1.

BASES ADMINISTRATIVAS
conceptos bsicos
Organizacin: ordenacin sistemtica de personas para
cumpir una !naidad especi!ca. "nidad de produccin de
bienes # ser$icios. Decisiones %ue coordinan as distintas
acti$idades para e o&ro de un !n.
Todas as empresas no importando e tipo cuentan con tres
eementos en com'n:
1. (ropsito o meta bien de!nido
). Estn compuesto de personas* par acan+ar as metas.
,. "san m-todos* disposiciones* etc. para determinar e
comportamiento de sus inte&rantes.
Funcin de Administracin: e proceso de dise.ar #
mantener un ambiente en e %ue as personas* traba/ando en
&rupos* acancen con e!ciencia metas seeccionadas.
Funciones de la Administracin
Dia&nostico: Donde nos encontramos.
(aneacion: 0ue es o %ue deseamos 1acer.
2r&ani+acin: 3onse&uir os recursos para 1acero.
Direccin: 3omo deber de 1acerse.
E/ecucin: Impementacin de tareas # acti$idades
3ontro: E$auar.
2peraciones 4t-cnicas* comerciaes* !nancieras* de se&uridad*
contabiidad* administrati$as5 se debe (REVEER* 2R6ANI7AR*
DIRI6IR* 322RDINAR* 32NTR28AR.
Desempeo de funciones Administrativas: En una
or&ani+acin cada persona tiene asi&nadas 9unciones %ue son
parte intr:nseca de a manera %ue tiene a or&ani+acin %ue
9uncionar. Toda empresa cuenta con un dise.o estructura para
9aciitar a marc1a de a or&ani+acin 1acia sus metas.
Categoras de empleados:
Operarios: a%ueos %ue reai+an una acti$idad # no
tienen responsabiidad de super$isar a abor de otros.
Administradores: a%ueos %ue reai+an acti$idades #
%ue tienen subordinados %ue diri&en su traba/o #
responde por as personas ba/o su direccin.
Jerarqua Organizacional:
Gerentes de Alto ivel: 2r&ani+an mas de o %ue
panean* diri&en # controan.
!a"ilidades:
3onceptuaes; (oder contempar a ima&en &oba*
identi!car eementos importantes en una situacin.
Dise.o: (ara idear souciones para reso$er probemas.
Gerentes de ivel #edio: Diri&en mas %ue os de ato
ni$e* or&ani+an menos %ue os de ato ni$e* panean #
controan menos %ue os de ato ni$e.
!a"ilidades:
<umanas; (ara traba/ar con otras personas* cooperacin*
traba/o en e%uipo* sabe tratar a as personas.
$upervisores de primera lnea: Son o %ue menos
panean* or&ani+an # controan* pero son os %ue mas
diri&en de os dos de arriba.
!a"ilidades:
T-cnicas; De conocimiento para acti$idades %ue re%uieran
m-todos* procesos # procedimientos.
E$oucin de pensamiento administrati$o
1. Administracin 3ient:!ca o csica 1==>: Sistemati+acin
de a or&ani+acin # me/ora de producti$idad.
). Administracin 6enera o de comportamiento 1umano: a
producti$idad es un probema 1umano # no de ma%uinas.
,. Estructuraista: Di$isin de traba/o # medidas de
desempe.o.
?. Neocsico: o&ro de ob/eti$os # resutados.
@. 3onductista: administracin a partir de ser 1umano
A. 3uantitati$o: as or&ani+aciones re%uieren medir* e$auar
# precisar.
B. De sistemas 4a.os @>Cs5: En9o%ue 1o:stico # sistemtico.
Dunciones directi$as de a administracin
%laneacion: (roceso de desarroo de panes* determinar
ob/eti$os # de!nir como acan+aros. EMetas de a
or&ani+aron a ar&o pa+oF E0u- estrate&ias a utii+arF
Organizacin: De!nir %ue recursos # acti$idades son
necesarias para acan+ar os ob/eti$os* 4distribuir os
recursos* as 9unciones # cari!car autoridad #
responsabiidad5. E3mo deben dise.arse os puestosF
E0ui-nes son as personas me/ores para ocuparosF E0u-
estructura $a tener a or&ani+acinF
Direccin: 3onducir e taento* inGuir sobre e
desempe.o* coordinar su es9uer+o indi$idua # de e%uipo
de os dems para conse&uir os resutados esperados.
E3mo orientar a as personas a cambioF E3mo diri&ir e
taento de as personasF
Control: 3omparacin de desempe.o rea con e
estndar deseado. Es ase&urarse %ue se cumpan as
acti$idades como 9ueron paneadas # estabecer medidas
correcti$as si es necesario. E%ue medidas de contro
utii+aremosF Ecomo mediremos e desempe.oF
). EM(RESA 32NSTR"3T2RA
De!nicin de Empresa 3onstructora: Emprender* acometer una obra*
o cua%uier ne&ocio de construccin. 8a empresa puede producir
bienes o puede dar ser$icios.
E contratista ne&ocia con procesos para eaborar productos no
con productos #a terminados. (ara cada obra* por mas
parecidas %ue pare+can* se re%uiere de operaciones* m-todos
de construccin* e%uipo # mano de obra di9erentes. E u&ar de
traba/o casi siempre es tempora # ae/ado.
%anorama General de la &ndustria de la construccin:
Inestabiidad eHterna e interna*
e9ecto macroeconmico
Escase+ de mano de obra cai!cada
Atos costos de !nanciamiento
Ato :ndice de ries&o
Ba/a producti$idad
Se&uridad precaria
Maas condiciones de traba/o.
'ipos de empresas constructoras:
Ser$icios 4super$isin5
(ro#ectos 4Adm.5
Instaaciones
3onstrucciones 4obra ci$i5
AuHiiarse 4sodaduras* 1abiitado de acero5
V:as mar:timas 4puertos5
2bras 1idruicas 4presas5
"rbanas 4drena/e5
Vi$ienda
Criterios para de(nir el )rea de *specialidad
EHperiencia
3apacidad de e/ecucin
E%uipo de construccin # otros acti$os de a empresa.
*lementos que forman una empresa constructora
1. Bienes materiaes
1.1 Medios de produccin 4todo a%uea capacidad
econmica no soo e dinero si no as
propiedades5
Edi!cios
Instaaciones
Ma%uinaria
<erramientas
1.) Suministros
Materias primas
Materias auHiiares 4e%uipo de o!cina*
papeer:a* todo o %ue nos a#ude para e
9uncionamiento de a o!cina5.
1., Recursos Dinancieros
Dinero en e9ecti$o
3apita
). Recursos <umanos 4eemento acti$o de a empresa5
).1 2breros u operarios
3ai!cados 4re%uieren conocimientoI
ma#ordomos* operarios de ma%uina5
No cai!cados 4pen* media cuc1aras5
).) Empeados administrati$os
Super$isores 49uncin t-cnica # de super$isin
de cumpimiento de os panes.5
T-cnicos 4buscan crear nue$os sistemas #
t-cnicas5
E/ecuti$os 4predomina a acti$idad
administrati$a %ue a t-cnica.
Directi$os 4!/an os ob/eti$os # po:ticas #
aprueban os resutados.
,. Sistemas 4bienes inmateriaes %ue se.aan as
reaciones para coordinara as personas # as cosas5
De or&ani+acin
De (roduccin
De $entas
De Dinan+as
De In9ormacin
MAR32 8E6A8 DE 8A EM(RESA
a5 (ersonas D:sicas con acti$idad Empresaria 4indi$idua5
(e%ue.os contribu#entes: In&resos de a.o anterior
%ue no eHcedan de J)*?),.K)).>>
R-&imen simpi!cado: Determinan su pa&o de
impuestos cacuando a di9erencia entre entradas #
saidas de e9ecti$o.
R-&imen &enera de e#: todas a%ueas personas
9:sicas %ue no se encuentran dentro de os dos
rubros anteriores.
b5 (ersonas Moraes 4empresa o sociedad5
"na L(ersona MoraM es una entidad /ur:dica con
personaidad independiente de os socios %ue a
con9orman # cu#o ob/eti$o puede o no perse&uir !nes de
ucro.
8AS S23IEDADES MER3ANTI8ES 4persona mora5
Tipos de sociedades:
Sociedad en nombre coecti$o
Sociedad en comandita simpe
Sociedad de responsabiidad imitada
Sociedad annima
Sociedad en comandita por acciones
Sociedad cooperati$a.
Re%uisitos necesarios para 9ormar una empresa
constructora:
SRE: se ena un 9ormato para soicitar e acta
constituti$a para a sociedad annima se presentan
as denominaciones de pre9erencia # ue&o a
secretaria $eri!ca %ue no 1a#a otro nombre i&ua a
tu empresa # e autori+a a ra+n socia a a nue$a
empresa.
N2TARIA ("B8I3A: A ser autori+ada por a SER* e
notario reai+a a escritura # re$isa e capita socia*
etc. (osteriormente se eabora a escritura %ue
contiene: os nombres* nacionaidad # domiciio de
as personas 9:sicas o moraes* e ob/eto de a
sociedad* su duracin* e domiciio* con cuanto e $a
a entrar cada %uien * su manera de administrar*
nombramiento de os administradores* bases para a
i%uidacin etc.
(ara crear una sociedad annimo se deben de cumpir $arios
re%uisitos:
Dos socios como m:nimo* su capita no sea menor de @>*>>>
pesos* %ue s eH1iba en dinero e9ecti$o cuando menos e )>N de
$aor.
"na $e+ otor&ada a escritura se e presenta a /u+&ado de
distrito Oudicia correspondiente a domiciio* para %ue se re$ise su
ape&o a as normas e&aesI este procedimiento se ama
L1omoo&acin /udiciaM
S<3(: una $e+ constituida e&amente a sociedad
annima se procede a obtener e RD3. P se 1ace e
pa&o de impuesto sobre nomina.
IMSS: E pa+o para a!iarse a IMSS es de @ a 1@
d:as despu-s de a constitucin como empresa. P a
sus traba/adores a!iados a ms tardar @ d:as
despu-s de su contratacin.
INV2NAVIT P AD2RES: Toda empresa deber
inscribirse en su re&istro centra.
3AMARA MEQI3ANA DE 8A IND"STRIA DE
8A32NSTR"33I2N
SIEM
Atri"utos de una empresa constructora de +,ito:
2r&ani+acin adecuada
3apacidad !nanciera
(ar%ue de ma%uinaria
Buena ima&en
Metas de!nidas
Buena eaboracin de presupuestos
Buena paneacion de obra
3ontro de costos
3on!abe
3umpimiento con estndares de caidad
No endeudada
Su!ciente capita de traba/o
Buena tecnoo&:a
Buena administracin
Incenti$os a os traba/adores
,. (8ANEA3I2N
%laneacion: (roceso para estabecer metas # un curso de
accin adecuada para acan+aras. Es a 9uncin principa de director*
desarroa a estrate&ia competiti$a de a empresa e in$oucra e
pensamiento para adaptar a empresa a as necesidades de mercado.
8a or&ani+acin esta compuesta por un &rupo de personas %ue busca
os bene!cios de traba/ar en e%uipo para acan+ar una meta en
com'n* esta meta es e eemento bsico de a or&ani+acin # pueden
ir cambiando* # para acan+ar estas metas se necesita un pan. Sin un
pan as or&ani+aciones no son e9ecti$as
Administracin: proceso de paneacion* or&ani+acin* direccin #
contro de traba/o de os inte&rantes de a or&ani+acin # de usar os
recursos disponibes para acan+ar as metas estabecidas.
%rincipios de la planeacion:
(rincipio de contribucin a os ob/eti$os: e propsito de todos
os panes es o&rar os ob/eti$os de a empresa.
(rincipio de os ob/eti$os: %ue os ob/eti$os sean caros* $iabes
# $eri!cabes.
(rincipio de supremac:a de paneacion: a paneacion precede a
todas as dems 9unciones administrati$as.
(rincipio de e!ciencia de os panes: a e!ciencia de un pan se
mide por su aportacin a propsito # a os ob/eti$os en
contraste con os costos necesarios para 9ormuaros # por as
consecuencias deseadas.
'ipos de planes:
%ropsito o misiones: identi!ca a 9uncin o tarea bsica.
41erramientas de &estin estrat-&ica: son ob/eti$os %ue deciden
e !n utimo de a empresa5
Misin: %ue es o %ue o9rece a empresa a ciente. E0u-
1a&oF E<acia donde $o#F E3ues son mis ser$icios
!naesF E(or %u- pensamos %ue somos di9erentesF E3mo
$amos a estructurar nuestra reacin con os pro$eedoresF
E0u- $aores $amos a de9enderF E(or%ue deber:an de
traba/ar con nosotrosF
Visin: %ue se espera %ue sea a empresa en un tiempo
determinado.
O"-etivos o metas: os !nes 1acia os cuaes se diri&e una
acti$idad o a empresa en s: 4es a parte medibe5
*strategias: como # %ue acciones se tomarn para e&ar a as
metas.
Tienden a se&uir un modeo co1erente e inte&rador de
decisiones %ue determina e propsito de a compa.:a en
t-rmino de mediano # ar&o pa+o.
Estrate&ia ; pan; m-todos R ob/eti$os ;;;;;;;;;;;;;;;; METAS
Estas $an encaminadas a satis9acer a ciente # a obtener $enta/as
competiti$as como: reduccin de costos* di9erenciacin 4caidad*
ser$icio a ciente5 # en9o%ue 4productos # costos di9erentes.
Tipos de estrate&ias:
Deiberadas: (aneadas # e/ecutadas por a administracin
Emer&entes: Debidas a presiones internas o eHternas.
#etodologa para la planeacion estrat+gica:
1. De!nicin de probema
). De!nir con eHactitud os parmetros de sistema # as
imitantes.
,. Se debe de!nir una 9uncin;ob/eti$o.
?. 2btener una soucin ptima.
Es importante para a paneacion de una empresa tomar en cuenta as
condiciones &eneraes de a econom:a re&iona
3ompa.:a: parmetros* ob/eti$os* $ariabes de decisin
Mercado de a construccin: parmetros restricciones
Econom:a &enera: parmetros* restricciones. D2DACs
EHaminar a misin de a compa.:a
Reai+ar estudios de medio en %ue se encuentra a empresa
Reai+ar estudios 1acia e interior de a empresa
Desarroar a estrate&ia de paneacion de pre9erencia.
A3TIVIDADES: de!ne e tipo de pro#ecto* ciente # son
de!nidas por os due.os
MSI2N EN 3"ANT2 A 6ANAN3IAS
2BOETIV2S
EN 3"ANT2 A 3RE3IMIENT2
%olticas: Bases sobre as cuaes se ri&e a empresa para o&rar
os ob/eti$os # metas de!nidas
Am"iente de negocio .CO$&D*/A/ 0A$ $&G12:
1. Indicadores de acti$idad econmica
). (ro&ramas &ubernamentaes
,. demanda &enera* pubica o pri$ada de todo tipo de
construccin
?. cientes potenciaes espec:!cos
@. competencia potencia
A. 9actores de produccin 4mano de obra* materiaes* etc.5
/ecursos de la empresa: son todos a%ueos eementos %ue 1ace
%ue a compa.:a sea competiti$a en e mercado. Se di$iden en:
Construccin: se re9r:e a a capacidad de a empresa de e$ar
acabo acti$idades directas para a reai+acin 9:sica de os pro#ectos.
E0u- tipos de pro#ectos reai+a a empresaF E0u- m-todos
constructi$os se utii+anF E8os empeados son e!cientesF E0u-
sistemas de contro de caidad se empean en a construccinF
Adquisiciones: Saber ad%uirir os suministros a me/or precio*
caidad # !abiidad. E0u- insumos copra a compa.:a # cuaes
produceF EMantiene a empresa aian+as estrat-&icas con
pro$eedoresF E3u es a caidad de as empresas subcontratadasF
#ar3eting: ESe mue$e a compa.:a en un mercado
competiti$oF E3ues son os pro#ectos ms atracti$os desde e punto
de $ista de mercadoF
&nfraestructura Organizacional: e 9uncionamiento
or&ani+aciona* sus procedimientos para a paneacion # contro # su
sistema de in9ormacin* 1abiidad de a empresa para adaptarse a
cambio. EEsta bien de!nida a autoridad # responsabiidad de os
miembros de a empresaF E(ermite a or&ani+acin* preparar rpida #
e!cientemente a e/ecucin de un pro#ecto nue$oF ESe controa su
presupuestoF
&nfraestructura %ersonal: Encontrar a persona adecuada
para cada puesto # no adaptar e puesto a a persona encontrada. Se
di$iden en in&enieries os %ue estn dedicados a a paneacion de
pro#ecto* seeccin de m-todo constructi$o* presupuestos # contro #
os administrati$os %ue se encar&an de a administracin !nanciera*
marSetin&* contabiidad* compra de productos. E3ues son as tareas
a cumpir en a empresaF E3u es a eHperiencia # educacin de cada
empeadoF
Finanzas: si tienes ms ob$iamente tendrs ms capacidad
para desarroar panes estrat-&icos # puedes tomar ries&os ms atos
# obtener me/ores bene!cios* credibiidad # reputacin ante sus
cientes. E3u es a rentabiidad de a empresaF
Conocimiento: Tiene %ue $er con a operacin de a empresa*
en aspectos de m-todos* detaes constructi$os* e%uipo* normas*
1erramientas # estndares para a toma de decisiones. Se mide por a
capacidad de adecuarse a pro#ectos mas a$an+ados en t-rminos de
compe/idad* tama.o # so!sticacin tecno&ica. E0u- tan eHperta es
a compa.:a en a apicacin de nue$os m-todos constructi$os con
especia $aor para sus cientesF
Desarrollo de una estrategia competitiva:
Es%uemati+ar as concusiones de anisis de a empresa de
ambiente de ne&ocios.
Ee&ir una estrate&ia eHterior para competir con otras
constructoras
Ee&ir una estrate&ia interior para desarroar os recursos de a
empresa en acuerdo con a estrate&ia eHterior seeccionada.
*leccin de la estrategia:
a. 8idera+&o en costo: e menos costoso en comparacin de
os competidores* este se recomienda cuando 1a# un
ambiente competiti$o # os pro#ectos son ms o menos
uni9ormes.
Dactores para e desarroo de a empresa:
Estandari+acin de os productos: se especiai+a en
un determinado producto.
Entrenamiento de persona: para e a1orro mHimo
de tiempo.
3ontro ri&uroso :contro en e traba/o # os
materiaes estricto
Seeccin cuidadosa de pro$eedores: obtencin de
descuentos en e precio de insumos.
A$ances tecno&icos: para a1orrar traba/o #
materia
(ro&ramas de incenti$os para os traba/adores %ue
contribu#an en un a1orro de costos o incrementos
de producti$idad.
b. Di9erenciacin: 8os productos se $ue$en mas atracti$os
en e mercado 1aci-ndoos di9erentes # con ma#or $aor
a&re&ado. Esto /usti!ca precios ms atos.
(roductos de me/or ni$e* ma#or caidad en e producto*
mas rapide+ en a terminacin de pro#ecto* ma#o
ser$icios a ciente.
c. En9o%ue: es apropiada para pe%ue.as empresas donde a
empresa pueda mantener reaciones cercanas con sus
cientes # pro$eedores # o9recer as: un me/or ser$icio.
Bsicamente es apicar a estrate&ia de idera+&o en costo
o di9erenciacin a un pe%ue.o se&mento de mercado. Se
en9oca en un tipo de pro#ecto # o desarroa a mHimo
en todos os sentidos.
*stas estrategias pueden llevar a lo siguiente:
Estrate&ias de crecimiento:
Incusin en re&iones o reas donde no estaba antes a empresa
Desarroo de acti$idad internaciona
Incusin en nue$os tipos de pro#ectos constructi$os.
(articipar en nue$as acti$idades
Ad%uisicin de empresas con acti$idades simiares o compementarias
Estrate&ias internas:
Se en9oca a o&rar os ob/eti$os de esa estrate&ia seeccionada.
Formas de evaluar una alternativa estrat+gica:
Enumerar as $enta/as # des$enta/as reati$as de as
aternati$as # anai+ar cuidadosamente a me/or soucin
Anisis 9orma costoTbene!cio* considerando os bene!cios
intan&ibes 4ser$icio a a comunidad* medio ambiente5 con un
$aor sub/eti$o dependiendo de su importancia para os due.os
4ene(cios de la planeacion estrat+gica:
(ermite a or&ani+acin proacti$a
(ermite a a or&ani+acin 9ormar su propio destino.
8as or&ani+aciones muc1as $eces subestiman e tiempo* e es9uer+o #
e dinero re%uerido para e$ar a cabo a paneacion estrat-&ica* e
proceso e$a tiempo a $eces a.os o meses # a &ente se cansa en e
proceso. "na buena paneacion estrat-&ica cuesta dinero.
Visin* misin # $aores
(aneacion estrat-&ica 4estrate&ias* metas # ob/eti$os5 de &erente
para arriba
(aneacion operati$a 4pro&ramas pro#ectos # panes de accin5 de
&erente 1acia aba/o.
2R6ANI7A3IUN
Organizacin: %ue recursos # acti$idades son necesarias para
acan+ar os ob/eti$os de a or&ani+acin* distribuir os recursos*
de!nir 9unciones # tareas* cari!car autoridad # responsabiidad.
Es la divisin lgica, ptima y ordenada de trabajos y
responsabilidades para alcanzar los obj. Planeados
(oderV 1abiidad de inGuenciar o controar os recursos
AutoridadV (oder deri$ado de derec1os de una persona.
ResponsabiidadV en e mane/o de ob/eti$os* uso de recursos #
ad1esin aas po:ticas or&ani+acionaes.
Nuestra empresa $a a ser centrai+ada o descentrai+adaF
6rado de autoridad dee&ado por un administrador de ni$ees
atos.
Centralizacin: poca autoridad dee&ada a os mandos
ba/os de administracin.
Descentralizar: empoWerment para a toma de decisiones.
Divisin del tra"a-o:
2r&ani+acin V e proceso de di$idir e traba/o 4en 9orma $ertica #
1ori+onta5
Di$isin $ertica V de!ne ineas de autoridad # ni$ees de a
or&ani+acin
Di$isin 1ori+onta V especiai+acin de traba/o.
*structura Organizacional: (atrn de reaciones entre indi$iduos
%ue trans!eren # modi!can insumos.
Dimensiones estructuraes de una or&ani+acin:
Dormai+acin* centrai+acin* /erar%u:a de
autoridad* pro9esionaitos* tama.o
Dimensiones conteHtuaes:
Tecnoo&:a de a or&ani+acin* medio ambiente*
cutura
*lementos de estudio en una estructura
organizacional
3on!&uracin: tipo de estructura* numero de
empeados* edad* productos* ser$icios* mercados en
%ue opera
Tama.o # edad: edad de a or&ani+acin* tama.o de
a or&ani+acin* etapas de e$oucin* etapas de
re$oucin
'ipos de estructura organizacionales:
Departamentai+acin: por producto o ser$icio* por
compradores o cientes* &eo&r!ca # por proceso
Venta/as: apropiada para un ambiente estabe* estimua e desarroo
de pericia* re%uiere un m:nimo de coordinacin interna.
Des$enta/as: respuesta mu# enta en or&ani+aciones &randes* menos
inno$adora* puede crear conGictos por prioridad de producto* se
concentra en as subtareas
Estructura inea
Venta/as: adecuada para e cambio rpido* permite ata $isibiidad de
producto* permite concentracin tota en as tareas* de!ne
caramente as responsabiidades* permite e procesamiento paraeo
de $arias tareas
Des$enta/as: 9omenta a po:tica en a asi&nacin de recursos* no
9omenta a coordinacin de acti$idades* restrin&e a soucin de
probemas* permite %ue decinen as competencias a 9ondo* crea
conGictos entre tareas # prioridades
Estructura matricia
Venta/as: da GeHibiidad a a or&ani+acin* estimua a cooperacin
interdiscipinaria* compromete* moti$a # estimua a as personas*
desarroa as destre+as de os empeados* de/a en ibertad a ata
&erencia para panear.
Des$enta/as: eHiste ries&o de crear un sentimiento de anar%u:a*
9omenta uc1a entre poderes* puede e$ar a ms discusin %ue
accin* eHi&e destre+as interpersonaes* es costosa de e9ectuar.
Documentos de la organizacin 5 manuales administrativos:
documentos %ue sir$en como medio de comunicacin # coordinacin
%ue permiten re&istrar # transmitir en 9orma ordenada # sistemtica*
in9ormacin de una or&ani+acin.
O"-etivos:
(resentar una $isin de con/unto de a or&ani+acin
3oad#u$ar a a correcta reai+acin de as abores
encomendadas
A1orro de tiempo # recursos en e traba/o
Daciitar a administracin de os recursos 1umanos
Duncionar como medio de reacin # coordinacin con
otras or&ani+aciones.
Caractersticas de la documentacin:
Econmico
Simpe
DeHibe
EHacto
A tiempo
0ue sir$a como sistema de e$auacin
Clasi(cacin de los manuales administrativos:
(or su naturae+a o rea de apicacin
Macro administrati$os
Meso adiministrati$os
Micro administrati$o
(or su contenido
De puestos
De !nan+as
De persona
De operacin
(or su mbito
6eneraes
Espec:!cos
Documentacin "6sica de la organizacin:
Manua de a or&ani+acin
Identi!cacin* atribuciones* estructura or&nica*
or&ani&rama* 9unciones
Manua de procedimientos
Identi!cacin* po:ticas de operacin* conceptos*
responsabes
%roceso de diseo organizacional:
1. Estabecer os ob/eti$os de a empresa
). Dormuar ob/eti$os* po:ticas # panes de apo#o.
,. Identi!car # casi!car as acti$idades necesarias para e
desarroo.
?. a&rupar e Gu/o de acti$idades
@. Dee&ar a autoridad para desempe.ar acti$idades
A. Vincuar e recurso 1umano en 9orma 1ori+onta # $ertica.
Organigramas: Es una estructura or&nica* estica # dinmica* es
e es%ueeto de a empresa. Es una di$isin ordenada # sistemtica de
sus unidades de traba/o atendiendo a ob/eto de a creacin. EHpresa
a estructura* /erar%u:a e interreacin de os r&anos %ue a
componen. &$'/7#*'O &DO*O 87* %0A$#A 9 '/A$#&'*
* FO/#A G/AF&CA 9 O4J*'&:A 0A CO#%O$&C&O D* 7A
O/GA&;AC&<1
%ara disear un organigrama =a> que tener en cuenta los
siguientes puntos:
?1 Dividir el tra"a-o en partes %ue puedan ser e/ecutadas en
9orma &ica # cmoda por personas.
@1 DepartamentalizacinA a&rupar as tareas # os empeados
en 9orma &ica # e!ciente.
B1 Jerarqua de la organizacinA %uien depende de %uien
C1 CoordinacinA de as acti$idades. Mecanismos para inte&rar
as acti$idades en un todo con&ruente.
7tilidad:
(roporciona una ima&en 9orma de a or&ani+acin
3onstitu#en una 9uente de consuta o!cia
Daciitan e conocimiento de una or&ani+acin
Representan eemento t-cnico $aioso para e anisis
or&ani+aciona.
Criterios fundamentales:
(recisin* sencie+* uni9ormidad* presentacin # a $i&encia
Clasi(cacin:
(or su naturae+a
(or su mbito
(or su contenido
(or su presentacin: $erticaes* 1ori+ontaes* miHtos* de bo%ue
*volucin de una organizacin:
Etapa 1; ) a ? personasI compartir responsabiidades
Etapa II R ? a = personasI di$isin de traba/o
Etapa III R = a ?> personasI dee&acin de responsabiidades* toma de
decisiones
Etapa IV R ?> a 1>> personasI auHiiares de direccin # persona de
staX
Etapa V R 1>> a ms empeadosI 9ormacin de comit-s #
descentrai+aciones.
(artes bsicas en una or&ani+acin:
3uerpos directi$os: sus 9unciones principaes son a super$isin
directa* direccin estrat-&ica # e anisis de medio ambiente.
StaX t-cnico: dise.ar* panear* crear # cambiar a tra$-s de a
estandari+acin de procesos.
StaX de soporte: su principa 9uncin es a de dar ser$icio de
apo#o a as otras partes bsicas de a or&ani+acin
Mandos intermedios: super$isin directa # a comunicacin de
as decisiones de cuerpo directi$o a os dems ni$ees
/err%uicos.
3uerpo operati$o: sus principaes 9unciones son ase&urar %ue
as entradas de sistema est-n en e u&ar apropiado*
trans9ormaras entradas en saidas* etc.
3ate&or:as de una or&ani+acin:
3reati$idad
Direccin
Dee&acin
3oordinacin
3oaboracin
D1 DIA6RAMA3I2N
Diagrama de Eu-o: una representacin &ra!ca de a
secuencia de etapas* operaciones* mo$imientos* decisiones #
e$entos %ue ocurren en un proceso.
DINAN7AS
Ra+ones para e anisis !nanciero:
(ara %ue as partes interesadas puedan determinar a posicin
!nanciera de una empresa.
(ara determinar e ni$e de ries&o in1erentes a participar como
socios o accionistas o otor&ar a&'n cr-dito o prestar e9ecti$o a
dic1a compa.:a. 8as instituciones de cr-dito utii+an t-cnicas de
anisis !nancieros %ue $ar:an dependiendo de pa+o* e
ase&uramiento # e propsito de pr-stamo.
E anisis de &eneracin de utiidad de una empresa es un
criterio super importante para e anisis !nanciero.
"tiidad: se considera a 9uente primaria para e pa&o de
intereses # como una 9uente deseabe para e pa&o de
principa.
<erramientas de anisis !nanciero:
Estados !nancieros comparati$os
Series de tendencias con n'meros indicadores
Estados !nancieros de tama.o com'n
Anisis de ra+ones
E 9actor ms importante %ue re$ean os estados !nancieros
comparati$os es a tendencia1
0a me-or manera de efectuar comparaciones en periodos
largos es con 7#*/O$ &D&C*A se requiere una seleccin de
un ao "ase para calcular una serie de ndices1
*l an6lisis de los estados (nancieros de tamao comFn se
enfoca en dos aspectos:
GCu6les son las fuentes de capital de la empresaH
GCu6l es la mezcla de activos con la que la empresa =a
escogido conducir sus operacionesH
?1 AA0&$&$ D* /*0AC&O*$:
Razn/relacin: a a reacin de un concepto a otro eHpresado en
9orma matemtica simpe.
E anisis de reacin puede poner a descubierto tanto reaciones
como bases de comparacin %ue re$een condiciones # tendencias
%ue no puedas ser detectadas por a soa inspeccin de os
componentes indi$iduaes de a reacin. (ara %ue a reacin
ad%uiera si&ni!cado se e compara con reaciones pasadas de a
misma compa.:a.
EHisten cuatro cate&or:as de reaciones %ue se empean para obtener
una $ista &enera de a posicin !nanciera de una empresa:
Reaciones de i%uide+: muestran a capacidad de una empresa
para cumpir sus obi&aciones a corto pa+o. Mantener su
posicin !nanciera soida en e corto pa+o # so$encia para
ar&o pa+o.
Reaciones de apaancamiento: reacionan a 9orma en %ue a
!rma incurre en adeudos con di$ersos aspectos de a operacin
de a compa.:a.4reaciones de administracin de a deuda5
Reaciones de acti$idad: estn dise.adas para reacionar os
in&resos con otros conceptos de baance en 9orma ta %ue
indi%uen e ni$e de as $entas.
Reaciones de rentabiidad o &eneracin de utiidad: reacionan
a utiidad con otros parmetros !nancieros.
@. 32N3E(T2S DE 32NTR28 DE 32ST2S
Administracin de os costos tiene %ue $er con as cuatro 9ases de
a administracin:
(anear
2r&ani+ar
E/ecutar
3ontroar
Inicia con a eaboracin de os presupuestos # a
paneacionTpro&ramacin de as obras o pro#ectos.
3ontro: es a e$auacin de os resutados obtenidos # os
estndares deseados. Es o&rar %ue o %ue sucede sea con&ruente
con o paneado.
3ontroar todo o %ue panea # panear todo o %ue %uieras
controar.
E contro in$oucra:
8os 9ormatos para a recoeccin de datos de campo
Recoeccin peridica de os datos de campo
6eneracin de reportes
E contro de tiempos # costos
8os pronsticos
8a correccin de des$iaciones
8a administracin de cambios
E contro de un pro#ecto es e proceso de reducir a des$iacin
entre e desempe.o rea # e desempe.o paneado.
E desempe.o se mide con respecto a as imitantes de
pro#ecto:
Tiempo 4contro de pro&rama5
3ostos 4contro de presupuestos5
Especi!caciones 4contro de caidad5
(asos bsicos para e contro de pro#ectos:
o De!nir bases de comparacin
(ro&rama
(resupuestos
o Monitorear desempe.o
Tiempo # costo
o 3omparar e desempe.o rea con e paneado
Identi!car as des$iaciones
o (redecir e desempe.o !na
(ronsticos de duracin # costo !na
o Tomar decisiones # actuar
De!nir # apicar acciones correcti$as.
#onitorear: determinar e a$ance de pro#ecto # compararo este
con e a$ance paneado. Es importante por%ue para poder 1acer una
buena pro#eccin 1a# %ue estar actuai+ados aparte %ue e a$ance
rea casi siempre es di9erente a paneado.
Drecuencia de monitoreo: %uincena o mensua.
Bene!cios de monitoreo: es %ue &racias a este e contratista anticipa
sobre costos # eHtensiones de tiempo # e$ita mutas # e due.o
pro&rama pa&os por a$ance # reconsidera os tiempos de entre&a.
/eprogramar: es modi!car e pro&rama ori&ina de acuerdo a un
nue$o pan con base en e monitoreo.
Se repro&rama para reai+ar e pronostico de terminacin* $aidar
nue$o pan para e traba/o* incuir o eiminar acti$idades* re$isar e
pro&rama de acuerdo a traba/o reai+ado.
Desempe.o de as acti$idades: se puede medir comparando as
9ec1as # duraciones pro&ramadas o paneadas contra as reaes. (tc
paneado VS ptc rea
Desempe.o de pro#ecto: comparacin de 9ec1as* dp paneada $s. Dp
duracin pronstico
ANA8ISIS DE DESEM(EY2:
Es medir e porcenta/e de a$ance de as acti$idades # se puede
1acer mediante:
8a apreciacin $isua
M-todo de costo a costo: costo incurrido a a 9ec1a en e
pro#ecto H 1>>T costo tota de estimado de pro#ecto.
M-todo de es9uer+o consumido: 1;1 empeadas a a 9ec1a
en e pro#ecto H 1>> entre 1;1 totaes estimadas de
pro#ecto.
"nidades de traba/o reai+adas a a 9ec1a H 1>> entre tota
de unidades de traba/o de pro#ecto.
SISTEMAS DE 32ST2S DE 2BRA
3apturar os &astos de obra en e orden en %ue $an ocurriendo #
ubicaros en os sub;eementos 9:sicos &eneradores de costos.
(ara comparar o rea contra o paneado
3ostos asociados con una parte 9:sica
3ostos no asociados con una parte 9:sica de a obra
Caractersticas:
). (uramente in9ormati$o
,. Es un proceso de monitoreo continuo
?. Suministra retroaimentacin a &erente
@. (roporciona in9ormacin para propsitos comparati$os
A. Sir$e para 9ormar base de datos a usarse en obras 9uturas.
Alcance:
1. puede ser super!cia o compe/o
). manua o eectrnico
,. su costo debe ser con&ruente con a necesidad # ree$ancia
de a in9ormacin
?. para empresas pe%ue.as o empresas &randes
@. de detae
Ciclo del control de costos de o"ra
1. desarroo de pan de costos 4es e dise.ado en a preparacin
de presupuesto donde se asi&nan cantidades* costos # se
a&rupan en sus di9erentes cuentas de costo.
). paneacin* presupuestacin # pro&ramacin
,. interaccin de mundo rea # e pro#ecto 4monitoreo peridico
?. estados de pro#ecto 4resutados de a interaccin entre o rea #
o paneado5
@. deteccin de des$iaciones 4costos en e in9orme5
A. corre&ir des$iaciones
3atao&o de cuentas de costos: es como un mapa con e cua
tomamos decisiones se presentan os in&resos # &astos* es un re&istro
por periodo.
32NTR28 ADMINISTRATIV2 4proceso %ue permite &aranti+ar %ue as
acti$idades reaes se a/usten a as acti$idades pro#ectadas5
Control: es a 9uncin administrati$a por medio de a cua se
e$a'a e rendimiento. 8as or&ani+aciones a utii+an para ase&urarse
%ue estn a$an+ando satis9actoriamente 1acia sus metas # %ue estn
usando sus recursos e!cientemente.
%roceso de control:
es9uer+o sistemtico para estabecer normas de desempe.o
dise.ar sistemas de retroin9ormacin
comparar resutados reaes con os paneados
determinar des$iaciones
medir dic1as des$iaciones
&aranti+ar %ue todos os recursos de a empresa se usen de a
manera ms e!ca+ # e!ciente.
*lementos "6sicos:
se debe de super$isar as acti$idades %ue se $an reai+ando.
Deben eHistir estndares estabecidos para poder determinar
as des$iaciones
(ermitir as correcciones de as des$iaciones
A tra$-s de este se debe de $o$er a pani!car as acti$idades #
ob/eti$os.
0os cuatro pasos del control: .C&C0&CO 9 /*%*'&'&:O2
Estabecer as normas # m-todos para medir e rendimiento.
Estndar: norma o criterio %ue sir$e de base para a
e$auacin de a&una cosa.
Estndar de cantidad
Estndar de caidad
Estndar de tiempo
Estndar de costos
Medir os resutados 4e$auacin de desempe.o5 tomando de
partida a de!nicin de estndares antes panteados.
Determinar si os resutados corresponden a os parmetros
3omparacin de desempe.o con o %ue 9ue estabecido.
Tomar medidas correcti$as 4para adecuaro a estndar
esperado5
E contro es una acti$idad de todos os ni$ees* # miembros de a
entidad.
Es una etapa primordia en a administracin por%ue puedes tener os
me/ores panes # una estructura or&ani+aciona adecuada pero si no
$eri!cas %ue a situacin rea de a or&ani+acin $a de acuerdo con os
ob/eti$os* de nada te sir$e o dems.
*l control se emplea para:
3rear me/or caidad 4as 9aas de proceso se detectan # se
corri&e5
En9rentar e cambio 4en toda or&ani+acin ocurren cambios a
9uer+a* os mercados cambian* a competencia o9rece nue$os
productos %ue captan a atencin de p'bico* sur&en materiaes
# tecnoo&:as nue$as* se aprueban re&amentos
&ubernamentaes* etc.5
(roducir cicos ms rpidos: aceerar os cicos %ue impican e
desarroo # a entre&a de os productos. 8os cientes de a
actuaidad no soo esperan $eocidad* si no productos a su
medida.
A&re&ar $aor 4%ue tu producto o9re+ca caidad %ue o pre!eran
# o comparen pre!ri-ndoo sobre a o9erta de consumidor.
Daciitar a dee&acin # e traba/o en e%uipo 4para %ue e
&erente controe e a$ance de os empeados* sin entorpecer su
creati$idad o participacin en e traba/o5
*l control se "asa en la consecucin de las siguientes
actividades:
(anear # or&ani+ar
<acer
E$auar
Me/orar
A+reas de control:
1. Zreas de produccin 4encar&ada de producir5
3ontro de produccin
3ontro de caidad
3ontro de costos
3ontro de os tiempos de produccin
3ontro de in$entarios
3ontro de operaciones producti$os 4!/acin de
rutas* pro&ramas # abastecimientos5
3ontro de desperdicios
3ontro de mantenimiento # conser$acin
). Zrea comercia 4encar&ada de $ender5
3ontro de $entas
3ontro de propa&anda
3ontro de costos
,. Zrea !nanciera 4encar&ada de os recursos !nancieros5
3ontro de presupuesto
3ontro de costos
?. Zrea de recursos 1umanos 4encar&ada de persona5
3ontro de asistencia # retrasos
3ontro de $acaciones
3ontro de saarios
%rincipios de control:
E%uiibrio
De a oportunidad4debe de apicarse antes
%ue se e9ect'e e error # #a no se pueda
corre&ir5
De os ob/eti$os4e contro no es un !n si no
un medio para acan+ar os ob/eti$os5
De as des$iaciones 4siempre 1acer e
anisis de cada una # conocer as causas
%ue a ori&inaron para e$itaras en e
9uturo5
De a costeabiidad 4de nada sir$e
estabecer un sistema de contro si os
bene!cios !nanciero %ue redit'a resutan
menos %ue e costo # tiempo de su
impementacin.
De eHcepcin 4 apicar a as acti$idades
eHcepcionaes a a %ue re%uieran e
contro5
De a 9uncin controadora 4a persona %ue
reai+a e contro no debe estar in$oucrada
con a acti$idad a controar5
'ipos de control:
1. contro preiminar: antes de %ue principien as operaciones* en
$e+ de esperar os resutados # compararos con os ob/eti$os
estabecidos* 1a# un contro imitando a as acti$idades por
adeantado. E$itan probemas $s. 3orre&iros despu-s. 8o mao
es %ue re%uiere in9o. 2portuna di9:ci de desarroar. E/. 6erente
de departamento de ropa
). contro concurrente: tiene u&ar durante a 9ase de a accin de
e/ecutar os panes # puede &aranti+ar %ue e pan ser e$ado
a cabo en tiempo espec:!co # ba/o condiciones re%ueridas.
4super$isin directa5
,. contro de retroaimentacin: se en9oca sobre e uso de os
resutados para corre&ir as posibes des$iaciones. Se e$a
acabo despu-s de a accin. E/. Sucursaes a*b # c
?. contro de in9ormacin: consiste en $eri!car %ue a in9ormacin
sea $era+ # comprobabe* # %ue permita a os administradores
ser ms e!cientes # e9ecti$os en a toma de decisiones.
8os controes deben ser GeHibes* deben reportar rpidamente as
des$iaciones* deben ser caros para todos* deben de e&ar o mas
concentrados %ue sea posibe a os atos ni$ees administrati$os*
deben de conducir por si mismos de a&una manera a a accin
correcti$a. No soo decir %ue a&o esta ma* sino decir por%ue*
donde %uien es e responsabe* etc.
E contro puede ser$ir para: a se&uridad en a accin se&uida*
correccin de os de9ectos* me/oramiento de o obtenido* nue$a
paneacion &enera # moti$acin persona.
'olerancias del control:
e administrador estabece dependiendo de a meta os
:mites reacionados con e &rado aceptado de des$iacin de
estndar. E3unta $ariacin de estndar se toeraF
'+cnicas para el control:
contabiidad
auditoria
presupuestos
&ra!cas # dia&ramas
arc1i$os
9ormas* reportes e in9ormes
redes
estad:stica
ccuos probabi:sticos
m-todos cuantitati$os
!erramientas de control:
gr6(ca Gantt
tra>ectoria crtica .#*'/A
t+cnica %*/'
t+cnica C%#
auditorias 4$aidar a 1onrade+ # /usticia* 1asta proporcionar
una base critica para a toma de decisiones5
Auditorias eHternas: apicados por un despac1o eHterno.
Re$isan os acti$os # os pasi$os* as: como tambi-n os in9ormes
!nancieros con e ob/eti$o de $eri!car si estn competos #
eHactos.
Auditorias internas: reai+adas por miembros de a
or&ani+acin su propsito es o9recer &arant:a de %ue os
acti$os de a or&ani+acin estn debidamente prote&idos
# de %ue os re&istros !nancieros son e$ados precisin #
con!abiidad su!ciente para preparar os estados
!nancieros.
Fallas en el proceso de control:
cacer:a de bru/asI ir por e cupabe en $e+ de por as causas #
posibes souciones
esparcimiento de a responsabiidadI puede ser no demasiado
especi!co e in$oucrar a todo e persona e cua puede sentirse
atacado # reaccionar ne&ati$amente.
2bsesin: se $ue$e obsesi$o* se $ue$e costoso* creando un
cima de ba/a con!an+a.
Nosta&ia: pone demasiado -n9asis en o %ue paso # se $ue$e
recursi$o.
D&/*CC&O
Es conducir e taento* e es9uer+o de os dems* inGuir sobre e
desempe.o* coordinar su es9uer+o indi$idua # de e%uipo para
conse&uir e o&ro de os resutados esperados.
0a direccin es e(ciente cuando el director:
1. tiene as condiciones personaes adecuadas
). posee os conocimientos necesarios
,. sabe o aprende a dar ordenes 4a manera de apicar su
autoridad5
?. utii+a metodos de traba/o apropiados
Condiciones personales para la direccin e(ciente:
atributos de :der
estios de idera+&o
conocimientos necesarios
acti$idades de administracin # t-cnicas
%rocedimientos de mando para la direccin e(ciente:
e/ercicio de a autoridad
ori&en de poder de mando
9ormas de e/ercer e mando
dee&acin de autoridad
"na or&ani+acin moderna es un sistema compuesto de subsistemas
# para %ue esta 9uncione bien debe de eHistir una red de
comunicacin e9ecti$a # coordinaciones entre os subsistemas #
sistemas.
*lementos de coordinacin:
1. caridad de ob/eti$os
). panes* pro&ramas # presupuestos
,. sistemas de coordinacin
?. sistemas de in9ormacin
@. sistemas de contro # se&uimiento
E resutado de una empresa depender en &ran medida de buen o
ma comportamiento de as personas en su ro de traba/o. Administrar
es e arte de o&rar e ob/eti$o mane/ando a os recursos disponibes:
materiaes* capita* e%uipos* pa+os # personas1
/ol del elemento =umano segFn tres diferentes modelos:
modeo tradiciona o csico
o a$ersin a traba/o
o o %ue &anan es mas importante %ue o %ue 1acen
o pocos %uieren 1acer traba/os %ue re%uieran auto creati$idad
o e administrador debe principamente super$isar # controar a os
subordinados
o di$idir as tareas en operaciones simpes* repetiti$as # 9cies de
aprender
o si as tareas son simpes* e contro estrec1o* a renumeracin
decente # e super$isor /usto* os resutados sern normaes.
modeo de reaciones 1umanas
o e 1ombre desea ser 'ti e importante* %ue o traten como indi$iduo esto es
mas importante %ue e dinero como eemento moti$ador
o e administrador debe 1acer sentir %ue os traba/adores se sientan 'ties
o escuc1ar sus obser$aciones de traba/o # manteneros in9ormados
o permitires e/ecutar una autodireccin # auto contro
o e compartir os resutados con os subordinados os 1arn sentir importantes
# esto me/orara su mora # reducir a resistencia de a reacin autoridad;
subordinado
modeo de a capacidad
o e 1ombre coabora mas con os ob/eti$os %ue a#udar a estabecer* a ma#or
parte de a &ente es capa+ de 1acer mas si apro$ec1a toda su capacidad
o e administrador debe 1acer uso de todas as capacidades de os
subordinados* debe crear un ambiente de traba/o en %ue os empeados se
sienten moti$ados a usar e mHimo de sus posibiidades* incrementando
siempre a auto direccin # e auto contro.
o Si se entre&a ma#or inGuencia a os subordinados eo redundara en ms
e!ciencia.
o Ma#or capacidad de indi$iduo.
CO#7&CAC&<: 3on/unto de mecanismos mediante os cuaes pueden transmitirse* ideas*
sentimientos* opiniones* in9ormacin e instrucciones de una persona a otra. 8a e!ciencia de
a or&ani+acin depender* de a e!ciencia de a red de comunicaciones %ue se mane/e en a
or&ani+acin.
%lanos de comunicacin:
(ano interpersona: comunicacin consi&o misma
(ano interpersona: intercambio de in9ormacin entre dos o mas personas
(ano or&ani+aciona: comunicaciones 9ormaes e in9ormaes %ue se crean en una
or&ani+acin para pani!car* pro&ramar* diri&ir* coordinar # controar todas as
acti$idades.
iveles de comunicacin:
Ni$e denotati$o o de contenido: contiene e mensa/e directo # eHpicito.
Ni$e meta comunicati$o: mas a de o comunicati$o
'ipos de comunicacin:
Escrita
2ra
No $erba 4s:mboos* se.as* &estos 9:sicos con e cuerpo* eHpresin !sca* inGeHiones
de $o+ a 1abar5
4arreras de la comunicacin:
2ri&inadas por e mensa/e 4ori&inadas por e entorno o e receptor5
2r&ani+acionaes 4status* 1ostiidad interpersona5