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SISTEMA DE VENTAS

MANUAL DE USUARIO
Sistema de Ventas v1.0


1 DE SEPTIEMBRE DE 2014
ARCDEV
Juan Carlos Arce Quispe
Sistema de Ventas Manual de Usuario

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Sistema de Ventas Manual de Usuario

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Tabla de contenido
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................................................. 3
1 INTRODUCCIN....................................................................................................................................................... 4
2 - REQUERIMIENTOS DEL PROGRAMA ......................................................................................................................... 5
3 UTILIZAR EL PROGRAMA: ........................................................................................................................................ 6
3.1 INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................................................................... 6
3.2 MEN PRINCIPAL .......................................................................................................................................................... 7
3.2.1 Pestaa: Inicio .................................................................................................................................................. 7
3.2.1.1 Ventas: ............................................................................................................................................................................ 8
3.2.1.2 Consulta de producto .................................................................................................................................................... 10
3.2.1.3 Cotizacin ...................................................................................................................................................................... 11
3.2.2 Pestaa Consultas .......................................................................................................................................... 11
3.2.2.1 Ventas Realizadas ....................................................................................................................................................... 12
3.2.2.2 Ventas no impresas .................................................................................................................................................... 14
3.2.3 Pestaa Carga ................................................................................................................................................ 15
3.2.3.1 - Productos .................................................................................................................................................................... 15
3.2.3.2 Clientes ....................................................................................................................................................................... 18
3.2.4 Pestaa Configuracin ................................................................................................................................... 19
3.2.4.1 Usuarios ...................................................................................................................................................................... 20
3.2.4.2 Configuracin General ................................................................................................................................................ 22
3.2.4.4 Categoras de Productos ............................................................................................................................................. 22










Sistema de Ventas Manual de Usuario

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1 Introduccin
El sistema de ventas, se trata de una completa aplicacin, para la gestin de clientes,
proveedores y productos, incluyendo la posibilidad de realizar el registro de ventas de dichos
productos y generar informes impresos.

Con el sistema de ventas se podr:
1. Registrar un cliente con toda su informacin personal y su modificacin
2. Acceder a los productos de stock y mostrar detalladamente su informacin
3. Realizar el control del stock
4. Realizar bsqueda rpida de un producto
5. Registrar la venta de productos a un cliente
6. Acceder al listado de registros de ventas, realizar bsquedas basadas en criterios y
mostrar la informacin detallada de la venta.
7. Imprimir informes de ventas
8. Realizar la configuracin del sistema
9. Permitir acceso a al sistema de ventas solo a clientes autorizados
10. Registrar usuarios y asignarles roles de acceso
11. Administrar categoras de clientes y de productos.
12. Utilizacin del sistema en una red y con un servidor de base de datos


Esta aplicacin est basada los requerimientos de la empresa La Casa del Alfajor y fue desarrollada
por el Licenciado en Sistemas de Informacin Marcelo Portillo




Sistema de Ventas Manual de Usuario

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2 - Requerimientos del Programa
Para el correcto funcionamiento del Sistema de Ventas se recomienda la siguiente configuracin:
Sistemas Operativos Soportados:
- Windows XP Service Pack 2 o posterior
- Windows Server 2003 Service Pack 1 o posterior
- Windows Server 2003 R2 o posterior
- Windows 7,8,8.1
- Windows Server 2008
Hardware:
- CPU de 1.0 GHz
- RAM de 384 MB
- Resolucin de 1024x768
- 1 GB de espacio en disco duro
Adicionales:
- NET Framework: la versin 3.5 o posterior
- MySQL
- Framework prototype
- Microsoft SQL Server 2008 express o posterior





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3 Utilizar el Programa:
3.1 Iniciar el programa
Cuando se inicia el programa es necesario que el usuario se identifique, para ello deber ingresar su
nombre de usuario y la contrasea. El nombre y la contrasea debern ser provistos por el
administrador del programa.

Imagen 1
Dependiendo del tipo privilegio de usuario, se podr tener activadas las funciones en el men
principal. Se podr iniciar el programa con los siguientes privilegios: Vendedor y Administrador.
Vendedor: Tiene acceso a algunas funcionalidades del programa. El usuario vendedor podr:
Realizar ventas
Hacer una alta y modificacin de un cliente
Consultar de un producto
Modificar la cotizacin de la moneda

Administrador: Tiene acceso a todas la funcionalidades del programa. El usuario administrador podr
acceder a las funcionalidades de los Vendedores. El administrador podr :
Hacer alta y modificacin de Usuarios
Hacer alta y modificacin de Proveedores
Hacer alta y modificacin de Productos
Generar Informes de Ventas
Generar Informes de Ventas no impresas
Administrar las categoras de productos y de tipo de clientes.
Configurar el programa
Realizar ventas
Hacer una alta y modificacin de un cliente
Consultar de un producto
Modificar la cotizacin de la moneda
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3.2 Men Principal
El men principal se podr ingresar una vez que el usuario se ha identificado.
El men principal cuenta con 5 pestaas, donde cada una cuenta con las funcionalidades ya
mencionadas en el punto 3.1, cada funcionalidad es activada segn el privilegio de usuario.

3.2.1 Pestaa: Inicio
La pestaa inicio contiene las funcionalidades de ms uso en el programa: Ventas, Consulta Producto
y Cotizacin

Imagen 2






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3.2.1.1 Ventas:
En la funcionalidad de ventas se podr realizar el registro de una venta. Para registrar una venta
sastifactoriamente se debera completar los siguientes items:

Imagen 3
Agregar producto(s) al carrito
El primer paso para realizar una venta es la eleccin de el/los producto(s) a ser vendido(s),
para ello se podr ingresar el producto de las siguientes formas
Mediante el uso una maquina lectora de cdigo de barra (se deber posicionar el
cursor en el campo cdigo y hacer clic para habilitar la escritura del cdigo)
Escribiendo el cdigo del producto en el campo cdigo y pulsando el botn
agregar
Utilizando el buscador de producto donde se podr filtrar los productos segn el
detalle o el cdigo de barra y haciendo doble clic en el producto que se desea
agregar al carrito.
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Imagen 4


Identificar Cliente
Para realizar el correcto registro de una venta se tendr que identificar el cliente, para ello
primero deber elegir un cliente en la lista que aparece en la esquina superior izquierda, como
lo muestra la imagen 5.

Imagen5

Si el cliente no aparece en la lista, solo escriba el nombre en el campo nombre y sus datos
personales que al finalizar la venta se guardar la informacin del cliente.
Si no quiere registrar un cliente, deje el campo nombre de cliente en blanco.

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Eliminar productos del carrito
Para eliminar un producto a ser vendido, se tendr que activar el check eliminar o
presionar F9 y seguidamente ingresar el cdigo de producto en el campo cdigo mediante
el uso del teclado o la lectora de cdigo de barra. Otra forma adicional de eliminar el
producto del carrito es haciendo doble clic sobre el producto (en la grilla inferior) que se
desea eliminar.

Nota: Solo se puede eliminar un tem por vez.
Forma de Pago
En esta versin (v1.0) slo se registra las ventas en efectivo.

Confirmar venta
Para confirmar la venta se deber completar los pasos de descriptos anteriormente y luego
hacer clic en el botn Imprimir para guardar e imprimir, o hacer clic en el botn guardar
para guardar sin imprimir.

Nota: Se podr utilizar las teclas del teclado para acceder a las funciones de ventas (F9, F10, F11, F12,
Esc, Enter y Tab).

3.2.1.2 Consulta de producto
Para realizar una consulta rpida sobre un producto especfico se podr acceder a la funcionalidad
de Consulta de Producto desde la pestaa inicio.
En esta ventana se podr ver los productos disponibles para la venta. Tambin se puede filtrar los
productos mediante una bsqueda sensible. A medida que se ingresa los caracteres de bsqueda, se
filtra los productos en la grilla.
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Imagen 7

3.2.1.3 Cotizacin
Para realizar la modificacin de la moneda se podr acceder a la funcin Cotizacin desde la
pestaa inicio y se mostrar la siguiente ventana:

Imagen 8
Para modificar la moneda (real brasilero) se deber ingresar un valor numrico valido.
Nota: Para utilizar valores con decimales se deber utilizar la coma.

3.2.2 Pestaa Consultas
La segunda pestaa del men principal del sistema de ventas, es la pestaa de Consultas.
En ella estn las funciones de consultas informativas. Para acceder a esta pestaa se deber
hace clic sobre la pestaa Consultas y se mostrar las siguientes funcionalidades: Ventas
Realizadas y Ventas no impresas
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Imagen 9

3.2.2.1 Ventas Realizadas
Al acceder a la funcionalidad de consulta de Ventas Realizadas mediante un clic en botn
Ventas Realizadas, aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de las ventas
realizadas.

Imagen 10

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En la ventana de Ventas Realizadas nos encontramos con el listado de ventas realizadas con
el nombre del cliente y la fecha de la venta. Adems se puede hacer un filtro de las ventas
realizadas mediante la bsqueda con segn los siguientes criterios Nombre y Fecha (Fecha
de la Venta)

Imagen 11
Para acceder a ms informacin sobre una venta realizadas, se deber hace doble clic sobre
una fila de la grilla (que contenga una venta) o elegir una fila mediante un clic y seguido
hacer clic en el botn Ver. Entonces se mostrar la siguiente ventana (como muestra la
imagen) que contiene toda la informacin de la venta.

Imagen 5
Nota: solo se podr imprimir el informe de ventas realizadas perteneciente a una fecha, para ello
deber seleccionar una fecha en el campo de bsqueda y hacer clic en el botn buscar



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3.2.2.2 Ventas no impresas
Al acceder a la funcionalidad de consulta de Ventas no Impresas mediante un clic en botn
Ventas no Impresas, aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de las ventas
realizadas que no fueron impresas.

Para imprimir las facturas de los productos no impresos, se deber elegir una fecha valida, hacer clic
en el botn buscar y una vez que se llena la grilla con las ventas no impresas, se deber hacer clic
en el botn imprimir.










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3.2.3 Pestaa Carga

La tercera pestaa del men principal del sistema de ventas, es la pestaa de Carga. En ella
estn las funciones de carga de datos. Para acceder a esta pestaa se deber hace clic sobre
la pestaa Carga y se mostrar las siguientes funcionalidades: Productos, Clientes y
Proveedores (Deshabilitada).


Imagen 14


3.2.3.1 - Productos
Al acceder a la funcionalidad de Productos mediante un clic en botn Productos,
aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de productos existentes en la base de
datos. Dichos productos que aparecen en la grilla son los tipos de productos sin repetir. Cada
producto tiene una identificacin e informacin nica.
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Imagen 6
En la parte inferior de la grilla estn los siguientes botones: Nuevo, Modificar y Cerrar. A
continuacin se detallaran las funcionalidades de los 2 primeros botones, ya que el botn
Cerrar es el responsable de cerrar la ventana.
Nuevo
Al hacer clic en el botn nuevo se podr agregar un nuevo(s) producto(s). Para agregar
un nuevo(s) producto(s) a la base de datos se deber completar los siguientes pasos:
1. Cdigo: En este campo se debe ingresar el cdigo del /los producto(s) mediante el
uso de una lectora de cdigo de barras o mediante el uso del teclado
2. Detalle: Informacin sobre el producto
3. Stock: Cantidad de tems que se agregar al stock
4. Stock Mnimo: Cantidad mnima de tems que puede haber en el stock
5. Categora: Seleccionar la categora del producto.
6. Precio unidad: Este campo se debe completar con el precio por unidad del
producto sin IVA.
7. IVA: Se debe completar con el IVA utilizado en la compra del producto.
8. Margen: En este campo se debe completar con el porcentaje de ganancia sobre el
precio final con IVA que se desee.
9. Total: Es el precio total generado por la informacin ingresada anteriormente, este
valor se puede modificar a su criterio.
10. Para finalizar se debe hacer clic en el botn Guardar.
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Imagen 16

Modificar Producto

Para modificar un producto se debe seleccionar un producto en la grilla y
seguidamente hacer clic en el botn Modificar.
Al hacer clic en el botn modificar se muestra la siguiente ventana:



Imagen 7
Para que en ella se complete con los datos de producto, de la misma forma que cuando
se realiza la alta de un nuevo producto, pero al modificar estos datos se modificarn
todos los datos de productos no vendidos.

Nota: Se puede quitar tems del stock ingresando un numero negativo, ejemplo: -10, se
eliminar 10 tems del stock.
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3.2.3.2 Clientes

Al acceder a la funcionalidad de Clientes mediante un clic en botn Clientes, aparecer la
ventana con la grilla que contiene la lista de clientes existentes en la base de datos.

Imagen 18
En la parte inferior de la grilla tenemos los siguientes botones: Nuevo, Modificar y Cerrar. A
continuacin se detallaran las funcionalidades de los 3 primeros botones, ya que el botn
Cerrar es el responsable de cerrar la ventana.
Nuevo Cliente
Para agregar a un nuevo cliente, se debe hacer clic en el botn Nuevo. Seguido se
muestra la ventana con el formulario que se debe rellenar con los datos
pertenecientes al cliente.


Imagen 19


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Para completar exitosamente el alta de un nuevo cliente se debe completar los
siguientes datos del formulario:
1. Nombre
2. Documento
3. Email
4. RUT
5. Telfono
6. Direccin
7. Ciudad
8. Pas
Para finalizar la carga se debe hacer clic en el botn Guardar

Modificar Cliente
Para modificar los datos de cliente, se debe seleccionar un cliente en la grilla y
seguido hacer clic en el botn Modificar. Seguido se mostrara la ventana con el
formulario de modificacin de datos del cliente. Se deber llenar los mismos campos
que la alta de un cliente


3.2.4 Pestaa Configuracin
La cuarta pestaa del men principal del sistema de ventas, es la pestaa de configuracin.
En ella estn las funciones de configuracin del sistema de ventas. Para acceder a esta pestaa
se deber hace clic sobre la pestaa Configuracin y se mostrar las siguientes opciones de
configuracin: Usuarios, General y Categoras de Productos.

Imagen 20

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3.2.4.1 Usuarios
Al acceder a la funcionalidad de Usuarios mediante un clic en botn Usuarios, aparecer
la ventana con la grilla que contiene la lista de los Usuarios existentes.


Imagen 21
En la parte inferior de la grilla tenemos los siguientes botones: Nuevo, Modificar, Eliminar y
Cerrar. A continuacin se detallaran las funcionalidades de los 3 primeros botones, ya que el
botn Cerrar es el responsable de cerrar la ventana.

Nuevo
Para agregar a un nuevo usuario, se debe hacer clic en el botn Nuevo. Seguido se
muestra la ventana con el formulario que se debe rellenar con los datos pertenecientes al
usuario.

Imagen 22

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Para completar exitosamente el alta de un nuevo usuario se debe completar los
siguientes datos del formulario:
1. Usuario: Nombre nico del usuario para acceder al sistema de ventas
2. Contrasea: Contrasea para acceder al sistema de ventas
3. Repetir Contrasea: Se deber repetir la misma contrasea
4. Tipo: Se debe elegir el privilegio de usuario para acceder al sistema de ventas
5. Nombre: Nombre del usuario
6. Apellido: Apellido del usuario
7. Para finalizar la carga se debe hacer clic en el botn Guardar


Modificar
Para modificar los datos del usuario, se debe seleccionar un usuario en la grilla y seguido
hacer clic en el botn Modificar. Seguido se mostrara la ventana con el formulario de
modificacin de datos del usuario.


Eliminar
Para eliminar el usuario del sistema se debe seleccionar un usuario de la grilla, seguido
hacer clic en el botn Eliminar y confirmar la accin.


Imagen 23







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3.2.4.2 Configuracin General

Al acceder a la funcionalidad de General mediante un clic en botn General, aparecer
la ventana con los siguientes campos de configuracin del sistema de ventas:
1. Real: Cotizacin del Real (Brasil) que se utiliza en el sistema
2. IVA : Porcentaje de IVA que se utiliza en el sistema


Imagen 24

3.2.4.4 Categoras de Productos
Al acceder a la funcionalidad de Categoras de Productos mediante un clic en botn
Categoras de Productos, aparecer la ventana con la grilla que contiene la lista de las
categoras existentes que se le puede asignar a un Producto.

Imagen 25
En la parte inferior de la grilla tenemos los siguientes botones: Nuevo, Modificar y Cerrar. A
continuacin se detallaran las funcionalidades de los 2 primeros botones, ya que el botn
Cerrar es el responsable de cerrar la ventana.
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Nuevo
Para agregar a un nueva categora. se debe hacer clic en el botn Nueva. Seguido se
muestra la ventana con el campo de nombre de la nueva categora.


Imagen 26


Modificar
Para modificar una categora de producto, se debe seleccionar una categora en la grilla
y seguido hacer clic en el botn Modificar. Seguido se muestra la ventana con el
campo de nombre de la categora que se desea modificar.



















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