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IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE

SISTEMAS
CONTABLES





























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FASE I: PLANIFICACIN DEL SISTEMA

HISTORIA
El sector transporte juega un papel importante en la consolidacin de los procesos de
globalizacin y de competitividad en Per. En la etapa preindustrial el viaje era lento e
inseguro era debido a la inexistencia de medios de transporte eficaces. Todo el trnsito
por tierra se haca a lomos de animales: caballos, mulas, camellos; o en los carruajes
tirados por esos mismos animales, en las pocas carreteras que haba.
Pero el transporte de grandes mercancas se haca por mar, o por vas fluviales; en la
Edad Media, las carabelas de carga, o el bajel. El transporte por tierra era de
mercancas ligeras y de alto valor aadido, mercancas y personas. Normalmente los
circuitos en los que se movan los artculos eran cortos, ya que no solan sobre pasar el
mbito interregional. Era llevado a cabo por arrieros profesionales especializados.
El transporte de mercancas pesadas y voluminosas requera ms medios. Tambin
sola tener circuitos cortos, de mbito local o regional, que dependan de las ferias y los
mercados. Este transporte era responsabilidad de personas vinculadas al pueblo
productor, que al finalizar las tareas agrcolas se dedicaban al comercio. Pero tambin
habr transporte de larga distancia, con productos de poco peso y alto valor aadido.
Existan por entonces dos tipos de vas: los caminos de herradura, por los que slo
podan circular: mulas, bueyes, caballos y personas; y las carreteras, por las que
podan circular los carros. Las carreteras eran escasas, y slo unan las principales
ciudades. La responsabilidad de tener en buen estado las carreteras corresponda al
municipio. Para ello se cre a lo largo de la red un servicio de peones camineros
encargados de mantener la va en buen estado, pagados por el municipio, por medio de
los impuestos de paso. No obstante, con frecuencia, no se reparaba la va ms que con
motivo de la visita real.
En esta poca, los viajes eran largos y lentos. De otro carcter era el transporte fluvial y
martimo. Los barcos permitan una mayor carga, por lo que eran ms rentables, pero
necesitaban lugares de puerto donde arribar. En todas las ciudades importantes de la
costa, o en los ros navegables, haba puerto; pagado tanto por el municipio como por
las cofradas de los mercaderes. Estos puertos tuvieron una infraestructura muy
compleja, para garantizar la buena marcha de las transacciones. Durante la revolucin
industrial el transporte consigue un avance espectacular, fundamentalmente por dos
motivos: la creacin de una va segura y adecuada para el transporte, y una mquina
potente y regular.



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Estas caractersticas las tuvo el ferrocarril, que fue el gran medio de transporte que
impulsar la revolucin industrial, no slo por que pondr las mercancas en el mercado
en grandes cantidades, sino porque l mismo demand gran cantidad de productos
industriales. El transporte por ferrocarril permite, al disponer de una va privativa y
rpida, transportar grandes cantidades de mercanca de una manera segura, rpida y
regular.
A comienzos del siglo XX se consiguen los primeros derivados del petrleo de manera
industrial, y se logra tratar el hevea para obtener caucho. Comienza entonces el
asfaltado de las carreteras y se obtiene, con el motor de explosin y la rueda de
caucho, un vehculo rpido, y seguro, pero mucho ms verstil. Al no depender de la
va frrea puede llegar a todas partes, lo que le hace muy superior al ferrocarril. Pero
habr que esperar al asfaltado de las carreteras para que se note la ventaja. El coche
fue aumentando progresivamente su capacidad de carga, hasta que aparecen los
camiones.
Sin embargo, las carreteras, que hasta el momento haban estado infrautilizadas por
falta de un vehculo adecuado, toman pronto un protagonismo decisivo; hasta el punto
de desplazar en pocos aos al ferrocarril. El transporte por carretera evita la carga y
descarga del tren (dos operaciones menos), y tambin el almacenamiento en la
estacin, esto solo hace al transporte por carretera ms barato. Adems, impulsa la
industria siderrgica de transformacin y crea una compleja red de servidores para el
automvil.
Por esta misma poca los barcos a vapor desplazan a los veleros, y la aviacin
comienza a desarrollarse hasta alcanzar un protagonismo decisivo en el transporte de
viajeros, mercancas perecederas y productos de poco peso y volumen, pero de alto
valor aadido. Los grandes volmenes de mercanca a larga distancia y el comercio
internacional, siguen estando en manos de la marina mercante.
Hoy en da el sector del transporte es esencial para el funcionamiento de los pases, por
eso es el Estado quien construye las infraestructuras viarias: carreteras, vas de
ferrocarril, puertos ya aeropuertos, que todos pueden utilizar ms o menos libremente.
Para cualquier zona desarrollada la construccin de una carretera es una garanta








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1.1. PROCESO ADMINISTRATIVO

MISIN
Promover, regular las actividades de su competencia en forma eficiente, transparente
equitativa y descentralizada, con la participacin de los diversos representantes
pblicos y privados, enfocada a satisfacer la necesidad de movilizarse del usuario y
contribuir al desarrollo del pas.
VISIN
Ser un pas con servicios de transportes eficientes integrado nacional e
internacionalmente, que constituya a la competitividad de las actividades productivas y
mejore la calidad de vida de la poblacin, especialmente a los de bajos recursos.

Objetivos
Conservacin de la infraestructura del sector de transporte.

Promocin del desarrollo, seguridad y calidad en los servicios del sector.

Fortalecimiento de la gestin socio-ambiental en el sector transporte.

Contar con una administracin moderna, eficiente, transparente y estable que se
haga responsable de las direcciones, promocin, fiscalizacin, supervisin y
ejecucin del servicio.

Ordenar y desarrollar competitivamente la actividad de transporte.

Fortalecer el ordenamiento de las actividades de transporte bien sea de
personas y/o de carga.











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1.2. FUNCIONES DEL SECTOR TRANSPORTE
a) Disear, la promocin y desarrollo en materia del sector de Transportes.

b) Formular los planes nacionales sectoriales de desarrollo en el sector.

c) Fiscalizar y supervisar el cumplimiento relacionado con su mbito del transporte.

d) Otorgar y reconocer derechos a travs de autorizaciones, permisos y licencias.

e) Orientar en el mbito de su competencia el funcionamiento de los Organismos
Pblicos.

f) Planificar, promover y administrar la provisin y prestacin de servicios pblicos,
de acuerdo a la competencia.

g) Cumplir funciones ejecutivas en todo el territorio respecto a las materias de su
competencia.

















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1.3. ORGANIZACIN (ORGANIGRAMA)
La estructura orgnica bsica es la siguiente:





Gerencia
General
Administracion
Auxiliares de
Ventas
Choferes y
Ayudantes
rea de
mantenimiento
Contabilidad



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1.4. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIN (MOF)
GERENCIA GENERAL
Gerente General
El Gerente General tiene como funcin esencial dirigir las polticas y estrategias
institucionales hacia el logro de resultados, conducir las operaciones de la empresa, y
representar en asuntos de su competencia.
Funciones especficas:
a) Velar por el cumplimiento de los Acuerdos del Directorio.
b) Liderar la implementacin de la poltica institucional y de los planes y
programas de en coordinacin con los diferentes rganos de la empresa.
c) Dictar Resoluciones en el marco de su competencia.
d) Otras funciones que le asigne.

REA DE CONTABILIDAD
Contador
Tiene como funcin esencial la elaboracin de los estados financieros y otros
documentos contables necesarios para el anlisis econmico financiero de la empresa.
Funciones especfica:
a) Ejecutar los procedimientos de integracin contable; as como el anlisis de
cuentas y evaluaciones contables.
b) Realizar la conciliacin de la ejecucin de gastos en coordinacin con
Administracin y Gerencia.
c) Aplicar el Plan Contable Institucional de la Empresa y mantener actualizado el
plan de cuentas en los registros correspondientes, auxiliares, caja, bancos y
otros.
d) Mantener actualizado el control financiero, valuacin, depreciacin y conciliacin
con la oficina de control patrimonial.







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REA ADMINISTRACIN
Administrador
El Administrador tiene como funcin esencial administrar los recursos materiales,
financieros y humanos, as como desarrollar e implementar sistemas de informacin a
fin de contribuir al mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia y calidad de los
servicios de la Empresa.
Funciones especfica:
a) Formular y proponer la poltica administrativa, econmica y financiera de la
Empresa, as como gestionar y controlar su cumplimiento.
b) Conducir, controlar y evaluar el desarrollo del proceso de ingresos por cobro de
los servicios, necesarios para el registro financiero.
c) Conducir, controlar y evaluar la gestin de trmite documentario y archivo, la
gestin de recursos humanos y la gestin econmica financiera de la Empresa.
d) Representar a la Empresa ante las negociaciones.


REA DE MANTENIMIENTO
El Asistente de Mantenimiento tiene como funcin esencial efectuar labores de
mantenimiento de equipos e instalaciones.
Funciones especfica:
a) Realizar trabajos menores de mantenimiento de equipos e instalaciones.
b) Efectuar labores de mantenimientos de equipos que se le encargue
c) Efectuar labores de mantenimiento de equipos e instalaciones elctricas.
d) Realizar trabajos de las instalaciones de la Empresa.
e) Otras funciones que le asigne el Gerente.








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1.5. ANLISIS FODA DEL SECTOR TRANSPORTE
FORTALEZAS

Considerar al cliente como el centro y motivo de nuestros negocios.
Motivar la comunicacin interna fluida a fin de poder trabajar en conjunto e
involucrar los objetivos personales en el propsito de crecimiento de la
empresa.
Capacitar en forma permanente y sostenida a las personas que
conforman la organizacin.
Su propsito es atender las necesidades de transporte de personas y
encomiendas y/o cargas.
Promueve la difusin permanente de las actividades del sector, sus
metas, logros y tambin errores con el propsito de corregir y mejorar el
trabajo en equipo y la identificacin del trabajador con la empresa del
sector.

DEBILIDADES

Que por su demanda no satisfaga a todos sus servicios.
En su flota no encuentren piezas para el mantenimiento adecuado.
Muchas veces los trabajadores no realicen su trabajo segn las normas
de la empresa.
Al no cumplir las expectativas del cliente se genera noticia en contra de su
empresa.
Durante el viaje tienen la responsabilidad de dar seguridad a sus
pasajeros y/o cargas contra los asaltos o accidentes.

OPORTUNIDAD

El xito del sector es el resultado de una constante innovacin,
planeamiento, creatividad y desarrollo.
Brindar el servicio de transporte de personas y/o cargas con calidad
Servicio de correspondencia.
Cuenta con un servicio tecnolgico moderno en transporte.
El prestigio por su arduo trabajo de servir a sus clientes.
Ofrece paquetes de promociones diversos a sus clientes.







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AMENAZAS

Regular competencia a nivel nacional para los diferentes destinos.
Tener accidentes de trnsito, robos en el transcurso de llevar a sus
pasajeros a su destino.




























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FASE II. DESCRIPCIN DEL SISTEMA

2.1. POLTICAS CONTABLES
PRPOSITO Y BASE TERICA
Las polticas contables son estndares para uniformar los distintos aspectos del
proceso contable de las transacciones de las empresas en general y de las pequeas y
medianas empresas en particular. La aplicacin de las normas contables deber
conducir a que las cuentas empresariales, formuladas con claridad, expresen la
situacin financiera y econmica de la empresa.
Las polticas contables utilizadas para preparar y presentar los estados financieros
deben ser aplicadas de manera uniforme de un ejercicio a otro, salvo que el cambio en
dichas polticas contables resulte de una variacin significativa en la naturaleza de las
operaciones de la empresa
Las polticas contables en las empresas del sector transporte se van a basar en los
objetivos que cada una de ellas se proponga para lo cual es necesario que las polticas
se demuestren despus de un periodo de tiempo, en estos casos cada empresa
obtendr resultados como de solvencia, rentabilidad, liquidez y estabilidad.
Hoy en da las empresas de transporte tienen como prioridad mantener una posicin
financiera slida, lo que implica un adecuado nivel de endeudamiento y una holgada
cobertura de gastos financieros. En sus inversiones financieras, privilegia una posicin
conservadora, manteniendo el equilibrio entre rentabilidad, riesgo y liquidez.
















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POLTICAS CONTABLES DE LA EMPRESA DEL SECTOR

Es responsabilidad del rea contable seleccionar y aplicar las polticas contables de
acuerdo a normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Per, sin
embargo mencionaremos algunas polticas que las empresas del sector transporte han
establecido.

- Para el registro contable de las operaciones se llevarn de acuerdo a las Normas
internacionales de Contabilidad.

- Las operaciones se registrarn en moneda de curso legal.
Conjunto de Estados Financieros Bsicos
- Los estados financieros bsicos estarn constituidos por: El Estado de Situacin
Financiera, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en
el Patrimonio, Polticas Contables y las Notas a los Estados Financieros.
- Mensualmente se elaborar un balance de comprobacin.
Fondo de Caja Chica
- Para los gastos de menor cuanta se crear un fondo de caja chica que ser
inicialmente de S/. 3000. 00 y ajustable de acuerdo a las necesidades de la empresa.
- El monto mximo de pago para el fondo de caja chica ser de S/. 150.00, que ser
ajustable segn se requiera, montos superiores debern hacerse con cheque.
Inventarios
- Los suministros de materiales sern valuados al costo de adquisicin.
- Se establecer el procedimiento de inventario permanente para el control en bodega
de los diferentes suministros de materiales e insumo, a travs del mtodo PEPS.
Propiedades, planta y equipo
- La propiedad, planta y equipo se valorarn al costo de adquisicin.
- Los bienes muebles e inmuebles, excepto terrenos sern depreciados a travs del
mtodo de Lnea Recta.





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Ingresos por servicios de transporte
- Los ingresos diarios se controlaran por medio de la emisin de comprobantes de
pago.
- Los encargados de cada oficina emiten diariamente una liquidacin de todos los
ingresos.
- Conciliar los saldos en libros con los respectivos inventarios fsicos, al menos una vez
al ao, de manera obligatoria
- Las ventas de pasajes sern al contado, salvo casos autorizados por gerencia.
- Depositar los ingresos diarios por ventas al da siguiente.
Costos y Gastos
- Todos los costos y gastos se pagarn por medio de cheque o por caja chica los
cuales irn autorizados.
Prstamos
- El monto mximo de prstamo y anticipo ser el 100% del salario y/o dividendo del
empleado o accionista; montos mayores sern autorizados por la Gerencia.

PRESENTACIN
La presentacin y clasificacin de las partidas en los estados financieros se conservar
de un ejercicio a otro, a menos que:
- Tras un cambio en la naturaleza de las actividades de la entidad o una revisin
de sus estados financieros, se ponga de manifiesto que sera ms apropiada otra
presentacin u otra clasificacin, tomando en consideracin los criterios para la
seleccin y aplicacin de polticas contables de la NIC8;o
- Una Norma o Interpretacin requiera un cambio en la presentacin.








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2.2. DOCUMENTOS DE REGISTRO CONTABLES
(FLUJOGRAMAS)
MANEJO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales
originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma
ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a
ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en
l se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la
empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de
una empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad que se
realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de los
documentos.

DOCUMENTOS FUENTES:
Orden de Pedido de bienes
Orden de Pedido de servicios











Manifiesto de pasajeros



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Manifiesto de Encomiendas











Hoja de Ruta



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Croquis para la venta de boletos












DOCUMENTOS CONTABLES



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Recibo de ingresos
Recibo de egresos
Comprobantes de pago
Liquidaciones diarias
Estados de cuenta
rea de Operaciones Complementarias
Plizas de seguro, revisiones tcnicas, contratos, declaraciones juradas, nota de
cargo de banco, nota de abono de banco, vouchers de depsitos, talonario de
cheques, comprobantes de pago de leasing.





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FLUJOGRAMA DE COMPRAS



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FLUJOGRAMA DE VENTA DE PASAJES





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FLUJOGRAMA DE CONTABILIDAD





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FLUJOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE BUSES

























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2.3. CONTROL INTERNO
La preocupacin que existe sobre las empresas privadas es el manejo del control
interno, ltimamente se ha podido ver gran cantidad de grandes y medianas empresas
que de la noche a la maana ya no lo eran. Algunas empresas quebradas, otras en
reestructuracin y otras declaradas como insolventes. Bien pero qu es el control
interno?, el control interno es el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas,
normas, registros, procedimientos y mtodos, incluido el entorno y actitudes que
desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles
riesgos que afectan a una entidad pblica y/o privada.
REAS DEL CONTROL INTERNO
EFECTIVO
Objetivo
- Establecer un eficiente sistema y procedimiento de control interno para proteger y
salvaguardar de robo y fraude el efectivo.
Polticas
- Registrar todos los ingresos en forma oportuna
- Depsito intacto de los ingresos diarios
- Segregar funciones en el control de efectivo
- Centralizar tanto como sea posible la recepcin del efectivo
- Establecer un fondo fijo de caja chica para pagos menores
- Establecer un monto mximo para el fondo de caja chica
- Efectuar todos los pagos por medio de cheque, excepto los pagos menores controlados por
caja chica
- Efectuar arqueos peridicos y en forma sorpresiva
- Realizar conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas corrientes
- Cada cheque que se expida deber estar amparado con la documentacin correspondiente,
previa revisin y autorizacin.
- Registrar las transferencias que se efectan de un banco a otro, y las cuentas de un mismo
banco.
- Prohibir la firma de cheques en blanco.



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CUENTAS POR COBRAR
Objetivos
Establecer un control interno eficiente y eficaz que permita el registro adecuado y oportuno de
cada uno de los conceptos que conforman las cuentas por cobrar.
Polticas
- El Gerente es el nico responsable de la autorizacin de los prstamos y anticipos.
- Cuando la empresa otorgue prstamos a empleados; debe de manejar un lmite del crdito
con relacin al tiempo y dinero.
- Nombrar a una persona para que maneje las cuentas por cobrar.
- La garanta para el otorgamiento de prstamos ser de sueldos y/o dividendos.
- El monto mximo de prstamo y anticipo ser el 100% del salario y/o dividendo del empleado
o accionista; montos mayores sern autorizados por la Gerencia.
INVENTARIO DE SUMINISTROS DE MATERIALES E INSUMOS
Objetivo
Establecer un sistema de control interno eficiente, eficaz y econmico de los inventarios
de suministros e insumos.
Polticas
- El departamento de administracin deber elaborar un plan anual de inventarios de
suministros de materiales e insumos.
- Se establecer el procedimiento de inventario permanente para el control en bodega
de los diferentes suministros de materiales e insumo, a travs del mtodo PEPS.
- Se nombrar a un responsable para la custodia de los inventarios de suministros de
materiales e insumos, el cual rendir fianza.
- Se establecer un mximo y un mnimo de existencia.
- Todas las existencias se almacenarn en una bodega bajo la custodia del
responsable.
- Asegurar los inventarios de suministros de materiales e insumos mediante la
adquisicin de plizas de seguro.
- Todas las salidas de bodegas debern estar soportada por la documentacin
comprobatoria correspondiente y debidamente autorizada.



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- El encargado de bodega deber informar oportunamente sobre los suministros de
materiales e insumos obsoletos y daados.
- Deber solicitarse la autorizacin por escrito del funcionario responsable para
disponer o dar de baja los suministros de materiales e insumos obsoletos y daados.
- Se realizar inventario fsico de los suministros de materiales e insumo dos veces al
ao, el primero al 30 de junio y el segundo al 31 de diciembre.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Objetivo
Establecer un sistema de control interno eficiente y eficaz que permita el manejo
adecuado de los bienes que integren la cuenta: Propiedades, planta y equipo.
Polticas
- Cada persona ser responsable de la custodia y manejo de los bienes que se les
asigne.
- Mantener un programa de mantenimiento peridico preventivo para las unidades de
transporte.
- Asegurar las unidades de transporte contra incendios, accidentes de trnsito y contra
terceros.
- Los bienes muebles e inmuebles, excepto terrenos sern depreciados a travs del
mtodo de lnea recta.
CUENTAS POR PAGAR
Objetivo
Establecer un sistema de control interno adecuado que permita identificar y separar las
partes que componen las cuentas por pagar.
Polticas
- Se establecer una separacin de las partes que componen las cuentas por pagar
segn su naturaleza y tiempo de endeudamiento.
- Determinar niveles mximos de endeudamiento.
- Realizar conciliaciones cada mes entre los registros auxiliares y las confirmaciones
hechas a los acreedores.



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- Los pagos o abonos a cuentas por pagar se harn por una persona autorizada por la
empresa quien programar dicho pago para el logro de una buena imagen de la
entidad.
- Mantener actualizados y depurados los saldos de cada uno de las cuentas.
PRSTAMOS
Objetivos
Establecer un sistema de control interno adecuado que permita el manejo eficiente de
los prstamos a corto y largo plazo.
Polticas
- La administracin establecer los niveles mximos de endeudamiento.
- Realizar conciliaciones mensuales, entre los registros auxiliares y las confirmaciones
recibidas por parte de los acreedores financieros.
- Cuando el prstamo sea garantizado con inmuebles verificar el momento del pago
final, para que se liberen completamente las garantas.
- Asegurar los bienes dados en garantas.
- Mantener actualizado el saldo de prstamo.
IMPUESTOS POR PAGAR
Objetivo
Establecer un control interno eficaz y eficiente que permita identificar el procedimiento
tcnico y legal del impuesto por pagar.
Polticas
- Elaborar el estado de resultados al 31 de diciembre en los primeros diez das del ao
subsiguiente para establecer el impuesto sobre la renta.
- Si al comparar el pago a cuenta con el impuesto sobre la renta establecido resultara
un impuesto por pagar, este deber cancelarse en los primeros cuatro meses de cada
ao.






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GANANCIA 0 PERDIDA ACUMULADAS
Objetivo
Establecer un sistema y procedimiento eficiente para controlar las ganancias prdidas
acumuladas.
Polticas
- Las ganancias solo se repartirn o se capitalizarn por decisin del dueo o de
gerencia
INGRESOS
Objetivo
Implementar el mecanismo que permita controlar los ingresos percibidos en concepto
de pasaje
Polticas
- Depositar ntegramente los ingresos diarios, esto lo efectuar el auxiliar de ventas de
cada lugar de ventas.

COSTOS Y GASTOS POR SERVICIOS
Objetivo
Establecer las polticas y procedimientos necesarios para controlar de forma eficiente,
eficaz y econmica todos aquellos costos y gastos generados en la prestacin de
servicios de transporte.
Polticas
- Todo pago en concepto de costos y gastos por servicio estar respaldado por su
respectivo documento de egreso.
- Todos los costos y gastos se pagarn por medio de cheque o por caja chica los cuales
irn autorizados.
- Los costos y gastos se clasificarn segn su naturaleza.






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GUIA DE CIERRE CONTABLE
Objetivo
Establecer procedimientos que permitan elaborar adecuadamente una gua de cierre.
Polticas
- Se elaborar el balance de comprobacin al 31 de diciembre de cada ao.
- Verificar si se registraron todas las operaciones financieras generadas durante el
perodo.
- Realizar todos los ajustes requeridos para determinar el total de todos los ingresos,
costos y gastos del perodo.
- Liquidar las cuentas de resultados
- Liquidar saldos de cuenta de balance
- Al inicio del ejercicio, dar apertura a las cuentas de balance.














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