ELABORACIN DE UN ANLISIS DE PUESTOS

El puesto es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y

condiciones que forman una unidad de trabajo especfica e impersonal.
Para organizar eficazmente lo anterior, es indispensable conocer con
toda precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que
requiere para hacerlo bien, para esto se lleva a cabo un anlisis de
puestos.
Pero
QUE ES? Es la obtencin, evaluacin y organizacin de la
informacin recopilada de los puestos de una empresa.
PARA QUE SIRVE? Ayuda a definir las obligaciones,
responsabilidades y funciones a desempear.
SU META?: Analizar cada puesto de trabajo y no el de las
personas que lo desempean
Para llevar a cabo la recopilacin de informacin, se utilizan algunas de
las siguientes herramientas:
1. Entrevista: Es una pltica formal y profunda realizada entre dos o ms
personas, con la finalidad de obtener informacin comprobable, se puede
realizar de forma:
Individual
Colectiva
Niveles superiores
2. Cuestionarios: Es una serie de preguntas relacionadas con todas las
indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas.
3. Observacin directa. Es la forma que resulta ms lenta, costosa y ms
susceptible a conducir errores.
El anlisis de puestos, se integra por la siguiente informacin:
A. Descripcin
B. Especificaciones

A. Descripcin del puesto.
Es una declaracin escrita de lo que hace el ocupante de un puesto,
cmo lo hace y por qu lo hace. Debe sealar con precisin el
contenido del puesto, el ambiente y las condiciones del empleo.

Se distinguen tres partes:
a).- El encabezado.
Contiene los datos de identificacin del puesto. Estos se refieren a los
siguientes puntos:
1. Titulo del puesto. Previamente se habr precisado.
2. Nmero o clave que se asigne al puesto dentro del ndice general
que se forme para controlar el archivo correspondiente.
3. Ubicacin; se expresar el departamento, seccin, taller, etc., en
que se desarrolle el trabajo. Esto sirve para localizarlo y
observarlo en caso necesario.

Tratndose de trabajadores que desempean sus labores fuera
de la oficina o taller, se designar el lugar en que reportan, y
donde, supervisores, documentos, etc.

4. Especificacin de las mquinas o herramientas empleadas por el
trabajador, tanto para fijar su responsabilidad si estn a su cargo,
como para precisar mejor el tipo de trabajo que realiza
5. Jerarqua y contactos. Suele aadirse el ttulo de la persona a
quien reporta, el de los trabajadores a sus rdenes, y los
contactos permanentes dentro y fuera de la empresa.
6. Puestos que constituyan el inmediato superior e inferior dentro
de una lnea de labores. Esto ayuda a establecer cientficamente
un escalafn por lneas o especialidades.
7. Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y
cualidades, para fines de substituciones temporales.
8. Nmero de los trabajadores que desempean el puesto. Ms no
el nombre de los mismos por las razones expresadas.
9. Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato.
10. Fecha del anlisis, para saber su antigedad y validez.

b).- La descripcin.
Consiste en una explicacin del conjunto de las actividades del puesto,
considerndolo como un todo. Suele conocerse tambin con el nombre
de definicin, resumen o finalidades generales. Debe ser muy breve.
Una buena descripcin genrica sirve para obtener una buena
descripcin especfica, pues bastar ir explicando detalladamente cada
uno de los elementos de la primera.
c).- La descripcin especfica.
Consiste en una exposicin detallada de las operaciones que realiza
cualquier trabajador en un puesto determinado.
Exponer cada una en prrafo separado, de ser posible, con
numeracin ordinal.
Separar las actividades continuas, de las peridicas o eventuales.
Cuando el trabajo est constituido por un proceso largo, es til
dividirlo en sus partes o etapas principales.
Formar grupos y sub-grupos lgicos o funcionales de las
operaciones realizadas.
Pueden aadirse dibujos de las piezas manufacturadas, esquemas
de las mquinas empleadas, etc., si con esto se facilita la ms
clara inteligencia del trabajo.
Expresar en que tiempo de la jornada, aproximadamente, se
dedica a cada actividad, a menos en las continuas y peridicas.
Terminar la descripcin con suficiente generalidad, para que
quede comprendida cualquier actividad propia del puesto, que
pudiera escapar al analista.

B. Especificacin del puesto

Es una descripcin escrita de las actitudes necesarias para la
persona que lo ocupe: educacin, experiencia, habilidad,
esfuerzo fsico y mental, supervisin y criterio.

Se consignan los requisitos mnimos para que el puesto sea
eficientemente desempeado; no estn vinculados a una persona
determinada, sino que se exigen a cualquier persona que lo ocupe.
Dentro de las tcnicas de administracin de personal estos requisitos se
conocen ordinariamente con el nombre de factores. Todos los que se
usan caben dentro de las siguientes categoras:
a) Habilidad,
b) Esfuerzo,
c) Responsabilidad
d) Condiciones de trabajo.
a) En el grupo correspondiente a habilidad, suelen colocarse
factores tales como: Adaptabilidad a diversos puestos; aptitud
analtica; conocimiento de equipo, de operaciones, de
herramientas, de mtodos; criterio; destreza manual; don
demando; exactitud de clculo, en mediciones, en seleccin, en
lecturas, en registro, experiencia, ingenio, iniciativa, instruccin
general; inventiva, precisin.
b) En la categora de esfuerzo pueden enumerarse, entre otros
factores: atencin continua; esfuerzo mental; esfuerzo auditivo;
esfuerzo visual; tensin nerviosa.
c) La responsabilidad puede referirse a: calidad, cantidad, datos
confidenciales, dinero costos, equipo, informes, procesos, trabajo
de otros, seguridad de otros.
d) Las condiciones de trabajo comprenden factores como: ambiente
circundante (caliente, hmedo, mal iluminado, con suspensin de
polvos, con ruido, etc.); deterioro de ropas, peligro de accidentes
de trabajo; peligro de enfermedades profesionales, postura
incmoda.
En algunos casos el factor esfuerzo se substituye por otro ms amplio
requisitos fsicos y mentales, para comprender otros factores tales
como sexo, edad mnima y mxima, estatura, etc.

El nmero y la clase de los factores empleados dependen de los objetivos
a que se destine el anlisis y de la amplitud del personal analizado.
Propsitos del anlisis y descripcin de puestos

1. Determinar lo que se espera que haga el empleado en el puesto,
en cuanto a las tareas y actividades especficas que forman el
cometido del mismo.
2. Conocer cmo se ejecuta el trabajo.
3. Determinar las habilidades que el puesto requiere para llevar a
cabo su cometido.
4. Ubicar a los empleados en puestos adecuados.

Beneficios:

PARA LA EMPRESA:

1. Seala las lagunas que existen en la organizacin del trabajo y el
encadenamiento de los puestos y funciones.
2. Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
3. Es una de las bases para un sistema tcnico de ascensos.
4. Sirve para fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores.
5. Permite a los altos directivos discutir cualquier problema de
trabajo sobre bases firmes.6.Facilita en general la mejor
coordinacin y organizacin de las actividades de la empresa.

PARA LOS SUPERVISORES:

1. Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones
encomendadas a su vigilancia, permitindole planear y distribuir
mejor el trabajo.
2. Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
3. Pueden exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la
forma como debe hacerlo
4. Permite buscar al trabajador ms apto para alguna labor
accidental, y opinar sobre ascensos, cambios de mtodos, etc.
5. Evita interferencia en el mando y en la realizacin de los trabajos.
6. Impide que al cambiar mayordomo o supervisor, los nuevos
encuentren dificultades para exigir o dirigir el trabajo

PARA EL TRABAJADOR:

1. Le hace conocer con precisin lo que debe hacer.
2. Le seala con claridad sus responsabilidades.
3. Le ayuda a conocer si est laborando bien.
4. Impide que en sus funciones invada el campo de otros.
5. Le seala sus fallas y aciertos, y hace que resalten sus mritos y
su colaboracin.

PARA EL DEPARTAMENTO DE PERSONAL:

1. Es base fundamental para la mayora de las tcnicas que debe
aplicar.
2. Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar
el personal.
3. Permite colocar al trabajador en el puesto ms conforme con sus
aptitudes, y ayuda a determinar con precisin la materia del
adiestramiento a dar.
4. Es requisito indispensable para establecer un sistema de
valuacin de puestos.
5. Permite calificar adecuadamente los mritos de los trabajadores.
6. Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios e incentivos.
7. Facilita la conduccin de entrevistas, y el establecimiento de los
sistemas de quejas.

PROGRAMA DE ANLISIS DE PUESTOS
1. ETAPA DE PLANEACIN:
En esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo del
anlisis de puestos para minimizar cualquier tipo de resistencia.
Esta fase comprende las siguientes actividades:
Determinacin de los puestos que van a describirse: deben
examinarse cuidadosamente cules son los puestos que van a
referirse, e incluir sus caractersticas.
Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto en el
organigrama, se obtiene informacin adicional.

Elaboracin del cronograma de trabajo: especificando los
tiempos y movimientos en que se iniciar el programa de anlisis.
Eleccin de los mtodos de anlisis que se aplicarn: los mtodos
se escogen segn la naturaleza y las caractersticas del puesto.
Seleccin de los factores de especificaciones: se realiza sobre la
base de dos criterios.
o Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que
deben estar presentes en la totalidad de los cargos.
o Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores
que deben variar segn el cargo.

Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los
factores de especificacin constituyen un conjunto de medidores
que sirven para analizar un cargo, por lo que se hace necesario
dimensionarlos para establecer que segmento de su totalidad
servir para analizar un determinado conjunto de cargos.
Gradacin de los factores de especificaciones: un factor de
especificacin se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. La
cual consiste en asignar valores que representan segmentos de
su amplitud de variacin
2. ETAPA DE PREPARACIN:
En esta etapa se renen a las personas y se preparan los esquemas y
materiales de trabajo.
Esta fase comprende las siguientes actividades:
Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas que
conformarn el equipo de trabajo: las personas a cargo del
proyecto deben comprender los propsitos que se persiguen y
cmo se obtendrn con objeto de poder explicar el programa a
otros miembros de la organizacin.
Preparacin del material de trabajo: confeccin del material
impreso para que ayude al personal a familiarizarse con los
propsitos y beneficios del anlisis de puestos.
Disposicin del ambiente
Recoleccin previa de datos

3. ETAPA DE EJECUCIN:
En esta etapa se procede a recolectar los datos relativos a cada uno de
los puestos que se analizarn para luego redactar el anlisis.
Las actividades que se realizarn en esta etapa son:
Recoleccin de los datos: el analista obtiene la informacin del
puesto segn el mtodo escogido. Para que el anlisis de puestos
cumpla los objetivos, los datos proporcionados deben ser
precisos.
Las personas responsables de reunir y revisar los datos deben estar
atentas a la omisin de hechos importantes, la inclusin de declaraciones
imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o importancia del cargo.
Seleccin de los datos obtenido
Redaccin provisional del anlisis
Presentacin de la redaccin provisional: Las descripciones
provisionales de cada puesto se entregan al supervisor inmediato
para que las compruebe y apruebe.
Redaccin definitiva del anlisis
Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis: para la
aprobacin por el responsable de su autorizacin en la empresa