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ARQUIVOLOGIA

 

CONCEITOS BASICOS

   

Informação: pode ser definida como idéia ou conhecimento. Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, es- tudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar Arquivos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições d caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício d ativi//s específicas, bem como por pessoa física, qq q seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (art. 2º da lei 8.159/91) a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma institui- ção ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos,

visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (Marilena Leite Paes) a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores” e que, “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue (Heloísa Almeida Prado)

 

• Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma. • Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e ser de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual etc.), • Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade.

 

- organicidade: significa q o documento foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

conjunto de documentos; móvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o d guardar e conservar a documen- tação;

 

Importância do arquivo

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios d guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são

mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia d recur- sos p/ a instituição.

 

Finalidade do arquivo

• A principal finali// dos arquivos é servir à administração constituindo-se, consequente//, em base do conhecimento da História. • Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; • Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondiciona//, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danifcar os mesmos;

   

• Atendi// aos pedidos de consulta e desarquiva// d documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informações ali depositadas.

   
 

Função dos arquivos Sua função básica é a guarda e a conservação dos documentos, visando a sua utilização futura, presente e passada.

 

Requisitos para execer essas funções:

contar com pessoal qualificado e em número suficiente; estar instalado em local apropriado; dispor de instalações e materiais adequados; utilizar sistemas racionais d arquiva//, fundamentados na teoria arquivística moderna; contar com normas de funcionamento; contar com dirigente qualificado, preferencial, mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia.

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

 

-Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso

aos documentos), seus objetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata.

 
 

Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela insti- tuição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normal- mente, é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta.

 

Museu: é uma instituição de interesse público, criada c/a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

 

Os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de có- pias, enquanto os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.

CORRESPONDÊNCIAS, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

 

Correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por

 

seu intermédio.

 

A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importân- cia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Quanto ao destino e procedência pode ser classificada em externa e interna.

 

Por externa entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

Pode ser ainda oficial e particular.

Oficial trata d assunto d serviço ou d interesse específico das ativi//s d uma instituição. Particular é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estu//s, podem ser classificados segundo:

as entidades mantenedoras (públicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente); a extensão de sua atuação (setorial e central). a natureza do assunto (ostensiva e sigilosa).

 
 

Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular.

   

Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos ( iconográficos, cartográficos, audiovisuais )ou de suportes específicos ( documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme ) e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazena//, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado: é aquele que guarda documentos de determinado assunto especí- fico, independentemente da forma física que apresentam, como por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

   
 

Arquivos correntes: Este arquivo consiste no conjunto de documentos produzidos e recebi- dos em datas recentes e que geralmente são consultados com muita frequência. Arquivo Intermediário:É o conjunto de documentos, informações que ainda possuem uma média de frequência de consulta, não justificando, porém, mantê-los em arquivo corrente. Seria uma guarda provisória, antes de serem recolhidos para o arquivo permanente, sendo a maneira mais prática separar por departamento. Arquivo Permanente:Também conhecido como arquivo morto, é o conjunto d documen- tos d uso não corrente, mas q pela informação q ele encerra constitui elementos de prova, servindo não somente à investigação histórica, mas provando as atividades realizadas pelas pessoas ou entidades, além dos direitos adquiridos. Sugere-se utilizar pastas firmes ou cai- xas de papelão próprias para arquivos.

 
 

Arquivos setoriais: quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização. Arquivos centrais ou gerais - quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo.

 
 

Arquivos ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Arquivos sigilosos: documentos de conhecimento, custódia e divulgaçãorestrita.

 

Podemos classificar os documentos em quatro graus:

Ultra-secreto

- Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau

de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas

Intima// ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normal// classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental d alto nível e segredos d Estado, tais como: negociações p/alianças políticas e militares, planos d guerra, descobertas e expe- rimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política estrangeira de alto nível. São documentos oriundos da Presidência e Ministérios

Secreto
Secreto

- Consideram-se secretos os assuntos q requeiram alto grau d segurança e cujo

teor ou características podem ser do conheci// d pessoas q, sem estarem intima// liga- das ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conheci//, funcional//. São documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas go- vernamentais, os assuntos extraídos d matéria ultra-secreta q, sem comprometer o ex- cepcional grau d sigilo da matéria original, necessitam d maior difusão, tais como: planos ou detalhes d operações militares, planos ou detalhes d operações econômicas ou finan- ceiras, aperfeiçoa//em técnicas ou materiais já existentes, dados d elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares d países estrangeiros e

meios d processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior

Confidencial

- A classificação d confidencial é dada aos assuntos q, embora não requei-

ram alto grau d segurança, seu conheci// por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes por ex.: informações sobre e ativid. d pessoas e en- tidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqüência d importância especial ou aquelas q devam ser usual// trocadas, cartas, fotografias aéreas e negativos q indiquem

instalações consideradas importantes para a segurança nacional • Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos
instalações consideradas importantes para a segurança nacional
• Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos q não devem ser do conheci//
do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, progra-
mas e projetos e suas respectivas ordens d execução; cartas, fotografias aéreas e negati-
vos q indiquem instalações importantes.
PRINCÍPIOS DE ARQUIVISTICA:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivís-
tica e as outras “ciências” documentárias. São eles:
• Princípio da Proveniência
• Princípio da Organicidade
• Princípio da Unicidade
• Princípio da Indivisibilidade ou integridade
• Princípio da Cumulatividade
• Princípio da Proveniência: Fixa a identid. do documento, relativa// a seu produtor. Por
es-te princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às
ativids. da instituição ou pessoa legitima// responsável pela produção, acumulação ou
guarda dos documentos. Arquivos originários d uma instituição ou d uma pessoa devem
manter a res-pectiva individuali//, dentro d seu contexto orgânico d produção, não
devendo ser mescla-dos a outros de origem distinta.
• Princípio da Organici//: as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos
documentais. A organici//é a quali//segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, fun-
ções e ativids. da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
• Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de
arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
• Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos d arquivo devem ser preservados
sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
• Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conceito:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e inter-mediária, vi-
sando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão ocorre nas fases:
corrente e intermediária
Objetivos:
• possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de
forma racional, econômica e eficiente;
• viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que
facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;
• preservar a memória institucional;
• otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte.
Importância:
O progresso da ciência, o surgi// d inovações tecnológicas e o grande volume d documentos
culminaram na necessi// d medidas administrativas voltadas ao gerenciamento d arquivos, ou
seja, a gestão documental, pois é através dela q o elemento essencial do documento, a infor-
mação, pode ser recuperada d forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos hu-
manos, materiais e físicos, e interferindo positiva//na organização e administração d arquivos.
Organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas:
1.Levantamento de dados
2.Análise dos dados coletados
3.Planejamento
4. Implantação e acompanhamento
 

Levantamento de dados:Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito:

 

Do funcionamento dos órgãos internos; Do trâmite documental; Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; Da entrada e expedição de documentos; Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo; Do gênero e espécie dos documentos existentes; Do volume dos documentos arquivados; Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc.

Análise dos dados coletados:Faz-se um diagnóstico d arquivo, ou seja, a análise d toda do- cumentação d arquivo, identificando falhas e fatores q contribuem p/o mau funcionamento do arquivo.

Planejamento:Etapa q compreende a elaboração d um plano d arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração:

As instituições físicas e equipamentos empregados; Elaboração de um projeto de arquivo; Os recursos humanos e financeiros; Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc.

Implantação e acompanhamento:Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase:

Leva-se ao conheci//do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade d se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte; Qualificam-se, através de cursos e treina//s, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento; Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as neces- sidades da instituição.

Produção e fluxo documental:

Diversas atividades e procedimentos administrativos de qualquer instituição implicam muitas vezes na produção/criação/recepção de documentos que, após esta fase, percorrem“setores” (fluxo documental) para cumprir a finalidade (tramitar) para a qual foi criado, ou seja, passa a tramitar, ter movimento.

O Fluxo documental diz respeito ao(s) “local (is)” por onde passa(m) o(s) documento(s),en- quanto q o trâmite está diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade. O Fluxo documental compreende o ciclo do documento na instituição.

ferramentas indispensáveis no processo de gestão de informação que viabilizam tanto a produção quanto o fluxo documental durante a organização de documentos, são elas:

plano d classificação d documentos e a tabela d temporalid. e destinação d documentos.

Obs.: Identificação Processo pelo qual passam os arquivos objetivando o seu controle fí- sico e intelectual, mediante o reconheci//, sistematização e registro d suas informações. Obs.: Tramitação curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumpri- mento d sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.

Protocolo

-Serviço encarregado do recebi//, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

-Entre outras acepções, protocolo também pode ser: setor de um órgão; livro de protocolo;

 

espécie documental; número atribuído ao documento/conjunto documental. -O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo docu- mental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação.

 

Atividades do protocolo Recebimento recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa. Autuação e Registro atribuição d nº ao documento/conjunto documental e registro no sistema d controle d protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado. Classificação Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano d classificação do órgão. Distribuição e Expedição saída/encaminha//d documentos do protocolo p/outro setor / instituição. Distribuição (encaminha// d documentos p/ setores internos/unidades da mes- ma instituição). Expedição (encaminha// d documentos p/ outras instituições). Controle e Movimentação Mediante processo q pode ser manual, mecanizado ou infor- matizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso do documento.

Classificação de Arquivos e de Documentos de Arquivo

Classificação de Arquivos

 

1.

Quanto à entidade mantenedora/arquivística

Arquivos Públicos

 

Arquivos Privados

2.

Quanto à natureza dos documentos

Especiais

 

Especializados

3.

Quanto à abrangência/extensão de sua atuação

Setoriais

 

Centrais

4.

Quanto aos estágios de evolução

Arquivo corrente

 

Arquivo intermediário Arquivo permanente

Arquivos Públicos:

 

-Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbitos federal, estadual, do distrito federal e municipal em decor rência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias -Conjuntos d documentos produzidos e recebidos por instituições d caráter público, por en- tidades privadas encarregadas da gestão d serviços públicos no exercício d suas atividades. -A cessação de ativi//d instituições públicas e d caráter público implica o recolhi// d sua do- cumentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Arquivos Privados -Conjuntos d documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em de- corrência de suas atividades”. Ex: Arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

Arquivos Especiais

 

-Está direta// relacionado ao suporte dos documentos (forma física), necessitando d trata// especial no que diz respeito ao armazena// e processa// técnico. Ex.: Discos óticos (DVD, CD, blu-ray, etc.), fitas, slides, disquetes, pen drives, microformas, etc.

Arquivos Especializados

 

-Está associado a documentos que são produzidos por profis sionais de determinada área

específica (não levando em consideração a forma/suporte), relacionada à atividade-fim da empresa. Ex.: Arquivos hospitalares, arquivos médicos, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia, arquivos técnicos etc.

 

Arquivos Setoriais

   

-Arquivo descentralizado ou núcleo de arquivo: localizam-se junto ao setor produtor (estão na fase corrente, em atividade).

Arquivos Centrais

 

-Gerais ou centralizados: centralizam os documentos provenientes dos arquivos correntes, “desafogando” os setores.

Arquivos Corrente

 

Arquivos Intermediário

 

Arquivos Permanente

 

Classificação de documentos de arquivo

 

1.Quanto à entidade produtora Documentos Públicos Documentos Privados

2.

Quanto ao gênero

Textuais

 

Filmográfico

Audiovisual

Cartográficos

Iconográficos

Micrográficos

Informáticos

Sonoros

3.

Quanto à espécie

Atos normativos Atos enunciativos Atos de assentamento Atos comprobatórios Atos de ajuste Atos de correspondências

 

4.

Quanto ao tipo/tipologia documental

Tipo documental: “é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Exemplos:

 

Edital -edital de concurso / edital de licitação Contrato -contrato de locação / contrato de compra e venda Citação -carta rogatória / carta precatória Alvará -alvará de soltura / alvará de construção

Petição -petição de embargos declaratórios / petição de recurso ordinário Relatório -relatório de compras / relatório de preços Processo -processo de desocupação / processo de execução fiscal Certidão -certidão de casamento / certidão de nascimento

5.

Quanto ao valor

Administrativo

 
 

Fiscal

Informativo

 
 

Legal

Permanente

 

Primário

Probatório

Secundário

6. Quanto à natureza do assunto • Ostensivos ou ordinários • Sigilosos 7. Quanto ao formato
6.
Quanto à natureza do assunto
• Ostensivos ou ordinários
• Sigilosos
7.
Quanto ao formato
• Formato
8.
Quanto à forma
• Forma
9.
Quanto à técnica de registro
• Técnica de registro
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo:
O arquiva// é o conjunto de técnicas e procedi//s q visa ao acondiciona// e armazena// dos
documentos no arquivo.Devemos considerar 2 formas de arquiva//: A horizontal e a vertical
Arquivamento Horizontal : os documentos são dispostos uns sobre os outros, deitados,
dentro do mobiliário. É indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes
dimensões, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.
Arquivamento Vertical : os documentos são dispostos uns atrás dos outros dentro do mo-
biliário. É indicado p/ arquivos correntes, pois facilita abusca pela mobilidade na disposição
dos documentos
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os
métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibili//
ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos.
• sistema direto de busca e/ou recuperação: Quando NÃO HÁ essa necessidade de uma ferra-
menta (índice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um
arquivo como por exemplo, os métodos alfabético e geográfico
• sistema indireto de busca e/ou recuperação: Quando HÁ essa necessidade de uma ferra-
menta (índice, tabela ouqualquer outro semelhante) para localizar um documento em um
arquivo como são os métodos numéricos.
Os métodos d Arquivamento são os CRITÉRIOS q determinam o modo, a ordem d guarda d
documentos em um arquivo p/posterior buscados mesmos (recuperação da informação).
Esses métodos d arquiva// são divididos em 2 classes, os básicos e os padronizados (não
confundir com a divisão em 2 sistemas, o diretoe o indireto)
Pertencem à classe dos básicos 4 métodos:
Pertencem à classe dos padronizados 5 métodos
• alfabético
• variadex
• numérico
• automático
• geográfico
• soundex
• ideográfico
• mnemônico
• rôneo
Método alfabético
Esse método consiste em simples// organizar um arquivo considerando o nome dos seus
correspondentes. Contudo, é necessário seguir um conjunto d regras p/a organização de
um arquivo com esse método.
Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custobaixo, de fácil
implantação e assimilação.
Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do arquivamento.
A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou palavra por palavra.
A escolha de um implica na exclusão do outro.
Ex.: - arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos DePenedo. Na orde-
nação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome eem CAIXA ALTA. Assim,
vamos arquivar utilizando os dois critérios:
São 13 regras: Regra 01: Em nomes d pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois
São 13 regras:
Regra 01: Em nomes d pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o pre-
nome. Ex:
Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome. Ex:
Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Regra 02: Sobrenomes compostos por 1 substantivo e 1 adjetivo, ou ligados por hífen
não se separam.Ex:
Henrique Boa Morte ---------------------------------------- BOA MORTE, Henrique
Artur Castelo Branco --------------------------- -------------CASTELO BRANCO,Artur
Heitor Villa-Lobos -------------------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São nãose separam.
Ex:
Sidney Santa Fé -----------------------------SANTA FÉ, Sidney
Marcos Santo Cristo -----------------------SANTO CRISTO, Marcos
Pedro Carlos São Domingos ---------- ---SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos
Regra 04: As iniciais abreviativas d prenomes tem precedência na classificação d sobre-
nomes iguais.Ex:
S. Ferreira ------------------------------ ---FERREIRA, S.
Sandro Ferreira -------------------------- FERREIRA, Sandro
Saulo Eduardo Ferreira ----------------- FERREIRA, Saulo Eduardo
Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO SÃO considera-
dos parte integrante do último nome.Ex:
João d’Alencar------------------------------ALENCAR, João d’
Silveira d’Almeida--------------------------ALMEIDA, Silveira d’
José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho,
são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO considerados na or-
denação alfabética. Ex:
Laura Barros Neto ------------------------ BARROS NETO, Laura
Ricardo Barros Filho ---------------------- BARROS FILHO, Ricardo
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar
Camila Pitanga Júnior ------------------ --PITANGA JÚNIOR, Camila
Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na ordenação,
analisamos o prenome, e temos q o L d LAURA vem antes do RICARDO. Assim, ignoramos
q o F de FILHO vem antes de N de NETO.
Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro elemento para fazer
a ordenação alfabética.Ex:
Nonato Barbosa Filho ----------------- ---------BARBOSA FILHO, Nonato
Nonato Barbosa Neto ----------------- ----------BARBOSA NETO,
NonatoNonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar
NonatoNonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de FILHO
vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.
Regra 07:
Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles devem ficar entre parên-
teses após o nome completo. Ex:
Ministro Guido Mântega ------------------- MÂNTEGA, Guido (Ministro)
Professor Renato Praia ------------------ ---PRAIA, Renato (Professor)
Coronel Sandro Rangel ------------------ ---RANGEL, Sandro (Coronel)
Regra 08:
Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, sãoconsiderados pelo último
sobrenome.Ex:
Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles
John Kenedy --------------------------------- -KENEDY, John
Jill Valentine ---------------------------------- VALENTINE, Jill
Regra 09:
As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO ser consideradas. O mais comum é
considerá-las parte integrante do sobrenome quando começadas c/ letra maiúscula.Ex:
Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di
Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta
July O’Brien -------------------------------------O’BRIEN, July
Regra 10:
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,que indica a família do
pai.Ex:
Sanches Camacho Guerra ------------- CAMACHO GUERRA, Sanches
Maria Diaz Herrera ----------------------DIAZ HERRERA, Maria
Mercedez Lopez Hernades ----------- -LOPEZ HERNANDES, Mercedez
Regra 11:
Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes) são registra-dos
exatamente como se apresentam.Ex:
Ali Mohamed ------------------------- -ALI MOHAMED
Deng Yutang ---------------------- -----DENG YUTANG
Omar Saad ------------------------- ----OMAR SAAD
Regra 12:
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser
registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO
CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes devem ficar após o nome, entre parênteses,
para facilitar a ordenação.Ex:
Correio Braziliense ----------------------- -CORREIO BRAZILIENSE
Fundação São Martinho ----------------- FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO
O Globo ----------------------------------- ---GLOBO (O)
The New York Times ---------------------- NEW YORK TIMES (The)
El País ------------------------------------- ----PAÍS (El)
Regra 13:
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e assemelhados, os
números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre
parênteses.Ex:
3º Congresso de Arquivistas -- ----------------CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°)
XIII Encontro de Jornalistas -------------------- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)
Nona Reunião de Veteranos ------------------- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona)
Método geográfico Esse método considera como elemento principal para recuperação dainformação o LOCAL ou PROCEDÊNCIA do
Método geográfico
Esse método considera como elemento principal para recuperação dainformação o
LOCAL ou PROCEDÊNCIA do documento.
Pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas p/ busca e recuperação.
Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar.
Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões.
Existem três formas de ordenação. Vamos a elas:
Forma 1:
Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por estados. Ao se utilizar
esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em
rigorosa ordem alfabética.Ex:
Acre – Rio Branco –------------ANGELIM, Raimundo
Acre – Assis Brasil –----------- SILVÉRIO, Jorge
Acre – Capixaba –------------- SANTANA, João
Acre – Porto Acre –----- ------- ARAGÃO, Vilas Boas
Bahia – Salvador – ------- ------SANGALO, Ivete
Bahia – Água Fria –------ ------ AMADEO, Sérgio
São Paulo – Campinas –------ DOLORES, Maria
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabética,
depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no exemplo acima, Rio Branco vem
em primeiro lugar por ser a capital do estado,e Salvador vem antes das demais pelo
mesmo motivo
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá aordem dos nomes,
começando pelo sobrenome e depois pelo prenome.Ex:
Bahia – Salvador –------------------ GIL, Gilberto
Bahia – Salvador -------------------- GIL, Preta
Bahia – Salvador –------------------- VELOSO, Caetano
Forma 2:
Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação por cidades. Nesta forma d
ordenação, não há necessidade de priorizar as capitais. Ex:
Areal –-------- Rondônia –---------- VALENTIN, Márcio
Diadema –-- - São Paulo –---------- CAVALCANTI, Roberto
Ilhéus –------- Bahia –---------------- SILVA, João
São Paulo –-- São Paulo –---- ------ ALEXANDRINO, Marcelo
Forma 3:
País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos países. Nesta forma
também é obrigatória a prevalência da capital sobre as demais cidades. Ex:
Brasil –-------- Rio de Janeiro ---------------------– GLOBO (O)
Portugal –---- Lisboa ------------------------------–-- FERREIRA, Manoel
Portugal ----– Coimbra –---------------------------- VAZ, Joaquim
O método é simples. Mesmo nas questões d provas não apresentam dificul//s: O mes-
mo procedi// deve ser adotado p/os outros critérios de arquivamento (lembre-se q no
critério CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE não é obrigatório priori-zar as capitais).
Método numérico
Considera como elemento principal o nº p/busca e recuperação da informação / docu-
mento.
Vantagens: diminui os erros de arquivamento.
Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui aagilidade na
busca e recuperação da informação.
Pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentaspara recuperação da informação (tabela ou índice).
Pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentaspara recuperação da
informação (tabela ou índice).
Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico edígito terminal.
Vamos a eles:
Numérico Simples:
Não requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em ordem
numérica. Deve-se apenas cuidar d elaborar um registro para evitar criar 2 ou mais pas-
tas c/o mesmo nº. O documento receberá um nº da pasta + um nº sequencial (ou tbém
nº de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquiva//, evita extravios e
possibilita a utilização de pastas que venham a vagar (ficar sem uso)
Ex: 1026 – 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o se-
qüencial dentro da pasta)
Numérico Cronológico:
Considera a data como principal elemento d busca e recuperação. Aqui se numera o do-
cumento, e não a pasta. É mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos são
ordenados em seqüência cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aprovei-
tar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidência d data.
Ex: 01-02-2001/027 (o 1º conjunto indica a data e o 2º a ordem do documento.Lembran-
do que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqüencial ou de forma
reduzida, por exemplo)
Numérico Dígito-Terminal:
Considera nº o do próprio documento como elemento principal d ordenação. É usado
principal// quando há grande volume de documentos, p/ reduzir erros em seu arquiva//
e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, q atribuem um nº
ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como já dito, utiliza o nº
do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.O número é dividido em grupos de
dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda.
Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples).
O número de arquivamento será: 25-67-41
41
– grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
67
– grupo secundário, indicando a guia
25
– grupo terciário, atribuído ao documento na guia(posição)
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do
menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também
ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos obserar o
grupo terciário e repetir o procendimento.
Ex: GT GS GP
25
85
95
86
92
95
06
07
98
Método ideográfico
Possui muitas subdivisões,o q facilita sua confusão e indução ao erro por falta d atenção.
O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a alfabética e a
numérica. A alfabética, por sua vez, está dividida em duas subclasses, quais sejam: o
dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica está dividida em três subclasses, quais
sejam: a decimal, a duplex e a unitermo
Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos 2 sistemas (direto e indireto). Isso vai depender de
Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos 2 sistemas (direto e indireto). Isso
vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada.
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado principalmente
em arquivos especializados.
Desvantagens: muitas subdivisões
Método alfabético dicionário:
Nesse método, os documentos são colocados em rígida ordem alfabética CONSIDERAN-
DO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado.Essa é a principal diferença en-
tre este e método alfabético:aquele considera o correspondente como principal elemen-
to de ordenação, enquanto este considera o assunto.
Ex:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Compras
Distribuição
Estoque
Informática
Livros
Manuais
Manutenção de Computadores
Protocolo
Publicações
Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética por assunto.Esses assuntos
são colocados na guia que separa os documentos
Método alfabético enciclopédico:
Esse método é similar ao alfabético, com a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS
DO GERAL PARA O ESPECÍFICO. Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem
alfabética, mas também haverá uma subclassificação.
Ex:
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE
Compras
Distribuição
INFORMÁTICA
Manutenção de computadores
PUBLICAÇÕES
Livros
Manuais
O concursando dever ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser difícil
realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que seja comum a outras. No
exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a materiais, são
comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum às outras.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
Tabela de temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de perma-
nência d um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem docu-
mentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil,
fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar
que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em
destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.
A tabela d temporalidade documental é o instrumento d gestão arquivística q determina: • os prazos
A tabela d temporalidade documental é o instrumento d gestão arquivística q determina:
• os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);
• quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial);
• e por quanto tempo devem ali permanecer
Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma,
digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo
permanente.
Comissão permanente de avaliação de documentos
É necessário q cada organização faça a constituição legal d sua Comissão Permanente d Ava-
liação d Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais d uma Comissão.
A comissão permanente d avaliação d documentos tem por finalidade assessorar à Divisão d
Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, tbém orientar e
realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve
ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.
Características da Tabela de Temporalidade
•Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e
nor-mativo, servindo d suporte p/ questões q se referem a períodos d permanência d
documentos no arquivo da mesma.
•Os processos d arquiva// q não estejam orientados por TTD, necessitam freqüente-
mente d novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites,
ser descontrolado e desordenado.
•A equipe do arquivo terá q dedicar um tempo considerável p/ trabalhos d triagem
freqüentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no q diz respeito a cobertura da massa
documental produzida pela organização, maior será a eficácia da mesma no processo
d arquivamento.
•A pessoa responsável pelo processo d arquiva// tem que ter um conhecimento bási-
co sobre as ferramentas da TTD para q haja o melhor funcionamento do arquivo.
Vantagens
São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo:
• diminuição da ocupação do espaço físico,
• agilidade na recuperação da informação,
• definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento,
• diminuição com custos operacionais,
• controle geral da massa documental,
• eficácia sobre a gestão documental.
Tabela de Temporalidade
Como é cediço todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, in-
termediária e permanente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu
ciclo de vida e passou para outra fase?
A resposta encontra-se na Tabela d Temporali//, q é o instrumento que define os PRAZOS
D GUARDA e DESTINAÇÃO FINAL dos documentos.
A Tabela de Temporalidade é criada pela comissão de avaliação dedocumentos formada
por funcionários q conheçam bem a organização, devendo ser aprovada pela autoridade
competente da instituição
O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia q trata do tem-
po q cada arquivo deverá permanecer nas fases correntes e intermediárias.
As fases do ciclo d vida d um documento são definidas a partir do seu valor documental
e d sua frequência d uso, q estão expressas na Tabela d Temporalidade d Documentos
TTD.
A Tabela de Temporalidade é definida como “ Instrumento de destinação , aprovado pela autoridade competente,
A Tabela de Temporalidade é definida como “ Instrumento de destinação , aprovado
pela autoridade competente, q determina prazos de transferência, recolhimento, elimi-
nação e mudança d suporte d documentos.
Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivos
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que asse-
gurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a
natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas
existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos,promove a proteção contra danos
físicos, químicos emecânicos. Os documentos devem ser guardados em ar-quivos, estantes,
armários ou prateleiras, apropriados acada suporte e formato.
Documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plan-
tas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas
medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados
em armários ou gavetas.
As mídias magnéticas, como fitas d vídeo, áudio e decomputador, devem ser armazenadas
longe d camposmagnéticos q possam causar a distorção ou a perda dedados. O armazena-
mento será preferencial// em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito
antiestático.
•As embalagens protegem os documentos contra apoeira e danos acidentais, minimizam as
variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água
e fogo em casos de desastre.
•As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pres-
são, caso tenhamde ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições d conservação
e limpeza, de forma a proteger os documentos.
•Todos os materiais usados p/o armazenamento d documentos permanentes devem manter-
se quimica// estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações q afetem
a preservação dos documentos. Os papéis e cartões empregados na produção d caixas e invó-
lucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas d preservação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionados em cartão al-calino, recomenda-se o uso de
invólucros internos depapel alcalino, para evitar o contato direto de documen-tos com
materiais instáveis
Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o trata//dos docu-
mentos, quanto pelos usuários, merecendo recomendações afixadas nas sa-las de trabalho
e de consulta, a saber:
• manusear os documentos originais com mãos lim-pas, de preferência fazendo uso
de luvas. Além deluvas, os técnicos devem também utilizar guarda-pós, e máscaras
para o manuseio de documentos.
• utilizar também luvas e máscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes,
discos e suportes magnéticos e ópticos, considerando-se a fragilidade desses ma-
teriais e a necessidade de proteção dos usuários;
• manusear documentos de grandes formatos emmesas de grandes dimensões;
• utilizar escadas seguras, especialmente desenhadaspara a retirada de documen-
tos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o depósito e a
sala de consulta, visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos;
• transportar documentos entre seções, p exposições ou p/ empréstimos externos
ou serviços d terceiros, como microfilmagem e conservação, seguindo procedimen-
tos padronizados d embalagem, transporte e manuseio, visando à preservação e
segurança dos documentos
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É acolocação do documento no arquivo, seja ele
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É acolocação do documento
no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele,ou o depósito. É o seu arquivamento.
Armazenamento
•Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais
apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em
tabela de temporalidade e destinação.
•A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades d acesso e de segurança
contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
• áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;
• áreas de risco de incêndios;
• áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica;
• áreas próximas a instalações estratégicas.
•As áreas d trabalho e d circulação d público deverão atender às necessidades d funcionali-
dade e conforto, e as de armazenamento d documentos devem ser total//independentes
das demais.
•Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:
• evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações;
• prever condições estruturais de resistência a cargas;
• a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Os depósitos deverão ser comparti-
mentados. Os compart//s devem ser independentes
entre si, separados por corredores,
com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas
independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização;
• evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de
depósito;
• evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação
de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
• aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial
daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou
pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para
amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos
prismas de menor insolação;
• promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial,inclusive com a dis-
posição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxodo ar;
• evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
• manter suprimento elétrico d emergência. Nas áreas d depósito, os documentos devem
ser armazenados separada//, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber
º
º
 

 

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

 

Classificação Alfabética

Classificação Numérica

Classificação Alfa-numérica

Classificação Cronológica

Classificação Geográfica

Classificação Ideológica

Classificação Decimal

Classificação Decimal Universal (CDU)

Classificação Automática

Classificação Alfabética

 

• No sistema d classificação alfabético, os grupos principais são ordenados pelas letras do alfabeto. • Dentro d cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se segundo a ordem alfabética da palavra-chave. Exemplo: Francisco Manuel Costa (A palavra chave, em geral, é COSTA) • A coincidência da primeira palavra chave numa série d documentos obriga a tomar como recurso uma nova palavra-chave p/ servir d orientação na classificação de documentos. • Este procedimento pode não resolver o problema e terá d se arranjar uma terceira pala- vra-chave para a sua resolução e assim sucessivamente. • É muito importante a existência de regras, normas e procedimentos a serem adotados para que os critérios a aplicar nas organizações sejam uniforme.