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SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Fundamentacin del sistema


INTRODUCCIN
La tecnologa de informacin estn transformado las actividades econmicas y cotidianas como uno de
los fenmenos sociolgicos ms importantes del siglo. Por esta razn, los niveles de oportunidades de
trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes reas del conocimiento.
Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya todos y cada uno de los campos de la actividad
humana: ciencia, tecnologa, arte, educacin, recreacin, administracin, economa y de acuerdo a la
tendencia actual, nuestra civilizacin y las venideras dependern cada vez ms de estos "cerebros"
electrnicos.
Se ha venido acelerando la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones, de all que
stas necesiten ahora ms informacin como soporte a la toma de decisiones. Es por eso que, el
desarrollo de los sistemas de informacin viene jugando un papel importante y cada vez ms
preponderante para poder competir y subsistir en el medio.
Se debe precisar que, Para responder a los retos planteados por la nueva situacin econmica y
tecnolgica mundial, se impulsa una dinmica tendiente a dar a conocer los elementos necesarios para
estar a la vanguardia en este campo. Para ello se pretende desarrollar este escrito, que preste soporte a
las diferentes reas que involucran las necesidades de capacitacin de sectores que desean utilizar la
informacin como herramienta para encontrar nuevas y mejores oportunidades laborales.
I. Introduccin a los Sistemas de Informacin basados en Computador
1.1 Porque los sistemas de informacin son importantes
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que
requieren para tomar decisiones.
La informacin formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadsticas de
rutina.
Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte ms visible de lo
que se denomina Sistema de Informacin Gerencial (SIG).
La informacin informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia
personal, educacin, sentido comn, intuicin y conocimiento del medio social y poltico, son parte de los
medios informales de recolectar datos.
Considerando este supuesto, puntualizaremos el Por Qu son importantes los Sistemas de Informacin:
Se ha convertido con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la contabilidad,
finanzas, mercadeo, o produccin.
Toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de
informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.
Un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista - costo /
beneficio -, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una
organizacin.
El xito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en trminos de minimizar costos.
El xito tambin debe medirse por la efectividad de la TI en respaldo de las estrategias empresariales
de una organizacin.
Facilitando procesos empresariales,
Intensificando estructuras y su cultura organizacional
Incrementando el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial dinmico.
Los sistemas de informacin utilizan personas, datos, hardware, software, recursos y tecnologas de
redes de comunicaciones para reunir transformar y diseminar informacin en una organizacin.
Desde el punto de vista de los costos, sin entrar a ser especfico se resumen en los siguientes rubros:
Hardware (equipos necesarios para el procesamiento de la informacin)
Software (adquisicin o desarrollo de aplicaciones a la medida y programas genricos a nivel
comercial)
Personal (personas que intervienen en el sistema para procesar, controlar y administrar la informacin)
Otros costos (generacin de informes, formatos, estandarizacin de procesos)
Dependiendo del tipo de sistema de informacin que se est tratando, las funciones esenciales que
respaldan su existencia se vern modificadas. En general, los sistemas de informacin tienen como
objetivo:
Respaldar las operaciones empresariales.
Respaldar la toma de decisiones gerenciales.
Respaldar la ventaja competitiva estratgica.
Contribuir a la automatizacin de actividades y procesos en las empresas.
Llevar la informacin de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que as lo
requieran.
Proporcionar un diagnstico de la empresa en un momento dado.
Dar elementos de juicio para realizar pronsticos para la empresa.
1.2. Los beneficios que se pueden obtener usando Sistemas de Informacin
Acceso rpido a la informacin.
Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.
Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y controlar con
un sistema manual.
Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de informacin que
presentan elementos claros y sustentados.
Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos que se
pueden compartir.
Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para encontrar y
manipular la informacin.
Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel directivo se
hace ms efectiva la comunicacin.
Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo electrnico,
multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.
1.3. El Impacto pasado y futuro de la TI sobre la empresa
1.4. Consideraciones ticas en el USO de las TI
1.5. xito y fracaso con las TI
Cinco razones principales para el xito Cinco razones principales para el fracaso
Involucramiento del usuario Falta de aporte por parte del usuario
Respaldo gerencial ejecutivo Requerimientos y especificaciones incompletas
Declaracin clara de requerimientos Requerimientos y especificaciones cambiantes
Expectativas realistas Incompetencia tecnolgica
II. PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Los sistemas de informacin brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para
cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organizacin.
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin, tiene como
finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y la informacin necesaria
para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodologa de planificacin de sistemas
abarque a toda la organizacin y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificacin
de estrategias, que desbordan el marco especfico de una metodologa de desarrollo de sistemas.
Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el
caso de una organizacin, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visin de la
organizacin en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance,
competencias y manejo:
El Alcance del Negocio est asociado con decisiones que determinan dnde va a competir la empresa,
e implica contestar qu productos o servicios va a producir?, en qu nichos?, para qu clientes? y
en qu zonas geogrficas?
Las Competencias Distintivas implican que la organizacin tome decisiones acerca de cmo la empresa
va a competir para entregar sus productos o servicios. Para ello, deben responderse preguntas como
Qu va a hacer que le compren a ella? Qu la distingue de sus competidores? Qu puede hacerse
que sea difcil de imitar por estos?
El decidir sobre el Manejo del Negocio implica tomar decisiones acerca de la propiedad de la empresa
considerando, entre otros factores, la necesidad de establecer alianzas o sociedades.
La manera de competir de una empresa involucra habilidades, activos y rutinas que la distinguen de los
competidores y que deben ser aprovechadas en la definicin de la estrategia del negocio. Este concepto,
al que tambin se ha denominado "Competencias Centrales", constituye el conocimiento colectivo en la
organizacin necesario para coordinar habilidades, tecnologas y recursos en la produccin de bienes y
servicios.
Una buena identificacin de cules sern las competencias centrales que habrn de convertirse en las
competencias distintivas de la estrategia, implica seleccionar aquellas habilidades o prcticas que dan
acceso potencial a una amplia variedad de mercados, contribuyen en forma significativa al valor que
perciben los clientes y son difciles de imitar por los competidores.
Los elementos de la Infraestructura y Procesos Organizacionales de una empresa son tres:
La Estructura Administrativa de la empresa, en donde se especifican los roles y responsabilidades de
los integrantes de la organizacin, as como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones.
Los Procesos de la organizacin, que pueden concebirse como flujos de coordinacin para satisfacer
condiciones de compromiso entre las personas que integran a la empresa.
Las Habilidades que habrn de tener los recursos humanos encargados de realizar los procesos
organizacionales.
Estos tres componentes se encuentran ntimamente relacionados. Un ejemplo lo constituyen aquellas
organizaciones que han modificado su estructura administrativa de una estructura meramente jerrquica
dividida en unidades funcionales, a una de equipos de procesos multifuncionales. Las personas que
integran estos equipos tienen una amplitud mayor en el alcance de sus tareas, por lo cual requieren la
habilidad de trabajar de manera autnoma.
Uno de los objetivos de la adecuada aplicacin de tecnologa en la organizacin consiste en obtener
ventajas estratgicas que sean difciles de imitar; es decir, en lograr que la infraestructura y los procesos
organizacionales (Cmo? y Con qu?) apoyen la estrategia (Qu? Dnde? Por qu?) De la
empresa. Estas ventajas estratgicas se traducirn en ventajas competitivas hacia el exterior si ellas
contribuyen a dar mayor valor a los productos o servicios en relacin a la competencia. Usar tecnologa
para obtener ventajas estratgicas implica instrumentar estrategias que refuercen los factores crticos de
xito (Con qu?) y las "competencias centrales" del negocio (Cmo?).
2.1. Estrategia de Tecnologas de Informacin.
En forma similar a la Estrategia del Negocio, la Estrategia de Tecnologas de Informacin es el resultado
de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:
El Alcance de la Tecnologa est asociado con decisiones que determinan el tipo de tecnologas que se
utilizarn (e.g., tecnologas orientadas a objetos, arquitecturas cliente/servidor, manejo de imgenes,
robtica, multimedia, etc.).
Las Competencias Sistmicas identifican las caractersticas y fortalezas de las tecnologas que sern
crticas para la creacin/extensin de estrategias de negocios (conectividad, accesibilidad, confiabilidad,
desempeo).
Las decisiones de manejo de la Tecnologa permiten determinar el alcance de propiedad sobre la
tecnologa, as como posibilidades de alianzas o sociedades.
Un cuarto componente de la estrategia de TI, la Infraestructura y Procesos de Tecnologa, tiene tres
elementos interrelacionados:
La Arquitectura Tecnolgica de la empresa, en donde se especifican las prioridades y polticas que
permiten la integracin de aplicaciones tecnolgicas, as como los mecanismos de autoridad y toma de
decisiones con relacin a tecnologa.
Los Procesos relacionados con el desarrollo de aplicaciones tecnolgicas, con su administracin y con
la operacin de ellas.
Las Habilidades, es decir, las experiencias, competencias, compromisos, valores y normas de la gente
encargada de entregar productos y servicios de tecnologa.
En forma similar a la Infraestructura y Procesos de la Organizacin, este cuarto componente se refiere a
la manera como se instrumenta la Estrategia de TI en actividades, equipos de trabajos, compromisos y
dems elementos asociados con el trabajo en la empresa. En este caso, los procesos son procesos
asociados con las TI, como podra ser el desarrollo de un nuevo sistema, la impresin de recibos
telefnicos, la evaluacin de nuevas soluciones informticas para la organizacin, o la operacin del
centro de cmputo, entre otros.
Es importante caracterizar a la alineacin de estrategias como el resultado de un ajuste estratgico y de
una integracin funcional simultneamente. El ajuste estratgico se obtiene cuando se toman decisiones
que posicionan adecuadamente a la empresa en el mercado (o a las tecnologas en la Empresa). Un
buen ajuste estratgico permite capitalizar la estructura, procesos y habilidades de la gente en la
implementacin de la estrategia organizacional (o de tecnologa).
Por su parte, la integracin funcional representa la alineacin entre los elementos asociados
directamente con el negocio, y aqullos que tienen que ver con la tecnologa en s. La integracin
Funcional es importante porque para cambiar las estrategias de negocios pueden aprovecharse las
oportunidades de las tecnologas, y porque si las estrategias de negocios cambian, esto tendr impacto
en la estrategia tecnolgica.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las ventajas que
brindan las tecnologas de informacin, pone nfasis en la vinculacin entre estrategias de tecnologa y
de negocios (integracin funcional), utilizando a las TI como un facilitador para transformar la
infraestructura y procesos del negocio.
Una metodologa que puede seguirse para instrumentar esta perspectiva consiste de cinco pasos:
Seleccin del proceso a innovar, en funcin de los fines del negocio (definidos en la estrategia de la
organizacin).
Identificacin de los facilitadores para el cambio, donde se considera a las TI y tambin a otros
elementos culturales o estructurales que podran ayudar a innovar el proceso.
Creacin de una visin del nuevo proceso, donde se definen objetivos y atributos para el desempeo
del proceso, y se hace un diseo del mismo.
Diseo de alternativas de implementacin, donde se define la manera como habr de instrumentarse la
visin generada en el paso anterior.
Implementacin del nuevo proceso, donde se instrumenta el nuevo proceso.
Lo interesante de esta metodologa es que los medios (TI entre otros) se consideran antes de definir la
visin del proceso (el cmo). De esta manera, se busca que la visin sea lo ms innovadora posible.
El empleo de las tecnologas para la instrumentacin de nuevas estrategias de negocios requiere
conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnologa y administrar el riesgo
tecnolgico adecuadamente. A diferencia de la perspectiva anterior, la innovacin se da
fundamentalmente en los procesos tecnolgicos y no en los procesos organizacionales.
Esta perspectiva podra aplicarse, por ejemplo, cuando el rea de TI cambia sus mecanismos de entrega
de productos informticos hacia las reas funcionales, descentralizando actividades que anteriormente
eran competencia nicamente del rea central de TI. En este caso, los procesos de informtica se ven
modificados para permitir la instrumentacin de nuevas estrategias de negocio
La entrega de productos y servicios de tecnologa en la organizacin, y su mtodo de ajuste asociado, es
el que tiene que ver con la elaboracin y ejecucin de planes tecnolgicos. La administracin estratgica
se enfoca a decidir cmo responder a las necesidades de los clientes, y el rol de la gerencia consiste en
fijar prioridades y en balancear los resultados a corto plazo con los de largo plazo.
Un error comn de los responsables de la funcin informtica es tener planes de sistemas demasiado
amplios que pretenden cubrir todas las necesidades del negocio, desde aqullas verdaderamente
importantes, hasta aqullas que son deseables pero no fundamentales; y como resultado, los esfuerzos
se diseminan y no se obtienen los objetivos planteados en un principio.
Para ponderar entre s los distintos proyectos informticos, deben tomarse en cuenta los beneficios
econmicos, los beneficios intangibles, los beneficios tecnolgicos, y la manera como un determinado
proyecto apoya los objetivos de la organizacin.
En resumen, los pasos para la planificacin estratgica de los sistemas de informacin son:
Identificar metas, objetivos y estrategias.
Examinar tendencias tecnolgicas y cmo pueden estas utilizarse para crear nuevas oportunidades y
ventajas competitivas.
Determinar los factores claves de xito para la organizacin e identificarlos dentro del organigrama de
la empresa.
Realizar entrevistas a los ejecutivos claves para determinar: problemas, oportunidades y necesidades
de informacin.
Desarrollar un Modelo del Negocio, o sea la descripcin breve de cada una de las actividades de los
procesos clave de la empresa.
Identificar los "requerimientos de informacin" de cada una de las actividades de los procesos del
Modelo. Al terminar este esfuerzo quedar claro qu informacin es generada por cada actividad y qu
informacin requiere para generarla. De esta forma se obtiene la relacin existente entre los procesos.
Los "requerimientos de informacin" no son datos sino una expresin coloquial en el lenguaje de los
conocedores del proceso, por ejemplo Pronstico de demanda, Disponibilidad de Servicios,
Regulaciones, Costo operacional, etc.
Crear una "Arquitectura de Datos",o sea identificar las "entidades de datos" del negocio, sus atributos,
sus relaciones y su dominio. A esto se llama tambin "Modelo de Datos" y a las relaciones entre las
entidades "Modelo Entidad-Relacin". Estos modelos se logran en sesiones de "modelaje de datos" en
que un facilitador busca la colaboracin de los expertos de cada aspecto del negocio para construir el
modelo.
Establecer la Arquitectura de Aplicaciones que agrupa requerimientos similares de procesamiento de
datos de los procesos en unidades de sistemas (tericos) y las Bases de Datos (tambin tericas) para
satisfacer los requerimientos de informacin de la empresa.
En la siguiente figura se presenta, un bosquejo posible para un plan de sistemas de informacin.
2.2. CONCLUSIONES.
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin, tiene como
finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y la informacin necesaria
para soportar dichos grandes objetivos.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las ventajas que
brindan las tecnologas de informacin, pone nfasis en la vinculacin entre estrategias de tecnologa y
de negocios (integracin funcional), utilizando a las TI como un facilitador para transformar la
infraestructura y procesos del negocio.
El empleo de las tecnologas de la informacin para la instrumentacin de nuevas estrategias de
negocios requiere conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnologa y
administrar el riesgo tecnolgico adecuadamente.
III. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
3.1. Definicin
Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan
entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la
administracin
En teora, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Informacin
Gerencial (SIG), pero en la prctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de
procesamiento de las computadoras.
Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que
transforman los datos en informacin en una variedad de formas para mejorar la productividad de
acuerdo con los estilos y caractersticas de los administradores.


3.2. Actividades Principales de los SIG
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan elementos de los
datos, etc.
2.- Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y computarizados
3.- Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin para
Administradores, Sistema de Informacin de Informes Financieros Externos.
3.3. Planeacin y Control.
Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un
buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeacin y el Control
son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial
Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro
supuestos bsicos:
Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia
Calidad:
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
planteada.
Oportunidad:
Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a
tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con
anterioridad.
Cantidad:
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de
informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues
esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas.
Relevancia:
La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y
responsabilidades.
3.4. Desarrollo de un S. I. G.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de informacin
gerencial que produzca informacin integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organizacin no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea,
se puede realizar una funcin importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios
marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de
informe.
Actualmente la Alta Gerencia est destinada a ampliar los horizontes de planificacin y a la toma de
decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en
el medio empresarial, (incremento en el nmero de competidores), y a la disminucin en la disponibilidad
de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez ms informacin para poder realizar
decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de informacin es la base fundamental de una gerencia estratgica
adecuada. La introduccin de la tecnologa de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas
de informacin se conviertan en elementos de importancia en la organizacin.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la informacin se refiere; los computadores
estn en capacidad de convertirse en una ventaja estratgica para las organizaciones ms diversas
Por ello debe drsele a la tecnologa de cmputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que
merecen para ayudar en forma fructfera, la integracin efectiva del anlisis y la intuicin; en vez de
considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos
3.5. Factores que determinan su desempeo.
Si se habla de una institucin que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de
informacin gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas
u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que stas seguirn una serie de pasos para obtener una visin general del sistema de
informacin, la manera cmo funciona y qu se requiere para mejorarlo.
Los pasos para analizar los SIG:
1. Identificar a todos aquellos que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de prestacin
de servicios.
3.- Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse
efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza.
4.-Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular,
analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades
de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
5.-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que
necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores
7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y
otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin.
9.-Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu verificar.
3.6. Estructura de un S. I. G.
As mismo se define SIG como:
Un sistema integrado usuario maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el
hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las
operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa.
El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el
anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.
El sistema de informacin gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
1.-La parte inferior de la pirmide est comprendida por la informacin relacionada con el procesamiento
de las transacciones preguntas sobre su estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones diarias de
control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planeacin tctica y la
toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
4.-El nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la planeacin
estratgica y la definicin de poltica de los niveles ms altos de la administracin
IV. Uso de la tecnologa de la informacin para intervenir en el comercio electrnico
4.1 Fundamentos del Comercio Electrnico
Comercio de empresa a consumidor. En esta forma de E-commerce, las empresas deben desarrollar
mercados electrnicos atractivos para atraer y vender productos y servicios a los consumidores. Ejemplo
Web multimedia que proporcionen vitrinas virtuales y mall virtuales, procesamiento de pedidos
interactivos y sistemas de seguros de pagos electrnicos.
Aplicaciones entre empresas. Comprende mercado empresarial electrnico como enlaces directos de
mercado entre empresas. Ejemplo cias ofrecen a la comunidad empresarial una variedad de informacin
de marketing sobre productos en la World Wide Web, tambin se basan en el EDI a travs de internet o
las extranets para intercambio directo de documentos de transacciones comerciales de computador a
computador con sus clientes y proveedores empresariales.
Procesos empresariales internos. Todas las funciones empresariales y muchos procesos
empresariales se ven afectados por las actividades de comercio electrnico. Ejemplo, empresas
interconectadas en red estn orientadas hacia el cliente y el mercado. Ellas continuamente supervisan y
evalan informacin en lnea sobre sus clientes, proveedores y competidores con base en sus sitios
Web. Esta informacin est disponible por medio de intranets para todas las funciones empresariales, y
se utiliza para planear el desarrollo de productos, los programas de marketing , servicio al cliente y las
estrategias competitivas de una empresa.
4.2. Arquitectura Tecnolgica E-commerce
Internet, las intranets y extranets constituyen la infraestructura de red o la base del E-commerce.
A los clientes debe suministrrseles un rango de servicios seguros de informacin, marketing,
procesamiento de transacciones y pagos.
Socios comerciales y empresariales dependen de internet y extranets para intercambiar informacin y
llevar a cabo transacciones seguras utilizando EDI y otros sistemas y bases de datos financieros y de la
cadena de suministros.
Empleados de la empresa dependen de una variedad de recursos de Internet e intranet para
comunicarse y colaborar en el respaldo de sus actividades de trabajo sobre E-commerce.
Profesionales de SI y usuarios finales pueden utilizar una variedad de herramientas de software para
desarrollar y manejar el contenido y las operaciones de los sitios Web y otros recursos de comercio
electrnico de una empresa.
Servicios de tecnologa para el E-commerce Ejemplos
Servicios de aplicaciones De empresa a consumidor
Entre empresas
Procesos empresariales internos
Corretaje y administracin de datos Procesamiento interactivo pedidos
Sistemas seguros de pagos
Centros distribuidores para malls virtuales.
Servicios de interfaz Catlogos interactivos
Funciones de soporte de directorios
Agentes de software
Transmisin segura de mensajes Protocolo de transferencia segura de hipertexto
Correo electrnico codificado y EDI
Interfaces remotas de programacin
Infraestructura de red Internet, intranets y extranets
Redes cliente/ servidor y otras redes
4.3. Aplicaciones del E-commerce
Cmo ven las empresas el potencial de incluir el E-commerce en internet en sus estrategias
empresariales?
Para una empresa de televisin por cable, la red se ve como miles de canales que una tele adicta
puede navegar.
Para una empresa de software, la red se ve como una oportunidad de un paso inicial en el camino que
conduce al dominio del mercado a medida que los usuarios se estandarizan en unos cuantos paquetes
muy conocidos.
Para un gran conglomerado de medios de comunicacin, la red se ve como una oportunidad para
generar superventas y marcas dominantes.
Para un empresario la red se ve como una oportunidad sin precedentes para encontrar y satisfacer las
necesidades reales de los usuarios, para hablar directamente con los clientes y para generar productos
de informacin que les sirvan.
4.4. Comercio entre la empresa y el consumidor
Ventas al por menor en la Web. El xito comprende tener en cuenta los sgtes factores:
Desempeo y servicio. Debe disearse en forma eficiente para la facilidad de acceso, realizacin de
compras y adquisicin, con suficiente capacidad de telecomunicaciones y de potencia del servidor.
Personalizacin. La personalizacin de su experiencia de compra le estimula para que vuelva a repetir
la visita. Muchos sitios registran a sus clientes o hacen que completen un perfil de sus intereses
personales, de modo que cuando regresa es guiado a los sitios de su inters.
Socializacin. Proporcionarles a los clientes en lnea, con intereses similares, un sentimiento de
pertenencia a un grupo nico de individuos que comparten la misma opinin; ayuda a construir lealtad y
valor para el cliente.
Apariencia y sensacin. Pueden ofrecer una vitrina virtual atractiva. Esto puede ir desde el suministro
de una experiencia de compra con audio y grficos llamativos hasta una apariencia y sensacin ms
tradicional, incluido un mall comercial virtual de sitios relacionados.
Incentivos. Deben ofrecer a los compradores incentivos para comprar y regresar. Esto implica cupones,
descuentos, ofertas especiales y vales o bonos para otros servicios.
Seguridad y confiabilidad. Debe sentirse seguro de que su tarjeta de crdito, informacin personal y
detalles de transacciones estn a salvo de uso no autorizado. Hacer que sus pedidos se despachen
segn lo solicitado y en el marco del tiempo estipulado, constituye medidas de confiabilidad.
4.3. Comercio entre empresas
El e-commerce entre empresas es el lado mayorista del proceso comercial.
Administracin de la cadena de suministros. Se enfoca en tres objetivos empresariales:
Llevar el producto correcto al lugar apropiado y al menor costo.
Mantener el inventario lo ms bajo posible y, sin embargo, ofrecer un servicio superior al cliente.
Reducir los tiempos del ciclo. La administracin de la cadena de suministros busca simplificar y
acelerar las operaciones que se relacionan con la manera como se procesan los pedidos de los clientes
a travs del sistema y que finalmente se despachan as como la manera como se adquieren las materias
primas y se entregan para los procesos de manufactura
4.4. Componentes de la Adm. De la cadena de suministro
Manejo de proveedores. Utiliza el e-commerce para ayudar a reducir la cantidad de proveedores y
hacerlos que se conviertan en socios en la realizacin de negocios en una relacin ganar/ganar.
Manejo de inventarios. Acorta el ciclo de pedidos-envos-facturacin con procesos de e-commerce, y
mantiene los niveles de inventarios a un mnimo.
Manejo de distribucin. Utiliza el intercambio electrnico de datos para movilizar documentos
relacionados con l envi.
Manejo del canal. Uso del e-mail, sistemas de tablero de boletines para diseminar con rapidez
informacin a los socios comerciales sobre condiciones operacionales cambiantes.
Manejo de pagos. Usa la transferencia electrnica de fondos para enlazar la empresa y los
proveedores y distribuidores de sistemas, de manera que los pagos pueden enviarse y recibirse
electrnicamente.
Manejo financiero. Utiliza sistemas de e-commerce para permitir que las cias globales manejen su
dinero en varias cuentas en divisas.
Manejo de la fuerza de ventas. Usa mtodos de automatizacin de la fuerza de ventas para mejorar la
comunicacin y el flujo de informacin entre ventas, servicio al cliente y produccin.
4.5. Comercio entre empresas
Ventas al por mayor en la Web. Se basan en diferentes TI, las que se implementan en internet, la Web
y las intranets y extranets corporativas.
Intercambio electrnico de datos. Comprende el intercambio de documentos de transacciones
empresariales a travs de redes computacionales entre socios comerciales.
Pagos electrnicos y seguridad
Transferencia electrnica de fondos. (EFT). Constituyen una forma importante de sistemas de e-
commerce en las industrias bancaria y de ventas al por menor. Los sistemas EFT utilizan una variedad
de TI para capturar y procesar transferencias de dinero y crdito entre bancos y empresas y sus clientes.
Por ejemplo las redes bancarias respaldan terminales de cajeros y las mquinas de cajeros automticos
en lugares de todo el mundo.
Pagos electrnicos seguros en internet. Se utilizan varias medidas de seguridad como: encriptar y
codificar datos entre el cliente y el comerciante y entre el cliente y la empresa que autoriza la transaccin
con T.C., tomar informacin delicada fuera de lnea.
Alcance del sistema
"La mejor manera de vencer en la vida es poner en prctica aquello que aconsejamos a los
dems" Lair Ribeiro.
Toda empresa exitosa que est plenamente identificada con el avance de la ciencia administrativa
de acuerdo al comportamiento de los actuales escenarios, no puede descuidar el comportamiento,
operatividad de los sistemas de informacin.
Nos recuerda muy bien, Clemencia Morales Montejo, que los sistemas de informacin gerencial es
un conjunto de procedimientos organizados que dan soporte a la toma de decisiones. El desarrollo
de dicho sistema debe dar las pautas para planear y administrar la informacin dentro de la
organizacin, ayudando a la integracin de todos los subsistemas que se generan en sta.
La gerencia en muchas de las empresas, especialmente, pymes del pas adolecen de grandes fallas
en el manejo, interpretacin de los sistemas de informacin, muchas de esas fallas a veces se
manifiestan producto de la ausencia de algunas escuelas que le proporcionen los conocimientos,
herramientas que les permita usarlos adecuadamente Indica Morales Montejo, que Informacin
significa datos dotados de oportunidad y propsitos, de manera que convertir datos en informacin
requiere conocimiento. La organizacin basada en informacin requiere muchos ms especialistas.
Debe ser posible que los niveles directivos o gerenciales en cualquier momento puedan, mediante
la implementacin del SIG, obtener datos reales en el mismo momento en que se producen.
Tambin se requieren sistemas de informacin que permitan un manejo local y que al mismo tiempo
estos sistemas descentralizados puedan tener interconexiones con los sistemas de soporte de toma
de decisiones.
Alcance, repercusiones
Toda buena empresa, que tiene plenamente bien identificada su operatividad, debe estar
plenamente clara en lo que representa el alcance y repercusiones de los sistemas de in formacin,
como muy bien lo especfica Morales, se transforma en el mecanismo mediante el cual se da forma
a la organizacin, se logra la conectividad, y se genera reconocimiento. La informacin transforma
la decisin, la decisin presupone una estrategia de negocios y, al mismo tiempo, pone a prueba
esa energa y sus puestos. Considrese, que el principal trabajo del gerente en la organizacin
consiste en saber tomar las decisiones basado en los indicadores agregados ms importantes
utilizando la mejor tecnologa y logrando la mejor comunicacin dentro de la empresa.
Debe considerarse como lo destaca Morales Montejo, que apenas una organizacin da los primeros
pasos para pasar de datos a informacin, empieza a transformar sus procesos decisorios, su
reestructura gerencial y su manera de realizar el trabajo. El soporte informtico debe estar
completamente articulado a la organizacin, aportando sus estrategias y organizando que la
planificacin de los sistemas de informacin se haga a partir de las actividades y estrategias
corporativas de la empresa.
Se seala, que hay organizaciones en el presente que cuentan con buenos equipos para recolectar
los datos, almacenarlos, infraestructura adecuada, no obstante generan datos y no informacin para
efecto de toma de decisiones. Para que estos datos se conviertan en informacin, se requiere ir
diseando y actualizando ndice e indicadores, los cuales a travs de la estadstica permiten
evaluaciones del comportamiento, de acuerdo con los criterios de estabilidad que se definan.
De aqu, que se exprese, que al crear una cultura de evaluacin, la direccin puede obtener
informacin en tiempo real y clasificarla de acuerdo con lo `prioritario para la organizacin.
Sistemas de informacin gerencial en las Pymes
Desde luego, que los sistemas de informacin gerencial no son exclusivos solamente para las
medianas y grandes empresas, todo lo contrario al inculcar la gerencia su relevancia, repercusiones
que ello genera, da oportunidad a las pymes a usar en pro de su beneficio que conlleve a tomar
decisiones que le favorezca en su operatividad. Muy bien lo seala wikipedia cuan sobre ello
comenta, en gran parte de las pequeas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la
incorporacin a proyectos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG), como sntomas o pruebas
de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la
tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilizacin de las tecnologas y
conocimientos, propiciando prdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la
organizacin. Gran nmero de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a
las tecnologas, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de
recursos, falta de acceso a la informacin, etc.; adems las Pymes tienen que responder al
mercado en forma rpida y creativa siendo difcil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde
apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de
evolucin tecnolgica, el reto es lograr que la mayora de los usuarios aprovechen las opciones
disponibles para producir eficiencia e innovacin en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologas de
Informacin forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las Pymes como
de cualquier empresa.
En el programa de postgrado la especialidad de Gerencia de la calidad y productividad de Faces
Universidad de Carabobo, a travs de la ctedra de Tpicos gerenciales modernos, se conlleva a
que el participante en sus exposiciones, trabajos de investigacin, se identifiquen con la relevancia
de lo que los sistemas gerenciales presentan en las pymes en donde laboran.
Ello, ha contribuido en la necesidad de que las `pymes tomen ms en serio lo que representa el SIG
y como colabora en desarrollar una cultura organizacional acorde a la realidad actual de lo que se
espera de las empresas en favor de su operatividad.
Pasos para analizar un SIG
Una vez puesto en marcha el SIG, es necesario en su interpretacin, considerar algunos pasos, que
muy bien seala Wikipedia a saber:
1. Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de
informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de
prestacin de servicios.
3. Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse
efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza.
4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular,
analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las
necesidades de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan
mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin
que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y
otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin.
9. Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu verificar.



















INTRODUCCIN
La exigencia de tecnologa de reciente aparicin en la toma de decisiones ejecutivas, permite disponer de sistemas
de informacin que apoyan esta tarea a partir de grandes volmenes de informacin procedentes de
los sistemas de gestin e integrados hoy en una plataforma de ordenadores. Durante la ltima dcada, numerosos
autores han subrayado la importancia de los sistemas de informacin como la base para construir
la estrategia empresarial; ya que los sistemas de informacin brindan grandes oportunidades para crear ventajas
competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organizacin.
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin, tiene como finalidad
asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y la informacin necesaria para soportar dichos
grandes objetivos. Esto hace que una metodologa de planificacin de sistemas abarque a toda la organizacin y
exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificacin deestrategias, que desbordan el marco
especfico de una metodologa de desarrollo de sistemas. No se trata de ser ms eficientes en algunos procesos
productivos o transaccionales, sino de utilizar los sistemas de informacin para mejorar la posicin competitiva de
una empresa alterando la naturaleza, el comportamiento o la orientacin del negocio. Estamos, ante una nueva
categora de sistema de informacin, al que se denomina Sistema de Informacin Estratgico y que es fruto de
un proceso evolutivo de las tres ltimas dcadas.
La importancia de los sistemas de informacin estratgicos radica en el valor que ste le otorgue al cliente, y a la
formulacin de la estrategia para conseguir este resultado.
La experiencia, la intuicin y el buen juicio son factores imprescindibles a la hora de adoptar decisiones, pero a
medida que los entornos se vuelven ms complejos y hostiles, complementar estos ingredientes con un buen
sistema de captacin, recogida, anlisis e interpretacin de todo el cmulo de datos que se generan, puede reducir
en gran medida la probabilidad de equivocarnos. Lo importante es pensar cmo lograr el futuro deseado para
nuestras empresas y, pensar estratgicamente significa crear el futuro de la organizacin tomando decisiones
apoyadas en informacin interna y externa. La tarea de desarrollar sistemas de informacin tiles para la toma de
decisiones estratgicas es un proceso que requiere saber hacia dnde vamos, conocer la organizacin, conocer el
negocio, industria y conocer el entorno en el que se opera.
Desarrollar un sistema de informacin no es tan simple como automatizar lo que venimos haciendo. Podramos
en cambio resumir esta tarea como el proceso que requiere: saber hacia dnde vamos (visin); conocer la
organizacin; conocer el negocio/industria en el que estamos y conocer el entorno en el que se opera. Se necesita
tambin identificar las reas estratgicas de la organizacin y los factores crticos de xito, para luego definir
los indicadores que la direccin se compromete a medir y controlar para corregir desvos que la apartan de los
objetivos planteados, con respecto a clientes, a proveedores y a competidores. Muchos empresarios gestionan en
base a la intuicin y a la experiencia, con los grandes nmeros en la cabeza. Y eso no est mal, slo que se les
presentarn situaciones en donde sentirn que eso ya no alcanza.
Es por eso que el presente trabajo sobre el Sistema de Informacin Gerencial
/Estratgico, tiene como finalidad dar una visin general necesaria para posibilitar dicha integracin del factor
humano de mano con la innovacin de la tecnologa, para obtener un modelo integral que permita controlar
efectivamente una organizacin, para una mejor administracin.
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
Evolucin de los Sistemas de Informacin Gerencial
Lo que hoy conocemos como Sistema de Informacin Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo,
en una primera instancia los canales de comunicacin eran informales en estructura y utilizacin, sin embargo, con
la aparicin y el uso en masas de la informtica, se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrnico de
Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de Informacin Basado en Computadoras que se
populariz como Sistema de Informacin Gerencial.
Los sistemas de informacin gerencial son una necesidad hoy en da, ya que las empresas manejan grandes
cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar informacin relevante
para tomar diferentes cursos de accin. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent
(Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen la toma de decisiones, debido a que los SIG forman parte
de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin son de gran valor en las organizaciones, por
que representan poder.
Con los avances tanto en el hardware como en el software, se ha dado lugar a otro sistema de informacin, el
denominado Sistema de Soporte a las decisiones, el mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y
permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propsito de ayudarles a tomar decisiones no
estructuradas.
Hoy en da todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de informacin, el cual se basa en la informtica;
aunque tambin existe un sistema informal de informacin el que por ser informal tampoco deja de ser relevante.
Por definicin se entiende como Sistema de Informacin Gerencial al mtodo de poner a disposicin de los gerentes
la informacin confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que
las funciones de planeacin, control y operaciones se realicen eficazmente en la organizacin.

Todas las funciones gerenciales; planeacin, organizacin, direccin y control son necesarias para un
buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeacin y el control son necesarios
los Sistemas de Informacin Gerencial.
Los SIG no solamente estn destinados a proporcionar informacin, sino tambin capacidades de comunicacin
electrnicas, anlisis de datos y organizacin (Watson et al.,1991), de manera tal que favorezca el proceso de toma
de decisiones. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder datos hoy en da han madurado,
permitindose de manera sencilla el uso compartido de los datos y el procesamiento rpido de los mismos debido al
poder de cmputo alcanzado y la visualizacin en formatos grficos en formas fciles de entender. Los SIG actuales
deben permitir que la informacin pueda ser tabulada y copiada o exportada hacia otras herramientas que
favorezcan el anlisis de los datos, dando ms posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se
encuentran distanciados del mximo nivel de direccin (Laudon y Laudon, 1996). Quedara entonces garantizar que
el dato que se registra est lo ms cercano posible al tiempo real en que se ejecutan los procesos.
En resumen, los SIG ayudan a los directivos y empleados con problemas estructurados que ocurren generalmente a
nivel tctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, as como un entorno generalizado
de computacin y de comunicaciones que puede ser aplicado a un conjunto diverso de problemas. Ayudan a
hacer pronsticos de tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en
la ejecucin de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeo organizacional e incrementan el
control de los diferentes niveles de direccin para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada.
El Sistema de Informacin Gerencial se entiende como un sistema integrado usuario
maquina, para proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de
decisin en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos manuales, modelos
para el Anlisis, la planeacin, el control y la toma decisin y adems una base de datos.
De esta definicin se deduce que la finalidad de un Sistema de Informacin Gerencial es la de suministrar a los
gerentes la informacin adecuada en el momento oportuno.
Planeacin y Control.
Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen
desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeacin y el Control son necesarios los
Sistemas de Informacin Gerencial. Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir
con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organizacin se deben tomar a tiempo medidas correctivas en
caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviacin con respecto a
los objetivos planificados con antelacin. Por ello la informacin suministrada por un Sistema de Informacin
Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.,
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de
informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede
llevar a una inaccin o a decisiones desacertadas.
Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y
responsabilidades.
En la conformacin de los sistemas gerenciales es necesario un proceso, donde participe la planificacin de
sistemas de informacin, en el cual intervengan, por un lado los responsables de los procesos industriales con una
visin estratgica y por otro, los profesionales del SIG capaces de enriquecer dicha visin con la aportacin de
ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologas de la informacin y comunicacin, ya que la
informacin gerencial requerida por los distintos niveles de una organizacin no es homognea, por lo tanto no
deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de informacin de los gerentes, gerencia media y alta
gerencia; ya que estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempean, como se mencionan
a continuacin:
Control operacional: Debe proporcionrsele informacin (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada
en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la informacin tiene gran importancia en este nivel puesto
que las medidas correctivas la mayora de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de divisin) Estos necesitan tanto informacin interna como externa. Se ocupan del
desempeo actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan informacin de problemas a gran escala con
proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de informacin deben ser principalmente externas pues requieren informacin destinada
a la planeacin y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronsticos
actuales, as como tambin necesitan informacin (interna) de las ventas, desempeo de la competencia, etc.
Pasos para Analizar un S.I.G:
Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de prestacin de servicios.
Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse efectiva y
eficientemente dentro de rea de trabajo y a la vez desechando la informacin que es recolectada y no ser
utilizada.
Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales son los ms sencillos, utilizados para recolectar,
registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, de tal manera que no requieren demasiado tiempo y a su vez
cubran las necesidades de los diferentes trabajadores, con la finalidad de determinar cuales son los formularios y
procedimientos que requieren mejorarse.
Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que necesiten
redisearse, para preparar nuevos instrumentos si es necesario.
Establecer los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la informacin, para que sean
ms tiles a los diferentes trabajadores.
Desarrollar procedimientos que permitan verificar el cumplimiento del mismo, de tal manera que se certifiquen la
exactitud de los datos.
Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos
para recolectar, tabular, analizar y presentar la utilizacin de la informacin.
Optimizar un sistema de informacin gerencial que permita preguntar, observar y verificar la informacin.
Estructura de un S.I.G.
Un sistema integrado usuario maquina, implica que algunas tareas son mejor realizadas por el
hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever informacin que apoye las
operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza hardware,
software, base de datos, procedimientos y manuales, modelos para el anlisis de la planeacin y el control en la
toma de decisiones.

Estructura piramidal:
La estructura de un SIG, es un soporte a la toma de decisiones, a las actividades administrativas y a las funciones
organizacionales. Estos tres enfoques se sintetizarn dentro de la estructura del sistema de informacin gerencial.
En esencia es una estructura conceptual que le permite a alguien la descripcin del sistema de informacin existente
o planeado.
El sistema de informacin gerencial se puede expresar como una estructura piramidal, la cual esta comprendida por
varios niveles que describen el tipo de recurso utilizado en cada uno de ellos, los cuales se detalla a continuacin.
La parte inferior de la pirmide esta comprendida por la informacin relacionada con el procesamiento de las
transacciones, preguntas sobre su estado, etc. (Personal de
oficina).
El siguiente nivel comprende los recursos de informacin, para apoyar las operaciones diarias de control (Primer
nivel de Administradores).
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planificacin tctica y la toma de
decisiones relacionadas con el control Administrativo (Personal de especialistas).
El nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios, para apoyar la planificacin estratgica y la
definicin de polticas de los niveles ms altos de la administracin (Gerentes).
Cada nivel del procesamiento de informacin puede utilizar los datos suministrado por los niveles mas bajos; sin
embargo tambin pueden introducirse nuevos datos, por Ej: parte de la informacin para apoyar la administracin y
la toma de decisin se suministra con base en los datos que se obtuvieron del procesamiento de transacciones,
mientras que otra parte pueden provenir de los datos nuevos sobre las actividades externas a la organizacin.
Fases en el desarrollo de un S.I.G.
Conceptualizacin: La Empresa debe esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una evaluacin inicial de las
alternativas viables. Al analizar esta fase habr elaborado un documento estratgico que presentar el curso de
accin a seguir.
Evaluacin y diseo: La Empresa evala cuidadosamente los sistemas que podran ser adquiridos. Si sta ha
decidido modificar un sistema existente o disear un sistema personalizado tendr que analizar los problemas
de diseo. En el caso que el sistema sea propuesto, involucra un anlisis que recopile informacin, estudiando los
sistemas y archivos existentes y llevando a acabo entrevistas, para determinar las necesidades de los usuarios.
Desarrollo e implementacin: La Empresa desarrolla (perfecciona o adapta) el sistema escogido y lo implementa.
En esta fase se requieren varios pasos:
o La capacitacin del personal del departamento usuario, la cual ser decisiva, porque deber incluir
un entrenamiento detallado a nivel operacional, de aquellos que intervienen directamente en el sistema.
o La funcin de preparacin de datos, que debe prever la conversin de los sistemas existentes podr involucrar
realizar un nuevo anlisis, una correccin, clasificacin y codificacin masiva de los archivos existente.
Mantenimiento: La Empresa examina aquellos aspectos que debern ser tratados despus de que el SIG ha sido
desarrollado e implementado el mantenimiento del sistema, las modificaciones y las auditorias peridicas que se
debern llevar a cabo para asegurar que el sistema funciona adecuadamente, al surgir nuevas necesidades de
informacin, cambios en los datos de entradas o en los volmenes y cargas de trabajo, as como circunstancias
impredecibles o la aparicin de nuevos equipos bsicos o complementarios.
Componentes de un Sistema Gerencial.
En el contexto general un SIG puede dividirse en los siguientes componentes:, Personas (usuarios), informacin
(datos), tecnologa (hardware y software), procedimientos y manuales, los cuales interactan bajo una
administracin central y de relaciones bien definidas de acuerdo con los objetivos propuestos en la organizacin.

Fig. No. 1 Componentes de Un SIG
Personas: son los usuarios operadores, analistas de sistemas y programadores, que tienen una preparacin en el
manejo de datos.
Software: Es un trmino amplio que se le da a las instrucciones que dirigen la operacin del equipo y se puede
clasificar en dos clases principales: software de sistemas y software aplicativos.
Hardware: Se refiere al sistema de computacin fsico y a los dispositivos asociados, los cual debe proveer las
principales funciones: entrada o acceso, procesamiento, almacenamiento y salida.
Datos: Es un conjunto de informacin almacenada por registros que conforman un archivo. Los cuales pueden ser
almacenados por medios fsicos como Cds, cintas magnticas, disco duro, etc.
Las caractersticas usuario - maquina de un SIG, basado en el computador afectando los requerimientos de
conocimientos, tanto como para quien desarrolla el sistema como para el usuario. Basado en el computador significa
que el diseador de un SIG, debe tener un conocimiento acerca de computadores y de su uso en el procesamiento
de informacin.
El concepto usuario maquina significa que el diseador de sistemas debera entender tanto las capacidades del
ser humano, como tambin los componentes de sistemas (como procesadores de informacin) y el comportamiento
del ser humano como usuario de la informacin.
Las aplicaciones del sistema de informacin no deberan requerir usuarios que sean expertos en el rea de
computacin. Sin embargo, los usuarios necesitan estar en capacidad de especificar sus requerimientos de
informacin; alguna comprensin de computadoras, la naturaleza de informacin y su uso dentro de
diferentes funciones administrativas, ayudan a los usuarios dentro de sus tareas.
El SIG suministra la base, para la integracin del procesamiento de informacin en la organizacin. Las aplicaciones
individuales con sistemas de informacin se desarrollan para y por diferentes grupos de usuarios. Si no existe la
integracin de los procesos ni de los mecanismos, las aplicaciones individuales pueden ser inconsistentes e
incompatibles. Los datos elementales pueden especificarse en forma diferente y pueden no ser compatibles, dentro
de las aplicaciones que utilizan los mismos datos. Podran darse desarrollos redundantes en aplicaciones
separadas, dado que una sola aplicacin, podra servir, para ms de una necesidad. Un usuario que espera realizar
un anlisis usando los datos de dos aplicaciones diferentes podra encontrar que la tarea es muy difcil y algunas
veces imposible.
SISTEMAS DE INFORMACIN ESTRATEGICOS
La estrategia puede definirse como la formulacin, ejecucin y evaluacin de acciones que permitirn que una
organizacin logre sus objetivos. La formulacin de las estrategias incluye la identificacin de las debilidades y
fortalezas internas de una organizacin, la determinacin de las oportunidades y amenazas externas, el
establecimiento de misiones de la empresa, la fijacin de objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el
anlisis de dichas alternativas y la decisin de cuales escoger.
Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una
organizacin, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visin de la organizacin en un futuro. Esta
estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:
El Alcance del Negocio est asociado con decisiones que determinan dnde va a competir la empresa, e implica
contestar qu productos o servicios va a producir?, en qu nichos?, para qu clientes? y en qu zonas
geogrficas?.
Las Competencias Distintivas implican que la organizacin tome decisiones acerca de cmo la empresa va a
competir para entregar sus productos o servicios. Para ello, deben responderse preguntas como Qu va a hacer
que le compren a ella? Qu la distingue de sus competidores? Qu puede hacerse que sea difcil de imitar por
estos?.
El decidir sobre el Manejo del Negocio implica tomar decisiones acerca de la propiedad de la empresa considerando,
entre otros factores, la necesidad de establecer alianzas o sociedades.
La manera de competir de una empresa involucra habilidades, activos y rutinas que la distinguen de los
competidores y que deben ser aprovechadas en la definicin de la estrategia del negocio. Este concepto, al que
tambin se ha denominado "Competencias Centrales", constituye el conocimiento colectivo en la organizacin
necesario para coordinar habilidades, tecnologas y recursos en la produccin de bienes y servicios.
Charles Wiseman, por su parte considera a los SIE como el uso de la tecnologa de la informacin para soportar o
dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva
o bien para reducir las ventajas de sus rivales.
Monforte (1994) define un SIE como: ?aquel sistema de informacin que forma parte del ser de la empresa, bien
porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien por que est unido de una forma esencial al negocio y
aporta un atributo especial a los productos, operaciones o toma de decisiones.
K y J Laudon (1996) a su vez definen SIE como: ?sistemas computacionales a cualquier nivel en la empresa que
cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar a la institucin a
obtener una ventaja competitiva.
Ventajas Competitivas.
La ventaja competitiva de una empresa se entiende como aquella caracterstica de una empresa que la diferencia
del resto de competidores colocndola en una posicin relativa superior para competir.
Bueno y Morcillo (1994) la definen como: ?el dominio y control por parte de una empresa de una caracterstica,
habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha
posicin de superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo as se lograrn los
resultados para la organizacin.
Los SIE cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a
ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la institucin as como a los productos, servicios y
procedimientos internos, llevndola a nuevos patrones de comportamiento. Tales cambios con frecuencia requieren
de nuevos administradores, una nueva mano de obra y una relacin ms estrecha con los clientes y proveedores.
As, un SIE permitira a una organizacin obtener unos mejores resultados que el resto de agentes de la economa.
La empresa se beneficiara de una reduccin de costos en la fabricacin del producto, reduccin del costo de
comunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin entre los diferentes niveles jerrquicos
de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y clientes, rpida adaptacin a las necesidades
del consumidor, disminucin del tiempo de entrega del producto, etc. De este modo se reforzara la posible
estrategia seguida por la empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costos, diferenciacin del
producto y concentracin.
Los SIE pueden ser usados por todos los niveles de la institucin, son de mayor alcance y estn ms arraigados que
los otros tipos de sistemas.
A continuacin se presenta el modelo de las fuerzas competitivas de Porter (1982)

Partiendo del modelo, los sistemas de informacin serviran para poder competir y obtener mejores resultados:
a) Amenaza de nuevos participantes: los SI permiten mejorar el control de los canales de distribucin y
aprovisionamiento para limitar el acceso de los competidores. Adems, permiten adecuar mejor los productos a las
necesidades del cliente, explotar economas de escala para reducir precios, y competir en una guerra de precios
siendo ms agresivos en la estrategia de liderazgo en costos.
b) Amenaza de productos o servicios sustitutos: se puede adaptar mejor a las necesidades del cliente, ya que se
identifican fcilmente las necesidades insatisfechas, y tambin se puede establecer una correcta adecuacin de
calidad-precio del producto y redefinir los segmentos del mercado.
c) Rivalidad con los competidores actuales: los SI constituyen un arma que permite reducir costos o mejorar
la imagen de marca de la empresa.
d) Poder negociador de clientes y proveedores: los SI pueden ser utilizados como medio de equilibrar el poder con
los proveedores y los clientes. La empresa puede conseguir la ventaja competitiva diferenciando el producto,
disminuyendo los costos, utilizando una estrategia de concentracin. Por lo tanto, aquellas organizaciones que no
valoren los SI como un elemento estratgico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una forma
coherente con su estrategia, se enfrentarn a grandes problemas: los competidores, proveedores y clientes pueden
incrementar su poder al negociar con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales
inalcanzables con los SI actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad de esfuerzo, inexactitud de los
sistemas, gestin inadecuada de la informacin, mala eleccin de las TI. Ante esto, los SIE permiten a la empresa
sobrevivir en entornos competitivos y lograr crecimiento.
Impulsos Estratgicos.
Daniel Cohen y Enrique Asn en ?Sistema de informacin para los negocios, hacen mencin a los impulsos
estratgicos que define Charles Wiseman para connotar los movimientos que hace una empresa con el fin de ganar
o mantener algn tipo de ventaja competitiva.
Las cinco categoras que contempla Wiseman en cuanto a los impulsos estratgicos son:
Diferenciacin, costo, crecimiento, alianzas e innovacin.
a) Diferenciacin:
Este impulso estratgico se refiere a la diferenciacin de los productos o servicios a travs de precios, plazas o
promociones. Proceso de diferenciacin puede trabajar en dos direcciones. La primera de ellas se refiere a lograr
ventajas de diferenciacin sobre los competidores utilizando la tecnologa de la informacin; la segunda consiste en
identificar oportunidades para reducir las ventajas de diferenciacin de los competidores, clientes o proveedores.
b) Costo:
Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir sus costos o bien provocar la reduccin de
costos a proveedores o clientes, con el fin de obtener un trato preferencial. Las economas de escala se logran
cuando se aumenta el volumen de la ventas de productos o servicios para reducir los costos unitarios, a travs de
mejores negociaciones con proveedores de servicio debidas a mayor volumen de compra.
c) Crecimiento:
El impulso estratgico del crecimiento permite la consecucin de ventas competitivas, mediante el incremento del
volumen de operaciones en el negocio. El crecimiento de producto o mercado se refiere a la expansin
de mercados, satisfaccin de nuevas necesidades o la incorporacin de nuevas tecnologas asociadas al producto.
El crecimiento puede darse funcionalmente, es decir, sustituyendo los servicios que proporcionan los proveedores,
las funciones que llevan a cabo los clientes (hacia delante).
Pueden lograrse ventajas competitivas, el impulso estratgico de la globalizacin es, un impulso de crecimiento que
involucra elementos forneos al producto neto de la empresa.
d) Alianza:
Las alianzas son definidas como la combinacin de dos ms grupos o individuos que se unen para lograr un objetivo
comn.
e) Innovacin:
Otro de los impulsos estratgicos es la innovacin la cual puede ser apoyndose en la tecnologa de informacin,
para innovar en productos, procesos nuevos, etc. Para que un proceso de innovacin tenga xito requiere
respuestas rpidas a las oportunidades que se representan, sin embargo, existen riesgos inherentes debido a la
naturaleza del proceso, ya que es difcil innovar sin correr riesgos. El proceso de innovacin consta de las siguientes
fases: nacimiento de una idea, venta de la idea a una persona con poder de decisin, desarrollo de la idea y
lanzamiento al mercado de la idea desarrollada. Alcanzar al mercado la idea puede tenerse xito o fracaso en el
proceso. Si se tiene xito deben construirse barreras de entrada a esta innovacin para protegerse de los
competidores.
Implantacin de Sistemas Estratgicos.
Para implementar un sistema de informacin estratgico la alta direccin debe analizar si es factible y necesario el
desarrollo de un sistema de informacin, adems debe comprometerse con el proyecto de lo contrario este
fracasara. Wiseman propone que la alta direccin se haga ciertos cuestionamientos para analizar la factibilidad de
desarrollar un sistema de informacin estratgico.
La alta gerencia debe analizar cual ser la forma ms eficaz de lograr ventajas competitivas, si contar con mejor
informacin permitir obtener una ventaja, si las tecnologas de informacin pueden proveer de mejor informacin,
se justifica el esfuerzo econmico si los competidores podrn igualar este esfuerzo el tiempo que tardaran en crear
un sistema similar, la empresa podr mantener una innovacin constante, que riesgos se corren al no contar con un
sistema de informacin estratgico existen otros medios para adquirir o lograr ventaja competitiva cuales sern las
ventajas que ofrece el nuevo sistemas y cuales son sus debilidades.
Pasos a seguir en el Proceso de Planeacin de Sistemas
Estratgicos.
Los pasos para una adecuada planeacin de sistemas estratgicos son:
Fase A: Introducir a los administradores de la informtica de la organizacin en la perspectiva estratgica de los
sistemas dar un panorama del proceso y describir varios casos.
Fase B: Conducir una sesin de ?lluvia de ideas con los administradores de la funcin de la informacin. Identificar
reas de oportunidad para el desarrollo de sistemas de informacin estratgicos.
Fase C: Conducir una sesin de ?lluvia de ideas con el responsable de la funcin de informtica. Identificar ideas
para desarrollar sistemas de informacin estratgicos y hacer una evaluacin conjunta, considerando las ideas que
surgieron en las juntas anteriores.
Fase D: Introducir al equipo de directores del primer nivel al concepto de sistemas de informacin estratgicos.
Analizar ideas que se han considerado positivas para el negocio, obtener autorizacin para continuar con las
sesiones de ?lluvia de ideas ?, involucrando al rea de planeacin de la empresa.
Fase E: Conducir una sesin de ?lluvia de ideas con los responsables del proceso de planeacin del negocio.
Identificar algunas ideas de las juntas previas y hacer una evaluacin final del proceso.
Aplicaciones Especficas de la Tecnologa de Informacin
para el logro de Ventajas Competitivas en Diferentes
Organizaciones.
Sistemas de Cdigos de Barras y Punto de Venta:
Algunas ventajas que pueden mencionarse incluyen el aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora
del control de inventario, reduccin del personal operativo en las cajas, mejora en el proceso de compras de
mercancas y un mejor servicio a los clientes debido a la reduccin del tiempo de espera en las cajas. En cuanto al
sistema del punto de ventas, las ventajas se concentran en el control de inventariosy una captura ms eficiente de
precios. Se pueden mencionar que las reas estratgicas de oportunidades que se visualizan con la implantacin de
un sistema de cdigo de barra y sistema de punto de venta son:
Incremento de las ventas.
Incremento de la productividad y reduccin de costos.
Mejora del servicio al cliente.
Mejora del manejo y administracin de recursos econmicos.

Transferencia electrnica de fondos (eft):
La transferencia electrnica se refiere a la transferencia de dinero de la venta bancaria del cliente a la cuenta de
negocio el inters en EFT ha crecido debido al ahorro de tiempo para el consumidor y el comerciante.
Esta tiene ventajas para consumidores, comerciantes y bancos entre las que resaltan:
Incremento en la lealtad de los consumidores, debido a que el cliente puede comprar con mayor frecuencia en un
establecimiento que ofrece este servicio.
Reduccin significativa del personal que labora en los bancos debido a la disminucin de transacciones operativas
en los mismos.
Sistema de Intercambio Electrnico de Datos (edi):

Constituye una de las aplicaciones ms importantes de las comunicaciones de datos para lograr ventajas
competitivas. Las ventajas que pueden obtenerse esta nueva tecnologa:
Mejora de la formacin (disponibilidad, tiempo, veracidad, etc.)
Fortalecimiento de relaciones y comunicacin cliente-proveedor.
Incremento en la eficiencia de servicio.
Eliminacin del proceso de levantar el pedido para beneficio del representante de ventas con la consecuente
reduccin del flujo, lo que permite mayor nfasis a actividades como: enfocarse a presentar y promover productos
nuevos y especiales, aprender ms de los clientes y desarrollar relaciones comerciales ms fuertes, y resolver las
necesidades especiales de los clientes.
Tarjeta Electrnica para Clientes:
Esta forma de comercio electrnico permite a los distribuidores ofrecer al consumidor los productos que desea y
coordinarlo con la base de datos demogrficos y preferencia del consumidor.

Compras Electrnicas:
Este sistema puede cambiar radicalmente la forma actual de las compras que se efectan, ya que muchas personas
trabajan fuera de casa y carecen de tiempo para efectuar sus compras por mtodo tradicional.

Nuevas Estrategias de Ventas:
Para incrementar las ventas es necesario ser el primero en proporcionar informacin a clientes potenciales sobre un
producto en particular y mantener una relacin con ellos a travs de informacin permanentemente.

Comunicacin Electrnica con el Proveedor:
Por medio a este mecanismo el fabricante logra incrementar la lealtad de sus distribuidores. El resultado que se
obtiene a travs es el incremento en las ventas tanto para el distribuidor como para el fabricante.
Productividad en los Procesos de Manufactura:
Tal es el caso del CIM, que significa manufactura integrada por computadora. Estas especificaciones son producidas
y almacenadas en discos magnticos y pueden constituir la entrada a otros sistemas de computadoras que controlan
robots y otras mquinas que fabrican las partes.
Servicios Bancarios y Financieros al Pblico:
Las instituciones financieras, especialmente los bancos se han apoyado mucho en la tecnologa de la informacin
para cambiar de manera radical el servicio que ofrecen a sus clientes, lo cual les ha permitido tener ventajas
competitivas.

Interfaces de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas:
Las interfaces de voz utilizando una lnea telefnica pueden apoyar el proceso de ventas de productos, permitiendo
que la computadora realice de manera automtica el proceso, afectando as tambin el inventario y las cuentas por
cobrar.

Control Automtico de Procesos Industriales:
Al utilizar equipos software para el control automtico de los procesos industriales, hacen ms eficientes su ciclo
productivo y sus principales beneficios son:
Disminucin del desperdicio de la materia prima que utiliza.
Mejoramiento de la calidad, reduciendo productos defectuosos.
Aumento del volumen de produccin al automatizar el proceso.
Desarrollo de los Sistemas de Informacin Estratgicos.
La consecucin de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de informacin estratgicos depender en gran
medida del correcto desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema de informacin. El desarrollo de un sistema
de informacin estratgico no resulta sencillo. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologas de
informacin sin tener en cuenta las necesidades existentes en la empresa fracasarn, poniendo en peligro la
supervivencia de esta. Por ello resulta fundamental los pasos a seguir en el desarrollo de los sistemas de
informacin estratgicos.
El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin estratgicos consta de siete etapas fundamentales:
Definicin del Proyecto:
En esta etapa se determina si la empresa presenta problemas y como estos pueden solucionarse mediante la
implantacin de un sistema de informacin estratgico. En ella se identificarn los objetivos del uso de los sistemas
de informacin estratgicos y como estos se ubican dentro de la estrategia global de la empresa. En esta fase
resulta fundamental que la direccin considere los sistemas de informacin estratgicos como un arma y crea
realmente en ello.
Anlisis de Sistemas:
Tras haber identificados los problemas de la organizacin estos sern analizados ms detenidamente, identificando
las causas que lo originan y planteando diversas soluciones. En esta fase se producir un estudio de factibilidad,
para ver si las soluciones son posibles dados los recursos que posee la organizacin. Se hablar de tres tipos de
factibilidad:
o Factibilidad tcnica: para que la solucin pueda ser implantada se debe analizar si la empresa posee
los medios informticos adecuados, o bien si los ha adquirido en el exterior.
o Factibilidad econmica: se realiza un estudio y valoracin econmica de la solucin comprobando que los
beneficios de la mejora superan los costos de la implantacin o modificacin de los sistemas de informacin.
o Factibilidad operativa: se evala si la solucin propuesta es deseable dada la organizacin interna de la empresa.
Diseo de Sistemas:
Una vez elegida la solucin que resuelve los problemas, se debe detallar cmo el sistema de informacin estratgico
satisface los requisitos planteados por la organizacin. Al disear los sistemas, se debe indicar los componentes de
los sistemas de informacin que se utilizar (nivel hardware, software y tecnologa de las telecomunicaciones) y
como se relacionan dichos componentes entre s. De esta forma, se producir las especificaciones que el sistema de
informacin estratgico requiere.
Programacin:
Se deben traducir las especificaciones del sistema de informacin estratgico desarrolladas en la etapa anterior,
llevndose a cabo la programacin y el desarrollo del sistema de informacin estratgico.
Fase de Pruebas:
Para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de informacin estratgico se debe llevar a cabo
un proceso exhaustivo y profundo para determinar si funciona en diversas condiciones y si los resultados
corresponden con lo que se esperaba. Al establecer las pruebas, pueden realizarse de tres tipos:
o Pruebas de programas: los diversos programas elaborados se prueban por separado, para garantizar que cada
uno est libre de errores.
o Pruebas al sistema: se prueba el sistema de informacin estratgico como un todo. La finalidad es el correcto
funcionamiento del sistema en conjunto, ya que puede que un programa funcion bien individualmente, pero en
conjunto el sistema de informacin estratgico no ofrezca los resultados esperados.
o Pruebas de aceptacin: pruebas realizadas por los usuarios finales del sistema de informacin estratgico. Cuando
estos dan el visto bueno se proporciona la certificacin final del correcto funcionamiento del sistema de informacin
estratgico.
Conversin:
Una vez comprobado que el sistema de informacin estratgico funciona correctamente se lleva a cabo la
implantacin de ste, o bien, la sustitucin del antiguo sistema de informacin por el nuevo. Al llevar a cabo esta
conversin, las organizaciones pueden optar por diversas estrategias:
o Estrategia en paralelo, en la cual durante un tiempo ambos programas van a utilizarse, funcionando tanto el nuevo
sistema de informacin como el antiguo. Esta estrategia es la ms fiable y segura, aunque es la ms costosa y se
puede obtener informacin redundante.
o Cambio directo, en el cual se reemplaza el viejo sistema de informacin por el nuevo en una fecha determinada.
Esta estrategia es la menos costosa, sin embargo, ante cualquier problema se puede paralizar la actividad de la
empresa. Igualmente requiere que el personal haya recibido formacin sobre el sistema de informacin estratgico,
de lo contrario se encontrarn empleados incapaces de saber manejar el nuevo sistema.
o Experiencia piloto, donde el sistema de informacin estratgico se utiliza en un rea limitada de la empresa y tras
comprobar su correcto funcionamiento se instala en toda la empresa. Es una mezcla de las dos estrategias
anteriores.
Produccin y Mantenimiento:
Una vez instalado el sistema de informacin estratgico se dice que el sistema est en produccin. A partir de aqu
debe existir un proceso constante de evaluacin del sistema por parte de los usuarios y personal especializado. Tras
ello se identifican nuevos errores y se plantean la correccin de estos.
La totalidad de las fases analizadas constituiran el ciclo de vida de los sistemas de informacin estratgicos. Sin
embargo, para muchas empresas desarrollar el sistema de informacin estratgico siguiendo todas las etapas puede
ser muy costoso en tiempo y dinero. Adems, pueden surgir continuos cambios en los requisitos de la informacin, lo
que puede originar que un sistema de informacin estratgico quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por
ello las empresas al desarrollar un sistema de informacin estratgico pueden optar por otra estrategia que le
pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos utilizando el ciclo de vida. Entre las otras
posibles estrategias a adoptar se encuentran:
Elaboracin de Prototipos:
La empresa desarrolla un sistema de informacin no funcional, el cual ser una versin preliminar del sistema de
informacin estratgico. La elaboracin de un prototipo supone la reduccin de las etapas seguidas en el ciclo de
vida, buscando rapidez en el desarrollo y reduccin de costos en tiempo y dinero. Los prototipos son evaluados por
los empleados en su puesto de trabajo y se van adaptando a las necesidades de estos. Una vez que se comprueba
su correcto funcionamiento el prototipo se extiende por el resto de reas de la empresa. El principal problema del
uso de prototipos es su superficialidad, pues muchas veces la empresa se centra en la reduccin de costos
olvidndose de las necesidades de informacin de la empresa, no existiendo documentacin sobre el
funcionamiento del prototipo lo que origina desconocimiento. Suelen utilizarse en organizaciones pequeas o con
bajas necesidades de informacin.
Paquetes de Software de Aplicaciones:
La empresa adquiere paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y las utiliza para manejar la
informacin. Es muy sencillo para las organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programa y lo
instala. Los paquetes de software suelen aplicarse a una gran variedad de reas de la empresa
(nominas, contabilidad, personal...) y son muy tiles cuando la empresa no dispone del
suficientecapital para poder desarrollar todo el sistema de informacin estratgico, por lo que adquiere en el
mercado una aplicacin ya desarrollada a un precio razonable. Sin embargo, el principal inconveniente es la
ausencia de flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa.
Subcontratacin de los Sistemas de Informacin:
La empresa decide contratar a empresas externas para que desarrollen l o los sistemas de informacin estratgicos
de la empresa, las que se beneficiaran de las economas de escala del proveedor, se aseguraran de calidad en el
servicio, de los costos y de la adaptacin a las necesidades de la empresa. Por otro lado subcontratar supone una
cierta prdida de control por parte de la empresa, siendo clave el poder negociador con el proveedor de
los servicios informticos. Igualmente informacin considerada como estratgica por la empresa es conocida por
otras, surgiendo una dependencia del proveedor.
xito y Fracaso de los Sistemas de Informacin Estratgicos.
El desarrollo e implantacin de los sistemas de informacin estratgicos en muchas ocasiones termina en fracaso, lo
cual implica un alto costo para la empresa y la prdida de recursos que se podan haber utilizado en otras
alternativas. A continuacin se mencionan los principales factores que originan el xito o el fracaso de los sistemas
de informacin:
Alineacin entre los Sistemas de Informacin y la Estrategia Empresarial:
Muchas organizaciones siguen considerando los sistemas de informacin como un mero instrumento que simplifica
la burocracia sin valorar las ventajas estratgicas que estos presentan. Se debe contar con una panificacin
estratgica, donde se incorpore la alineacin entre los sistemas de informacin y la estrategia empresarial.
Apoyo de la Administracin:
En muchas ocasiones el desarrollo e implementacin de los sistemas de informacin estratgicos se delega a un
rea de la empresa y la alta direccin se olvida que los sistemas de informacin constituyen un arma estratgica, y
que siempre se deben considerar. Adems debe existir una predisposicin a cambiar la organizacin empresarial si
lo requieren los nuevos sistemas de informacin.
Identificacin de las Necesidades de Informacin:
Algunas empresas implantan las tecnologas de informacin sin previamente haber realizado un proceso de
determinacin de las necesidades de informacin y como stas pueden ser satisfechas utilizando adecuadamente
los sistemas de informacin estratgicos.
Es indispensable una adecuada determinacin de las necesidades de informacin documentada.
Involucracin o Influencia del Usuario Final:
Al disear el sistema de informacin estratgico resulta fundamental contar con la opinin del usuario final, pues el
ser quien utilice el sistema de informacin estratgico. Por ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a
colaborar en el diseo del sistema.
Formacin del Personal:
Se requiere siempre la realizacin de actividades formativas para el aprendizaje de las
nuevas herramientas informticas a utilizar en la empresa para que el personal aproveche al mximo las
aplicaciones del sistema de informacin estratgico.
Ejemplos de Sistemas de Informacin Estratgicos.
SEARS usa una variedad de sistemas de informacin como columna vertebral de su estrategia para llegar a
ser lder o solamente en tienda vendedora sino en servicios financieros a clientes. Una base de datos de 40 millones
de clientes es continuamente minada para buscar grupos especficos como por ejemplo compradores de
herramientas, aficionados a la jardinera, futuras mamas para enfocar su publicidad. Esta informacin es usada
tambin por otras compaas pertenecientes a SEARS como compaas de seguro, etc.
J.C.PENNEY COMPANY, una tienda por departamento con alrededor de 20 millones de clientes ha inicializado su
contraataque tecnolgico, estableciendo su propia compaa de seguros (paralela a la de SEARS) y usando la
informacin reunida en las aplicaciones de su tarjeta de crdito y de compras del departamento de vehculos
de motor de varios estados para buscar posibles clientes de plizas de seguro.
Uno de los ejemplos ms conocidos como sistemas estratgicos orientados a proveedores son los sistemas
utilizados por las agencias de viajes. Entre estos sistemas esta el desarrollado por American Airlines, SABRE y el de
United Airlines, APOLLO. Actualmente el 65% de las agencias de viajes en los Estados Unidos tienen terminales
conectados a uno o ambos sistemas de reservacin. Mientras esos sistemas proveen una conveniencia no paralela
a las aerolneas tanto como a las agencias de viaje, tambin confieren un poder negociador a las dos aerolneas. Por
ejemplo United ha empezado a incluir en sus contratos con las agencias clusulas que previenen a ellas el uso de
otros sistemas.
WIZARD SYSTEM desarrollado por Avis, una compaa de alquiler de carros esta diseado para mejorar
la productividad de la firma. El sistema mantiene un registro de la localizacin, costos y rendimiento de los carros
alquilados. Esta capacidad le ha permitido ha Avis negociar mas eficientemente con sus suplidores en base a
los datos registrados.
CONCLUSIONES
La introduccin de la tecnologa de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de informacin se
conviertan en elementos de importancia en la organizacin y por eso en la actualidad la empresa que no informatice
un sistema de informacin no se considera que est a la vanguardia de la informacin y se encontrar en clara
desventaja con respecto a sus competidores.
Dado el actual crecimiento de informacin manejada en la Direccin de Relaciones de Trabajo surge la necesidad de
que dicha direccin tenga un Sistema de Informacin Gerencial, que facilite a la direccin automatizar
los procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha informacin y la oriente hacia el futuro en la toma de
decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas.
La estructura de los sistemas de informacin gerencial se afecta por las actividades administrativas y
las funciones de la organizacin, mientras que la estructura conceptual de un sistema de informacin consiste en
una federacin de subsistemas de informacin para diferentes funciones.
Los sistemas de informacin constituyen uno de los aspectos estratgicos claves para el desarrollo de la empresa.
Para ello es necesario que toda la organizacin est concienciada de su utilidad, tanto por parte de la alta direccin,
la que debe tenerlos en cuenta al realizar la planificacin estratgica, como por parte de los distintos usuarios de la
empresa.
Para que un sistema de informacin estratgico entregue resultados esperados, debe existir una poltica de
informacin y motivacin dentro de la empresa; as la empresa lograr superar a sus competidores, podr aumentar
su poder de negociacin e incluso podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando la denominada ventaja
competitiva sostenible en el tiempo.
Al planificar, desarrollar e implantar los sistemas de informacin estratgicos debe realizarse por parte de la empresa
un alineamiento de la estrategia global y los sistemas de informacin estratgicos, identificando las principales
necesidades y evaluando los distintos mtodos de satisfaccin, teniendo presente en todo momento cules son las
tecnologas de informacin disponibles en el mercado y como stas pueden utilizarse.
Adems deben definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas de informacin estratgicos.
El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin estratgicos afectar en gran medida al xito o fracaso de la
organizacin; las organizaciones tendrn que adecuar dichos sistemas a sus recursos de capital y las necesidades
de la organizacin. Cuando la empresa cuenta con los computadores ms avanzados, los mejores programas y la
mejor red de telecomunicaciones, no necesariamente tendr un mejor sistema de informacin, pues en ocasiones
puede que con tecnologas de informacin ms modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la
empresa.
Por ello toda empresa debe considerar los sistemas de informacin como un todo, un elemento ms de su poltica de
negocio.
Es importante destacar la importancia de la planificacin estratgica en las empresas, pues es ah justamente donde
se debe definir el sistema que la empresa requerir para lograr los objetivos propuestos por la administracin.
Cuando ya ha definido su estrategia, y ha decidido incorporar un sistema de informacin estratgico debe definir las
necesidades tecnolgicas que requerir, para decidir posteriormente el mtodo por el cual conseguir dicha
tecnologa. Para ello debe evaluar todas las alternativas posibles, de realizar el desarrollo del sistema informacin
estratgico e forma interna o externa, analizando la relacin costo-beneficio, considerando tiempos, personal,
equipos, etc. Una vez ya desarrollado el sistema de informacin estratgico, se debe implementar junto a las
tecnologas de informacin, y debe nuevamente evaluar todas las posibles metodologas de implementacin
existentes. Siempre se debe monitorear el sistema de informacin estratgico, y se debe reevaluar su permanencia
dentro de la empresa cuando ste no entregue los resultados esperados, o simplemente cuando deje de ser
estratgico y vuelva a ser un sistema de informacin ms.
Las empresas que han incorporado con xito la tecnologa, lo han hecho apoyando el modelo de negocios y
tomando los elementos para cumplir sus objetivos, incorporando la tecnologa para apoyar la estrategia del negocio
ya que es un medio para conseguir los objetivos.
La realizacion de un Plan de Sistemas de Informacion dentro de cualquier organizacion, tiene como finalidad
asegurar Ia adecuacion entre los objetivos estrategicos de Ia misma y Ia informacion.