% servici e% prduct& se cnsidera e% preci ms cmpetitiv para
prducts de i)ua% ca%idad+
C5+ Tiemp de Entre)a4 De acuerd a cnveniencia ' ur)encia de% prduct
servici+
D). Cr(dit4 Es de!inid se)#n %as p%,ticas de pa)+
E5+ Pr rtaci"n4 La Direcci"n puede de!inir que a%)uns pedids se puedan
rtar a cada prveedr en !rma equitativa+
=+ Esta in!rmaci"n de$er ser in)resada a una $ase de dats que permita )enerar
un reprte denminad cntr% presupuesta%& 8imprimir ds tants un para arc/iv
' tr para cmpr$aci"n5 que ser e% dcument de cntr% intern que arr*e
in!rmaci"n rea%& actua%i.ada ' prtuna de% cmprtamient de% )ast pr partida
' pr !nd 8antes de que sea e!ectivamente pa)ada5& a una !ec/a determinada& '
ser %a prue$a !,sica ' vist $uen de% departament de cnta$i%idad de %a
su!iciencia presupuesta% mas n de %a %iquide. para e% cmprmis de pa)+
>+ E% cntr% presupuesta% de$er ser !irmad en e% rden si)uiente4 8cuand cump%a
cn requisits5+
A5+ Tesrer municipa%& cm vist $uen de %a su!iciencia presupuesta%+
65+ Presidente municipa%& cm autri.aci"n de% )ast+
C*. Sindic& cm vist $uen ' revisi"n+
1ec/ % anterir se entender pr autri.ad e% )ast7 as, mism e% presidente de$er
!irmar e% ri)ina% de %a s%icitud de desarr%% cmunitari& para su de$ida cmpr$aci"n+
?+ Si s% se autri.a parcia%mente e% cntr% presupuesta%& de$er ser crre)id
antes de %a !irma& de md ta% que s% se p%asme en e% dcument #nicamente e%
)ast autri.ad+
@+ Cada s%icitud )enerara un numer de cntr% presupuesta%& que de$er ser
arc/ivad en e% departament de cmpras 'a sea en un e3pediente de
:autri.ads; en tr denminad :n autri.ads;& dnde inc%uir tda %a
evidencia !,sica de% prces de aceptaci"n rec/a. de% )ast& es decir& %a
s%icitud )enerada pr %a dependencia& %as cti.acines previas& e% cntr%
presupuesta% 'a sea autri.ad rec/a.ad+
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7. Cuand e% )ast sea autri.ad& e% departament de cmpras )enerar un
dcument de cntr% e3tern denminad :rden de cmpra; u :rden de servici;
8se)#n sea e% cas5 que de$er de cntener pr %s mens %s si)uientes
requisits4
A5+ E% $ien 'A servici pr adquirir+
65+ E% preci ' cndicines de %a cti.aci"n+
C5+ La !irma de% encar)ad de cmpras cm ava% de %a re%aci"n entre e% prveedr '
e% municipi+
,*. Nm$re ' !irma de% directr encar)ad de rea cm s%icitante de% $ien
servici& en su cas nm$re ' !irma pr ausencia de a%)#n emp%ead de% rea
s%icitante+
E5+ La *usti!icaci"n de% )ast 8e3p%icaci"n cmp%eta ' cncreta de% )ast5
Para una me*r cmprensi"n ver ane3+
B+ E% departament entre)ar este dcument a% prveedr prestadr de servicis
s%icitand surta e% materia% preste e% servici+
C+ E% Prveedr prceder a prestar e% servici entre)ar e% $ien requerid+
10. E% prveedr de$er presentar en e% rea de cmpras e% cmpr$ante !isca% que
ampare e% $ien servici suministrad& acmpaad siempre de %a rden de
cmpra de servici& reci$iend a cam$i un cntra reci$& e% cua% de$e cntener
%a !ec/a de cmprmis de pa)+
99+ E% departament de cmpras de$er ane3ar a %a !actura ' rden de cmpra& e%
se)und tant de% cntr% presupuesta% previamente autri.ad ' dems
cmpr$aci"n pr e*emp%4
0t)ra!,as prprcinadas previamente pr e% departament que s%icita+
S%icitudes de desarr%% cmunitari
Acuses de reci$id
E*emp%ares en e% cas de art,cu%s impress 8un e*emp%ar pr cada cncept5
Re%aci"n de persna% que cnsumi" a%iments en cas de servici de a%imentaci"n+
Re%aci"n de persna% que reci$i" e% $ien ' servici8en cas de vestuaris&
uni!rmes& ' $%ancs5
Cntrats de prestaci"n de servici en cas de /nraris pr!esina%es& m(dics&
mantenimients ma'res& etc+
Cntrats de arrendamient en cas de renta de $ienes mue$%es inmue$%es+
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9<+ Una ve. cmp%eta %a cmpr$aci"n de% )ast& e% departament de cmpras enviar
a %a tesrer,a %as cmpr$acines mediante re%aci"n ane3a& para cntinuar cn e%
trmite de pa) 'a sea mediante %a e%a$raci"n de c/eque v,a trans!erencia
e%ectr"nica+
Queda estrictae!te "r#$i%id# e&ercer e' "a(# si! )ue 'a c#"r#%aci*! $a+a sid#
c#"'etada.
De !rma mensua% e% departament de cmpras de$er practicar una cnci%iaci"n cnta$%e
cn e% departament de cnta$i%idad& para va%idar que %a in!rmaci"n in)resada en %a $ase
de dats de% sistema de cntr% presupuesta%& crrespnda a % re)istrad en %s %i$rs
cnta$%es tant en mnt cm en %a partida presupuesta% crrespndiente+ Si %%e)ara a
e3istir a%)una desviaci"n& se de$er rea%i.ar %a rec%asi!icaci"n de% )ast a %a partida
crrecta 'a sea en %s re)istrs cnta$%es en %a $ase de dats de% cntr% presupuesta%
dentr de %s 9D d,as natura%es de% mes que sucede+
Para %)rar e!iciencia en e% prces descrit& e% departament de cmpras de$er ser
atendid cn premura pr tds %s su*ets que participen en e% prces+ Adems de$er
pr)ramar ' dar a cncer a %s interesads %a ca%endari.aci"n de %as distintas actividades
para que %s interesads se su*eten a esta& prcurand a% mism tiemp !%e3i$i%idad en
events que n /a'an sid prevists en esta prpuesta+
E% departament de cmpras de$er nti!icar pr medi de !ici a% departament de
tesrer,a municipa%& cn cpia a% 1+ A'untamient de %a %as partidas presupuesta%es
pr"3imas a a)tarse cuand (stas se encuentren cm m3im a un <DE de a)tarse&
para estar en tiemp de rea%i.ar %as mdi!icacines a% presupuest necesarias+
VII. PADRN DE PROVEEDORES
Se de$er )aranti.ar e% adecuad re)istr de prveedres& para pder%es asi)nar %a
cmpra de %s art,cu%s ' materia%es requerids para e% desempe de %as actividades de
%as Dependencias+
Se de$er )aranti.ar %a transparencia en e% re)istr de prveedres ' permitir%es e% acces
a% padr"n+
Cada prveedr es respnsa$%e de su inscripci"n& as, cm de mantenerse actua%i.ad
en e% padr"n de prveedres& pr medi de una renvaci"n& a %a cua% se %e dar e% mism
tratamient que %a inscripci"n& est para ser cnsiderad cm activ en %as cmpras de%
municipi+
E% Padr"n de Prveedres de$er cuand mens de cntener4
a5 E% nm$re ' denminaci"n ra."n scia%+
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$5 Cntener n#mer de !%i de% prveedr 8asi)nad en e% Departament de
Cnta$i%idad5+
c5 Lu)ar ' 0ec/a de s%icitud+
d5 Fir en que pera ' prcenta*e pr actividad as, cm c%ase de mercanc,a
descripci"n de% servici que ampara+
e5 Cpia de% reci$ de pa) /ec/ en %a Tesrer,a+
!5 Cpia de Identi!icaci"n cn !t de% prpietari apderad %e)a%+
)5 Cpia de cmpr$ante de dmici%i 8a)ua& %u. 'A te%(!n5+
/5 Cpia de %a C(du%a de% Re)istr 0edera% de Cntri$u'entes+
i5 Cpia de %a #%tima dec%araci"n !isca% 8anua% ' mensua%5+
*5 Cpia de% acta cnstitutiva 8en cas de ser persna mra%5+
G5 Cpia de% acta de nacimient 8en cas de ser persna !,sica5+
l) Cpia de %a C+U+R+P+ 8en cas de persna !,sica5
m5 Ca%idad de% prduct 'A servici+
n5 Tiemp de entre)a de% prduct 'A servici+
N#ta, La inscripci"n en e% padr"n de prveedres tendr %a vi)encia crrespndiente a un
a ca%endari 8de% mes de ener a% mes de diciem$re de cada a5+
E% Departament de Cmpras ser e% respnsa$%e de dar de $a*a de% sistema& a%
prveedr que ten)a ms de un a ' n renueve su inscripci"n en e% padr"n+
Se de$er %%evar un re)istr de% desempe de %s prveedres ' este de$e ser parte de
%a in!rmaci"n cntenida en e% Padr"n de Prveedres e% cua% de$er de cu$rir pr %
mens %s si)uientes aspects4
a5 Ca%idad de% prduct 'A servici $rindad+
$5 Tiemp de entre)a de% prduct+ 8in!rmaci"n que prprcinar %a Dependencia
s%icitante5
c5 Csts de prduct 'A servici re!erente a trs prveedres que mane*en un
prduct simi%ar+
Ser respnsa$i%idad de% Departament de Cmpras rea%i.ar una revisi"n a% Padr"n de
Prveedres& pr % mens una ve. a% a para ase)urarse %a actua%i.aci"n de% mism+ La
!ec/a de %a #%tima revisi"n de$er ser c%cada a% inici de% padr"n+
Las #nicas reas autri.adas para rea%i.ar mdi!icacines a% padr"n de prveedres sn4
a5 E% Departament de Cnta$i%idad de %a Tesrer,a Municipa%+
$5 E% Departament de Cmpras+
E% Departament de Cmpras ser %a #nica dependencia que pdr dar de a%ta a %s
prveedres en e% sistema+
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E% Departament de Cnta$i%idad de %a Tesrer,a Municipa% ser e% respnsa$%e de asi)nar
%a cuenta cnta$%e ' %a activaci"n dentr de% sistema a cada prveedr mediante %a
autri.aci"n e3presa pr parte de% Departament de Cmpras+
Ser Respnsa$i%idad de% Departament de Cmpras pr % mens cn un mes de
anticipaci"n s$re e% vencimient de% re)istr a cada prveedr& indicand en e% mism
avis %as cnsecuencias que )enera dic/ vencimient+
VIII. LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE PAPELERA - ARTCULOS
DE O.ICINA.
Cn e% !in de %%evar a% m3im e% aprvec/amient de %s recurss materia%es de pape%er,a
' art,cu%s de !icina se tmarn en cnsideraci"n %as si)uientes !rmas de tra$a*+
9+ Tdas %as tintas& tners ' cintas que sean uti%i.adas pr impresras&
mu%ti!uncina%es& cpiadras ' maquinas de escri$ir& de$ern ser entre)adas a
cam$i de %as nuevas s%icitadas 8i)ua% n#mer de usadas pr nuevas5+
Hnicamente se autri.ara un pr ve.+
<+ La misma t(cnica se rea%i.ara cn %s art,cu%s de !icina cm sn4 %pices&
$%,)ra!s& crrectres 8%pi. ' cinta5& tintas para se%%& %pi. ad/esiv ' a%)uns
trs art,cu%s 8en cas de cnsumi$%es para !icina cm sn c%ips ' )rapas
$astara cn entre)ar %a ca*a vac,a5+
=+ Para %%evar aca$" un cntr% de %as necesidades de cada rea s% se reci$irn %as
s%icitudes de requerimient de pape%er,a ' art,cu%s de !icina %s d,as que
esta$%e.ca e% ca%endari anua%& e%a$rad pr e% departament de cmpras+
>+ Sa$edres de que e% !%u* de tra$a* n es cnstante en %a administraci"n p#$%ica
municipa%& %a s%icitud de tintas& cintas ' tners se pdr /acer una ve. pr mes
aun cuand n se /a'a a)tad e% insum actua%& para %a entre)a de este se
%%evar aca$ cn!rme a% punt 9 de ests %ineamients+
?+ Las s%icitudes de requerimient para tintas& cintas ' tners de$ern ser pr
separad de cua%quier tr requerimient+
@+ Tda s%icitud de requerimient est su*eta a p%ena apr$aci"n de %s que en e%%a
!irman ' cmpr$aci"n de recurss para su e!ect+
I/. LLENADO DE UNA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
Las caracter,sticas que se de$en tmar en cuenta a% /acer e% %%enad de una s%icitud de
requerimient sn %as si)uientes4
.EC0A4 La !ec/a de e%a$raci"n+
DEPENDENCIA4 Se escri$ir e% nm$re de %a dependencia s%icitante+
CANTIDAD4 E% n#mer de pie.as pr art,cu%+
DESCRIPCIN4 Descripci"n de% articu% s%icitad+
OBSERVACIONES4 Se de$e especi!icar cncreta ' cncisamente e% mtiv de %a
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s%icitud& as, cm %a !ec/a en que s%icita se %e entre)ue e% $ien servici+
LNEA .INAL4 Se $e$er c%car una %,nea punteada despu(s de% #%tim art,cu% para
de%imitar %a s%icitud& e%% para evitar anma%,as+
.IRMA4 E% respnsa$%e de% rea s%icitante de$er !irmar tda s%icitud presentada&
siempre diri)ida a% departament de cmpras+
Para una ma'r cmprensi"n de c"m %%evar a ca$ este prces ver e% ane3+
/. AUTORI1ACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
La autri.aci"n de una s%icitud de requerimient se de$er /acer pr Presidente
Municipa%& e% Tesrer ' e% S,ndic& quienes para cnstancia de dic/a autri.aci"n de$ern
!irmar e% cntr% presupuesta% ' en cas de s%icitudes de desarr%% cmunitari& e%
Presidente de$er !irmar %a s%icitud ri)ina%+
/I. VALIDACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
La va%idaci"n de %as s%icitudes de requerimient se %%evar a ca$ en e% mment de ser
recepcinadas en e% rea de cmpras ' adquisicines&
Cuand e% materia% s%icitad sea de un mnt ma'r a %s esta$%ecids para ad*udicaci"n
directa en %s %ineamients de% "r)an de !isca%i.aci"n para e% estad de 1ida%)+ Su
autri.aci"n ' cmpra ser respnsa$i%idad de% Cnse* de Adquisicines Municipa%+
/II. COMPROBACIN DE 2ASTOS
Tds %s )asts que %s emp%eads municipa%es rea%icen para %%evar a ca$ sus
actividades de tra$a* sern reem$%sads siempre ' cuand est sea *usti!icad+
Td )ast s% tiene un mar)en de tres d,as /$i%es despu(s de %a !ec/a de !acturaci"n
para ser cmpr$ads ante %a Tesrer,a Municipa%& si pr ests )ast se %%e) a !irmar
a%)#n va%e ' n es cmpr$ad en tiemp ' !rma estipu%ada este se descntar
autmticamente de su sa%ari en su pr"3im pa) 8n /a$r e3cepcines5
Ls )asts rea%i.ads n pdrn ser ma'res a I=?D+DD cuand sea para actividades
re!erentes a sus reas de tra$a*+ Tds ests )asts estarn su*ets a %a apr$aci"n de
%a Tesrer,a Municipa%+
N se reem$%saran )asts re%acinads cn a%imentaci"n de !uncinaris que ven)an de
tras dependencias a rea%i.ar tra$a*s re%acinads cn esta administraci"n p#$%ica+
Para cmpr$ar cua%quier )ast /ec/ pr %s servidres de este )$iern& se tendr que
presentar de !rma $%i)atria %a !actura crrespndiente& siend $%i)aci"n de ests
misms revisar que %s dats de !acturaci"n sean %s crrects cn!rme a %s
%ineamients descrits en e% presente manua%+ Ls dats de !acturaci"n de$en
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Procesos y
procedimientos del
departamento de
compras
o!a "" de "#
crrespnder cn %s de esta administraci"n p#$%ica municipa%+
/III. CARACTERSTICAS A REVISAR EN UNA .ACTURA
Juien s%icite ' $ten)a una !actura& ser respnsa$%e de revisar que %s dats vertids en
%a misma sean %s crrects& para % cua% se de$er ape)ar a %s si)uientes %ineamients4
9+ E% R0C de% municipi sea M1UB?D9D9JPA+
<+ E% dmici%i de% Municipi sea e% crrect Avenida 1ida%) K9& Centr 1ist"ric&
1uic/apan& 1ida%)+
=+ Jue cuente cn e% R0C+ de% prveedr+
>+ Cuente cn e% dmici%i ' te%(!n de% prveedr+
?+ Jue %a !actura est( !%iada+
@+ Est( e3pida cn %a !ec/a crrecta+
L+ Sea vi)ente& es decir que n est( vencida+
B+ Jue %a descripci"n de %as cmpras 'A cnsums& crrespndan+
C+ Jue %s mnts sean %s crrects 8siempre veri!icar e% des)%se de% IMA5+
9D+ Jue %a cantidad cn %etra cincida cn %a cantidad en n#mer+
Cn*untamente cn % anterir se de$er de cmpr$ada %a autenticidad de cada !actura
que in)rese& e%% para cnstatar %a va%ide. de %as mismas& evitand cn e%% que sean
in)resadas !acturas ap"cri!as+
Para e%% se de$e in)resar a% si)uiente %inG de% SAT4
/ttps4AANNN+cnsu%ta+sat+)$+m3ASICO0IOPE6AMdu%Situacin0isca%AMeri!icacinCmpr
$antes+asp
En %a pa)ina de internet que se descri$e cn anteriridad& se de$ern verter %s dats que
s%icita+
Para una me*r cmprensi"n& ver ane3+
/IV. SOLICITUD DE COTI1ACIONES
La s%icitud de cti.acines de$er /acerse pr e% departament de cmpras para que
esta rea %as rea%ice ' pueda cmp%ementar e% arc/iv crrespndiente+
Las cti.acines se /arn cn %s prveedres que est(n de$idamente re)istrads '
autri.ads pr esta administraci"n p#$%ica municipa%& a e3cepci"n de que e% materia% 'A
servici s%icitad& n sea prprcinad pr nin)un de %s prveedres re)istrads& en
dic/ cas se pdr cti.ar cn cua%quier prveedr& de$iend e3presar %a ra."n que %
mtiv"+
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o!a "' de "#
Si e% rea s%icitante tiene a%)una cti.aci"n de$er presentar%a para que sea tmada en
cnsideraci"n+
Tda cti.aci"n de$e cntar cn !rma% invitaci"n+ E% cti.ar de !rma ar$itraria ' pr
cuenta de cada rea es respnsa$i%idad de% s%icitante& a % cua% %as quere%%as que
resu%taran de accines cm %a mencinada esta administraci"n p#$%ica municipa% n se
/ar respnsa$%e+
/V. DESARROLLO COMUNITARIO
E% interesad de$er presentar e% !rmat #nic de :S%icitud para e% Desarr%%
Cmunitari; mism que ser prprcinad pr este )$iern municipa%7 de$iend
requisitar% en su tta%idad para pder ser tmad en cuenta+
Una ve. /ec/ % anterir e% interesad de$er presentar% en !icia%,a de partes& de
dnde ser turnad a% departament de cmpras en dnde se prceder a requisitar&
capturar e imprimir& cn!rme a %s %ineamients <& = '> de% apartad de desarr%%
cntenid dentr de% presente manua%& inte)rand cn e%% e% e3pediente& una ve. /ec/ %
anterir& se turnar a Tesrer,a a O$ras P#$%icas& se)#n sea e% cas& para que %s
encar)ads de dic/as reas& prcedan a %a tma de acuerd cn e% Presidente& dnde se
decidir cua% de e%%as es apr$ada ' cua% es rec/a.ada 8en cua%quiera de %s < cass se
prceder cn!rme a % esta$%ecid en e% presente manua%5+
Una ve. que sea autri.ad& se prceder a rea%i.ar %a cmpra& ta% ' cm se descri$e en
e% apartad M+ de este manua%+
Para prceder cn %a entre)a de% ap'& se de$ern de %%enar %s requisits esta$%ecids
en e% revers de %a s%icitud que previamente in)res e% interesad& es decir % si)uiente4
Recrtar ' pe)ar una cpia de %a credencia% para vtar 8 a%)una tra identi!icaci"n
!icia% cn !t)ra!,a5& %a cua% de$e ser prprcinada pr e% interesad+
Descripci"n de% ap' que reci$e+
0ec/a en que reci$e
0irma aut")ra!a+
Nta4 tdas %as caracter,sticas sern de pu ' %etra de% s%icitante+
Para una me*r cmprensi"n& ver ane3
/VI. SOLICITUD DE MATERIAL PARA .ESTIVIDADES -3O EVENTOS
Cada event rea%i.ad pr %as di!erentes reas que cn!rman esta administraci"n p#$%ica
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municipa% de$ern ser ca%endari.ads en e% rea de cmpras ' adquisicines cuand se
requieran materia%es de cnsum 8desec/a$%es& a)ua& re!resc5 as, cm e%a$rar %a
s%icitud de requerimient para ests materia%es& cn!rme a %s %ineamients descrits
dentr de% presente manua%+
Es respnsa$i%idad a$s%uta de cada rea nti!icar pr escrit 8mediante %a s%icitud de
requerimient5 %a cn!irmaci"n de% event+
N pdr ca%endari.ar events 9< /ras /$i%es antes de que se %%even a ca$ %s
misms+
En cas de requerir materia%es de manu!actura se tendr que rea%i.ar %a s%icitud de
requerimient crrespndiente cn 9? d,as de anticipaci"n a% d,a de% event+
/VII. REQUERIMIENTOS DE .IN DE A4O
La incrrecta p%aneaci"n ' prevenci"n de psi$%es sucess en %as reas de tra$a* pueden
%%evar a un ma% !uncinamient& de ta% manera que %a administraci"n de %s recurss es
parte inte)ra% de %as !uncines de cada una de e%%as+
Pr mtivs de ra."n !isca%& %s ds primers as se tendrn que suspender %a cmpra '
adquisici"n de materia%es ' recurss en tdas %as reas de esta administraci"n p#$%ica
municipa%& a partir de %a se)unda quincena de% mes de nviem$re& pr e%% se recmienda
/acer un dia)nstic en cuant a% us de recurss para cu$rir %s requerimients de %s
si)uientes d,as %a$ra%es /asta %a primera semana de !e$rer de% si)uiente a+
Para e% tercer a de )$iern de esta administraci"n p#$%ica municipa% s% se aceptaran
%as s%icitudes de requerimient %a primera semana de nviem$re 'a que e% prces de
entre)aQrecepci"n se de$e %%evar a ca$ en tiemp ' !rma+
Pr ta% mtiv cada rea tendr que /acer un $a%ance en cuant a% tra$a* ' e% us de
materia%es que estarn a% mar)en de %s %ineamients mencinads en e% primer apartad
de esta manua%+
N se /ar distinci"n a%)una de rea persna%+
/VIII. 2LOSARIO
Pr#cediie!t# Adi!istrati5#, es un instrument $sic de crdinaci"n mediante
e% cua% se rdenan ' en%a.an %as diversas actividades de tra$a*& de acuerd a una
secuencia de %as peracines rea%i.adas pr %as distintas persnas que en (%
intervienen+
P#'6ticas, sn %ineamients que nrman %as peracines que cn!rman %s
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Prcedimients Administrativs para que (sts se %%even a ca$ de acuerd a criteris
' cntr%es esta$%ecids& as, cm para !aci%itar e% cump%imient de %as
respnsa$i%idades+
S#'icitud de re)ueriie!t#, sn dcuments& mediante %s cua%es se /ace de%
cncimient de% departament de cmpras& acerca de% materia% servici requerid
pr a%)una dependencia+
S#'icitud "ara e' desarr#''# c#u!itari#, dcument que e%a$ran %s particu%ares '
sn presentads a% municipi para cierts ap's& encaminads a a$atir %a p$re.a '
desi)ua%dad scia%+
C#"r#%a!te 7isca', es e% dcument que se reci$e a% adquirir un $ien& un servici
pr e% us tempra% de un $ien+
Orde! de c#"ra3ser5ici#, dcument e3pedid pr e% departament de cmpras&
mism que es diri)id a% prveedr para que este prceda a surtir e% $ien
prprcina% e% servici+
/I/. DIA2RAMAS DE .LUJO
PADRN DE PROVEEDORES
Proveedor presenta
solicitud de
inscripcin en
compras
El solicitante paga su
inscripcin en el padrn
de proveedores
El proveedor pasa a
compras con su recibo
de pago a que se le d de
alta
Es
orrecta!
"i
#o
$a%a del sistema
ompras revisa el
desempe&o de los
proveedores
El
desempe&
o 'ue
bueno!
"i
#o
onserva registro
Es
vigente
aun!
"e procede a revisar los
datos ( la vigencia del
proveedor en el padrn
"i
#o
ompras revisa la
solicitud presentada por
el proveedor
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o!a "# de "#
COMPRAS DIRECTAS
Parcialmente
Parcialmente 100)
100)
"olicitud de *rea
"olicitar coti+aciones
,ngresar datos
en base de
datos
,mprimir control
presupuestal
"u'iciencia
presupuestal
#
-
",
.irma de /esorero
0asto
autori+ado!
",
", .irma de Presidente
1o.$o "2ndico #
-
",
.irma de "2ndico
,mprimir orden de compra
(3o servicio
.irma de director de *rea
( encargado de compras
Entregar orden a
proveedor recibir bien o
servicio
orregir control
presupuestal
",
Arc4ivar en
5rec4a+ados
#
-
Arc4ivar en
5rec4a+ados
Es satis'actorio
el $ (3o "!
",
6ecibir 'actura ( entregar contra
recibo a proveedor con 'ec4a de
pago
Ane7ar dem*s comprobacin
relacionar gasto ( enviar a
tesorer2a para e'ectuar pago
Documentacin
correcta!
",
Emitir c4eque o pago
electrnico
-bservacin para opinin
de cuenta p8blica
#
-
#-
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