Anda di halaman 1dari 9

Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja

A. Data
1. Pengertian Data
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan
adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka,
matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan
untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya
apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan
keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan.
Dr. S.P. siagian menjelaskan arti data dan informasi. eliau menyatakan bahwa! "ada
perbedaan konsepsional yang #ukup prinsipil antara data dan informasi. $elaslah kiranya
bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi.
2. Klasifikasi Data
a. %lasifikasi data berdasrkan sumbernya
%lasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,antara lain&
'. Data intern, yaitu data yg dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan
keputusan yang di peroleh dari #atatan-#atatan organisasi itu sendiri.
(. Data )kstern, yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi.
b. %lasifikasi Data erdasarkan Pengolahannya
'. Data Primer
(. Data Sekunder
#. %lasifikasi Data erdasarkan Sifat
'. Data %uantitatif
(. Data %ualitatif
d. %lasifikasi Data erdasarkan $enisnya
'. Data *itung
(. Data +kur
,. Pengolahan Data.
a. Lembaga pendidikan.
b. Lingkungan kerja
#. -edia massa.
d. .nstansi pemerintah
e. -asyarakat
/. Sumber sumber Data
Pengolahan data ada 0 ma#am yaitu!
a. 1eading
b. 2riting
#. 1e#ording or printing
d. Sorting
e. Transmitting
f. 3al#ulating
g. 3omparing
h. Storing
5. Macam macam type ata
Type data integer4oridinal
Type data boolean
Type data flowating point4real
Type data enumerated
Type data string 5 #arakter
!. "kstensi ari ata#file softcopy
a6 ,ds Graphi# 7,D studio6
b6 ,f8 )fek 7#orel #hart6
#6 ,gr data file 7window 9ideo grabber6
d6 /sw /dos Swap file
e6 : Library 7+;.<6
f6 :#t :#tor Sour#e #ode file
8. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan
responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data
yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat
kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan
sebagainya.
Keuntungan
a. Memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka
b. Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan
c. Pewawancara dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang
diwawancarai
Kerugian
a. Membutuhkan waktu yang lama
b. ergantung dari kepapandaian si pewawancara
c. !apat mengganggu orang yang diwawancarai
2. Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. "awaban responden
atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat#direkam.
Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti
data#informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang
dibutuhkan tersebut diukur.
Keuntungan
a. !aftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak
b. $esponden tidak merasa terganggu
c. !aftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak
d. Karena daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat
lebih obyektif.
Kerugian
a. !aftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan.
b. !aftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel
c. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.
d. !aftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat %bservasi adalah pengamatan langsung suatu
kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-
pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para
pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para
pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak
kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya
&'evilla, ())*+.
3. Observasi
Keuntungan
a. ,enderung mempunyai keandalan yang tinggi
b. -nalis sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan
c. -nalis sistem dapat menggambarkan tata letak fisik dari kegiatan kegiatan
d. -nalis sistem dapat mengukur tingkat dari suatu pekerjaan
Kerugian
a. .iasanya orang yang diamati merasa terganggu.
b. pekerjaan yang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan.
c. !apat mengganggu kerja yang dilakukan.
1ead more! http!44apke8#ellent.blogspot.#om4(='(4=>4mengola-data-dan-informasi-
ditempat.html?i8@@(jAm1k(,j
$. %nformasi
1. Pengertian %nformasi
.nformasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun
suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk
menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai
obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. .nformasi juga
bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
.nformasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan
mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang
sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
2. Proses Penanganan %nformasi
&. 'u(uan Penistribusian %nformasi
). *enis+*enis Penistribusian %nformasi
a. Distribusi .nformasi Se#ara Tertulis
b. Distribusi .nformasi Se#ara Lisan
5. Macam+Macam Penya(ian %nformasi
a. Meia Distribusi %nformasi secara tertulis
-emo
-ajalah atau +L)T.;
Laporan tahunan
+raian tugas
uku pedoman
b. Meia Distribusi %nformasi secara ,isan
Telepon
1apat atau pertemuan
1adio dan tele9ise
-. Metoe Pengumpulan Data
'. Definisi -etode Pengumpulan Data
a. Teknik atau #ara yang digunakan untuk mengumpulkan data.
-a#am--a#am -etode Pengumpulan Data
Pengumpulan Data dengan -etode Tes
Definisi Tes
$enis Tes
Pengumpulan Data dengan -etode :ngkel
Definisi %uesioner
$enis %uesioner
%euntungan kegunaan %uesioner
Pengumpulan Data dengan -etode 2awan#ara
Definisi 2awan#ara
$enis 2awan#ara
%elebihan metode wawan#ara
Pengumpulan Data dengan -etode Bbser9asi
Definisi Bbser9asi
3ara -elakukan Bbser9asi
%elemahan Bbser9asi
%ebaikan Bbser9asi
%egiatan yang harus dilakukan ketika obser9asi
%egiatan yang tidak boleh dilakukan ketika obser9asi.
Pengumpulan Data dengan -enggunakan -etode Dokumentasi
Definisi Dokumentasi
-etode Dokumentasi
D. Mengolah Data Men(ai %nformasi
'. 1e#ording
(. %lasifikasi
,. Sorting
/. 3al#ulating
A. Penyusunan laporan
C. Penyimpanan
D. Pen#arian
0. %omunikasi
". Konsumen %nformasi
%onsumen informasi adalah setiap orang yang menerima informasi, yang digunakan untuk
menambah pengetahuan, membuat keputusan dsb bagi penerima informasi tersebut.
.. Pengertian Kantor
Se#ara etimologis kantor berasal dari elanda! "kantoorE, yang maknanya! ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa .nggris
"officeE memiliki makna yaitu! tempat memberikan pelayanan 7ser9i#e6, posisi, atau ruang
tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi (, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor
dalam arti statis.
%antor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pen#atatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian4 pendistribusian data4informasi.
:tau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti 1uang kerja, kamar kerja, markas, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pen#atatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian4pendistribusian
data4informasi.
$adi dalam garis besar kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dan
prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
/. *enis (enis yang ikelola kantor
-enurut Leffing Well & Robinson !
menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
membuat rekening
surat menyurat
menyimpan warkat
menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai
mengurus dan membagi serta mengirim surat
memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
ma#am-ma#am pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
membuat warkat, men#atat data yang diinginkan
Menurut G.R. Terry :
mengetik
menghitung
memeriksa
menyimpan warkat
menelpon
menggandakan
mengirim surat
0. Akti1itas Pega2ai Kantor
:kti9itas pegawai kantor menurut Prajudi :tmosudirodjo digolongkan menjadi / ma#am
yaitu !
'. Segala ma#am pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari ! rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawan#ara, konfrensi, korespondensi.
(. Segala ma#am pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari ! agenda surat, filing, re#ording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,
perekaman tape.
,. Segala ma#am pekerjaan komputasi
Terdiri atas ! analisis data, data pro#essing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik,
penyusunan laporan.
/. Segala ma#am pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari ! pengumpulan data, pemberian peringatan, sur9ey, riset, inspeksi, pemberian
keterangan.
%. Syarat syarat Pega2ai Kantor
Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah
maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk men#apai tujuan yang akan di#apai
oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang
dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama, se#ara umum setiap pegawai harus
memenuhi syarat-syarat !
'. Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi
(. Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan #ermat dan berhasil.
,. Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali
dari !
F sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbi#ara
F sifat bersih dan rapi
F sifat luwes dan berbusana serasi
F sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
F kemampuan dan ketrampilan
F sifat kerohanian
*. Penyusunan ,aporan
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan se#ara tertulis atau lisan
mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.
Laporan inilah yang se#ara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat
pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Sebelum laporan disajikan se#ara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis
se#ara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi
seperti berikut.
'. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko
yang disediakan.
(. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan se#ara singkat.
Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau
antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
,. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum
sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. $enis laporan ini dapat dipergunakan untuk
berma#am-ma#am topik.
/. Laporan berbentuk naskah , yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah.
-ateri laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
A. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.
:gar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan,
selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga
harus memperhatikan tata #aranya. Pada intinya, tata #ara penyusunan laporan dimulai dari
tahap persiapan yang men#akup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan,
dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan
tahap penulisan laporan itu sendiri.
'.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan
dilaporkan G -engapa hal itu harus dilaporkan G %apan laporan akan disampaiakan G Data
apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung G Dengan terjawabnya
beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan se#ara jelas latar belakang dan
masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang rele9anuntuk disajikan, dan
sumber-sumber data.
(. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah meren#anakan pengumpulan dan penyajian data.
Dalam proses pengumpulan harus selalu menga#u pada permasalahan dan tujuan yang telah
ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber
sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi
bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
dan penyajian data.
,. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau la@im disebut
sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih
lanjut dalam kalimat-kalimat.
/. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus menga#u pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga
laporan tersebut dapat tersaji se#ara runtut, mudah dipahami, dan enak diba#a.

Pengumpulan Data an Penyusunan konsep alam laporan
Pengumpulan data merupakan pen#atatan peristiwa-peristiwa atau hal-hal atau keterangan-
keterangan juga karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan
menunjang dan mendukung penelitian atau kegiatan tertentu.

erikut ini adalah teknik pengumpulan data yang sering dipergunakan dalam penelitian !
'. 2awan#ara 7 interview 6
(. Pengamatan 7 Observasi 6
,. -enggunakan Tes
/. %uisioner 4 :ngket
A. Dokumentasi
Penyusunan konsep merupakan langkah awal atau penyusunan utama dalam membuat
laporan, yang dapat berbentuk kata maupun simbol, dimana penyusunan konsep dilakukan
agar laporan dapat terbentuk dengan benar.
Pengetikan an Pen(ilian alam laporan
Pengetikan adalah proses akhir dalam pembuatan laporan, dimana dalam pengetikan harus
sangat tertata rapi sehingga laporan dengan mudah dapat dipahami.
Penjilidan adalah suatu kegiatan menghimpun4 menyusun halaman-halaman4lembaran
lembaran lepas menjadi satu sesuai urutan lembaran-yang seharusnya, yang dilindungi oleh
ban atau sampul dengan menggunakan bahan dan alat bantu tertentu 7peralatan dan bahan
penjilidan6 agar mudah digunakan dan untuk melindungi buku tersebut 7fisik4
nilai informasi-nya6.