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APRENDIZ: katherin yesenia rocha valdes

DOCUMENTO DE IDENTIDAD No.: 1032449271


FECHA: 24-09-2014

DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD No. 1

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)

EMPRESA: suramericana ,Gestin Documental

estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccion, acerca de cmo se
aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

En la empresa SURA Gestin Documental, todo el proceso archivstico es realizado segn las normas
vigentes y segn el modelo de trabajo que maneja la empresa junto con el cliente, en este caso Col
fondos, quien es el que crea los documentos los cuales son procesados por Gestin Documental.
cuenta con una planeacin determinada, la cual se sigue de acuerdo a los estndares que la ley
establece. Los documentos son recibidos, punteados, verificados, garantizando de esta manera que se
reciban en su totalidad los documentos que Colfondos enva. Luego viene el proceso de organizacin,
clasificacin, ordenacin y foliacin segn la norma.
Todo el proceso anteriormente descrito cumple con los parmetros de la AdministracinDocumental,
porque se lleva un control determinado sobre todo el proceso archivstico.

estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.

La clasificacin de los archivos se realiza utilizando primeramente el cronograma de planeacin ya
establecido, el cual se ejecuta de la siguiente manera:
- Los documentos son recibidos en una tula de seguridad.
- Luego son punteados y verificados para revisar que la cantidad coincida con el total de
documentos que estn en las bases de datos primarias.
- Luego se llevan a un cuarto especial donde los Tcnicos de Archivo segn la serie documental,
los clasifican ya sea por Bonos o por Pensiones.
- Cuando ya se tienen aparte Bonos y Pensiones, se procede a clasificar por nmeros de cedula,
de menor a mayor de este modo se unen los documentos que son de un mismo usuario.
- Al estar organizados por nmero de cedula, se pasan a codificar, es un proceso en el cual se le
da la respectiva ubicacin a cada documento para porderlo incorporar en la respectiva carpeta.
- Por consiguiente se digitalizan para guardar una imagen virtual de dicho documento.
- Al tener ubicacin y estar ya digitalizados los documentos se incorporan segn la ubicacin que
tienen.
- En el momento de la incorporacin los documentos se deben foliar y se debe diligenciar el check
list que est en la carpeta, donde se ingresan datos del tipo de documento, fecha del documento,
cantidad de folios, serie documental y firma del Tcnico que incorpora.
- Al finalizar el proceso el documento debe quedar en la carpeta a la cual corresponde, para luego
ser consultada en caso de ser solicitado por el usuario a quien interese.