Anda di halaman 1dari 26

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN...........................................................................................................2
A.

LATAR BELAKANG...........................................................................................2

B.

TUJUAN...............................................................................................................3

C.

WAKTU DAN JADWAL PELAKSANAAN.......................................................3

D.

METODE..............................................................................................................4

E.

PESERTA..............................................................................................................5

II. URAIAN TEORITIS.....................................................................................................5


A.

Aspek-aspek dalam perhitungan...........................................................................5

B.

Metoda..................................................................................................................8

C.

Prinsip Penyusunan Formasi.................................................................................8

D.

Hal-hal Yang Mempengaruhi................................................................................8

E.

Teknik Perhitungan...............................................................................................9

III. KONSEPTUALISASI PEMBELAJARAN................................................................21


IV. RENCANA TINDAK LANJUT..................................................................................25
V. KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................................25

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG.
Pada situasi ekonomi yang sangat kompetitif, kualitas produk yang sangat tinggi
saja tidak cukup untuk memenangkan bisnis yang semakin ketat.
Kunci untuk dapat merebut hati pelanggan dan membuat pelanggan loyal adalah menjual
jasa kesehatan bermutu tinggi dengan kualiats pelayanan yang excellent. Untuk dapat
menciptakan jasa kesehatan harus didukung oleh tenaga kerja professional dengan kinerja
sesuai dengan dengan harapan masyarakat. Tanpa tersedianya tenaga kerja yang handal
dalam jumlah yang memadai, institusi kesehatan akan sulit berkembang dan bersaing
untuk memenuhi tuntutan masyarakat dan organisasinya sendiri. Untuk dapat bersaing,
tidak ada opsi terbaik selain investasi bidang tenaga kerja menjadi perioritas utama kita.
Pengembangan tenaga kerja merupakan kunci keberhasilan untuk dapat
meningkatan kinerja perusahaan dan lembaga yang lebih besar dimasa depan. Perlunya
perubahan paradigma bahwa pendidikan dan pelatihan karyawan bukanlah biaya tetapi
investasi untuk meningkatkan stabiliats dan profibilitas perusahaan. Masalahnya
pengembangan tenaga kerja bukanlah masalah yang sederhana dan membutuhkan waktu
yang panjang dan terus menerus, sedangkan tuntutan masyarakat, terhadap jasa dan
produk kita semakin kompleks dan sifatnya segera. Dalam rangka pengembangan tenaga
kerja professional itulah, Institut Manajemen Rumah Sakit Perhimpunan Seluruh
Indonesia (PERSI) bekerja sama dengan Pride Yasli Institute menyelenggarakan
Lokakarya Konsep Baru Perencanaan tenaga kerja Rumah Sakit & Software (New
Methode On Hospital Human Resources Planning & Workshop)
Pelatihan dan Lokakarya ini dikemas dan disesuaikan dengan keutuhan tenaga
kerja rumah sakit untuk dapat menjawab tantangan dan masalah jasa dan produk Rumah
sakit dimasa depan mendatang.
B. TUJUAN
Lokakarya ini bertujuan

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
a. Memberikan pemahaman teori dan konsep tentang perencanaan tenaga kerja
Rumah Sakit
b. Memberikan ketrampilan tehnik menghitung kebutuhan Rumah Sakit
c. Memberikan

pemahaman

dan

mempraktekkan

menggunakan

software

perhitungan kebutuhan tenaga kerja Rumah Sakit.


C. WAKTU DAN JADWAL PELAKSANAAN
Hari I : Rabu, 20 Juli 2011
WAKTU

ACARA

PEMBICARA

08.00 08.30

Registrasi Peserta

Panitia

08.30 09.00

Pembukaan

A Choliq Amin, SE. MBA

09.00 09.30

Manajemen Sumber Daya


Manusia

A Choliq Amin, SE. MBA

09.30 10.00

Teori dan Konsep Perencanaan

DR.Drg Yaslis Ilyas, MPH.,AAK

10.00 10.15

10.15 11.15

11.15 12.00

Rehat Kopi
Analisa Beban Kerja
Work Sampling
Time Motion Study
Daily Log
Formula Ilyas
Kasus Hitung tenaga Based On
Demand atau Beban Kerja di
Unit Organisasi (Formula Ilyas)

12.30 13.00
13.00 14.00

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK

ISHOMA
Kasus Hitung SDM Perawat RS
(Formula Gillies, PPNI & Ilyas)

15.00 15.15
15.15 16.00

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK

Rehat Kopi
Dokumen Perencanaan SDM
Rumah Sakit

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK

Hari II : Kamis, 21 Juli 2011


WAKTU

ACARA

PEMBICARA

08.00 08.30

Registrasi Peserta

Panitia

08.30 09.00

Pembukaan

A Choliq Amin, SE. MBA

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

09.00 10.00

Pengenalan Penggunaan Sofware


Perencanaan SDM (Ilyas) dan Install
Program

10.00 10.15
10.15 11.00

11.00 12.00

Rehat Kopi
Workshop Hitung Perawat dan
Dokter berdasar Beban Kerja Metode
(Gillies, PPNI &Ilyas)
Workshop Hitung Tenaga Gizi,
Farmasi, Hemodialisa, Dokter &
Perawat ICU & IGD (Metode Ilyas)
dengan Menggunakan Software

12.00 13.00
13.00 15.00
15.15 16.00

DR.Drg. Yaslis Ilyas, MPH.,


AAK &Marwan Noer

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH.,


AAK &Marwan Noer
Dr.Drg. Yaslis Ilyas, MPH.,
AAK & Marwan Noer

ISHOMA
Workshop Hitung SDM Unit Billing,
Admission Office, unit Teknologi
Informatika ( Metode Ilyas) dengan
menggunakan Software
Penutupan & Pemberitahuan
Sertifikat

DR. Drg. Yaslis Ilyas,


MPH., AAK & Marwan
Noer

D. METODE
Menggunakan strategi partisipasi dan keterlibatan aktif dari peserta, adanya
kesempatan untuk mempraktekkan ketrampilan, situasi belajar yang realiatik serta
umpan balik yang positif. Pendekatan ini lebih bersifat diskusi, telaah kasus dan
seminar. Peserta juga dilatih untuk menggunakan software sehingga membantu
menghitung kebutuhan tenaga rumah sakit.
E. PESERTA
Acara ini dikuti oleh berbagai kalangan seperti Direksi Rumah Sakit, Manajer SDM,
Kepala Devisi, Bagian, Instalasi Ruang dan Unit Rumah Sakit.
Peserta dari PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) sebanyak 2 ( dua ) orang yaitu :
NO

NAMA

GOL.

JABATAN

Dra. Elynar Lubis. Apt.M Kes

IV B/6

Kaur.Kesehatan SDM

M. Usman Nasutin, SH

IIIC/4

Pj. Kaur. Pengelolaan CBHRMS

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

II. URAIAN TEORITIS


Perhitungan beban kerja adalah suatu teknik untuk menetapkan waktu bagi seorang
tenaga kerja yang memenuhi persyaratan (qualified) dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan.
Dengan melaksanakan perhitungan beban kerja, suatu unit organisasi dapat
menghitung dan menentukan jumlah beban kerja yang seharusnya dan jumlah tenaga
kerja yang dibutuhkan, sehingga organisasi dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja
baru dan menempatkan tenaga kerja sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan unit kerja.
A. Aspek-aspek dalam perhitungan
Dalam menghitung formasi tenaga kerja terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus
diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:
1. Beban kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan.
Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang
selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
2. Standar Kemampuan Rata-rata
Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari
satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan
waktu disebut dengan Norma Waktu. Sedangkan standar kemampuan dari satuan
hasil disebut dengan Norma Hasil.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur
berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah:
NORMA
WAKTU

Orang x Waktu
=
Hasil

Contoh:

Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar ketikan


(misalnya 2 lembar ketikan).
NORMA
WAKTU

1 Orang pengetik x 30 menit


=
2 lembar ketikan

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan.
Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.
Rumusnya adalah:
NORMA
HASIL

Hasil
=
Orang x Waktu

Contoh:
Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa
lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit).
NORMA
HASIL

1 Uraian jabatan
=
1 Analis Jabatan x 90 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan


seorang analis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 90
menit.
3. Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas
HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan
cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Jml. Hari menurut kalender

. Hari

Jml. Hari minggu dalam 1 tahun . Hari


Jml. Hari libur dalam 1 tahun
. Hari
Jumlah cuti dalam 1 tahun
. Hari
[

Hari libur dan cuti

. Hari

Hari kerja Efektif

. Hari

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Catatan:
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur lainnya yang
diberlakukan oleh organisasi perusahaan secara umum.
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas
lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata
sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja
efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.
Contoh menghitung jam kerja efektif :
Jumlah jam kerja formal 1 minggu
Allowance 30% x 400 menit
Jam kerja efektif 1 minggu

2.400 menit
720 menit
1.680 menit

Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per hari kali 5 hari.
B. Metoda
Dalam menghitung formasi, banyak metoda yang dapat dipergunakan. Namun
demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan
dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya.
Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Penjelasan penggunaan metoda akan diuraikan lebih lanjut dalam uraian tentang
Teknik Perhitungan.
7

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
C. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. setiap jenjang jabatan jumlah tenaga kerjanya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau
promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selama beban kerja organisasi tidak berubah, komposisi jumlah tenaga kerja tidak
berubah.
D. Hal-hal Yang Mempengaruhi
Dalam menghitung formasi tenaga kerja, perlu mengidentifikasi hal-hal yang
mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi. Beberapa hal tersebut adalah:
1. Perubahan target-target
Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkan
program-program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban
pekerjaan. Target yang berubah akan mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan.
Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya
perubahan target dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya.
2. Perubahan fungsi-fungsi
Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja
memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan adanya
perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan.
3. Perubahan komposisi tenaga kerja
Komposisi tenaga kerja dapat digambarkan dalam penempatan tenaga kerja dalam
jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi tenaga kerja
berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pensiun, promosi, mutasi,
atau karena hal lain. Perubahan komposisi tenaga kerja merupakan perubahan
jumlah tenaga kerja dalam formasi.
4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi
Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa perubahan kebijakan,
misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola menjadi pelimpahan

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula
kepada jumlah beban kerja.
E. Teknik Perhitungan
Menghitung formasi tenaga kerja dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapannya
adalah analisis jabatan, memperkirakan persediaan tenaga kerja, menghitung
kebutuhan tenaga kerja, dan terahir menghitung keseimbangan antara kebutuhan dan
persediaan.
Khusus pada perencanaan persediaan

dan kebutuhan tenaga kerja, hendaknya

diarahkan unutuk mencari keseimbangan antara sumber daya tenaga kerja yang akan
didayagunakan dalam proses pekerjaan dengan hasil yang ingin dicapai atau misi
yang harus dilakukan.l oleh karena itu, perencanaan persediaan dan kebutuhan tenaga
kerja diselaraskan dengan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam
organisasi.
Dalam menghitung formasi tenaga kerja, hendaknya diperhatikan beberapa hal, yaitu:
1. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit
kerja yang menangani ketenaga kerjaan, seperti Bagian SDM dan Umum, Kepala
Tata Usaha, atau pejabat lain yang memiliki fungsi pengelolaan ketenaga kerjaan;
2. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja hendaknya dibantu dengan masukan para
pemimpin unit teknis;
3. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja dimulai dengan penilaian programprogram yang berdampak pada pelaksanaan tugas-tugas;
4. perkiraan kebutuhan tenaga kerja dinyatakan dalam jabatan dan syarat-syaratnya.
Syarat dimaksud dapat berupa syarat yang pokok, misalnya syarat pendidikan,
pelatihan, pengalaman, atau keahlian dan keterampilan;
5. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja diperlukan inventarisasi data ketenaga
kerjaan minimal 3 (tiga) tahun yang lalu;
6. pencatatan data menjadi bagian dari dokumentasi data pada Sistem Informasi
Manajemen Ketenaga-kerjaan (SIM-K). Dengan demikian, pencatatan data harus
berkesinambungan.

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Beberapa hal tersebut di atas hendaknya dipenuhi untuk menjamin kemudahan
perhitungan dari tahun ke tahun. Selanjutnya, tahapan perhitungan formasi adalah
seperti penjelasan di bawah ini.
A. Analisis Jabatan
Formasi tenaga kerja harus dapat ditunjukkan dengan jumlah tenaga kerja dalam
jabatan. Maksudnya adalah agar setiap tenaga kerja yang menjadi bagian dalam
formasi memiliki kedudukan dalam jabatan yang jelas. Dengan demikian,
sebelum dilakukan perhitungan formasi terlebih dahulu harus tersedia peta
jabatan dan uraian jabatan yang tertata rapi.
Peta jabatan dan uraian jabatan diperoleh dengan melakukan analisis jabatan.
Oleh karenanya, analisis jabatan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan
perhitungan formasi.
B. Perkiraan Persediaan Tenaga kerja
Persediaan tenaga kerja adalah jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh suatu unit
kerja pada saat ini. Pencatatan data persediaan tenaga kerja menjadi bagian yang
tak terpisahkan dari perencanaan ketenaga-kerjaan secara keseluruhan.
Kemudian dalam kepentingannya dengan perhitungan formasi, persediaan tenaga
kerja perlu disusun perkiraan untuk beberapa tahun yang akan datang.
Perkiraan persediaan tenaga kerja tahun yang akan datang merupakan perkiraan
yang terdiri atas jumlah tenaga kerja yang ada, dikurangi dengan jumlah pensiun
dalam tahun yang bersangkutan. Pengurangan tenaga kerja diluar pensiun seperti
mutasi dan promosi sulit diramalkan. Oleh karena itu, pengurangan tersebut tidak
perlu masuk dalam perkiraan, kecuali sudah ada rencana yang pasti.
Persediaan tenaga kerja hendaknya dinyatakan dalam inventarisasi yang terlihat
kualifikasinya.
Langkah-langkah menetapkan persediaan tenaga kerja adalah sebagai berikut:
1. menyusun daftar jabatan beserta uraian ringkasnya (ikhtisar) disertai dengan
syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain yang bukan
menjadi syarat mental. Langkah ini dapat dinyatakan dalam tabel berikut:
10

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Tabel 1: DAFTAR JABATAN
Unit kerja: ...
No

Nama jabatan

Iktisar tugas

pendidikan

pelatihan

Syarat jabatan
pengalaman

keahlian

keterampilan

Contoh:
Tabel 1: DAFTAR JABATAN
Unit Kerja : Bagian SDM
No

Nama jabatan

Iktisar tugas

Kepala Urusan
Personalia

- Mempersiapkan
perencanaan,
pengadaan, dan
pengembangan
tenaga kerja.

Ass. Urusan
Personalia

pendidikan

pelatihan

Syarat jabatan
pengalaman

keahlian

keterampilan

Perencana
an SDM

Berkomunika
si

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst..

Dst..

- Dst..

- Dst..

SMU

Kepersonali
aan

- Memeroses
pemutasian
karyawan

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst

- Dst
- Dst

Pernah duduki
jabatan Ass.
SDM & Umum

Dst..

2. Menyusun daftar tenaga kerja menurut jabatan. Daftar tenaga kerja memuat
nama jabatan, nama tenaga kerja, tahun pengangkatan, tahun pensiun, dan
kualifikasi tenaga kerja yang bersangkutan. Daftar tenaga kerja dapat disusun
dalam tabel berikut:

Tabel 2 : DAFTAR TENAGA KERJA MENURUT JABATAN


Unit Kerja:
Jabatan
No

Nama

Tenaga kerja
Nama

Diangkat

Kualifikasi
Pensiun

Pddk

Pelatih

Pengl

Keahl

Ketrm

Contoh :
11

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Tabel 2: DAFTAR TENAGA KERJA MENURUT JABATAN
Unit kerja: Bagian Ketenaga kerjaan
Jabatan
No
1
2
3
4
5

Tenaga kerja

Nama
Kabag CS
Kepala
Urusan
Kepala
Urusan.
dst
Kepala
Urusan
Personalia

Kualifikasi

Nama

Diangkat

Pensiun

Pddk

Pelatih

Keahl

Ketrm

KMP

Pengl
Manajer
Kebun

Drs. Budi

1980

2008

S1

Polan, SE

1974

2004

S1

Adum

kesekret

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

Mulad, BSc

DIII

dst

dst

dst

dst

dst

dst

Astuti

SMU

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

3. membuat perkiraan perubahan komposisi tenaga kerja yang akan pensiun,


dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan
posisi tenaga kerja dalam jabatan.

Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI TENAGA KERJA


Tahun s.d. .
Unit kerja:
Jabatan
No

Nama

tenaga
kerja
yg ada

pensiun
..

Promosi

Mutasi

..

..

Contoh:

12

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI TENAGA KERJA
Tahun 2004 s.d. 2006
Unit kerja: Bagian ketenaga kerjaan
Jabatan

tenaga
kerja

pensiun

Promosi

Mutasi

No

Nama

yg ada

..

kabag kepeg

kasubag mutasi

Dst

pemroses mutasi jabatan

penyusun formasi

Dst

Dst

..
_
_

..
1
_

1
_

_
_

4. Membuat perkiraan persediaan tenaga kerja untuk waktu yang ditentukan


dengan inventarisasi tenaga kerja yang sudah bersih. Inventarisasi tenaga
kerja bersih dimaksudkan

sebagai

inventarisasi

yang

sudah

tidak

mencantumkan lagi tenaga kerja yang pensiun dalam waktu sampai


perencanaan.
Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA
Tahun s.d. ..
Unit kerja:
No

Nama jabatan

Tenaga kerja
yang ada

Persediaan
Th

Th.

Th.

Contoh :
Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA
Tahun 2004 s.d. 2006
Unit kerja: Bagian ketenaga kerjaan
No

Nama jabatan

Tenaga kerja

Persediaan

yang ada

2004

2005

2006

Kepala Bagian CS

KAUR Legal

Dst

Dst.

Dst..

C. Perhitungan Kebutuhan Tenaga kerja

13

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

1. Perhitungan dengan Metoda Umum


Perhitungan dengan metoda umum adalah perhitungan untuk jabatan
fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan
standar kebutuhannya oleh instasi Pembina. Perhitungan kebutuhan tenaga
kerja dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data tenaga kerja yang
ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang
dipergunakan dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah uraian jabatan
yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung
kebutuhan tenaga kerja adalah mengidentifikasi beban kerja melalui:
o Hasil kerja
o Objek kerja
o Peralatan kerja
o Tugas per tugas jabatan
a. Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan
hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban
kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik
tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan
mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
wujud hasil kerja dan satuannya;
jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus
dicapai;
standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:
Beban kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata

14

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Contoh:
Jabatan

: Kerani Pengentri Data

Hasil kerja

: Data entrain

Beban kerja/ Target Hasil

: 200 data entrain setiap hari

Standar kemampuan pengentrian

: 30 data per hari

Perhitungannya adalah:
200 data entrain
x 1 orang = 6,67 orang
30 data entrain
Dibulatkan menjadi 7 orang
b. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai
contoh, Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah
pasien. Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh
banyaknya pasien.
Metode ini memerlukan informasi:

wujud objek kerja dan satuan;

jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang


harus dilayani;

standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:


Objek kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata

15

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Contoh:
Jabatan

: Dokter

Objek kerja

: Pasien

Beban kerja

: 80 pasien per hari

Standar kemampuan pemeriksaan

: 25 pasien per hari

80 pasien
x 1 Dokter = 3,2 orang Dokter
25 pasien
dibulatkan menjadi 3 orang
c. Pendekatan Peralatan Kerja
peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda
ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada
peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung
pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
satuan alat kerja
jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
jumlah alat kerja yang dioperasikan;
rasio jumlah tenaga kerja per jabatan per alat kerja (RPK);
Rumus perhitungannya adalah:
Peralatan kerja
x 1 orang
Rasio penggunaan alat kerja

Contoh: Bis angkutan tenaga kerja

16

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

Satuan alat kerja


Jabatan yang diperlukan untuk
Pengoperasian alat kerja
Jumlah alat kerja yang dioperasikan
Rasio pengoperasian alat kerja

:Bis
:
:
:
:
:
:
:

> pengemudi bis


> kernet bis
> montir bis
20 bis
> 1 pengemudi bis 1 bis
> 1 kernet 1 bis
> 1 montir 5 bis

Jumlah tenaga kerja yang diperlukan


pengemudi Bis:
20 bis
x
1 bis

1 pengemudi = 20 pengemudi

Kernet Bis:
20 bis
x

1 kernet = 20 kernet bis

1 montir = 4 montir bis

1 bis
Montir Bis:
20 bis
5 bis
d. Pendekatan Tugas per tugas jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya
hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini
adalah:

uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;

waktu penyelesaian tugas;

jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.

Rumusnya adalah:

17

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

Waktu penyelesaian tugas


Waktu kerja efektif
Waktu penyelesaian tugas disingkat WPT. Sedangkan waktu kerja Efektif
disingkat WKE.
Contoh:
Jabatan
NO.
1
1

: Pengadministrasi Umum

URAIAN TUGAS
2
mengetik surat

BEBAN TUGAS
3
70 lb/hari

WPT
5 (3x4)
840 menit

1 laporan/hari

SKR
4
12 menit/lb
6
menit/surat
5
menit/surat
6
menit/tamu
30
menit/lap

16 data/hari

90
menit/data

1.440
menit

mengagenda surat

24 surat/hari

mengarsip surat

24 surat/hari

melayani tamu

menyusun laporan daftar


hadir
mengadministrasi
kepegawaian
dan seterusnya

6
7

4 tamu/hari

WPT

144 menit
120 menit
24 menit
30 menit

n menit
2.598 + n
menit

Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu efektif
adalah 270 menit. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk jabatan
pengadministrasi umum adalah:
2, 598 + n menit
x 1 orang = . orang
270 menit
1. perhitungan kebutuhan tenaga kerja dalam jabatan dengan standar
kebutuhan minimum
Perhitungan menggunakan metoda ini adalah perhitungan bagi jabatan
fungsional tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya telah
ditetapkan. Jabatan yang telah ditetapkan standar kebutuhan minimalnya
adalah jabatan yang berada dalam kelompok tenaga kesehatan.

18

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
a.Kebutuhan tenaga kerja sebagai Tenaga kesehatan
Tenaga kesehatan terdiri dari sekelompok jabatan yang pembinaannya
berada di bawah departemen kesehatan. Jabatan-jabatan tersebut telah
diklasifikasikan sebagai berikut:
1). Tenaga medis
Dokter Spesialis
Dokter Umum
Dokter Gigi
2). Tenaga Keperawatan
Perawat
Bidan
3). Tenaga Kefarmasian
Apoteker
Analisis Farmasi
Asisten Apoteker
4). Tenaga Kesehatan Masyarakat
Epidemiologis kesehatan
Entamologis kesehatan
Mikrobiologis kesehatan
Penyuluh kesehatan
Pengadministrasi kesehatan
Sanitarian
5). Tenaga Gizi
Nutrisionis
Dietisien
6). Tenaga Keterapian Fisik
Fisioterapis
Okupasiterapis
Terapis Wicara
7). Tenaga Keteknisan Medis

19

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Radiografer
Radiografis
Teknisi Gigi
Teknisi Elektromedis
Analis Kesehatan
Refraksionis Optisien
Otorik Prostetik
Teknisi Transfusi
Perekam Medis
Penetapan perhitungan standar kebutuhan minimal dapat dilihat dalam
tabel berikut:
Standar Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit Umum
(dalam jumlah orang)
RS
JENIS TENAGA
Dokter Spesialis
Dokter Umum
Dokter Gigi
Keperawatan
Kefarmasian
Kesehatan Masyarakat
Gizi
Keterapian Fisik
Keteknisan Medis
Non Tenaga Kesehatan

Kelas A
304
6
1,240
24
6
24
34
52
348

RS
Kelas
B (p)
102
11
3
464
12
3
12
15
23
282

RS
Kelas B
(NP)
36
11
3-Jan
200
12
3
12
15
23
282

RS

RS

Kelas C

Kelas D

7
11
2
80
3
2
3
5
7
87

3
1
16
1
1
1
1
2
28

20

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

III. KONSEPTUALISASI PEMBELAJARAN


Menghitung beban kerja adalah merupakan hilir dari kegiatan analisis jabatan.
Analisis jabatan adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang
diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian
serta memberikan umpan balik bagi perusahaan.
Setiap karyawan selayaknya tahu apa yang harus dikerjakan selama berada dalam waktu
dan tempat kerjanya. Dengan melaksanakan analisis ini akan terkumpul informasi jabatan
yang berisi uraian jabatan yang harus dilaksanakan oleh masing-masing jabatan.
Outcome dari analisis jabatan, uraian jabatan, dan perhitungan beban kerja ini, maka
dapat dengan mudah menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada satu unit
kerja, outputnya adalah efektifitas pelaksanaan kegiatan kerja serta efsiensi biaya tenaga
kerja.
Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja:
1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari,
misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien, atau
mungkin menyelesaikan 60 berkas.
2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa
saja yang dilakukan tiap bagian.
3. Melakukan

pengambilan

data/penelitian

untuk menghitung

waktu yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian


4. Melakukan perhitungan dengan rumus.
Faktor yang mempengaruhi Kebutuhan Tenaga Kerja
1. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari
2. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari (diperoleh dari jumlah hari dalam
satu tahun dikurangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional)
3. Jumlah jam kerja per hari=7 jam
4. Jumlah hari kerja efektif=279 hari
5. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin

21

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
6. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif dikalikan dengan
jam kerja per hari dibagi 365 hari)
Contoh;
KASUS I - di Bagian TPP Rawat Inap,
Diketahui :
Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung
Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap:
Jawab:
1. Lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:

Wawancara pasien butuh waktu = 3 menit

Pemesanan Kamar dan Cari kamar = 3 menit

Penjelasan Lembar informed consent = 1 menit

Entry data pasien = 1,5 menit

Pengambilan berkas RM = 1 menit

Penyerahan RM pasien ke petugas antar = 0,5 menit

Sehingga; total satu rangkaian pekerjaan adalah = 10 menit


Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60.
Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar: 10 mnt x 60 = 600 mnt = 10 Jam
Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :
(a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang
-

a = jumlah hari dalam satu tahun

b = jumlah hari kerja dalam satu tahun

e = jumlah jam kerja efektif

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas. h diperoleh


dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas
untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja.

KASUS II - di bagian Assembling

22

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Diketahui:
Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.
Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya?
Jawab:

Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit

Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit

Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit

Cek Kelengkapan RM=2 menit

Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit

Total perkejaan satu berkas=6,75 menit


Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit
dijadikan jam menjadi 6,75 jam
Dihitung dengan rumus menjadi
(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5
dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan perusahaan.
Berikut ini formula hitung sdm berdasarkan metoda yaslis ilyas
Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat bila manajer dapat menentukan
dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi
kegiatan. Manajer dapat menghitung beban kerja setiap tenaga kerja perhari dalam satuan
waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersbut dapat
dkembangkan formula menghitung tenaga kerja per hari sebagai berikut:
Kebutuhan SDM/hari = {(B.K i-j = J T x W.T) :JKE }.
B.K i-j = Jenis Beban Kerja
J.T. = Jumlah Transaksi per hari
W.T.= Waktu yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi
J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari

23

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif
pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga
shift kelompok kerja seperti Satpam, Perawat dan Kasir Rumah sakit.
Contoh perhitungan tenaga perawat: (Contoh: 2 kegiatan)
B.K i-j = T. T x V.T.
Ket: B.K i-j = Beban Kerja memandikan pasien & penyuluhan pasien
T.T. i-j = memandikan pasien = 20 & penyuluhan pasien = 15
V.T. i-j = Volume Transaction = 10 pasien
B.K i-j = (20 x2x 10)+(15 x 10) = 550 menit
Tenaga Perawat Yang Dibutuhkan
Tenaga/hr = Beban kerja : Wkt kerja/hr
Tenaga/hr = 3500 menit : 420/hari = 8,3
Tenaga (hr kerja efektif 273)= (8,3)+(92/2738,3)= 11 + 4 (cadangan)= 15 orang
Tenaga (hr kerja efektif 255)= (8,3)+(110/2558,3)= 12+4 (cadangan)= 16 orang
Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif tenaga kerja.

IV. RENCANA TINDAK LANJUT


Dengan telah diperolehnya pengetahuan tentang penghitungan beban kerja ini,
maka kami berencana, al;
1. Melakukan analisa jabatan
2. Menghitung beban kerja
3. Menetapkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada masing-masing rumah
sakit perusahaan.
Tidakan ini dilakukan dengan cara sampling di salah satu rumah sakit perusahaan
dengan tujuan untuk meningkatkan efektifitas pelayanan rumah sakit perusahaan serta
efisiensi biaya tenaga kerja dengan cara pemberdayaan tenaga kerja yang berlebih pada
unit-unit kerja lain yang memerlukannya.

24

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli

V. KESIMPULAN DAN SARAN


A.

Kesimpulan
Hasil perhitungan kebutuhan formasi tenaga kerja ini dapat diimplementasikan
secara efektif apabila:
1. Organisasi yang disusun benar-benar diarahkan untuk melaksanakan misinya
secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan visi yang ditetapkan.
1. setiap unit organisasi, tersusun dari jabatanjabatan yang dibutuhkan oleh
organisasi induknya dengan tugas-tugasnya yang jelas serta beban kerjanya
terukur.
2. setiap jabatan mempunyai standar kompetensi yang jelas bagi tenaga kerja
yang akan mendudukinya.
3. setiap jabatan mempunyai standar kinerja.
Dengan

demikian,

agar

dapat

menghitung

formasi

yang

dapat

dipertanggungjawabkan, maka perusahaan harus memiliki data kepegawaian yang


terurai untuk berbagai kepentingan keputusan kepegawaian. Salah satunya adalah
dimilikinya system informasi manajemen ketenaga-kerjaan (SIM-K) yang memuat
daftar jabatan beserta uraiannya yang disertai dengan data tenaga kerja yang ada
menurut jabatannya.
Pedoman ini hanyalah merupakan salah satu instrument pendayagunaan tenaga
kerja. Selanjutnya, agar instrument ini dapat dipergunakan untuk penataan
ketenaga-kerjaan, maka harus didukung oleh kesepakatan dan komitmen yang kuat
di semua jajaran manajemen untuk melaksanakannya secara konsisten.
Perhitungan baban kerja ini akan sangat bermanfaat untuk perencanaan kebutuhan
tenaga kerja di rumah sakit guna menata kembali jumlah kebutuhan tenaga yang
riel, sehingga bila didapati adanya kelebihan tenaga, dapat diberdayakan dengan
menempatkannya pada unit-unit kerja lain yang membutuhkan. Untuk melakukan
penghitungan kebutuhan tenaga kerja dimaksud, dibutuhkan data :
1. bed occupation rate (BOR) atau tingkat hunian tempat tidur di rumah sakit.
2. transaksi kerja di masing masing unit kerja

25

WORKSHOP Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit


Jakarta, 20 21 Juli
3. waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi kerja
4. volume masing masing transaksi kerja
5. setelah data tersebut lengkap kemudian dimasukkan kerumus Yaslis yang
telah diinstal kekomputer maka akan dapat hasil kebutuhan tenaga yang
dimaksud.
6. Rumus yang dimaksud adalah

SDM /hari = ( B.K i-j = J T x W.T ) : JKE .


Dibutuhkan untuk setiap jenis transaksi
J.K.E = Jam kerja efektipSDM per hari
B.K i-j = Beban Kerja ( menit atau jam/hari)
J.T. = Jumlah Transaksi per hari
W.T. = Waktu ( menit atau jam )
Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun atau 289
hari/tahun atau 237 hari/tahun)
Keterangan : Jumlah Hari Kerja Efektip/ tahun

365 (12 hari libur nas 12 hari cuti/th) x 3/4 = 255 hari

365 (12 hari libur nas 12 hari cuti/th) x 4/5 = 273 hari

365 (52 hari minggu + 12 hari libur nas + 12 hari cuti/th) = 289 hari

365 (104 Sabtu & Minggu + 12 hari libur nas + 12 hari cuti/th) = 237 hari

A. Saran
Program penghitungan kebutuhan tenaga menurut Yaslis dapat dipergunakan baik
untuk perencanaan tenga di Rumah Sakit maupun tenaga dibidang lain di PTP N
IV. Sehingga kebutuhan tenaga dapat lebih rasional.

26