Anda di halaman 1dari 156

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA


MOTOR HONDA SECARA KREDIT
PADA PD BUDI MOTOR
JAKARTA









TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)



DEA PUTRI LESTARI
NIM: 11102733


Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2013
2



SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733
Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
Alamat Kampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami, Jakarta Selatan
Alamat Rumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor Jakarta adalah asli (orisinil) atau tidak plagiat (menjiplak)
dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada
paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya
memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas
akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu,
saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusansaya dari
Akademi Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.

Dibuat di : Jakarta
Padatanggal : 03 Juli 2013
Yang menyatakan,



Dea Putri Lestari


3



SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertandatangan di bawahini, saya :
Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733
PerguruanTinggi : AMIK BinaSaranaInformatika
Program Studi : KomputerisasiAkuntansi
AlamatKampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami
AlamatRumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat

Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non-
Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) ataskaryailmiah kami yang berjudul :
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor Jakarta, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhakmenyimpan,
mengalih-media atau format-kan, mengelolakannya dalam pangkalan data (database),
mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama
tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis pencipta karya ilmiah tersebut.

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala bentuk
tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta
Padatanggal : 03 Juli 2013
Yang menyatakan,



Dea Putri Lestari


4



PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Tugas Akhir ini diajukan oleh :

Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733
Program Studi : KomputerisasiAkuntansi
Jenjang : Diploma Tiga (D.III)
Judul Tugas Akhir : PerancanganSistemInformasiPenjualan Sepeda Motor Honda
Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta

Untuk dipertahankan padaperiode I-2013 dihadapan penguji dan diterima sebagai
bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md)
pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi
Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika.

Jakarta, 03 Juli 2013

PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing : Eri Mardiani, M.Kom ...................................

Asisten Pembimbing : Normah, S.Kom ..................................

DEWAN PENGUJI

Penguji I : ...................................

Penguji II : ...................................

5




NIM : 11102733
NAMA LENGKAP : Dea Putri Lestari
Dosen Pembimbing : Eri Mardiani,M.kom
TugasAkhir : Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta

No TanggalBimbingan PokokBahasan ParafDosenPembimbing
1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana dan
Pengajuan Judul

2. 02 Mei 2013 Bab I Acc, Pengajuan Bab II
3. 07Juni 2013 Bab III
4. 18Juni 2013 Acc Bab III
5. 26 Juni 2013 Pengajuan Bab IV
6. 03Juli 2013 Acc keseluruhan
7. 05Juli 2013 Simulasi
Catatanuntukdosenpembimbing.
BimbinganTugasAkhir
Dimulaipadatanggal : 23 April 2013
Diakhiripadatanggal : 05Juli 2013
Jumlahpertemuanbimbingan : 7 (Tujuh) kali


Disetujui Oleh,
Dosen Pembimbing





( Eri Mardiani,M.kom )



LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA
6




NIM : 11102733
NAMA LENGKAP : Dea Putri Lestari
Dosen Pembimbing : Normah,S.Kom
TugasAkhir : Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta

No TanggalBimbingan PokokBahasan ParafDosenPembimbing
1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana dan
Pengajuan Judul

2. 27 April 2013 Pengajuan Bab I
3. 04 Juni 2013 Bab II & Bab III
4. 22Juni 2013 Bab IV
5 05 Juli 2013 Simulasi
Catatanuntukdosenpembimbing.
BimbinganTugasAkhir
Dimulaipadatanggal : 23 April 2013
Diakhiripadatanggal : 05 Juli 2013
Jumlahpertemuanbimbingan : 5 (Lima) kali


Disetujui Oleh,
Dosen Pembimbing




( Normah,S.kom )





LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA
7



KATA PENGANTAR

Pujisyukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang
mana telah melimpahkan rahmat dan karuia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.Dimana tugas akhir ini penulis sajikan
dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil
sebagai berikut
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor,Jakarta.
Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan
Program Diploma Tiga (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian, observasi dan wawancara serta beberapa sumber
literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwatanpa bimbingan
dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar.
Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana
Informatika.
2. PUDIR 1 BidangAkademik
3. Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI.
4. Ibu Eri Mardiani, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan petunjuk dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir ini
8



5. Ibu Normah, S.Kom selaku asisten pembimbing yang telah memberikan
nasihat, dan masukan dalam penulisan tugas akhir ini
6. Staff / karyawan / dosendilingkungan AMIK BSI.
7. IbuHo Lian Hoa selaku pemilik Toko PD Budi Motorbeserta seluruh
staffPD. Budi Motoryang telah sudi memberikan ijin dan meluangkan waktu
untuk memberikan data yang diperlukan guna penyusunan tugas akhir ini.
8. Orang tua ( Bapak dan Ibu ), adik, kakak tercinta dan semua keluarga.
9. Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6D serta semua pihak yang telah banyak
memberikan dorongan semangat dan saran-saran yang sangat membantu
dalam penyusunan laporan ini.
Penulis sadar pasti masih banyak kekurangannya, oleh karena itu keritik
serta saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan
ini. Semoga penulisan ini dapat memberikan manfaat bagi ilmu pengetahuan
umumnya dan pembaca khususnya.

Jakarta, 30 Juni 2013
Penulis


Dea Putri Lestari



9




ABSTRAKSI



Dea Putri Lestari (11102733), Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda
Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta.

Penulis membuat penulisan Tugas Akhir ini berdasarkan dari hasil riset di
PD Budi MotorJakarta yang beralamat di Jl. Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C Jakarta
Barat. PD Budi motor adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan
yang menyediakan motor honda.

Semakin berkembangnya PD Budi Motor yang ditandai dengan jumlah
transaksi penjualan yang terus meningkat, maka timbul permasalahan-permasalahan
dalam sistem yang masih dikerjakan secara manual. Sehingga perlu dibuatkan suatu
sistem aplikasi yang berguna untuk dapat menangani masalah yang timbul atau paling
tidak mengurangi tingkat kesalahan yang selama ini terjadi pada proses penjualan dan
sekaligus meningkatkan kinerja serta produktifitas kerja dari sumber daya yang ada.

Untuk itu penulis merancang suatu sistem pengolahan data penjualan secara
komputerisasi dari mulai proses pemesanan motor, proses kredit, sampai dengan
proses pembuatan laporan. Semuanya itu penulis tuangkan dalam sebuah judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta. Penulis juga menggunakan Software Microsoft Visual Basic
6.0 yang memiliki sarana akses lebih cepat untuk membuat aplikasi database yang
berkemampuan tinggi.

Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan Barang









10




ABSTRACK


Dea Putri Lestari (11102733), Information System Design Honda Motorcycle Sales
on Credit in Favor PD Budi Motors Jakarta.

Authors make this thesis based on research inPD Budi Motor company with
addres Prof.Dr.latumeten No16 B/C west Jakarta . PD Budi Motor a company
engaged in the sale that provides motorcycle honda.

PD Budi Motor growing is characterized by the number of sales transactions
increased, the problems arise in a system that is still done manually. That need to be
made an application system that allows you to be able to handle problems that arise,
or at least reduce the level of error that has been happening in the sales process and
simultaneously improve the performance and productivity of existing resource.

To the outhors designed a data processing system of computerized sales star
booking engine, the credit process to preparing reports. All of the authors showcased
in a title information system design honda motorcycle sales on credit in jakarta PD
Budi Motor. I also use software microsoft visual basic 6.0 facilities that have faster
access to create database appplication are highly skilled.

Key Word : The Design System, The Goods Selling System










11



DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................... i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iii
Lembar Persetujuan Dan Pengesahan Tugas Akhir ......................................... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ...................................................................... v

Kata Pengantar ................................................................................................. vii
Abstraksi .......................................................................................................... ix
Daftar isi ........................................................................................................... xi
Daftar Simbol ................................................................................................... xiii
Daftar Gambar............................................................................................. xiv
Daftar Tabel ..................................................................................................... xv
Daftar Lampiran................................................................................................ xvi

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum .................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................... 2
1.3. Metode Penelitian.................................................................. 2
1.4. Ruang Lingkup ...................................................................... 3
1.5. Sistematika Penulisan ........................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................ 6
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) .................................... 15

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum .................................................................................... 27
3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................. 28
3.2.1. Sejarah Perusahaan...................................................... 28
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................... 28
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ...................................................... 30
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .......................... 32
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ................................................ 35
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ................................................... 48
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................... 48
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ...................... 50
3.7. Permasalahan......................................................................... 52
3.8. AlternatifPemecahanMasalah ............................................... 53

12



BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum .................................................................................... 55
4.2. Prosedur Sistem Usulan ........................................................ 55
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ............................ 57
4.4. Kamus Data SistemUsulan .................................................... 59
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan .................................. 72
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ........................... 72
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ........................... 74
4.5.3. Normalisasi File ............................................ 78
4.5.4. Spesifikasi File .............................................. 82
4.5.5. StrukturKode ................................................. 90
4.5.6. Spesifikasi Program ...................................... 96
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................ 107
4.6.1. Umum ............................................................ 107
4.6.2. Perangkat Keras ............................................ 107
4.6.3. Perangkat Lunak............................................ 108
4.7. Jadwal Implementasi ............................................................. 108

BAB V. PENUTUP
5.1. Kesimpulan ........................................................................... 111
5.2. Saran ...................................................................................... 111

DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN RISET
LAMPIRAN-LAMPIRAN












13



DAFTAR SIMBOL

a. Simbol Diagram Arus Data
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.

DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan alir data yang sedang
berjalan.

PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang
sedang berlangsung.


DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.



14



DAFTAR GAMBAR


Halaman
1. Gambar III.1.Struktur Organisasi ............................................................... 29
2. Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................... 33
3. Gambar III.3.Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................. 34
4. Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan ........................................... 35
5. Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan ......................................... 57
6. Gambar IV.2.Diagram Nol Sistem Usulan ................................................ 58
7. Gambar IV.3.Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan ....................................... 59
8. Gambar IV.4.Bentuk Tidak Normal(Unnormalized Form) ....................... 78
9. Gambar IV.5.Bentuk Normal Kesatu(1NF/First Normal Form) ............... 79
10. Gambar IV.6.Bentuk Normal Kedua(2NF/Second Normal Form) ............ 80
11. Gambar IV.7.Bentuk Normal Ketiga(3NF/Third Normal Form)............... 81
12. Gambar IV.9.Diagram HIPO ..................................................................... 97















15



DAFTAR TABEL

Halaman
1. Tabel II.1.Notasi Tipe Data ........................................................................ 20
2. Tabel II.2.Notasi Struktur Data .................................................................. 21
3. Tabel IV.1.Spesifikasi File Customer ........................................................ 82
4. Tabel IV.2.SpesifikasiFile User ................................................................. 83
5. Tabel IV.3.Spesifikasi File Pesanan........................................................... 84
6. Tabel IV.4.SpesifikasiFileStok .................................................................. 85
7. Tabel IV.5.Spesifikasi FilePO.................................................................... 86
8. Tabel IV.6.Spesifikasi File Jurnal .............................................................. 87
9. Tabel IV.7.Spesifikasi FilePembayaran ..................................................... 88
10. Tabel IV.8.Spesifikasi File Perkiraan ........................................................ 89
11. Tabel IV.9.Spesifikasi File SJ .................................................................... 89
12. Tabel IV.10. Jadwal Implementasi............................................................. 110

















16



DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
A.1. KartuTanda Penduduk. ................................................................. 116
A.2. Kartu Keluarga ......................................................................................... 117
A.3.Purchase Order............................................................................... ........... 118
A.4.Data Stok....................................................................................... ............ 119
B.1. Kwitansi Pembayaran ............................................................................... 120
B.2. LaporanPenjualan ..................................................................................... 121
B.3.Surat Jalan..................................................................................... ............ 122
B.4.Surat Pesanan................................................................................ ............ 123
B.5.FPPI............................................................................................... ............ 124
C.1.Kartu Tanda Penduduk................................................................... ........... 125
C.2.Kartu Keluarga............................................................................... ........... 126
C.3. Form Data Stok ........................................................................................ 127
C.4. Form Data PO ........................................................................................... 128
D.1. Form Data Pesanan................................................................................... 129
D.2. Form Data FPPI ........................................................................................ 130
D.3.Form Data SJ ............................................................................................. 131
D.4. Form Data KW ......................................................................................... 132
D.5. Form Data LP ........................................................................................... 133
D.6. Form Data LK............................................................................... ........... 134
E.1. Menu Login .............................................................................................. 135
E.2. Menu Utama ............................................................................................. 136
E.3. Menu Master.................................................................................. ........... 137
E.4.MenuUser .................................................................................................. 138
E.5. Menu Data Customer ................................................................................ 139
E.6. MenuData Perkiraan ................................................................................. 140
E.7. Menu Transaksi............................................................................. ........... 141
E.8. Menu Data Pesanan .................................................................................. 142
E.9.MenuData PO ............................................................................................ 143
E.10. Menu Data Pembayaran .......................................................................... 144
E.11. Menu Data SJ .......................................................................................... 145
E.12.Menu Data Stok ....................................................................................... 146
E.13.Menu Data Jurnal............................................................... ...................... 147
E.14.Menu Data LP............................................................................... ........... 148
E.15.Menu Data Backup........................................................................ .......... 149




17



BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Umum
Penjualan kredit merupakan salah satu unsur penting dalam operasional
sebuah perusahaan, maka perusahaan harus bisa memberi pelayanan terbaik dan
harus memiliki SDM ( Sumber Daya manusia ) yang terampil dan teknologi yang
digunakan harus sesuai dengan zamannya. Salah satu teknologi yang memberi
kemudahan dalam kegiatan penjualan dan pengolahan data adalah menggunakan
komputer.
Setelah penulis mengadakan riset di PD Budi Motor, penulis menyadari
bahwa sistem penjualannya masih bersifat manual. Mulai dari pemesanan barang,
pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan.
Masalah yang timbul dari sistem berjalan yang ada di PD Budi Motor adalah lambat
dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan proses laporan
penjualan masih berbentuk print excel, dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan
untuk membuat laporan. Dalam pencatatan buku stok juga masih dalam tulis tangan
maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar.
Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah
perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan
operasional perusahaannya.
18



Pencatatan penjualan sepeda motor honda di PD Budi Motor ini masih
bersifat manual, maka sudah seharusnya perusahaan tersebut memperhatikan
keakuratan laporan dengan cepat dan akurat. Judul penulisan tugas akhir yang
penulis ambil adalah sebagai berikut
PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA
SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA

1.2. Maksud dan Tujuan Penulisan
Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui penjualan kredit pada PD Budi Motor dan mempelajari
kelemahan sistem berjalan.
2. Mencari solusi terhadap permasalahan sistem berjalan penjualan kredit pada
PD Budi Motor.
3. Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama belajar di Akademi Bina
Sarana Informatika (AMIK BSI)
Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat
kelulusan pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK
BSI).
1.3. Metode Penelitian
Untuk memperoleh data-data guna tersusunnya Tugas Akhir ini maka
penulis menggunakan cara untuk mengumpulkan data dengan beberapa metode yaitu:

19



1. Metode Observasi
Data dikumpulkan langsung dengan cara melakukan pengamatan langsung
di PD Budi Motor yang berlokasi di Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C pada
objek yang diteliti agar penulisan tugas akhir ini mudah terlaksana.
2. Metode Wawancara
Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai langsung atau tanya
jawab kepada narasumber yaitu Ibu Endang selaku sales counter apabila ada
sesuatu yang tidak dimengerti yang dilakukan dengan sistematis dan
berdasarkan tujuan penelitian. Cara ini dimaksudkan untuk kemudahan
mendapatkan data.
3. Metode Kepustakaan
Pengumpulan data dilakukan dengan melihat dan mengambil data-data yang
terdapat dalam buku-buku atau literatur yang berkaitan.

1.4. Ruang Lingkup
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil masalah mengenai
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor. Dalam hal ini penulis membahas masalah pada proses penjualan
kredit yang didalamnya menyangkut proses pemesanan barang, proses pengajuan
perjanjian kredit, proses pembayaran uang muka, proses pengiriman barang, proses
pembuatan laporan penjualan perbulan.


20



1.5. Sistematika Penulisan
Penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, dimana
pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemikiran dan pemahaman
isi dari Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis akan menguraikan secara garis besar
tentang bab-bab yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Di dalam bab ini di kemukakan mengenai pokok bahasan, maksud dan
tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematika yang
digunakan dalam mengumpulkan data dalam menyusun laporan ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang
dibahas dalam ruang lingkup penyusunan laporan ini dan memberikan
penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tool system).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini membahas secara secara umum dan singkat tentang profil
perusahaan, analisa sistem berjalan, struktur dan fungsi organisasi,
prosedur sistem yang sedang berjalan, diagram alir, dan sistem
akuntansi berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan dan
alternative pemecahan masalah pada perusahaan tersebut.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
Dalam bab ini membahas tentang sistem usulan secara umum,
prosedur sistem yang diusulkan, diagram alir data sistem akuntansi
usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan
21



sistem usulan yang didalamnya terdapat dokumen masukan, dokumen
keluaran, normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi program, sistem
komputer yang dibutuhkan serta memberikan jadwal implementasi.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diambil penulis dalam
pembuatan Tugas Akhir ini beserta saran-saran yang diberikan untuk
penjualan sepeda motor honda secara kredit pada PD Budi Motor.
















22



BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem pada dasarnya banyak memberikan manfaat dalam mengambil
keputusan, serta memahami lingkungan yang saling berhubungan satu sama lain dan
bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok
dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada
elemen. Yang menekankan pada prosedur sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan yang menekankan pada elemen, sistem adalah kumpulan dari elemen-
elemen yang berinteraktif mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem didefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan yang terdiri dari unsur
manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau lainnya yang terorganisasi dari unsur-
unsur tersebut, disamping berhubungan satu sama lainnya, juga berhubungan dengan
lingkungan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Berikut ini beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli
antara lain:
23



Menurut Sutabri (2004a:3) Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Menurut Narko (2004:1) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan
tertentu.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem saling
berhubungan satu dengan yang lainnya dan mempunyai fungsi dan tujuan.

2.1.2. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah
sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
tersebut dapat berupa suatu sub-sistem atau bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
24



3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi
operasi sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang
lainnya.
5. Masukan Sistem (input)
Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal
input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (process)
Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi,
sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran
yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat
25



menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika
suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan
yang telah direncanakan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya
adalah sebagai berikut:
1. Sistem Abstrak (abstrak system) dan Sistem Fisik (physic system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak
tampak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antar manusia dengan tuhan, sedangkan sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem penjualan, sistem
produksi dan sebagainya.
2. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam,
pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang
dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.


26



3. Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat, misalnya sistem komputer
contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi atau
diramalkan secara tepat, misalnya ramalan cuaca.
4. Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.

2.1.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi
Didefinisikan oleh Puspitawati (2011:14) bahwa sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari,
bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-
pihak tertentudengan laporan-laporan yang di perlukan.

Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen didalam mengambil
keputusan dan merupakan proses lanjut dari data yang memiliki nilai tambah.
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (informasi system) atau disebut juga
dengan processing system atau information generating systems.

27



2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block) yang masing-masing blok terdiri dari:
a. Blok Masukan (Input Block)
Data yang masuk kedalam sistem informasi termasuk metode-metode dan
media untuk menangkap data yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Blok ini berupa kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakainya atau bagi semua
tingkatan manajemen.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Database block merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.

28



f. Blok Kendali (Control Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan bila terlanjur
terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

2.1.5. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi
didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen, dan merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem
informasi.
Menurut George M.Scott dalam Jogiyanto ( 2005a:14 ) mengemukakan
bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi
sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial
maupun kebutuhan operasi.

2.1.6. Sistem Informasi Akuntansi
Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan,
perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari
kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Sistem informasi
yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi
Akuntansi.
Didefinisikan oleh Kadir (2003:97) Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi
29



akuntansi (departemen/bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang
berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.

2.1.7. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Pada setiap perusahaan pada umumnya menerapkan akuntansi sebagai
bahasa bisnis yang dapat dijadikan alat komunikasi, salah satu sub bagian dari sistem
akuntansi adalah penjualan.
Menurut Mulyadi ( 2008:210 ) Sistem Penjualan Kredit adalah Penjualan
kredit di laksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan
order yang di terima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
1. Fungsi Penjualan
Penjualan merupakan salah satu cara yang dimilki perusahaan, untuk mendapatkan
penerimaan kas. Adapun fungsi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Memperlancar stabilitas operasional perusahaan.
b. Memberikan pelayanan kepada customer untuk dapat memenuhi atau
memberikan jaminan tetap akan tersedianya barang tersebut.
c. Untuk mendapatkan laba bersih atas hasil penjualan tersebut.
2. Macam-macam bentuk penjualan :
a. Penjualan Tunai
Adalah penjualan yang dilakukan secara tunai.


30



b. Penjualan Kredit
Adalah penjualan yang dilakukan secara kredit atau tidak langsung
dibayarkan secara tunai, biasanya dalam penjualan ini terdapat syarat-syarat
yang harus disepakati.
c. Penjualan Konsinyasi
Adalah suatu bentuk perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang
menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan
memberikan komisi tertentu.

2.1.8. Jurnal Penjualan
Menurut Mega (2006:109) mendefinisikan bahwa Jurnal adalah catatan
harian yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi keuangan yang terjadi
secara kronologis dengan berpedoman pada mekanisme debit dan kredit.
Jurnal penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Jurnal pada saat penjualan barang secara kredit
Penjualan xxx
Piutang xxx
Contoh :
Penjualan Rp 1.000.000
Piutang Rp 1.000.000
2. Jurnal pada saat terjadi retur penjualan secara kredit
Retur Penjualan xxx
Pendapatan penjualan xxx
31



Contoh :
Retur Penjualan Rp 250.000
Pendapatan Penjualan Rp 250.000

3. Jurnal pada saat terjadinya potongan penjualan
Piutang xxx
Potongan Penjualan xxx
Penjualan xxx
Contoh :
Piutang Rp 800.000
Potongan Penjualan Rp 200.000
Penjualan Rp 1.000.000

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat
mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System)
merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan
secara tepat arti fisiknya.

2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Menurut Jogiyanto ( 2005b:700 ) Diagram alir data adalah diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Diagram
32



ini menggambarkan data yang ditransformasikan menjadi keluaran melalui
serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses akan
dilakukan. Diagram ini disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang
saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)
Kesatuan lingkungan luar yang berupa orang, organisasi suatu sistem lainnya
yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau output dari
sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi.
2. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses
sistem. Bentuknya adalah anak panah.
3. Proses (Processing)
Untuk menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan,
keluaran atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transaksi masukan
ke dalam keluaran. Bentuknya adalah lingkaran.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau
diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping
terbuka.
Aturan main dalam DAD yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram
alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu
dengan external entity yang lainnya secara langsung.
33



2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan
data store yang lainnya secara langsung.
3. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity
secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
Tahapan-tahapan di dalam DAD adalah
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan
diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara
umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam
diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Jogiyanto ( 2005c:725 ) Kamus data adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data digunakan
pada tahap analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap
analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem
34



dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem,
sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang
input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
ada di DAD (Diagram Alir Data).
Isi dari kamus data adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram,
maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca
diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data
tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di
kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan
yang lainnya.
3. Bentuk Data
Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data
yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan.
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:
a. Dokumen dasar atau formulir
b. Dokumen hasil cetakan computer
c. Laporan tercetak
d. Tampilan layar monitor
35



e. Variabel
f. Parameter
g. Field
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari
arus data pada diagram alir.
5. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari elemen-elemen data.
6. Volume
Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukkan
banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volume puncak
yang menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk
mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan
jumlah input, alat proses dan alat output.
7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data
dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-
laporan harus dihasilkan.


36



8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.

Notasi dalam kamus data ada dua macam, yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output struktur data.


Tabel II.1. Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap karakter
9 Angka Numeric
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
Sumber : Sutabri (2004b:172)

2. Notasi Struktur Data
Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
37



Tabel II.2. Notasi Struktur Data


Sumber : Sutabri (2004c:172)

2.2.3. Normalisasi
Menurut Jogiyanto ( 2005d:403 ) Normalisasi adalah suatu file yang terdiri
dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu di organisasikan kembali.
Macam-macam fungsi kunci (key function) :
1. Kunci Kandidat (candidate key)
Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang
mengindetifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.
2. Kunci Primer (primary key)
Kunci primer adalah satu set atau minimal suatu atribut yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (Ya atau Tidak)
{ } Iterasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
38



3. Kunci Alternatif (alternative key)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.
4. Kunci Tamu (foreign key)
Kunci tamu adalah satu atribut yang dapat melengkapi satu hubungan
(relationship) yang menunjukan induknya.
Jenis Jenia Kunci
1. Super Key
Super key adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan
untuk mengidentifikasi secar unik sebuah entitas dalam entitas set.
2. Candidat Key
Adalah satu atribut atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan
secara unik satu kejadian spesifik dari suatu entity.
3. Primary Key
Adalah satu atribut minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan
secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
4. Alternatif Key
Adalah kandidat yang tidak dipakai primary key. Dimana kerap kali kunci
alternative dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
5. Foreign Key
Adalah satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi suatu relationship
(hubungan) yang menunjukan ke induknya.
Jenis Jenis Relasi :
1. One to One : Satu data berbanding dengan satu data
39



2. One to Many : Satu data berbanding dengan banyak.
3. Many to Many : Banyak data berhubungan dengan banyak data.
Tahapan-tahapan dalam Normalisasi
1. Bentuk Tidak Normal (unnormalized form)
Kumpulan data yang direkam, tidak akan mengikuti suatu format tertentu, dapat
saja data tidak lengkap atau terduplikasi.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atau First Normal Form)
Setiap data dibentuk dalam flat file (file dasar atau rata), field berupa automatic
value, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multi
value).
3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci
yang harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan semua atribut
bukan primer tidak mempunyai hubungan transit. Dengan kata lain setiap atribut
bukan kunci haruslah bergantung pada primary key dan pada primary key secara
menyeluruh.
5. Boyce Code Normal Form (BNCF)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci
harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.


40



2.2.4. Pengkodean
Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan
kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka
(frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan
huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam
proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf, atau kombinasi
keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai berikut
1. Mengklasifikasikan data.
2. Memasukan data kedalam komputer.
3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.
Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang
menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:
1. Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak
ada kode yang kembar.
3. Harus Fleksibel
Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.


41



4. Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam di luar komputer.
5. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus Distandarisasi
Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak
standar akan mengakibatkan kebingungan.
7. Spasi Dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan
di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter Yang Mirip
Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak
digunakan di dalam kode.
9. Panjang Kode Harus Sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2.2.5. HIPO
Menurut Jogiyanto (2005e:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-
Output) merupakan metodologi yang di kembangkan dan di dukung oleh IBM.
HIPO sebenarmya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO
juga banyak di gunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus
42



pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam
sistem di gambarkan oleh fungsi utamanya.
HIPO dapat di gunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik
dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai
berikut ini.
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus di selesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang di gunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus di gunakan dan
output yang harus di hasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan
dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan
pemakai.









43



BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum
PD Budi Motor adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang
penjualan sepeda motor honda. Memasuki era perdagangan bebas yang sangat
kompetitif, menjadi harapan baru untuk membuka peluang bisnis dalam bidang
penjualan motor yang kian membanjiri pasar. Walau usaha dagang tersebut masih
berskala lokal, PD Budi Motor telah mampu bersaing dengan dealer-dealer lain,
dengan menjual barang berkualitas tinggi.
Tetapi sistem penjualannya masih bersifat manual, dari mulai pemesanan
barang, pembuatan kwitansi sampai dengan pembuatan laporan penjualan. Untuk itu
dibutuhkannya komputerisasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data
sehingga menghasilkan data yang akurat dan cepat. Analisa sistem berjalan bertujuan
untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada
organisasi dan sebagai acuan untuk penyusunan rancangan sistem yang akan
diusulkan.
Kegiatan yang dilakukan pada analisa sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan mengumpulkan data awal dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem yang sedang berjalan.
2. Kegiatan menyusun dan mengklasifikasi data awal.
3. Kegiatan menginterprestasikan serta mengevaluasikan data awal.
44



3.2. Tinjauan Perusahaan
PD Budi Motor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan
sepeda motor honda. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan perusahaan,
penulis akan menguraikan dibawah ini.

3.2.1. Sejarah Perusahaan
PD Budi Motor merupakan jenis usaha yang bergerak dalam bidang
penjualan, yang telah memiliki satu cabang toko di wilayah Jakarta. Berdiri sejak Juni
1971 yang didirikan oleh Ibu Ho Lian Hoa sebagai pemilik toko sekaligus pendiri
dengan nomor SIUP 02085-03/PK/1.824.271.
Asal pendiriannya berawal dengan dibukanya satu toko di kawasan
Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 b/c Tambora Jakarta Barat yang menjual sepeda motor,
tetapi hari demi hari di karenakan omset yang di dapat melebihi target perbulannya,
dan sesuai kebutuhan pasar maka pemilik memutarkan uangnya untuk memperluas
usahanya dengan membuka cabang baru yang berkawasan di Jl.Kamal Raya No.3
Tegal Alur Jakarta Barat. Dari hal tersebut diatas timbul banyak masalah dalam hal
pencatatan, dikarenakan segala pencatatan dari mulai penjualan sampai laporan masih
manual.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada
kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu
45



diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar
bisa lebih efisien.
Adapun struktur organisasi di PD Budi Motor adalah sebagai berikut:

Pimpinan
Manager
Bagian
Gudang
Bagian
Penjualan


Gambar III.1. Struktur Organisasi PD Budi Motor

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari
organisasi PD Budi Motor (seperti terlihat pada gambar III.1.) secara garis besar
adalah sebagai berikut :
1. Pimpinan
Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah
pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan, menerima
laporan dari seluruh bagian, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan
perusahaan.
46



2. Manager
Mengontrol setiap jalannya kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan,
bertanggungjawab atas kelancaran pengelolahan dan pengendalian terhadap
Sumber Daya Manusia di seluruh bagian perusahaan, mengurus setiap
pelaksanaan kegiatan yang berlangsung untuk mencapai target kinerja sesuai
tujuan perusahaan, memeriksa kembali laporan dari setiap bagian di dalam
perusahaan, ikut dalam menentukan keputusan dan bertanggungjawab atas
keputusan tersebut.
3. Bagian Gudang
Mencatat setiap keluar masuknya barang, memasukkan dan mengeluarkan
barang sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, bertanggungjawab atas
barang-barang yang ada di gudang, mengirim barang pesanan customer.
4. Bagian Penjualan
Menjual barang ke customer, mencapai target penjualan perusahaan,
bertanggungjawab atas setiap penjualan yang berlangsung.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu
kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai
dengan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang
diambil dari PD Budi Motor, Jakarta yaitu sistem penjualan sepeda motor honda yang
selama ini telah melewati beberapa proses.
47



Prosedur sistem akuntansi berjalan penjualan kredit secara umum pada PD
Budi Motor dan proses penjualan barang yang dilakukan secara kredit adalah:
1. Prosedur Pemesanan Barang
Customer datang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,
KTP, kemudian customer memesan barang ke bagian penjualan. Bagian
penjualan mengecek barang ke buku stok, jika barang yang dipesan ada,
maka bagian penjualan membuatkan surat pesanan tiga rangkap, warna
putih untuk bagian gudang, kuning untuk customer, merah untuk di arsipkan.
2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit
Bagian penjualan mengisi formulir permohonan pembiayaan individu dari
data KK, KTP dan SP merah customer, lalu mengajukan proses kredit ke
Federal International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar
approve dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan kebagian
penjualan.
3. Prosedur Pembayaran Uang Muka
Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke
bagian penjualan dan PO di arsip. Bagian penjualan membuatkan kwitansi
rangkap dua, kwitansi warna putih di berikan ke customer dan kwitansi
merah untuk di arsipkan.
4. Prosedur Pengiriman Barang
Berdasarkan SP (Surat Pesanan) yang di terima oleh bagian gudang, maka
bagian gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang pesanan.
Lalu surat jalan dan barang pesanan di cek berdasarkan data kwitansi merah
48



oleh bagian penjualan, setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di
berikan ke customer , setelah di tandatangani oleh customer , surat jalan
warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsipkan.
5. Proses pembuatan Laporan
Bagian penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data surat jalan
putih dan data kwitansi merah, setelah data lengkap maka bagian penjualan
membuat laporan penjualan bulanan untuk di serahkan kepada manager.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data sistem bejalan dari beberapa diagram yang masing-masing
menggambarkan tingkatan proses dalam sistem yang digambarkan antara lain,
diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh sistem yang
ada, diagram nol menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks
dan penjabarannya lebih terperinci dan yang terakhir diagram detail yang
menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada
dalam diagram nol.
Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan, sebagai
berikut :
49



Customer
Sistem Informasi
Penjualan Sepeda Motor
Honda Secara Kredit
pada PD Budi Motor
KK,KTP
SP (kuning),
KW (putih),SJ
Gudang
FIF
FPPI
PO
Manager
LP
SP (putih)
SJ


Gambar III.2. Diagram Kontek Sistem Berjalan

Keterangan
- KK : Kartu Keluargaa
- KTP : Kartu Tanda Penduduk
- SP : Surat Pesanan
- FPPI : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
- PO : Purchase Order
- KW : Kwitansi
- SJ : Surat Jalan
- LP : Laporan Penjualan

50



1.0
Pemesanan
Barang
Customer
KK,KTP
SP (kuning)
Gudang
SP (putih)
KK,KTP,
SP (merah)
2.0
Pengajuan
Perjanjian
Kredit
Data KK,KTP,
SP (merah)
FIF
FPPI
3.0
Pembayaran
Uang Muka
PO
KW (putih)
KW (merah)
PO
4.0
Pengiriman
Barang
SJ
SJ
SJ (putih)
5.0
Pembuatan
Laporan
Data KW (merah)
Manager
LP
Data stok
Acc. SJ (Putih)
Acc. SJ (putih)
Arsip stok
Arsip KK,KTP,
SP (merah)
Arsip KW
(merah)
Arsip PO
Data KW (merah)
Data SJ (putih)

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
51



1.1
Penyerahan KK
Arsip Stok
Customer
1.2
Penyerahan
KTP
Arsip
KK,KTP,SP(merah)
Gudang
KK
Data stok
SP (kuning)
SP (merah)
SP (putih)
KTP
1.3
Pembuatan SP
KK
KTP

Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan


3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan informasi
dari satu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk mengindentifikasi
data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan
52



terdapat sebuah formulir masukan dan keluaran dengan berbagai tampilan.
Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan.

3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : KTP
Alias : Kartu Tanda Penduduk
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Customer Proses 1.0
Proses 1.0 Arsip KK,KTP,SP(merah)
Penjelasan : Identitas Customer
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Nama_Provinsi + Nama_Kota
Keterangan :
Nama_Provinsi *Nama provinsi*
Nama_Kota *Wilayah*
Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+
Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+
Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan
+ Berlaku_Hingga }n
Keterangan :
Nik *16 digit bertipe string*
53



Nama *Nama customer*
Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat Tanggal
Tahun*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Alamat *Alamat tinggal*
Agama *Kepercayaan*
Status_Perkawinan *Status perkawinan*
Pekerjaan *Pekerjaan*
Kewarganegaraan *Bangsa*
Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*
Footer = Tanda_Tangan_Pemegang
Keterangan :
Tanda_Tangan_Pemegang *Tanda tangan
pemilik*
2. Nama Arus Data : KK
Alias : Kartu Keluarga
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Customer Proses 1.0
Proses 1.0 Arsip KK,KTP,SP(merah)
Penjelasan : Identitas Custome
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
54



Header = No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat
Keterangan :
No *No identisas kartu keluarga*
Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang
bertanggung jawab*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Isi = 1{Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin +
Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan +
Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +
Status_Hubungan_dalam_Keluarga +
Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10
Keterangan :
Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga*
NIK *16 digit bertipe string*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*
Agama *Kepercayaan*
Pendidikan *Status pendidikan*
Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*
Status_Pernikahan *Status perkawinan*
Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status
kekeluargaan*
55



Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau
tidak*
Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*
Footer = Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*
Tanda_Tangan *Tanda tangan camat,kepala
keluarga dan RT setempat*
3. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Order
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : FIF Proses 3.0
Proses 3.0 Arsip PO
Penjelasan : Bukti approve data customer
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : 1 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Keterangan :
Judul *Persetujuan pembiayaan*
Isi = 1 {Tanggal + Nomor + Perihal + Kepada_yth +
Nama + Alamat + Merk + Harga + Uang_Muka +
Angsuran + TOP } n
56



Keterangan :
Tanggal*Tanggal PO dibuat*
Nomor *Nomor PO*
Perihal *Nomor aplikasi customer*
Kepada_Yth *Ditujukan untuk dealer*
Nama *Nama Permohonan Kredit*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Merk *Type motor*
Harga *Harga On The Road*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan persetujuan
pembiayaan*
4. Nama Arus Data : Data Stok
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Manual
Arus Data : Arsip stok Proses 1.0
Penjelasan : Dokumen yang di gunakan untuk melihat stok
barang
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
57



Volume : 1 Buku
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Bulan_Tanggal
Keterangan :
Bulan_Tanggal *Bulan dan tanggal stok barang*
Isi = 1 { No_Rangka + No_Mesin + Warna +
Merk_Motor + Tanggal_jual + Nama_Customer +
Alamat} 25
Keterangan :
No_Rangka *Nomor rangka motor*
No_Mesin *Nomor mesin motor*
Warna *Warna motor*
Merk_Motor *Type motor*
Tanggal_jual *Tanggal barang yang terjual*
Nama_Customer *Nama pembeli motor*
Alamat *Alamat pembeli motor*
Footer = Halaman
Keterangan :
Halaman *Halaman buku*

3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : Kw Pembayaran
Alias : Kwitansi Pembayaran
58



Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 3.0 Customer
Proses 3.0 Arsip KW(merah)
Penjelasan : Dokumen yang digunakan sebagai bukti
pembayaran sepeda motor honda
Periode : Setiap terjadi penjualan sepeda motor
Volume : Rangkap 2
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_Counter
Keterangan :
Identitas_Counter = *Nama_counter + Alamat +
Telepon*
Isi = 1 {Sudah_diterima_dari + Banyaknya_Uang +
Untuk_Pembayaran } n
Keterangan :
Sudah_diterima_dari *Nama customer*
Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar*
Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*
Footer = Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pembayaran*
Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*
2. Nama Arus Data : LP
59



Alias : Laporan Penjualan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Proses 5.0 Manager
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual
Periode : Setiap bulan
Volume : Perlembar untuk masing-masing bagian
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_Counter + Tanggal
Keterangan :
Identitas_Counter *Nama counter +
alamat + No_Telp*
Tanggal *Tanggal pembuatan laporan*
Isi = 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat
} n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
No_Mesin *No mesin motor*
No_Rangka *No rangka motor*
Telp *Telp customer*
Alamat *Alamat customer*
Footer = Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :
60



Dibuat_Oleh *Nama dan tanda tangan
bagian penjualan*
Mengetahui *Nama dan tanda tangan
manager*
3. Nama Arus Data : SJ
Alias : Surat Jalan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Gudang Proses 4.0
Proses 4.0 Customer
Proses 4.0 Arsip SJ(putih)
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan
sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim
Periode : Setiap terjadi pengiriman barang
Volume : Rangkap 2
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_Counter + Tanggal + Kepada
Keterangan :
Identitas_Counter *Nama + Alamat_Counter
+ No_Telepon*
Tanggal *Tanggal pengiriman barang*
Kepada *Nama dan alamat customer*
Isi = 1 {Banyaknya + Type + Tahun + Warna +
No_Rangka + No_mesin } 4
61



Keterangan :
Banyaknya *Jumlah barang di ambil*
Type *Merk motor*
Tahun *Tahun pembuatan barang*
Warna *Warna barang yang di pesan*
No_Rangka *No rangka motor*
No_Mesin *No mesin motor*
Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima
Keterangan :
Hormat_Kami *Nama dan tanda tangan
bagian gudang*
Tanda_Terima *Nama dan tanda tangan
customer*
4. Nama Arus Data : SP
Alias : Surat Pesanan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 1.0 Customer
Proses 1.0 Gudang
Proses 1.0 Arsip KK,KTP,SP(merah)
Penjelasan : Bukti pemesanan barang
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : Rangkap 3
Struktur Data : Header + Isi + Footer
62



Header = Tanggal
Keterangan :
Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pemesanan*
Isi = 1 {Nama + Alamat + No_Telp + Merk +
Uang_Muka + Angsuran + TOP } n
Keterangan :
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Telp *No telp customer*
Merk *Type motor yang dipesan customer*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*
5. Nama Arus Data : FPPI
Alias : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 2.0 FIF
Penjelasan : Untuk proses pengajuan kredit
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : 1 Lembar
63



Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {Nama + alamat + no_telp + no_ktp +
data_perusahaan + penghasilan + pengeluaran +
data_keluarga + harga_barang + merk_motor +
uang_muka + angsuran + top } n
Keterangan :
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Telp *No telp customer*
No_ktp *no kartu penduduk*
Data_perusahaan *nama perusahaan dan alamat*
Penghasilan *penghasilan_customer*
Pengeluaran *pengeluaran customer*
Data_keluarga *nama alamat dan telp keluarga*
Harga_barang *harga motor*
Merk_motor *type motor*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
64



Footer = Tanda_Tangan_pemohon +
tanda_tangan_counter_sales
Keterangan :
Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer*
Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian
penjualan*



3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk
pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor
honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem
berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari
lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu
proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumen-
dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Masukan
a. Kartu Tanda Penduduk
Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang
Sumber : Customer
65



Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.1.
b. Kartu Keluarga
Nama dokumen : Kartu Keluarga
Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Penjualan
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.2.
c. Purchase Order
Nama dokumen : Purchase Order
Fungsinya : Tanda approve data customer
Sumber : FIF
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.3.
66



d. Data Stok
Nama dokumen : Data stok
Fungsinya : Untuk mengetahui stok barang
Sumber : Buku stok barang
Jumlah : Satu buku
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan
Bentuk : Lihat Lampiran A.4.

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa
dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan
dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
a. Kwitansi Pembayaran
Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Customer, arsip toko
Jumlah : Dua lembar
Media : Kertas
67



Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan
Bentuk : Lihat lampiran B.1.

b. Laporan Penjualan
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui penjualan motor di counter
Sumber : Arsip kwitansi dan surat jalan
Tujuan : Manager
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi Closing counter perbulan
Bentuk : Lihat lampiran B.2.
c. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk pengiriman motor
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : customer
Jumlah : Dua lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang
Bentuk : Lihat lampiran B.3.
d. Surat Pesanan
Nama dokumen : Surat Pesanan
68



Fungsi : Untuk bukti pemesanan
Sumber : Bagian penjualan
Tujuan : Customer, gudang dan arsip
Jumlah : Tiga lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat lampiran B.4.
e. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
Nama dokumen : FPPI
Fungsi : Untuk bukti pengajuan kredit
Sumber : Bagian penjualan
Tujuan : FIF
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat lampiran B.5.

3.7. Permasalahan
Dari hasil analisa dan pengamatan pada PD Budi Motor maka penulis dapat
mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem
penjualan yang sedang berjalan, antara lain:
1. Proses pembayarannya lambat, karena kwitansi penjualan motor masih
ditulis tangan oleh kasir.
69



2. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan
arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan
karena kurangnya ketelitian.
3. Dalam surat pesanan tidak adanya nomor pesanan sehingga menyulitkan
bagian penjualan dalam melakukan pencarian data-data jika mengalami
masalah dalam pengecekan dan kertas pesanan masih belum berbentuk form.
4. Pencatatan dalam buku stok masih tulis tangan.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan
bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah terkomputerisasi pada PD
Budi Motor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi
dengan baik.
Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem
penjualan kredit pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :
1. Kwitansi pembayaran seharusnya diketik komputer, agar lebih cepat dan
akurat.
2. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,
karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
3. Surat pesanan diganti dengan data pesanan, karena akan sangat memudahkan
dalam melakukan transaksi saat customer melakukan order ke bagian
penjualan. Dan bagian penjualan akan melakukan penginputan data customer
70



terlebih dahulu tanpa khawatir datanya hilang. Dan dalam surat pesanan juga
dicantumkan nomor pesanan.
4. Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar
tidak terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.
Dalam pemecahan masalah diatas di PD Budi Motor, penulis berharap
kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam perhitungan, keterlambatan dalam
pemesanan atau pembuatan laporan atau complain dari customer ke bagian penjualan.
















71



BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum
Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui
masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan
lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan
mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem, usulan yang
berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi
program, spesifikasi program komputer.
Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan
pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam
menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.
Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan
permasalahan yang ada sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan
digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan citra perusahaan menjadi
lebih meningkat.

4.2. Prosedur Sistem Usulan
Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh
dengan yang berjalan. Perbedaanya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya
penggunaan komputer pada sistem yang baru, sehingga dalam penyimpanan data dan
72



pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan
terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut :
1. Prosedur Pemesanan Barang
Customerdatang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,KTP
dan memesan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek
barang berdasarkan file stok, jika barang yang di pesan ada maka bagian
penjualan menginput file customer dan menginput file pesanan dua rangkap.
Warna kuning untuk customer, putih untuk gudang dan KK,KTP di arsip.
2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit
Bagian penjualan mencetak formulir permohonan pembiayaan individu
berdasarkan file pesanan lalu mengajukan proses kredit ke Federal
International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar
approvedengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan ke bagian
penjualan.
3. Prosedur Pembayaran Uang Muka
Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke
bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan menginput kwitansi
berdasarkan file pembayaran. Kwitansi warna putih untuk customer dan
merah untuk diarsip. Bagian penjualan juga menginput file PO dan di arsip.
4. Prosedur pengiriman Barang
Berdasarkan data pesanan yang di terima bagian gudang, maka bagian
gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang yang di pesan. Lalu
surat jalan dan barang pesanan di cek oleh bagian penjualan berdasarkan
73



data pembayaran. Setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di
berikan ke customer, setelah di tandatangani oleh customer, surat jalan
warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsip dan
menginput surat jalan.
5. Prosedur Pembuatan Jurnal
Pada proses ini bagian penjualan memposting data pembayaran ke dalam file
perkiraan yang dilanjutkan dengan membuat jurnal berdasarkan data yang
ada di file perkiraan.
6. Prosedur Pembuatan Laporan
Bagian penjualan membuat laporan penjualan perbulan dan laporan
keuanganberdasarkan data pembayaran, data surat jalan dan data jurnal.
Setelah lengkap maka bagian penjualan menyerahkan laporan penjualan
perbulan dan laporan keuangan kepada manager.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Perancangan Sistem
Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda
Secara Kredit Pada
PD Budi Motor
Customer Gudang
FIF Manager
KK,KTP
Data pesanan
(kuning),
KW (putih),SJ
SJ
Data
pesanan(putih)
FPPI
PO
LP, Laporan
keuangan

Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan
74



1.0
Pemesanan
Barang
Customer
File user
Data user
File customer
Data
customer
Gudang
Data pesanan(putih)
KK,KTP
Data pesanan(kuning)
File stok
Arsip KK Arsip KTP
Data stok
KK
File pesanan
Data
pesanan
Data sp
KTP
2.0
Pengajuan
Perjanjian
Kredit
FIF
FPPI
3.0
Pembayaran
Uang Muka
PO Data sp
KW (putih)
File PO
Data PO
Acc SJ (putih
4.0
Pengiriman
Barang
5.0
Pembuatan
Jurnal
6.0
Pembuatan
Laporan
Arsip KW
(merah)
File
pembayaran
Data
pembayaran
KW
(merah)
SJ
SJ
Data
pembayaran
File SJ
Arsip Acc
SJ (putih)
SJ (putih)
Data SJ
File perkiraan
Data
perkiraan
Data
pembayaran
File jurnal
Data
jurnal
Data pembayaran
Manager
LP , Laporan
Keuangan
Data SJ Data jurnal
Arsip PO
PO

GambarIV.2.Diagram Nol Sistem Usulan
75



1.1
Penyerahan KK
File Stok
Customer
1.2
Penyerahan
KTP
Arsip KK,KTP
Gudang
KK
Data stok
Data pesanan
(kuning)
Data
pesanan
(putih)
KTP
1.3
Pembuatan
Data Pesanan
KK
KTP
File pesanan
Data
pesanan

GambarIV.3.Diagram Detail Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Dibawah ini penulis akan menguraikan tentang kamus data yang mengalir
didalam DAD yang meliputi Notasi Tipe dan Struktur Data.
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Akuntansi Usulan
1. Nama Arus Data : KTP
Alias : Kartu Tanda Penduduk
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Customer Proses 1.0
76



Proses 1.0 Arsip KTP
Penjelasan : Identitas Customer
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Provinsi + Nama_Kota
Keterangan :
Nama_Provinsi *Nama provinsi*
Nama_Kota *Wilayah*
Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+
Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+
Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan
+ Berlaku_Hingga }n
Keterangan :
Nik *16 digit bertipe string*
Nama *Nama customer*
Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat Tanggal
Tahun*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Alamat *Alamat tinggal*
Agama *Kepercayaan*
Status_Perkawinan *Status perkawinan*
Pekerjaan *Pekerjaan*
77



Kewarganegaraan *Bangsa*
Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*
Footer = Tanda_Tangan_Pemegang
Keterangan :
Tanda_Tangan_Pemegang*Tanda tangan pemilik*
2. Nama Arus Data : KK
Alias : Kartu Keluarga
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Customer Proses 1.0
Proses 1.0 Arsip KK
Penjelasan : Identitas Custome
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat
Keterangan :
No *No identisas kartu keluarga*
Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang
bertanggung jawab*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Isi = 1 {Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin +
Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan +
Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +
78



Status_Hubungan_dalam_Keluarga +
Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10
Keterangan :
Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga*
NIK *16 digit bertipe string*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*
Agama *Kepercayaan*
Pendidikan *Status pendidikan*
Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*
Status_Pernikahan *Status perkawinan*
Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status
kekeluargaan*
Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau
tidak*
Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*
Footer = Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*
Tanda_Tangan *Tanda tangan camat,kepala
keluarga dan RT setempat*
3. Nama Arus Data : Data Stok
Alias : -
79



Bentuk Data : Dokumen Manual
Arus Data : File stok Proses 1.0
Penjelasan : Dokumen yang di gunakan untuk melihat barang
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : 1 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Heade = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 { Kode_Stok + No_Rangka + No_Mesin +
Merk_Motor + Warna + Stok + Harga_Motor} 25
Keterangan :
Kode_Stok *Kode setiap unit*
No_Rangka *Nomor rangka motor*
No_Mesin *Nomor mesin motor*
Merk_Motor *Type motor*
Warna *Warna stok motor*
Harga_Motor *Harga unit motor*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda Tangan *Tanda tangan bagian gudang*
4. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Order
80



Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : FIF Proses 3.0
Proses 3.0 arsip PO
Proses 3.0 File PO
Penjelasan : Bukti approve data customer
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : 1 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {No_po + Tanggal + Nama + Alamat +
Merk_Motor + Harga + Uang_Muka + Angsuran +
TOP } n
Keterangan :
No_po *Nomor PO*
Tanggal *Tanggal PO dibuat*
Nama *Nama Permohonan Kredit*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Merk *Type motor*
Harga *Harga On The Road*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
81



TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian FIF*

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Akuntansi Usulan
1. Nama Arus Data : Data Pesanan
Alias : Data Pesanan
Bentuk Data : Dokumen Manual
Arus Data : Proses 1.0 File pesanan
Proses 1.0 Gudang
Proses 1.0 -Customer
Penjelasan : Buktipemesanan barang
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : Rangkap 3
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {No_pesanan + Tgl +Nama + Alamat + No_Tlp +
Merk_Motor + Warna + Uang_Muka + Angsuran +
TOP } n
Keterangan :
82



No_pesanan *Nomor data pesanan*
Tanggal *Tanggal terjadi pemesanan*
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Tlp *No tlp customer*
Merk_Motor *Type motor yang dipesan customer*
Warna *Warna motor yang dipesan*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*
2. Nama Arus Data : FPPI
Alias : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 2.0 FIF
Penjelasan : Untuk proses pengajuan kredit
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
83



Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {No_KTP + Nama + alamat + Jenis_Kelamin +
Status + Pekerjaan + Gaji_Customer +
Jumlah_Pengeluaran + No_KK + No } n
Keterangan :
No_KTP *Nomor kartu tanda penduduk*
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Jenis_kelamin *Jenis kelamin customer*
Status *Status perkawinan*
Pekerjaan *Data pekerjaan*
Gaji_customer *penghasilan_customer*
Jumlah_Pengeluaran *pengeluaran customer*
No_ktp *no kartu penduduk*
No_Tlp *No telp customer*
Footer = Tanda_Tangan_pemohon +
tanda_tangan_counter_sales
Keterangan :
Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan
customer*
Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian
penjualan*

84



3. Nama Arus Data : SJ
Alias : Surat Jalan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Gudang Proses 4.0
Proses 4.0 Customer
Proses 4.0 Arsip SJ(putih)
Proseds 4.0 File SJ
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan
sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim
Periode :Setiap terjadi pengiriman barang
Volume : Rangkap 2
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {No_SJ + Tgl + Nama + Alamat + Merk_Motor +
No_Rangka + No_Mesin + Warna } n
Keterangan :
No_SJ *Nomor surat jalan*
Tgl *Tanggal surat jalan dibuat*
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat customer*
Merk_Motor *Type motor*
85



No_Rangka *No rangka motor*
No_Mesin *No mesin motor*
Warna *Warna unit yang dipesan*
Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima
Keterangan :
Hormat_Kami*Nama dan tanda tangan
bagian gudang*
Tanda_Terima*Nama dan tanda tangan
customer*
4. Nama Arus Data : Kw Pembayaran
Alias : Kwitansi Pembayaran
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 3.0 Customer
Proses 3.0 Arsip KW(merah)
Penjelasan : Dokumen yang digunakan sebagai bukti
pembayaran sepeda motor honda
Periode : Setiap terjadi penjualan sepeda motor
Volume : Rangkap 2
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
86



Isi = 1{No_KW + Tanggal + Sudah_diterima_dari +
Untuk_Pembayaran + Banyaknya_Uang } n
Keterangan :
No_KW *Nomor kwitansi*
Tanggal *Tanggal kwitansi dibuat*
Sudah_diterima_dari *Nama customer*
Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar*
Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*
5. Nama Arus Data : LP
Alias : Laporan Penjualan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Proses 6.0 Manager
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual
Periode : Setiap bulan
Volume : Perlembar untuk masing-masing bagian
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
87



Isi = 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat +
Harga_Motor} n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
No_Mesin *No mesin motor*
No_Rangka *No rangka motor*
Telp *Telp customer*
Alamat *Alamat customer*
Harga_Motor *Harga 1 unit motor*
Footer = Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :
Dibuat_Oleh*Nama dan tanda tangan
bagian penjualan*
6. Nama Arus Data : LK
Alias : Laporan Keuangan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Proses 6.0 Manager
Penjelasan : Untuk mengetahuidana pemasukan penjualan
Periode : Setiap bulan
Volume : Perlembar untuk masing-masing bagian
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
88



Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {No + Nama + No_tlp + Uang_muka +
Harga_motor + Pencairan_FIF } n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
Nama *Nama customer*
No_Tlp *No tlp customer*
Uang_Muka *Uang muka customer*
Pencairan_FIF *Dana pencairan dari leasing*
Footer = Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :
Dibuat_Oleh *Nama dan tanda tangan
bagian penjualan*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Dalam spesifikasi sistem usulan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk
pemrosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor
honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem
usulan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:
4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari
lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu
89



proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumen-
dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Spesifikasi Dokumen Masukan
a. Kartu Tanda Penduduk
Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang
Sumber : Customer
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran C.1.
e. Kartu Keluarga
Nama dokumen : Kartu Keluarga
Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Penjualan
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran C.2.
f. Data Stok
Nama dokumen : Data stok
90



Fungsinya : Untuk mengetahui stok barang
Sumber : Buku stok barang
Jumlah : Satu buku
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan
Bentuk : Lihat Lampiran C.3.
g. Purchase Order
Nama dokumen : Purchase Order
Fungsinya : Tanda approve data customer
Sumber : FIF
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran C.4.

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa
dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan
dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut
adalah sebagai berikut:

91



1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
a. Data Pesanan
Nama dokumen : Data Pesanan
Fungsi : Untuk bukti pemesanan
Sumber : KK dan KTP
Tujuan : Bagian penjualan, gudang dan customer
Jumlah : Tiga lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat lampiran D.1.
b. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
Nama dokumen : FPPI
Fungsi : Untuk bukti pengajuan kredit
Sumber : Bagian penjualan
Tujuan : FIF
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat lampiran D.2.
c. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Surat untuk pengiriman motor
Sumber : Bagian Gudang
92



Tujuan : customerdan arsip toko
Jumlah : Dua lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang
Bentuk : Lihat lampiran D.3.
d. Kwitansi Pembayaran
Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Coustomer, arsip toko
Jumlah : Dua lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan
Bentuk : Lihat lampiran D.4.
e. Laporan Penjualan
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui penjualan motordi counter
Sumber : Arsip kwitansi dan suratjalan
Tujuan : Manager
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi Closing counterperbulan
Bentuk : Lihat lampiran D.5.
93



f. Laporan Keuangan
Nama dokumen : Laporan Keuangan
Fungsi : Untuk mengetahui dana pemasukan penjualan
Sumber : Arsip kwitansi dan surat jalan
Tujuan : Manager
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi Closing counterperbulan
Bentuk : Lihat lampiran D.6














94



4.5.3. Normalisasi File
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)












































Kode_customer
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis_kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah_pengeluaran
No_kk
No_tlp
No_pesanan
Nama_customer
Alamat
No_telp
Merk_motor
Warna
Uang_muka
Angsuran
Top
No_po
Tgl_po
Nama_customer
Alamat
Harga_motor
Uang_muka
Angsuran
Top
Kode_stok
No_rangka
No_mesin
Merk_motor
Warna
Stok
Harga_motor
No_kwitansi
Tgl_kwitansi
Nama_customer
No-po
No_sj
Tgl_sj
No_po
No_kwitansi

95



Gambar IV.4
Normalisasi Bentuk Tidak Normal


2. Normalisasi Normal Kesatu (First Normalized Form/1NF)

















Ket : * Candidate Key









Gambar IV.5

Normalisasi Bentuk Normal Kesatu





Kode_customer*
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis_kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah_pengeluaran
No_kk
No_pesanan*
No-telp
Merk_motor
Warna
Uang_muka
Angsuran
Top
Harga_motor
No_po*
Tgl_po
Kode_stok*
No_rangka
No_mesin
Stok
No_kwitansi*
Tgl_kwitansi
No_sj*
Tgl_sj

96



3. Bentuk Normal Kedua (Second Normalized Form/2NF)
File customer
Kode_customer*
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis-kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah pengeluaran
No_kk
No_tlp
File pesanan
No_pesanan*
Uang_muka
Angsuran
top
Kode_customer*
Kode_stok*
Kode_user**
File stok
Kode_stok*
No_rangka
No_mesin
Merk_motor
Warna
Stok
Harga_motor
File user
Kode_user*
Nama_user
password
File PO
No_po*
Tgl_po
No_pesanan**
Kode_user**
File jurnal
No_jurnal*
Tgl_jurnal
Debet
Kredit
No_kwitansi**
No_perkiraan**
File perkiraan
No_perkiraan**
Nama_perkiraan
File pembayaran
No_kwitansi*
Tgl-kwitansi
No_po*
File sj
No_sj
Tgl_sj
No_kwitansi**
No_po**

Keterangan :
* : Primary Key
** : Foreign Key
: One to One
: One to Many

Gambar IV.6
Normalisasi Bentuk Normal Kedua

97



4. Bentuk Normal Ketiga (Three Normalized Form/3NF)
File customer
Kode_customer*
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis-kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah_pengeluaran
No_kk
No_tlp
File pesanan
No_pesanan*
Uang_muka
Angsuran
top
Kode_customer*
Kode_stok*
Kode_user**
File stok
Kode_stok*
No_rangka
No_mesin
Merk_motor
Warna
Stok
Harga_motor
File user
Kode_user*
Nama_user
password
File PO
No_po*
Tgl_po
No_pesanan**
Kode_user**
File jurnal
No_jurnal*
Tgl_jurnal
No_kwitansi**
No_perkiraan**
File perkiraan
No_perkiraan**
Nama_perkiraan
File
pembayaran
No_kwitansi*
Tgl-kwitansi
No_po*
File sj
No_sj
Tgl_sj
No_kwitansi**
No_po**
Debet
Kredit
No_Jurnal**
No_perkiraan**
Detail Jurnal


Keterangan :
* : Primary Key
** : Foreign Key
: One to One
: One to Many



Gambar IV.7
Normalisasi Bentuk Normal Ketiga



98



4.5.4. Spesifikasi File

File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File
memilikifungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sisitem
dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah :
1. Spesifikasi File Customer
Nama Tabel : File Customer
Akronim : Customer
Fungsi : Untuk memasukan data customer
Tipe : File Master
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : kode_customer
Media : Komputer
Record Size : 135byte
Software : MySQL
Tabel IV.1 Spesifikasi File Customer
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 Kode customer Kode_customer Text 8 Primary key
2 No KTP No_ktp Text 15
3 Nama customer Nama_customer Text 15
4 Alamat Alamat Text 20
5 Jenis kelamin Jenis_kelamin Text 10
6 Status Status Text 10
99



7 Pekerjaan Pekerjaan Text 10
8 Gaji customer Gaji_customer Text 10
9 Jumlah
pengeluaran
Jumlah_Pengeluaran Text 10
10 No KK No_kk Text 15
11 No tlp No_tlp Text 12

2. Spesifikasi File User
Nama Tabel : File user
Akronim : User
Fungsi : Untuk memasukan data user
Tipe : File Master
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : kode_user
Media : Hard Disk
Record Size : 28byte
Software : MySQL
Tabel IV.2 Spesifikasi File User
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 Kode user Kode_user Text 7 Primary key
2 Nama user Nama_user Text 15
3 Password Password Text 6

100



3. Spesifikasi File Pesanan
Nama Tabel : FilePesanan
Akronim : Pesanan
Fungsi : Untuk pemesanan barang
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : no_pesanan
Media : Hard Disk
Record Size : 48byte
Software : MySQL
Tabel IV.3 Spesifikasi File Pesanan
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 No pesanan No_pesanan Text 10 Primary key
2 Uang muka Uang_muka Numeric 10
3 Angsuran Angsuran Numeric 7
4 Top Top Numeric 2
5 Kode customer Kode_customer Text 8 Foreign key
6 Kode stok Kode_stok Text 4 Foreign key
7 Kode user Kode_user Text 7 Foreign key


101



4. Spesifikasi File Stok
Nama Tabel : File Stok
Akronim : Stok
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang masih ada
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : kode_stok
Media : Hard Disk
Record Size : 84byte
Software : MySQL
Tabel IV.4 Spesifikasi File Stok
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 Kode stok Kode_stok Text 4 Primary key
2 No rangka No_rangka Text 15
3 No mesin No_mesin Text 15
4 Merk motor Merk_motor Text 10
5 Warna Warna Text 10
6 Stok Stok Text 20
7 Harga motor Harga_motor Numeric 10


102



5. Spesifikasi File PO
Nama Tabel : FilePO
Akronim : PO
Fungsi : Data approve customer
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : no_po
Media : Hard Disk
Record Size : 32byte
Software : MySQL
Tabel IV.5 Spesifikasi File PO
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 No PO No_po Text 7 Primary key
2 Tgl PO Tgl_po Date 8
3 No pesanan No_pesanan Text 10 Foreign key
4 Kode user Kode_user Text 7 Foreign key

6. Spesifikasi File Jurnal
Nama Tabel : File Jurnal
Akronim : Jurnal
Fungsi : Data memasukan data jurnal
103



Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : no_jurnal
Media : Hard Disk
Record Size : 47byte
Software : MySQL
Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 No jurnal No_jurnal Text 5 Primary key
2 Tgl jurnal Tgl_jurnal Date 8
3 Debet Debet Text 10
4 Kredit Kredit Text 10
5 No kwitansi No_kwitansi Text 10 Foreign key
6 No perkiraan No_perkiraan Text 4 Foreign key

7. Spesifikasi File Pembayaran
Nama Tabel : File Pembayaran
Akronim : Pembayaran
Fungsi : Data untuk menginput pembayaran
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
104



Akses File : Random
Primary key : no_kwitansi
Media : Hard Disk
Record Size : 25byte
Software : MySQL
Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 No kwitansi No_kwitansi Text 10 Primary key
2 Tgl kwitansi Tgl_kwitansi Date 8
3 No PO No_po Text 7 Foreign key

8. Spesifikasi File Perkiraan
Nama Tabel : File Perkiraan
Akronim : Perkiraan
Fungsi : Untuk memasukan data perkiraan
Tipe : File Master
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : no_perkiraan
Media : Hard Disk
Record Size : 19byte
Software : MySQL
105



Tabel IV.8 Spesifikasi File Perkiraan
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 No perkiraan No_perkiraan Text 4 Primary key
2 Nama perkiraan Nama_perkiraan Text 15

9. Spesifikasi File SJ
Nama Tabel : File SJ
Akronim : SJ
Fungsi : Untuk menginput surat jalan
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary key : no_sj
Media : Hard Disk
Record Size : 35byte
Software : MySQL
Tabel IV.9 Spesifikasi File SJ
No Elemen Data Nama Field Type Width Ket
1 No SJ No_sj Text 10 Primary key
2 Tgl SJ Tgl_sj Date 8
3 No PO No_po Text 7 Foreign key
4 No kwitansi No_kwitansi Text 10 Foreign key
106



4.5.5. Struktur Kode
Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data,
memasukkan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang dibutuhkan.
Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang bersifat unik. Dalam
perancangan, penulis melakukan pengkodean sebagai berikut:
1. Kode Customer
Panjang : 8 digit
Tipe : Text
Format :
X 9 9 9 9 9 9 9




Contoh :
C 1 3 0 3 0 0 1

Keterangan :
C = Kode customer
13 = Kode tahun pada 2013
03= Kode bulan pada bulan ke-3
001 = Nomor urut customer adalah 1

Tahun Masuk Customer
Nomor Customer
Bulan masukCustomer
Inisial untuk Customer
107



2. Kode User
Panjang : 7 digit
Tipe : Text
Format :
X 9 9 9 9 9 9




Contoh :
U 1 3 0 3 0 1

Keterangan :
U= Kode untuk user
13 = Tahun pemegang user
03 = Bulan pemegang user
01 = No urut user
3. Nomor Pesanan
X X 9 9 9 9 9 9 9 9



Tahun Pembuatan User
No Urut User
Bulan Pembuatan User
InisialUntuk User
Kode Pesanan
Tahun Pesanan
Bulan Pesanan
Tanggal Pesanan
Nomor Urut Pesanan
108



Contoh :

N P 1 3 0 3 1 5 0 1

Keterangan :
NP = Kode Pesanan
13= Tahun Pesanan
03 = Bulan Pesanan
15 = Tanggal Pesanan
01 = Nomor Urut Pesanan
4. Kode Stok
X 9 9 9




Contoh : Kode Stok M-001
M 0 0 1

Keterangan :
M = Type Motor
001 = Nomor Urut Motor
5. Kode PO
Panjang : 7 digit
Tipe : Text
Type Motor

Nomor Urut Motor
109



Format :
X 9 9 9 9 9 9




Contoh :
P 1 3 0 3 0 1

Keterangan :
P = Kode untuk PO
13 = Tahun masuk PO
03 = Bulan Masuk PO
01 =Nomor urut PO
6. Kode Jurnal
Panjang : 5 digit
Tipe : Text
Format :

0 0
No Urut Jurnal
Inisial Jurnal Umun
1 X
Tahun Masuk PO
Nomor Urut PO
Bulan Masuk PO
Kode Untuk PO
X

110



Contoh :
J U 0 0 1

Keterangan
JU = Inisial jurnal umu
001 = Nomorurut jurnal
7. Kode Kwitansi
Panjang : 10 digit
Tipe : Text
Format :
X X 9 9 9 9 9 9 9 9






Contoh :Nomor Kwitansi KW130302-01
K W 1 3 0 3 0 2 0 1

Keterangan :
KW = Kode Pembayaran
13 = Tahun Pembayaran
Tahun Pembayaran

Kode Pembayaran
Bulan Pembayaran
Tanggal Pembayaran

No Urut
111



03 = Bulan Pembayaran
02 = Tanggal Pembayaran
01= Nomor Urut
8. Kode Perkiraan
Panjang : 4 digit
Tipe : Text
Format :
X X X X

Nomor Urut Perkiraan
Sub Golongan
Golongan Perkiraan

Contoh :
1 1 0 1

Keterangan
1 = Golongan aktiva/harta
1 = Sub golongan aktiva lancar
01 = Nomor urut untuk perkiraan kas
9. Kode Surat Jalan
Panjang : 10 digit
Tipe : Text
Format :
112



X X 9 9 9 9 9 9 9 9






Contoh : Kode Surat Jalan SJ130315-02
S J 1 3 0 3 1 5 0 2

Keterangan :
S J= Kode Untuk Surat Jalan
13= Tahun Surat Jalan
03 = Bulan Surat Jalan
15 = Tanggal Surat Jalan
02 = Nomor Urut Surat Jalan

4.5.6. Spesifikasi Program
Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai paket aplikasi yang penulis
sediakan guna pemrosesan data, untuk memperjelas akan dibuatkan HIPO (Hirarcy
plus Input Proces Ouput) bentuk HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :
Tahun Surat Jalan
Kode Surat Jalan
Bulan Surat Jalan
Tanggal Surat Jalan

No Urut Surat Jalan
113



Login
0.0
0.0
Menu Utama
1.0
File Master
0.0
1.1
Data User
1.1
1.2
File Customer
1.1
1.3
File Perkiraan
1.1
2.0
File Transaksi
0.0
2.1
Data Pesanan
2.0
2.2
Data
Pembayaran
2.0
2.3
Data PO
2.0
2.4
Data SJ
2.0
2.5
Data Stok
2.0
2.6
Data Jurnal
2.0
3.0
File Laporan
0.0
3.1
Laporan
Penjualan
3.0
4.0
File Utility
0.0
4.1
backup
4.0
5.0
Exit
0.0

Gambar IV.9 Diagram HIPO

Diagram HIPO diatas menggambarkan hirarki dari keseluruhan program,
untuk penjelasan lebih mendetail dari spesifikasi masingmasing program, akan
diuraikan di bawah ini :
1. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Login
Akronim : login.frm
114



Fungsi Program : Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu
utama
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Login, Pilihan ini dilakukan jika kode user dan password sudah diisi
dengan benar, jika salah maka akan muncul pesan untuk kesalahan.
b. Batal, Untuk membatalkan proses.
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : menu.frm
Fungsi Program : Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu
utama
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.2.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Master, klik pilihan Master maka akan tampil submenu Data user, data
customerdan data perkiraan.
b. Transaksi, klik pilihan Transaksi maka akan tampil submenu transaksi
pesanan, transaksi pembayaran, transaksi PO, transaksi SJ, transaksi stok
dan transaksi jurnal, jika transaksi pesanan dipilih maka proses input
pesanan, jika transaksi jurnal dipilih maka proses input data jurnal
dilakukan.
115



c. Laporan, klik pilihan Laporan maka akan tampil submenu laporan
penjualan yang didalamnya berisi laporan data barang, data customer,
data jurnal,penjualan bulanan.
d. Utility, klik pilihan Utility maka akan tampil submenu backup, hal ini
dilakukan untuk pengamanan data agar program jika terjadi kerusakan
akan ada backup di penyimpanan lain.
e. Exit, klik pilihan Exit dari program menu utama apabila ingin keluar
dari aplikasi penjualan sepeda motor hondasecara kredit pada PD Budi
Motor.
3. Spesifikasi Program Menu Master
Nama Program : Menu Master
Akronim : master.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu master
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.3.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Data user
b. Data customer
c. Data perkiraan
4. Spesifikasi Program Data User
Nama Program : Data User
Akronim : user.frm
Fungsi Program : Untuk masuk ke user tesebut
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.4.
116



Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data user.
b. Login, klik pilihan Login untuk masuk ke user tersebut.
c. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data user.
5. Spesifikasi Program Data Customer
Nama Program : Data Customer
Akronim : customer.frm
Fungsi Program : Untuk menginput data customer dan menampilkan
data customer yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian data customer.
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.5.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data customer baru.
b. Edit, klik pilhan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data customer.
c. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data baru ataupun data hasil
pengubahan.
d. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data customer yang
diinginkan.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data customer.
f. Search, klik pilihan Search untuk melakukan pencarian data customer
yang diinginkan dan diproses sesuai keinginan.

117



6. Spesifikasi Program Data Perkiraan
Nama Program : Data Perkiraan
Akronim : perkiraan.frm
Fungsi Program : Untuk menginput data perkiraan dan menampilkan
data perkiraan yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian data perkiraan.
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.6.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data perkiraanbaru.
b. Edit, klik pilhan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data perkiraan.
c. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data baru ataupun data hasil
pengubahan.
d. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data perkiraan yang
diinginkan.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data perkiraan.
7. Spesifikasi Program Menu Transaksi
Nama Program : Menu Transaksi
Akronim : transaksi.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu transaksi
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.7.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Data Pesanan
118



b. Data PO
c. Data Pembayaran
d. Data Surat Jalan
e. Data Stok
f. Data Jurnal
8. Spesifikasi Program Data Pesanan
Nama Program : Data Pesanan
Akronim : pesanan.frm
Fungsi Program : Untuk melakukan transaksi pesanan
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.8.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data transaksipesanan baru.
b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan transaksi pesanan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus transaksi penjualan yang
diinginkan.
d. Print, klik pilihan Print untuk mencetak data pesanan.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data pesanan.
9. Spesifikasi Program Data PO
Nama Program : Data PO
Akronim : po.frm
Fungsi Program : Untuk menginput data po
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.9.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
119



a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data po.
b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data po.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data po yang diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data po.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data po
10. Spesifikasi Program Data Pembayaran
Nama Program : Data Pembayaran
Akronim : pembayaran.frm
Fungsi Program : Untuk menginput data pembayaran
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.10.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data pembayaran.
b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data pembayaran baru
ataupun data hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data pembayaran yang
diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data pembayaran.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data pembayaran.
11. Spesifikasi Program Data SJ
Nama Program : Data SJ
Akronim : sj.frm
120



Fungsi Program : Untuk menginput data sj dan menampilkan
data sj yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian dan mengubah data.
Bentuk Tampilan : E.11.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data sj baru.
b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data sj baru ataupun data
hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data sj yang diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data sj.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data sj.
12. Spesifikasi Program Data Stok
Nama Program : Data Stok
Akronim : stok.frm
Fungsi Program : Untuk menginput data stok dan stok keluar.
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.12.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data stok baru.
b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data stok baru ataupun data
hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data stok yang diinginkan.
121



d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data stok.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data stok.
13. Spesifikasi Program Data Jurnal
Nama Program : Data Jurnal
Akronim : jurnal.frm
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal dan menampilkan
data jurnal yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian dan mengubah data.
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.13.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu:
a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data jurnalbaru.
b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data jurnal baru ataupun data
hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data jurnal yang
diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data jurnal .
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data jurnal.
14. Spesifikasi Program Data Laporan
Nama Program : Laporan Penjualan
Akronim : laporan.frm
122



Fungsi Program : Untuk melihat data laporan transaksi penjualan sesuai
tanggal yang diinginkan.
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.14.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Preview, klik pilihan Preview untuk menampilkan data transaksi
penjualan sesuai tanggal yang diinginkan, tetapi sebelum memilih tombol
preview terlebih dahulu tenetukan tanggal laporan transaksi yang ingin
dicetak.
b. Clouse, klik pilihan Clouse untuk keluar dari program laporan Budi
Motor.
15. Spesifikasi Program Utility
Nama Program : Data backup
Akronim : datauser.frm
Fungsi Program : Untuk cadangan file data sehingga apabila terjadi
kerusakan terhadap file asli dapat mengembalikan
file tersebut.
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.15.
Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :
a. Klik backup lalu secara otomatis data akan tersimpan ke dalam file lain.




123



4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Merupakan penjabaran dari pemakai perangkat keras (Hardware) dan
perangkat lunak (software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan
penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1. Umum
Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan
banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan
dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan
dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan
masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem,
maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada
proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem
usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan
perangkat lunak.

4.6.2. Perangkat Keras
Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur unsur yang terdiri dari
perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia
(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk
drive, mouse, dan printer.
Processor : Pentium IV
RAM : 512 MegaByte
124



Monitor : LCD
CD RW : 700 MB
Hard Disk : 80 Giga Byte
Keyboard : 108 keys
Mouse : PS2
Printer : Laserjet

4.6.3. Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur unsur yang terdiri
dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu
proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan
application soft ware.
Sistem Operasi : Microsoft Windows XP
Package Program : Visual Basic 6.0
Database : MySQL

4.7. Jadwal Implementasi
Setelah sistem dianalisa dan di desain secara rinci, maka tahap selanjutnya
yang akan dilakukan adalah tahap implementasi yang berupa tahap peletakan sistem
baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji
coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi
kesalahan dapat segera di perbaiki kembali
125



Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah
sebagai berikut :
1. Penyiapann data awal
Penyiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data
awal yang berhubungan dengan judul yang di angkat oleh penulis yang
dimulai pada bulan pertama selama dua minggu.
2. Pembuatan dan tes program
Pembuatan program sangat diperlukan dalam pengolahan data. Setelah
program selesai dibuat, maka akan dilakukan tes program yang bertujuan
untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan dengan baik yang
dilaksanakan pada bulan pertama di minggu ketiga sampai dengan minggu
kedua bulan kedua.
3. Pembuatan buku petunjuk
Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara
pengisian format masukan, pengoperasian komputer, teknik program data,
prosedur serta prosedur cetakan dilaksanakan pada bulan kedua di minggu
ketiga dan keempat.
4. Pelatihan atau Training
Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang
akan mengoperasikan komputer yang dilaksanakan bulan ketiga pada
minggu pertama dan kedua.


126



5. Tes Sistem
Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara
keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan
baik dan benar yang dilaksanakan bulan ketiga di minggu ketiga dan kempat.
6. Evaluasi dan Operasional
Kegiatan ini bertujuan apakah yang dilakukan dari awal sampai akhir sudah
baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang
terjadi pada waktu kegiatan implementasi, yang dilaksakan pada bulan
keempat di minggu pertama sampai keempat.

Tabel IV.10 Jadwal Implementasi



KEGIATAN
BULAN
I II III IV
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penyiapan Data
Awal X X
Pembuatan dan
Test Program X X X X
Pembuatan Buku
Petunjuk X X
Pelatihan /
Training X X
Test System X X
Evaluasi dan
Operasional X X X X
127



BAB V
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Dengan berakhirnya penyusunaan Tugas Akhir ini penulis berharap dapat
berguna bagi PD Budi Motor khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Dari
pembahasan tersebut maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain :
1. Dengan pemakaian sistem yang diterapkan oleh PD Budi Motor maka
keterlambatan dalam proses pencatatan dan penjualan barang sering terjadi.
2. Untuk mengetahui tentang transaksi penjualan yang telah dilakukan sulit
untuk mengetahui dengan akurat.
3. Apabila permintaan penjualan terjadi dalam jumlah yang banyak, maka
dalam penyajian laporan penjualan barang tidak tepat waktu.

5.2. Saran-saran
Dalam kesempatan ini kiranya penulis ingin menyampaikan saran yang
dapat diterapkan dan berguna bagi pengembangan perusahaan, saran saran tersebut
antara lain :
1. Sebaiknya data disimpan dalam suatu file, sehingga pada saat pencarian data
akan menjadi lebih mudah.
2. Sebaiknya diadakan pelatihan / training bagi user yang akan menjalankan
sistem.
3. Untuk menjaga keamanan data sebaiknya digunakan password.
128



4. Untuk melindungi data dari kerusakan maka disarankan untuk memback up
data setiap selesai melakukan transaksi.
5. Dengan sistem yang baru diharapkan kesalahan-kesalahan atau kekurangan -
kekurangan yang ada dapat teratasi.



















129



DAFTAR PUSTAKA


Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : CV ANDI
OFFESET.

Kadir,Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.

Mega,I Made. 2006. Siklus Akuntansi. Jakarta : Inti Prima.

Mulyadi.2008.Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.

Narko.2004.Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama.

Puspitawati, Lilis, dan Sri DewiAnggadini. 2011. SistemInformasiAkuntansi.
Yogyakarta: GrahaIlmu.

Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI
OFFESET.


























130



DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa
Nama Lengkap : Dea Putri Lestari
N I M : 11102733
Tempat dan Tanggal Lahir : Jakarta, 23 Juli 1992
Alamat Lengkap : Srengseng Rt.001 Rw.007 No.19
Srengseng , Kembangan
Jakarta Barat
Email : deaputrilestari@rocketmail.com
II. Pendidikan Formal
1. SDN Srengseng Jakarta, Lulus Tahun 1998
2. MTsN 12 Jakarta, Lulus tahun 2004
3. AL-Chasanah Jakarta, Lulus tahun 2010
III. RiwayatPekerjaan
1. PT. Federal International Finance Juni 2010 sampai dengan sekarang.

Jakarta, Juli 2013
Saya yang bersangkutan


( Dea Putri Lestari )



3 x 4
131




SURAT KETERANGAN RISET
Nomor : 001/S-Ket/BM-05/13

Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Sukendro Sadeli
Jabatan : Manager

Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut dibawah ini :

Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733
Jurusan : Komputerisasi Akuntansi

Adalah benar melakukan Riset pada PD Budi Motor terhitung sejak 10 Mei 2013
sampai dengan 10 Juni 2013, dan yang bersangkutan telah melakukan tugasnya
dengan baik.
Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan benar, untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.

Jakarta, 10 Juni 2013
Manager


( Sukendro Sadeli )



132



Lampiran C-1
























133



Lampiran C-2
























134



Lampiran C-3




PD BUDI MOTOR
Stok Barang
Periode maret

Kode stok : XXXX
Tanggal : dd mm yyy

Kode
Stok
No
Rangka
No
Mesin
Merk
Motor
Warna Stok Harga
Motor
X(4) 9(15) 9(15) X(10) X(10) X(20) 9(10)


Bagian Gudang



( ................... )









135



Lampiran C-4



PD BUDI MOTOR
Purchase Order
Periode dd/mm/yyy

No PO : XX99999
Tgl PO : dd mm yyy

Nama : XXXXXXXXXXXXXXX
Alamat : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Merk Motor : XXXXXXXXXX
Harga : 9999999999
Uang Muka : 999999999
Angsuran : 9999999
TOP : 99

Hormat kami,



(Bagian FIF)












136



Lampiran D-1



PD BUDI MOTOR
Data Pesanan
dd/mm/yyy

No Pesanan : XX99999999 Kode User : X999999
Tgl Pesanan : dd mm yyy

Nama : XXXXXXXXXXXXXXX
Alamat : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
No Tlp : 999999
Merk Motor : XXXXXXXX
Warna : XXXXXXX
Uang Muka : 9999999999
Angsuran : 9999999
TOP : 99

Hormat kami,



(Bagian Penjualan)












137



Lampiran D-2



PD BUDI MOTOR
Formulir Persetujuan Pembiayaan Individu


No KTP : 999999999999999
Nama customer : XXXXXXXXXXXXXXX
Alamat : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Jenis kelamin : XXXXXXXXXX
Status : XXXXXXXXXX
Pekerjaan : XXXXXXXXXX
Gaji customer : 99999999999999
Jumlah pengeluaran : 99999999999999
No KK : 99999999999999
No tlp : 999999999999999


Pemohon Counter Sales


( TTD customer ) ( Bagian Gudang )













138



Lampiran D-3



PD BUDI MOTOR
Surat Jalan


No SJ : XX99999999 Nama : X(15)
Tgl SJ : dd mm yyy Alamat : X(20)


Merk Motor No Rangka No Mesin Warna
X(10) 9(15) 9(15) X(10)



Pemohon Hormat kami


( TTD customer ) ( Bagian Penjualan )













139



Lampiran D-4



PD BUDI MOTOR
Kwitansi


No KW : XX99999999
Tgl KW : dd mm yyy

Sudah terima Dari : X(15)

Untuk Pembayaran : XXXXXXXXX

Banyaknya Uang : XXX999


Hormat kami



( Bagian Penjualan )













140



Lampiran D-5


Laporan Penjualan PD Budi Motor
Periode Maret

Hormat kami



( Bagian Penjualan )

No No Mesin No Rangka No Tlp Alamat Harga Motor
99 9(15) 9(15) 9(12) X(20) 9(10)









141



Lampiran D-6


Laporan Keuangan PD Budi Motor
Periode Maret

Hormat kami



( Bagian Penjualan )

No Nama
Customer
No Tlp Uang
Muka
Harga
Motor
Pencairan FIF
99 X(15) 9(12) 9(10) 9(10) 9(15)


142



Lampiran E-1
































143



Lampiran E-2






























144



Lampiran E-3































145



Lampiran E-4


















146



Lampiran E-5














147



Lampiran E-6















148



Lampiran E-7















149



Lampiran E-8















150



Lampiran E-9
















151



Lampiran E-10















152



Lampiran E-11















153



Lampiran E-12















154



Lampiran E-13















155



Lampiran E-14















156



Lampiran E-15