Auditora Operativa

1. Introduccin
2. Conceptos Bsicos
3. Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa
. Administracin de la Auditora Operativa
!. "etodolo#a de la Auditora Operativa
$. %s&uema "etodol#ico de Brad'ord Cadmus
(. Conclusin
Introduccin
La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le otorgaba
una importancia fundamental a los aspectos matemticos de la contabilidad, tambin detectaba fraudes y
malversacin de fondos.
La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situacin del capital aportado por los
inversionistas). Cuando cambio la visin de la contabilidad, se considero como una informacin que permite
una buena gestin administrativa, los auditores ampliaron su mbito de revisin, como a los anlisis
financieros y las evaluaciones de control interno.
e aqu! la "uditoria #perativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos
niveles $errquicos respectos de los ob$etivos, pol!ticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de
comunicacin, sistemas de informacin, procedimientos, controles e$ercidos, etc.
" travs de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los
planes originales tra%ados. La administracin superior necesita conocer ob$etivamente en que medida se
estn cumpliendo los ob$etivos y como se estn utili%ando los recursos en todas las unidades de la
empresa. &or esto se necesitan profesionales que informen en forma ob$etiva e independiente de la
situacin de la empresa.
'ntonces la atencin de la auditoria operativa recae sobre el e$ecutivo, entendiendo como este la persona
que toma decisiones y por ende determina, afecta o encau%a el desempe(o de un grupo )umano que
persigue un ob$etivo.
e esto trata este traba$o de e*plicar que es la Auditoria Operativa, se trataran temas como las normas y las
metodolog!as, tratando una en particular.
Conceptos +sicos
,. efinicin
-ay muc)as definiciones de auditoria operativa, pero la que ocuparemos en este traba$o ser.
El examen critico, sistemtico e imparcial de la administracin de una entidad, para determinar la eficacia
con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economa con que se utili!a y obtiene los
recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestin en el futuro"#(/ita te*tual
del libro de 0udman1&uyol 23anual de "uditoria #perativa).
4. #b$etivos de la "uditoria #perativa
La auditoria operativa es.
Critica. el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las
evidencias posibles para tener un buen $uicio.
/istemtico. porque se elabora un plan para lograr los ob$etivos (este plan debe ser co)erente).
Imparcial. nunca debe de$ar de ser ob$etivo e independiente (tanto en lo econmico como en lo
personal).
/i por cualquier motivo no se e*amina toda la empresa el auditor debe considerar que la organi%acin es un
sistema, por lo que el estudio debe ser completo.
La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia (grado de cumplimiento de la meta) en el logro de los
ob$etivos pre1establecidos y la eficiencia y econom!a en la obtencin y uso de los recursos.
La eficiencia busca medir como los e$ecutivos utili%an los recursos que disponen.
3edir eficiencia es ms comple$o que medir eficacia, ya que no e*iste un padrn de comparacin. 'l auditor
debe apoyarse en la teor!a sobre la administracin de los recursos )umanos y financieros para saber si
estn o no bien, adems debe tener criterio e*periencia para poder comparar la teor!a con la realidad.
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'conom!a. saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles. &or lo tanto el auditor
debe conocer los precios del medio y la tecnolog!a que e*iste y adems de otros valores pol!ticos,
sociales, culturales, etc.
'valuar (diagnostico). conocer las verdaderas causas de los problemas.
'stimar (pronostico). la situacin administrativa futura.
5. Caracter!stica de la "uditoria #perativa
i. "yuda a reformular los ob$etivos y pol!ticas de la organi%acin.
ii. "yuda a la administracin superior a evaluar y controlar las actividades de la organi%acin.
iii. "yuda a tener una visin de largo pla%o a quienes toman la decisin, as! ellos pueden planificar
me$or.
iv. e acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial,
considerando una o ms reas especificas peridica y rotativamente.
v. La "uditoria #perativa debe ser )ec)a por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se
debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos.
'l "uditor #perativo, debe basar su preparacin en administracin general, teor!a de la
organi%acin, auditoria, econom!a, costos, psicolog!a general y social, comerciali%acin, finan%as,
administracin de personal, produccin pol!tica y estrategia de empresas entre otras mas.
vi. 0o debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.
Las caracter!sticas del medio e*terno y sus iteraciones con la empresa, caen dentro del mbito de la
auditoria operativa.
6. 3etodolog!a de la "uditoria #perativa
/i suponemos que se trata de auditores e*ternos sin un conocimiento detallado de la entidad auditada y sin
que sus e$ecutivos manifiesten preferencia alguna para el e*amen recaiga en un determinado subsistema
de la organi%acin, la metodolog!a que usaremos pera e*aminar la entidad ser.
i. 'tapa &reliminar. conocimiento previo de la empresa.
ii. 'tapa de 'studio 7eneral. definir las reas cr!ticas, para as! llegar a establecer las causas 8ltimas
de los problemas. /e debe poner )incapi en los sistemas de control internos administrativos y
gestin de cada rea.
iii. 'tapa de 'studio 'specifico. se puede establecer la relacin entre los problemas visibles y
potenciales y las causas que en verdad lo originaron
'l auditor debe generar un modelo de control.
Con el material ordenado se procede aun anlisis del problema, con el fin de formular los $uicios que
cono%can al diagnostico real de la situacin y tambin a un pronostico.
iv. 'tapa de Comunicacin de 9esultados. es un informe que proporciona una opinin meditada,
e*perta e independiente en relacin a la materia sometida a e*amen, con su evidencia
correspondiente.
La estructura del informe debe contener.
#b$etivo de la auditoria.
3etodolog!a.
"lcance del traba$o.
iagnostico.
9ecomendaciones.
&ronostico.
"ne*os.
v. 'tapa de /eguimiento. el auditor debe ver que las debilidades )an sido solucionadas.
/i el auditor es de la empresa no tiene para que conocer y se salta esta etapa.
:. La "uditoria y el Control de la 'mpresa
/e pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas.
's la verificacin de s! todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las
ordenes dadas y a los principios admitidos.
's el anlisis permanente de las desviaciones entre ob$etivos y reali%aciones y la adopcin
de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los ob$etivos o bien su
adaptacin necesaria.
Las formas de control mas utili%adas pueden ser.
Intervencin
Inspeccin
Control interno
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"uditoria e*terna. 's el e*amen de los estados financieros reali%ado de acuerdo con ciertas
normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de e*presar su opinin
sobre ellos.
"uditoria interna. 's el e*amen de las actividades contables financieras y de otro tipo, ec)o
de la organi%acin de la empresa, para ayudar a la direccin general.
"nte esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como las formas mas
sustantivas de control, las siguientes.
Control de gestin. ;uncin de s!ntesis reali%ada en el mas alto nivel de la estructura.
"uditoria interna. Labor de anlisis que completa en e*tensin y profundidad la labor del
control de gestin.
"uditoria e*terna . Labor de comprobacin posterior, reali%ada por una persona u organismo
e*terno a la empresa
0ormas y -erramientas de la "uditoria #perativa
,. 0ormas de la "uditoria
i. 0ecesidad de las 0ormas
La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios sean de
calidad y alto nivel.
/e podr!a pensar que el nivel profesional se obtiene estudiando y estableciendo procedimientos m!nimos
obligatorios, pero la auditoria no es una actividad mecnica que acepte la aplicacin de reglas o formas de
actuar r!gidas.
'l ser auditor e*ige un $uicio profesional, slido y maduro para.
eterminar los procedimientos a seguir.
<u%gar los resultados obtenidos.
"daptarse a circunstancias cambiantes de los negocios.
&ara satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre bases m!nimas de calidad, rigidi%arlo mediante la
e*igencia de cumplir con determinados procedimientos, se acord establecer principios m!nimos
fundamentales que puedan definirse en trminos generales, a los cuales se les llamo normas de auditoria.
" medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos pertinentes tomaron conciencia de la
necesidad de establecer estas normas a las cuales deb!an a$ustarse los profesionales dedicados a esta
labor. = ello porque la adopcin de normas en materia de informes y dems aspectos importantes de esta
actividad, contribuyen a me$orar el servicio que los auditores prestan a sus clientes.
Las normas )acen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad, tanto para los auditores
como para los clientes. &ero de ninguna manera estas normas implican restringir la libertad del auditor.
La definicin de norma en la auditoria se puede e*presar como lo siguiente.
0ormas de auditoria son los requisitos m!nimos de calidad relativos a la persona del auditor y al traba$o que
desempe(a, los que se derivan de la naturale%a profesional de la actividad de auditoria y de sus
caracter!sticas espec!ficas.
'n conclusin, la normali%acin de una actividad establece un con$unto de formalidades y caracter!sticas
fundamentales que forman la identidad de dic)a disciplina y constituyen los requisitos de calidad que rigen
la actividad del auditor, el desarrollo del traba$o, las conclusiones y recomendaciones que deben
comunicarse a las personas u organismos respectivos.
ii. 0ormas de la "uditoria #perativa
'n un inicio no )ab!a normas para esta auditoria, la operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su
marco conceptual, se empe%aron a adaptar las normas de la auditoria tradicional.
La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estndares de comparacin para $u%gar y medir la
funcin que se esta anali%ando.
&or e$emplo para evaluar la funcin administrativa se necesita, al igual que la "uditoria de 'stados
;inancieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general.
ebido a que no e*isten normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones
tomar o que $u%gar. &or este motivo desde a)ora, las normas sern las e*igencias que enmarcan el traba$o
profesional del auditor y que le plantean en su que )acer requisitos de calidad, respetando en esto el
nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.
0ormas &ersonales
'stas normas son las ms inconmovibles, ya que son propias de las personas. 'n toda labor de auditoria, el
profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y e*periencia.
Las normas que a continuacion se mencionaran son adaptadas de la "uditoria de 'stados ;inancieros.
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a. 'l auditor debe ser una persona que, teniendo titulo profesional oficialmente reconocido y o
la )abilitacin legal correspondiente, debe tener entrenamiento tcnico, e*periencia y
capacidad profesional para e$ercer la auditoria operativa.
'n C)ile no e*iste $urisprudencia e*plicita de que un auditor operativo deba tener el titulo de
"uditor, como si es el caso de la "uditoria de 'stados ;inancieros, pero se considera que si
debe tenerlo ya que este profesional tiene especiali%acin en este rea, aunque un
ingeniero tambin tiene especiali%acin en cuanto a la parte administrativa.
La especiali%acin tcnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional.
b. 'l auditor debe reali%ar su traba$o y preparar su informe con cuidado y diligencia
profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en el se
encuentran.
c. 'l auditor debe mantenerse en una posicin de independencia a fin de garanti%ar la
imparcialidad y ob$etividad de sus $uicios.
La independencia del auditor debe abarcar los aspectos econmicos como el personal
(mental), es decir no tener influencias.
'sta norma es dif!cil de implementar si el auditor operacional es interno, por que l conoce
a sus compa(eros adems por la dependencia econmica o $errquica que l tenga.
d. 'l auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y e*periencia,
con el ob$eto de perfeccionar y prestigiar la profesin.
=a que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo terico integral
que la norme, describa y e*plique.
0ormas a la 9eali%acin del >raba$o
a. 'l traba$o de auditoria debe comprender una adecuada planeacin y supervisin de los
colaboradores.
>oda auditoria representa la reali%acin de un proceso que debe ser orgnico y co)erente, a
desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las caracter!sticas de la empresa
que se audita y a los ob$etivos que se persiguen con el e*amen. &ara la reali%acin de estos
ob$etivos el auditor debe tener traba$adores dependientes a l para controlar y planificar las
actividades, adems si tiene colaboradores tambin se deben controlar. &ara lo anterior se
debe preparar un plan general de auditoria que incluir, como m!nimo.
o Los ob$etivos del traba$o
o Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestin a evaluar.
o 'l alcance del traba$o que se considera necesario para permitir al auditor emitir
responsable y documentadamente su informe.
o Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran.
o Los recursos materiales y )umanos necesarios a su distribucin.
b. 'l traba$o de auditoria debe comprender un estudio y evaluacin adecuados de los sistemas
de control internos y de control de gestin vigentes en la entidad e*aminada, para
determinar la naturale%a, e*tensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria a
aplicar.
&ara el auditor operativo, la evaluacin del sistema de control interno le ayudara a
establecer en principio, las causas de los problemas en la gestin anali%ada.
>ambin el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestin e*istente para
saber como es la calidad de la administracin y eficacia, eficiencia y economicidad de la
empresa.
c. 'l traba$o de auditoria debe comprender la obtencin, mediante la aplicacin de
procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que
permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe.
>oda conclusin debe estar respaldada, ya que se esta evaluando las decisiones
administrativas.
0ormas 9elativas al Informe
'l auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un
dictamen.
'n este informe se e*ponen la evaluacin, sugerencias y recomendaciones para me$orar la gestin
administrativa
a. 'l informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y econom!a
de la gestin administrativa en la materia o rea sometida a e*amen.
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La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir
como estn funcionando.
>oda la informacin que se pone en el informe debe ser $ustificada ya que esta ser le!a por
los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentacin.
b. 'l informe debe contener como m!nimo lo siguiente.
#b$etivo da la auditoria y motivo de su reali%acin.
3etodolog!a utili%ada, enfati%ando los procedimientos que permitieron reunir la
evidencia sustentatoria.
"lcance y limitaciones del e*amen.
-ec)os o circunstancias importantes anali%ados o diagnostico.
/ugerencias y recomendaciones necesarias.
&ronostico de la informacin.
= todo otro elemento o informacin que, a $uicio del auditor, me$ore la comprensin
del informe.
'sta norma muestra la estructura y contenido del informe.
c. 'l informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su ptima utili%acin.
La dinmica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman, tienen que
ser rpidas, ya que las organi%aciones cambian muy rpido. 's por este motivo que el
informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes.
d. 'l informe debe reunir, como m!nimo, las caracter!sticas de. materialidad, precisin,
practicabilidad, integridad, veracidad, concisin, claridad, oportunidad, prudencia.
3aterialidad. 'l informe debe estar enfocado )acia los aspectos fundamentales de
la materia ba$o e*amen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son
significativos en el conte*to total.
&recisin. La informacin debe ser apta y convenientes para los requerimientos del
usuario.
/uficiencia. La informacin, debe adems, reunir los atributos necesarios para
transmitir su utili%acin, esto es, resolver problemas y me$orar la gestin
administrativa.
Integridad. 'l contenido del informe )a de ser e*)austivo, en el sentido de incluir,
por lo menos, todos los elementos esenciales de la situacin auditada.
?eracidad. La informacin presentada debe e*presar fielmente los acontecimientos
reales, sin omisiones ni deformaciones de ning8n tipo.
Concisin. La e*posicin requiere estar sinteti%ada en grado tal que sea compatible
con el tiempo disponible de quien lo va a leer y anali%ar, sin perder por ello la
claridad de las ideas y conceptos vertidos.
Claridad. 'l informe debe ser redactado en lengua$e de fcil comprensin, para
evitar problemas de comunicacin derivados de una e*cesiva especiali%acin de la
fuente y@o del receptor.
#portunidad. La informacin debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el
usuario.
&rudencia. 'l auditor debe ser cauto en la informacin entregada, evitando
infidencias y riesgos innecesarios.
4. >cnicas, &rocedimientos y &rogramas de "uditoria
i. Concepto de >cnica
Como se )a dic)o el auditor emite un $uicio de la empresa de una parte o en su totalidad, y estos $uicios
deben sustentarse en evidencias sustentables (los esfuer%os del auditor deben dirigirse )acia la obtencin
de esta evidencia).
'n la auditoria las tcnicas son, mtodos o modos de actuar que permiten al auditor obtener informacin
destinada a sustentar, con evidencia suficiente y pruebas autenticas, su opinin o $uicio sobre alguna
materia ob$eto de su anlisis e investigacin.
'n consecuencia, no es la tcnica misma la importante, sino que lo es su valide% como )erramienta de
investigacin seria y confiable, y la propiedad y oportunidad de su aplicacin a cada circunstancia en
especial.
La norma es, en consecuencia, una regla de aceptacin general que, sin rigidi%ar el traba$o del auditor, lo
condiciona sanamente. 'sto significa que, en su labor de b8squeda de evidencias a travs de los
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cumplimientos de los procedimientos apropiados, debe aplicar aquellas tcnicas que la practica y su
ideonidad profesional le indiquen como convenientes, enmarcando en las normas de auditoria.
ii. >ipos de >cnicas
Los tipos de tcnicas pueden ser.
a.'studio 7eneral
's el estudio y anlisis de los aspectos generales del problema, situacin y@o empresa, que puedan ser
significativos en su calidad de informacin para el auditor.
/e concentrara mediante.
'l e*amen de la documentacin.
9evisin de escrituras, actas de directorio, $untas o comitsA manuales de organi%acin, de descripcin de
cargos, de procedimientosA correspondencia relacionada con la organi%acin y marc)a del enteA
organigramasA declaraciones de pol!ticas y filosof!a de administracin, todo lo cual debe otorgar
conocimiento del rea o entidad e*aminada.
La informacin ocular.
"preciacin real, obtenida por el auditor.
escripciones 'scritas.
/on las caracter!sticas del sistema o de una situacin especifica a evaluar, pueden ser e*plicaciones sobre
las funciones de la empresa, procedimientos registros, formularios, arc)ivos, recursos, etc.
Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe tener la )abilidad de escribir en forma clara y
concisa.
b.'ntrevista
's recoger informacin formulando preguntas a los empleados relacionados con el problema.
'ntonces el auditor debe tener muc)o tacto para plantear las preguntas y dar valide% a las respuestas.
/e deben planificar las entrevistas a efectuar, y as! aprovec)ar mas el tiempo. La respuesta a una sola
pregunta es una parte min8scula en la formacin de la opinin, las respuestas a muc)as preguntas,
relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de $uicio muy satisfactorios.
'l 8nico problema de planificar las entrevistas es que pueden mecani%ar la informacin.
>ambin si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista, )ace la entrevista ms amena y puede
tener un clima mas grato, adems si )ace esto debe tomar buenas notas resumidas que despus le ayuden
en su labor.
c. Correlacin con Informacin Cone*a
Cada ve% que el auditor obtenga informacin que le sirva de evidencia para la formacin de un $uicio, deber
relacionarla con la informacin cone*a de la propia empresa y@o del medio relacionado, con el ob$etivo de
constatar tanto su confiabilidad y valide% como que sea concordante con el concepto, pol!ticas, filosof!a de
administracin y cultura organi%acional del ente e*aminado. /ervir para tal constatacin que ya estuvo en
vista al practicar el e*amen general, en especial manuales y documentos emitidos por la empresa sobre su
organi%acin y modo de administrar.
d.Confirmacin
's para tener la confirmacin de las entidades a$enas a la organi%acin respectos de ciertos temas que le
interesen al auditor para que le ayuden a su traba$o.
&or ello estas entidades deben ser independientes de la empresa, adems la informacin que ellos emitan
se debe entregar directamente al auditor.
e.#bservacin
'l auditor debe estar alerta ante cualquier situacin que se produ%ca y todas las actividades que se llevan a
cabo.
La idea es ver que nada este fuera de lo normal.
's una tcnica de aplicacin muy general y su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la puede
vincular a procedimientos espec!ficos de verificacin.
f. "nlisis
/e e*amina cuidadosamente la informacin recopilada. /e comprueba la calidad de la informacin y su
relevancia ante los )ec)os advertidos en las etapas de investigacin, para poder definir el o los problemas,
precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas y buscar las soluciones.
g.#tras >cnicas
>cnicas tales como rboles de decisin, C&3, &'9> y otras mas ayudados por las estad!sticas,
matemticas, probabilidades, programacin lineal, la computacin ,etc. ayudan a los administradores a
tomar me$ores decisiones , estas tcnicas tambin las utili%a el auditor operativo, entonces, el debe saber
como utili%arlos, adems debe tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos.
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>anto las tcnicas de proyeccin y de control mencionadas, como aquellas propias de la ciencias de la
administracin o investigacin operativa, que proporcionan un arsenal moderno, principalmente matemtico,
y que permiten calcular efica%mente el valor de pol!ticas directivas alternativas, son )erramientas o tcnicas
que el auditor debe poder utili%ar cuando e*amina la administracin. "simismo, tambin ellas pueden ser
ob$eto de auditoria en cuanto a la oportunidad, propiedad y eficacia con que se mane$an.
iii. &rocedimientos de "uditoria
'l auditor en general, no forma a su $uicio de una sola tcnica, sino que aplica muc)as de ellas para un
mismo )ec)o.
'l Instituto 3e$icano de Contadores &8blicos, en su bolet!n numero 4 de octubre de ,B:C )a definido los
procedimientos de auditoria, diciendo que son. 2el con$unto de tcnicas que forman el e*amen de una
partida o un con$unto de )ec)os o circunstanciasD.
/e pueden formular programas generales y pormenori%ados, seg8n el grado de detalle. Los primeros se
limitan a un enunciado genrico de los procedimientos y tcnicas a aplicar, los segundos son mas detallados
en la descripcin de los procedimientos y tcnicas de la auditoria (procedimientos es el curso de accin y de
las tareas a reali%ar).
'l programa de auditoria es un e*celente elemento de control de avance del equipo de auditores.
iv. &rogramas de "uditoria
's planificar el traba$o general, adems es debe ser una gu!a de las tareas del e*amen en forma precisa y
orientadas a )ec)os o reas especificas, con e*plicacin de lo que debe )acerse.
'l programa de auditoria es un enunciado, lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de
auditoria que )an de emplearse y en que oportunidad se aplicaran.
5. Criterios de "uditoria
i. Concepto
'n mayo de ,BCE, <o)n C. +urton escribi en 2>)e <ournal of "ccountancyD un articulo denominado
2"uditoria "dministrativaD, en el cual manifestaba que para delinear el marco dentro del cual pudiera
desenvolverse tal tipo de auditoria, deb!an considerarse varios aspectos, uno de los cuales era el formular
normas de desempe(o del gerente si se quer!a alg8n sentido de la evaluacin de su conducta.
's tas normas deb!an servirte para poder evaluar lo observado en la realidad.
Cualquier evaluacin implica comparar, entonces )ay que tener una norma o pauta contra la cual comparar
la situacin real.
La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen en el desempe(o administrativo, y para comparar
se )an utili%ado las e*periencias personales de cada auditor.
Cada ve% que el auditor operativo eval8a una situacin especifica, una conducta, una decisin o resultado
determinado debe efectuar la comparacin entre lo observado y un modelo, pauta, norma o criterio de
desempe(o administrativo, lo que debiera permitirle emitir un $uicio sobre la materia observada que
determine si el fenmeno o actividad ba$o e*amen esta siendo bien reali%ado o presenta errores o
debilidades que es preciso sean corregidas.
'n 'stados Fnidos y Canad, )an salido publicaciones con normas para ayudar a los auditores a comparar
lo observado.
ii. ;ormulacin de 0ormas
'l auditor operativo, en consecuencia, enfrentado a la necesidad de emitir un $uicio, para lo cual necesita
practicar evaluaciones y por ende, tambin comparaciones, si no cuanta con normas o criterios de auditoria
formuladas previamente que regulen el desempe(o administrativo que se esta e*aminando, deber
abocarse a la tarea de definir tales normas, para lo cual es recomendable su$etarse al siguiente itinerario.
&rimero. determinar las normas tericas que rigen la materia o funcin en e*amen.
/egundo. estas normas creadas sern su$etas a pruebas. La norma terica afectada por estas
circunstancias y caracter!sticas, dar paso a la norma tipo.
>ercero. la norma tipo a su ve% es afectada por propias pol!ticas, planes, programas y estilo de las
operaciones de la empresa o rea auditada. "s!, l auditor corrige la norma tipo, adecundola al
ente o funcin espec!fica que esta ba$o e*amen.
La norma obtenida a esta altura se llama norma corregida.
Cuarto. la norma corregida, apropiada para la empresa o funcin auditada, deber e*aminarse en
relacin a las condiciones que plantea el medio ambiente a dic)a empresa o funcin ba$o e*amen,
La coyuntura pol!tica y econmica y los factores e*ternos tales como la competencia, la moda, los
cambios tecnolgicos, etc., indudablemente que influyen, y darn origen a la norma definitiva o
criterio de auditoria, que utili%ara el auditor en el proceso de evaluacin al que debe someterse el
resultado de sus observaciones.
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'sta metodolog!a propuesta, no pretende ser el 8nico camino para definir normas o criterios de
auditoria racionalmente formuladas, sino que significa una forma de eliminar la sub$etividad que
afecta a las normas para la evaluacin originadas solamente en la e*periencia y criterios del auditor.
"dministracin de la "uditor!a #perativa
,. Introduccin
Como la auditoria operativa es una actividad, debe ser planeada y administrada por los colaboradores, para
llegar en forma efica% y eficiente al ob$etivo.
4. &lanificacin de la "uditoria #perativa
" travs de la etapa preliminar del modelo metodolgico propuesto, el auditor se interiori%a de los
principales antecedentes y caracter!sticas de la empresa, lo que permite dise(ar un plan general de la
auditoria.
Con este plan el cliente decide si la investigacin se )ace o no. /i se acepta se debe especificar al cliente
cuanto durara la investigacin (con cierta fle*ividad).
i. eterminacin de los #b$etivos
&ara determinar los ob$etivos )ay que saber que necesidades del cliente se van a satisfacer.
<unto con la determinacin de los ob$etivos, una buena planificacin implica de$ar establecidas todas las
pol!ticas, procedimientos y reglas que regulan la conducta del grupo.
/i se tienen claros los ob$etivos, al auditor no se le pueden e*igir respuesta que no se consideraron.
ii. #rientacin de la "uditoria
"l definir los ob$etivos, tambin )ay que definir el campo de accin que se evaluara.
La investigacin deber ce(irse a un mbito de accin lgicamente correspondiente con el ob$etivo.
'l grado de amplitud del traba$o puede variar desde la organi%acin en su totalidad y sin otra limitacin que
la impuesta por los due(os, )asta determinados subsistemas.
/e puede modificar la orientacin de la auditoria si al finali%ar la etapa de estudio general del modelo
metodolgico usado, se ve la necesidad de investigar ciertas reas.
iii. 3etodolog!a de la "uditoria #perativa
Caracter!sticas
>odas las metodolog!as deben adaptarse a cada caso de estudio.
0o es lo mismo auditar la gestin financiara de una compa(!a manufacturera que la de la gerencia de
operaciones de una aerol!neas. >ampoco si se trata de la primera auditoria o si se )an )ec)o varias.
>ambin si los e$ecutivos se cambian muc)o o no. >odas estas situaciones, determinan las caracter!sticas
reviste la utili%acin de la metodolog!a, para cada auditoria especifica.
Contenido
Fna auditoria tiene varias etapas y cuando se obtengan resultados se podr programar con precisin y en
detalle lo que sigue.
>odo modelo de metodolog!a, solo cobra vida al darle sentido real y pragmtico. "un que el modelo terico
es general, va a variar cuando se aplique a cada caso (esto lo )ace dinmico).
Los ob$etivos generales de un programa de auditoria son.
&lanificar, guiar y dirigir el desarrollo profundo del e*amen.
Controlar la e$ecucin del traba$o.
&roporcionar un ordenamiento, sistemtico para definir y administrar coordinadamente la aplicacin
de los procedimientos de auditoria, evitando omisiones.
Coordinar los recursos )umanos y establecer las autoridades responsabilidades, uniformando
criterios de accin.
'l contenido de los de cada programa depender muc)o del grado de divisin del traba$o aplicado. "lgunos
de los puntos importantes que debe incluir son.
Identificacin del ob$etivo de la "uditoria. se orienta a los encargados para materiali%ar el programa.
Identificacin de las reas a e*aminar. al separar el traba$o por reas se facilita la distribucin y
e$ecucin.
Informacin y tareas que debe proporcionar al rea auditada. se especifica que tareas y@o
informaciones deben ser reali%adas y@o entregas al cliente.
efinicin de los procedimientos seleccionados. deben ser enunciados en forma clara, precisa y
ordenada. 'ste ordenamiento es una secuencia lgica de e$ecucin, estableciendo la coordinacin
necesaria con otras actividades o procedimientos por aplicarse en distintas reas comprendidas
dentro de la auditoria.
8
Indicacin del alcance de los procedimientos. debe indicarse la e*tensin con que se utili%aran los
procedimientos. Cobra aqu! especial importancia el muestreo estad!stico, para establecer
cient!ficamente la muestra que se deber seleccionar, con el ob$eto de inferir de su e*amen las
conclusiones aplicables al universo de operaciones, actividades y sectores considerados en la
auditoria.
#portunidad en que deben aplicarse los procedimientos. la adecuada distribucin de las pruebas y
procedimientos con el tiempo permitir dosificar el desarrollo del traba$o, evitar las demoras y
atrasos en el programa y cumplir con los pla%os estipulados.
>iempo estimado para cada procedimiento. esta estimacin posibilita un control permanente de la
labor que se efect8a, en comparacin con los tiempos reales consumidos.
"signacin de tareas. se distribuir el traba$o total a reali%ar entre los componentes del equipo de
auditoria, en la forma mas racional posible.
'l auditor al momento de planificar el traba$o, debe estimar el tiempo necesario para reali%ar la auditoria.
ebe afinar esa estimacin )asta segmentarla por etapas y fases de la metodolog!a a ocupar.
'l grado de dificultad y confiabilidad en la obtencin de la informacin necesaria, varia de empresa en
empresa, y en consecuencia, el tiempo requerido tambin. &or lo tanto, el modelo es valido en cuanto a su
secuencia de etapas, pero el tiempo debe a$ustarse.
5. #rgani%acin de la "uditoria #perativa
i. /eleccin de 'quipos
La auditoria posee una connotacin fuertemente cualitativa, por lo que no basta con )acer un listado de los
conocimientos que el auditor debe poseer, por el contrario se requiere de una con$uncin de factores, los
que se pueden representar por.
GHuines van a reali%ar la auditoria operativaI
GHue deben saberI
GHue e*periencia y condiciones deben tenerI
GCul debe ser su perspectiva y motivacinI
'n cuanto a la primera pregunta de pueden advertir dos grupos.
"uditores, loas que por su formacin profesional y e*periencia estn en condiciones de conducir y
reali%ar el traba$o en forma ptima en cada una de las etapas.
'specialistas, que estn relacionados con la materia a auditar, se integran en forma permanente o
transitoria.
La segunda pregunta sobre el conocimiento de las personas, esta se puede agrupar en dos grupos.
Conocimientos sobre administracin general, contabilidad, costos, teor!a de decisiones, teor!a de la
organi%acin, finan%as, produccin, comerciali%acin, personal, pol!tica y estrategia de empresa.
'stos conocimientos dan el conte*to para el desarrollo y aplicacin de la auditoria operativa.
Conocimientos espec!ficos de las particularidades de la empresa y de sus funciones, para estar en
condiciones de concretar el traba$o en forma ob$etiva, pragmtica y fle*ible.
La tercera pregunta busca definir que e*periencias deben tener los auditores, es fundamental que )ayan
vivido los problemas, conocer la organi%acin, como por e$emplo su giro, tama(o, patrimonio, sector al que
pertenece. "dems deben saber traba$ar en equipos y comprender los puntos de vista de los otros
especialistas.
Importantes condiciones son aquellas le permiten crear y mantener una buena relacin interpersonal con los
integrantes de la organi%acin. 'l tacto, la cautela y la discrecin son los atributos ineludibles para cualquier
auditor operativo, dado que traba$a mas con personas que con documentos y a ellas afectan mas en su
informe.
&ara la 8ltima pregunta, por la misma naturale%a de la investigacin, el auditor operativo desarrolla la%os
naturales de estimacin con las personas que forman la empresa en algunos casos.
Como se sabe lo que el cliente espera de l, el auditor debe mirar la situacin a la que se enfrenta y su
conte*to, la entidad, desde una perspectiva amplia y constructiva. ebe tener conciencia que debe ayudar,
cr!ticamente, a travs de una nueva actitud mental.
'l auditor debe sentir la seguridad de que la empresa intentara solucionar los problemas que el encuentre.
ii. "signacin de >areas
efinidos los ob$etivos, determinados los planes y conformado el equipo, se procede a asignarlas )oras y
las tareas.
&ara ello es necesario considerar algunos criterios.
Conocimiento que posee cada uno de los miembros del grupo.
-abilidades y capacidades personales.
9
'*periencias vividas.
&referencias que pueden tener y que sean compatibles con otros criterios.
Comple$idad, importancia y requerimientos de cada tarea.
La direccin del equipo siempre debe ser e$ercida por profesionales que tengan alta capacidad tcnica,
)umana y conceptual, de acuerdo a, la labor que se efect8a.
La estructura interna del equipo debe ser clara y debe mantener una estabilidad durante la auditoria.
6. '$ecucin y Control de la "uditoria
i. Control sobre la 3arc)a
Los ob$etivos de una adecuada e$ecucin y control del traba$o son.
#ptimi%ar la coordinacin y las relaciones )umanas entre el equipo.
/upervisar las actividades.
"nali%ar los avances del programa, solucionando en el momento las dificultades que )ay.
'valuar las situaciones relevantes que se )ayan detectado, ya sean negativas o positivas.
Hue las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con mas e*periencia, para que los
$uicios emitidos sean los mas acertados.
'l equipo de traba$o encargado de e$ecutar la auditoria debe ser controlado considerando dos planes.
Control cuantitativo. en relacin al tiempo que se destina a cada fase y etapa, el cual no debe
sobrepasarse.
Control cualitativo. en relacin al avance y calidad de lo desarrollado. ebe ser peridica ya que se
debe seguir el programa.
ii. esviacin de los #b$etivos
Lgicamente ocurrirn desviaciones entre lo que se desea )acer y lo que )a sido posible alcan%ar en la
realidad. 'stas desviaciones deben ser detectadas a tiempo para intentar solucionarlas con cierta prioridad
de acuerdo a su impacto. Cabe considerar la naturale%a de cada desviacin, su frecuencia, causas que lo
originaron y en que medida entorpecen el cumplimiento de los ob$etivos.
'l grupo debe )aber un sistema de informacin para una buena coordinacin de los tiempos, conocer el
grado de avance, las dificultades del terreno para as! poder determinar las desviaciones. "dems este
sistema de informacin debe ser claro y e*pedito.
iii. Correcciones Internas
el anlisis de las desviaciones se deben concluir las medidas para contrarrestar los efectos. -aci se
enmienda el rumbo del traba$o, para as! proteger la calidad del traba$o.
La e*istencia de un proceso retroalimentador (planificacin J e$ecucin J control J planificacin) permitir!a
tomar decisiones oportunas.
La implementacin )ec)a por el auditor, para solucionar los problemas, es la que obviamente presenta una
mayor venta$a.
Las correcciones dan sentido al control de la auditoria, porque constituyen el eslabn intr!nsicamente
positivo y corrector de la accin. 'stas medidas son internas y deben trascender al cliente.
iv. Control del 9esultado ;inal
's la 8ltima etapa del traba$o y es como un control de calidad de un producto terminado.
'l auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si estn satisfec)os por el resultado final que van a
entregar al cliente.
'n este punto de la investigacin se )a de evaluar, con que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir, su
calidad, oportunidad, costos, alcance y valides tambin el rendimiento que se obtuvo del traba$o, todo esto
en relacin a al planificacin.
/e debe evitar las sugerencias que se dieron en traba$os anteriores, porque la auditoria operativa enfrenta
situaciones siempre distintas y cambiantes.
3etodolog!a de la "uditor!a #perativa
,. 0ecesidad de una 3etodolog!a &ropia
La metodolog!a se define como la ciencia del mtodo, seg8n el diccionario, es un modo ra%onado de obrar o
)ablar, aplicado en forma )abitual.
'n este sentido, la metodolog!a propuesta es un con$unto armnico de mtodos debidamente estudiados
para el desarrollo de la auditoria operativa. 's un programa de accin, un camino a utili%ar por el auditor
para el logro, de los ob$etivos de la evaluacin.
Fna metodolog!a propia para la auditoria operativa, es necesaria por las siguientes ra%ones.
&ara un me$or aprovec)amiento de los recursos.
10
La auditoria operativa debe ser )ec)a por un equipo multidisciplinario. Fna buena metodolog!a permite
aprovec)ar al m*imo las capacidades de cada miembro.
&ara ser consecuentes con la auditoria.
La auditoria operativa es un proceso sistemtico de evaluacin y por esto deben ocupar estrategias, tcticas
y mtodos, recursos, etc. para efectuar una labor profesional. 0o se puede prescindir, entonces, de una
metodolog!a.
&ara refor%ar el desarrollo de la auditoria operativa
Como esta auditoria es nueva, la metodolog!a que se use, debe establecerle modo en que se )ace el
e*amen y se debe documentar para poder ayudar a esta rea profesional.
4. Caracter!sticas Cient!ficas de la 3etodolog!a
/e dice que la ciencia es un estilo de pensamiento y de accin, tal ve% el mas universal y provec)oso de
todos. 'l modo como traba$a la ciencia para alcan%ar su ob$etivo se denomina mtodo cient!fico.
La finalidad de aplicar este mtodo es incrementar el conocimiento.
'l mtodo cient!fico es un modo de tratar los problemas intelectuales, no cosas, instrumentos o personas.
'n consecuencia, puede utili%arse en todos los campos del conocimiento.
'l mtodo cient!fico implica seguir los siguientes pasos.
'nunciar preguntas bien formuladas y veros!milmente fecundadas.
&lantear con$eturas, fundadas y contrastables con la e*periencia, para contestar a las preguntas
(formulacin de )iptesis).
erivar consecuencias lgicas de la con$eturas.
/eleccionar tcnicas para someter las con$eturas a contrastacin. "segurarse de la relevancia y
confiabilidad de dic)as tcnicas.
'fectuar la contrastacin e interpretar sus resultados.
'stimar la pretensin de verdad de las con$eturas y la fidelidad de la aplicacin de las tcnicas.
'stablecer los dominios en los cuales valen las con$eturas y las tcnicas, formulando los nuevos
problemas y situaciones derivadas de la investigacin.
'l mtodo propuesto en la primera parte de este traba$o (pag. C) tiene tres caracter!sticas del mtodo
cient!fico.
"van%a gradualmente a partir del conocimiento acumulado anterior y el nuevo queda su$eto a
prueba y correccin.
'ntrega verdades parciales, no finales. 'stas son apro*imaciones.
/e corrige a si mismo. &uede identificar sus errores.
La metodolog!a propuesta para la auditoria operativa sigue el mtodo de las apro*imaciones sucesivas, en
tal forma que cada una de sus etapas le permite al auditor acercarse mas a las soluciones buscadas y a los
)ec)os que el intenta conocer.
Las etapas a desarrollar implican la e$ecucin de un plan de conocimiento gradual de la materia ba$o
e*amen, obteniendo cada ve% mayor precisin sometidas a un proceso de revisin y control realimentador,
en virtud del cual detecta sus errores y los corrige sobre la marc)a.
'sta metodolog!a separa los problemas para anali%arlos individualmente, pero en forma simultanea, los
combinan e interrelaciona ba$o distintos criterios.
'l proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual es dividida en reas y funciones (subsistemas) para
una ve% identificados los problemas parciales, busca las interacciones con la organi%acin total.
'llo )abilita al auditor para integrar los elementos estudiados a la lu% de las caracter!sticas de sinergia y
recursividad, pudiendo as! llegar a conclusiones y recomendaciones aplicables a los ob$etivos generales de
la entidad.
5. 'lementos de "dministracin
"qu! se describirn los elementos a los que se dirigir la metodolog!a a aplicar.
'l auditor, en primer lugar, debe ver si los ob$etivos estn bien establecidos o no, tambin las normas y las
pol!ticas, planes de accin y la estructura de la organi%acin, tambin lo deben estar. &ero no basta con
determinar la e*istencia de aquellas directrices generales (o de referencia), sino que es necesario
profundi%ar mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que bases e informaciones,
mediante que procesos, en que oportunidades y con que participacin. Interesa adems conocer que
co)erencia guardan los planes, el grado en que la estructura organi%ativa y la delegacin de autoridad
ayudan o dificultan el cumplimiento de los ob$etivos y pol!ticas. 's fundamental evaluar el proceso de toma
de decisiones y el estilo de administrar (quien toma las decisiones ms importantes, cuando y como).
11
'stas directrices traslucen las intenciones e ideas que desean seguir los e$ecutivos. "dems se debe saber
que relacin tienen los due(os con los administrativos, para determinar la adecuacin que tiene antes las
contingencias.
'n segundo lugar, la implementacin de las decisiones para lograr los ob$etivos (que se miden en forma
tributaria), y determinar las actividades a desarrollar.
'stas directrices para la implementacin tambin deben guardar estrec)a co)esin entre s!, pues no
entendemos un programa cuya meta sea desconocida o procedimientos y tcnicas de traba$o sin una
coordinacin y planificacin previas.
's tambin punto obligado de anlisis para el auditor la consistencia que e*ista entre el nivel de referencia
(sistema) y el de implementacin (subsistema), donde se evidenciara que relacin )ay entre las
declaraciones de la gerencia general y las medidas tomadas para )acer cumplir sus decisiones. "qu! se
requiere entrar ya en la operatividad de las directrices, en el sentido de imprimir accin al sistema y llegar a
resultados reales.
&or lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que ellas dan las conductas de los sistemas, para el
logro de los ob$etivos generales y esto no es una tarea fcil.
Los sistemas de comunicacin de la informacin proveern los antecedentes para este tipo de coordinacin
por lo tanto tambin debe interiori%arse en este sistema (la informacin es una entrada con la cual se toma
una decisin).
'stos sistemas de comunicacin e informacin dan las condiciones para una buena interrelacin entre las
partes de la empresa, adems de una retroalimentacin para la misma. &or lo tanto el auditor debe conocer
las interacciones del sistema, su intensidad, tipo, direccin, oportunidad, costo y frecuencia de estas
informaciones, de esta forma el auditor tendr una visin global del sistema.
La motivacin de los administrativos )acia los su personal es muy importante, ya que estos 8ltimos son los
que llevan a cabo las decisiones que toman los directivos superiores. 'ste tema tambin es de importancia
para el auditor operativo.
"dems es de importancia la forma y el grado de control que tienen los administrativos para evaluar los
ob$etivos, en los diversos niveles del sistema. 'sto implica un anlisis de la eficacia de los resultados y de la
econom!a y eficiencia en la obtencin y uso de los recursos. La direccin debe procurar que todas las
salidas de los sistemas sean las correctas para la organi%acin. Interesa conocer que mecanismos de
control e*isten, quien y como fueron establecidos, que pautas de comparacin utili%an y quien las fi$oA
cuales son los puntos de control identificados en la estructura y como fueron definidos. 'n seguida, )ay que
evaluar el funcionamiento de tales mecanismos de control, como asimismo identificar labores concretas de
evaluacin. 'sta puede ser una parte del control, en la medida que se anali%an las diferencias entre el logro
real y la pautaA pero una situacin tambin puede evaluarse desde el punto de vista de la moral interna o de
una decisin, a las cuales es dif!cil aplicar un concepto de control. Incluso puede, y a menudo debe,
evaluarse el propio mecanismo de control y sus normas de comparacin.
= por ultimo el auditor operativo debe tener presente las variables e*ternas que tienen una relacin con la
organi%acin y que la afectan, estas son la competencia, las pol!ticas del gobierno (tributarias, arancelarias,
laborales, etc.), la inflacin, etc. La organi%acin necesita del medio e*terno las entradas y el medio e*terno
necesita las salidas de la organi%acin, por esto se debe determinar cuales de estas variable afectan mas
en un momento dado. &or lo tanto )ay que comprender el medio ambiente, porque si se tienen situaciones
desfavorables no se puede mantener modelos r!gidos de conducta, sino que )ay que adaptarlos a la
situacin del momento, pues de otro modo el sistema muere.
6. Fniversalidad del 3odelo &ropuesto
La metodolog!a que se e*plicara es de aplicacin universal. 'sta caracter!stica, ineludible para un modelo
de metodolog!a, proviene de algunos de los elementos y conceptos que concurren a su formulacin, como
son.
/us caracter!sticas en el mtodo cient!fico.
Los elementos propios de la administracin sobre los cuales se efect8a el e*amen.
'l enfoque sistemtico adoptado para concebir y anali%ar a la organi%acin.
La aceptacin universal del mtodo cient!fico, como forma de investigacin para anali%ar cualquier campo
del conocimiento )umano, nos lleva a considerar que la metodolog!a presentada, en virtud de ad)erir
estructural y conceptualmente al lineamiento general de aquel, tiene iguales posibilidades de aplicacin en
forma amplia y universal, al ob$eto del estudio o auditoria.
La administracin es universal, as! que de eso no )ay que dudar.
&or ultimo, al aplicar un concepto o enfoque de sistema el ente, organi%acin, rea o funcin que se somete
al e*amen de la auditoria operativa, estamos utili%ando tambin un concepto de universalidad para la
materia auditada, al cual se adaptara el modelo de investigacin.
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'l bilogo ?ienes LudKig ?on +ertalanffy, )i%o estudios sobre teor!a de sistemas en l comprob que entre
algunas ciencias ciertos conceptos son los mismos, cuando son considerados como sistemas.
+a$o este concepto de sistema, dentro del cual )emos concebido la organi%acin, tanto en su estructura
como en su gestin administrativa, cabe e*plicar la idea de universalidad en anlisis y conocimiento propios
de la metodolog!a para la auditoria.
'n conclusin, el mtodo a utili%ar tiene sus ra!ces en el mtodo cient!fico, reali%a el e*amen sobre la
administracin y la calidad con que esta se e$erce sobre la organi%acin y conceptuali%a al ente organi%ativo
como un sistema dentro de un supersistema y compuesto por subsistema sometidos a $erarqu!a y
recursividad propios de la teor!a general de sistemas de talla universal.
:. 3odelo 3etodolgico para la "uditoria #perativa
i. Introduccin
'ste modelo es general y debe adaptarse a cada caso a la profundidad de cada etapa depender de cada
auditor.
'ste mtodo tiene dos supuestos.
La auditoria operativa s reali%ara por parte de auditores e*ternos, que no conocen mayormente la
entidad.
La administracin superior de ella no muestra ninguna preferencia para efectuar el e*amen en alg8n
subsistema determinado de la organi%acin.
Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento preciso de la situacin, el conte*to en que
se encuentra la obtencin de las evidencias, la formacin e $uicios y opiniones, proposiciones y pronsticos
por parte del auditor.
'tapa de estudio preliminar.
'tapa de estudio general.
'tapa de estudio especifico.
'tapa de comunicacin de resultados.
'tapa de seguimiento.
ii. 'tapa de 'studio &reliminar
a. Introduccin
'n esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio e*terno. 'sto es necesario para
iniciar las conversaciones con el cliente, anali%ar sus necesidades formular un plan muy general de accin y
eventualmente llegar a un acuerdo con l para reali%ar la auditoria operativa.
'ste plan debe incluir, a lo menos, el ob$etivo del traba$o, su e*tensin, el tiempo estimado de duracin, el
grupo que se )ar!a cargo de la labor y ciertos elementos materiales requeridos.
entro de esta etapa se distinguen dos fases.
9ecopilacin de antecedentes.
'stablecimientos de ob$etivos.
b. 9ecopilacin de "ntecedentes
Las primeras actividades deben encaminarse a obtener informacin en relacin a aspectos tales como
9a%n social, domicilio y ubicacin geogrfica de la oficina matri% y sucursales.
#b$etivos fundamentales.
7iro de la empresa y productos que fabrica.
0aturale%a $ur!dica y reglamentacin orgnica.
/ector econmico al que pertenece y organismo a cuya fiscali%acin esta sometida.
Cone*in con grupos econmicos.
0ombre de los e$ecutivos superiores, miembros del directorio y origen de su representacin.
Composicin del patrimonio.
>ama(o de la entidad. capital, volumen de ventas, n8mero de personas, dispersin y cobertura
geogrfica, numero de clientes y proveedores, participacin en el mercado.
&osicin econmica y financiera.
'stad!sticas respecto a ventas, produccin, endeudamiento y otras.
iversificacin de productos.
&rincipales proyectos de inversin.
Caracter!sticas de la competencia.
?ariables pol!ticas, culturales, sociales y econmicas que la afectan.
Con toda esta informacin el auditor delinea el dise(o general del traba$o como la duracin del e*amen,
cantidad de personas y costo de ellas y aspectos que le interesen al cliente.
Los antecedentes anteriores se(alados pueden ser obtenidos, entre otras, de las siguientes fuentes.
13
3emorias de la entidad.
+alances y otros estados financieros y econmicos p8blicos.
"ctas del directorio.
Conversaciones con directores y e$ecutivos actuales y@o anteriores de la empresa.
Instituciones financieras y otros acreedores.
Informes de otras auditorias.
Informes de traba$os de consultoria.
;ederaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro.
9evistas especiali%adas.
#rgani%aciones gremiales.
Carpeta permanente de la empresa.
c. 'stablecimiento de los #b$etivos
>al como se )a se(alado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para determinar.
Hue espera el cliente de la auditoria.
Hue de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoria.
Hue se va a buscar concretamente (ob$etivos y alcance).
Hue recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y en que momento.
Cuales son las fec)as tentativas de inicio y trmino del traba$o.
#tros aspectos.
>odo esto marca un plan de accin y de presupuesto, que de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la
auditoria operativa.
iii. 'tapa de 'studio 7eneral
a. Introduccin
'n esta etapa se definen las reas cr!ticas o estrategias en las cuales se va a profundi%ar el estudio, para
despus llegar a la ra!% de los problemas o situaciones conflictivas detectadas.
Con este ob$eto, debemos conocer el sistema de administracin aplicadoA los principales subsistemas de la
organi%acin, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los ob$etivos totalesA los sistemas de
control e*istentes en general, y toda otra informacin que se considere 8til para el desarrollo de la auditoria.
'n grandes organi%aciones es casi imposible que la investigacin recaiga simultneamente sobre toda la
organi%acin, y por lo tanto se debe aplicar en una parte de ella.
'n esta etapa se comprende de las siguientes fases.
;ase de conocimiento general de la unidad.
;ase de evaluacin del control de gestin y del control interno administrativo.
;ase de anlisis.
;ase de determinacin de reas criticas.
b. Conocimiento 7eneral de la 'ntidad.
's profundi%ar la informacin general recopilada para obtener un marco de accin para as! poder desarrollar
las fases siguientes.
'ntonces el auditor aumentara su conocimiento en aspectos como.
#b$etivos operativos de la empresa y de sus principales unidades.
&ol!ticas generales y de cada rea.
'strategia y tcticas en uso.
Ftili%acin de !ndices de gestin.
0ombre y caracter!sticas de sus principales e$ecutivos.
'structura formal de la organi%acin.
'structura informal y caracter!sticas del personal de la empresa.
'stado de la relacin entre el personal y la gerencia.
'structura de los sistemas de informacin y de comunicaciones.
&roductos de fabrica y@o comerciales.
Canales de distribucin.
?ol8menes de produccin y@o de compras y ventas por producto.
3rgenes de contribucin.
Fbicacin geogrfica de las plantas.
Clasificacin y ubicacin de los clientes.
Caracter!sticas del mercado y naturale%a de la competencia.
0ivel de los inventarios.
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>ipos de procesamientos de la informacin utili%ados.
/istemas de autori%aciones por nivel.
0ivel y estructura del endeudamiento.
/ituacin de ca$a y proyecciones.
&royectos de inversin.
Caracter!sticas del proceso productivo.
Caracter!sticas de la tecnolog!a en uso.
;uentes de materias primas e insumos.
Influencias pol!ticas, econmicas, sociales y culturales del medio, etc.
'l auditor debe verificar en forma directa el funcionamiento de la empresa (como los computadores,
procesos productivos, productos que fabrica, plantas, etc.)Como tambin entrevistarse con los principales
e$ecutivos.
"dems puede tener informacin de documentos en los cuales )agan referencia a decisiones tomadas,
organigramas, manuales de procedimientos y organi%acin, de las relaciones industriales, balances, costos,
listado de cumplimiento de metas, etc.
c. 'valuacin del Control de 7estin y "dministrativo
'l control de la gestin abarca todos los subsistemas de la empresa y sus conductas y el sistema de control
debe refle$ar cualquier desviamiento de estos subsistemas respecto a sus proyecciones. "s! se puede ver
que subsistemas son los que necesitan un e*amen.
'l control de gestin se apoya en una efectiva planificacin y en un sistema organi%ado de informacin, a la
ve% que esta integrado en el proceso decisional, evaluar dic)o control como parte de la auditoria implica
necesariamente e*aminar la e*istencia y funcionamiento de estos elementos, que son las e*presiones
primarias del proceso de la administracin de cualquier ente.
"dems debe evaluarse el sistema de control interno administrativo, no solo en relacin a la proteccin de
los activos y confiabilidad de la informacin financiero y contable, sin que tambin en la eficiencia en las
operaciones y la ad)esin a las pol!ticas. /e requerir e*aminar si la administracin )a adoptado las
acciones tendientes a implementar el sistema en su estructura y operacin.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta fase son.
La e*istencia de un sistema de planificacin y sus principales caracter!sticas.
La e*istencia de un sistema de informacin administrativo y sus principales caracter!sticas.
La implementacin de los dos sistemas anteriores por niveles, que permita actuar por e*cepcin.
La e*istencia de )erramientas de control para evaluar la gestin por reas clave de la empresa.
'l grado de integracin del sistema de control de gestin en uso y los elementos de que se
compone.
'l uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la gestin.
Las caracter!sticas del proceso de toma de decisiones y su relacin con el control y la planificacin.
Los controles establecidos acerca de toda la informacin que circula en la entidad (recopilacin,
proceso, anlisis y comunicacin).
La adecuacin de la estructura formal a los ob$etivos operativos del sistema empresa.
La fle*ibilidad en el dise(o de dic)a estructura.
La implantacin de procedimientos formales para la necesaria integracin y coordinacin entre las
diferentes unidades administrativas.
La subordinacin de estos procedimientos a los ob$etivos y pol!ticas del ente.
La formulacin de presupuestos y de un sistema de control presupuestario que cubran todas las
reas de importancia.
La e*istencia de un sistema de costos para medir la contribucin de cada producto a las utilidades,
valori%ar los inventarios y ayudar a determinar precios de venta.
La e*istencia de anlisis de cargos, con su respectiva descripcin y su especificacin.
La implantacin de pol!ticas y programas co)erentes de seleccin, capacitacin y evaluacin del
personal.
La e*istencia de una unidad de auditoria interna, cuyos programas incluyan la evaluacin de la
gestin administrativaA el conocimiento de los mencionados programas y su aplicacin.
La evaluacin de estos controles se tienen que comparar con los principios del control, la teor!a
administrativa y organi%ativa, as! puede ver las fortale%as y debilidades del control de la empresa.
d. "nlisis
/e debe comparar lo observado con los requisitos m!nimos de calidad que aseguran un adecuado control.
"dems se debe establecer el n8mero de desviaciones en cada rea y su impacto en la gestin total.
15
e esta forma se se(ala que subsistema de la administracin falla en el control.
e. eterminacin de las Lreas Criticas
Con la informacin que el auditor posee, puede $erarqui%ar las reas criticas para profundi%ar el e*amen.
Los antecedentes a considerar son.
'l resultado de la evaluacin del control interno administrativo y de gestin.
'l inters de los directivos de la organi%acin.
La importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturale%a de sus operaciones, su comple$idad
y los riesgos que involucra.
Los resultados de otras auditorias.
Los $uicios que adicionalmente se )aya formado el auditor respecto de la calidad de la
administracin
Con esta informacin se puede )acer un predianostico de la situacin y cambiar el rumbo de la investigacin
si es necesario (previa conversacin con el cliente).
iv. 'tapa de 'studio 'specifico
a. Introduccin
'l ob$etivo de esta etapa es determinar cuales son las causas de los problemas detectados, adems de las
operaciones reali%adas en ellas, sus relaciones con la empresa y con el medio. "dems debe evaluarse el
control de dic)a rea.
Las fases de esta etapa son.
;ase del conocimiento especifico del rea (s) cr!tica(s).
;ase de evaluacin del control interno administrativo y del control de gestin espec!ficos.
;ase de b8squeda de relaciones causa1efecto.
;ase de anlisis y evaluacin de evidencias probatorias.
;ase de preparacin del diagnostico y pronostico.
b. Conocimiento 'specifico del Lrea Critica
'l ob$etivo de esta fase es obtener informacin sobre todas las caracter!sticas internas de ella, para
establecer un marco de accin.
/e debe saber.
Los ob$etivos, planes y pol!ticas establecidos por la gerencia para el rea.
/us metas, programas y presupuestos de operacin, a mediano y largo pla%o.
La coordinacin entre ob$etivos, planes, pol!ticas, metas, programas y presupuestos.
La estructura formal del rea.
La estructura informal de la misma y su interrelacin con lo formal.
La concordancia entre la estructura formal y los ob$etivos, metas y pol!ticas definidos.
La informacin que emite, procesa y recibe el rea.
Las caracter!sticas de sus e$ecutivos y personal correspondiente.
Las relaciones con otras reas, con la administracin superior y con el entorno.
'l tipo y cantidad de recursos que emplea.
La autonom!a relativa al rea y su importancia en el sistema total.
Los procedimientos y mtodos de traba$o.
La motivacin del personal.
'tc.
")ora con esta informacin el auditor debe formular un modelo terico de control interno administrativo y de
gestin del control para el rea. espus con este modelo se compara con la realidad. "dems este modelo
debe asegurar el logro eficiente, efica% y econmico del rea.
Llegado a este punto, el auditor esta en condiciones de especificar los requerimientos de control del rea,
para luego proceder a verificar si realmente se cumplen.
c. 'valuacin del Control Interno "dministrativo y de 7estin 'specifico
'l ob$etivo de esta fase es definir el alcance y profundidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.
&ara evaluar el control se deben basar en los componentes del sistema y su operacin, a travs de su
estructura.
Con el modelo terico del control formulado y los datos recopilados se deber proceder a definir en forma
generali%ada el problema, para poder en seguida definir el programa de auditoria a seguir.
d. +8squeda de 9elaciones Causa1'fecto
'n esta fase se re8nen las evidencias suficientes para los $uicios que el auditor va a formular.
/e define el programa de auditoria, este servir como gu!a en la evaluacin de los problemas. "dems los
ob$etivos de este programa es la b8squeda de las fallas.
16
'l alcance del programa espec!fico de auditoria estar determinado bsicamente por.
Los resultados de la evaluacin del control interno administrativo.
Las tendencias que se(ale la evaluacin del control de gestin y los propios indicadores de gestin.
La e*periencia del equipo de auditoria.
'l programa puede ir variando en la medida que se necesite.
Los procedimientos y tcnicas del programa de auditoria deben ser los mas adecuados para reunir las
evidencias. &ara la eleccin de estos es muy importante la e*periencia del auditor.
/e deben acumular las evidencias que permitan emitir una opinin, ello implica obtener antecedentes del
rea auditada y comprobar la su veracidad y confiabilidad.
La veracidad y confiabilidad de los antecedentes se comprueba a travs de los procedimientos y tcnicas
que el auditor eligi. 'l auditor en este punto debe estar satisfec)o y una ve% que lo este esta listo para
emitir un $uicio sobre la situacin.
e. "nlisis y 'valuacin de las 'videncias
Fna ve% finali%ado el programa de auditoria )ay que evaluar las evidencias reunidas (tal como se di$o en la
fase anterior).
Los antecedentes se estudian separadamente. 'ste e*amen comprende.
'valuar el alcance del traba$o reali%ado.
'valuar la representatividad de los antecedentes reunidos.
'valuar la correspondencia e*istente entre los antecedentes en cuestin y la materia motivo de
anlisis.
'l alcance determina las suficiencias de las evidencias como para sustentar un $uicio.
La representatividad de los antecedentes establece si ellos son validos, es decir, si refle$an verdaderamente
la situacin real del rea.
La correspondencia entre evidencias y materias ba$o anlisis revela si las primeras son pertinentes, en el
sentido de referirse al rea en estudio y no a otra.
f. &reparacin del iagnostico y &ronostico
Fna ve% verificados los antecedentes se tiene un panorama preciso de la realidad auditada y as! poder
emitir un diagnostico de la situacin.
'ste diagnostico debe incluir causas que ocasionaron el problema y la eficacia, eficiencia y econom!a con
que este problema afecta a la empresa y los $uicios del auditor.
Con esta base el auditor se(alara recomendaciones que permitan solucionar los problemas y sus
consecuencias, para que los administrativos adopten las medidas pertinentes , adems estas
recomendaciones deben ser aplicables en la empresa, por lo que el auditor debe tener muc)o criterio en sus
proposiciones.
Luego, )a de preparar su pronostico. &ara ello, debe estimar conversando con el cliente, la evolucin del
marco e*terno que mas efectu a la organi%acin a mediano y largo pla%o, y una ve% )ec)o esto, proyectar
el mane$o de la entidad en trminos de las variables que ella control, en la alternativa de considerar
descartar las recomendaciones a la direccin.
")ora se confecciona un borrador que debe ser discutido con el cliente y los afectados por este informe, as!
se pueden evitar los malos entendidos y sorpresas, adems con las conversaciones con estas personas, le
podrn decir al auditor la e*istencia de algunas evidencias que el no considero.
v. 'tapa de Comunicacin de 9esultados
")ora ya se esta en condiciones de )acer el informe de la auditoria operativa. 'n el se e*plicaran los
ob$etivos y alcance del traba$o, la metodolog!a utili%ada, reas criticas (con los problemas y causas) y el
en$uiciamiento de ellas en trminos de eficacia, eficiencia y econom!a, tambin las soluciones y
recomendaciones.
'l ordenamiento del informe podr!a ser.
O)*etivo de la Auditoria. al clasificar el propsito del y la necesidad que satisface, es ms fcil
darle un sentido de unidad al informe y lograr una me$or recepcin de l por quienes no estaban
cabalmente informados del origen del e*amen.
"etodolo#a +tili,ada. este punto e*pone la rigurosidad cient!fica da la auditoria y la valide% de los
$uicios que emite.
Alcance y -imitaciones del .ra)a*o. es importante se(alar cual fue el mbito sometido a la
evaluacin y la muestra anali%ada, para que el receptor cono%ca el marco de referencia utili%ado
para los $uicios que se formulan.
's igualmente importante consignar la ra%ones que )an podido impedir una plena y libre reali%acin
de la auditoria, limitando de esta forma las opiniones, del equipo profesional.
17
/ia#nostico. deben de$arse establecidos los )ec)os y circunstancias que caracteri%an la situacin
en estudio y sus aspectos positivos y negativos, latentes y evidentes.
'stos )ec)os pueden clasificarse en. generales de la entidad y espec!ficos de ciertas reas, en
orden descendentes de urgencia y relevancia para la entidad.
'n este punto, debe incluirse el $uicio sobre el grado de eficacia, eficiencia y econom!a de la
gestin.
'l diagnostico de la situacin es la base para formular las sugerencias y recomendaciones del caso.
0u#erencia y 1ecomendaciones. son las medidas que, a $uicio del grupo de traba$o, permitirn a
la organi%acin lograr mas efica%, eficiente y econmicamente sus ob$etivos, solucionando sus
actuales problemas, previendo otros y aprovec)ando al m*imo las posibilidades que el medio
e*terno y sus propios recursos le ofrecen.
2ronostico. la auditoria operativa debe formar un $uicio orientado )acia el futuro, a fin de ayudar al
usuario a visuali%ar cual ser la situacin del ente evaluado si se adoptan las medidas correctivas
propuestas, o se toma la decisin de no considerarlas o de )acerlo solo parcialmente.
'sta proyeccin de una situacin en el tiempo es uno de los mayores aportes que pueda reali%ar el
equipo de la auditoria operativa a la direccin superior y, para ello debe ponderar cuidadosamente
las variables internas como las e*ternas que determinaran el conte*to futuro.
Cuando se entrega el informe el auditor da constancia del cumplimiento del traba$o y la direccin eval8a el
traba$o que el )i%o, su utilidad, valori%acin de resultados y conveniencia de )aber )ec)o la auditoria.
's importante que el informe cumpla los requisitos e*puestos en las normas.
vi. 'tapa de /eguimiento
Fna ve% comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe ver que el informe llegue a todos
los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan, adems debe controlar sus decisiones para que
estas no se desv!en.
'sta etapa debe ser fi$ada con el cliente.
C. #tros 3odelos 3etodolgicos
i. Introduccin
3uc)os de los autores describen mtodos metodolgicos para la auditoria operativa, pero que no tiene
muc)a diferencia con el mtodo propuesto, mas bien la diferencia radica en el orden de reali%ar las
actividades.
/e detallaran dos modelos metodolgicos los de <es8s Lpe% Cascante y +radford Cadmus.
ii. 'squema 3etodolgico de <es8s Lpe% Cascante
a. Introduccin
'ste esquema se encuentra en el libro Organizacin y Control de Empresas de ?icente &erel.
'l esquema se tiene dos etapas.
'tapa de diagnostico. se conocen las fallas.
'tapa de anlisis. causas de las fallas y se proponen soluciones
&ara desarrollar estas etapas, se sigue el siguiente esquema, aplicable a cada una de ellas.
&rimera fase. pasos al inicio de la tarea.
/egunda fase. anlisis y profundi%acin.
>ercera fase. accin correctiva antes del informe.
Cuarta fase. elaboracin de propuestas de cambios.
Huinta fase. el informe final.
/e*ta fase. seguimiento de las propuestas.
/ptima fase. cuantificacin de resultados de la auditoria.
Las etapas de diagnostico y anlisis no se pueden considerar como etapas metodolog!as.
Las fases son aplicables a ambas etapas (diagnostico y anlisis) con las diferencias propias de cada etapa
(en los ob$etivos).
b. &rimera ;ase. &asos &revios al Inicio de la >area
'sta fase significa.
&lanificacin y organi%acin de las tareas y actividades.
'stablecer las normas.
Conocimiento del rea a anali%ar. 'l ob$etivo de estas es.
Conocimiento del sector a revisar, de sus fines, ob$etivos y pol!ticas, su personal y la actividad
desarrollada.
Conocimiento tcnicos necesarios para desarrollar la labor.
Conocimiento e*acto de los puntos del programa de revisin a aplicar.
18
'sta fase se cumplir con entrevistas a los responsables del rea, esquemas del sistema, etc.
c. /egunda ;ase. "nlisis y &rofundi%acin
Fna ve% obtenida la informacin en la primera fase )ay que anali%arla y profundi%arla.
"nlisis. es el desmenu%amiento de la informacin, en esta parte es muy importante la e*periencia
del auditor para una mayor comprensin de los antecedentes y correlacionarlos.
&rofundi%acin. para conocer me$or la seccin en estudio, el auditor debe considerarse como parte
de esta y poder evaluar todos los )ec)os que acae%can.
"s! ve los problemas desde distintos ngulos, adems que cada empresa es un mundo distinto y las
soluciones son para una empresa en particular y para otras, aunque sea el mismo problema.
esde la entrevista el auditor deber ir preparando un diagrama de secuencia del proceso mediante el cual
registre la circulacin da la documentacin, los sectores intervinientes y los formularios utili%ados.
Con todo lo anterior el auditor formula soluciones a los problemas y crea nuevos sistemas, los cuales tienen
que ser comentados con los interesados, para as! poder verificar si las soluciones son buenas.
'l auditor debe confeccionar un preinforme en detalle, conteniendo las venta$as y desventa$as vistas. 'l
poner por escrito las ideas que en teor!a parecen brillantes, demuestra a veces su inaplicabilidad o que los
reparos eran $ustificados.
&or ultimo, el auditor deber vencer la resistencia al cambio, primero, obteniendo la participacin de los
sectores afectados en las etapas precedentes y luego, cuando el proyecto esta para ponerse en practica.
d. >ercera ;ase. "ccin Correctiva antes del Informe
Fna ve% que se tiene la conclusin al o los problemas se deben poner estas en practicas cuando las
circunstancias as! lo admitan.
'l auditor debe utili%ar su buen criterio para poder determinar ba$o que parmetros se puede iniciar la
implementacin pero con previa autori%acin de los administrativos de la empresa y del cliente.
e esta forma se e*perimentara un periodo de adaptacin, si la e*periencia es buena al personal la
aceptara y si se aplicara esta solucin el personal estar ya entrenado.
e. Cuarta ;ase. 'laboracin de &ropuestas de Cambio
e todas las soluciones que se probaron se ligue la me$or de estas. Fna ve% elegida debe ser
fundamentada y cuantificada frente a las otras soluciones.M
"dems deben presentarse las venta$as de la propuesta frente al antiguo sistema. >ambin el costo de esta
y las utilidades monetarias que se obtendrn con este cambio.
f. Huinta ;ase. 'l Informe
'sta fase corresponde al acto de preparacin del medio por el cual la direccin superior, conoce las
conclusiones a las que )a llegado el auditor.
'ste informe debe ser claro para evitar posibles malos entendidos.
/i el auditor encuentra problemas muy graves los cuales no pueden esperar para solucionarse, el auditor
debe entregar informes parciales.
g. /e*ta ;ase. /eguimiento de las &roposiciones
La labor mas importante del auditor operativo es implementar sus propuestas. Fna ve% terminado el anlisis
y el informe el paso siguiente es implementarlas.
'sta fase se )ace cuando se )a entregado el informe a los directivos superiores.
'l auditor debe colaborar en todo este proceso, es decir en cada uno de estos cambios.
). /ptima ;ase. Cuantificacin de los 9esultados
/e deben cuantificar los resultados de los cambios )ec)os.
9espetando el principio de econom!a del control, determinara si sus servicios )an resultado para la empresa
compatibles con los a)orros obtenidos en su traba$o.
'sta evaluacin debe reali%arse al termino cada revisin y sus resultados debe ponerlos en conocimiento de
la empresa que )a utili%ado sus servicios.
'squema 3etodolgico de +radford Cadmus
a. Introduccin
el libro del autor Manual de Auditoria Operativa, es posible e*traer el siguiente esquema de
metodolog!a.
'tapa de familiari%acin.
'tapa de verificacin.
'tapa de evaluacin y recomendacin.
'tapa de informe.
b. 'tapa de ;amiliari%acin
19
'l primer paso ser saber de las gerencias lo siguiente.
Cuales son los ob$etivos de cada departamento.
/e conversa con cada $efe de departamento para que el le cuente los problemas y los planes que
tiene tal departamento, poniendo nfasis en lo que se controla y no.
'l 8nico inconveniente es que se debe contar con la buena disposicin de los $efes para que le
cuenten al auditor los reales problemas que )ay.
Como funciona para llevarlos a cabo.
Cuando ya se tiene conocimiento de los ob$etivos y los problemas de los departamentos, se debe
a)ora conocer a cavidad los controles internos (para el logro de sus ob$etivos y operaciones) y
e*ternos (medio ambiente).
&ara estos efectos el auditor deber.
9evisar la estructura de la organi%acin (saber quien manda, que relacin tienen los
departamentos y el organigrama).
9evisar las pol!ticas y procedimientos que regulan cada departamento (se debe conversar
con el supervisor del departamento o con quien esta mas familiari%ado con estas materias,
si estos procedimientos y pol!ticas no e*isten el auditor debe tomar los estndares que
e*isten para estas materias).
Como determina los resultados
'l auditor deber preguntar a los $efes de los departamentos como eval8an ellos sus resultados,
como supervisan y que es lo que consideran mas relevantes en el control. /i e*isten informes
de logros, son muy importantes de revisar. "l familiari%arse con estos informes el auditor
preguntara.
GHuin recibe el informeI
GHue )ace o puede )acer el receptor con elI
GHue ane*os arbitrarios usanI
GCuan bien se coordina con otros informesI
G/e duplica con el, otra informacin disponibleI
GCuan validas y utili%ables son las comparaciones mostradas en los informesI
G9e8nen los informes los requerimientos de la gerenciaI
GCul seria al resultado si el informe es descontinuadoI
Los informes son utili%ables en el control solo si son rpidos, claros, concisos y completos. 'l auditor deber
tener siempre en mente estos factores a medida que se familiari%a con la estructura de los informes del
departamento operativo.
/i el auditor no tiene un conocimiento adecuado de los ob$etivos y controles del departamento operativo, no
puede )acer una auditoria inteligente.
c. 'tapa de ?erificacin
'n esta etapa se escoge una muestra (el tama(o de esta depende del auditor) del rea e*aminada, para
observarla en detalle.
'n la etapa de verificacin, el auditor estar interesado en el establecimiento de los )ec)os siguientes, los
que tratara de entender si estn o no en actual prctica.
La estructura de organi%acin y la asignacin de responsabilidades siguen los planes de control de
la gerencia departamental.
/i se siguen los procedimientos prescritos por la gerencia.
Los cote$os internos prescritos estn siendo e$ecutados.
Los procedimientos y controles prescritos proporcionan una efectiva coordinacin con otros
departamentos.
Los registros e informes son completos, oportunos, actuales y significativos.
Las normas de e$ecucin proporcionan una base efectiva para la evaluacin de los resultados de
operacin.
d. 'tapa de 'valuacin y 9ecopilacin
Cuando el auditor encuentra una desviacin debe anali%arla en profundidad y desarrollar medidas
correctivas, la que puede ir a$ustando para que tenga un mayor efecto.
La evaluacin y recomendacin esta constantemente en la mente del auditor a travs de toda su auditoria
operativa.
'l auditor relaciona el conocimiento de la etapa da familiari%acin y los )ec)os encontrados en la etapa de
verificacin para responder a las siguientes preguntas.
20
G#peran efectivamente los controles departamentalesIA si la respuesta es no, Gque medidas
constructivas pueden recomendarseI
/i )ay numerosas desviaciones de los procedimientos y pol!ticas establecidas, Gla ra%n de estas
tiene que ver con ellas o con otros factoresI
GLos controles y practicas se a$ustan a la pol!tica da la compa(!aIA si no, Gque debiera
recomendarseI
G"yudan los controles a la gerencia a alcan%ar sus ob$etivos operacinI
La gerencia de operacin Gcomprende y utili%a sus controles con el m*imo de venta$asI
'l plan de cuentas, registros e informes, Gsiguen las normas de responsabilidades operativas y se
a$ustan a la necesidad de informacin de la gerenciaI
G-ay adecuada coordinacin y cooperacin con los departamentos relacionados, )ay duplicaciones
o lagunas en el controlI
/i el auditor )ace y piensa las cosas como lo )ace la gerencia, sus recomendaciones sern me$or
entendidas y apreciadas.
e. 'tapa del Informe
" continuacin se resume un n8mero de aspectos que debiera considerarse en la preparacin del informe.
9emarcar los itemes que me$oran la operacin.
#mitir itemes de menor importancia.
-acer el informe tan corto como sea posible.
0o esperar que el gerente operativo piense en trminos de auditoriaA redactar el informe en sus
trminos.
0o )acer ninguna critica, estas se deben )acer en forma constructiva.
iscutir el bosque$o del informe con los afectados.
/i es posible asegurar el acuerdo de las recomendaciones con el gerente.
'nviar copias del informe a cada afectado.
0o publicar ning8n material que no este en el informe.
"l finali%ar el informe se deber!a )acer una reunin con el cliente para discutirlo.
Conclusin
's sabido que el ser )umano posee una adversin natural a ser controlado y, en consecuencia, es bastante
probable que el auditor operativo no sea aceptado por las personas que traba$an en la empresa. " menos
que el profesional sea capa% de crear la confian%a necesaria en el grupo donde va a actuar,
convencindolos de que solo pretende ayudarlos a me$orar el traba$o y no controlar lo que )acen, tendr
pocas probabilidades de *ito.
/i el auditor operativo no re8ne los requisitos mencionados, se convertir en una fuente de conflictos y el
e*amen ser un fracaso. La colaboracin de los empleados es importante ya que la informacin que
necesita solo podr obtenerla mediante entrevistas.
'l equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para obtener la informacin que el necesita.
'ntonces una buena direccin del equipo debe incentivar la participacin integral de sus componentes.
ebe tenerse en cuenta que ellos adems por su nivel tal que su propia motivacin y tica profesional, se
autodisciplina, por que ellos saben que su labor es importante. 'so quiere decir que las relaciones internas
deben ser claras y precisas.
"utor.
%'ran 3ran, 4illarroel 5on,ales
efrainfran%Ngmail.com
Fniversidad Central
;acultad de Ciencia 'conmicas
epto. de Computacin e Informtica
Lic. Contadur!a &8blica
;ec)a. ,4 de #ctubre del 4OOP
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