Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en 2 tipos: Las Simples y las relacionales. Una base de datos simple es como Excel donde toda la informacin se encuentra almacenada en una sola tabla; por otra parte las bases de datos relacionales como Access permite que pueda haber mas de una tabla relaciones entre ellas, permitiendo el ahorro de tiempo, reduciendo el numero de errores, facilitando la actualizacin de datos y mejorando la estructura de almacenamiento de los mismos. En Access se utilizan diferentes objetos para estructurar, como son: Las tablas, los formularios, las paginas de acceso a datos, los informes, las consultas, las macros y los mdulos los cuales se utilizan para automatizar tareas.
Objetos en una base de datos. Existen 2 formas para trabajar en una base de datos, desde el diseo y la administracin de datos; la primera nos sirve para disear los objetos (tablas, formularios) y la segunda para introducir y modificar los datos en los objetos ya diseados.
Como disear una base de datos. Es recomendable que antes de disear una base de datos nos detengamos a unos momentos a pensar sobre nuestras necesidades en concreto y despus hacer una estructura previa a la base de datos, de manera que sea necesario. 1. determinar el propsito de la base de datos 2. Determinar las tablas necesarias para la bd. 3. Determinar los campos que sern utilizados como campos claves (llaves principales) 4. Identificar los campos que sern utilizados como campos clave pues de aqu, el tequila y asi 5. Determinar el tipo de relacin que habr de establecerse entre c/u de las tablas.
Creacin de tablas y relaciones. Las tablas son la parte fundamental de cualquier base de datos, ya que contienen la informacin en la que se basan el resto de los objetos; de tal manera existen dos modos para trabajar en 1 tabla las cuales son, el modo diseo (se utiliza para definir la estructura y el contenido de los campos que van a componer una tabla. -Nombre del campo: Sirve para identificar la informacin de un campo. -Tipo de dato: Clase de informacin que se puede introducir en un campo. -Descripcin: Se detalla con claridad, como se deber de llenar ese campo. -Propiedad del campo: Es el conjunto de caractersticas que briindan un control adicional al tipo de informacin a introducir.
Relaciones de tablas.
Estas se utilizan para unir informacin relacionada entre las tablas cuando se desea crear un formulario, un informe o una consulta, que contenga informacin de mas de una tabla en una bd. Es posible generar en Access 3 tipos de relaciones , las cuales son:
a) Relacin de 1 a varios: En este tipo de relacin un registro de una tabla puede tener mas de un registro que coincida con la otra tabla, pero la otra tabla solo puede tener un registro coincidente con la primera. b) Relacin de muchas a muchas: Este tipo de relacin permite que un registro de una tabla pueda tener mas de un registro coincidente en la otra tabla; y solo podremos crear este tipo de relacin si existe una tercera tabla que nos genere la unin entre el conjunto de tablas. c) Relacin de una a una: Permite que cada registro de una tabla pueda relacionarse con solo un registro de la otra tabla. Una vez que se han establecido los tipos de relacin ser necesario determinar y/o configurar la clave principal campo clave, el cual podr ser utilizado para identificar a cada registro en una tabla. Los campos clave pueden ser de tipo:
-Auto numrico, campo sencillo y campo mltiple ya que se han definido los campos clave ser necesario establecer las relaciones entre las tablas, relacionando el campo clave de una tabla con el campo que coincida en la otra tabla,. Para ello se deber de aplicar a la relacin la integridad referencial, misma que sirve para mantener las relaciones definidas entre las tablas al agregar, actualizar o eliminar registros. Durante este proceso ser necesario tambin identificar el tipo de combinacin que habr de expresarse entre el conjunto de tablas relacionadas.