METODOLOGIA DE SISTEMAS SUAVES CHECKLAND

La Metodologa de Sistemas Suaves tal como fue concebida por el Profesor Peter Checkland. Esta
metodologa es una manera de ocuparse de situaciones problema en las cuales hay un alto
componente social, poltico y humano en la actividad, es el caso de la Planeacin. Esto distingue a
la SSM de otras metodologas que se ocupan de problemas duros, de orientacin ms tecnolgica.
SSM SE DIVIDE EN SIETE ETAPAS DISTINTAS
1. El encontrar hechos de la situacin problema. sta es una investigacin bsicamente en el
rea del problema. Quines son los jugadores claves? Cmo trabaja el proceso ahora ?
etc.
2. Expresar la situacin problema con diagramas de Visiones Enriquecidas. En cualquier tipo
de diagrama, ms conocimiento se puede comunicar visualmente. Un dibujo vale ms que
1000 palabras.
3. Seleccionar una visin de la situacin y producir una definicion raz. Puede qu existan
perspectivas diferentes al mirar la situacin problema.
4. Modelos conceptuales construidos de lo que hace, las necesidades del sistema para cada
una de las definiciones raz. Usted tiene bsico " los qus" de las definiciones de la
raz. Se definen "los cmo".
5. Comparacin de los modelos conceptuales con el mundo verdadero. Compare los
resultados de los pasos 4 y 2 para ver donde hay diferencias y similitudes.
6. Identifique los cambios factibles y deseables. Hay las maneras de mejorar la situacin.
7. Recomendaciones para tomar la accin que mejore la situacin problema. Cmo usted
pondra prctica los cambios del paso 6.


ETAPAS DE LA MSS
Etapa 1: Situacin problema no estructurada.
La etapa inicial consiste simplemente en que los encargados y/o los empleados (propietarios del
problema) deciden que son requeridos una revisin o un cambio de tareas y la manera en que
debe realizarse y llaman a un analista (facilitador del problema). La gente de la organizacin
acepta que puede haber un problema o ven una posibilidad de mejorar y son de la idea de que se
inicie el anlisis o la revisin. La metodologa de sistemas suaves aporta en principio que el
trmino 'el problema'es inadecuado porque hace que se minimice la visin de la situacin. La
metodologa de los sistemas suaves cree que 'la situacin problema' es un termino ms apropiado
puesto que puede haber muchos problemas que tienen la necesidad percibida a ser
solucionados.
Etapa 2: Situacin problema expresada.
En la etapa 2, el analista recoge y clasifica la informacin y prov una cierta descripcin de la
situacin problema. Lo siguiente es la informacin que estamos buscando:
la estructura de la organizacin: esos factores que no cambian fcilmente (las construcciones,
las localizaciones, el ambiente, etc);
procesos o transformaciones que se realizan dentro del sistema: muchos de stos estn
cambiando constantemente;
hechos que son expresados o sentidos por los miembros de organizacin (quejas, crticas,
sugerencias, etc).
Hay muchas estrategias que los analistas pueden emplear cuando recogen los hechos, ms all de
enfoques muy informales, no estructurados a las herramientas hasta las muy formales,
estructuradas empleadas en anlisis tradicional de los sistemas. Algunas de las tcnicas son:
Observacin del trabajo:
o identificacin de las tareas realizadas
o identificacin de las herramientas empleadas
o establezca las interacciones entre personas/sistemas
Entrevistas:
o no estructurada, informal ("dgame lo que usted hace")
o semi estructurada (cuestionario con respuestas ampliables)
o altamente estructurada (cuestionario con rectngulos a hacer tictac)
o incidentes crticos
o grabacin audio
La etapa 1 y la etapa 2 son una fase de la 'expresin' durante a la cual una tentativa se hace para
construir la posible visin enriquecida, no 'el problema' sino la situacin que all se percibe como
problema. Es muy importante no reducir nuestro alcance de la investigacin demasiado rpido. Si
seleccionamos un enfoque muy estructurado tal como un cuestionario bien escogido mltiple al
principio de nuestro estudio, y construimos un modelo en base de esos resultados solamente,
excluimos probablemente mucha de la informacin que podran ser relevante. Pues una estrategia
general, por lo tanto, es mejor emplear una seleccin no estructurada tcnicamente desde el
principio, y emplear ms bien tcnicas estructuradas despus de que una primera impresin del
problema se haya definido, con el fin de sacar la informacin detallada o de controlar suposiciones.
La Visin Enriquecida.
La visin enriquecida se utiliza para proveer un modelo para pensar acerca del sistema y para
ayudar al analista a obtener una apreciacin de la situacin problema. Es importante notar la
diferencia entre visin enriquecida y modelo formal. La visin enriquecida no procura modelar al
sistema de una manera particular. Provee una representacin de cmo podemos mirar y pensar
acerca el sistema.
Ilustracin Global de las etapas 1 y 2 de la SSM.
Un diagrama de la transformacin fue producido para ilustrar la primera etapa 1 y la etapa 2 en
SSM como el mostrado en el cuadro 2:

Cuadro 2: Proceso de transformacin para producir una Visin Enriquecida.
La ayuda del propietario del problema es la entrada de informacin al proceso. El facilitador de
problema realizar el anlisis del sistema suave y terminar satisfactoriamente con una Visin
Enriquecidacomo produccin de este proceso de transformacin. El analista utilizar la Visin
Enriquecida. para ayudarse en su comunicacin con el propietario del problema. ste le notificar
del conflicto observado del personal y la funcin. La Visin Enriquecida se utiliza para identificar
problemas e informar al propietario de la situacin problema ms bien que proverle de la solucin
posible.

Trampas que necesitan ser evitadas
Las trampas siguientes necesitan ser evitadas durante la etapa inicial de SSM:

No reducir el alcance de la investigacin muy al principio.
La visin enriquecida se ensambla sin la imposicin de una estructura y/o de una solucin
determinada a la situacin problema.
Pueble tienen difcil de interpretar el mundo de la manera floja, y muestran a menudo un deseo
concludo-urgente para la accin.
No presionar el anlisis en trminos de los sistemas en todos.
Advertir que habr muchas versiones posibles del sistema.
Etapa 3: Nombramiento de los Sistemas Relevantes.
Definiciones raz.
Es necesario prestar atencin a la formulacin del nombramiento de los sistemas relevantes para
escribirlos de manera que un modelo pueda ser construido basado en cada nombramiento. Estos
nombramientos se conocen como Definiciones Raz. El propsito de la definicin raz es expresar
el propsito central de un cierto sistema til de actividad. Es importante que se ponga atencin en
el desarrollo de las definiciones raz. Las definiciones raz correctamente escritas proveen una
directriz mucho ms simple en la construccin del modelo de un sistema.
Una definicin de raz se expresa como un proceso de la transformacin que toma una entidad
como entrada de informacin, cambia o transforma a esa entidad, y produce una nueva forma de la
entidad. Una prescripcin para desarrollar estos procesos la transformacin se muestra en la
siguiente tabla, que muestra ejemplos de transformaciones tpicas de la operacin de un curso de
golf. Como usted puede notar, estas transformaciones variarn grandemente, dependiendo de la
opinin del mundo que se aplique.
ENTRADA DE
INFORMACIN
PRODUCCIN
COMO ES VISTO A
LOS OJOS DE:
Pista inusitada
Pista ocupada por curso del
golf.
Arquitecto.
Necesidad por
tiempos de la te.
La necesidad por tiempos de
la te se resuelve.
Gestin Del Club.
Bolas nuevas del golf.
Utilizado, rascado encima de
bolas del golf.
Industria del equipo.
Germen de la hierba Hierba madura. Greenskeepers
Alimento crudo. Comidas de calidad. Cocinero de la cocina.
Golfer registrado.
Golfer que termin alrededor
en X frota ligeramente.
Favorable personal del
departamento.
Programa de la
leccin del golf.
Programa facilitado de la
leccin.
Profesional del Club.
Tabla 1. Transformaciones una a una que implican opiniones diferentes del mundo.
Producir una definicin de raz es un proceso progresivo de dos pasos.
1. Un hecho o una tarea se elige de una visin enriquecida
2. Se define un sistema para realizar la tarea o para dirigir los hechos.
Cada definicin raz implica dos cosas importantes. Lo primero es que debemos implicar cierta
visin del mundo. La definicin de la opinin del mundo no es siempre trivial. Tambin, no es
deseable definir todas las opiniones del mundo. Recuerde que cada visin enriquecida implicar
una variedad de opiniones del mundo. Los ojos pueden venir de fuentes tales como oficiales del
gobierno, ejecutivo de compaas, encargados del proyecto, empleados, clientes, competidores y
medios de noticias. Cada una de estas opiniones del mundo ser conectada a unas o ms
definiciones raz distintas.
CATWOE
Las definiciones de la raz se escriben como sentencias que efectan una transformacin. Hay seis
elementos que hacen a una definicin raz bien formulada, que se resumen en la mnemnica
CATWOE.
Cliente: considera a cada uno que est presto para obtener beneficios de un sistema. Si el sistema
implica sacrificios tales como despidos, son vctimas deben tambin ser contadas como clientes.
Actor: Los actores realizan las actividades definidas en el sistema.
Proceso de la transformacin: Esto se muestra como la conversin de la entrada de informacin a
la produccin.
Weltanschauung: La expresin alemana para la opinin del mundo. Esta opinin del mundo hace
que el proceso de la transformacin sea significativo en contexto.
Propietario:Cada sistema tiene algn propietario, quien tiene el poder para comenzar y/o para
cerrar el sistema.
Apremios ambientales: Los elementos externos que existen fuera del sistema que se toman como
dados. Estos apremios incluyen polticas de organizacin as como materias legales y ticas.
CATWOE se utiliza principalmente con el fin de analizar las sentencias de la definicin raz, pero se
puede utilizar como bloque de construccin para derivar la sentencia de la definicin raz si
sabemos los elementos de CATWOE.
Utilizamos CATWOE como la espina dorsal para desarrollar definiciones raz debido a que el uso
de la transformacin en s misma como definicin raz se hace difcil de modelar. La transformacin
y la opinin del mundo son el centro del CATWOE. Cada actividad se puede expresar en muchas
maneras, usando opiniones diferentes del mundo. Es una buena idea que diferentes puntos de
vista sean utilizados para desarrollar definiciones raz diferentes. CATWOE tambin reconoce la
necesidad de explicar lo relativo a propiedad, funcionamiento, beneficiarios, vctimas y apremios
externos, que son cosas importantes a explicar en la documentacin del sistema.
Etapa 4: Modelos Conceptuales.
Dado una definicin raz de un sistema, un modelo conceptual puede ser modelo conceptual
trazado de A es un modelo humano de la actividad que estrictamente se conforma con la definicin
raz usando el conjunto mnimo de actividades. Los pensamiento de sistemas se aplican en este
desarrollo.
Pensamiento de Sistemas.

Cuadro 3. La Ruta del Pensamiento de Sistemas.
El cuadro 3 muestra que los pensamiento de sistemas es un proceso iterativo que combina tres
conceptos
El mundo percibido:Cada uno de nosotros tenemos nuestras propias opiniones del mundo.
Ideas:Percibimos el mundo a travs del marco de ideas que estn internas en nosotros.
Metodologa: Hay muchas de stas para pensar acerca del mundo, la SSM es solo una.
Modelacin de Sistemas Formales
El Pensamiento de Sistemas Formal se aplica al desarrollo del modelo conceptual. El Modelo
Formal del Sistema sirve como una gua de consulta para controlar el modelo conceptual que
trazamos. Deje que S represente a un sistema de actividad humana. Bajo el modelo de Sistema
Formal, S es un sistema formal si y solamente si cumple los criterios siguientes:
S debe tener una misin.
S debe tener una medida del funcionamiento.
S debe tener un proceso de toma de decisin
S debe tener componentes que interactuan con unos con otros tal que los efectos y acciones son
transmitidos a travs del sistema.
S debe ser acotado por un sistema ms amplio con el cual interactua.
S se debe limitar del sistema ms ancho, basado en el rea donde su proceso de toma de decisin
tiene poder para hacer cumplir una accin.
S debe tener recursos a disposicin de su proceso de toma de decisin.
S debe tener estabilidad a largo plazo, o la capacidad de recuperarse en el caso de un disturbio.
Componentes de S deben ser sistemas que tienen todas las caractersticas de S (subsistemas).
El modelo conceptual se puede escribir como grfico dirigido, similar a una grfica PERT. Los
nodos en el grfico son actividades que se harn. Estas actividades se basan en los verbos de la
definicin raz. La estructuracin del sistema se basa en la dependencia lgica. Las dependencias
lgicas se muestran como arcos en el grfico. Un arco en el grfico significa que la actividad de la
fuente es un requisito previo para la actividad de la destinacin.


Monitorear un sistema.
Monitorear un sistema operacional consiste en tres actividades:
Defina una medida del funcionamiento: Podemos utilizar cualesquiera o las tres para la medida del
sistema operacional

o Eficacia - trabaja
o Eficiencia - cunto del trabajo termin con los recursos consumidos dados
o Eficacia - son las metas satisfechas.
Monitorear las actividades en el sistema operacional, de acuerdo con la mtrica definida en etapa
1.
Tomar la accin del control: Utilice los resultados de estas mtricas para determinar y para ejecutar
la accin que controle al sistema operacional.
Etapa 5: Comparar modelos conceptuales con realidad
sta es la etapa de regreso al mundo verdadero, pasando sobre la lnea punteada. En esta etapa,
los modelos conceptuales construidos en la etapa 4 sern comparados con la expresin verdadera
del mundo, de la etapa 2. El trabajo puede conducir en esta etapa a la reiteracin de la etapa 3 y la
4. Previa experiencia anterior de usar SSM indic que la comparacin no es de hecho una
comparacin propiamente dicha. Esto ser discutido ms adelante. Basado en el anlisis razonado
de esta metodologa, hay cuatro maneras de hacer la comparacin del nmero de experiencias.
En SSM, Checkland define la comparacin como el punto que las opiniones intuitivas del problema
son reunidas con las construcciones de los sistemas por lo que los pensadores de sistemas
afirman proveer una profundidad epistemologica y ms generalidad de la realidad debajo de los
aspectos superficiales; es la etapa de la comparacin la que incorpora las hiptesis bsicas de los
sistemas que los conceptos de los sistemas proveen un medio de prueba de la complejidad de la
'realidad' .
Cuatro maneras de hacer la comparacin pueden ser resumidas como sigue:
1. Usar los modelos conceptuales como base para cuestionamientos ordenados
ste es un tipo de comparacin que puede ser hecha cuando la situacin verdadera del mundo es
muy diferente del modelo conceptual. Los modelos del sistema se utilizan para abrir un debate
acerca del cambio. El modelo se utiliza como fuente de preguntas acerca de la situacin existente.
Se anotan y se contestan las preguntas sistemticamente. Las respuestas a las preguntas pueden
proveer la iluminacin al problema percibido.
2. Comparar historia con prediccin del modelo
Otro mtodo de comparacin es hecho reconstruyendo una secuencia de eventos en el pasado y
comparando qu habra sucedido en producirla con lo que habra sucedido si lo modelo conceptual
relevante han puesto en ejecucin realmente. De esta manera, el significado de los modelos puede
ser exhibido y satisfactorio de la comparacin puede ser alcanzado. Basado en experiencia de
Checkland, esto es un mtodo usado con xito para un consultor que dese saber porqu uno el
suyo estudia para un cliente haba sido un incidente espectacular. En que el caso, el contenido
entero del estudio era historia, y el anlisis compar la historia como recordada y registrada en ese
entonces por los participantes, con un modelo de sistema de la interaccin de consultant/client.
Checkland tambin advirti que este mtodo de comparacin fuera utilizado cuidadosamente de
modo que pueda revelar las insuficiencias del procedimiento real y pueda ser interpretado como
recriminacin ofensiva referente a su ltimo funcionamiento.
3. Comparacin Total General
Checkland sugiri que en la ilustracin de la metodologa en su totalidad, sea generalmente
apropiado a la comparacin de la etapa 5 general, preguntando qu caractersticas de los modelos
conceptuales son especialmente diferentes de la actual realidad y porqu. Esta comparacin
tambin se discute generalmente con " cul est " y "Hows" por Checkland. Es la distincin entre
'qu y' cmo cul hace la palabra 'comparacin' una descripcin algo cruda de lo que est
sucediendo en la etapa 5. Checkland precisa que en la etapa 5, tenemos modelos de sistemas
disponibles que ellos mismos derive del nombramiento cuidadoso, en definiciones de la raz, de los
sistemas humanos de la actividad que esperamos es relevante a la situacin problema y a su
mejora. En la etapa 5, examinamos los modelos junto a la expresin de la situacin ensamblada en
la etapa 2. que la comparacin entre los dos es la estructura formal de los cambios acerca de
posibles de una discusin, una discusin del problema celebrada con la gente en cuestin en la
situacin problema. Para que la discusin sea rica y de amplia extensiona, deseamos preguntar as
como si las varias actividades en los modelos perceptibles en el mundo verdadero, - si ella est
presente - cmo est bien la estn haciendo. Tambin deseamos discutir alternativas posibles a
las actividades verdaderas del mundo. Veremos cmo esta comparacin ser realizada en un
estudio de caso ilustrado ms adelante. Aqu la comparacin de amplia extensiona con excepcin
de como con como se acenta y ahora podemos ver porqu la etapa 5 no es una comparacin
directa.
4. Recubrimiento Modelo
El cuarto mtodo de hacer la etapa 5 es referido como " recubrimiento modelo " por Checkland.
Para la comparacin, despus de terminar la conceptualizacin basada en la definicin elegida de
la raz, hicimos un segundo modelo de qu existe. El segundo modelo tiene como cercanos como
posible la misma forma que el modelo conceptual, siendo el objetivo el de re el drenaje que
modelen, cambindolo solamente donde la realidad diferenci del modelo conceptual. Con este
mtodo, el recubrimiento directo de un modelo en el otro entonces revel la discordanca que es la
fuente de la discusin del cambio. Con este mtodo, preguntas tales como qu definicin raz es
implicada por este sistema? Cmo compara con el que era la base de la conceptualizacin en la
etapa 4?
Los cuatro mtodos pueden ayudar a asegurar la comparacin en la etapa 5 son conscientes,
coherentes y defendibles. Dependiendo de los problemas percibidos, el mtodo determinado se
puede utilizar para hacer la comparacin, o todas las clases de comparacin se pueden realizar
con todos estos cuatro mtodos. Para el sistema existente, la comparacin puede ser hecha con
qu existe, pero para un nuevo sistema, la comparacin no puede estar con qu existe, slo con
una cierta expectativa redefinida. En este caso, la experiencia anterior implic que el
incrementalism y el ensayo y el error son el enfoque mejor.
Etapas 6 y 7: Poner cambios en ejecucin 'factibles y deseables'
En la etapa 6, se identifican y se discuten los cambios factibles y deseables, y sern puestos en la
accin en la etapa 7. que el propsito de la etapa de la comparacin es generar los cambios
acerca de posibles del discusin que se pudieron realizar dentro de la situacin percibida del
problema. Esto se puede ver claramente con el segundo mtodo de hacer la comparacin como
discutido arriba.
El resultado de la etapa 6 y 7 para el sistema duro y suave ambos es la creacin y la puesta en
prctica de un sistema. Generalmente, en estas situaciones ms nebulosas del problema, la accin
eventual es probable sea menos que la puesta en prctica de un sistema, es ms probable que
halla la introduccin de un cambio ms modesto.
Normalmente, hay tres clases de cambios:
cambio en la estructura, son cambios realizados a esas partes de realidad que en corto plazo, en el
funcionamiento que contina de cosas, no cambian.
cambio en el procedimiento, que son cambios a los elementos dinmicos
cambio en la actitud, que es comportamiento apropiado a las varias misiones, as como cambios en
la preparacin a ciertas clases de comportamiento 'bueno' o de 'malo' concerniente a otros.
Los cambios en estructura y procedimiento son fciles de especificar y relativamente fcil poner en
ejecucin. Por lo menos, stos se pueden hacer por la gente que tiene autoridad o la influencia. Es
relativamente difcil cambiar actitud. Es posible en principio intentar traer acerca de cambios de
esta clase. Si o no esto est procurada, el esencial principal debe continuamente vigilar actitud si
se van los cambios a ser hechos en las situaciones percibidas como problemas de modo que la
gente en cuestin en la situacin convenga que se ha logrado la mejora . Una de las
caractersticas importantes en SSM es l nfasis en cambio.
Otra caracterstica importante de SSM es la meta conducida, se concentra en un sistema deseable
y cmo alcanzarlo. Checkland indic que los cambios deben ser sistemticamente deseables como
resultado de la penetracin ganada de la seleccin de las definiciones raz y de la construccin del
modelo conceptual, y deben tambin ser culturalmente factibles dadas las caractersticas de la
situacin, de la gente en ella, de sus experiencias compartidas y de sus prejuicios. Es duro
encontrar cualquier cambio que no resuelvan ambos criterios . Checkland encontr en uno de sus
estudios de casos que es importante moverse rpidamente y ligeramente a travs de todas las
etapas metodolgicas, varias veces en caso de necesidad, para ser un puente del tcnico entre los
'qu y 'qu pudo ser' . l tambin sugiri que para poder tener que incorporar la 'raz obligramos a
comprometer una situacin que propuso cambios tenga que ser cambiante debido a la influencia
del poder.
El empleo en la etapa 7 debe poner cambios en ejecucin y ponerlos en la accin. Cuando se toma
la accin, puede ser que sea directa. Sin embargo, otras situaciones pueden ser encontradas. La
introduccin de la accin puede cambiar la situacin de modo que aunque se ha eliminado el
problema originalmente percibido , emerja el nuevo problema. Se recomienda a menudo que un
sistema temporal est utilizado para realizar la tarea bajo supervisin del analista, seguida por una
transicin a la operacin del nuevo sistema. Checkland precis que esta metodologa tiene de
hecho no emergente mientras que un acercar algo defini de una vez por todas sostenidamente
como problema, pero percibi como problema.