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INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN

PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL



CONTRALORA
















GUA PARA LA ELABORACIN DE
PAPELES DE TRABAJO















J UNIO 2006

FACILITADO POR: LIC. CPA. JHONNY QUINTANA A.



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NDICE

Pginas
Introduccin 3
Disposiciones generales 3
I. Objetivo 3
II. Definiciones 3
III. Lineamientos especficos 4
IV. Metodologa para la realizacin de papeles de trabajo 4
IV.1 Clasificacin de los papeles de trabajo 5
IV.2 Caractersticas de las cdula de auditora 6
IV.3 Estructura o elementos que integran las cdulas de trabajo 7
IV.4 ndices de Auditora 7
IV.5 Marcas de auditora 10
IV.6 Cruce de papeles de trabajo 11
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INTRODUCCIN

Es tarea importante del auditor pblico, verificar mediante la prctica de auditora, el cumplimiento de
la legalidad en la actuacin del Instituto, y la aplicacin de la normatividad para incrementar los
niveles de eficiencia, eficacia y productividad; motivo por el cual, se presenta esta gua sobre la
elaboracin de papeles de trabajo, ndices, cruces y marcas de auditora, para uniformar los criterios
en su elaboracin, ya que son la principal herramienta que respalda el trabajo profesional del auditor.

Los papeles de trabajo son un instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera detallada
y sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la aplicacin de tcnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos.

Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como referencia lo
sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de Contralora y
Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica.


DISPOSICIONES GENERALES

La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, en todo
aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento Interior del Instituto.


I. OBJETIVO

Uniformar criterios para la elaboracin, ordenamiento y consulta de las cdulas de trabajo y la
documentacin soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados en
la auditora.


II. DEFINICIN

Papeles de Trabajo: Es el conjunto de cdulas y documentos que contienen los datos e informacin
obtenida por el auditor en su revisin, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.

Cdulas de Auditora: Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditora
efectuados durante la revisin, as como de los resultados obtenidos.

Documentacin soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades
Administrativas auditadas, que se anexan a las cdulas de trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o anlisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).

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III. LINEAMIENTOS ESPECFICOS

La presente gua es de observancia obligatoria para el personal de la Contralora del Instituto, para la
elaboracin de papeles de trabajo.

Los auditores debern analizar la documentacin existente en las reas auditadas, a fin de
determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean
determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla
debidamente a los expedientes de papeles de trabajo.

Los auditores debern realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:

Las cdulas de trabajo debern reflejar informacin clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
Aprovechar la informacin proporcionada por el rea.
Escribir todos los datos que sean necesarios.
Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora.
No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
Las cdulas de auditora deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de
computadora, y estar firmadas por el auditor.
Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor al
rea responsable para su conservacin y custodia.
El auditor deber conservar la confidencialidad de su contenido.
La redaccin de las cdulas de auditora debe ser clara.
Se debe supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.


IV. METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo sern elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores
encargados de la auditora.

Para asegurar que los papeles de trabajo estn completos, sean rpidos de localizar y fciles de
comprender, es recomendable la aplicacin de los siguientes aspectos:

Previo a su formulacin:

Determinar la necesidad de elaboracin, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la
auditora.

Establecer el diseo basado en la informacin a obtener, as como las pruebas de
cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.
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Aprovechar, hasta donde sea posible y prctico, la documentacin de las reas auditadas,
como cdulas propias.

Al formularlos:

Elaborar cdulas sumarias por cada rea, captulo o programa de trabajo.

Utilizar letra legible.

Redactar en forma clara y precisa.

Anotar en una columna la informacin que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas.

Anotar la informacin conforme se obtenga.

Respetar el orden en que aparece la informacin en los documentos fuente.

Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas
realizadas.

Anotar las marcas que sean necesarias.

No pasar las cdulas en limpio, salvo casos excepcionales.

Cruzar la informacin entre cdulas.


IV.1 Clasificacin de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se clasifican en:


A. Expediente continuo de auditora o archivo permanente.

Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios legajos
especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se duplique la
trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia desde la etapa de planeacin
de la auditora, al obtener informacin general de las reas susceptibles a evaluar, (direcciones de
rea) como: la estructura orgnica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin;
incorporando los objetivos de auditora y el programa especfico de revisin.


B. Expediente de papeles de trabajo actuales.

El auditor deber elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisin y sirven
para:

Construir una prueba de validez de la opinin plasmada en el informe de auditora.
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Respaldar el avance del programa de auditora y el logro de los objetivos de la revisin.

Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economa y efectividad del trabajo realizado.

Los papales de trabajo se clasifican en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, cdulas de
discusin de observaciones y cdula de marco conceptual.

Cdula sumaria.- Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos,
conclusiones o las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras
homogneos cuyo anlisis se encuentra en otras cdulas.

Cdula analtica.- Describe un procedimiento de auditora desarrollado o aplicado sobre aquellas
partidas que han sido seleccionadas para su revisin y comprobacin en los diversos tipos de
auditora que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, as
como las marcas y notas explicativas de auditora.

Cdula subanaltica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y para explicar
otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica de auditora.

Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin del superior
jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias
a seguir en relacin con el resultado obtenido de la auditora; siendo til al rea auditada para mejorar
sus sistemas operativos o de administracin.

Tambin se sealan los puntos de vista del titular del rea auditada y las diferencias con lo
sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.

El contendido de las cdulas debe darse a conocer a los titulares de las reas auditadas, a travs del
informe de auditora respecto al resultado de la revisin efectuada y poder decidir cual ser la opcin
tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisin.

Cdula de marco conceptual.- Es la cdula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma
general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdr para
lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deber prepararse al inicio de la auditora por cada uno de
los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisin.

Es importante sealar que cualquier modificacin significativa en la revisin realizada deber ser
considerada en esta cdula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisin que se llev a
cabo.


IV.2 Caractersticas de las cdulas de auditora.

Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las
observaciones encontradas, la conclusin a que se lleg, la fuente de datos, marcas e ndices, as
como el cruce o conexin con otras cdulas.
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Que se entienda.- Deber ser de fcil interpretacin al enfoque de la revisin, de los procedimientos
que se aplicaron, as como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los
resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo
respaldan.

De fcil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra
legible, a fin de facilitar la lectura.

Objetiva.- Se tiene que asentar nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los
registros contables o en la documentacin comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicacin
de los procedimientos efectuados, si contienen las cdulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarn claramente en la misma situacin.


IV.3 Estructura o elementos que integran las cdulas de trabajo

Las cdulas de auditora deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qu
se revis y cules fueron los resultados obtenidos, y deber utilizarse el formato sealado en el
anexo I, sus componentes son:

Encabezado.- Incluye los datos de identificacin que deben anotar en la parte superior de las cdulas
y contiene los siguientes datos:

Nombre del rea sujeta a revisin.
Nombre especfico del rubro, concepto u operacin a revisar.
Nombre especfico del procedimiento.
Tipo de cdula que se elabora.
Iniciales del auditor que elabor la cdula.
Iniciales del auditor que supervis la cdula.

Cuerpo de la cdula.- Comprende el resultado de la revisin, indicando entre otros aspectos, las
partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusin
obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o
complementar la informacin solo cuando se considere necesario.

Pie.- Al calce de la cdula se anotar la fuente de datos y significado de las marcas, as como la firma
del auditor que elabor y supervis el papel de trabajo.

La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos,
expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elabor y
supervis la cdula y observaciones anotadas en la clusula de auditora.

IV.4 ndices de auditora

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditora se integrarn en
expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distincin o clasificacin, se sealan
mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ngulo
superior derecho con lpiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre
de ndices.
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Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como clasificarlas
por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o identificar de que cdulas se
trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos,
teniendo un orden lgico y flexible.

El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas. sta, es
una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los expedientes o la
consulta de determinado rengln, cifra o concepto.

A continuacin se seala los ndices a utilizar en la integracin de los expedientes de papeles de
trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.

NDICES CONCEPTO
A ANTECEDENTES DE LA REVISIN
B
INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME
Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES

A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo: orden de auditora, carta planeacin,
cronograma de actividades, acta de inicio de auditora, informes de auditoras anteriores,
seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemtica, etc.

B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas.-
Comprende el informe donde se seala el resultado de la auditora practicada, as como las
observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del rea
revisada.

C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura orgnica, manual de
organizacin y procedimientos, estructura bsica y no bsica, control de personal, expedientes,
confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nmina, verificacin de pagos y
estructura funcional, etc.

D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el anlisis de funciones y actividades en el mbito de
suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual,
licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios,
verificaciones fsicas, comits, subcomits de compras y manuales que regulen la actividad, etc.

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E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la autorizacin y ejercicio del
presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, as como
manuales que regulen la actividad.

F. Fondos y valores.- Comprende la revisin a los renglones o reas de contabilidad, tesorera,
presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.

G. Revisiones especiales.- Comprende la documentacin de aquellas revisiones que no estn
consideradas en los rubros mencionados, as como auditoras no financiera tales como:
Desempeo, Administrativas, Operacionales, etc.

H. Seguimiento de observaciones.- Comprende toda aquella documentacin utilizada para dar
seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las reas auditadas a las observaciones
determinadas.

Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora, los
siguientes datos:

La observacin a la cual se da seguimiento.
Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica planteada.
El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
En caso de no estar solventada la observacin, incluir el replanteamiento que propone el auditor,
mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las irregularidades.

Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser comentadas con el
responsable del rea auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditora.

Estos conceptos no son limitativos y estarn sujetos a la situacin y criterios de los responsables de
las auditoras practicadas.

El anexo II se muestra la cartula que debe integrase a los expedientes o legajos de auditora.


Si la revisin comprende ms de un ejercicio, al ndice del rubro se agregar un dgito comenzando
por el nmero 1 (uno) para identificar cada perodo, mismo que se asignar del ejercicio ms antiguo
al ms reciente.

Ejemplo:

D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de 2004

La clave de las cdulas sumarias, analticas y subanalticas, as como de la documentacin soporte
de las mismas se formar con el ndice alfanumrico del rubro a que correspondan, ms un dgito
consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).
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Ejemplo:

D1-1 Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al expediente del rubro
de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
D1-2
D1-3
Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se integran ms cdulas (D1-2,
D1-3), etc.


Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice general del expediente
manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el orden general.


IV.5 Marcas de auditora

Son signos que al auditor anota en sus cdulas para sealar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo al calce de la misma el significado de la misma.


Marca Significado
Clculo verificado.
Cifra cuadrada.
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en
tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.
Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.
Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o
comprobado.
Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son temporales. De
hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o
revisar en los papeles de trabajo, pues stos deben ser
completos.
Confrontado contra registro.
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Marca Significado
Confrontado contra documentacin comprobatoria en original.
e Expediente revisado.
d Documento integrado en expediente.
dc Documentacin comprobatoria revisada.
Confrontado contra evidencia fsica. Se utiliza cuando algn dato
o cifra que conste en la cdula se compara contra bienes o
artculos tangibles, ejemplo: Bienes inventariados o fondos
arqueados.
Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.
Obs. Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que
posteriormente se describir en una cdula de observacin.
Muestra seleccionada para revisin.


Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores Notas
1 1 2 2 A B C


IV.6 Cruce de papeles de trabajo

Es la tcnica mediante la cual se relacionan los ndices de las cdulas de auditora y es una de las
fases principales para facilitar la revisin de los papeles de trabajo del auditor, as como la consulta
de un determinado rengln o concepto que se quiere conocer.
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Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de las flecha es
decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarn o relacionarn los
datos o cifras entre las cdulas de trabajo del auditor.

Ejemplo:


Viene de (ndice)




Cdula D-1


Va hacia (ndice)


Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relacin en la informacin, lo
cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o informacin reflejada en las
cdulas de auditora o entre ellas.



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Fecha de elaboracin: 15 de marzo de 2005.
Fecha de actualizacin: 4 de abril de 2006.

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CDULA DE AUDITORA
ANEXO I




















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CONTRALORA

PAPEL DE TRABAJO


(Encabezado)






Unidad Administrativa: (1) Elabor: (4)
Revisin: (2) Revis: (5)
Cdula: (3)


(Cuerpo)






Procedimiento: (6)



Informacin obtenida: (7)



Notas aclaratorias: (8)



Observaciones: (9)


Conclusin: (10)









(Pie)
Marcas: (11) Elabor: (13)
Fecha: (14)


Documento Fuente: (12) Supervis: (13)
Fecha: (14)


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Instructivo de llenado de la Cdula de Trabajo

Identificador Descripcin
1. Anotar el nombre del rea sujeta a revisin.
2. Identificar el nmero de auditora.
3. Anotar el nombre especfico del rubro, concepto u operacin a revisar.
4. Anotar las iniciales y rbrica del auditor que elabor la cdula.
5. Anotar las iniciales y rbrica del auditor que supervis la cdula.
6. Anotar el procedimiento sujeto a revisin.
7. Anotar la informacin obtenida (cifras o conceptos sobre los cuales se trabaj).
8. Anotar comentarios especficos que clarifiquen el contenido de la cdula y que el
auditor considere necesario incorporar.
9. Anotar las deficiencias, irregularidades, desviaciones y oportunidades de mejora
en las operaciones revisadas.
10. Anotar la opinin del auditor sobre el anlisis realizado.
11. Anotar las marcas de auditora utilizadas y su significado.
12. Anotar el nombre de la fuente documental de los datos utilizados para el anlisis.
13. Firma de la persona que elabora y supervisa el papel de trabajo.
14. Anotar la fecha de elaboracin y supervisin de la cdula.


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CARTULA PARA LOS
EXPEDIENTES DE AUDITORA
ANEXO II





















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UNIDAD RESPONSABLE: (1) FOLIO:
(2)

NO. ORDEN: (3)
FECHA: (4)

REA AUDITADA: (5)
UBICACIN: (6)
TRABAJO REALIZADO: (7)
TIPO DE AUDITORA O REVISIN: (8)
PERODO REVISADO: (9)
DESCRIPCIN DEL EXPEDIENTE: (10)
FECHA DE INICIO: (11) FECHA DE TRMINO: (12) FECHA DEL INFORME: (13)

CONTENIDO DE ESTE LEGAJO:
REFERENCIA
(14) (14) (14)







NDICE DE TODOS LOS LEGAJOS DE ESTE TRABAJO: (15)



PERSONAL QUE INTERVINO EN ESTE TRABAJO
NOMBRE (16) PUESTO (17) DESDE (18) HASTA (19)








INFORME ENTREGADO: (20) LEGAJ O REVISADO POR: (21)
FECHA: (22)


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Instructivo de llenado de la Cartula de los Expedientes de Auditora

Indicador Descripcin
1. Contralora.
2. Anotar el ndice que le corresponda de acuerdo con el numeral IV.4 de
la presente Gua.
A Antecedentes de la revisin.
B Informe definitivo, borrador del informe y copia de las
observaciones.
C Servicios personales
D Adquisiciones
E) Obra Pblica
F) Fondos y valores
G) Casos especiales
H Seguimiento de observaciones
3. Indicar el nmero de orden de auditora.
4. Anotar la fecha de emisin de la orden de auditora.
5. Indicar el nombre del rea sujeta a revisin.
6. Anotar el domicilio del rea sujeta a revisin
7. Anotar cual fue el trabajo que desarroll el auditor comisionado.
8. Especificar el tipo de auditora de acuerdo a lo establecido en el
Programa Anual de Auditora.
9. Indicar el trimestre o perodo de revisin.
10. Especificar el contenido del expediente
a) Antecedentes.
b) Papeles de trabajo.
11. Anotar la fecha de inicio de la auditora.
12. Anotar la fecha de trmino de la auditora.
13. Anotar la fecha de emisin del informe de auditora.

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Instructivo de llenado de la Cartula de los Expedientes de Auditora

Indicador Descripcin
14. Anotar los ndices establecidos en los papeles de trabajo indicando el
comienzo y fin del documento.
Ejemplo:
D-1 D-2 Marco Conceptual
D-2 D-16 Estructura Orgnica
D-17 D-
15. Anotar los ndices y documentos contenidos en todos los expedientes de
la misma auditora.
16. Anotar el nombre del personal que intervino en ese trabajo.
17. Anotar el puesto del personal que intervino en los trabajos de auditora.
18. Anotar la fecha en que los auditores iniciaron la auditora.
19. Anotar la fecha en que los auditores concluyeron la auditora.
20. Anotar la fecha en que se entreg el informe de auditora a las reas
correspondientes.
21. Anotar el nombre de la persona que revis el expediente de auditora.
22. Anotar la fecha en que fue revisado el expediente o legajo de auditora.

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