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ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO

RELATIVO A INFORMACION GENERAL




1. Tiene la empresa un organigrama o esquema de organizacin ?

El desarrollo de un buen sistema de control interno de contabilidad y el
funcionamiento uniforme y fcil de una organizacin depende en gran parte de
una definicin y distribucin de las obligaciones y responsabilidades de
funcionarios, jefes de departamento y empleados. Para alcanzar estos
objetivos es virtualmente indispensable que la compaa tenga esquemas de
organizacin claros y bien planeados.

El esquema general de organizacin deber ser suficiente detallado como para
indicar los departamentos que supervisa cada funcionario principal de la
compaa. El cuadro general de organizacin deber estar suplementado por
cuadros que indiquen los deberes y responsabilidades de los funcionarios
ejecutivos, de los distintos jefes de departamento y los principales empleados
de las distintas divisiones del negocio. En empresas mayores se forman
algunas veces comits ejecutivos o de operaciones y el esquema de
organizacin debe mostrar los miembros de dichos comits y las funciones
generales de cada grupo. Los esquemas deben servir no slo para preparar
con suficiente detalle, deben indicar tambin los mtodos de operacin de la
compaa. Un buen esquema de organizacin puede servir como una gua
valiosa para formular un programa de investigacin de los procedimientos.

2. Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de
administracin estn debilitadas por los estatutos?

3. Los deberes del contador general estn separados de los de las personas
encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.

Puesto que los propietarios, socios o accionistas de la empresa han indicado,
mediante su aprobacin, su conformidad con los estatutos, la organizacin no
debe desviar de dichas prescripciones. No quiere esto decir sin embargo, que
la organizacin estructural sea adecuada cuando se adapta a los estatutos. Por
ejemplo, la revisin del esquema de organizacin puede revelar que los
deberes del tesorero y el contralor son generalmente asignados a dos personas
distintas y estas deben funcionar independientemente y separadamente una de
otra.

Las funciones del tesorero estn generalmente limitadas al cuidado y custodia
del efectivo y valores de la empresa. Tiene la responsabilidad de mantener
registros apropiados para todo el efectivo y auditar los registros llevados por el
cajero u otros funcionarios o agentes de la empresa que reciban o
desembolsen dinero.

Estos requisitos no se pueden cumplir adecuadamente si los deberes del
tesorero y del contralor los desempean una misma persona.

4. Estn bajo vigilancia y supervisin de los jefes de contabilidad los
empleados de contabilidad y los libros y registros contables en toda oficina o
dependencia de la empresa ?

El esquema de organizacin debe estudiarse para ver si el funcionario principal
de contabilidad en divisiones operantes, fbricas, sucursales, etc. aunque se
supone que tales empleados sean directamente responsables al personal de
operacin (superintendentes, capataces, ,etc.), sus funciones de contabilidad
deben estar regidas por el principal funcionarios de contabilidad. Debe
determinarse si el personal de operaciones domina al personal al personal de
contabilidad a tal grado que menoscabe seriamente a la efectividad del sistema
de control interno contabilidad. Vea los comentarios a la pregunta 1.06.

5. Tiene la empresa una manual de procedimientos contables?

El buen control interno de contabilidad requiere la segregacin de las funciones
de tesorera o custodia de las funciones de contabilidad. Es esencial que
ningn empleado o pequeo grupo de empleados tenga tal control de todas las
fases de un operacin financiera importante, de manera que pueda ser
capaces de cometer una irregularidad y ocultarla sin conclusin con otros
empleados o departamentos.

La segregacin efectiva de los deberes depende en gran parte del
planeamiento preciso y detallado de todos los procedimientos y la cuidadosa
asignacin de funciones a las distintas personas dentro de la organizacin. Los
procedimientos detallados deben exponerse en memorandos en los que
tambin se muestra la explcita asignacin de los deberes de cada
departamento o grupo de empleados. Los procedimientos escritos, las
instrucciones y la asignacin de deberes, evitaran duplicidad en el trabajo,
interferencia u omisin de funciones importantes, malos entendidos y otras
situaciones que puedan resultar en el debilitamiento de los controles internos
de contabilidad. Tales memorandos pueden muy bien ser la base para la
preparacin de un manual formal de contabilidad.

6. Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y
aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han
intervenido en su preparacin ?

Un presupuesto es uno de los instrumentos ms efectivo empleados por la
administracin para el control administrativo de las operaciones de una
empresa. Es una vara de medir con la que se pueden comparar las
operaciones de reales y los resultados. El departamento de contabilidad debe
preparar informes comparando los ingresos y gastos reales con los estimados
en el presupuesto.

En algunas organizaciones, los departamentos de contabilidad no oficiales
dentro de los departamentos de operaciones preparan presupuestos e informes
de operaciones de los departamentos. Es relativamente sencillo para un jefe de
departamento desfigurar o tergiversar el informe de las operaciones de su
departamento para lograr sus propios fines o presentar a la gerencia un cuadro
ms favorable que el que los hechos justifican. Donde sta situacin existe, los
jefes de los departamentos de operaciones pueden que protesten
enrgicamente alegando que necesitan este tipo de control a fin de obtener
rpidamente la informacin que necesitan para dirigir sus departamentos. Sin
embargo, el valor total del control del presupuesto puede perderse en
circunstancias e informaciones seriamente engaosas puede que se entreguen
a la administracin.

es esencial, por lo tanto, que el mantenimiento de los rcords de presupuestos
por departamento y la preparacin de los datos departamentales de
contabilidad, as como la comparacin entre los resultados reales y lo
presupuestado se haga por un departamento de contabilidad que sea
independiente de los departamentos de operaciones sobre los que se informa.
Los informes as preparados deben ser revisados por funcionarios distintos de
los jefes de departamento, de modo que las situaciones anormales o
sospechosas sean descubiertas e iniciadas las medidas de correccin
necesarias.


Estn debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o
empleado responsable ?

por medio de un asiento de diario se pueden hacer ajustes a cualesquiera
cuentas de la empresa. Por lo tanto, debe ser obligatorio que cada asiento de
diario est oprobado por un funcionario del departamento de contabilidad que
no este en situacin de cometer una irregularidad y ocultar al anotar un asiento
de diario impropio. El funcionario o empleado que apruebe los asientos debe
tener el suficiente conocimiento de las circunstancias que rodean la operacin
de que se trata. Adems, los empleados que manipulen asientos de diario
aprobados deben estar informados de quienes tienen autorizacin para aprobar
tales asientos y deben reconocer las firmas o iniciales de los funcionarios o
empleados designados.

8. utiliza la empresa para efectos de control

1. Informes que comparen lo presupuestado con los gastos realizados?
2. Costos estndar?

Un presupuesto es un plan de gua futura del negocio que combina la
experiencia pasada con una evaluacin inteligente de lo que se espera ocurra
en el futuro. Por lo tanto, un presupuesto de desembolsos es mucho ms util
como control que la comparacin de los desembolsos de este perodo con los
del perodo presente.

Asimismo, el costo estndar es un costo predeterminado o presupuestado ;
representa el costo en que se puede incurrir si prevalecen las condiciones que
se han supuesto. Tambin es un instrumento til de control para la
administracin.

9. Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar
aprobaciones previas estn provistos de :

1. Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?
2. Instrumentos sobre la clase de operaciones que pueden ser
aprobadas previamente, limite y monto de las mismas?

El propsito de que exista una persona que revise las aprobaciones previas es
asegurar a la empresa que se han efectuado diversas funciones de
comprobacin y de que los documentos que sustentan la operacin han sido
aprobados correctamente. No obstante, a fin de que la revisin sea efectiva, es
necesario que el revisor est informado oficialmente de los nombres de los
empleados designados para hacer las diversas aprobaciones o
comprobaciones y que tenga modelos de las firmas o iniciales de los mismos
para comprobarlo con las de los documentos que se revisen.

En ausencia de estas precauciones, la revisin final resulta sin sentido, ya que
solamente puede determinarse que las iniciales de alguien aparecen en un
documento, sin la conviccin de que ellas son las de la persona a quien se ha
delegado la responsabilidad de la aprobacin. Deber indagarse para
determinar que una lista con los modelos de firmas o iniciales de personas
autorizadas para aprobar ha sido circulada y que la persona que hace la
revisin final de los documentos tiene una copia de la misma.

10. Tiene la empresa un departamento de auditora interna que opera en
forma autnoma?

11. Si lo tiene, a quin rinde los informes?

12. Hemos revisado los programas de auditora interna para determinar si son
apropiados para llenar su cometido?

No importa lo completo que sea un sistema de comprobacin interna de la
contabilidad, siempre existe la posibilidad de desviacin de los procedimientos
prescritos y deben establecerse resguardos que aseguren que dichos
procedimientos se cumplen. Recprocamente se deben modificar los
procedimientos segn lo exijan las circunstancias. Las organizaciones mayores
establecen frecuentemente departamentos de auditora interna para hacer
pruebas de las operaciones registradas para tomar o supervisar inventarios
fsicos y en general para someter las operaciones de la empresa y de sus
sucursales o subsidiarias a un examen ms o menos contino con el objeto de
determinar no slo si los procedimientos prescritos se cumplen, sino tambin
para ver si hay que hacer modificaciones en los mismos como resultado de las
condiciones imperantes.

Donde parte de las plantas, sucursales o subsidiarias de la empresa no son
visitadas por el contador independientemente durante el curso del examen de
los estados financieros de la empresa, generalmente se deposita confianza en
el trabajo de los auditores internos de la empresa. El contador independiente
debe satisfacerse de que los procedimientos seguidos en las unidades no
visitadas son adecuados y tambin de la efectividad de los exmenes hechos
por los auditores internos. Los auditores internos deben estar completamente
separados de toda participacin en otros procedimientos de la empresa., pues
tal participacin hara que sus exmenes fuesen parcial o totalmente
ineficaces. El personal del departamento de auditora interna debe ser lo
suficiente como para permitir visitar a intervalos frecuentes las distintas plantas,
sucursales o subsidiarias y lograr que los exmenes verificados por los
auditores internos puedan ser suficiente extensos. Los auditores internos
deben rotarse para aumentar la eficacia de su trabajo.

Es costumbre que los auditores internos reporten al funcionario principal, quien
usualmente es el responsable de seguir en el futuro los asuntos reportados por
los auditores. Dado que los libros y actividades del departamento de
contabilidad deben a su vez estar sujetos a una revisin independiente, sera
preferible, caso de ser posible, que los auditores internos reportaran
directamente a su funcionario superior tal como un vicepresidente a cargo de
las finanzas. Contiene el informe de auditora interna.

1. Conclusiones sobre la revisin ?
2. Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias ?
3. Sugerencias sobre mejoras en los metidos de control interno ?

14. Con respecto a los informes de auditora interna :

1. Son revisados por funcionarios superiores ?
2. Se toman las medidas necesarias para corregir las deficiencias ?

El propsito de estas preguntas es determinar si los auditores internos
presentan reportes internos informativos sobre los cuales la administracin
puede tomar medidas. Un reporte que no sea informativo, o que se atenga a
detalles sin importancia que podran dejarse a un jefe de departamento para
su solucin, es de poco valor para la administracin. el mejor sistema de
control interno se viciara a no ser que se hiciese un esfuerzo para ver que los
procedimientos prescritos se siguen y se informa inmediatamente a la
administracin sobre cualquier desviacin o autorizada de los mismos. esto
puede lograrse solo si los reportes de los auditores internos cubren
adecuadamente dichas materias y si los funcionarios apropiados revisan dichos
reportes e inician las medidas correctivas que sean menester.

Debe preguntarse sobre el tipo de reportes sometido, la rapidez con que se
revisa y la efectividad de las medidas de correccin que se tomen.

Toman con regularidad sus vacaciones los cajeros, almacenistas, y dems
empleados en puestos de confianza y sus deberes son asumidos por otros
empleados ?

La practica sugerida por la pregunta anterior es deseable por que :

1. Las irregularidades que puedan haber sido cometidas por un
empleado pueden descubrirse mientras est de vacaciones y sus
deberes los asume otro empleado.

2. Ms de un empleado se familiariza con ciertos deberes y
procedimientos lo que facilita una situacin en caso de emergencia.

3. Sirve generalmente como comprobacin de la eficiencia del empleado
que est de vacaciones, y

4. Aumenta el adiestramiento del personal en general.

Ninguno de los resultados expuestos puede alcanzar, sin embargo, a no ser
que se disponga que otros empleados asuman los deberes de los que estn de
vacaciones, y debe investigarse no slo si dichas sustituciones se han
dispuestos, sino tambin si realmente se han llevado a cabo durante el ao.

16. con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados :

1. Carecen stos de conexiones con otras organizaciones mercantiles
con las cuales empresa negocia ? En caso contrario, mencione cules
empleados y con que empresas tienen conexiones.

2. Existe un procedimiento que prohiba emplear dos o ms funcionarios
que desempeen labores principalmente de contabilidad y caja, que
tengan algn grado de parentesco o consanguinidad ?

se han cometido fraudes en casos en que un funcionario de una empresa con
un inters especial en otra ha aprobado operaciones entre ambas empresas.
Puede resultar difcil el determinar la existencia de tal situacin, puesto que las
relaciones con otras empresas pueden estar fuera de la esfera normalmente
sujeta a revisin. Esto sin embargo, no elimina la necesidad de una auditora
alerta ni la posibilidad de usar fuentes de informacin disponibles. Por ejemplo,
los informes de servicio financiero suelen dar generalmente la historia personal
y conexiones de negocios de los funcionarios de la empresa, y fuentes como
estas, junto con averiguaciones discretas y hechas con tacto con funcionarios
de la empresa, deben utilizarse para lograr dicha informacin en cuento sea
posible.

17. Los funcionarios que manejan fondos o valores est respaldados con
plizas de seguro de manejo y cumplimiento u otra clase de garantas ?

18. Parece adecuado el monto de tales seguros o garantas ?

El propsito principal de afianzar a los empleados es el asegurarse contra
prdidas por irregularidades. Indirectamente, sin embargo, el afianzamiento de
los empleados tienen conocimiento del hecho de que estn afianzados y, por
consiguiente, se dan plena cuenta de las consecuencias que pueden desviarse
de las acciones impropias. El asunto del afianzamiento es particularmente
importante en organizaciones donde un sistema de comprobacin interna de la
contabilidad que sea satisfactorio no es asequible. La fianza no debe limitarse a
los empleados solamente, sino que debe tambin cubrir a los principales
funcionarios. Desde el punto de vista del efecto psicolgico sobre los
empleados que estn afianzados, la cantidad de la fianza es relativamente
inconsecuente, pero desde el punto de vista de la recuperacin del seguro es
importante que la cantidad de la fianza sea adecuada en relacin con la
posicin del funcionario o empleado afianzado.

El hecho de que los empleados estn afianzados no es una excusa para no
tener la adecuada comprobacin interna de la contabilidad. A fin de lograr la
indemnizacin la empresa tiene que descubrir la prdida y generalmente
poderla probar. Es probable que no se descubran las irregularidades si no
existe un control adecuado, y aunque est asegurada la empresa contra
prdidas es posible que no se d cuenta de que sus activos han sido
malversados.

19. existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con
seguros ?

El propsito de esta pregunta es determinar no solamente si los activos de la
empresa se encuentra cubiertos adecuadamente a fin de obtener el mayor
beneficio para la empresa en cuanto a la cobertura y costo de las primas.


ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO
RELATIVO A CAJA Y BANCOS

2.1 GENERALIDADES

1. Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no
mano manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de
contabilidad, cuentas por cobrar, etc., distintos de los libros de caja ?

El propsito de esta pregunta es determinar si el empleado que mantiene los
libros de ingresos de caja pudiera influir sobre la anotacin en los libros de
ingresos o de desembolsos de caja a fin de encubrir un desfalco. Generalmente
, a fin de esconder una irregularidad, un cajero tiene que tener los medios para
omitir o hacer en los libros ambas partes de una operacin de caja o tiene los
medios para omitir o lograr que se hagan asientos en los mayores que
compensen el importe de la irregularidad.

En relacin con los ingresos de caja, el cajero no debe tomar parte en los
procedimientos que tienen por finalidad hacer asientos en las cuentas a las que
se acreditan los ingresos (cuentas por cobrar, ventas de contado, etc.), y sus
deberes no deben permitir influir sobre los asientos en las cuentas a que se
cargan desembolsos (cuentas a pagar, gastos, etc.). sin embargo, debe
tenerse en cuenta que pueden existir irregularidades de efectivo en las que el
cajero no tome parte. por ejemplo, el administrador de la oficina puede actuar
en funciones de jefe de crditos con autoridad de crditos para cobrar, o como
jefe de oficina abre correspondencia, puede tener la oportunidad de apropiarse
de remesas de clientes. Si, no obstante, se percibe el cobro de cuentas
canceladas por un empleado distinto de jefe de crditos y so la
correspondencia la abre otro empleado que prepara una lista de las remesas
para ser comparadas ms tarde, rengln por rengln, con las anotaciones del
libro de caja, la posibilidad de cometer una irregularidad por los medios
indicados se reduce considerablemente.

En relacin con los desembolsos de caja, el que firme un cheque fraudulento
tiene que estar en posicin (a) de omitir o hacer que se omitan en los libros el
importe de los cheques, 0b) anotar o hacer anotar en los libros cantidades que
compensen el importe del cheque.

Sin embargo, la efectividad de los procedimientos previos a la firma de los
cheques es probablemente ms importante que la firma de los mismos puesto
que tales procedimientos pueden dificultar al que firma, emitir un cheque no
autorizado. Si se delega la autorizacin para firmar los cheques a un empleado
que ejecute otros deberes de la caja, las posibilidades de irregularidad se
aumenta. Por ejemplo, si solamente se requiere una firma en los cheques y se
hubiese delegado la firma en un empleado que mantiene el registro de
desembolsos de caja y se hubiese delegado la firma en el empleado, si
solamente se requiere una firma en los cheques y se hubiese delegado la firma
en el empleado que mantiene el registro de desembolsos de caja y ste
empleado expidiese y firmase un cheque fraudulento con la intencin de
encubrir una irregularidad, podra lograrse su propsito de varias maneras, a
saber :

1. Omitiendo registrar el cheque en el libro de desembolso de caja y
concordando los saldos de libro de caja y del banco incluyendo el
importe del cheque en la suma del registro de desembolsos.

2. Anotando el cheque en el registro de desembolsos y cargando su
importe a una cuenta de gastos.

En primer caso la irregularidad no se descubrira si el empleado que llevara el
registro de desembolsos tambin conciliase la cuenta en el banco, pero sera
descubierta si la conciliacin la prepara otro empleado siempre que comparase
los cheques devueltos por el banco con los asientos en el registro de

si el empleado desfalcador adopt el segundo mtodo, el descubrimiento de la
irregularidad depender principalmente de lo concienzudo que sean los
procedimientos referentes a la conciliacin, de lo alerta que est el empleado
que efecte la conciliacin, y del grado de investigacin que se haga de los
cheques girado a, o por empleados de la compaa si el cheque fuere
pagadero a el mismo. Si el cheque se girara de un proveedor ficticio el
descubrirlo dependera primordialmente de la auditora interna de los
desembolsos de caja o del anlisis de las cuentas de gastos.

2. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que
firman sobre ellas son debidamente autorizadas ?

3. Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas
para firmar cheques no pueden delegar tal autorizacin en otros
funcionarios ?

Slo se tendr un control sofisticado sobre los fondos de la empresa si se
depositan a favor de la empresa en un banco designado por la junta directiva y
estn sujetos para su extraccin solamente con la firma de una persona
designada por la Junta. Si alguna de estas medidas no se cumpliese, sera
relativamente sencillo el desviar o trasladar los fondos a cuentas bancarias que
no estn sujetas a vigilancia adecuada de aprobacin de desembolsos, revisin
de cheques cancelados, etc.

al conceder autorizacin para firmar cheques la junta deber tener en cuenta la
experiencia, juicios y madurez del que ha de firmar los cheques as como los
controles que circundan sus funciones pero, sin embargo, si la autorizacin de
firmar cheques puede subdelegarse o ejercerse sin la concurrencia de la junta,
el efecto de estas precauciones y controles puede ser anulado totalmente,
puesto que los controles que aplicaban al designado originalmente puede no
aplicar a quien l subdeleg el poder para firmar cheques.

4. Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada
para firmar cheques deja el empleo de la empresa ?

Si esta situacin no se ha presentado, ha previsto la empresa algn
procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario ?

el propsito de estas preguntas es determinar que la empresa han tomado
precauciones efectivas para evitar desembolsos no autorizados de sus fondos.
Es prctica general notificar formalmente a los bancos de los nombres y cargos
de los autorizados para firmar cheques generalmente mediante copias
certificadas del acta de la junta en que se concedi la autorizacin. Mientras no
se reciba la renovacin de tal formalidad el banco est autorizado para pagar
contra esas firmas. Por lo tanto, es necesario notificar inmediatamente, y de
modo formal, al banco tan pronto caduque un poder para firmar cheques. De
otro modo, podran girarse cheques no autorizados y dado que el banco estara
protegido en ausencia del aviso de caducidad, la empresa se vera en
dificultades para recobrar sus fondos.

En una empresa relativamente nueva pudiera suceder que el caso no se
hubiese presentado, y el auditor debe cerciorarse de que los funcionarios de la
empresa conocen las precauciones que deben tomarse tan pronto caduque un
poder para firmar cheques.

6. Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa est registrada en
cuentas de control en el mayor general o auxiliar ?

bajo el mtodo de partida doble, para encubrir una irregularidad es necesario
omitir en los libros ambas partes de una operacin o anotar asientos que
compensen el monto de la irregularidad. Por esto, la inclusin de todas las
cuentas de banco de la empresa en las cuentas de control de caja en el mayor
general es necesaria, no solo para mostrar el efectivo correctamente, sino para
evitar tener efectivo del que se puedan hacer desembolsos, sino los resguardos
que provea contra la irregularidades una buena tcnica de contabilidad.

Por ejemplo, una empresa pueda cobrar depsitos de los clientes y colocar su
importe en una cuenta especial de banco no registrando los cobros ni como
efectivo ni como depsitos a pagar. Sera posible el trasladar cobros ordinarios
a esta cuenta y hacer extracciones de ella. Estas extracciones no estaran
sujetas al escrutinio ordinario puesto que no se haran asientos para las
mismas en los libros de la empresa.

7. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra estn bajo el control contable
en forma tal que tanto cargos como abonos queden registrados en una
cuenta de control ?

La finalidad de mantener esta cuenta llamada a veces transferencias
bancarias es la de proveer un medio rpido para determinar que los cargos y
crditos por las transferencias de efectivo se registraron como compensacin
durante el mismo perodo contable. De otro modo sera posible registrar
solamente la parte del deposito de la operacin de la operacin como un cargo
a caja, pero haciendo el crdito a algunas otras cuentas, tales como ingresos o
cuentas por cobrar, y as falsificar las cuentas. El mantener una cuenta de
transferencias de banco no es esencial, y las tcnicas adecuadas de auditora
descubriran este tipo de irregularidad en todo caso. Sin embargo, una cuenta
de transferencias de banco o una columna separada en el registro de caja
para las transferencias, que ofrezcan control sobre las mismas, es muy
deseable y en su ausencia el auditor debe estar alerta, particularmente al
examinar las operaciones de caja cercanas al final del perodo que se revisa.


8. Mantiene la empresa un control de los cheques post-fechados ?

La finalidad de mantener este control, es para que los cheques post-fechados
sean consignados en su fecha correspondiente, evitando que los mismos
puedan ser cobrados o usados para cubrir posibles irregularidades. A estos
cheques, tan pronto sean recibidos, debe ponrseles el sello nicamente par
consignar de la empresa a fin de evitar que si s4e extravan se pueda hacer
mal uso de los mismos.


2.2 RECONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS

1. Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa ?

2. Las reconciliaciones bancarios son preparadas y revisadas por empleados
que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa ?

Una reconciliacin bancaria, hecha de modo eficaz, constituye una auditora
parcial de los recibos y desembolsos de caja durante el perodo de la
reconciliacin y, por consiguiente, no debe hacerse por un empleado que tome
parte en la presentacin o anotacin de las operaciones de efectivo. El
empleado que inspecciona los documentos antes de que los cheque se
sometan para la firmas, el firmante, o un empleado a quien se ha delegado la
autorizacin para la emisin del cheque, estn todos en situacin de iniciar
cheques indebidos y no deberan participar en la preparacin de la
reconciliacin. El reconciliar las cuentas bancarias, an cuando estas sean
hechas por empleados adecuados, no descubrir necesariamente
desembolsos indebidos pero limitar la oportunidad de cometer irregularidades
a los empleados que preparen o prueben cheques o reciban cheques o reciban
efectivo, puesto que no las podrn encubrir manipulando las reconciliaciones
bancarias.

3. Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan
directamente en sobre cerrado al empleado que preparen las
reconciliaciones ?

El objetivo indicado en la explicacin de las preguntas 2.2.1 y 2.2.2 solo si
consigue se el extracto del banco y los cheques cancelados llegan
directamente del banco en sobre cerrado a manos del que preparan la
reconciliacin. Esto proporciona una seguridad razonable de que nadie pueda
haber cometido una irregularidad, que de lo contrario pudiera ser descubierta
por una reconciliacin bancaria efectiva, estuviera en posicin de ocultar la
irregularidad sustrayendo o combinando un cheque pagado o cambiado los
asientos o los saldos mostrados en los extractos del banco.

4. Los procedimientos para efectuar la conciliacin contemplan todos los pasos
esenciales que aseguren una efectiva reconciliacin particularmente en
cuanto a :

1. Comparacin del nmero y valor de los cheques contra el libro de
salidas de caja ?

2. Revisin de endosos en los bancos o de los volantes de los
cheques ?

3. Comparacin con los saldos del mayor general ?

Las notas de las preguntas 2.2.1 y 2.2. indican las ventajas que se derivan al
designar el trabajo de reconciliar las cuentas de banco a un empleado que no
toma parte en la preparacin o aprobacin de los cheques, pero para que dicho
procedimiento rinda los mximos beneficios, la reconciliacin debe hacerse de
un modo eficaz.

Los pasos que pueden considerarse como esenciales en una reconciliacin
bancaria, variarn segn el grado de perfeccin del control interno de
contabilidad que abarque los desembolsos. Antes de hacer recomendaciones a
un cliente debe determinarse que las sugerencias no implican duplicidad de
trabajo innecesario. En algunas organizaciones los procedimientos de
reconciliacin bancaria no incluyen la comprobacin de las sumas de los libros
de caja, comparacin del registro de desembolsos, examen de los endosos en
los cheques, etc., y a veces es difcil convencer al cliente que, particularmente
en su caso, tales operaciones deben formar parte de sus reconciliaciones
bancarias. Si los otros procedimientos aplicables a la caja se comprende
plenamente y se puede mostrar de modo claro la necesidad de extender los
procedimientos de reconciliacin, se facilitar la eliminacin de los puntos de
controversia. En el caso de una gran compaa, el procedimiento de la
reconciliacin bancaria se reduca casi solamente a ordenar numricamente los
cheques, relacionar los nmeros de los faltantes y obtener sus importes del
libro de desembolsos para llegar al total de la cantidad de cheques pendientes.
A primera vista este sistema carece de muchas de las operaciones que se
consideran esenciales una reconciliacin bancaria efectiva, pero en vista de la
calidad del sistema de control interno de contabilidad del muy conveniente para
cambiar los procedimientos, excepto recomendar el examinar los endosos de
los cheques. Aunque es probable que el banco fuese responsable por el pago
de cheques con los endosos falsificados, el departamento legal de la empresa
opino que en caso de reclamar judicialmente al banco el reembolso del cheque
con endosos falsificados pagados por el mismo, el banco podra defenderse al
alegar que la compaa fue negligencia al no examinar los endosos en los
cheques y que esta negligencia probablemente demor el descubrimiento de la
falsificacin. Es ms, el examen de los endosos establece una seguridad que
no brindan otros procedimientos de la empresa. Donde se examinaran los
endosos, los empleados de la empresa se familiarizarn con las firmas
individuales, y es ms probable que ellos descubran los endosos falsos y no los
auditores independientes, puesto que estos ltimos no tienen la misma
oportunidad de ver esas firmas mes tras mes.

Al revisar los endosos se debe dar atencin particular a lo siguiente :

1. Beneficiarios con nombres de compaas similares. Una puede ser
ficticia e internacionalmente tratar de parecer al nombre de un
proveedor corriente genuino.

2. Variantes en el endoso del mismo beneficiario. Las compaas
establecidas usan por lo general el mismo endoso de modo constante,
con frecuencia mediante el uso de un sello de goma.

3. Endosos mltiples en cheques pagaderos a compaas mercantiles.
Las compaas generalmente depositan sus cheques directamente y
no los negocian con terceras personas.

4. Endosos de agencias de cambio de cheques, de cheques emitidos a
favor de compaas. La mayora de las compaas y comerciantes
establecidos no utilizan estas agencias.

Al revisar los cheques de nmina , la inspeccin de los endosos solamente es
inadecuada a los fines del control interno de contabilidad. El propio beneficiario
se har conocer si no recibe su pago y se podr recobrar el importe del banco
si ste pag indebidamente. Para fines de control, es mucho ms til el
comprobar los endosos de los cheques de nmina con las firmas que constan
en el expediente personal de cada empleado.

Al considerar la efectividad de la reconciliacin bancaria debe tenerse en
cuenta que pueden existir deficiencias importantes en los procedimientos,
aunque no se noten fcilmente. A modo de ilustracin puede decirse que
investigaciones hechas sobre los procedimientos de reconciliacin bancaria en
una compaa indicaron que los pasos dados por el empleado incluan los
pasos que se consideran esenciales en una reconciliacin efectiva, hasta que
se descubri que el empleado no verificaba independientemente el saldo de
efectivo segn libros, sino que llamaba por telfono al cajero y le preguntaba el
saldo existente. Aunque aparentemente la reconciliacin pareca efectiva, la
deficiencia de no verificar independientemente el saldo segn libros, introduca
efectiva, introduca en los procedimientos un punto dbil que poda neutralizar
el valor del resto de los procedimientos realizados.

5. Un empleado sin injerencia en los ingresos de caja revisa todas las
reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales ?

Uno de los propsitos esenciales al preparar una reconciliacin bancaria es el
descubrir partidas que puedan indicar la existencia de irregularidades. La
manera prueba aritmtica entre el saldo mostrado por las cuentas de la
empresa y el saldo del banco no es suficiente. Debe hacerse una revisin
cuidadosa de todas las partidas de reconciliacin y obtenerse una explicacin
satisfactoria de las que no sean usuales. La revisin debe hacerla alguien que
no tenga parte en los procedimientos usuales de cobros y desembolsos puesto
que tal persona puede ella misma haber cometido una irregularidad y, por lo
tanto, estara en situacin de suprimir cualquier investigacin ulterior.

En un caso se cometido un fraude de mayor cuanta consiste en parte en la
sustraccin de fondos de los cobros. El fraude se extendi a varios aos y
exista una indicacin clara en las reconciliaciones bancarias de que las ventas
de contado no haban sido consignadas adecuadamente. Los extractos de
cuenta los enviaban por correo el banco directamente a los auditores internos
de la compaa quienes preparaban las reconciliaciones bancarias las
reconciliaciones, sin embargo, no las revisaba ninguna persona que no fuera
los auditores internos, de suerte que ningn funcionario de categora fue
informado de la irregularidad. Como resultado, el fraude contino por varios
aos a pesar de que el examen e investigacin en partidas en las
reconciliaciones bancarias hubieran descubierto el fraude en sus comienzos.


2.3 COMPROBACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION

1. Las notas y avisos relacionados con dbitos o crditos no aceptados por el
banco son recibidos por un empleado distinto del cajero ?

La devolucin de una partida consignada puede indicar una posible
irregularidad. Si el cajero, ha estado sustrayendo o manipulando fondos, no le
ser difcil esconder temporalmente la situacin consignado un cheque sin
valor el faltante. De este modo en el momento de un examen los fondos de caja
apareceran de esta manera correctos ya que el cheque sin valor aparecera en
los libros como efectivo consignando y posiblemente no sera devuelto por el
banco hasta dos o tres das despus o ms an si se gira sobre el banco
situado a ciertas distancia. Si el cheque se devolviese entonces el cajero el
podra estar en posicin de encubrir la situacin y continuar la irregularidad.

Debe, por lo tanto, requerirse que las partidas devueltas por el banco
depositado se remitan para su investigacin y resolucin a personas que no
tomen parte en los procedimientos regulares de recibo de efectivo.

2. las transacciones de caja, sin excepcin, se registran en la fecha en que :

1. Se recibe el dinero ?
2. Se expiden los cheques ?

el propsito de esta pregunta es el conocer si hay discrepancia entre la fecha
en que se anot y La fecha de la operacin intentando ocultar alguna
irregularidad.

El problema no es muy difcil en relacin con las consignaciones, puesto que
usualmente es posible hacer una consignacin en la fecha en que se anota, y
debe ser posible establecer que los fondos anotados como consignados en un
da determinado fueron efectivamente consignados en ese da. En ciertos
casos, las consignaciones anotadas el ltimo da del mes pueden haber sido
enviadas por correo a un banco y por lo tanto aparecern en la reconciliacin
como en trnsito al final de perodo. Sin embargo, estos fondos normalmente
deben llegar al banco al da siguiente o en los prximos das si el banco se
encuentra en una ciudad lejana y el extracto d cuenta del banco debe mostrar
la consignacin en un da tal que corresponda razonablemente con el tiempo
de trnsito necesario.

El problema con los cheques mostrados como pendientes de pago por el banco
en la reconciliacin es ms difcil, puesto que casi siempre transcurrir cierto
tiempo hasta que se remita el cheque al interesado y algn tiempo puede pasar
si el beneficiario no ha consignado el cheque pronto. Sin embargo, deben
examinarse los cheques para ver si sus fechas corresponden con aquellas
fechas mostradas en el registro de desembolsos. Tambin deben revisarse los
sellos del banco que aparecen en el cheque y la perforacin de la fecha de
pagado hecha por el banco para ver lo razonable del tiempo transcurrido. Del
examen de los cheques, y de la revisin de los cheques pendientes del pago
por el banco al cierre del mes fueron realmente emitidos y enviados antes del
cierre del mes y no anotados solamente para disminuir los pasivos sin haber
gastado en realidad el efectivo.


2.4 REVISION DE CHEQUES

1. La existencia de chequeras en blanco est controlada en forma tal que
evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso
indebido de ellas ?

Los cheques en blanco deben guardarse cuidadosamente y controlarse puesto
que generalmente tienen impreso el nombre de la empresa y pudieran llevarse
por personas no autorizadas, hacindose efectivo con poca dificultad. Este
peligro es mayor an en los casos de cheques de nmina que se usa en
grandes cantidades y generalmente se giran por cantidades pequeas. El uso
de cheques prenumerados se ha preconizado como un recurso para fortalecer
el control de los cheques en blanco.

Debe tenerse siempre en cuenta, sin embargo que la mayora de las empresas
usan muchos miles de papeles y modelos que correctamente llenados y
aprobados conlleva un pasivo o prdida potencial. Aunque es deseable tomar
precauciones razonables en la custodia y entrega de dichos modelos los
resguardos esenciales deben estar en los procedimientos para la preparacin y
aprobacin de los documentos ms que en el control fsico de los mismos.

Donde los cheques lleven solo una firma es tambin importante que el firmante
no tenga acceso a los cheques en blanco, lo que reduce la posibilidad de que
el que firma gire un cheque indebido. Aun cuando los otros controles puedan
asegurar el descubrir cualquier irregularidad del firmante de los cheques, no
sucedera esto hasta que los extractos de cuenta del banco fueran recibidos.
mientras tanto la empresa ha sido despojada de su dinero y la persona
culpable no estara presente para responder sus acciones. Sin embargo, si este
y otros controles de contabilidad se proveen, no hay razn por la cual no sea
suficiente que una sola persona firma los cheques y, en muchos casos, sera
altamente recomendable.

2. La firma o contrafirma de cheques en blanco est prohibida ?

3. En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de
inspecciones posteriores de los cheques e informacin comprobatoria de
que tales cheques han sido usados correctamente ?

La situacin que se contempla en estas preguntas se encuentra con ms
frecuencia en las empresas pequeas, donde solo dos o tres individuos tienen
autorizacin para firmar cheques, que en las grandes organizaciones donde
varios funcionarios o empleados tienen esa autorizacin. Esta prctica debe
desaprobarse en todo caso, pero en las empresas pequeas donde el control
interno de contabilidad frecuentemente suele ser incompleto ; el peligro de
firmar cheques en blanco se intensifica. El que firma un cheque asume la
responsabilidad final de que el desembolso est correcto, pero al firmar un
cheque en blanco no puede apreciar si lo est y deja la puerta abierta para
cualquier irregularidad. En las ocasiones en que las circunstancias hagan
imprescindible la firma de cheques en blanco para casos de emergencia, los
que firman deben tomar nota de los nmeros de serie y otros de identificacin
de los cheques que firman deben tomar nota tan pronto sea posible
satisfacerse de su uso apropiado mediante el examen de los documentos que
justifiquen el pago y la inspeccin de los cheques cobrados devueltos por el
banco.

4. La practica de girar cheques al portador est prohibida ?

5. en caso contrario,. Los empleados responsables se aseguran de que tales
cheques hayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o
utilizados con otros fines apropiados ?

Los cheques girados al portador o a efectivo puede ser cambiados sin
endosarse lo que la empresa se priva de su recurso legal contra el banco si
tales cheques se cambian por personas no autorizadas. Frecuentemente se
emiten al portador o a efectivo para obtener fondos para pagar las nominas o
reembolsar el fondo fijo, pero an en estos casos, no hay razn para que los
cheques se hagan a nombre del empleado autorizado para cambiar dichos
cheques.

En algunas empresas que usan cheques prenumerados se mantiene tambin
una provisin de cheques en blanco sin enumerar y se usa uno de los cheques
en blanco en lugar de un cheque prenumerado echado a perder, asignndosele
el nmero de aquel . est practica cancela virtualmente un elemento de control
que pudiera obtenerse al usar la prenumeracin en los cheques. Los nmeros
de los cheques correspondientes a aquellos cancelados no deben usarse.

7. si se usa una maquina especial para firmar cheques :

1. cuando las placas no estn en uso, se mantienen bajo la custodia
de las personas, cuya firma aparezca grabada en ellas ?

2. Despus de usada, se toma siempre una lectura de la maquina por
la persona cuya firma se utiliza, o por su delegado y se asegura que
todos los cheques firmados son los autorizados ?

las placas de firmas deben usarse slo bajo el control de los autorizados para
firmar cheques. La eliminacin del trabajo fsico de firmar gran cantidad de
cheques no debe permitir el debilitamiento de los resguardos que rodean los
desembolsos de caja.

La persona a quienes corresponden las placas no deben abandonar la custodia
o vigilancia de las mismas ni de las llaves de la mquina de firmar cheques.
Las maquinas debern tener registros que puedan alterarse, debindose tomar
la lectura antes y despus de cada uso y el nmero de cheques firmados por la
mquina entonces se conciliar, por la persona firmante, con el nmero de
cheques aprobados parar la firma. Se conocen casos en que los autorizados
para firmar han enviado con un mensajero la placa de su firma al lugar en que
se encuentra la mquina y en otros casos han tomado la lectura de modo
escrupuloso y han dejado de conciliarla con el nmero de cheques a firmar. En
tales casos sera muy fcil el obtener la firma en un cheque autorizado.

Cuando se usan mquinas de firmar, el auditor debe dar especial atencin al
asunto de afianzar a todos los empleados que toman parte de los procesos de
desembolso o que tengan acceso a la mquina o a los cheques sin usar.


ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO
RELATIVO A CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBRANZAS

3.1 DESPACHOS

1. las funciones del departamento son independientes de las de :

1. Recibo ?
2. Contabilidad ?
3. Facturacin ?
4. Cobranzas ?

2. Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento
de crdito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan
intervencin alguna en :

1. Despachos ?
2. Facturacin ?
3. Manejo de cuentas de clientes ?

3. Se efectan los despachos nicamente con base en ordenes debidamente
aprobadas ?

los mtodos y procedimientos de contabilizar las ventas deben contener
medidas satisfactorias de control interno de contabilidad en relacin con las
siguientes cuestiones fundamentales :

1. Pueden las mercancas ser tomadas del deposito, almacn,
estantes, tanques o de donde estn depositadas sin que la salida sea
debidamente registrada ?

2. Existe seguridad razonable de que las mercancas despachadas se
cargan a la persona que las recibe por las cantidades despachadas y
a precios regulares ?

3. Existe una vigilancia razonable que protege a la empresa contra
prdidas por ventas a clientes con un crdito mal o dudoso ?

4. Si la venta no resulta en un cargo a las cuentas de clientes, que
procedimiento existe que asegure el cobro cuando sea entregada la
mercanca y la correcta anotacin del ingreso de la empresa ?

Deben investigarse los procedimientos referentes a la preparacin de las
ordenes de despacho u otros mtodos de autorizacin de despacho que estn
vigentes. Las preguntas deben comenzar por la recepcin de la orden del
cliente. Despus que la orden ha sido recibida entran a colocacin preguntas
sobre el crdito del cliente, si la mercanca forma parte de la existencia, si
efectivamente hay en existencia si deben emitirse instrucciones al almacn del
cual la mercanca va a ser despachada, los precios y condiciones en que la
mercanca va a ser vendida, el medio de transporte que ser empleado al
embarcarla, etc. En las organizaciones mayores se le da curso al pedido del
cliente procesado generalmente a travs de los departamentos ventas, crdito,
despacho y cualesquiera otros departamentos que participan en los pasos
preliminares de completar el pedido. As el pedido del cliente pasa a travs de
un nmero de personas antes de que la orden de embarque o su equivalente,
sea emitida.

Todos los procedimientos relativos a los pedidos y a su aprobacin final deben
ser revisados. De este modo se obtiene informacin acerca de los
departamentos y las funciones con los cuales el auditor normalmente tiene un
contacto muy limitado durante el examen usual de los estados financieros. de
este estudio obtendremos conclusiones acerca del grado de interdependencia
con que trabajan los varios departamentos, si los procedimientos empleados
son efectivos desde el punto de vista de ofrecer proteccin adecuada a la
empresa contra negligencia o fraude y hasta que grado puede el el auditor
confiar en el montante de las ventas registradas en la cuenta de control del
mayor general.

4. Despus del envo de los artculos, una copia de la orden de despacho es
enviada directamente al departamento de facturacin ?

Los procedimientos en el departamento de despachos deben asegurar la
compaa que las cantidades incluidas en el despacho son correctas, que la
clase de mercanca es la misma indicada en la orden de despacho y que
ninguna mercanca puede ser despachada sin la debida autorizacin. Una vez
completadas las ordenes de despacho, las cuales deben mostrar evidencia de
que los procedimientos establecidas en el departamento de despacho han sido
cumplidos, deben ser enviadas para facturacin directamente a empleados que
no participan en las anotacin de los mayores clientes. La combinacin de
estos deberes en un solo empleado pudiera facilitar la comisin de
irregularidades ya que esto permitir no hacer alguna factura si no existe otros
controles apropiados como pudiera desearse. Las rdenes de despacho y
falsear la factura correspondiente dejando as la puerta abierta para arreglos
deshonestos con el cliente.

5. Todas las rdenes de despacho son controladas numricamente por el
departamento de contabilidad ?

la orden de despacho es la autorizacin al departamento de despachos para
dar salida a las mercancas y ser enviadas a los clientes; tambin forma parte
de la notificacin al departamento de facturacin de que se facture al cliente.
Como se ve, forma parte esencial en el procedimiento que asegura que las
mercancas son despachadas o enviadas nicamente bajo debida aprobacin y
que las mercancas que son despachadas son debidamente facturadas a los
clientes. Para asegurarse de que estos procedimientos operan
satisfactoriamente, todas las rdenes deben ser contabilizadas despus de las
operaciones de despacho y facturacin. Las rdenes prenumeradas facilitan
este tipo de comprobacin y deben usarse siempre que sea posible. El uso de
rdenes prenumeradas no es esencial y en ciertas ocasiones no son practicas.
Por ejemplo, en algunas organizaciones las rdenes recibidas son transcritas a
maquina a un modelo especial, del cual se hacen varias copias para su
distribucin a los departamentos encargados de ciertos pasos en el
procedimiento, incluyendo despachos y facturacin. Estas copias son
posteriormente reunidas y constituyen un rcord bastante completo del
procedimiento a travs del cual el pedido de venta ha pasado desde el
momento de su recibido hasta el despacho de la mercanca al cliente. Donde
quiera que estn vigentes estos procedimientos, el auditor debe asegurarse de
que se han tomado las medidas debidas que se aseguren que todas las
rdenes de despacho recibidas son contabilizadas despus de despachadas y
facturadas.

En algunas organizaciones se envan copias de las facturas al departamento
de despachos para ser usadas como lista de empaque que debe incluirse en el
despacho y como etiqueta de despacho para adherirse al paquete o caja. Este
mtodo proporciona una seguridad razonable de que todas las facturas han
sido hechas amparando todos los despachos hechos a los clientes, siempre y
cuando exista la seguridad de que el departamento de despachos no hace
ningn despacho sin haber recibido la copia de la factura. Naturalmente, no se
pueden indicar aqu los distintos mtodos que pueden ser adoptados para
asegurarse de que todas las mercancas despachadas son facturadas, y se cita
el mtodo anterior como ejemplo de un mtodo efectivo solamente.


3.2 FACTURACION

1. Las funciones del departamento de facturacin son independientes de las
de :

1. Despachos ?
2. Contabilidad ?
3. Cobranzas ?

En las notas a la pregunta 3.1.4 se indic que el personal de facturacin no
debe tomar parte en funciones de despacho o de registro y mantenimiento de
los libros mayores, por que tal combinacin de funciones les permitir cometer
y encubrir irregularidades. De igual modo, la funcin de facturacin debe
separada de la cobranza para que ningn empleado tenga oportunidad de
manipular cobros de clientes y encubrir el hecho mediante la manipulacin de
las facturas.

2. El departamento de facturacin enva copias de las facturas directamente
al departamento de cuentas por cobrar ?

3. Se hacen resmenes de las facturas y totales se pasan al departamento de
contabilidad, independiente de los departamentos de cuentas por cobrar y de
caja ?

Estas preguntas estn hechas con el propsito de determinar que todos los
despachos son facturados y anotados en las cuentas de la empresa. No debe
haber incentivo alguno para que un empleado cuyo deber consiste slo en
anotar en los registros de clientes omita deliberadamente una factura de la
cuenta del cliente. Sin embargo, si ese empleado tiene otros deberes, sean en
conexin con la autorizacin de los despachos o el manejo de los cobros de
clientes, el mismo podra dejar de entrar una factura en el registro de cliente
con la intensin de apropiarse de la mercanca o de la remesa del cliente. La
distribucin adecuada de las copias de las facturas puede darle a la empresa
una considerable cantidad de proteccin aunque el personal de la oficina sea
algo limitado en nmero. Por ejemplo, una factura puede ser preparada por un
empleado, el registro de clientes puede ser mantenido por otro y un tercer
empleado llevar el mayor general. A fin de asegurarse razonablemente de la
anotacin de todas las facturas en las cuentas individuales, sera esencial que
se enviaran copias de todas las facturas por el facturador al que mantenga el
registro de clientes. Teniendo en cuenta que, como se indica en las notas a la
pregunta 3.5.2 el total de despachos debe ser anotado en las cuentas de
control del mayor general independientemente de las anotaciones individuales
hechas a las cuentas de los clientes, otra copia de cada factura de ventas o un
resumen total de las facturas de ventas debe ser enviado por el facturador
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general, y estos deben ser
la base para anotacin de los totales mensuales de ventas en las cuentas de
control del mayor general. El total de los cargos a las cuentas individuales de
clientes debe ser entonces comparado con el total de las ventas anotadas por
el departamento donde se lleve el mayor general.

4. Las facturas de ventas son controladas numricamente por el
departamento de contabilidad ?

O son controladas en otra forma ?
Explique esa forma de control.

El uso de facturas prenumeradas asegura un medio relativamente conveniente
para determinar que todas las facturas preparadas estn incluidas en los
totales anotados en el mayor general y en los detalles anotados en los sub-
mayores de cuentas por cobrar. La prenumeracin de las facturas de ventas
facilita tambin una inter-comprobacin entre las facturas y las rdenes de
despacho para asegurarse que todas las rdenes han sido facturadas y que
por cada factura emitida se ha efectuado el despacho. Sin embargo, la
prenumeracin de las facturas no es una necesidad. En efecto, en muchos
procedimientos bien organizados no se incluye el uso de facturas
prenumeradas por ejemplo, ciertas organizaciones usan la combinacin de los
procedimientos oreden-factura bajo la cual las rdenes de despacho y las
copias de las facturas se preparan al mismo tiempo, ya sea por una operacin
de multicopia por medio de mquinas de escribir, o por otros medios de
reproduccin. Bajo este procedimiento la copia de la orden de despacho se
procesa primero y las cantidades despachadas se indican en la misma. Esta
informacin se usa entonces para completar la copia de la factura que fuera
previamente preparada pero no completada. Se asignan los nmeros a las
facturas segn son usadas. Bajo esta circunstancias no se dispone de la
prenumeracin para determinar que todos los documentos son contabilizados y
el auditor debe saber que otras pruebas deben ser aplicadas para asignarse
que el proceso y anotacin de las operaciones estn en orden.

5. Se comparan las facturas contra las rdenes de despacho, para cerciorarse
de que todos los artculos enviados hayan sido facturados ?

La comprobacin cruzada de los nmeros de la orden de despacho y los
nmeros de la factura solo se establece el hecho de que la mercanca
despachada haya sido facturada. De hecho no establece la cantidad y el precio
apropiado ni que todas las mercancas facturadas hayan sido las despachadas
al cliente. Para asegurar estos puntos sera necesario, al menos a base de
pruebas, el chequear los detalles en las rdenes de despacho contra los
detalles en las facturas.

6. Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en :

1. Cantidades ?
2. Precios ?
3. Clculos ?

La factura es el rcord oficial del cargo de la empresa a su cliente y es la base
sobre la cual el cliente remitir el pago de la misma. Por lo tanto, es
absolutamente necesario que los errores, ya sean invertidos o fraudulentos,
sean descubiertos y rectificados antes de que la factura sea remitida. A menos
de que la factura sea chequeada, se sta dependiendo demasiado en la
capacidad de trabajo de una sola persona, la que se encuentra sujeta a la
falibilidad humana y al error. An cuando las facturas se preparan
mecnicamente y los totales acumulativos de las facturas sean calculados por
las mquinas de contabilidad, es necesario una revisin pues la experiencia
pues la experiencia ha probado que tambin las mquinas cometen errores.

Pueden seguir ingresos de operacin de la empresa que no sean por la venta
de mercancas y se debe determinar que la empresa ha fortalecido los
procedimientos con medidas razonables de seguridad para garantizar que
todos los ingresos se anotan en las cuentas.

Por ejemplo, en organizaciones periodsticas las principales fuentes de ingreso
son sus publicidad y la circulacin. Referente al ingreso de publicidad, los
procedimientos deben servir para asegurar a la empresa de que todo el
material de publicidad que aparece en el perodo es cargado a las cuentas de
los clientes o pagado por adelantado. Las agencias de publicidad llagan a
cuerdos con los peridicos para la interseccin de publicidad por cierto perodo
de tiempo y determinados precios y los procedimientos referentes a la
preparacin y curso de las rdenes de insercin son algo comparables a las
rdenes de despacho en las organizaciones industriales y mercantiles. Deben
establecerse procedimientos que aseguren que a los clientes se les carga por
todas la lneas que tom el anuncio en el peridico. Tambin, se requiere que
determinados empleados comprueben el tamao del anuncio en las varias
emisiones del peridico para determinar que est cargando el tamao
determinado y que los precios corresponden con las tarifas regulares o de
contrato acordes. En lo que respecta a los ingresos por circulacin, se deben
establecer controles eficaces para determinar el numero de peridicos
impresos y enviados al departamento de franqueo de la correspondiente la
empresa para su envi a los distribuidores u otros, los peridicos devueltos o
usados en el seno de la organizacin, etc. a fin de determinar la circulacin
neta pagada.

Los procedimientos referentes a la preparacin y anotacin de las notas dbito
deben ser revisadas con cuidado para determinar que la empresa tienen la
debida certeza de que las notas de dbito por las cantidades apropiadas son
hechas con prontitud, que son contabilizadas en su totalidad, y que las
anotaciones de las cantidades incluidas en las cuentas individuales son
propiamente controladas a travs de los libros generales. La ltima fase de los
procedimientos debe evitar la posibilidad de que se cometan irregularidades
por dejar se asentar notas de crdito en los libros y despus apropiarse de los
ingresos correspondientes.

7. Las ventas COD (pago contra entrega) se controla n en forma similar a las
ventas a crdito registrndolas en una cuenta de control, manejada por
personal independiente de la funcin de cobro ?

8. En caso negativo existen procedimientos que aseguren :

1. El cobro contra entrega de la mercanca ?
2. Que el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la
empresa ?

Los embarques de mercanca bajo pago contra entrega son algo similares a
las ventas al crdito en cuanto a que las mercancas saldrn de los predios de
la empresa antes de que el efectivo sea recibido. Sin embargo, se deposita
confianza en quin efecta la entrega ya sea un empleado de la misma
empresa, un camionero ajeno al negocio, una compaa de entregas
comerciales o el servicio de correo. Es necesario, por lo tanto, que se
mantengan un rcord de las ventas de manera que se asegure el cobro de la
venta de la mercanca o su devolucin a manos de la empresa. Esto
usualmente no se puede hacer considerado que la mercanca est todava en
inventario mientras esta en trnsito, ya que la empresa no mantiene el mismo
control sobre las entregas como sobre las mercancas en su poder. Por lo
tanto, al hacer el despacho debe ser registrado como una venta y una cuenta a
cobrar debe establecer. La cuenta a cobrar establecer entonces un cargo que
podr ser eliminado solamente por el recibo del efectivo, o por aviso de la
devolucin de la mercanca amparando por un reporte de recepcin asegurado
que la misma se devolvi al almacn.

Adems, particularmente en los casos en que los mismos empleados de la
empresa son los que hacen los cobros, los procedimientos deben brindar
proteccin contra la retencin temporal de los cobros o la posibilidad de
manipular con los mismos. estos no es difcil en el caso de verdaderas ventas
pago contra entrega, donde el cobro debe efectuarse o de lo contrario la
mercanca no es entregada, porque el que entrega debe reportar el dinero del
cobro o devolver las mercancas en el mismo da que las notas. Los
procedimientos de la empresa deben proveer una continua vigilancia de estas
anotaciones. En los casos de choferes , vendedores que es un caso parecido al
de las ventas de pago contra entrega, es ms difcil asegurarse de que los
fondos procedentes de ventas se entreguen inmediatamente a la empresa. Sin
embargo, puede establecerse supervisin sobre ese tipo de empleado y
constantes conteos por sorpresa hechos por los auditores internos pueden
reducir al mnimo las posibilidades de irregularidades. Vanse tambin las
notas a la siguiente pregunta :

3.3 CREDITOS :

1. Las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes
del :

1. Departamento de ventas ?
2. Departamento de cuentas por cobrar
3. Cajero ?

Es funcin del departamento de crditos aprobar las cuentas de clientes como
satisfactorias desde el punto de vista del riesgo, mantener una vigilancia sobre
los cobros y autorizar ajustes de crdito en las cuentas de clientes. El personal
de departamento de crditos por lo tanto, no debe tomar parte en funciones
relacionadas con las ventas, con las cuentas a cobrar o con la caja, puesto que
en la ausencia de tal segregacin podran :

1. Aprobar una venta a un cliente cuyo crdito no fuera satisfactoria y, en el
caso de que la cuenta atrasara, esconder este hecho manipulando los libros
de cuentas a cobrar para encubrir el error.

2. Apropiarse de remesas de clientes y esconder la irregularidad suprimiendo
las gestiones de cobro y los avisos de atraso en el pago.

En algunas organizaciones, los empleados del departamento de crdito estn
autorizados para hacer cobros a clientes o dichos cobros son efectuados por
un departamento de cobranzas bajo la supervisin del departamento de
crditos. En otras organizaciones, los vendedores pueden estar autorizados
para cobrar a los clientes de la empresa y en todo esos casos nace la duda
sobre qu medidas de seguridad han sido tomadas para garantizar que todos
los cobros efectuados por el departamento de crditos o cobranzas, o por los
vendedores, sean entregados rpidamente a la empresa. Uno de los ms
importantes resguardos en el impedir que esos empleados originen asientos
acreditando a las cuentas a cobrar de clientes excepto por cobros de efectivo,
aunque este procedimiento no eliminar la posibilidad de que dichos
empleados retengan temporalmente los fondos que han cobrado. Como
medida adicional de seguridad debe adoptarse la prctica de enviar a los
clientes extractos de cuenta mensualmente o hacer circularizaciones peridicas
de las cuentas de clientes a base de pruebas. Vanse las notas a las preguntas
3.5.8 hasta 3.5.11.

2. Las notas de crdito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un
empleado que no tenga ingerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de
clientes, o de cualquier otro ingreso de la empresa ? Si tiene otras funciones,
explquelas.

Los empleados autorizados para ajustar los cargos de los clientes no deben
tener acceso a, o recibir, remesas de los clientes. A no ser que les niegue este
acceso, pudiera apropiarse de las remesas de los clientes y esconder la
irregularidad autorizando crditos indebidos. Al indagar esta fase del control
interno de contabilidad deben cubrirse los procedimientos que conducen a la
anotacin de los ajustes en las cuentas de los clientes. En los comentarios de
la pregunta 3.3.6, se menciona que las cancelaciones de las cuentas malas
deben ser revisadas y aprobadas por escrito por un funcionario responsable y
que los empleados que anoten tales cancelaciones en los cobros deben
conocer claramente quienes estn autorizados para hacerlas, de modo que se
impida el que personas no autorizadas intenten aprobarlas. Igualmente, los
procedimientos relacionados con ajustes a los cargos a las cuentas de los
clientes en relacin con la mercanca devuelta, descuentos, ajustes de precios,
etc., deben brindar una seguridad una seguridad razonable en cuanto a la
integridad de dichos crditos y su envi por correo al cliente contra la evidencia
fehaciente de la recepcin de la mercanca por la empresa vendedora, aun
cuando los ajustes de precio usualmente no deben hacerse sin mediar alguna
correspondencia con el cliente, y la participacin del departamento de ventas
en el ajuste de la reclamacin. Adems, un crdito a la cuenta de un cliente no
es suficiente para esconder una irregularidad, a no ser que tal crdito sea
incluido en la cuenta de control en el mayor general. El funcionamiento
apropiado de las cuentas de control en el mayor general como medio de control
se discute en las notas a la pregunta 3.5.2.

3. Las devoluciones de mercanca llegan todas al departamento de recibo
(Bodega) y las notas de crdito respectivas estn respaldas por informes de
dicho departamento ?

La mercanca devuelta por clientes debe recibirse a travs del departamento de
recibo para asegurarse de que la entrada de la mercanca es anotada
propiamente y que existen medios de controlar la mercanca por si misma. A no
ser que las mercancas sean recibidas, contadas y reportadas por el
departamento recibo, podran ser sustradas y nunca anotadas en los libros.
Para que estos procedimientos sean efectivos, el personal del departamento de
recibo, por lo tanto, no debe tomar parte en las anotaciones en los mayores de
las cuentas de los clientes, o en la preparacin o anotacin de cuantas en los
mayores. Si no, estaran en posicin de recibir y sustraer mercanca devuelta y
esconder este hecho anotado un crdito en las cuentas de los clientes,
cancelado con un cargo a gastos. Debe enviarse un informe de la mercanca
devuelta que muestre su cantidad y condicin al departamento de crdito que
lo usar como base para aprobar el crdito a la cuenta del cliente.
Evidentemente, los procedimientos deben asegurarse de que la mercanca
devuelta sea entrada de nuevo en los libros como inventario.

4. El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma,
todas las notas de crdito y se cerciora que estn debidamente
respaldadas ?

Una nota de crdito sirve para reducir el importe de las cuentas a cobrar
pendientes de cobro y del efectivo que en definitiva se cobrar. Es esencial, por
lo tanto, que todas las notas de crdito preparadas y pasadas a las cuentas
estn debidamente autorizadas y que se controlen satisfactoriamente despus
de anotadas en los libros. El prenumerar los modelos que han de usarse
permiten un modo rpido de conocer que las copias de todos los crditos
aprobados pueden ser inspeccionadas y verificadas y que dichos crditos son
correctos y estn propiamente justificados. En ausencia de dicha
prenumeracin, un empleado podra iniciar y pasar un crdito y despus de
destruir los documentos correspondientes, haciendo muy difcil que luego se
pueda descubrir o identificar la fuente del asiento incorrecto.


3.4 OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1. Se informa al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por
daos en transporte, prdidas aseguradas, etc. tan pronto se conocen ?

El objeto de esta pregunta es cerciorarse si se han provisto medios para la
anotacin de los reclamos pendientes por daos de transporte, prdidas
aseguradas, etc. a fin de que puedan seguirse en el futuro y los reclamos
contabilizados satisfactoriamente por personas que no tengan acceso a los
fondos que se recibirn posteriormente por la compaa.

Las cuentas a cobrar por la compaa por razn de las ventas efectuadas en el
curso normal del negocio, usualmente estn sujetas a procedimientos
organizados que siguen una rutina establecida y son susceptibles de
comprobacin y control. El caso a que se refiere esta pregunta, aunque pueda
ocurrir con alguna frecuencia, se aparta en cierto sentido del curso normal de
las operaciones del negocio y es por consiguiente ms difcil de contabilizar o
de controlar. Si se notifica al departamento de contabilidad de un reclamo
pendiente , puede anotarse el reclamo con algn importe razonable y as
proveer un punto de referencia para determinar posteriormente que sea
dispuesto satisfactoriamente de la partida. Sin embargo, aunque los
procedimientos puedan exigir que el departamento de contabilidad sea
informado de estos reclamos, es posible que las personas que las inicien
puedan ser negligentes en informar al departamento de contabilidad, ya que no
hay medios por los cuales se descubra tal omisin. En efecto, cualesquiera que
proyectara una malversacin de fondos, naturalmente, no avisara al
departamento de reclamos de transporte o de seguro que hayan promovido el
asunto. El auditor debe, por lo tanto, hacer pruebas de los archivos de los
departamentos de reclamos, seguros y otros, que le satisfaga en cuanto a que
los reclamos son atendidos con la negligencia razonable y que los pagos
correspondientes son depositados a nombre de la compaa.

2. Si los residuos son importantes, se separan y controlan tan pronto
ocurren ?

3. todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales
provenientes de las cuentas arriba indicadas sean debidamente
registradas ?

El control de los desechos de materiales y de los ingresos que se derivan de su
disposicin, estn entre los problemas ms difciles que se encuentran en una
auditora. Esta situacin surge, en la mayora de los casos, debido a que el
desecho en s tratado como desperdicio y se hace poco o ningn intento para
mantener un rcord del material que se produce como desecho. Si no se
establece algn rcord es virtualmente imposible controlar adecuadamente los
ingresos que se produzca de su venta. Frecuentemente ocurre que se hacen
arreglos con agentes exteriores para la disposicin de los desechos y las
cantidades cobradas de ellos se acreditan a ingresos cuando se reciben y
consignan. Esta situacin ofrece abundantes posibles de fraude. En ausencia
de controles satisfactorios la empresa no puede tener seguridad de que todo el
desecho que se produce es contabilizado, que las ventas del mismo son
anotadas, que los precios obtenidos son los adecuados o que los pagos
efectuados por los compradores se consignan a nombre de la empresa.

Un control adecuado de desechos debe empezar en el mismo momento en que
estos surgen en el proceso de produccin. Los procedimientos deben proveer
para que el desecho sea anotado en las cuentas de inventario, las cuales
deben mostrar el tipo y cantidad de desechos que se produce. El desecho
deber segregarse fsicamente y el control fsico del mismo deber ser igual
que el ejercicio en los productos regulares. El desecho es un efecto una partida
de inventario pero, debido a su ndole de poca importancia, cualesquiera puede
apropiarse indebidamente del mismo ms fcilmente que los productos
regulares. Un a vez que el desecho se anota en los rcords, el control del
mismo deber incluir todos los elementos normalmente aplicados a los
inventarios de los productos regulares de la empresa.

Ocurre frecuentemente que, debido a su ndole y al hecho de que su venta
usualmente se negocia con los agentes de desecho, las ventas de ste se
hacen por el departamento de compras ms bien que por el departamento de
ventas. Aunque sta situacin tiene ciertos elementos de deficiencia, los
mismos pueden ser contrarrestados en una extensin considerable, establecido
controles adecuados sobre contabilizacin para la disposicin del desecho.
Estos controles deben incluir :

1. las salidas de los desechos de los predios de la empresa deben ser
autorizados siempre mediante una orden de despacho aprobada por
un empleado que no lleve los sub-mayores de cuentas a cobrar ni que
intervengan en el manejo o contabilizacin del efectivo recibido.

2. Una copia de esta orden de despacho mostrando las cantidades
despachadas debe enviarse directamente del departamento de
despacho al departamento de facturacin y servir como base para
hacer la factura al comprador de los desechos.

3. Los precios obtenidos por el desechos deben ser revisados
peridicamente por empleados que no tomen parte en el proceso de
produccin ni en negociaciones para su disposicin. Los precios
deben ser chequeados contra los pagos que se reciban y las
cotizaciones del mercado al momento de su disposicin. Si es posible,
deben solicitarse ofertas selladas por los desechos disponibles para la
venta y las ofertas que se reciban deben ser revisadas por el
departamento de contabilidad.


5. Los anticipos y prstamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable ?

6. Los saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente ?

La administracin es responsable de usar los fondos de la empresa en la
operacin del negocio para cual se organiz y tener segura y provechosamente
invertidos los fondos que no se necesiten utilizar inmediatamente. Desde este
punto de vista, los anticipos a funcionarios y empleados pueden constituir una
utilizacin inadecuada de los fondos de modo que no respondan a los mejores
intereses de la empresa y, aunque en ciertas condiciones estos anticipos son
permisibles y de hecho inevitables, en el mejor de los casos son privilegios
otorgados a los individuos a quienes se les da al anticipo. Por estas razones los
anticipos a funcionarios y empleados no deben ser hechos sin la aprobacin de
un funcionario a quin le ha sido otorgada esta autorizacin. En ser hechos sin
la aprobacin de un funcionario a quin le ha sido otorgada esta autorizacin.
En los casos de cantidades importantes, los anticipos pueden requerir la
aprobacin de la junta directiva.

7. Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobados por
un empleado diferente del que efecta la :

1. Autorizacin ?
2. Negociacin ?
3. Cobranza ?

las personas que autorizan el despacho de mercancas a clientes o que son
responsables de seguir en el futuro y cobrar saldos deudores, no deben tener
poder para aprobar las cancelaciones de las cuentas. De otro modo seria
posible hacer una arreglo deshonesto con el cliente o, en la ausencia de
medidas de seguridad en cuanto al efectivo que se recibe, el obtener y
apropiarse indebidamente de las remisiones de los clientes y en cada caso de
encubrir la irregularidad cancelado contra gastos el saldo pendiente de pago de
las cuentas. As mismo, si una sola persona pudiera autorizar y aprobar la
cancelacin de otras cuentas por cobrar, sera posible obtener adelantos de
mercanca u otros activos y transferir los activos a una cuenta de otras cuentas
por cobrar, la cual sera cancelada contra gastos, por lo tanto, las personas que
tienen poder para autorizar, negociar o cobrar cuentas no deben tener
autoridad para aprobar las cancelaciones de los saldos pendientes.

8. El sistema provee un mtodo adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto peridico de alquileres, regalas, intereses y
otros ingresos varios ?

Si la compaa tiene propiedades que producen arrendamientos, valores que
devengan intereses, etc., la acumulacin de estos ingresos antes de efectuarse
su cobro es necesaria para que las cuentas se muestren correctamente. La
anotacin del ingreso cobrable antes de que se cobre, sin embargo, sirve
tambin como una medida de seguridad para asegurar que el ingreso que se
debe a la empresa es recibido y acreditado a su cuenta. Los ingresos por
ventas y otras operaciones normales de la empresa estn ordinariamente
sujetos a varios mtodos de control inherentes a las operaciones normales del
negocio. El recibo de ingresos ajenos a la operacin usual, sin embargo, esta
generalmente fuera de la rutina normal del negocio y es, por lo tanto, posible
que el ingreso o se pierda, ya sea por inadvertencia o por fraude. Si el ingreso
no se acumula antes de que sea recibido, no habr rcord del mismo hasta que
sea recibido y consignado. Bajo estas circunstancias, una persona con
conocimiento de los procedimientos puede apropiarse de los ingresos
mencionados y por un tiempo al menos esconder la irregularidad. El
procedimiento de acumular el ingreso antes de que sea recibido provee una
cuenta por cobrar en los libros la cual, si no es liquidada, debe poner a los
funcionarios de la empresa en conocimiento de cuales ingresos adecuados no
han sido acreditados a la empresa.

El establecimiento de un control adecuado sobre los cobros de los ingresos
varios ajenos a la operacin usual, puede ser extremadamente difcil. Por
ejemplo :

En una compaa que era duea de extensas tierras petroleras y de
concesiones, las superficies de las tierras fueron arrendadas a cultivadores de
arroz cazadores del almisclero. Algunas de estas propiedades no eran
accesibles por medios de transporte adecuados y el cobro de las arriendos se
hacia por empleados de la compaa que operaban en ese territorio. Muchas
de las concesiones especificaban un arriendo fijo en efectivo, pero otras
indicaban el pago del arrendamiento basado en una porcin estipulada de los
ingresos de las ventas de pieles. Donde la concesin exiga como pago un
arriendo fijo en efectivo, la compaa no tendr dificultad en determinar las
cantidades a recibir y en el caso de no recibir las remesas se exiga una
explicacin . en el caso de otras concesiones, sin embargo haba una dificultad
practica en determinar las cantidades adecuadas bajo las condiciones de los
acuerdos. Es ms, con respecto a las concesiones por las cuales se exiga un
arriendo fijo en efectivo,, la compaa no tena seguridad definitiva de que
todos los contratos contraidos por sus empleados con los concesionarios
fueran reportados a la oficina principal. Bajo estas circunstancias era
extremadamente difcil, si no del todo imposible, el establecer un control
efectivo sobre estas operaciones y algunos mtodos indirectos tendrn que ser
empleados para efectuar al menos una comprobacin parcial en las mismas.
En este caso particular, se sugiri que otros empleados de la compaa
familiarizados con las condiciones del territorio en el cual la compaa haba
concedido superficies de tierras, fueran instruidos para hacer estimados de las
cosechas y, si fuera posible, chequear las actividades de los cazadores. A
estos empleados se los exiga reportar sus averiguaciones a la oficina principal
del cliente.


3.5 REGISTRO :

1. El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de los
departamentos de :

1. Despachos ?
2. Facturacin ?
3. Cobranzas ?

Se han mencionado que los empleados de los departamentos de despachos y
facturacin no deben tener parte vital en los procedimientos que originan
asientos en los registros de cuentas por cobrar. A la inversa, los empleados de
cuentas por cobrar no deben ser parte vital en los procedimientos de
despachos o la facturacin, ni tampoco se les debe permitir el efectuar asientos
en el registro de ingresos de caja o anotar o hacer que se anote un asiento en
la cuenta de prdida por deudas malas u otra cuenta de gastos. Debe ser
evidente que los empleados o funcionarios que tienen autoridad para originar
asientos acreditando a las cuentas por cobrar de los clientes no deben manejar
ingresos de caja.

Las irregularidades en la caja pueden ser cometidas por empleados que tengan
acceso a los registros de cuentas por cobrar aunque los mismos no tengan
autoridad para efectuar cobros. Por ejemplo, antes de que los cheques sean
consignados en el banco, las remisiones se comprueban frecuentemente por
los tenedores de libros para ver que las mismas cubren los cargos que los
clientes desean abonar. En un caso se observ que, a pesar de que la
correspondencia era abierta por los empleados eran enviados por ellos al
cajero para anotarlos en el registro de caja y consignarlos en el banco, el cajero
antes de hacer la entrada y la consignacin. Deba los cheques a los tenedores
de cuentas por cobrar para comprar el total de los cheques contra el total de los
cargos cubiertos por las remisiones. El cajero no retena una relacin de los
cheques por el a los tenedores de las cuentas por cobrar, y como los que
abran la correspondencia no preparaban una lista de los cobros recibidos, la
compaa no tenia seguridad de que todos los cobros eran devueltos al cajero.
Como quiera que el empleado que supervisaba a los tenedores de las cuentas
por cobrar tenan autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de
los clientes, la oportunidad para irregularidades era grande.

Algunas de las compaas reciben cheques post-fechados de sus clientes.
Ocasional mente estos cheques permanecen en poder de otra persona que no
es el cajero, y son enviados a el para consignarlos en la fecha indicada. Como
una medida de seguridad contra el uso irregular de los cheques post-fechados,
estos nunca deben ser entregados a la custodia de un empleado que tenga
autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de los clientes. Un
control sobre estos cheques, o cualquier otro cheque no consignado
inmediatamente, debe ser mantenido por el departamento de contabilidad.

2. Las cantidades que se registran en la cuenta de control, son suministradas
por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar ?

Los siguientes comentarios se aplican no solamente a la cuenta de control de
las cuentas por cobrar, sino a las cuentas de control general.

El trmino de cuentas por cobrar indica que la cuenta debe ser mantenida
para que sirva como un medio de fiscalizacin. La palabra control es definida
en el diccionario como sigue : ejercer poder de direccin, gua o de restriccin
sobre y cualquier cosa que proporcione un estndar de comparacin o los
medios de verificacin. A fin de ejercer al poder de direccin, gua o direccin,
gua o restriccin, la persona o cosa investida con dicho poder debe ser
independiente de la persona o cosa que es dirigida, guiada o restringida. Las
cuentas de control, por lo tanto, para cumplir con la idea que su designacin.
Implica que deben ser construidas independientemente de cualquier influencia
de los tenedores de libros a los cuales ellas deben de verificacin, y no podran
ser considerados ms que como un sumario de asientos que aparecen en los
registros subsidiarios. Para determinar si las cuentas de control cumplen con la
idea para la que fueron originadas, se deben hacer indagaciones concernientes
al origen de los asientos en dichas cuentas y hasta que extremo la evidencia
que aparece amparado dichos asientos esta sujeta a una comprobacin antes
de que los asientos sean anotados en el mayor general. La naturaleza de
algunos rcords subsidiarios, tales como registros detallados de propiedades.
Pueden requerir que sean de mxima utilidad a la organizacin, se mantengan
en uno de los departamentos de operaciones sobre el cual el departamento de
contabilidad no tenga supervisin. Tales registros son frecuentemente
necesitados por el personal de operaciones y para asegurar el mantenimiento
apropiado de los mismos es frecuentemente necesario que sean llevados por
empleados relacionados con el departamento de operaciones. La localizacin
fsica de los registros, sin embargo, no es importante siempre y cuando los
mismos estn propiamente supervisados por el departamento de contabilidad.
Pudiera ser conveniente asignar empleados para llevar los registros que sean
miembros del departamento de contabilidad. Un control apropiado presupone
que las entradas en las cuentas de control no sean asentadas en los libros
solamente con el aviso del departamento de operaciones, sino que las
operaciones sean efectivamente comprobadas antes de ser entradas en las
cuentas de control.

Debe comenzar las averiguaciones sobre el correcto funcionamiento de las
cuentas de control al originarse la operaciones a fin de determinar temprano el
lugar ms apropiado en los procedimientos donde el canal, a travs del cual las
operaciones fluyen, deben dividirse para que estas lleguen por una parte a las
cuentas de control y por la otra a los registros subsidiarios, sin que la una haya
sido influenciada por la otra. En algunas casos, el canal conducir directamente
a las cuentas de control y, despus que las operaciones hayan sido anotadas
en las mismas, la informacin necesaria para ejercer los asientos en los
registros subsidiarios se enva por el departamento de contabilidad al
departamento a cargo de los registros subsidiarios.

En ciertas operaciones de anotacin, los diarios de operaciones tales como
ventas o pagos de caja se preparan simultneamente a las operaciones de
asiento en los registros detallados. En estos casos, el control previo de los
totales de los asientos deben ser preparados independientemente de los
tenedores de los registros subsidiarios antes de que los mismos reciban los
datos que originan los asientos, y el control de los totales deben ser enviados
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general. La operacin de
las maquinas ordinariamente produce un total de las anotaciones detalladas y
este total puede concordarse con la cifra del total del control previo
anteriormente establecido, pero no debe ser aceptado como substituto del
mismo.

No es factible describir en detalle los varios procedimientos necesarios para
asegurar la fiscalizacin adecuada por las cuentas de control sobre los
registros subsidiarios, al variar tales procedimientos con el tamao y tipo de la
organizacin, el nmero de los empleados disponibles, la naturaleza de los
registros subsidiarios y el tipo de la operacin. En todo caso, sin embargo, el
problema de las cuentas de control merece cuidadosa consideracin y deben
hacerse averiguaciones sobre el funcionamiento con vista a determinar si los
asientos en tales cuentas pueden ser y son comprobados en cuanto a su
propiedad por el departamento responsable del mantenimiento de estas
cuentas.

3. Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados
nicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados ?

El propsito de esta pregunta es determinar si los procedimientos establece
que solo documentos de fuentes debidamente autorizados pueden usarse para
entrar anotaciones en los libros de cuentas por cobrar, de modo que dichos
libros representen correctamente las cantidades que adeudan los clientes. A
pesar de la validez de dichos procedimientos, sin embargo, nada impide a un
tenedor de libros el anotar una operacin no autorizada en una cuenta
determinada en cualquier momento. La efectividad de los procedimientos que
requiere que solo documentos autorizados se utilicen, por tanto, depende en
gran de los otros procedimiento esta interrelacionada estrechamente con la
segregacin estricta del mantenimiento de las cuentas de control del
mantenimiento del mayor subsidiario, tal como se indica en los comentarios de
la pregunta anterior. Si las dos funciones se segregan cuidadosamente se
descubrir en sus primeras etapas cualquier asiento indebido en el mayor
subsidiario mientras que si los tenedores de libros del mayor subsidiario
entregan los totales de control al tenedor de libros del mayor general es
posible esconder irregularidades por un periodo de tiempo ms extenso.

4. Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y
el encargado conserva los papeles de trabajo ?

5. Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor
general, un por empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar ?

6. Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar
revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las
cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas estn
respaldadas por cuentas en libro auxiliar ?

los balances de prueba de los mayores subsidiarios son un recurso para
determinar que el total de los saldos de los mayores subsidiarios est de
acuerdo con el saldo de la cuenta de control del mayor general, y de este modo
el balance de prueba constituye una comprobacin de ciertas fases del trabajo
de los empleados que llevan los libros subsidiarios. A fin de lograr este ultimo
propsito, sin embargo, es necesario que ; a) Se tomen balances de prueba a
intervalos frecuentes razonables, b) El total de los saldos que aparecen en el
balance de prueba se fiscalice y compruebe con el saldo que aparece en la
cuenta de control respectivamente por un empleado distinto del que lleva el
mayor subsidiario, c) Las partidas en el balance de prueba se comparen contra
los saldos de las cuentas en el mayor subsidiario por una persona distinta del
empleado que lleve este ultimo, y d) que las diferencias se expliquen no solo a
satisfaccin del tenedor de libros del mayor subsidiario, sino tambin a la del
empleado que lleva el mayor general. Las diferencias entre la totalidad de los
saldos del mayor subsidiario y el saldo en la cuenta de control del mayor
general pueden indicar la existencia de irregularidades y, por esta razn, esas
diferencias deben investigarse muy cuidadosamente. La prctica, si existiera,
de ajustar las diferencias entre estos dos libros, no importa cuan pequeas
sean, debe ser desaprobada. El importe de las diferencias el importe verdadero
de la irregularidad, pero puede ser la diferencia neta de dbitos y crditos
relativamente grandes. En las organizaciones que tienen un sistema
satisfactorio de control interno de contabilidad, debidamente utilizado, tales
diferencias se debern principalmente a ineficacias de empleados pero, por el
efecto psicolgico que ejerce sobre los empleados, resultan esenciales una
investigacin cuidadosa y la explicacin de las diferencias.

La efectividad de los procedimientos anteriores depende considerablemente de
los procedimientos que dan lugar a los asientos en las cuentas de control del
mayor general, los cuales se discuten en relacin con la pregunta 3.5.2.

7. Se prepara peridicamente un anlisis por edades de las cuentas por cobrar
y este anlisis es revisado por un empleado que :

1. No toma parte en el recibo de fondos de la empresa ?
2. no participa en la aprobacin o concesin de crditos ?

El objeto de esta pregunta es determinar si los saldos no pagados se revisan
peridicamente para ejercer accin inmediata contra las cuentas atrasadas.
Estos procedimientos deben servir tambin para descubrir irregularidades que
impliquen centrifugas o manipulaciones de ingresos de caja, ya que este tipo
de irregularidades podra involucrar el dejar de anotar en los registros
apropiados pagos contra las cuentas cobre las cuales se hayan recibido
cobros. El cobro, o la gestin de cobro realizada contra estas cuentas,
descubrira que el pago ha sido efectuado.

Para ser efectiva, la revisin de las edades de las cuentas debe ser hecha por
alguien que no tome parte en el manejo o anotacin de los cobros de caja. Si
un empleado que tuviera acceso a los cobros de caja y manipulara con los
mismos realizara la funcin de revisar las cuentas, de seguro estara mas
interesado en esconder las irregularidades que en descubrirlas. Asimismo, la
revisin del balance de prueba por edades debe incluir siempre, al m4enos
sobre una base de pruebas, la comparacin de las edades debe ha sido hecha
correctamente, comprobando las sumas del balance y concord el total con la
cuenta de control del mayor general para asegurarse de que todas las cuentas
han sido incluidas.

La persona que aprueba los crditos a los clientes est en una situacin
aproximadamente igual a aquella que tiene acceso al efectivo. En efecto, al
empleado a cargo de esta funcin no debe confirsele la revisin de
irregularidades en las cuentas.

8. Se envan peridicamente extractos de cuentas a los clientes ?

9. En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su
introduccin en el correo se produzcan alteraciones o interseccin por
personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes ?

Uno de los modos ms satisfactorios de probar loa correccin de las cuentas
de clientes es comunicarse directamente con el deudor inquiriendo sobre la
existencia de deuda, y desde el punto de vista del control interno de
contabilidad, dicha confirmacin debe ser un medio efectivo de describir
irregularidades. Lo anteriormente expuesto se refiere primordialmente a la
confirmacin de letras y cuentas por cobrar por contadores pblicos
independientes, pero desde el punto de vista de la empresas el enviar por
correo extractos mensuales a los clientes sirve sustancialmente para el mismo
fin, y si es llevado a cabo de modo efectivo, debe dar los mismos resultados. El
objeto principal de esta pregunta, por lo tanto, es determinar la efectividad de
los procedimientos referentes al envo por correo los extractos a los clientes.

Las irregularidades, si existen, su repoeticin. Por lo tanto, los extractos de los
clientes deben ser mandados por correo a fin de cada mes o inmediatamente
despues para que este procedimiento sea efectivo la empresa debe tener una
seguridad razonable de que, a) el extracto refleja correctamente los detalles del
saldo del cliente, b) llega al cliente al cual se enva. En vista de que el extracto
de cuenta del cliente es una comprobacin del trabajo de los empleados que
realizan deberes en relacin con el efectivo y las cuentas por cobrar. En ningn
caso persona alguna que tenga acceso directo a las remesas de los clientes
deber estar posicin de poder interceptar los extractos. En las organizaciones
mayores, las anotaciones en las cuentas de los clientes se hacen a menudo
por medio de mquinas y los extractos son frecuentemente copia exacta de las
hojas de cuentas y estn listas para enviarse tan pronto como el ultimo asiento
en la cuenta, haya sido anotado. En dichos casos, sin embargo, los tenedores
de libros raramente realizan otra funcin que no sea la de anotar en las cuentas
de los clientes.

Los extractos de cuentas mensuales deben enviarse por correo a cada cliente
que tenga saldo pendiente en los libros a fin de mes y las razones que se
deduzcan en contra de esta medida deben ser investigadas con sumo cuidado.
En algunas entidades los extractos no se envan por correo a aquellos clientes
cuyas cuentas hayan permanecido inactivas durante el mes pero los as
llamados saldos inactivos pueden muy bien ser los mismos en los cuales
existan irregularidades. En organizaciones con un rpido movimiento en las
cuentas por cobrar, los extractos de los clientes pueden enviarse nicamente si
las cuentas estn atrasadas en su pago. En dichos casos los procedimientos
deben asegurarse el rpido envo por correo de los extractos tan pronto como
las cuentas se atrasen.

Frecuentemente los extractos de cuentas se someten al departamento de
crditos o cobranzas para ser revisados antes de ser enviados por correo a los
clientes y en dichos casos los procedimientos deben asegurar el rpido envo
por correo de los extractos tan pronto como las cuentas se atrasen.

En el csaso de una compia con varias sucursales, se mantenan duplicados
de las cuentas de clientes en la oficina principal. Los empleados locales del
departamento de crdito tenan autoridad para efectuar cobros de los clientes y
dichos cobros deban ser consignados en una cuenta del banco local sujeta a
desembolso solo por la oficina principal. Los extractos mensuales eran
preparados por empleados en la oficina principal y enviados a los empleados
del departamento de crditos de la sucursal para ser enviados por correo.
Mientras este procedimiento era considerado recomendable por la compaa
por razones de poltica, desde el punto de vista de control interno de
contabilidad. El procedimiento era evidentemente inecfectivo. La compaa
posteriormente emple los servicios de un viajero cuyo programa incluida
circularizaciones peridicamente emple los servicios de un auditor viajero
cuyo programa inclua circularizaciones peridicas de las cuentas por cobrar.

Como es importante que los extractos de clientes sean puestos en el correo
prontamente despus del cierre del mes, todo empleado disponible puede
ayudar a preparar los extractos para ser enviados por correo, particularmente
en las organizaciones ms pequeas. El efecto de debilitacin de esta prctica
en el sistema de control interno de contabilidad puede corregirse algunas veces
con una asignacin cuidadosa de los deberes de los distintos empleados que
participan en la preparacin, comprobacin y envo por correo de los extractos.

10. Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden,
son recibidas directamente e investigadas por alguien distinto de :

1. El encargado de cuentas por cobrar ?
2. El cajero ?

Las diferencias reportadas por los clientes pueden ser las primeras indicadas
de la existencia de irregularidades y la investigacin de dichas diferencias no
debe ser confirmada, por lo tanto, a un empleado que a travs de sus
conexiones con funciones relacionadas con el efectivo do con las cuentas por
cobrar pudiera ser responsable de las diferencias. A menos de que las
diferencias sean reportadas a, o investigacin por, empleados adecuados no se
obtiene la mxima efectividad de la prctica de enviar extractos mensuales por
correo a los clientes. Es igualmente importante determinar la manera por la
cual las diferencias que pudiera reportarse a los auditores internos sean
tomados en consideracin por ellos y la revisin de los reportes de los
auditores internos deber arrojar informacin sobre este punto.

11. Se confirma peridicamente los saldos de clientes por parte :

1. El departamento de auditora interna de la compaa ?
2. Alguien independientemente del encargado de cuentas por cobrar y
del cajero ?

La circularizacin de las cuentas puede arrojar un numero mayor de diferencias
que las reportadas como resultado de enviar extractos mensuales, porque en
mucho s casos, los extractos son tratados como material de rutina y no reciben
la misma atencin de parte del cliente como una solicitud formal de
confirmacin de saldos. Las circularizaciones deben ser hechas por empleados
que no tengan conexin con las cuentas por cobrar ni con los procedimientos
de caja, y en organizaciones mayores este trabajo es usualmente realizado por
el departamento de auditora interna o por los auditores viajeros.

Los procedimientos prescritos por la compaa para efectuar circularizaciones
deben ser cuidadosamente investigados con vista a evaluar su efectividad. En
un caso sucedi que el auditor viajero discuti con el empleado de crditos la
lista de las cuentas que el auditor haba seleccionado para circularizar. El
empleado de , sin embargo, sugiri que ciertas cuentas fueran eliminadas de la
lista, basndose en que circunstancias peculiares, que fueron explicadas a la
satisfaccin del auditor, haca la confirmacin de dichos saldos no
aconsejables. Se descubri ms tarde que existan irregularidades en las
cuentas que el empleado de crditos pidi al auditor que no circularizara.


3.6 COBRANZAS

1. Las funciones del cajero son independientes de las funciones de ;

1. Embarque ?
2. Facturacin ?
3. Registros de los auxiliares de cuentas por cobrar ?

2. Los ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero, antes de que
paseen por :

1. El encargado de cuentas por cobrar ?
2. Alguien responsable por las funciones de tenedura de libros o
facturacin ?

Con referencia a la pregunta 2.1.1 se sealo que el cajero no deba tomar parte
en los procedimientos que originan entradas en las cuentas a las cuales los
cobros son acreditados. Es por lo tanto necesario que otros empleados sean
similarmente impedidos de malversar fondos y esconder la irregularidad
haciendo entradas fraudulentas en las cuentas. Los procedimientos deben por
lo tanto, proveer que los empleados de los departamentos de cuentas por
cobrar y facturacin, independientemente de estos departamentos .

a fin de tener la seguridad de que todos los cobros de la compaa son
anotados y consignados con rapidez, es necesario a veces, establecer el
control en el punto donde primeramente son recibidos ; esto es, en el cuarto de
la correspondencia, haciendo que se prepare una lista de los cobros en dicho
lugar. La preparacin de las listas debe delegarse a los empleados encargados
de abrir la correspondencia y los mismos no deben tener conexin alguna con
la anotacin de operaciones de caja, ya sea en el libro de caja en los registros
de clientes. Es ms, los procedimientos deben proveer para que haya al menos
dos empleados presentes al momento de abrir la correspondencia, para
asegurar que se relacionan todos los cobros ; y la lista no debe manipularse
por empleados que tengan conexin alguna con la anotacin de las
operaciones de caja, antes de que la lista haya cumplido el objetivo para el cual
se prepar originalmente. Los procedimientos deben proveer para una
comparacin de las partidas individuales que aparecen en la lista con las
entradas efectuadas en el libro de caja y con las partidas relacionadas en la
hoja original de la consignacin y esta comparacin debe hacerse
preferentemente por un miembro del departamento de contabilidad y en todo
caso por un empleado que tenga conexin con las operaciones de caja.

En una organizacin pequea donde la divisin de los deberes est limitada, la
lista de los cobros recibidos, si se usa debidamente, constituye una importancia
medida de seguridad, pero en las organizaciones mayores donde la divisin de
los deberes puede ser ampliada considerablemente y otras sutilezas pueden
ser introducidas en el sistema control interno de contabilidad, la preparacin de
la lista de los cobros recibidos puede resultar superflua. A fin de, por lo tanto,
determinar el valor de la lista de remesas recibidas es necesario determinar si
la lista establecer, o no, medidas de seguridad no estipuladas por otros
procedimientos de la compaa. Es ms, hay organizaciones donde la
preparacin de la lista de remesas recibidas puede ser impracticable, y en
estos casos la proteccin que debe derivarse de la correcta preparacin y uso
de la lista debe buscarse en otros procedimientos.

3. El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que reciben en
su departamento, hasta su depsito en el banco ?

4. en caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar,
el cajero prepara una lista ?

El objeto de estas preguntas es determinar si los controles que se han
establecido antes de que el cajero reciba los ingresos de caja se mantienen
continuamente durante el tiempo hasta que los ingresos se consignan en el
banco. Si se ha establecido un control adecuado hasta el punto en que el
cajero obtiene la custodia de la remesa, su efecto puede perderse si con
posterioridad se permite acceso a las remesas a personas que estn en
posicin de malversar el efectivo y encubrir la irregularidad anotando asientos
en las cuentas, tal situacin se encuentra con frecuencia donde el cajero recibe
las remesas en primera instancia, pero las entrega luego a fin de que los pagos
puedan aplicarse contra las partidas pendientes. Normalmente, las remesas se
devuelven entonces al cajero para su consignacin. Los avisos de remes, ms
bien que la remesa misma, deben enviarse directamente al departamento de
cuentas por cobrar, bien por aquellos que abren la correspondencia o por el
mismo cajero si el es el primero que tiene acceso a los remesas. Sin embargo,
puede suceder que el aviso de remesa forme parte de el cheque o que ningn
aviso de remesa acompae al cheque. En tales casos, debe prepararse un
aviso o, si es la prctica de la empresa el pasar los cheques al departamento
de cuentas por cobrar, debe determinarse que el cajero establezca un control
sobre tales remesas enviadas al departamento de cuentas por cobrar a fin de
que pueda asegurarse de que se le devuelva prontamente y se consignen con
crdito a la empresa.

5. Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos un endoso
restrictivo tan pronto como son recibidos ? UNICAMENTE PARA
CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA.

6. Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo da o
el da siguiente hbil ?

El requisito de que los ingresos de caja se consignen en el banco diariamente
tiene por objeto evitar que los empleados : a) usen efectivo temporalmente o de
otro modo para fines no autorizados y b) sustituyan cheques cobrados y no
registrados por cobros en efectivo acumulados y que han sido debidamente
anotados en los registros. Si la compaa ha adoptado el procedimiento de
relacionar todas las remesas recibidas, ha propsito de tal modo un medio para
determinar que este requisito ha sido observado. Si los cobros no son
considerados intactos diariamente, otros procedimientos deben estudiarse
cuidadosamente a fin de determinar si el sistema de comprobacin interna se
contabilidad ha sido debilitado, por esta desviacin, de una prctica deseable.
Frecuentemente, los cobros en efectivo no se consignan intactos, por la razn
de que el dinero se requiere para cambiar cheques de clientes o para
ocasiones de emergencia, en tales casos esta necesidad puede cubrirse
manteniendo un fondo fijo de suficiente cuanta para este objeto.

7. en caso de las ventas de contado o pago de documentos que deben ser
devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos
de mostrador y cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y
recibidas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el
efectivo ?

El objeto de esta pregunta es determinar que se ha establecido un a
segregacin efectiva entre las funciones de recepcin del efectivo y la
preparacin de los documentos que lo amparan, a fin de evitar la posibilidad de
malversar el efectivo y encubrir la irregularidad omitiendo o cambiando el
registro de efectivo recibido. Un mtodo de obtener el control satisfactorio es el
uso de boletas de ventas al contado prenumeradas, una copia de la cual queda
bajo llave en la registradora en el lugar de la venta y que solo es asequible a un
auditor interno que usa estas copias como un control sobre la cantidad de
dinero a contabilizar por el cajero. Tambin pueden usarse con efectividad
libros de ventas que se controlan por nmero. En tiendas de ventas al detal,
donde las ventas son numerosas, se recomienda el uso de cajas registradoras
cuyos totales, bajo llave, pueden ser vistos solamente por el administrador o el
auditor interno. Estas deben estar provistas de mecanismos que indiquen el
importe de la venta cuando se realiza de tal manera que sea plenamente visible
al cliente.

Las ventas de contado puede ser insignificantes o no existir en algunas
empresas mientras que en otras, como tiendas de ventas al detal, pueden
representar una porcin sustancial del total del negocio. En el ltimo caso, los
procedimientos requieren mayor estudio que en aquellas empresas que tengan
pocas ventas de esta naturaleza. Debe determinarse : a) si los procedimientos
han sido designados de tal manera que tiendan al descubrimiento de los cobros
de ventas al contado no reportados y b) hasta que punto los empleados que
hacen tales cobros estn en disposicin de distraer los fondos a consecuencia
de su conexin con otras obligaciones que les permita influir sobre los asientos
en los libros. En caso de una venta de crdito, ordinariamente un numero de
empleados participan en la operacin. Esta participacin hace menos probable
que la operacin no sea registrada y una vez que se ha registrado en los libros
las dificultades de manipulacin aumentan. En el caso de una venta al contado,
sin embargo, la operacin se consuma generalmente entre el comprador y un
empleado solamente y ese empleado acta en varias capacidades, ya que el
no solo vende y entrega la mercanca, sino que tambin cobra el pago de la
misma. Las funciones de venta y cobro en el caso de ventas al contado, por
razones practicas, deben llevarse a cabo por un empleado y como resultado,
las oportunidades para una irregularidad aumentan. Se han desarrollado
procedimientos por muchas organizaciones, sin embargo, que limitan la
oportunidad de irregularidades mientras que otros procedimientos pueden
indicar irregularidades en el caso de que existan. Tales procedimientos, por su
puesto, variarn segn varen los tipos de negocio y debe entenderse que los
comentarios que siguen, relativos a procedimientos en tiendas de ventas al
detal, puedan no ser aplicables igualmente a otros tipos de negocios.

En una tienda al detal los ingresos por ventas al contado se cobran usualmente
por la persona vendedora, pero la mercanca frecuentemente envuelve en una
mesa central por otro empleado, en cuyo caso se requiere que el empleado
que envuelve inspeccione las boletas de venta correspondientes, proveyendo
as una comprobacin contra la posibilidad de mercancas que se entreguen sin
un rcord de entrega. Una copia de la boleta de venta, junto con el efectivo, se
enva frecuentemente por tubos aspiradores a un cajero central o se lleva a la
ventanilla del cajero ms cercano. Bajo este plan, es necesario determinar que
se han provisto los resguardos necesarios para proteger a la compaa contra
irregularidades por el cajero principal. La destruccin de la boletas de venta es
evitada al tener estas boletas por series prenumeradas con una contabilizacin
subsiguientes de todas las series numricas por un empleado de la oficina
general. Adems, debe mantenerse un registro de las libretas de venta en
posesin de las varias personas vendedoras y solamente deben emitirse
nuevas libretas a los vendedores cuando se reciban a cambio de las libretas
viejas, las libretas de venta no emitidas deben guardarse bajo llave. Estos
procedimientos, por supuesto, no evitaran que la persona que prepare una
boleta de venta al cliente lo haga en otro modelo al cliente que el regular. Si se
han desarrollado otros procedimientos que indiquen el faltantes en la
mercanca esto propende a descubrir tal prctica. Esto puede ser llevado a
cabo mediante el mantenimiento de registros detallados de inventario perpeto
en los cuales se hacen asientos de la boleta de venta e inventarios fsicos
frecuentes para descubrir las faltas de mercancas. A fin de que esta
comprobacin sea efectiva, sin embargo, debe determinarse si las personas
que venden pueden encubrir un faltante al iniciar otros asientos en los libros de
contabilidad. Por ejemplo, una venta al contado no registrada pudiera no ser
descubierta a travs de faltantes de inventario si la persona vendedora tuviera
autoridad para emitir boletas por debajo del precio de venta y suplantara uno
por el importe de la venta al contado no reportada. El importe de la boleta por
debajo del precio sera anotado al crdito del libro de inventario el cual de este
modo concordar con el inventario fsico.

Como parte de la investigacin de los procedimientos referentes a las ventas
de contado, debe inquirirse sobre el mtodo de la toma peridica de inventario
fsico. En las tiendas de venta al detalle, los libros de inventarios se llevan
usualmente al precio detal. Los inventarios fsicos primeramente se valan al
detal y se puede hacer una rpida comparacin de los inventarios segn libros
con el fsico. La persona vendedora que haya cometido una irregularidad a
travs de la manipulacin de las boletas de venta al contado, puede ocultar una
faltante de inventario al aumentar los precios en las etiquetas de venta adjuntas
a las mercancas que an estn en existencia y tal cambio no se descubrira si
el mismo empleado copilara el inventario fsico o ste fuera hecho por
empleados que estuvieran concienzudamente familiarizados con los precios al
detalle usuales.

8. Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal, se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros nicamente por la oficina
principal ?

Cuando los desembolsos se hacen en una ofician principal usualmente estn
rodeados por seguridades que protegen a la empresa contra prdidas por
fraude. Estas seguridades usualmente implican verificaciones y aprobaciones
anteriores al momento de hacerse el desembolso. Sin embargo en el caso de
una oficina sucursal. Posiblemente a alguna distancia de la oficina principal y
con personal relativamente pequeo, puede ser difcil o imposible el proveer un
grado de control similar sobre desembolsos. Es una practica sana, por
consiguiente, cuando se hacen cobros en las oficinas sucursales el proveer que
no se hagan desembolsos de la cuenta de depsito por el personal local de la
empresa. En su lugar, debe instruirse al banco que solamente debe aceptar
contra esta cuenta aquellos cheques girados a nombre de la empresa para
transferir los fondos a la cuenta central de operaciones.

Debe proveerse un fondo pequeo de caja para ala oficina local a fin de pueda
hacer frente a sus necesidades corrientes. En caso de que fuera necesario
puede mantenerse una cuenta bancaria separada, sobre una base de fondo fijo
para los desembolsos locales. En cualquiera de los casos, los documentos que
amparan la operacin deben estar sujetos a la misma revisin y comprobacin
extensivas por la oficina principal antes de reembolsar los fondos, similares a
las que seran sometidos los desembolsos en la propia oficina principal. De
esta manera los cobros, que en algunas ocasiones incluiran cantidades
importantes, no estaran disponibles a malversacin por el personal local.


3.7 DOCUMENTOS POR COBRAR

1. La aceptacin y prrroga de letras, pagars y cheques post-fechados a
favor de la empresa son aprobados por el jefe o gerente de crdito, u otro
funcionario autorizados ?

La aprobacin de una cuenta por el jefe de crdito ordinariamente contempla el
despacho al cliente bajo los trminos regulares de pago de la empresa. El
requisito de la aprobacin por anticipado tiende a resguardar a la empresa
contra prdidas por riesgos de crdito no satisfactorios. Tal control se anulara,
sin embargo, si se pudiera extender un crdito no aprobado bajo la forma de
aceptaciones o renovaciones de letras, pagars y cheques post-fechados. Los
procedimientos deben, por consiguiente, proveer para que todas las
aceptaciones o renovaciones de letras, pagars y cheques post-fechados
deben ser primeramente aprobados por el departamento o funcionario
designado para extender crditos.

2. Se lleva un registro de documentos por cobrar ?

3. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son
comprobados peridicamente por medio de un examen independiente de los
pagares, letras y cheques respectivamente.

4. El total de los saldos pendientes en el registro, se compara con la
respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia
los documentos ?

En algunas organizaciones, los documentos por cobrar constituyen una porcin
sustancial del total de los activos. La posesin de los documentos firmados por
los deudores, o la evidencia fehaciente de su custodia por terceras personas,
son la nicas pruebas definitivas de su existencia. Por esta razn es necesario
que estas evidencias de adeudo sean salvaguardadas propiamente contra
prdidas por negligencia, como un medio de verificacin, de la confianza en el
saldo mostrado .


ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A INVENTARIOS



COMENTARI OS GENERALES:

Los procedi mi entos ref erentes a l os i nventari os y sumi ni st ros
deben of recer seguri dades razonabl es a l a empresa, cont ra
prdi das por desperdi ci os, robo, descui do, en l as compras, et c., y
deben tambi n produci r i nf ormaci n segura sobre el movi mi ento y
composi ci n de l as mercancas. Los mtodos por l os cual es se
pueden obtener estos resul tados, varan desde l uego, con el
tamao y cl ase de negoci o. Estos f actores tambi n determi nan, en
gran parte, hasta qu l as exi stenci as de mercancas pueden estar
suj etas a cont rol ef ecti vo. Por ej empl o, a una empresa dedi cada a
l a compra y venta de una sol a cl ase de artcul o, y operando desde
un asol a l ocal i dad, l e ser menos di f ci l ej ercer el control
apropi ado sobre sus exi stenci as de mercancas que a una
compaa que negoci a con mi l es de productos por medi o de una
organi zaci n descentral i zada de vent as. Tambi n sera ms di f ci l
si l a empresa compra materi as pri mas para convert i rl as en un
producto manuf acturado en el cual l as materi as pri mas pi erden por
compl eto su i dent i dad. Estos procesos a l os cual es l os materi al es
estn suj etos pueden ser muy compl i cados y el contabi l i zar di chos
materi al es segn pasan a travs de estos procesos puede ser muy
di f ci l . Por consi gui ente, es esenci al que l as i nvest i gaci ones en
cuanto al cont rol de i nventari os sea precedi do por vi stas a l as
pl antas al macenadas, depsi tos, pl ataf ormas de recepci n y
entrega, etc. , de l a empresa con el obj eto de obtener al gunos
conoci mi entos de l as pri nci pal es operaci ones de l a empresa.
Durante di chas vi si tas debe obtenerse l a i nf ormaci n hasta donde
sea posi bl e, de l os empl eados rel aci onados di rectamente con l a
supervi si n o l a real i zaci n de l as pri nci pal es operaci ones.
Uni camente despus de adqui ri do este conoci mi ento de
contabi l i dad y el si stema de comprobaci n i nterna de contabi l i dad
de l a empresa sean revi sados con suf i ci ente conoci mi ento de l as
operaci ones que t al es procedi mi entos tratan de control ar y con
ci erta medi da de apreci aci n de l as condi ci ones baj o l as cual es
opera l a empresa.

Despus de una vi si ta a l a pl anta y a l os l ugares de al macenaj e de
l a compaa, se deben comenzar l as i nvesti gaci ones en cuanto a
l os procedi mi entos de compra. Los procedi mi entos de compra se
tratan con al gn detal l e en l a secci n 7 de stos cuesti onari os.
Estos procedi mi entos deben servi r para anotar l as compras de
materi al es, etc., en l os regi st ros de mercancas. Debe prestarse
atenci n a l a ef ecti vi dad de l a f i scal i zaci n ej erci da a travs de l as
cuentas de cont rol del mayor general sobre l os regi st ros de
mercancas, observando part i cul armente l as f uentes de
i nf ormaci n obteni das al hacer l os asi entos en cual qui era de estos
regi stros. En al gunas organi zaci ones, l os regi stros de mercancas
sl o muest ran cant i dades y ni camente l os i nventari os f si cos son
asentados en l os l i bros general es. Baj o estas condi ci ones l a
ubi caci n de l os l i bros de mercancas es de consi derabl e
i mportanci a. Si l os regi stros de mercancas son l l evados en el
departamento general de contabi l i dad por empl eados que no ti enen
acceso a l as mercancas, puede tenerse una mayor seguri dad que
si l os regi st ros f ueran l l evados en el depsi to por empl eados que
ti enen acceso a l a mercanca y que posi bl emente ayudan en el
cont eo f si co de i nventari os.

Por razones practi cas, no obstante, puede ser necesari o que l os
regi stros de mercancas sean l l evados en el depsi to s f i n de, por
ej empl o, f aci l i tar al al maceni sta l a determi naci n de cul es
materi al es deben comprarse para mant ener l as canti dades
normal mente requeri das por l a empresa. En todo caso, l os
procedi mi entos deben asegurar que todas l as compras sean
anotadas en l os mayores de mercancas por l as cant i dades que
aparezcan en l as f acturas de compras debi damente aprobadas.

Las i nvesti gaci ones en cuanto a l os procedi mi entos de ventas
deben encami narse haci a l a anot aci n en l os regi st ros de
mercancas de todas l as ventas de productos termi nados. Estos
procedi mi entos deben of recer seguri dad razonabl e de que se hace
una anotaci n exacta en l os regi st ros de mercancas de todos l os
despachos y de que ni ngn crdi t o puede anotarse en estos
regi stros si n l a debi da autori zaci n.

Despus de revi sar l os procedi mi entos de ent rada y sal i da de
mercancas, se debe determi nar l a ef ecti vi dad de l os
procedi mi entos rel ati vos al cont rol de l os i nventari os en su
trayectori a a t ravs del proceso de f abri caci n. Estas
i nvest i gaci ones pueden i mpl i car una revi si n de l os procedi mi entos
en el departament o de costo en rel aci n con l as t ransf erenci as
entre departamentos; comparaci n de l os rendi mi entos
departamental es contra estndares predetermi nados o ef i ci enci a
deseada; i nvest i gaci ones sobre l as bases de determi naci n de
di chos estndares o metas; el cui dado con que se i nvesti gan l as
desvi aci ones de l os estndares, etc.

En l as ref i neras, por ej empl o, no es prct i co mantener regi st ros
que muestren l a t rayectori a del pet rl eo crudo a t ravs de l os
di st i ntos procesos hasta l l egar al producto termi nado, creando as
un l i bro de i nvent ari o de productos termi nados cont ra el cual se
pueda comprobar el i nventari o f si co. Los rendi mi entos de vari os
ti pos de pet rl eo crudo pueden ser determi nados, no obstante, por
el personal tcni co de l a compaa despus de un cui dadoso
estudi o ci ent f i co, y estos rendi mi ent os servi rn como medi da de
l os resul tados real es. Medi ante i nventari os f si cos tomados
di ari amente del petrl eo crudo, al qui t rn, acei tes de motor,
gasol i na, etc., deposi tados en l os tanques y tomando en
consi deraci n l a apertura y ci erres de i nventari os, entradas y
despachos de petrl eo crudo, se det ermi na l a producci n di ari a.
En l as f bri cas de acero el producto se pesa vari as veces durante
el proceso de f abri caci n y al af ectar l as transf erenci as
departamental es se hacen ci ertas concesi ones, producto de l a
experi enci a, por l a merma o el aumento en el peso como resul tado
de l os procesos a travs de l os cual es ha pasado el materi al . En
l as compaas productoras de pet rl eo, el petrl eo produci do y su
di sposi ci n son j usti f i cados por l os reportes de medi ci n y
bombeo, reportes de l os ol eoductos, et c., y todos estos
procedi mi entos deben i nvesti garse cui dadosamente para eval uar l a
conf i anza de l a i nf ormaci n anotada en l os l i bros general es.

REGISTROS
1. El departamento de contabi l i dad manti ene regi st ros de
i nventari o permanente?
2. Muest ran estos regi st ros:
1) Cant i dades?
2) Local i zaci n de l as exi stenci as?
3) Mni mo?
4) Mxi mo?
5) Costo Uni tari o?
6) Val or total en pesos?

En ausenci a de regi st ros detal l ados de i nventari os, mercancas
sumi ni st ros, et c., el ni co cont rol de contabi l i dad que exi st i ra
sobre l os mi smos sera el sal do de l a cuenta de control del
mayor. Di cho regi stro no of recera l a i nf ormaci n adecuada
para revel ar si l os costos de venta son exactos y seguros ni
para l ocal i zar e i denti f i car reas en l as cual es pudi eran ocurri r
f al tantes en i nvent ari os. A menos que se mantengan regi st ros
detal l ados en l os cual es puedan obtenerse l os costos de
producci n y de ventas, apl i cando l os costos i dent i f i cabl es a
cada uno de l os rengl ones produci dos o vendi dos, l os cost os
total es ti enen que ser regul armente computados deduci endo el
i nventari o f si co f i nal del i nventari o de apertura, mas l as
canti dades compradas o produci das. En general , l as
organi zaci ones modernas han encontrado este mtodo
i nsuf i ci entemente seguro para un control admi ni st rati vo
ef ecti vo. Sol amente vari aci ones de i mportanci a f uera de l o
normal , l as cual es se i ndi can por marcadas vari aci ones en l os
porcentaj es de uti l i dad bruta, et c., se destacan y an en tal es
casos es i mposi bl e l ocal i zar l as reas de l as vari aci ones y,
como resul tado de di cha i denti f i caci n, desarrol l ar mtodos y
tcni cas para su correcci n. Si l a di f erenci a, por ej empl o,
i ndi ca un costo excesi vo muy si gni f i cante, probabl emente sea
i mposi bl e determi nar si este costo representaba materi al usado
en exceso en l a producci n, despi l f arro, hurto, etc. El mantener
regi stros detal l ados de contabi l i dad provee i nf ormaci n para
apl i car costos razonabl emente seguros a l os art cul os
i ndi vi dual es produci dos o vendi dos y tambi n provee l a
comprobaci n por l os cual es pueden fi scal i zarse en detal l e l os
i nventari os f si cos. Las di f erenci as o f al tantes que se
descubran pueden entonces i dent i f i carse a l as reas o art cul os
parti cul ares f aci l i tando as l a i nvest i gaci n y correcci n.
Con respecto a l as preguntas 1 y 2, se ha notado que l os l i bros
perpetuos de i nventari os si rvi eron, entre ot ras cosas, como un
control de l as exi stenci as f si cas que deberan haber. Este
control es ms ef ecti vo cuando l os empl eados que manti enen
l os regi stros de mercancas son i ndependi entes del personal a
cargo de l as exi st enci as f si cas. Si n di cha i ndependenci a, l as
di f erenci as o f al t antes en l as exi stenci as f si cas que sean
conoci das por al maceni sta, pudi eran ser ocul tadas medi ante
anotaci ones i mpropi as en l os l i bros. Esta posi bi l i dad de
ocul taci n estara por supuesto, prontamente di sponi bl e al
al maceni sta que t enga j uri sdi cci n sobre l os empl eados que
l l evan l os regi stros de mercancas. Puede suceder, no
obstante, que como asunto de convi venci a prcti ca una
organi zaci n encuentre necesari o mantener l os regi st ros
detal l ados de l as mercancas en o cerca de l as exi st enci as
f si cas y de que l os empl eados encargados de l os mayores de
mercancas, en teora o l a prcti ca estn suj etos a l a autori dad
del al maceni sta. En tal es casos se debe especi al cui dado para
cerci orarse de que exi sten l os control es adecuados para
descubri r mani pul aci ones i mpropi as en l os regi st ros de
mercancas. Un el emento esenci al de tal es cont rol es al
asegurarse de que l os total es anotados en l a cuenta de control
del mayor general son produci dos i ndependi entemente del
personal que mant i ene l os mayores auxi l i ares de mercancas
de manera que si se hi ci eran anotaci ones i mpropi as en estos
mayores, el l as seran descubi ertas al no concordar con l a
cuenta de control respecti va en el mayor general .

1. Los regi st ros permanentes son aj ust ados segn l os resul tados
de conteo f si co, al menos una vez al ao?.
Los regi stros y control es de l os i nventari os deben aj ustarse a
l as exi stenci as determi nadas por conteo. Donde l os conteos
son hechos muy f recuentemente y muest ran f al tantes o
sobrantes de poca monta, el aj uste puede hacerse una vez al
ao sol amente. Antes de que l os aj ustes se hagan, deben
consi derarse l os procedi mi entos sugeri dos baj o l as preguntas.

2. Se dej a constanci a de l os conteos f si cos l l evados a cabo?.
El propsi to de est a pregunta es el de cerci orarse si l os aj ustes
ef ectuados en l os regi st ros de i nventari o corresponden a
conteos f si cos ef ecti vamente real i zados. A este f i n, debemos
comprobar que l as hoj as de conteo debi damente aprobadas,
son archi vadas para cual qui er comprobaci n posteri or.

3. Si qui enes manej an l os regi st ros permanentes de i nventari o
no pertenecen al departamento de contabi l i dad, ante qui n se
responsabi l i zan?.
Si como se i ndi c anteri ormente l os regi st ros desi gnados para
control ar l as mercancas se manti enen por personas que ti enen
acceso a l as mi smas, pueden ocurri r i rregul ari dades que no
l l eguen a descubri rse. Si este f uera el caso, l os ot ros control es
ms arri ba menci onados, deben ser uti l i zados.

4. Si l a empresa ha adoptado l a pol ti ca de cargar di rect amente
a gastos, ci ertas parti das por mantener materi al es y
sumi ni st ros, ha establ eci do tambi n un si stema de control tal
como control presupuestal de gastos?. Si es as, expl quel o.
Al gunas empresas han adoptado l a pol ti ca de cargar a gastos
di rectamente l as compras pequeas de materi al es y
sumi ni st ros. Baj o este procedi mi ent o l as compras ori gi nal es
son cargadas a operaci n y l os art cul os no son adopt ados en
l as cuentas de i nventari o. Cuando se adopta esta pol t i ca, por
l o regul ar se consi dera que l a el i mi naci n de t rabaj o de of i ci na
en mantener l os regi st ros de i nventari o, val oraci n y anotaci n
de l as rdenes de entrega, compensa l a prdi da de mayor
seguri dad que se obti ene baj o el mtodo de i nventari o
perpetuo. El mtodo de cargo di recto, si n embargo, t ambi n
el i mi na el control que se obti ene de l os regi st ros de i nventari o,
y el audi tor debe cerci orarse de que exi sten procedi mi entos
sati sf actori os tal es como mtodos apropi ados de al macenaj e,
control de gastos presupuestados, revi si n ef ecti va de l os
costos de operaci n y porcentaj es, etc., que prevengan
prdi das que pudi eran produci rse por f raude, despi l f arros, etc.

5. En cuanto a l as ordenes de entrega:
1) Las ent regas se hacen ni camente con base en rdenes
debi damente autori zadas?.
2) Asegura el si stema, bi en sea por medi o de prenumeraci n
o de otro modo, que todas l as ordenes sean regi st radas?.
3) Los procedi mi entos adoptados proporci onan seguri dad
contra l a al teraci n de tal es rdenes por personas que
tengan acceso a l as exi stenci as?.

Los procedi mi entos deben asegurar l as ent regas de materi al
sean hechas por l os al maceni stas ni camente medi ant e una
evi denci a sati sf actori a del departamento que necesi ta el
mat eri al . Para que l os al maceni stas puedan ser responsabl es
de l as mercancas, es necesari o que el acceso al al macn sea,
como regl a general , denegado a empl eados que no sean l os
al maceni stas y sus auxi l i ares. Para que l os al maceni stas
puedan entregar sol amente con l a debi da autori zaci n, debern
prepararse rdenes de entrega por escri to, l as cual es debern
aprobarse por un empl eado responsabl e con conoci mi ento (a)
del t rabaj o para el cual se necesi tan estos materi al es y (b) de
que l a cant i dad y cl ase de mater i al es pedi dos concuerden con
l o requeri do. Si l as rdenes de entrega son aprobadas por un
empl eado que no conoce esta i nf ormaci n, l a aprobaci n es
superf i ci al y no ofrece protecci n a l a empresa contra el uso
i nadecuado de l os materi al es. Por regl a general , l as rdenes de
entrega se aprueban por el capataz a cargo del t rabaj o o por el
superi ntendente o un representante competente de l a of i ci na
del superi ntendent e.

Las i nvest i gaci ones en rel aci n con l as rdenes de entrega de
materi al es deben cubri r l a anotaci n de l as canti dades
entregadas segn di chas rdenes de entrega en l os mayores de
exi stenci as. Estos procedi mi entos deben asegurar que todas
l as rdenes de ent rega sobre l as que se hayan hecho entregas
de materi al es han si do j usti f i cadas y anotadas en l os regi st ros.

Cuando l os mayores de exi stenci as muestran canti dades y
val ores, y el val or se control a a t ravs de cuentas de control de
i nventari os en el mayor general , l a val ori zaci n de l as rdenes
de entrega, si son hechas por empl eados que mant i enen l os
mayores de exi stenci a en el al macn, deben ser veri f i cados por
empl eados del departamento de contabi l i dad para hacer
i mposi bl e l a ocul taci n de di f erenci as entre l os bal ances de l as
cuentas de control y l os val ores de i nventari o f si co medi ante l a
val oraci n i ncorrecta de l as rdenes de entrega de mat eri al es
por l os que manti enen l os mayores.

Como una protecci n adi ci onal , l as copi as de l as rdenes de
entrega deben (a) i r di rectamente del sol i ci tante al
departamento de contabi l i dad i ndependi entement e del
al maceni sta, o (b) ser devuel tas por el departamento de
contabi l i dad al sol i ci tante despus de haberl as anotado en el
regi stro de cont rol de contabi l i dad. Esto evi tara que el
al maceni sta ocul t ase un f al tante cambi ando una orden de
entrega f i rmada despus que l a canti dad mostrada
ori gi nal mente haba si do ya despachada.

Por vari as razones, l os materi al es extrados del al macn
pueden no ser uti l i zados y di chos materi al es deben ser
devuel tos al al macn, col ocados en i nventari o por el
al maceni sta, y l as cant i dades devuel tas anotadas en l os
mayores de exi stenci as.


CONTROL DE EXI STENCI AS E INVENTARIO FISI CO

1. Los al maceni stas son responsabl es de todas l as exi stenci as?.
Especi f i que aqul l as que no estn baj o su cont rol .
2. Los al maceni stas y sus asi stentes son l os ni cos que ti enen
acceso a l as exi stenci as?. Especi f i que l as excepci ones.
Para l os comentari os sobre estas preguntas, ref i rase a l os
comentari os general es de l a i nt roducci n y a l as expl i caci ones
de l as preguntas.
3. Se toman i nvent ari os f si cos por l o menos una vez al ao?.
Especi f i que l as excepci ones. Los sal dos del mayor de l a cuenta
de i nventari o, ya sean cuenta de control o cuenta de detal l es
son si mpl emente val ores anotados que i ndi can l a canti dad de
i nventari o que debe haber exi stenci a. A i nterval os para
conf ormar que exi ste el acti vo y que l os sal dos de l a cuenta del
mayor son f i dedi gnos.
4. En i nventari o f si co es supervi sado por personas i ndependi entes
de l os:
1) Al maceni stas?
2) Responsabl es de l l evar l os regi st ros de i nventari os
permanentes?
1. Se preparan i nst rucci ones escri tas como gua para aquel l os
empl eados que l l evan a cabo l os i nventari os f si cos?.
Estas preguntas ti enen el obj eto de determi nar si l a empresa ha
hecho una preparaci n adecuada para l a toma de sus
i nventari os f si cos de modo que pueda conf i arse en l os
resul tados obteni dos, tomar un i nventari o f si co es
f recuentemente una tarea compl i cada que puede envol ver
grandes reas y un extenso perodo de ti empo. Baj o estas
ci rcunstanci as no sera sat i sf actori o depender sol amente de
i nst rucci ones oral es o conoci mi ent os general es del personal
que ef ecta l os i nventari os, o una combi naci n de ambos. Para
asegurarse que un i nventari o f si co es adecuado, deben darse
i nst rucci ones detal l adas por escri to para cerci orarse de que
todos l os rengl ones son contados, de que cada rengl n es
contado una sol a vez, de que se prepara un resumen
sati sf actori o de estos y de que es correctamente sumi ni st rado,
etc. Las i nst rucci ones deben tambi n cubri r aquel l os asuntos
que establ ezcan un corte sati sf actori o para asegurar que todas
l as mercancas en exi stenci a pueden rel aci onarse con l os
pasi vos rel aci onados y que todas l as mercancas f act uradas y
no embarcadas estn excl ui das de l os i nventari os. Debe
asegurarse no sol amente de que l as i nstrucci ones por escri to se
han preparado, si no tambi n que l os empl eados asi gnados para
tomar i nventari os f si cos han si do entrenados adecuadamente
en estas i nst rucci ones y que l os mi smos son competentes para
l l evarl as a cabo. Para comentari os adi ci onal es sobre l os
pri nci pi os a segui r al hacer un conteo, ref i rase a l os
comentari os baj o l a prxi ma pregunta.
2. Las tarj etas o pl ani l l as del i nventari o f si co son revi sadas y
control adas en f orma tal que no se omi ta o al tere ni nguna en l as
pl ani l l as f i nal es del i nventari o?.
Cuando se usan regi st ros de exi stenci as, es i mportante
cerci orarse si l os mi smos se manti enen en f orma tal que
consti tuyan un medi o seguro de comparaci ones con el
i nventari o f si co. Es i gual mente i mportante determi nar que
procedi mi entos se si guen en l a toma del i nventari o f si co, pues
a cual qui er concl usi n que se l l egue de l as di f erenci as entre l os
i nventari os segn l i bros y el f si co, est suj eta a l a conf i abi l i dad
de ambos. Los procedi mi entos rel aci onados con l a copi l aci n de
l os i nventari os f si cos deben general mente i ncl ui r l o si gui ente:
1) Los empl eados que toman el i nventari o deben estar
f ami l i ari zados con l as mercancas para poder determi nar por
su propi a experi enci a que parte de l a mercanca es para usar
o vender y que parte no se puede usar o est obsol eta, y si
l a mercanca es l o que se supone que sea.
2) Los empl eados responsabl es de l a mani pul aci n de l as
mercancas o manteni mi ento de l os regi st ros de exi stenci as
no deben ser l os ni cos responsabl es de l a copi l aci n de l as
canti dades del i nvent ari o f si co, si no que su conteo debe
estar a comprobaci n por ot ros empl eados que tengan l a
mi sma f ami l i ari dad con l a mercanca que l os al maceni stas.
3) Debe tenerse cui dado de que se ha anotado en l os l i bros el
pasi vo de l os mat eri al es i ncl ui dos en el i nventari o y de que
toda l a mercanca vendi da y f acturada se ha excl ui do del
mi smo.
4) La col ocaci n de l as tarj etas de i nvent ari o y su control deben
evi tar l a posi bi l i dad de al terar f raudul entamente l os datos
anotados en l as mi smas o l a posi bi l i dad de preparar tarj etas
mostrando cant i dades que no exi st en. Adems todas l as
tarj etas y l as canti dades de mercancas se anotan en
pl ani l l as de i nventari o, estas pl ani l l as deben l l evar l as
i ni ci al es de l os empl eados responsabl es de l a recti f i caci n
de l as canti dades que en el l as aparecen, y l os empl eados
que son responsabl es de l as mul t i pl i caci ones val oraci ones,
etc., deben estar f ami l i ari zados con l as i ni ci al es y f i rmas de
l os empl eados. El control de l as pl ani l l as de i nventari o debe
ser tal que evi te mani pul aci ones como l as que i ndi can en el
pargraf o anteri or.
1. Se i nvesti gan i nmedi atamente l as di f erenci as ent re l os
regi stros permanentes y el resul tado del i nventari o f si co?.
Qui n l o i nvesti ga?.
Evi dentemente, l as di f erenci as que se descubren por medi o de
una comparaci n entre el conteo f si co y l os l i bros, no deben
ser i nvesti gadas por personas que tengan acceso a l as
mercancas en exi stenci a o por personas que estn en una
posi ci n ventaj osa para mal versar l a mercanca de al guna
manera. Estas di f erenci as deben ser i nvest i gadas sol ci t amente
para determi nar l as causas especf i cas que l as ori gi na. Ya sea
que esto revel e que son ocasi onadas por abandono, f al ta de
honradez o si mpl emente por errores de of i ci na o de
contabi l i dad, se deben tomar medi das para el i mi nar l as
posi bi l i dades de f uturas repeti ci ones.
2. Los aj ustes a l os regi st ros de i nventari o permanente
proveni entes de i nventari o f si co, son aprobados por escri to por
un empl eado que no tenga i ntervenci n al guna en:
1) Al macenami ento?
2) Manej o de regi st ros de exi stenci a?
3) Compra de mercanca?
Sol amente despus de l as di f erenci as encontradas hayan si do
compl etamente i nvesti gadas por personas que no puedan ser
responsabl es de el l as y l as causas determi nadas como se
expl i c anteri ormente, se deben tomar medi das para aj ustar l os
regi stros. Baj o ni nguna ci rcunstanci a se deben cancel ar l as
di f erenci as cuyas causas no hayan si do expl i cadas
sati sf actori amente a un f unci onari o responsabl e o a un
empl eado.
1. Las of i ci nas y dependenci as de l a empresa se encuentran
rodeadas de si stemas apropi ados de protecci n tal es como
cercas, cal adores, guardas, etc.,?
2. Tal es cel adores o guardas son responsabl es de que nada
sal ga de l a pl anta si n l a debi da autori zaci n?.
La mayora de l as empresas toman precauci ones cont ra el robo
de sus acti vos. Si n embargo, muchas veces l as precauci ones
tomadas resul tan medi das a medi as y no of recen el resguardo
que se espera de el l as. Los act i vos de l a empresa no deben
estar protegi dos sol amente por cercas, di vi si ones, rej as etc.,
si no que deben asi gnarse responsabi l i dades para que l os
materi al es no sean removi dos de sus respecti vos l ugares si n
tener l a autori zaci n adecuada. Por ej empl o, el cuarto de
al macenaj e puede estar compl etamente cercado y l a mercanca
ser ext rada sol amente por medi o de una orden de entr ega. si n
embargo, si otros empl eados, adems del al maceni st a, estn
autori zados a penetrar en l a parte cercada con entera l i bertad,
l os cont rol es establ eci dos pueden ser f ci l mente pasados por
al to. Con el mi smo al cance, cuando se bri nda protecci n a toda
una pl anta y se ha provi sto una cerca con l a entrada vi gi l ada, a
menos que l os cel adores estn al ert as a i nterrogar a todas l as
personas que sal gan con paquetes que puedan contener
pertenenci as de l a empresa, una buena parte del control se ha
perdi do.
3. Respecto a l os materi al es o mercancas en poder de otros
depsi tos, consi gnatori os, proveedores, cl i entes, etc.,
1) Se l l eva un regi st ro apropi ado de tal es art cul os?
2) Peri di camente obti ene l a empresa conf i rmaci ones de
di chas exi stenci as?
1. Ref erente a mercanc as reci bi das en consi gnaci n:
1) Ti ene l a compaa un regi stros apropi ado de l as mercancas
reci bi das en consi gnaci n?
2) se toman precauci ones para evi tar que tal es mercancas
puedan i ncl ui rse dentro del i nventari o propi o de l a empresa?.
Debi do a que l a mercanca despachada en consi gnaci n
conti na si endo propi edad de l a empresa hasta que se venda, el
mi smo control ef ecti vo debe ej ercerse sobre estas
consi gnaci ones reci bi das que aqul sobre l a mercanca
exi stente en l os al macenes u otra dependenci a de l a empresa.
As mi smo, si l a empresa reci be mercanca de otros en
consi gnaci n, se hace responsabl e de l a mercanca reci bi da y
debe, por l o tanto, mantener todas l as medi das de seguri dad
contra el uso i ndebi do de di cha mercanca. Los procedi mi entos
que se si guen con l as mercancas en consi gnaci n reci bi das o
despachadas, deben of recer una seguri dad razonabl e a l a
empresa de que todos l os cambi os que se produzcan son
debi damente contabi l i zados. Cuando se toman i nventari os
f si cos, l as canti dades exactas de l os mat eri al es que han si do
envi ados en consi gnaci n deben ser i ncl ui das en el i nventari o y
l a mercanca reci bi da en consi gnaci n debe ser excl ui da del
i nventari o. Esto necesi ta sol ament e el establ eci mi ento del
procedi mi ento ef ecti vo para dar razn del movi mi ent o de l a
mercanca en consi gnaci n si no que en l o que se ref i ere a
consi gnaci ones reci bi das se deben apl i car medi das para l a
i denti f i caci n de l a mercanca que aparece en consi gnaci n de
manera que no pueda ser i ncl ui da en el i nventari o f si co. En
al gunas organi zaci ones l a mercanca despachada en
consi gnaci n se carga al consi gnatari o al preci o de vent a, y en
tal es casos se debe tener mucho cui dado de que l os
procedi mi entos usados evi ten l a i ncl usi n de estos cargos en
cuentas por cobrar y, por contraste, en ventas.

Los puntos anteri ormente menci onados, no deben l i mi tarse
excl usi vamente a mercancas en consi gnaci n, si no que deben
extenderse para cubri r l a comprobaci n i nterna de l a mercanca
reteni das por ot ras para despachar a l a empresa a l os cl i entes
de l a empresa y t ambi n l a mercanca reteni da en al macenes
pbl i cos u otros que no sean propi edad de l a empresa, debe ser
conf i rmada peri di camente a l a empresa por l os retenedores de
l a mercanca, qui enes deben exponer que en ci erta f echas l as
canti dades se encontraban real ment e en su poder. El grado de
conf i anza que debe tener l a empresa en estas conf i rmaci ones,
dependen de (a) que l as cant i dades most radas por l a
conf i rmaci n hayan si do determi nadas por l a empresa
sumi ni st rando a l a conf i rmaci n sobre l a base de un i nventari o
f si co o de regi st ros de mercanca en exi stenci a di gnos de
conf i anza, y (b) que l a conf i rmaci n sea af i rmada por un
f unci onari o de l a empresa o por un empl eado competente que
asuma l a responsabi l i dad de su exacti tud. A menos que exi sta
una seguri dad razonabl e en estos puntos, l as conf i rmaci ones
pueden resul tar de poca uti l i dad y pueden en s, resul tar
pel i grosas al crear un f al so senti do de seguri dad. En
organi zaci ones mayores que cuentan con depart amentos
ef i ci entes de audi tora i nterna, l os representantes de di cho
departamento pueden vi si tar peri di camente l os l ugares a
donde l os i nventari os hayan si do despachados en consi gnaci n
o donde estn reteni dos a f avor de l a empresa, para hacer
pruebas razonabl es de l as cant i dades de di chas mercancas. En
otras organi zaci ones, l os vendedores y ot ros representantes de
l a empresa, pueden vi si tar peri di camente l as ent i dades que
ti enen en su poder l a mercanca en consi gnaci n. En cual qui er
caso, sera aconsej abl e que l a empresa obtuvi era i nf ormaci n
i ndi cando que puede conf i arse en l as conf i rmaci ones que
reci be.


CONTROL CONTABLE:
1. El personal del departamento de contabi l i dad o audi tora i nterna
revi sa l os preci os uni tari os, l os cl cul os y l as sumas en l os
i nventari os f si cos?.
La f i j aci n de l os preci os en l os i nventari os debe ser efectuada
por empl eados f ami l i ari zados con l os costos vi gentes o l os
preci os del mercado o con l a i nf ormaci n de donde di chos
costos o preci os del mercado puedan obtenerse, si es que al
i nventari o se l e debe f i j ar el preci o de costo o mercado el que
sea ms baj o, y l a val ori zaci n de l a mercanca de poco
movi mi ento y obl et a, debe ser ef ectuada por f unci onari os de l a
empresa o por empl eados que se encuentren en posi ci n de
esti mar l os val ores de real i zaci n. Al gunos i nventari os no
pueden ser medi dos, pesados y contados y sus canti dades
ti enen que ser esti mul adas. Estos esti mados deben ser
real i zados por tcni cos competentes que no puedan ser
responsabl es de di screpanci as en l os i nventari os.
La comprobaci n de l as sumas, l as mul t i pl i caci ones y l as
recapi tul aci ones del i nventari o, deben ser ef ectuadas por
empl eados i gual mente competentes.
2. Proveen l os procedi mi entos de l a empresa:
1) Que se regi st ren todos l os pasi vos correspondi entes a l a
adqui si ci n de materi al es o mercancas i ncl ui dos en el
i nventari o?.
2) Que excl uyan del i nventari o parti das correspondi ent es a
mercancas vendi das y f acturas pendi entes de despacho?.
3) Que revi sen l as exi stenci as de materi al es en bases de
art cul os obsol etos o de poco movi mi ento?.
4) Que l as exi stenci as se hal l en adecuadamente aseguradas
contra robo, etc.?
Si l os i nventari os f si cos se comparan con l os l i bros, i ncl uyendo l a
cuenta de control del mayor general , es evi dente que un corte
adecuado de compras y ventas, debe l l evarse a cabo. Esto
si gni f i ca que todas l as f acturas que cubren mercanca que ha si do
reci bi da y que por l o tanto ser i ncl ui das en l os i nventari os,
debern ser anotadas en el mayor general y recprocamente todas
l as ventas que cubren mercancas que han si do despachadas
debern ser regi st radas.

Los procedi mi entos empl eados por l a empresa deben tener en
cuenta automti camente este corte l i mpi o en cada perodo por
medi o del cont rol de l os i nf ormes de recepci n y de l as rdenes de
despacho.
La obl i gaci n de determi nar cuando l a mercanca es obsol eta o de
poco movi mi ento y de aprobar el val or y di sposi ci n de di cha
mercanca, no debe ser del egada a un empl eado encargado de l as
compras, puesto que l puede aprovechar l a oport uni dad de
comprar mercanca i nnecesari a en exceso, darl e un val or
determi nado y ms tarde col ocarse en una posi ci n vent aj osa para
di sponer de l a mercanca en su benef i ci o cuando esta sea
decl arada obsol eta o de poco movi mi ento.. si estas obl i gaci ones,
si n embargo, se asi gnan a un f unci onari o de l a empresa o a un
empl eado que no este rel aci onado con l as compras, st e i ndi vi duo
debe, por supuest o estar f ami l i ari zado con l as mercancas en
exi stenci a de l a empresa y con l as necesi dades de l a mi sma en l o
que respecta a di chas mercancas, as como tambi n con l as
condi ci ones del mercado en el cual se di spondr de l a mercanca.

En l a i ndust r i a de l a confecci n, por ej empl o, al f i nal i zar l a poca de f abr i caci n,
si empr e hay l unas y mer canc as t er mi nadas en exi st enci a, l as cual es a pesar de l os
pl anes cui dadosos por par t e de l os depar t ament os de f abr i caci n y vent as, no pueden
ser usadas o vendi das dur ant e l a t empor ada. Al gunos de l os ar t cul os de l ana
i ncl ui dos en l as exi st enci as sobr ant es son r engl ones que pueden ser usados en l a
fabr i caci n del pr oduct o de l a si gui ent e t empor ada, mi ent r as que ot r os son de t al
nat ur al eza que se hace aconsej abl e di sponer de el l os al mej or post or . La mi sma
condi ci n exi st e r espect o a l as mer canc as t er mi nadas y a l os ador nos.
En una empresa, con vi stas a un control sano de contabi l i dad, l a
val uaci n de mercancas sobrantes se determi n por un comi t
consti tui do por representantes de l os departamentos de ventas,
f abri caci n y cont abi l i dad y antes de que di cha val uaci n f uera
def i ni ti vamente aprobada, l a empresa como general mente hace
trato de obtener of ertas de compradores representat i vos.
El determi nar si l a empresa manti ene seguros suf i ci entes sobre su
i nversi n e i nvent ari os, es debi do a que, en muchos casos, l os
i nventari os representan val ores consi derabl es de l os acti vos de l a
empresa. As mi smo, debe determi narse que no se hagan seguros
en exceso de l as verdaderas necesi dades durante l os perodos en
que l os i nventari os l l egan a su ni vel ms baj o de l a temporada. Si
l as cant i dades de un i nventari o estn suj etas a vari aci ones
i mportantes durant e el ao, debi do a l as condi ci ones normal es de
operaci n de l a i ndustri a, se debe preparar un programa de
cobertura de seguros correl at i vo con l os cambi os de l as canti dades
del i nventari o, de manera que se obtengan seguros adecuados
pero que se evi t e l os gastos excesi vos. El audi tor debe determi nar
que l a cant i dad de seguro apl i cada est de acuerdo con l a
canti dad de mercanca en exi stenci a que muest ran l os regi stros.
Una di f erenci a si gni f i cati va puede i ndi car que l a empresa est
i ncurri endo en gastos superi ores a sus necesi dades, l o cual debe
ensegui da not i f i carse a l a admi ni st raci n. Por ot ra parte, un seguro
marcadamente baj o puede i ndi car que l os i nventari os han si do
exagerados del i beradamente y que el seguro f ue apl i cado
excl usi vamente al val or r eal de l a mercanca en exi stenci a. Esta
si tuaci n, por supuesto, deber ser cui dadosamente i nvesti gada.






















ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A PROPI ESDADES, PLANTA Y
EQUIPO


ADI CIONES:
1. Los pr ocedi mi ent os de l a compa a r equi er en que un f unci onar i o o un comi t de
compr as aut or i ce pr evi ament e l os desembol sos por concept o de:
1) Adi ci ones de act i vos f i j os?
2) Repar aci ones y mant eni mi ent o?
Es f unci n de l a ger enci a de una empr esa oper ar el negoci o l ucr at i vament e y
pr ot eger t odos l os act i vos de l a empr esa. Di cha pr ot ecci n se est abl ece
gener al ment e or denando que t odas l as negoci aci ones se r ut i na se pr ocesen a
t r avs de un nmer o det er mi nado de per sonas cada una de l as cual es es
r esponsabl e de una f ase par t i cul ar de l a oper aci n y se l e obl i ga t ambi n a
i mpar t i r su apr obaci n en ci er t as oper aci ones o document os. Las oper aci ones que
i mpl i can desembol sos por aument os a l os act i vos y r epar aci ones y mant eni mi ent o
son t an numer osas en al gunas empr esas que apar ent an ser r u t i nar i as, si n
embar go, al cont r ar i o de l as oper aci ones que i mpl i quen mat er i as pr i mas y ot r os
r engl ones si mi l ar es, est os desembol sos no est n suj et os a cont r ol es usual es de
pr oducci n mant eni dos par a el r eci bo y el consumo de mat er i al es bsi cos. Por l o
t ant o, es necesar i o que se t omen pr ecauci ones especi al es y se est abl ezcan
medi das de segur i dad par a est as oper aci ones especi al ment e debi do a que l as
cant i dades i mpl i cadas son fr ecuent ement e de i mpor t anci a.
El mt odo ms sat i sf act or i o de al canzar obj et i vos i mp l i ca pr ocedi mi ent os a
t r avs de l os cual es el desembol so del act i vo es sol i ci t ado pr i mer ament e por el
j efe de un depar t ament o o un f unci onar i o a car go de l a fase de l as oper aci ones
par a l a cual ha de r eal i zar se el desembol so. La sol i ci t ud de compr a deber
exponer l a nat ur al eza, cost o est i mado y mt odo de ut i l i zaci n del ar t cul o que va
a ser const r ui do o adqui r i do e i ndi car l os benef i ci os que se der i var n como
r esul t ado del mi smo. Si el act i vo va a subsi st i r bi enes que act ual ment e son
pr opi edad de l a empr es a, l a sol i ci t ud de compr a deber i ndi car cul es son est os
act i vos, l a for ma en que se pi ensa di sponer de el l os y l a cant i dad apr oxi mada de
i ngr esos que se esper an de l os mi smos, si l os hubi er e. La sol i ci t ud de compr a
deber ent onces ser r evi sada y apr obada por f unci onar i os compet ent es,
i ncl uyendo ej ecut i vos a car go de pr oducci n, f i nanzas y cont abi l i dad. Es pr ct i ca
sana, si l as cant i dades cor r esponden son de i mpor t anci a, el que l as sol i ci t udes de
compr a sean apr obadas por un comi t ej ecut i vo y hast a por un a j unt a de
di r ect or i os. Est os pr ocedi mi ent os, hast a donde sea posi bl e, deber n ser apl i cados
t ambi n a l os desembol sos par a r epar aci ones y mant eni mi ent o. En ausenci a de
l os cont r ol es r ef er i dos ant er i or ment e, pudi er a ser posi bl e que i ndi vi duos en l a
empr esa se deci di er an, o compr omet i er an a l a empr esa a pr epar ar pr ogr amas de
desembol sos mayor es, a l os cual es no se l es hubi er e concedi do l a i mpor t anci a
adecuada y debi do a l o cual l a empr esa pudi er a i ncur r i r en pr di das
subst anci al es.
1. Se comparan l os gastos real es con l os autori zados y, en caso
de que aquel l os se hayan excedi do, se obti ene autori zaci ones
adi ci onal es?
Si l os procedi mi entos como l os expuestos en l a respuesta a l a
pregunta han si do establ eci dos, resul ta buena prcti ca envi ar
una copi a de l a sol i ci tud de compra aprobada di rectamente al
departamento de contabi l i dad por l a persona o comi t que l a
aprobado. Todos l os costos i ncurri dos cont ra esta apropi aci n
deben ser entonces anotados en el departamento de
contabi l i dad y peri di camente se deben sumi ni st rar i nf ormes a
l a gerenci a most rando l as canti dades gastadas para cada
apropi aci n. En el caso en que l os desembol sos excedan l a
canti dad ori gi nal mente autori zada se deber obtener una
autori zaci n adi ci onal de l a mi sma autori dad que aprob l a
pri mera sol i ci tud. Si n embargo, a f i n de evi tar un excesi vo
papel eo y f ormal i dades por rengl ones rel ati vamente pequeos
se permi te ci erta el asti ci dad autori zando desembol sos que no
excedan l a apropi aci n ori gi nal en ms de un 10%, si n
requeri rse l a autori zaci n adi ci onal . Despus que l os proyectos
se ha termi nado, o que se ha adqui ri do el acti vo, l a apropi aci n
deber cerrase, y este ci erre deber i ndi carse en el prxi mo
i nf orme que se enve a l a admi ni st raci n.
2. Los procedi mi ent os de l a empresa permi ten establ ecer si l os
art cul os han si do reci bi dos y l os servi ci os prestados.?
Las compras que se real i zan para l as operaci ones normal es de
l a empresa est n general mente suj etas a control es
establ eci dos, tal es como (1) pasar l os materi al es por un
departamento de recepci n el cual exami na, cuenta y reporta
l os materi al es reci bi dos, (2) hacer que l as f acturas de l os
materi al es y servi ci os sean aprobadas por un j ef e de
departamento u ot ro f unci onari o experi mentado y que, por l o
tanto, est en posi ci n de autori zar el pago de di chos
materi al es. En muchos casos, si n embargo, l a recepci n de l os
materi al es o servi ci os para aumentos a l os acti vos f i j os no esta
suj eta a tal es control es. Por consi gui ente, se hace necesari o
establ ecer al gn procedi mi ento para garanti zar que l a empresa
ha reci bi do l os mat eri al es o servi ci os por l os que paga.
Si el act i vo adqui ri do no es muy grande, posi bl ement e se l e
apl i caran l os procedi mi entos regul ares del departamento de
recepci n. Si n embrago, si se t rata de un edi f i ci o en
construcci n o de una pi eza grande de maqui nari a, el
departamento de recepci n probabl emente no estara
i nvol ucrado. En estos casos, el departamento de i ngeni era u
otro departamento apropi ado debe hacer saber que l os acti vos
de l a natural eza y cal i dad sol i ci tados, y que han si do
f acturados, han si do, en ef ecto, reci bi dos e i nstal ados en
condi ci ones para trabaj ar. El sumi ni st ro de servi ci os de
arqui tectos, i ngeni eros, etc., debe ser corroborado por
f unci onari os de l a empresa con experi enci a entrenami ento y
conoci mi entos suf i ci entes que l os capaci te para aprobar estos
trabaj os antes de que l os servi ci os sean pagados por l a
compaa.
3. Si l os t rabaj os de const rucci n son ef ectuados por contrati stas
o sub contrati stas, el personal de l a empresa ti ene autori zaci n
para revi sar sus regi stros de costos y comprobantes de
respal do?.
Los contratos para l a const rucci n de pl antas general mente
pertenecen a una de l as categoras si gui entes:
1) Preci o f i j o
2) Preci o f i j o con pagos escal onados
3) Costo ms honorari os f i j os
4) Costo ms honorari os a base de porcentaj e
Donde l a empresa no ej erce un control f si co sobra l a
construcci n en proceso, se deben establ ecer procedi mi entos
que aseguren que el cont rati sta ha obrado de acuerdo con l os
trmi nos del cont rato de construcci n en l o que se ref i ere a l as
especi f i caci ones establ eci das para el trabaj o y el preci o
cobrado. Si el contrato es de grandes proporci ones estos
procedi mi entos pueden l l evarse a cabo por medi o de un
i ngeni ero de l a empresa y un audi tor i nterno que resi dan donde
el trabaj o se est real i zando de esta manera se proporci ona un
control da a da de l os costos de l a construcci n. Donde el
gasto por este procedi mi ento no est pl enamente j ust i f i cado, o
donde este ti po de arregl o no se consi dere prcti co debi do a l a
natural eza del trabaj o, l os costos del contrat i sta y l as
especi f i caci ones del trabaj o deben ser revi sados antes del pago
f i nal establ eci do por el contrato.
1. Ti ene l a empresa normas adecuadas para di f erenci as l as
adi ci ones de acti vos f i j os de l os gastos por reparaci ones y
manteni mi ento?. En caso negat i vo, expl i que como se toman
tal es deci si ones y por qui n?.
El propsi to pri nci pal de establ ecer regl as def i ni das para
di st i ngui r ent re l os aumentos a l os acti vos f i j os y gastos de
manteni mi ento y reparaci ones, es garanti zar una adhesi n
sl i da a l os pri nci pi os de l a contabi l i dad, a l as regul aci ones
gubernamental es sobre i mpuestos, etc. Se deben tomar
medi das para que l os aumentos a l os acti vos f i j os sean
cargados a gast os y recprocamente que l os gastos de
manteni mi ento, reparaci ones y de otros ti pos, no sean i ncl ui dos
en l as cuentas de propi edades.
Es prct i ca f recuente establ ecer un monto arbi trari o como l a
l nea di vi sori a ent re l os cargos a ser capi tal i zados o a ser
gastados y el mont o sel ecci onado puede por consi gui ent e vari ar
en l as di sti ntas compaas. Una organi zaci n por ej empl o,
puede capi tal i zar todos l os desembol sos de propi edades en
exceso de $5.000 mi entras que otra puede establ ecer un monto
consi derabl emente mayor como l nea di vi sori a. El que l os
montos sean razonabl es o no, debe ser determi nadas segn el
tamao y l a natural eza de l as operaci ones de l a empresa y de
otras ci rcunst anci as perti nentes. Ci ertas organi zaci ones no
l ucrati vas por ej empl o, pueden cancel ar contra gastos todos de
l os desembol sos de equi po de of i ci na, mi ent ras que una
organi zaci n de ti po i ndustri al capi t al i zara normal mente estos
rengl ones. Si n embargo, aqu tambi n si el asunto es razonabl e
debe ser moti vo de una adecuada consi deraci n. Una
organi zaci n i ndustri al i mportante si gui el mtodo de
capi tal i zar rengl ones tan pequeos como cestos para papel es y
ceni ceros, l o cual si gni f i c probabl emente ms trabaj o de
of i ci na de que merecan el cost o de l os art cul os. Este
procedi mi ento se consi dera f al to de l gi ca aunque pudi era ser
teri camente def endi bl e.
Al revi sar l as cuentas y probar l as operaci ones detal l adas debe
tenerse cui dado en determi nar que l a pol t i ca de l a compaa se
si gue ms bi en que l a observanci a l i t eral de l os procedi mi entos.
Por ej empl o, puede haber un procedi mi ento establ eci do de que
l os desembol sos en exceso de $100.000 requi eren una
autori zaci n especi al . Un j ef e de departamentos que qui si era
comparar un nmero de escri tori os, cada uno de l os cual es
cuesta $7.500 y cuya total i dad requeri ra una aprobaci n
especi al , podra segui r l i teral mente l os procedi mi entos de l a
empresa al hacer una compra separada para cada escri tori o y
de este modo mantener cada operaci n por debaj o de l a l nea
de $10.000. Una audi tora debe descubri r operaci ones de esta
cl ase y l l evarl as al conoci mi ento de l a admi ni st raci n.
Debe tenerse cui dado en determi nar que l os rengl ones pagados
no sl o f ueron ent regados, si no ent regados en l os l ocal es de l a
empresa y para su uso. Se han observado casos en l os cual es
art cul os de mobi l i ari o han si do pagados y l os documentos
amparando l a operaci n, encontrarse a mano como i ndi caci n
de entrega pero haber apareci do que l os art cul os eran en
real i dad mobi l i ari os caseros ent regados en el hogar de un
f unci onari o de l a empresa. En una ocasi n, un f unci onari o de l a
empresa obtuvo un escri tori o muy el aborado que f ue ent regado
en su hogar aunque haba si do pagado por l a empresa. A su
vez, el f unci onari o l e vendi a l a empresa su escri tori o ordi nari o
de mucho menos val or, por el mi smo preci o que aquel pagado
por el ms caro que adqui ri para su uso personal . Si empre que
sea posi bl e, una verdadera i nspecci n f si ca de por l o menos
l os rengl ones ms i mportantes cargados a l as cuentas de
propi edades durante el perodo baj o revi si n, debe hacerse
como parte de l a audi tora.
2. Revi sa l a empresa peri di camente l a cuenta de construcci ones
en progreso para evi tar que a esta cuenta se l l even cargos por
conceptos de reparaci ones y manteni mi ento?.
Es una prcti ca f recuente, como conveni enci a en l a t enedura
de l i bros, el cargar todos l os desembol sos de propi edades a
construcci ones en progreso en el momento de su
contabi l i zaci n. Estos desembol sos pueden representar hasta
ci erto punto gastos a cargos de reparaci ones y manteni mi ento y
deben, a i nterval os regul ares, ser l l evados a una cuenta de
gastos. Si esta prcti ca no se si gue l a cuenta de propi edades
est sobresti mada por l a cant i dad al udi da y l os i ngresos del
perodo, por consi gui ente, exagerados en una canti dad
semej ante.

DISPOSI CIONES, RETI ROS ETC.
1. Los pr ocedi mi ent os de l a empr esa r equi er en que se pr oduzcan una aut or i zaci n
escr i t a par a l a vent a, r et i r o y desmant el ami ent o de act i vos f i j os?.
A medi da que l os act i vos f i j os se r eponen, pueden que se haya deci di do
vender l os si hay buen mer cado, abandonar l os ent er ament e. En ambos casos, l os
pr ocedi mi ent os deben r equer i r l a aut or i zaci n par a l a vent a o exposi ci n por
al gui en que no sea el cust odi o de l a pr opi edad. En ausenci a de est e r equi si t o, el
cust odi o est ar a en condi ci n de di sponer de l a pr opi edad de l a empr esa
vi r t ual ment e a su pr opi a di scr eci n y mal ver sar l os i ngr esos. En pr ocedi mi ent os
pr efer i bl e que una sol i ci t ud de per mi so par a di sponer del act i vo se pr esent e y
apr uebe por ant i ci pado a l a oper aci n. La sol i ci t ud debe i ncl ui r una descr i pci n
del act i vo, l a r azn par a l a di smi nuci n y el pr eci o que se esper a obt ener . La
aconsej abi l i dad de di smi nui r l os act i vos debe est ar aval ada por el per sonal de
i ngeni er a o pr oducci n si empr e que est o sea posi bl e. La apr obaci n debe ser
dada por un f unci onar i o de l a empr esa que no t ome par t e de l a cust odi a de l as
pr opi edades o en l a mani pul aci n de l os i ngr esos de caj a. Si l as condi ci ones
i mpi den que el cust odi o obt enga l a apr obaci n ant es de que sea consumada l a
oper aci n, debe ser obl i gat or i o que l os det al l es de l a oper aci n sean somet i dos
par a su oper aci n t an pr ont o como sea posi bl e.
2. Se enva una copi a de tal aut ori zaci n di rectamente al
departament o de contabi l i dad por l a persona que l a aprueba?.
En esenci al que el departamento de contabi l i dad reci ba
aprobaci ones de l as ventas o ret i ros di rectamente de aquel l os
autori zados para aprobar tal acci n en l ugar de reci bi rl as de l as
personas i nvol ucradas en l a operaci n, para evi tar l a posi bi l i dad
de cambi os o supresi ones que puedan resul tar en i nf ormaci n
errnea que deba reci bi rse en el departamento de cont abi l i dad.
La comuni caci n di recta de tal i nf ormaci n f acul ta al
departamento de contabi l i dad para establ ecer un cont rol sobre
l a propi edad f si ca, as como sobre l os i ngresos por real i zar de
l a di smi nuci n de l os acti vos.
3. Las autori zaci ones para adqui si ci n de el ementos nuevos
i ndi can l as uni dades que va a ser rempl azadas?.
Este asunto no f ue di scut i do al ref eri rnos a l a pregunta.
4. Los crdi tos a l as cuentas del acti vo f i j o se basan en l a
i nf ormaci n conteni da en tal es autori zaci ones?.
Cuando el departamento de contabi l i dad reci be una copi a de l a
autori zaci n, debe hacer al gn regi stro apropi ado de manera
que tenga una base para acredi tar a l a cuenta de propi edades
cuando l a i nf ormaci n, di scut i da en contestaci n a l a pregunta
se reci be. Debe establ ecerse un procedi mi ento de chequeo para
asegurar l a recepci n de l os documentos compl etos para cada
di smi nuci n o reti ro.
5. En cuanto a l a venta de el ementos reti rados se of recen estos
al pbl i co por medi o de avi sos en l os peri di cos, et c.?
6. Reci be l a empresa vari as of ertas por escri to para aquel l os
el ementos que of rece en venta?.
El propsi to de estas preguntas es el de cerci orarnos si para l os
el ementos ret i rados, se of recen estos al pbl i co para su venta
al f i n de comprar l as of ertas reci bi das, y que l a empresa haya
hecho l a venta a l a mej or of erta. Estos pasos son i mportantes
debi do a que el f unci onari o o empl eado autori zado para ef ectuar
tal es ret i ros pudi era ser que en combi naci n con oras personas,
sea el que ef ecte l a compra de estos el ementos por un i nf eri or
al que pudi era haberse obteni do, en perj ui ci o de l os i ntereses
de l a empresa.
7. Exi sten procedi mi entos que garant i cen l a oportuna i nf ormaci n
y el regi stro apropi ado de l a venta o di sposi ci n de art cul os
reti rados o desmantel ados, como por ej empl o:
1) Ordenes de despacho?
2) Facturaci n basada en rdenes de despacho?
3) Otros?
Con ref erenci a a l a pr egunta, se mani f est que debe obtenerse
l a debi da aprobaci n para todas l as ventas u otras
di smi nuci ones de l os acti vos f i j os. Es un procedi mi ento
deseabl e que una copi a de l a aprobaci n sea envi ada
di rectamente al departamento de contabi l i dad por l a persona
autori zada para hacer tal aprobaci n. El departamento de
contabi l i dad est i nf ormado de este modo de l as operaci ones
por l as cual es el pago o el crdi to debe reci bi rse por l a empresa
y si es posi bl e l a canti dad que debe reci bi rse o acredi tarse.
Esta i nf ormaci n debe usarse para persegui r en el f uturo l a
operaci n y para determi nar l a cont abi l i zaci n apropi ada de
todas l as operaci ones ef ectuadas.
Los procedi mi entos deben i ncl ui r en envo del avi so de l a
propuesta, di smi nuci n del act i vo, a travs del depart amento
apropi ado, de manera que se puedan preparar rdenes de
despachos para servi r (a) como autori zaci n para l i berar el
acti vo al cesi onari o y (b) como avi so al departamento de
f acturaci n para f acturar l a venta o di smi nuci n. Las copas de
l a orden de despacho y de l a f actura deben envi arse
di rectamente al departamento de contabi l i dad, de manera que
se provea un medi o para l a contabi l i zaci n de l a canti dad
debi da a l a empresa y determi nar que se ha reci bi do.


REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS:
1. Las cuant as de act i vos f i j os est n r espal dadas por r egi st r os auxi l i ar es
adecuados?. Las cuent as de cont r ol de l as pr opi edades en el mayor gener al ,
deben est ar ampar adas por l a empr esa. Las cuent as en l os r egi st r os auxi l i ar es
podr an most r ar i nfor maci n t al , como l a f echa de adqui si ci n, de i nscr i pci n,
cost o, f uent e que sumi ni st r a, vi da est i mada, t i po de depr eci aci n, l ocal i zaci n,
nmer o de i dent i f i caci n, cost os de mant eni mi ent o subsi gui ent es a l a
adqui si ci n, et c. Hay un nmer o de model os est ndar , di sponi bl es par a est e t i po
de r egi st r os aunque muchas empr esas di sean su pr opi o model o. En l a ausenci a
de t al es r egi st r os det al l ados, l os act i vos de l a empr esa que pueden r epr esent ar
mi l l ones de pesos, est ar an most r ados en l as cuent as en un sol o t ot al de cont r ol ,
haci endo ext r emadament e di f i cul t oso est abl ecer que l a cant i dad r epr esent a
uni dades i ndi vi dual es de pr opi edades f si cas. La pr di da o el uso puede t ener
l ugar y per manecer si n descubr i r se por l a empr esa. Tambi n, en ausenci a de
det al l ados, l a pr ovi si n par a depr e ci aci n no puede ser i dent i f i cada con l os
act i vos a l os que se apl i ca, y pudi er a ser muy di f ci l def ender l a deducci n
r ecl amada a l os efect os del i mpuest o en caso de que l as of i ci nas guber nament al es
l a di scut an.
2. Tal es regi stros son manej ados por personas di st i ntas de
aquel l as por l as propi edades?.
El obj eto de esta pregunta es determi nar si un i ndi vi duo estara
en posi ci n de mal versar l as propi edades de l a empresa y
encubri r l a i rregul ari dad haci endo asi entos f raudul entos en l os
regi stros de contabi l i dad. Los mi smos pri nci pi os se apl i can en
l os regi st ros detal l ados de i nventari os. Los regi stros detal l ados
si rven como un control contabi l st i co de l os act i vos f si cos y el
manteni mi ento de tal es regi st ros debe conf i arse a personas que
no tengan exceso a l os acti vos que l os regi st ros al udi dos ti enen
por obj eto control ar.
3. Se cuadran con l as cuentas de control en el mayor general ,
por l o menos una vez al ao?.
El manteni mi ento de regi st ros detal l ados si rve poco, a menos
que se mantengan correctamente. Se hace por consi gui ente
necesari o por l o menos en i nterval os anual es, que se haga un
bal ance de comprobaci n de l os regi st ros y que el t otal se
concuerde con el control en el mayor general . Para hacer
compl etamente efecti vos, l os procedi mi entos deben proveer
para que el bal ance de comprobaci n de l as propi edades as
preparado, sea revi sado por ot ros empl eados que no sean l os
que manti enen l os submayores detal l ados o que estn
encargados de l a custodi a de l as propi edades f si cas. La
revi si n debe i ncl ui r pruebas de l os bal ances de comprobaci n
contra l os regi st ros detal l ados, pruebas de l as sumas del
bal ance de comprobaci n y comparaci n del total con el control
en el mayor general .

4. Peri di camente se toman i nventari os de l os act i vos f i j os, baj o
l a supervi si n de empl eados no responsabl es por su custodi a ni
por su regi stro cont abl e?.
Los pri nci pi os que se apl i can aqu son esenci al mente l os
mi smos que aquel l os apl i cabl es a l a toma de i nvent ari os de
mercanca. Al hacer conteo f si co de i nventari os de mercanca,
es general mente necesari os que l os custodi os regul ares
real i cen una part e consi derabl e de l os conteos, y que su
conoci mi ento especi al es i ndi spensabl e para hacer un conteo
correcto, pero al menos en esto l a supervi si n de l a toma de
i nventari o debe real i zarse por personas que ni mantengan l os
regi stros de i nvent ari os ni tengan acceso a l as exi stenci as de
mercancas. Si n embargo, al tomar el i nventari o f si co de l as
propi edades, tal conoci mi ento especi al i zado es usual mente
manos vi tal y es por consi gui ente deseabl e que, en todo l o
posi bl e, el i nventari o sea tomado por personas que no sean
responsabl es de l a custodi a f si ca de l os acti vos y que no
mantengan l os regi st ros detal l ados correspondi entes, tal es
como personas de otras secci ones del departamento de
cont abi l i dad, audi t ores i nternos etc.
5. Se i nf orma al gerente de l as di f erenci as que se presentan
entre el i nventari o f si co y l os regi stros auxi l i ares?.
Se debe sumi ni st rar i nf ormaci n de tal es di f erenci as a l a
gerenci a para l a acci n perti nent e cuando se toman l os
i nventari os y se descubran f al tantes. Los procedi mi entos deben
proveer que se prepare un report e de cada i nvent ari o de
propi edades y de cual qui er di f erenci a si gni f i cati va entre l os
regi stros y l os act i vos en exi stenci a, se reportan a l a gerenci a.
6. Respecto a herrami entas pequeas:
1) Se hal l an bi en guardados y baj o custodi a de una persona
responsabl e?

2) Se entregan ni camente medi ante rdenes de entrega
debi damente aprobadas?

La i nversi n de una empresa en herrami entas pequeas,
f recuentemente representa una canti dad i mportante en pesos y
l as herrami entas son f recuentemente de tal natural eza
especi al i zada que su prdi da puede menoscabar seri amente l a
conti nui dad normal de l as operaci ones de f abri caci n. Las
herrami entas por s mi smas f recuentemente son bastantes
val i osas y f ci l mente di sponi bl es y debi do a su menor tamao,
puede ser f ci l encubri r el tomarl as si n autori zaci n, de l os
l ocal es de l a empresa. Por consi gui ente, es de l a mayor
i mportanci a que se establ ezcan resguar dos apropi ados.

Las herrami entas deben estar a cargo de un sol o custodi o y el
rea en que se al macenen debe ser un l ugar cerrado al cual
sol amente el custodi o tenga acceso. Una cuenta de control para
el costo de l as herrami entas debe mantenerse en un mayor
apropi ado, y un submayor detal l ado debe mantenerse, y el total
de sus sal dos debe ser comparado regul armente con l a cuenta
de control . Las herrami entas deben emi ti rse sol amente
medi ante orden de entrega escri ta aprobada por escri t o por el
capataz o supervi sor de l a persona a l a cual se entrega l a
herrami enta. Esta sol i ci tud debe mantenerse en el archi vo y ser
entregada sol amente al devol verse l a herrami enta que cubre. Si
un empl eado trata de obtener una herrami enta cuando una
sol i ci tud en el archi vo i ndi ca que una herrami enta si mi l ar ya l e
ha si do entregada, debe obtenerse una expl i caci n sat i sf actori a
y l a aprobaci n por su supervi sor antes de que l a segunda
herrami enta se l e entregue.

Debe tomarse a i nt erval os peri di cos, un i nventari o f si co de l as
herrami entas por otras personas que no sean l os custodi os de
l as mi smas o que l l even sus regi stros de contabi l i dad. La toma
del i nventari o debe i ncl ui r un examen de l as rdenes de entrega
en mano por herrami entas en l a cust odi a de obreros y, si empre
que sea posi bl e entrevi stndose con esos empl eados para
determi nar que l as herrami entas est n en su poder. El grado
hasta donde deba extenderse esta prueba estar, por supuesto
supedi tado por el val or y l a di sponi bi l i dad de l as herrami entas
al udi das y posi bl es ef ectos sobre l a moral de l os empl eados.

























ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A INVERSIONES REALIZABLES Y
OTRAS INVERSIONES



CONTABILI ZACION DE LAS INVERSIONES

1. Si l as i nver si ones t al es como acci ones bonos, cdul as y ot r os i nst r ument os
negoci abl es no est n baj o cust odi a de una ent i dad i ndependi ent e, por ej empl o, en
poder de un banco se guar dan en una caj a o bveda de segur i dad dent r o de l a
mi sma empr esa?.
2. Si tal es i nversi ones son custodi as por al guna enti dad
i ndependi ente, ha si do sta aprobada por el comi t ej ecuti vo o
l a j unta di recti va?.
3. En el caso de que l as i nversi ones se guarden en l a mi sma
empresa, dos o ms empl eados son responsabl es de su
custodi a y t i enen acceso a l as mi smas ni camente en f orma
conj unta?.
4. Se l l eva un regi st ro detal l ado de l as i nversi ones en un
departamento o por una persona di st i nta de aquel l a desi gnada
of i ci al mente para custodi arl as?.
Debi do a l a rel at i va f aci l i dad con que l os val ores comerci al es
pueden ser vendi dos o dados en prenda, l os val ores propi edad
de l a empresa o l os reteni dos como col ateral , deben ser
resguardados contra su uso no autori zado. En organi zaci ones
i ndust ri al es o mercanti l es, l os val ores usual mente representan o
bi en i nversi ones en subsi di ari as y compaas af i l i adas, o
i nversi ones de f ondos excesi vos no necesi tados i nmedi atamente
para l as operaci ones de l a empresa. Aunque l as preguntas van
pri nci pal mente di ri gi das a l as resguardos cont ra el uso no
autori zado de l as acci ones y l os bonos de l a empresa o dados a
el l a como col ateral , tambi n debe determi narse que:
1) Se regi st ra prontamente cada compra y cada venta de l os
val ores y el reci bo o l a l i beraci n del col ateral .
2) Los cert i f i cados con respecto a val ores compr ados por o
dados en prenda a l a empresa se reci ben prontamente.
3) El producto de l a venta de l os val ores es prontamente
contabi l i zado a f avor de l a empresa. El l ogro de l os obj eti vos
anteri ores depende en gran parte del f unci onami ento de l os
regi stros de cont rol . Deben hacerse preguntas sobre l os
procedi mi entos rel ati vos a l os asi ent os en l os regi stros de
control en cuanto a l as operaci ones de val ores, con vi sta a
establ ecer l a conf i anza en tal es regi st ros. En general , l a
responsabi l i dad de l a custodi a de l os val ores debe conf i arse
a f unci onari os o empl eados no rel aci onados con el
manteni mi ento de l os regi st ros de l os val ores. No deben
hacerse asi entos en estos regi st ros a menos que l a evi denci a
que ampara l os asi entos sea exami nada por el departamento
que l l eva l os regi st ros, ya que de otro modo no consti tuye un
control i ndependi ente y conf i abl e sobre l as operaci ones de
l os val ores. Adems de l os procedi mi entos que aseguran l a
i ntegri dad de l os regi st ros de l os val ores, l a empresa debe
establ ecer resguardos para evi tar el uso no autori zado de
sus val ores entre l as f echas en que se cuenten y se cuadren
con l os regi stros de control . Uno de estos resguardos es el
requi si to de que el acceso a l as caj as de seguri dad se
permi ta sol amente a dos o ms f unci onari os o empl eados
desi gnados conj unt amente. General mente en organi zaci ones
mayores se l l eva un regi stro de cada vi si ta a l as bvedas del
banco por l os empl eados desi gnados. El regi st ro debe i ncl ui r
una descri pci n de l os val ores deposi tados o ext rados,
cupones recortados, y tal es otros asuntos que se hayan
real i zado por l os empl eados durante su vi si ta. Este regi stro
debe ser f i rmado por aquel l os que ha teni do por l os
empl eados durante su vi si ta. Este regi st ro debe ser f i rmado
por aquel l os que han teni do acceso a l as caj as de seguri dad
y una copi a debe envi arse a l a of i ci na del contral or para ser
usada en el examen de l a propi edad de l as operaci ones y
para servi r de gua en el f uturo de l as operaci ones que
af ectan a l os regi stros de control de val ores. No sl o debe
ej erci tarse un control ef ecti vo sobre l os val ores propi edad de
l a empresa, si no t ambi n sobre l os val ores que retenga l a
empresa como col ateral . En i nsti tuci ones f i nanci eras t al es
como bancos, casas de i nversi n, casas de corredores, etc.,
se deben hacer preguntas sobre l os procedi mi entos que
rodean el cont rol de val ores propi edad de l a empresa y de
l os val ores en cust odi a, en consi derabl e detal l e y usual mente
con ref erenci a a l os procedi mi entos que rodean l a compra y
venta de val ores, manteni mi ento de l a cuenta de cl i entes etc.
En tal es i nsti tuci ones, un mayor nmero de empl eados ti ene
acceso a l os val ores, y en l as casas de corredores por
ej empl o, empl eados de l as caj as usual mente ti enen acceso
i l i mi tado a l as caj as de seguri dad durante l as horas de
negoci os. El control i ndependi ente de l as operaci ones de
val ores en tal es i nsti tuci ones es de suprema i mportanci a, y
asuntos tal es como l a ej ecuci n rpi da de l as rdenes de l os
cl i entes, envo por correo de ext ractos a l os cl i entes,
contabi l i zaci n de l os reci bos y ent regas de l os val ores a l os
cl i entes, manteni mi ento del regi st ro de l a posi ci n de l os
val ores y numerosas ot ras cuesti ones deben ser
cui dadosamente i nvesti gadas.
1. Las i nversi ones y otros i nst rumentos negoci abl es de control an
peri di camente por medi o de i nspecci n f si ca por parte de
personas que no l as custodi an ni tengan acceso a el l as?. Si es
as por qui n?.
La f recuenci a de l os conteos peri di cos de val ores vara por l o
general de acuerdo con l a i mport anci a de l os val ores en
rel aci n con el tot al de l os acti vos, l a natural eza de l os val ores
desde el punto de vi sta de negoci abi l i dad y comerci abi l i dad, y l a
ef ecti vi dad del si stema de control i nterno de contabi l i dad que
rodea l as operaci ones de val ores. Como una regl a general , l os
val ores deben ser contados por empl eados que no sean l os
custodi os, aunque el conteo no debe nunca hacerse menos que
l os custodi os estn presentes. En organi zaci ones mayores l os
conteos perci bi dos de val ores de hacen por personal del
departamento de audi tora i nterna y l os resul tados de l os
conteos se comparan con l os datos i ndi cados en l os regi stros de
control de val ores.
2. Si l as i nversi ones no f i guran a nombre de l a empresa, estn
endosadas:
1) Rest ri ct i vamente a nombre de l a empresa?
2) De modo? Expl i que en nota separada.
La propi edad de l os val ores puede ser establ eci da con ms si
l os cert i f i cados estn emi ti dos a nombre de l a empresa o si
estn endosados a l a empresa por personas a qui enes f ueron
ori gi nal mente emi t i dos. Si l os val ores no estn a nombre de l a
empresa y no han si do endosados por el dueo ant eri or de
propi edad de l a empresa puede ser dudoso. Por consi gui ente, a
menos de que l os val ores se retengan sol amente como
col ateral , es deseabl e que se endosen por el l ti mo dueo que
o que se t ransf i eran a nombre de l a empresa, por ej empl o, si l a
empresa adqui ri val ores de un f unci onari o o empl eado y se ha
permi ti do que l os cert i f i cados permaneci eran a nombre del
f unci onari o o empl eado esta persona tendra poca di f i cul tad
para di sponer de l os val ores u obtener prst amos de di nero
sobre el l os como col ateral si ha podi do obtener l a posesi n de
l os mi smos.
1. Aquel l as i nversi ones que ha reci bi do l a empresa con garant a
estn contabi l i zadas y segregadas de l as propi as?.
Los procedi mi entos deben proveer un control adecuado sobre
l os val ores que est n baj o l a custodi a f si ca de l a empresa pero
a l os cual es l a empresa no ti ene derecho de propi edad. Dado
que l a propi edad de l os val ores descansa en otros su costo no
puede regi strarse en l as cuentas de l a empresa. No obstante l a
empresa, como custodi o de l os val ores l os t i ene en f i decomi so
por cuentas de otros y podra i ncurri r en una seri a obl i gaci n.
Los procedi mi entos deben por consi gui ente proveer para l a
contabi l i zaci n cui dadosa de estos val ores, posi bl emente en
sus val ores nomi nal es, y tambi n para l a est ri cta segregaci n
de l os val ores de aquel l os propi edad de l a empresa. El mi smo
pri nci pi o de evi taci n de mezcl a debe ser observado en l o que
respecta a l a segregaci n de f ondos propi os y aquel l os en
f i decomi so por cuenta de otros. Los regi st ros de cont rol deben
l l evarse por personas que no tengan acceso a l os val ores.
Peri di camente deben hacerse conteos a base de pruebas de
l os val ores por personas que no tengan que l l evar l os regi st ros
de control y que no tengan otro acceso a l os val ores. Estos
conteos deben hacerse por l a empresa al mi smo ti empo que l os
conteos de todos l os val ores en mano, de manera que t odos l os
val ores estn cont abi l i zados y se pueda demostrar que no se ha
ef ectuado mezcl a o susti tuci n de val ores.
2. Las acci ones propi as readqui ri das se control an de l a mi sma
manera que l as i nversi ones?.
Aunque l as acci ones en tesorera representan acci ones de l a
empresa readqui ri das por el l a mi sma. Y por consi gui ent e se l es
concede un t ratami ento especi al en l as cuentas, a pesar de esto
representa una i nversi n en l os f ondos de l a empresa y un
resguardo sat i sf actori o debe establ ecerse para tal es acci ones.
Deben deposi tarse con un custodi o aj eno a l a compaa o
guardarse baj o l l ave, accesi bl e sol amente a dos o ms
f unci onari os o empl eados responsabl es, l os cual es deben ser
autori zados a tener acceso conj unto sol amente a l os val ores. El
regi stro detal l ado de l as acci ones de t esorera debe l l evarse por
personas que no tengan ni ngn acceso a l os certi f i cados de
acci ones y l os conteos peri di cos deben ser hechos por
personas que no tomen parte en el manteni mi ento de l os
regi stros de acci ones y que no tengan otro acceso a el l os. El
conteo debe ser si mul tneo con l os conteos de todos l os otros
val ores propi edad de l a empresa, o en mano por cuenta de
otros, o como garant a, para determi nar que no ha habi do
mezcl a o susti tuci n.
3. Los ret i ros o cancel aci ones de i nversi ones que se consi deran
si n val or son aprobados por un empl eado responsabl e?.
4. Para aquel l as i nversi ones que han si do descargadas, se l l eva
una cuenta memorandum?
5. El archi vo de i nversi ones si n val or se revi sa peri di camente a
f i n de establ ecer si l a si tuaci n respecto a su val or o cobro de
i ntereses o di vi dendos ha cambi ado?.
6. En caso af i rmati vo se revi san por:
1) Un audi tor i nterno?
2) Un empl eado de l a empresa que no tenga acceso a l as
i nversi ones o i ngresos de l a empresa?.
Si l a autori zaci n para dar de baj a a l os val ores l l evados en l os
l i bros de l a empresa se l e otorga a una persona que tenga
acceso a l os val ores se l e permi te a di cho i ndi vi duo el mal versar
l a propi edad de l a empresa. Debe tenerse en cuenta que
aquel l os val ores que hoy pueden parecer si n val or debi do a l a
pobre condi ci n f i nanci era del que l os emi te pueden a travs de
un perodo de aos, recuperar su val or si l a empresa encami na
nuevamente sus negoci os. Por esta razn debe mantenerse un
regi stro y deben hacerse i nspecci ones peri di cas de todos l os
val ores. Muchas compaas si guen l a prcti ca de l l evar tal es
val ores en $1 como un medi o de mantener vi gente el regi st ro de
l a propi edad; otras compaas manti enen un regi st ro
memorandum sol amente. En cual qui era de l os casos debe
hacerse ref erenci a por al gui en que no sea responsabl e de l a
custodi a de l os val ores a servi ci os de i nversi ones u otras
f uentes de i nterval os regul ares para determi nar si l os val ores
una vez consi derados i nt i l es han readqui ri do al gn val or, y si
l a compaa est reci bi endo su parti ci paci n en cual qui er
i ngreso u ot ra di stri buci n hecha por l os l i bradores de tal es
val ores.


COMPRAS Y VENTAS
1. La j unt a di r ect i va o un comi t ej ecut i vo, aut or i za l as compr as, vent as y
r enovaci ones de l as i nver si ones?.
Como se i ndi co ant er i or ment e, l a car t er a de una or gani zaci n mer cant i l o
i ndust r i al usual ment e consi st e de val or es que r epr esent an i nver si o nes en
compa as subsi di ar i as o afi l i adas o excesos de fondos t empor al ment e i nver t i dos
en val or es comer ci abl es hast a que l os fondos se necesi t an como capi t al de
t r abaj o, const r ucci ones y ot r os obj et os. La adqui si ci n de i nt er eses en compa as
subsi di ar i as o af i l i adas es una cuest i n de pol t i ca par a ser deci di da por l os
di r ect or es y el l os deben t ambi n asumi r l a r esponsabi l i dad por l a admi ni st r aci n
de exceso de fondos t empor al ment e i nver t i dos par a el benefi ci o de l os
acci oni st as, aunque en al gunas or gani za ci ones l a aut or i dad par a i nver si ones
t empor al es de exceso de fondos se del ega por l os di r ect or es al t esor er o de l a
empr esa. Cual esqui er a que sean l os ar r egl os, es esenci al que se r emi t a una
i nf or maci n compl et a de l as oper aci ones de val or es al depar t ament o del cont r al or
de t al maner a que l as oper aci ones est n suj et as a una r evi si n i ndependi ent e
ant es de ser r egi st r adas en l os l i br os gener al es.
En i nst i t uci ones f i nanci er as or gani zadas par a l a compr a y vent a de val or es, ya
sea por su pr opi a cuent a o en cal i dad de agent es, l os pr i nci pi os f undament al es
que hay det r s de l os pr ocedi mi ent os de cont abi l i dad par a l a compr a y vent a de
val or es, son semej ant es a aquel l os que r i gen par a l as compr as y vent as de
mer canc as en or gani zaci ones mer cant i l es o i ndust r i al es.
2. Indi ca di cha aprobaci n el val or por el cual se debe ef ectuar l a
transacci n?.
La compra o vent a de val ores por l a j unta di recti va o por el
comi t ej ecuti vo, es una i nversi n o di sposi ci n de l os f ondos
de l a empresa y l a j unta o comi t se supone que act en con
mi ras para el mej or i nters para l a empresa, de acuerdo con su
cri teri o. Obvi ament e su deci si n de adqui ri r o di sponer de un
acti vo no sol o i denti f i ca el acti vo si no el preci o aproxi mado a
que deba real i zarse l a operaci n. En l a ausenci a de tal deci si n
por l a j unta o comi t, el cri teri o del i ndi vi duo que negoci a l a
operaci n debe ser susti tui do por l a de aquel grupo propi amente
responsabl e. Regi strar el preci o aprobado no sol o establ ece
responsabi l i dad en el ni vel apropi ado, si no que tambi n provee
un medi o para determi nar que l a operaci n ha si do ef ect uada de
acuerdo con l a aut ori zaci n. De ot ra manera sera posi bl e para
el gestor el adqui ri r o di sponer de adi ci ones a su nombre y
ef ectuar una operaci n separada ent re su persona y l a empresa,
obteni endo as una gananci a a costa de l a empresa.
3. Se hace una comprobaci n i ndependi ente de l os preci os por
l os cual es han si do compradas o vendi das l as i nversi ones o
dl ares l i bres si es el caso?. En caso af i rmati vo, por qui n?.
Ref erente a l a pregunta se mani f est que l as operaci ones de
val ores deben autori zarse o aprobarse por l a j unt a di recti va o
por un comi t ej ecuti vo. Si n embargo, puede encont rarse que en
al gunas empresas un f unci onari o competente, tal como el
tesorero, puede que l e permi tan un ampl i o margen para manej ar
l os val ores de l a empresa. En cual qui er caso, deben hacerse
pruebas i ndependi entes por personas que no toman parte en
autori zar, ef ectuar o contabi l i zar l as operaci ones de l os val ores,
y que no tengan acceso a l os val ores. Tal es pruebas deben
i ncl ui r l a i nspecci n de l os document os correspondi entes, tal es
como avi so del corredor y cot i zaci ones de mercado, para
determi nar que l os val ores f ueron comprados o vendi dos por l os
conductos correctos sobre l a base de tal autori zaci n, como se
requi ere, que el l os f ueron debi damente contabi l i zados y que l os
preci os, f echas e i mportes pagados eran correctos.

INGRESOS
4. Los i ngr esos pr oveni ent es de i nver si ones, t al es como di vi dendos e i nt er eses,
son compr obados per i di cament e cont r a l as mi smas i nver si ones?. Si es as por
qui n?.
5. Se contabi l i zan t al es i ngresos ant es de que se cobren o
reci ban?.
En l as empresas mercant i l es e i ndustri al es donde l os i ngresos
obteni dos de l os val ores y de l os ef ectos que devengan
i ntereses sean una canti dad rel at i vamente pequea del t otal de
l os i ngresos, y no se hagan comprobaci ones peri di cas del
menci onado i ngreso, deben segui rse otros procedi mi ent os para
asegurarse de que l os i ngresos de tal es f uentes han si do
contabi l i zados debi damente. Donde di cho i ngreso sea
consi derabl e, si n embargo, deben mantenerse regi st ros
adecuados de ,l os val ores y de l os ef ectos por cobrar en l os
cual es se anoten l as acumul aci ones de l os i ntereses sobre
ef ectos y val ores que devenguen i nt ereses; l os cobros deben
revi sarse por empl eados que no part i ci pen en l a mani pul aci n
de l os val ores o del ef ecti vo. Los i ngresos por di vi dendos
sobre l as acci ones deben determi narse i ndependi ent emente
def i ri ndose a l as publ i caci ones f i nanci eras u otra i nf ormaci n
di sponi bl e que se requi era a pagos de di vi dendos.
La conveni enci a de contabi l i zar por anti ci pado l os i ngresos
vari os en l os l i bros antes de cobrarse, se estudi a en l a
pregunta 3.1.08 en Cuentas por Cobrar, Ventas y Cobranzas.



















ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS
Y GASTOS



7.1. COMPRAS

1. Las f unci ones del encar gado de compr as se encuent r an separ adas de l os
depar t ament os de:
1) Cont abi l i dad?
2) Reci bo?
3) Despacho?

1. l as adqui si ci ones deben hacerse si empre medi ante rdenes
de compras y cot i zaci ones?. En caso af i rmati vo, Cuntas se
requi eren?.
En general , l os procedi mi entos rel aci onados con l as compras
deben proporci onar seguri dad a l a empresa en cuanto a:
1) Que l a compra es necesari a para el manej o adecuado de l as
operaci ones
2) Que l as cant i dades ordenas estn basadas en rdenes de
compra debi damente aprobadas y cubren l as demandas
anti ci padas de l a empresa.
3) Que l a orden se col oca con proveedores que pueden
entregar l a mercanca de mej or cal i dad y a l os mej ores
preci os obteni bl es.
4) Que se reci be l a canti dad de mercanca ordenada, en
buenas condi ci ones y de acuerdo con l as especi f i caci ones
requeri das.
5) Que l as canti dades que aparecen en l as f acturas estn de
acuerdo con l as reci bi das y que l os preci os sean l os que
aparecen en l a orden de compra.
6) Que l as f acturas de l os proveedores no tengan errores y que
l as condi ci ones sean l as mi smas que aparecen en l a orden
de compra.
7) Que se haga una notaci n de l a compra en l os l i bros
general es y en l os regi stros de exi stenci as de mercancas, si
es que se manti enen.

Las preguntas sobre l os procedi mi entos no deben abarcar
sol amente l as compras de mercancas, si no tambi n l as de
sumi ni st ros y equi po capi tal i zabl e. Las empresas mayores
manti enen departamento de compras separados, l os cual es
col ocan l as rdenes, mi entras que l as empresas menores
pueden del egar el col ocar l as rdenes de compra en empl eados
que real i cen ot ras f unci ones.

Habl ando en trmi nos general es, l os empl eados encargados de
col ocar l as rdenes con l os proveedores actan ni camente
como agentes y no deben i ni ci ar l as compras. El agente de
compra debe conocer l a si tuaci n del mercado y mantenerse
bi en i nf ormado en cuanto a l as di st i nt as f uentes de sumi ni st ro,
ya que su pri nci pal f unci n es l a de col ocar l as rdenes para
obtener l os mej ores resul tados posi bl es para l a empresa. La
autori zaci n para real i zar una compra debe recaer en
empl eados responsabl es del departamento en que se va a usar
l a mercanca, pero en el caso de compras i mportantes de
materi as pri mas, di cha autori zaci n debe ser otorgada por un
comi t compuesto por mi embros de l a admi ni straci n general
del departamento de ventas y de l os departamentos de
producci n apropi ados. La cant i dad mni ma que debe
mantenerse en i nventari o en todo momento debe ser
determi nada por anti ci pado por l a admi ni st raci n y el j ef e del
al macn o al gn ot ro empl eado, a qui en se l e asi gne tal f unci n
debe tener l a obl i gaci n de ver que esas canti dades mni mas
se manti enen. Las empresas con operaci ones descent ral i zadas
pueden tener un departamento donde todas l as rdenes de
compra que surj an de l os departamentos de producci n, deben
ser exami nados para determi nar, ref i ri ndose a l os regi st ros
detal l ados de mercancas en exi stenci a, si l a mercanca por un
departamento de producci n pudi era ser transf eri da de otro
departamento, si n necesi dad de real i zar una compra.

A f i n de que l os preci os por uni dad y l a descri pci n de l a
mercanca que aparecen en l a f actura del proveedor estn
suj etos a veri f i caci n, y a f i n de f i j ar tambi n una
responsabi l i dad sobre l as compras, l as rdenes de compras
deben real i zarse por escri to.

Ni ngn i ndi vi duo por s sol o debe estar en posi ci n de poder
ordenar l a compra de mercanca para l a empresa, conf i rmar
que se haya reci bi do y aprobar su pago o autori zar su
despacho despus que se ha reci bi do. Tal mezcl a de f unci ones
hara posi bl e que pudi eran establ ecerse arregl os col usori os
con l os proveedores, baj o l os cual es al gunos art cul os o
canti dades pudi eran ser pagados, aunque nunca se reci bi eran.
Tambi n es posi bl e para una persona reci bi r y apoderarse
i ndebi damente de l a mercanca y ocul tar l a i rregul ari dad no
anotando debi damente el reci bo de l as mercancas. La
autori dad para col ocar l as rdenes de compra de l a empresa
debe, por recaer sol amente en personas que no tengan
autori zaci n para i ni ci ar l a sol i ci tud, para cert i f i car el reci bo de
l a mercanca, para aprobar l as f acturas para su pago, o para
autori zar l os despachos.

1. Qui nes estn autori zados para f i rmadr l as rdenes de
compra?.
En l os comentari os anteri ores se pudo notar que l as f unci ones
de compra deben ser ej erci das sol amente por personas que no
tomen parte de l as f unci ones de contabi l i dad, reci bo y
despachos. Para asegurarnos de que este control ha si do
i nstal ado y que est operando ef ecti vamente, debemos estar
seguros de que l as personas que preparan l as rdenes de
compra t i enen aut ori zaci n del egada of i ci al mente y por escri to
y que sus act i vi dades estn rodeadas por todas l as medi das de
control necesari as, i ncl uyendo l a segregaci n de l as f unci ones
de contabi l i dad, reci bo, cont rol de mercancas y despacho.

2. Compra el departamento de contabi l i dad:
1) Los preci os y condi ci ones de l a f actura cont ra l as rdenes
de compra?
2) l as canti dades f acturadas cont ra l as rdenes de compra?
3) Se revi san l os cl cul os en l as f acturas?
La comparaci n de l os preci os por uni dad y l a descri pci n de l a
mercanca que aparece en l as f acturas de l os proveedores con
l as rdenes de compra, se real i za f recuentemente por el
departamento de compras, debi do al conoci mi ento de l os
empl eados con t odo l o rel aci onado con l as compras. si n
embargo, un i nconveni ente de este procedi mi ento es que no
provee l a veri f i caci n sobre el departamento de compras. Por
l o tanto se consi dera pref eri bl e que esta comparaci n sea
real i zada por el departamento de contabi l i dad. Si n embargo,
l as comparaci ones ef ectuadas por el departamento de
contabi l i dad, no deben necesari amente descubri r
i rregul ari dades en l os preci os por uni dad, i ncurri dos por el
agente de compras a menos que est vi gente el procedi mi ento
i ndi cado en l a pregunta 7.1.06. Si l a comparaci n de l a f actura
y de l a orden de compra se real i za en el departamento de
compras, esto proporci ona una oport uni dad para preparar una
orden al terada o f i cti ci a para amparar un pago i rregul ar. Esto
l i mi ta l a di f i cul tad de un pago i rregul ar a un si mpl e probl ema de
f al sear el regi stro de reci bo.

Las f acturas reci bi das deben marcarse con un sel l o que
requi era l as i ni ci al es de l os empl eados responsabl es de revi sar
l os preci os, l a descri pci n el reci bo de l a mercanca, l os f l etes
y l a operaci n ari tmti ca y, cuando estas sean presentadas
para su pago, el que f i rma l os cheques o el empl eado del egado
por l mi smo, debe exami nar l as i ni ci al es para sat i sf acer antes
de que l os cheques son f i rmados, de que l os procedi mi entos
prescri tos han si do observados.

1. El departamento de contabi l i dad regi st ra y cont rol a l as
entregas parci al es?
Las f unci ones de anotar y veri f i car l as entregas parci al es se
real i zan con el f i n de proveer un regi st ro en el cual se pueda
comprobar cont i nuamente, con seguri dad, que l os pagos que se
real i cen son hechos por entregas verdaderas. La anotaci n de
l as entregas se real i za usual mente en el departamento de
compras, a f i n de tener l a i nf ormaci n para persegui r en el
f uturo, l a parte no entregada de l a orden ori gi nal . Las f unci ones
de anotar y comprobar l as entregas parci al es, pueden t ambi n
ser real i zadas por el departamento de contabi l i dad, como parte
de su f unci n de comparar l os i nf ormes de reci bo contra l as
f acturas antes de ser aprobadas para su pago (1) para
asegurarse que el pago se real i za sol amente por mercanca
real mente reci bi da y (2) para evi tar reci bi r y pagar por al gunos
embarques parci al es que en su total i dad exceden l as
canti dades ordenadas y requeri das para l os operaci ones
normal es.


2. Se revi san peri di camente l os preci os de compra por un
empl eado que no tenga conexi n al guna con compras, para
cerci orarse de que tal es preci os son l os ms conveni ent es para
l a empresa?.
La revi si n peri di ca de l as compras por un f unci onari o o un
empl eado competente es tal vez el ni co medi o ef ecti vo para
determi nar que el agente de compras ha actuado
apropi adamente al real i zar l as compras a l os mej ores preci os.
A f i n de obtener el mxi mo benef i ci o para l a empresa, tal
revi si n debe real i zarse por un f unci onari o o empl eado que
est f ami l i ari zado con l as condi ci ones del mercado y l as
di st i ntas f uentes de sumi ni st ro. Debi do a l a di f i cul t ad de
establ ecer procedi mi entos parte de l os sugeri dos que puedan
proveer una revi si n ef ecti va de l as f unci ones del
departamento de compras, y debi do as mi smo a l a necesi dad
de t al comprobaci n, debemos asegurarse en caso de
respuesta negati va a esta pregunta, de que otros resguardos
se han establ eci do por l a empresa para l ograr l os resul tados
deseados. La col usi n ent re l os agentes de compras y l os
representantes de l os proveedor es harto f recuente y l os
f unci onari os del cl i ente deben darse cuenta de l a i mportanci a
de mantener al gn control a este respecto.


7.2. RECI BO

1. Est n l as f unci ones del depar t ament o de r eci bo separ ados de:
1) Cont abi l i dad?
2) Despacho?
3) manej o de al macn?
Como se i ndi ca en l a expl i caci n de l a pr egunt a 7. 1. 01, ni ngn i ndi vi duo debe
est ar en posi ci n de poder or denar l a compr a de mer canc a par a l a empr esa,
conf i r mar que se haya r eci bi do apr obar l a par a su pago, cust odi ar l a o aut or i zar su
despacho despus que se ha r eci bi do. Tal mezcl a de f unci ones hace fci l ent r ar
en ar r egl os col usor i os con l os pr oveedor es o i ndebi dament e de l as mer canc as de
l a empr esa y ocul t ar l a i r r egul ar i dad no anot ando debi dament e el r eci bo y el
despacho de l as mer canc as, et c.

1. El departamento de reci bo prepara i nf ormes de l os art cul os
reci bi dos y conserva una copi a de tal es i nf ormes.
Como veri f i car de que se ha reci bi do toda l a mercanca para l a
cual se ha hecho un pago, debe exi gi rse que el empl eado de
reci bo cuente i ndependi entemente, pese o mi da l as mercancas
reci bi das y l as regi st re en un i nf orme de reci bo. Un empl eado
no rel aci onado con el reci bo de l as mercancas debe comparar
l as canti dades que aparecen en l as f acturas con el i nf orme de
reci bo. Tambi n debe tenerse en cuenta que l as f unci ones
real i zadas por el empl eado de reci bo no consi sten sol amente en
contar l a mercanca, si no tambi n en i nf ormar l as condi ci ones
de l a mercanca reci bi da.

En al gunos ti pos de negoci o, el personal de operaci ones
aseverar que l a preparaci n de l os i nf ormes de reci bo es
i mpract i cabl e. Las causas anti ci padas estn basadas
usual mente en f undamentos prcti cos l os cual es deben reci bi r
consi deraci ones. En l as ti endas de venta al detal , por ej empl o,
l as rdenes de compra se col ocan por l os compradores
departamental es, basados en sus vi si tas a l as f abri cas y
sal ones de exhi bi ci n de muestras de l os proveedores. Antes de
col ocar l a orden usual mente, el comprador ti ene que haber
estudi ado l a demanda el consumi dor l as tendenci as de l a moda,
etc., para determi nar l as necesi dades de l a temporada. Como
que l a mercanca es sel ecci onada por l o general a base de una
i nspecci n de l as muestras, sol o el comprador t i ene el
conoci mi ento de l a cal i dad y descri pci n de l a mercanca que
debe reci bi r l a empresa. Por esto, se consi dera esenci al que al
comprador se l e de una oportuni dad de i nspecci onar l a
mercanca. General mente el comprador al mi smo t i empo en l a
f actura del vendedor el porcentaj e de aumento al preci o de
venta. Esta i nspecci n debe hacerse prontamente porque l a
mayor parte de l as mercancas en l as ti endas de ventas al detal ,
como en muchas otras organi zaci ones, se mueve rel at i vamente
rpi do y deben f recuentemente ser col ocadas en el ti po de
ventas si n demora para evi tar perdi das de negoci os no
recuperabl es. Las di f erenci as entre l as cant i dades reci bi das y
l as most radas en l as f acturas, o l os def ectos en l a mercanca
deben por esto, determi narse si n demora ya sea que l a
mercanca debe mantenerse i ntacta hasta que l a recl amaci n de
l a compaa sea reconoci da por el embarcador. De est e modo
se evi ta l a posi bi l i dad que se descubran di screpanci as despus
de que al gunas de l as mercancas han si do vendi das. Si se ha
ce de ot ra manera puede resul tar di f ci l probar l a exi stenci a de
un f al tante.

En ci rcunstanci as como l as menci onadas anteri ormente, l a
recepci n prepara un i nf orme de reci bo.
La cuesti n de si el departamento de reci bo debe reci bi r
noti ci as anti ci padas de l as cant i dades compradas se di scute
ms adel ante en 7. 2.05.

2. Una copi a del i nf orme de reci bo se enva di rectamente al
departamento de contabi l i dad?.

3. El departamento de contabi l i dad compara este i nf orme con l as
f acturas?
La aprobaci n para su pago de l as f acturas de l os proveedores,
por el departamento de contabi l i dad, est basada en parte en
comparar l a f actura con el correspondi ente i nf orme de reci bo.
Para que este procedi mi ento sea ef ecti vo como control , el
i nf orme de reci bo debe i r di rectamente desde el depart amento
de reci bo al depart amento de contabi l i dad, de tal modo que sea
i naccesi bl e a persona al guna que pueda benef i ci arse cambi ando
l a i nf ormaci n anot ada. Por ej empl o, si se f actura a l a empresa
mercancas en mayor cant i dad o superi or cal i dad a l as
real mente reci bi das, medi ante arregl os col usori os con el agente
de compras de l a empresa, y si el agente estuvi ese en si tuaci n
de poder cambi ar un i nf orme de reci bo despus que ha si do
preparado en el departamento de reci bo, l a empresa podra
pagar por mercancas o cal i dades no reci bi das.

4. se ef ecta un conteo ef ecti vo de l os art cul os reci bi dos, si n
que l a persona que l o l l eva a cabo sepa de antemano l as
canti dades respect i vas?.
En teora, puede ser conveni ente que el empl eado de reci bo no
deba tener conoci mi ento por anti ci pado de l as canti dades que
deban contarse y por esto no debern sumi ni st rrsel e copi as de
l as rdenes de compra de l as f acturas de l os vendedores, etc.
Hay, si n embargo, vari as obj eci ones prct i cas que l os hombres
de negoci o pueden f ormul ar en cont ra de estos arregl os.
Por ej empl o.
1) Aun cuando l a empresa no l e sumi ni st re al empl eado de
reci bo l a i nf ormaci n de l as cant i dades que se van a reci bi r,
el propsi to de este procedi mi ento puede f rustrarse debi do a
l a prct i ca comn para muchas compaas de i ncl ui r con el
embarque una l i st a de empaque mostrando l as canti dades
que se suponen conteni das en el embarque. Como el
empl eado de reci bo no debe asumi r que l as canti dades
mostradas por l a l i sta de empaque en real i dad estn de
acuerdo con l as canti dades conteni das en el embarque hay
no obstante l a tentaci n de omi ti r el conteo de l as
mercancas y de copi ar en el i nf orme de reci bo l as
canti dades most radas en l a l i sta de empaque.
2) El conoci mi ento por el empl eado de reci bo de l as cant i dades
y cl ase de materi al a reci bi r, ser necesari o, a f i n de
permi ti rl e proveer el espaci o para acomodar al ent rega.
De este modo, es aconsej abl e conf i ar en otros resguardos,
tal es como f recuentes conteos f si cos de l os i nventari os baj o
l a supervi si n de empl eados de l a of i ci na general , rpi da
i nvest i gaci n de cual esqui era di f erenci as y procedi mi entos
que est i pul en que todos l os reci bos estn regi strados en el
al macn o en l os regi st ros de producci n.

Adems excepto en compaas muy pequeas, el personal
del departamento de reci bo, usual mente est f ormado por
ms de un empl eado y en tal caso el control i nterno de
contabi l i dad puede ser l l evado a cabo dentro del
departamento de reci bo establ eci endo procedi mi entos que
esti pul en que se enven copi as de l as rdenes de compra y
de l as f acturas de l os vendedores al capataz del al macn de
reci bo, para que sus ayudantes hagan un conteo
i ndependi ente de l a mercanca y l e reporten l as canti dades
determi nadas por el l os. De cual qui er modo, el audi tor debe
vi si tar el departamento de reci bo y observar l os
procedi mi entos segui dos.

1. Los procedi mi ent os garant i zan que se cargue a l os cl i entes y
empl eados aquel l as mercancas compradas para serl es
envi adas di rectamente?.
Donde l os procedi mi entos para l a preparaci n y uso de l as
rdenes de compra e i nf ormes de reci bo son sat i sf actori os, este
punto general ment e estar cont rol ado. Las excepci ones a l a
pract i ca general deben hacerse por l as compras de empl eados o
embarques di rectos y estos deben i nvesti garse para ver que se
l e cargar a l a part e i nteresada, tal es desembol sos.

2. Cundo ocurren prdi das o daos en l os materi al es, se
produce i nmedi atamente el recl amo contra l os aseguradores o
transportadores?.
Como se menci on anteri ormente, l as f unci ones del
departamento de reci bo no son sol amente determi nar l as
canti dades de mercancas reci bi das, si no tambi n de un modo u
otro determi nar as mi smo que di cha mercanca se haya reci bi do
en buenas condi ci ones. El empl eado de reci bo debe, por l o
tanto noti f i car i nmedi atamente al departamento correspondi ente
que se haga una i nspecci n de l a mercanca y hacer arregl os
para que un representante del transportador o embarcador,
noti f i que cual qui er f al tante en, o dao a, l a mercanca. El
i nf orme de reci bo debe tener una anotaci n del f al tante o de l a
natural eza del dao y l a f actura no debe ser aprobada para su
pago hasta que se reci ban del departamento responsabl e una
evi denci a sat i sf act ori a del recl amo contra el t ransportador o
vendedor. Si no estn en vi gor procedi mi entos si mi l ares a l os
menci onados ant eri ormente, debe determi narse que otros
procedi mi entos de l a empresa cumpl en l a mi sma f i nal i dad.

3. Las devol uci ones sobre compras se manej an a t ravs del
departamento de despacho?
4. Tal es devol uci ones se comparan contra l as respect i vas notas
de crdi to del vendedor?.
Si l a mercanca se devuel ve porque no est en condi ci ones
sati sf actori as, revel adas en el momento de reci bi rse l a
mercanca, l os procedi mi entos a segui r en al devol uci n deben
ser al go si mi l ares a l os i ndi cados en l a nota a l a pregunta
7.2.07. Las devol uci ones pueden deberse tambi n a mercanc as
que no estn en condi ci ones sati sf actori as observadas por l a
empresa en en momento de usar l a mercanca o por el cl i ente a
qui en l e f ue vendi da l a mi sma. En estos casos, l os
procedi mi entos deben sumi ni strar seguri dad razonabl e de que
se manti ene un regi st ro de l a devol uci n de l a mercanca por el
departamento responsabl e de l a exi st enci a de l a mi sma. Segn
un mtodo se prepara un model o de devol uci n de compra,
prenumerado, una copi a del cual se enva al departamento de
contabi l i dad. La secuenci a de l a numeraci n de l os model os de
devol uci n de compra es veri f i cada por l os empl eados en el
departamento de contabi l i dad y l os model os son revi sados
contra l os avi sos de dbi to. Los i mportes de l os avi sos de
dbi to se contabi l i zan en una cuenta de control separada en el
mayor general y es deber del depart amento de contabi l i dad ver
que sean rebaj ados prontamente de un pago subsi gui ent e.
Natural mente, deben tomarse l as medi das adecuadas para
contabi l i zar rpi damente l as devol uci ones de l as mercancas en
l os regi stros de mercancas.

7.3. FLETES

1. Los pr ocedi mi ent os asegur an el r eembol so de:
1) Fl et es pagados sobr e compr as cuyo f l et e sea a car go del vendedor ?
2) Fl et es pagados por cuent a de cl i ent e?.
En gener al l os pr ocedi mi ent os en l as empr esas que hacen compr as sobr e una base
de que el f l et e sea a car go del vendedor , deben est i pul ar que se pr epar e una not a
de dbi t o al vendedor por l a cant i dad de di cho f l et e y que se r egi st r e en l os
l i br os gener al es como una condi ci n ant er i or a l a apr obaci n del pago. El
examen de l os document os que ampar an l os consi gui ent es cheques de
desembol so, deben i ncl ui r l a r evi si n de evi denci a sat i sfact or i a que i ndi que que
est e pr ocedi mi ent o se ha l l evado a cabo. La evi denci a puede consi st i r en una
copi a de l a not a de dbi t o, el i mpor t e de l a cual debe deduci r se de l a fact ur a que
se va a pagar o de l as fact ur as suj et as a pago en una fecha post er i or .

Los ar r egl os con l os cl i ent es, al gunas veces est i pul an que el vendedor pague el
f l et e sobr e l os despachos de mer canc as. La cant i dad del f l et e pagado por
adel ant ado, puede ser i ncl ui do en l as fact ur as cuando l as mer canc as son
fact ur adas o bi en el compr ador puede r eembol sar al vendedor en una fecha
post er i or . Ya sea que el pago por adel ant ado del f l et e es un asunt o de pol t i ca
gener al apl i cabl e a t odos l os despachos o apl i cabl e a ci er t os despachos
sol ament e, l a empr esa debe asegur ar se que se l l eve un r egi st r o pr ont ament e de
t odos l os fl et es pagados por cuent a de sus cl i ent es. Las pr egunt as del audi t or
sobr e l os pr ocedi mi ent os en el depar t ame nt o de vent as, depar t ament o de t r f i co,
depar t ament o de despachos o depar t ament o de f act ur aci n, debe sumi ni st r ar
adecuada i nfor maci n sobr e est e punt o. Est os pr ocedi mi ent os pueden pr oveer ,
por ej empl o que ( a) copi as de t odas l as r denes de despacho sean e nvi adas al
depar t ament o de t r f i co par a el cl cul o del f l et e que deba i ncl ui r se en l a fact ur a
o not as de dbi t o pr epar adas ant es de que l as r denes de despacho sean envi adas
al depar t ament o de f act ur aci n, ( b) l a ausenci a numr i ca de t al es not as dbi t o
sea cont abi l i zada en el depar t ament o de cont abi l i dad gener al y ( c) que el
depar t ament o de cont abi l i dad gener al haga una r evi si n de l os t r mi nos de vent a
par a ver que l a not a de dbi t o ha si do pr epar ada por di cho f l et e y no i ncl ui da en
l a fact ur a de vent a.

Los cr di t os o deducci ones efect uadas por l os cl i ent es por fl et e pagados por
el l os, deben ser apr obados por empl eados compet ent es; l a pr opi edad de l os
mi smos por el depar t ament o que t enga l a aut or i zaci n de l os t r mi nos de vent a, y
el val or por l os empl eados fami l i ar i zados con l os t i pos de f l et es y t ar i fas.
La pr epar aci n y anot aci n de l as not as de dbi t o por fl et e r ecobr abl e de cl i ent es
no debe del egar se a un empl eado r el aci onado con l a mani pul aci n y anot aci n
del ef ect i vo. En una ocasi n, un empl eado q ue l l evaba el mayor gener al , t en a
acceso a l a r emesa de l os cl i ent es y t en a t ambi n l a obl i gaci n de pr epar ar l as
not as de dbi t o por f l et e r ecobr abl e de l os cl i ent es de l a compa a. Aunque en
t odos l os casos est e empl eado pr epar aba y envi aba por cor r eo l as not as de dbi t o
a l os cl i ent es, no r emi t a al gunas de est as not as de dbi t o al t enedor de l i br os de
l os r egi st r os de l i br os auxi l i ar es par a su anot aci n en l as cuent as de l os cl i ent es.
Cuando l as r emesas que cubr an l as not as de dbi t o no post eadas a l os r egi st r os
er an r eci bi das por l , no t en a di f i cul t ad de obt ener el efect i vo por el l as.

1. l as cuentas de f l etes son revi sadas por un empl eado
f ami l i ari zado con l as tari f as?
La determi naci n de l os pagos por f l ete presupone f ami l i ari dad
por parte del empl eado con l as tari f as de f l ete y regul aci ones de
rtf i co. Al gunas empresas someten l as cuentas de f l ete pagadas
a un agenci a i ndependi ente para su revi si n. Puesto que esta
prct i ca si rve tambi n como una revi si n de l a ef i ci enci a del
departamento de trf i co de l a empresa, puede ser aconsej abl e,
en caso de una respuesta af i rmati va a l a pregunta, i ndi car el
resul tado de l a l ti ma revi si n de l as cuentas de f l ete por l a
agenci a i ndependi ente. En el caso de una respuesta negat i va,
debe i nqui ri rse sobre l os procedi mi entos que protegen a l a
empresa cont ra el pago excesi vo de f l etes.

2. Exi ste un procedi mi ento que prevenga el dobl e pago de f l etes,
tal como el de anot ar el nmero de gua en l a f actura o adj untar
copi a de l a gua?.

3. Los procedi mi ent os de l a empresa permi ten establ ecer que l os
cargos por f l etes y t ransporte se hagan en pago de servi ci os
real mente prestados?.
En l as notas a l a pregunta 7.3.02 se i ndi c que l as tari f as de
f l etes deben ser revi sadas por un empl eado o agenci a
f ami l i ari zado con l as tcni cas consi gui entes. Si n embargo,
tambi n se hace necesari o determi nar que l os servi ci os
pagados f ueron real mente reci bi dos y l os procedi mi entos
i nternos deben, desde l uego, i ncl ui r pasos que rel aci onen l os
cargos con l os despachos i ndi vi dual es. Si l os pagos son hechos
a empresas de transporte l ocal es, l as cuentas deben mostrar el
punto de recogi da, el punto de ent rega y ki l ometraj e recorri do.
Estos ki l ometraj es deben ser conf rontados con mapas de
carreteras o con una carpeta permanente de ki l omet raj es de
l ugar a l ugar.

A f i n de preveni r el dobl e pago de f l etes, l a empresa debe tener
al gn procedi mi ento que l o evi te. Por ej empl o el anotar el
nmero de l a gua en l a factura o adj untar una copi a de l a gua
a l a f actura que si rva como comprobaci n al ef ectuarse el pago.


7.4. OTROS GASTOS

8. Las fact ur as que no sean por mat er i al es, como por ej empl o, pr opaganda,
hor ar i os, ar r endami ent os, gast os de vi aj e, et c. , son apr obadas ant es de su pago
por l os r espect i vos j ef es de depar t ament o?.
9. Se revi san tal es f acturas en cuanto a su necesi dad y
correcci n y son aprobadas por un empl eado o departamento
di st i nto de aquel en que se haya ori gi nado?.
Las f acturas por servi ci os e i ntangi bl es sobre l os cual es
normal mente no se haran i nf ormes de reci bo, deben ser
aprobadas para su pago por al gui en con conoci mi ento,
experi enci a y cri teri o concerni ente a di chos de manera que l a
empresa est razonabl emente segura de que ha reci bi do l os
servi ci os por l os cual es ha pagado. En l os casos de tal es
rengl ones como gastos de vi aj e, l a aprobaci n debe, por
supuesto, hacerl a al gui en que no sea el i ndi vi duo que somete el
i nf orme de gastos, de manera que ni nguna persona est en
posi ci n de aprobar sus propi os gastos.

Al gui en que no sea j ef e del departamento debe t ambi n revi sar
y aprobar l os desembol sos que estn hasta ci erto punto en una
base di screci onal , tal es como publ i ci dad, vi aj es y otros
pareci dos. Puede haber ci erta tendenci a en el caso de
desembol sos para publ i ci dad, vi aj es personal es etc., de
subordi nados, de que el j ef e del departamento consi dere esos
rengl ones con ms suavi dad de l a requeri da desde el punto de
vi sta de l a empresa. Se hace por consi gui ente deseabl e que
esos gastos sean revi sados por al gui en f uera del depart amento
que l os ori gi na.

10.l as cuentas por propaganda se comprueban peri di camente
contra l os avi sos y/ o programas y l as t ari f as se comparan contra
coti zaci ones etc.?
11.Se compara l os cargos por concepto de propaganda contra l os
presupuestos y se obti enen expl i caci ones sati sf actori as cuando
se observan di f erenci as apreci abl es?.
Los presupuestos de publ i ci dad de muchas empresas
contempl an el desembol so de cant i dades i mportantes de di nero.
Los documentos amparando l os pagos de publ i ci dad,
obvi amente, no pueden i ncl ui r tal es documentos como i nf orme
de reci bo de materi al es dado que el servi ci o prestado en su
mayor parte para i ntangi bl e. Adems, aquel l os dedi cados a l a
publ i ci dad y a l a promoci n, pueden f avorecer l a f aci l i dad de l os
desembol sos en l ugar del manej o econmi co de l os recursos de
l a empresa. Los procedi mi entos deben, por consi gui ente,
esti pul ar que tal es gastos para publ i ci dad sean revi sados f uera
del departamento de publ i ci dad en cuanto a que sean j ustos y
razonabl es, que l as f acturas sean conf rontadas, con l os
documentos que l as amparan, tal es como recortes u otros
especmenes de l os anunci os, que se hagan pruebas de l os
ti pos con l as coti zaci ones de l as agenci as de publ i ci dad, etc.

Cuando se usa un si stema de cont rol presupuestal este servi r
como ci erto control sobre l os gastos de anunci os pero puede
que no revel e i rregul ari dades o gastos pobremente j uzgados en
caso de cant i dades menores. De todos modos su ef ecti vi dad
depender de l a i nf l uenci a que ej erza el depart ament o que
autori za el desembol so sobre l a anotaci n de l os mi smo y sobre
l a manera de i nf ormar l a comparaci n entre l os gastos real es y
l os costos presupuestados.

12.Ti ene l a empresa un procedi mi ento sati sf actori o para l a
aprobaci n de reembol sos por concepto de gastos de vi aj e y
otros si mi l ares?.
Debe determi narse, si empre que sea posi bl e, que l a aprobaci n
de l os gastos de vi aj e y otros gastos se obtengan antes de que
l os gastos se i ncurran. Los vi aj es de i nvesti gaci n al campo, por
l argo t i empo, por ej empl o, deben ref eri rse y aprobarse por un
f unci onari o compet ente ms anti gua, antes de que l os vi aj es
hayan comenzado. Debe establ ecerse que l os vi aj es son de
buena f e y product i vos, y de val or si gni f i cati vo para l a empresa.

Los i nf ormes de gastos detal l ados deben someterse para todos
l os recl amos de reembol sos y st os deben estar amparados por
cual esqui era cuent as o f acturas que normal mente se puedan
obtener, tal es como cuentas de hotel , f errocarri l es y bol etos de
avi n, etc. Los i nf ormes deben aprobarse, en todos l os casos,
por el j ef e del departamento o por el ej ecuti vo superi or de l a
persona que recl ama el reembol so, y todos l os documentos que
l o amparan deben, por supuesto, ser cancel ados en el momento
en que el reembol so se ef ecta.

13.se ha desi gnado a un empl eado para l l evar un regi stro de
pagos tal es como arrendami entos, servi ci os, honorari os, etc., y
l mi smo l o aprueba para preveni r que se omi ta su pago o que
se paguen dos veces?.

14.Tal empl eado t i ene l a i nf ormaci n necesari a para l a
aprobaci n de di chos pagos?.
Un regi stro del ti po sugeri do en esta pregunta es rel at i vamente
f ci l de l l evar y su manteni mi ento usual mente se encomi enda a
un empl eado del departamento de cuentas por pagar. Un
model o de f orma col umnar con l os t i pos de pagos i ndi cados a l a
i zqui erda y una seri e de col umnas para l os doce meses del ao,
es general mente suf i ci ente. Cuando se ef ecte cada pago, se
hace una marca de comprobaci n en l a col umna apropi ada de
gastos y mes correspondi ente. Los procedi mi entos deben
proveer, por supuesto, para que l as f acturas se enven a este
empl eado antes de su pago y que l i ndi que en l as f acturas que
ha anotado sus regi stros debi damente. Este procedi mi ento
servi r como una de l as aprobaci ones necesari as antes del
pago de l a cuenta, ya que el l o asegura que el empl eado que
manti ene el regi stro no acepta y aprueba l a mi sma cuenta dos
veces. Cuando el rengl n es conf rontado con el sumari o de
control , debe anotarse en l a col umna del mes a que se ref i ere l a
f actura. El empl eado debe ser i nst rui do en cuanto a que debe
i nf ormar cual qui er pago no ef ectuado, as como de f acturaci n
dupl i cada, al j ef e del departamento para su pronta i nvest i gaci n
y acl araci n.

15.Exi ste una mqui na portadora para el correo?
16.Si no exi ste, se control an l os portes adecuadamente?
El uso de una mqui na porteadora para el correo, general mente
provee l os medi os de un cont rol sat i sf actori o de este gasto. Si n
embargo en muchas compaas, donde l as mqui nas se usan
para l ugares mayores o de ms acti vi dad, se manti ene un f ondo
de estampi l l as para l ugares menores o para uso ocasi onal de
emergenci a. Si empre que sea posi bl e, tal es f ondos deben
el i mi narse y una mqui na ms barata debe usarse en su l ugar.

Debi do al extenso vol umen de anotaci ones que i mpl i can
numerosas cant i dades pequeas muchas empresas no
manti enen regi st ros detal l ados del uso de estampi l l as. Por l o
tanto, resul ta vi rtual mente i mposi bl e establ ecer con seguri dad
que l as estampi l l as compradas han si do propi amente usadas y
que no hubo hurto. Aunque un ci erto grado de control general
puede ej erci tarse que revel e di screpanci as evi dentes, muchos
f raudes han si do cometi dos al mal versar f ondos
presumi bl emente usados para estampi l l ar correspondenci a de l a
empresa. Toda precauci n debe tomarse por consi gui ente, para
ej erci tar ef ecti va vi gi l anci a sobre l as compras de estampi l l as y,
si empre que sea posi bl e, l os f ondos de estampi l l as deben
el i mi narse a f avor de mqui nas de baj o costo.

Donde se use una mqui na, l a persona que aprueba el pago al
admi ni st rador de correos para cargar l a mqui na, debe
comprobar l as l ect uras antes y despus del aj uste por l a of i ci na
de correos. Esto es esenci al toda vez que l os cheques
pagaderos al admi ni st rador de Correos, pueden usarse para l a
compra de gi ros postal es, etc.

16.1. DISTRIBUCION Y REGISTRO DE CARGOS

1. La di st r i buci n de car gos es r evi sada por una per sona r esponsabl e di st i nt a de
qui en l a hi zo?.
La per sona que sol i ci t a puede muy bi en ser l a que t enga el conoci mi ent o ms
exact o del pr opsi t o par a el que se necesi t an l as mer canc as compr adas. Est a
mi sma per sona par ece ser l a i ndi cada par a det er mi nar l a cuent a a que deba
car gar se, si n embar go, en ci er t o nmer o de empr esas l a per sona que sol i ci t a l a
compr a pudi er a no t ener i nt i ma f ami l i ar i dad con l a cl asi fi caci n de cuent as de
l a empr esa y, en ef ect o, pudi er a ser una cuest i n de del i ber ada pol t i ca de l a
admi ni st r aci n de l a empr esa que se l e ni egue t al conoci mi ent o, puest o que est o
pudi er a dej ar l a puer t a abi er t a a i nexact i t udes i nt enci onal es en l a cl asi fi caci n
de l as cuent as a f i n de f al sear l a pr esent ac i n de l os r esul t ados poco favor abl es
de l as oper aci ones. Si , por ej empl o, se usan pr esupuest os como medi os de
cont r ol y l a per sona que sol i ci t a l a compr a t i ene conoci mi ent o de que l a
cant i dad pr esupuest ada par a un det er mi nado t i po de gast os est casi agot ada,
puede cont i nuar sol i ci t ando compr as dent r o de l mi t es per mi si bl es y conci l i ar l a
si t uaci n cl asi f i cando i ndebi dament e l as sol i ci t udes de compr a.

Por consi gui ent e, aunque f uese deseabl e que l a per sona que sol i ci t a l a compr a
i ndi case el cdi go de l a c uent a si t i ene conoci mi ent o del si st ema de
cl asi f i caci n es esenci al que l a cl asi f i caci n de l as cuent as hechas por l f uese
subsi gui ent ement e r evi sada por per sonas que no hayan t omado par t e en l os
pr ocedi mi ent os de sol i ci t ud y compr a y qui enes est n sufi c i ent ement e
fami l i ar i zados con el si st ema de cl asi f i caci n y con l as oper aci ones de l a
empr esa par a det er mi nar que hay una di st r i buci n apr opi ada de l os gast os.

2. Se pr epar an r egul ar ment e bal ances de pr ueba del r egi st r o de compr obant es de
auxi l i ar de cuent as por pagar ?.
3. Se r econci l i an l os bal ances de pr ueba cont r a l a cuent a de cont r ol en el mayor
gener al , por un empl eado di st i nt o del encar gado de manej ar l as cuent as por
pagar ?.
4. Un empl eado di st i nt o del que l l eva l as cuent as por pagar compr ueba l os t ot al es
de l a r el aci n y compar a l as par t i das i ndi vi dual es cont r a l os r egi st r os
r espect i vos?.
Los coment ar i os a l as pr egunt as 3. 502, 3. 505 y 3. 5. 06 baj o cuent as por cobr ar ,
vent as y cobr anzas r el at i vas al pr opsi t o de l os bal ances de pr ueba de l os
r egi st r os auxi l i ar es y al cont r ol efect i vo de l as cuent as de cont r ol del mayor
gener al sobr e asi ent os r egi st r ados en l os submayor es, t ambi n se apl i can a est a
cuest i n. Donde se mant enga un r egi st r o de compr obant es se debe pr egunt ar el
mt odo adopt ado par a l l egar a l a cant i dad t ot al de l os r engl ones abi er t os en el
r egi st r o de compr obant es, par a compar ar l o con l a cuent a de cont r ol en el mayor
gener al . El l l amado bal ance de pr ueba del r egi st r o de compr obant es, usual ment e
consi st e en una l i st a de l os r egi st r os abi er t os en el r egi st r o de compr obant es,
per o t al l i st a no puede ser pr epar ada del r egi st r o de compr obant es si el pago de
l os r engl ones i ndi vi dual es no se i ndi ca en el r egi st r o de compr oba nt es.

En una ocasi n l as fact ur as apr obadas par a el pago f uer on asent adas en el
r egi st r o de compr obant es cuyos t ot al es mensual es f uer on acr edi t ados a cuent as
por pagar en el cont r ol del mayor gener al . El pago de fact ur as no se i ndi c en el
r egi st r o de compr obant es, per o l os cheques de desembol so f uer on anot ados en el
r egi st r o de cheques cuyos t ot al es mensual es f uer on debi t ados a cuent as por
pagar en el cont r ol del mayor gener al . Pr egunt as sobr e l a maner a por l a cual el
t ot al de l os r engl ones no pagados en el r egi st r o de compr obant es er a
det er mi nado par a compar ar l o con el sal do de l a cuent a de cont r ol en el mayor
gener al , r evel ar on que l l egaba al i mpor t e t ot al de l os r engl ones no pagados a f i n
de mes al obt ener del caj er o el i mpor t e mensual de l os r engl ones que apar ec an
en l a col umna de cuent as por pagar en el r egi st r o de cheques y deduci endo t al
cant i dad del t ot al de r engl ones no pagados a comi enzo del mes, ms l a t ot al i dad
de l os r engl ones ent r ados en el r egi st r o de compr obant es dur ant e el mes. El
sal do as obt eni do f ue compr obado con l a cuent a de cont r ol en el mayor gener al ,
y debi do a que el l t i mo sal do er a obt eni do exact ament e por el mi smo mt odo,
l os dos except o por posi bl es er r or es mecni cos par ec an est ar de acuer do, per o
par a el pr opsi t o de conf i r maci n l a compar aci n no ser v a.


16.2. APROBACION Y PAGO

1. Un empl eado que no i nt er venga en su pr epar aci n o apr obaci n, r evi sa l as
fact ur as o compr obant es t eni endo en cuent a que l os document os que l as
r espal dan est n compl et os?.
2. l as f acturas y documentos de soporte se sumi ni st ran
compl etos al encargado de f i rmar l os cheques y ste l os revi sa
antes de f i rmar?.
La f i rma en un cheque es l a autori zaci n al banco que acepte
el cheque de pago, y el f unci onari o o empl eado que l e pone l a
f i rma autori zada aume l a responsabi l i dad f i nal de que l os
desembol sos son correctos. El propsi to de l a pregunta es
determi nar si l os procedi mi entos de l a empresa son tal es que
permi tan al f i rmante del cheque aceptar tal responsabi l i dad y
proporci onarl e protecci n razonabl e a l a empresa contra
prdi da por negl i genci a o f raude. El f i rmante de un cheque
debe estar sati sf echo de que el i mporte de un cheque
presentado a l para su f i rma cubre, en su total i dad, l a
canti dad de f acturas de buena f e por mercancas compradas o
para servi ci os prestados a l a empresa; que l a mercanca ha
si do reci bi da en buenas condi ci ones en l as canti dades y a l os
preci os a que f ue ordenada; que el pago de l as compras u
otros cargos no han si do previ amente real i zados; y que no hay
errores mecni cos al cal cul ar l as canti dades en l a f actura de
l os vendedores, etc. Es, por supuesto, i mposi bl e para el
f i rmante de un cheque, excepto en una organi zaci n muy
pequea, el real i zar todas l as operaci ones necesari as para
sati sf acerse por s mi smo de todos estos puntos, per o es su
deber determi nar que l os documentos que amparan l a
operaci n t i enen l a evi denci a de que estos deberes han si do
real i zados por l os empl eados del egados para el l o. Por esta
razn l os comprobantes y documentos que l os j usti f i can deben
acompaar l os cheques presentados a l os f unci onari os para su
f i rma.

En al gunas organi zaci ones donde el nmero de cheques para
f i rmar es extenso, l os f unci onari os que ti enen autori zaci n para
f i rmar l os cheques asumen que el someter l os documentos
j ust i f i cantes no si rve a cabal i dad, porque el f unci onari o no
ti ene t i empo suf i ci ente ni si qui era para hacer una i nspecci n
l i mi tada de l os documentos. En tal es casos puede sugeri rse
que un empl eado que en ni ngn modo est rel aci onado con
cual esqui era de l os procedi mi entos conducente a l a f i rma de
l os cheques, exami ne l os cheques y l os documentos de
j ust i f i caci n para ver que el pago est en orden y as se of rece
seguri dad al f i rmante autori zado del cheque de l o correcto del
desembol so. Los ref rendari os de l os cheques estn
f recuentemente en posi ci n para l l evar a cabo este trabaj o,
pero el punto esenci al es que el f i rmante del cheque pueda
sati sf acerse de que el desembol so es correcto y que pueda
reci bi r seguri dad de el l o de un empl eado que no parti ci pa en
l os procedi mi entos de desembol so que pueda benef i ci arse de
una i rregul ari dad.

A pesar de que el f i rmante del cheque, debi do a l a presi n de
trabaj o, no pueda exami nar todos l os documentos que
j ust i f i quen l os cheques de desembol so hay, no obstante, una
ventaj a al someterl e tal es documentos para su i nspecci n,
porque el conoci mi ento de esta prcti ca por otros empl eados
propende a un efecto rest ri ct i vo sobre el l os ya que no hay
seguri dad de que un documento f al seado o no compl etamente
apropi ado o revi sado no puede ser descubi erto por el f i rmante
del cheque.

3. Si se reci be una f actura de un proveedor con qui en no se
haya negoci ado anteri ormente, se toman medi das para
asegurarse que tal proveedor no es f i cti ci o?.
Debe ser responsabi l i dad del f i rmante del cheque, o en una
organi zaci n mayor, de al gn f unci onari o apropi ado o
empl eado especf i camente asi gnado a esta l abor, determi nar
que el pago se hace a comerci antes l egt i mos con qui enes, a
travs de su conoci mi ento de l as operaci ones, l est
sati sf echo de que l a compaa pueda negoci ar. Muchos
desf al cos surgen a travs de pagos ef ectuados a vendedores
f i ngi dos o f i ct i ci os dentro de l a corri ente de desembol sos
documentos f al sos amparando tal es pagos. Los f i rmantes de
l os cheques deben estar si empre ent erados de esta posi bi l i dad
y deben tomar medi das posi t i vas para chequear l a autenti ci dad
de cual qui er acreedor, si no estn seguros de que sea un
l egti mo abastecedor.

4. Se cancel an sati sf actori amente l as f acturas y dems
documentos de soporte al ti empo de ef ectuar el pago, por o en
presenci a de qui en f i rma el cheque?.

Los procedi mi entos que rodean l a preparaci n y contabi l i zaci n
de l os comprobantes, deben proveer protecci n contra l as
f acturas que son acredi tadas a cuentas por pagar ms de una
vez. Uno de l os mtodos de protegerse cont ra esta
conti ngenci a y contra l as posi bi l i dades de hacer un pago
dupl i cado, es el de f i j ar en l as f act uras y ot ros documentos
j ust i f i cantes, un sel l o de pagado u otra i denti f i caci n de pago
mi entras estn baj o l a custodi a del f i rmante del cheque. Una
obj eci n a este procedi mi ento, si n embargo, es que esto pone
una nueva carga sobre el f i rmante del cheque, y l a cuesti n,
por consi gui ente, surge de cundo y por qui n el sel l o debe
f i j arse. Si el sel l o se f i j a antes de que l os documentos sean
presentados al f i rmante del cheque, se requi ere que l exami ne
el sel l o de pagado en cada en cada momento y, a menos que
ese sel l o muest re t ambi n l a f echa en que se f i j a y el f i rmante
del cheque se sat i sf aga de que l a f echa no ha si do cambi ada,
l a sel l ada del document o resul ta i nef ecti va para el propsi to
para el cual se ha propuesto. Ms an, l os cheques deben
someterse a l a f i rma de l os f unci onari os para f i rmar vari as
veces en el da y una f actura puede ser someti da a un f i rmante
amparado un cheque en l a maana y otr a vez en l a tarde del
mi smo da si n que el f i rmante del cheque, aunque haya
exami nado cui dadosamente el sel l o de pagado, descubra l a
dupl i ci dad. Las obj eci ones anteri ores no surgen si
i nmedi atamente despus de haberse f i rmado l os cheques, l os
documentos j ust i f i cantes son dados para su cancel aci n por el
f i rmante del cheque a un empl eado que no ti ene conexi n o
control sobre l a preparaci n de l os cheques o sobre l os
procedi mi entos de preparaci n de l os comprobantes de
desembol so. Obvi amente, si el caj ero prepara y somete l os
cheques al f i rmante del cheque para su f i rma, y el f i rmante
devuel ve l os cheques para su envo por correo y l os
documentos que l os amparan para su cancel aci n al caj ero, el
l ti mo puede hacer uso de l os i ngresos de l os documentos para
propsi tos i rregul ares.

En al gunas organi zaci ones, un sel l o de pagado se f i j a en l a
envol tura del comprobante sol ament e y no se cancel an l as
f acturas u ot ros documentos i ncl ui dos en el comprobante. A
menos que a todos l os documentos se l es f i j e el sel l o de
pagado, este procedi mi ento no cumpl e el obj et i vo para el cual
f ue creado.

5. Se entregan l os cheques f i rmados di rectamente a una
persona di st i nta de qui en l os haya sol i ci tado, preparado o
regi strado?.
El propsi to de esta pregunta se determi nar que l os
procedi mi entos i mpi den a cual qui er persona obtener un cheque
ya f i rmado, cambi ndol o o apropi ndosel o, y entonces conci l i ar
l a i rregul ari dad al terando el regi st ro de desembol sos. Por
ej empl o, si l os cheques han si do emi ti dos a acreedores
i mpropi os o f i cti ci os o por canti dades i ncorrectas, y el nombre
del acreedor o l a canti dad del cheque no estn de acuerdo con
l a i nf ormaci n en el regi st ro de desembol sos de caj a, esto
puede encubri rse haci endo cambi os despus que el cheque
haya si do f i rmado. Si n embargo, si el cheque f i rmado se
entrega di rectamente al correo de sal i da de manera que ti ene
que ser negoci ado antes de que l l egue nuevamente a l a
custodi a de un empl eado de l a empresa, y si el ext racto del
banco y l os cheques pagados son envi ados en sobre sel l ado al
audi tor i nterno para l a preparaci n de l a reconci l i aci n
bancari a, tal es i rregul ari dades pueden ser descubi ertas. Esto
hace suponer, por supuesto, que l a persona que prepara l a
reconci l i aci n bancari a no toma parte en l a preparaci n y
contabi l i zaci n de l as operaci ones de caj a.




ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A NOMI NA DE SALARIOS,
LIQUI DACION Y PAGO DE PRESTACIONES SOCI ALES



8.1. REGISTROS DE PERSONAL

1. El ar chi vo i ndi vi dual de cada t r abaj ador cont i ene:
1) Fecha de ent r ada?
2) Cambi os, aument os, et c. debi dament e apr obados?
3) Bases del suel o o j or nal ?
4) Pagos par ci al es de cesant as y aut or i zaci ones de l a of i ci na de t r abaj o?
5) Aut or i zaci n par a l os descuent os del sal ar i o?
6) acumul aci n de pagos de sal ar i os y pr est aci ones de cada t r abaj ador ?
7) Cont r at o de t r abaj o?
8) Examen mdi co de i ngr eso y evi denci a de l a r enunci a a que hubi er e l ugar ?
9) Avi so al I . S. S. par a efect os de l a i nscr i pci n del t r abaj ador ?
10) I nf or maci ones necesar i as par a dar cumpl i mi ent o a l as di sposi ci ones
r el at i vas a l a r et enci n de i mpuest os sobr e sal ar i os pagados?.
11) I nvest i gaci ones ef ect uadas par a l a cont r at aci n del t r abaj ador ?
12) Ot r as i nfor maci ones par a cumpl i r di sposi ci ones l egal es?

1. En caso af i rmati vo, se guardan estos archi vos en f orma tal que
no tengan acceso a el l os personas que:
1) Preparen l as nmi nas?
2) Las aprueben?
3) O hagan su pago?
Es i mportante que l os procedi mi entos de l a empresa estn
di seados de f orma tal que proporci onen ci erta seguri dad de
que no aparezcan nombres en l a nmi na a menos que
propi amente pertenezcan a sta. Esto puede l ograrse mej or,
medi ante un si stema apropi ado de di vi si n de l os deberes y al
di sponerl o as obt ener que cada empl eado sucesi vo que tenga
rel aci n con el trabaj o de nmi na acte como comprobador del
empl eado precedente.

Los pel i gros de que se cometan i rregul ari dades en l as nmi nas
se pueden ami norar en l as organi zaci ones mayores donde l os
deberes rel aci onados con l a preparaci n de l a nmi na estn
general mente de tal modo di vi di dos que se aumentan
grandemente l as posi bi l i dades de descubri r l as i rregul ari dades
en l as nmi nas. En organi zaci ones menores, donde el trabaj o
de nmi na se concentra f recuent emente en uno o dos
empl eados, se l ogra el obj eti vo de descubri r cambi os no
autori zados en l a nmi na porque l os ej ecut i vos que f i rman l os
cheques de nmi na estn f ami l i ari zados hasta ci erto punto con
cada empl eado. Si n embargo, no debe deposi tarse gran
conf i anza en este control i ndi recto ya que el rel l eno de l as
nmi nas puede ef ectuarse al sumar de ms, o por otros medi os,
si n i ncl ui r un nombre f i ct i ci o en l a nmi na. Por ej empl o, si se
pagan en ef ecti vo l os suel dos o j ornal es, l a revi si n de l os
nombres e i mportes que aparecen en l a nmi na no es prueba
concl uyente de l a correcci n del total de l a nmi na, a menos
que tal total haya si do comprobado i ndependi entemente. En el
caso de que el empl eado que pagare l a nmi na del i beradamente
sume esta dems y obtenga ef ecti vo en exceso del i mporte total
de l os suel dos o j ornal es a pagar, el resul tado sera el mi smo
que si se i ncl uyera un nombre no autori zado.

Los procedi mi entos deben estar organi zados de tal f orma que
no permi tan que se hagan cambi os en l os regi st ros de nmi na
por ni ngn empl eado que tenga por s sol o l a obl i gaci n de ms
de una f unci n en rel aci n con l a nmi na, ya que esto l o col oca
en posi ci n de obtener uti l i dad al agregar un nombre o qui tarl o
de l a nmi na o al anotar un ti po de j ornal de autori zado. Por
ej empl o, si el l i stero (ti me keeper) emi te o mani pul a l os avi sos
de al tas o baj as y tambi n di st ri buye l os cheques de nmi na
estara en di sposi ci n de di straer l os cheques para su ventaj a
personal .

Las autori zaci ones que evi denci an l os cambi os en el nmero de
empl eados, suel dos, ti pos de j ornal y deducci ones aprobadas
deben ser conservadas como i nf ormaci n permanent e y ser
usadas para cual qui er comprobaci n ef ecti va de l a nmi na. Es
asi mi smo i mportante que todas estas autori zaci ones estn en
poder de un empl eado que no pueda usarl as en perj ui ci o de l a
empresa por estar l rel aci onado con otras operaci ones de l a
nmi na. Esto se obti ene a menudo archi vando estas
autori zaci ones en el departamento de personal , i naccesi bl es al
departamento de nmi na. Los empl eados del departamento de
personal , por supuesto, no deben tomar parte en l a preparaci n,
anotaci n y di st ri buci n y l as nmi nas.

Asumi endo que l a compaa ha tomado todas l as precauci ones
razonabl es para evi tar l a posi bi l i dad de que se i ncl uyan
nombres f i cti ci os en l a nmi na, todava queda l a i nterrogaci n si
se han establ eci do l as debi das seguri dades para que l os
empl eados reci ban l a compensaci n a que ti enen derecho. Que
se pague de ms o de menos debe ser evi tado, pero desde el
punto de vi sta de l a empresa l o pri mero es l o ms pel i groso
debi do a que hay mayor probabi l i dad de que l os empl eados
l l amen l a atenci n de l a empresa en cuanto al pago de menos
que al pago de ms. Para que un empl eado, que no sea el
benef i ci ari o, obtenga ut i l i dad en un pago excesi vo, t i ene que
exi st i r col usi n donde l os cheques son l os medi os de pago. Si n
embargo, en el caso de pagos en ef ecti vo, pudi era ser posi bl e
abonar a l os empl eados l a canti dad exacta que se l es deba
di st raer el exceso que aparece en l as nmi nas. Por ej empl o, si
l os cambi os en l os ti pos de j ornal se autori zan por el empl eado
que prepar y di stri buy l os sobres de nmi na, estara en
posi ci n de obtener una uti l i dad al haber puesto en vi gor ti pos
de j ornal ms al tos que l os autori zados.

Los suel dos y j ornal es no si empre se cal cul an con ti pos f i j os a
base de ti empo y cuando se usan otros mtodos, se debe
i nvest i gar l a base de compensaci n del trabaj o. Por ej empl o, en
l as ti endas al detal l a remuneraci n de l os vendedores puede
determi narse as: (a) suel do mni mo a ti po f i j o; (b) comi si ones
sobre l as ventas del perodo a ti po f i j o o a base de escal a
graduada; y (c) compensaci n extra por l a venta de mercanca
de di f ci l sal i da. En estos casos se debe i nvesti gar l as di st i ntas
bases as como l os procedi mi entos que exi sten para determi nar
l os cl cul os de l as comi si ones.

1. Se ha establ eci do que todas l as autori zaci ones, especi al mente
avi sos de despi do o ret i ro de empl eados, sean not i f i cados
prontamente al departamento de l i qui daci n de nmi nas?
El propsi to de est a pregunta es determi nar si el depart amento
de nmi na es i nf ormado rpi dament e de cual qui er cambi o que
deba hacerse en el ti po o cant i dad de compensaci n que
corresponda a un empl eado. Esto es parti cul armente i mportante
en l os casos de despi do.
Donde el cambi o es tal que aumenta l a paga del empl eado, l a
demora en regi strar el cambi o en el departamento de nmi na,
aunque no resul te en una prdi da monetari a, puede produci r un
ef ecto moral no deseado por el empl eado. Si n embargo, si el
cambi o es de l os que reduce l a compensaci n o l a el i mi na en el
caso de separaci n, l a demora en envi ar esta i nf ormaci n puede
resul tar en una prdi da i rrecuperabl e para l a empresa. A f i n de
que sea ef ecti vo el envo de l a i nf ormaci n concerni ente a l as
separaci ones, no debe ori gi narse o a pasar a travs de
personas que parti ci pen en l a preparaci n o en l a f i rma de l os
cheques o en su di st ri buci n. Por ej empl o, han ocurri do f raudes
en casos en que l os capataces han dej ado de noti f i car al
departamento de nmi na l a termi naci n del t rabaj o de
empl eados y l uego han obteni do y se han apropi ado de l os
cheques gi rados a esos obreros que no pertenecan ya a l a
empresa. Es esenci al , por l o tanto, que todo cambi o o despi do
sea remi ti do rpi damente a l os departamentos de personal y
nmi na, pero a f i n de que sea pl enamente efecti va l a
segregaci n de l a autori zaci n de l a nmi na, l as f unci ones de
preparaci n y di stri buci n de l a mi sma deben observarse
estri ctamente.

2. Cont i enen l os archi vos de personal l as f i rmas de l os
empl eados?
El propsi to de esta pregunta es det ermi nar si se han provi sto
medi os para comprobar l a di st ri buci n de l os cheques de pago,
o de pagos hechos en ef ecti vo a l as personas correspondi entes.
El examen de l os endosos en l os cheques de pago o de l os
reci bos por el ef ecti vo cobrado, no es suf i ci ente como prueba
de que l a nmi na ha si do di st ri bui da correctamente. En ambos
casos l a f i rma puede ser f al si f i cada. Aunque l a empresa puede
recuperarse del banco en el caso de un cheque con endoso
f al si f i cado, no podra conocer l a si tuaci n mi ent ras no se haga
esta prueba. La posi bi l i dad de recobrar el ef ecti vo pagado
i ndebi damente a una persona es muy remota. En cual qui er
caso, l as di f i cul t ades son grandes y a f i n de tener una
seguri dad razonabl e de que l a f i rma en el cheque o en el reci bo
de pago es l a de l a persona que t i ene derecho a reci bi r el pago,
debe tenerse en cuenta l a comparaci n de l a f i rma con una que
es l a autnt i ca, un espci men de l a cual debe hal l arse en el
departamento de personal a este f i n. Ordi nari amente estas
comparaci ones se haran a base de pruebas. Si n embargo, an
una prueba de est a cl ase podra ser ms ti l que un examen
detal l ado para ver que l os cheques f ueron endosados por el
benef i ci ari o.