La realtà è che si tratta di scogli duri da gestire e superare per molte più
persone di quanto siamo soliti pensare.
Per questo abbiamo pensato di scrivere questa guida essenziale che illustra
tecniche e accorgimenti pratici per prepararsi in modo adeguato al difficile
compito di affrontare un pubblico.
In termini evolutivi servono a rendere più efficace la nostra reazione a situazioni in cui
è necessario rispondere immediatamente per salvaguarddare la nostra sopravvivenza.
Anche se le azioni dettate da loro possono essere inaccettabili, le emozioni sono sempre
legittime.
Tuttavia essere in balia di un'emozione non ci toglie la responsabilità del nostro comportamento,
perché, quello sì, può essere controllato.
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In realtà la strada della fuga dalle emozioni non paga: l'abitudine di soffocare quelle
negative anestetizza anche quelle positive, e allora la vita perde intensità e senso.
Meglio invece percepirle, accettarle, dar loro un nome, imparare a sopportare i sentimenti che ci
toccano e dar loro un senso.
E' importante non giudicare le emozioni che ci attraversano, riconoscendo loro il diritto di esistere.
Così possiamo capirle e riconoscerle come parte di noi anziché sentirle aliene e misteriose.
Un'emozione respinta o non accettata si tramuta in azioni che ci allontanano da noi stessi e dalla
consapevolezza: come quando ci si ritrova a litigare, o a comprare cose inutili, o a perdere un
treno senza capirne il perché.
Eʼ la complessa catena di eventi compresa tra la comparsa dello stimolo scatenante (INPUT)
e lʼesecuzione del comportamento rispondente (OUTPUT).
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Emozioni e sentimenti
Le emozioni sono state definite come delle reazioni affettive, brevi
ma intense, che insorgono allʼimprovviso in risposta a stimoli ambientali
che per un qualunque motivo ci colpiscono.
Le emozioni servono
Le emozioni ci permettono di valutare nellʼimmediato se uno stimolo
ci sorprende, ci piace oppure no, se può esserci utile o dannoso ed infine,
se siamo in grado di affrontarlo o è meglio allontanarsi da esso.
Quando ci emozioniamo....
Emozioni e sentimenti sono accompagnati da attività motorie e ghiandolari.
Queste modificazioni corporee sono osservabili dallʼesterno, interessano tutti
gli apparati (respiro, attività cardiaca, ghiandolare, vascolare, ecc.) e possono
essere registrate tramite degli apparecchi.
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Le emozioni primarie
Le emozioni primarie sono:
1. la paura
2. la rabbia
3. la tristezza
4. lʼaccettazione
5. il disgusto
6. lʼattesa
7. la sorpresa.
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La paura
La paura rappresenta la risposta evolutiva a uno stimolo
percepito e classificato come minaccia.
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Lo stress
Il termine stress è inglese e significa sforzo, tensione, pressione,
sollecitazione che provoca una deformazione.
Stressors
Rispetto a potenziali stressors, alcuni eventi vengono vissuti con particolare
intensità emotiva, sia da punto di vista sociale ed affettivo, sia per il luogo
e il momento in cui ci troviamo.
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Gestire le emozioni
Le emozioni hanno origine da stimoli esterni ma siamo noi i responsabili delle nostre reazioni
emotive anche se siamo abituati a scaricare questa responsabilità sugli eventi esterni.
Nella nostra vita quotidiana, personale e di relazione, non è quindi tanto lʼevento in sé
ad essere determinante, ma come noi lo interpretiamo, il nostro vissuto
in risposta allʼevento: la stessa situazione, infatti, può far soffrire una persona
e farne contenta unʼaltra.
Ognuno di noi sviluppa nel tempo un modo di vedere, di fare, di ragionare che applica
automaticamente.
Questo schema può essere produttivo o meno per la nostra soddisfazione e felicità; tuttavia
è un automatismo che ci impedisce di considerare punti di vista diversi, essere più flessibili
e privi di pregiudizi.
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Eʼ importante apprendere a percepire, riconoscere ed esprimere in modo congruo
le nostre emozioni:
2. conoscendo e riconoscendo gli schemi mentali interni con cui diamo significato alle emozioni
(attribuzione causale);
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L'intelligenza emotiva
Secondo il dott. Goleman tutto ebbe inizio un giorno dʼestate in cui
due professori di psicologia, John Mayer e Peter Salovey, diedero vita
a questo settore discutendo di politica mentre dipingevano una casa.
“Salovey (ora Preside di facoltà allo Yale College e Professore Di Psicologia a Yale
University) e Mayer (ora professore allʼuniversità del New Hampshire) parlando
delle loro ricerche sulla cognizione e sullʼemotività, si ritrovarono a discutere
di un personaggio politico.
Il quesito che si posero fu: come fa una persona cosi intelligente
ad agire così stupidamente?
Differenza tra QI e QE
Il QI, attraverso i test, sonda le capacità logico-matematiche, le funzioni
verbali, la percezione spaziale di una persona.
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Lʼintelligenza emotiva
Capacità di:
a. riconoscere i nostri sentimenti e quelli degli altri
b. motivare noi stessi
c. gestire positivamente le emozioni, tanto interiormente
quanto nelle nostre relazioni
Le 5 abilità
1. consapevolezza emotiva
2. gestione delle emozioni
3. motivazione
4. empatia
5. abilità sociali
1. consapevolezza emotiva
La capacità di:
- distinguere e denominare le nostre emozioni in determinate circostanze.
- riconoscere i segnali fisiologici che ci indicano il sopraggiungere delle emozioni.
- riconoscere lʼinfluenza che le emozioni esercitano sul nostro corpo.
- comprendere le cause che scatenano in noi determinate emozioni.
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La consapevolezza di sé
Significa essere capaci di riconoscere le proprie emozioni dando loro
un nome. In genere quando qualcosa non va - il lavoro non riesce, i colleghi
non ci capiscono, non ci considerano o peggio ci sfruttano - l'emozione
prevalente è la rabbia.
A ben guardare la rabbia è una emozione secondaria, l'espressione
di qualcosa che sta più a fondo e che può essere di volta in volta
delusione, sconforto o anche paura.
Dare il nome giusto a ogni emozione significa già cominciare a contenerle
e controllarle.
In questo modo potremo valutare se, quando e come esporre i nostri punti
di vista e i nostri diritti oppure manifestare opinioni impopolari ma giuste.
La padronanza di sé
Anche quando esercitiamo su noi stessi lʼautocontrollo, cioè siamo capaci di dominare
le nostre emozioni, questo non vuol dire che le stiamo sopprimendo, soffocando o eliminando.
Esercitare lʼautocontrollo vuol dire essere consapevoli che se tutte le emozioni sono permesse,
non tutte possono essere espresse.
Infatti se da un lato non siamo responsabili dei nostri sentimenti, di ciò che proviamo di fronte a
comportamenti o avvenimenti, siamo però responsabili per il modo in cui decidiamo di esprimerli.
Spesso molte persone non esprimono appieno il loro potenziale per incompetenza emotiva, cioè
per incapacità di gestire le proprie emozioni.
Non è raro il caso in cui, pur essendo intelligenti, si agisce da stupidi sull'onda di un'emotività
incontrollata.
Chi è padrone di sé è in grado di comportarsi con onestà, agendo eticamente, nel rispetto
delle regole, adoperandosi per costruire un clima di affidabilità e autenticità, ammettendo
i propri errori e assumendosi le proprie responsabilità.
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3. motivazione
Eʼ la nostra capacità di incanalare, energizzare e armonizzare le nostre
emozioni indirizzandole verso il raggiungimento di un obiettivo.
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4. empatia
Essere empatici significa far risuonare dentro di noi i sentimenti degli altri come
se fossero i propri e senza dimenticare i propri, in una sorta di vicinanza senza confusione.
E' l'accettazione incondizionata degli stati d'animo così come vengono offerti.
Del resto non si può discutere o negoziare il modo in cui gli altri provano un'emozione.
Possiamo discutere o disapprovare i comportamenti, ma non le emozioni sottostanti.
Essere empatici significa anche valorizzare gli altri, credere nelle persone, mettere in risalto
e potenziare le loro abilità, sostenere la loro autonomia, rispettare le loro diversità individuali,
etniche e ideologiche, utilizzare le differenze come opportunità al di là di ogni pregiudizio.
5. abilità sociali
Diretta conseguenza dellʼempatia sono le abilità sociali che ci permettono di gestire in modo
efficace le nostre relazioni interpersonali.
Avere delle buone abilità sociali significa aver chiaro che ogni relazione è unʼoccasione
di crescita personale e professionale, una vera e propria ”palestra” della nostra crescita
emotiva e culturale.
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Parlare in Pubblico
Saper comunicare significa sapersi esprimere.
Sapersi esprimere significa farsi capire.
Per farsi capire occorre suscitare interesse in chi ascolta le nostre
parole.
Secondo quanto abbiamo esposto fin qui, per stabilire un buon contatto
comunicativo serve ricordarsi che:
Questo fenomeno è del tutto naturale e comune a tutti. Ne sono vittime anche
gli attori professionisti.
Anche i "vecchi" uomini di spettacolo raccontano di provare questo timore
ogni sera, anche dopo 50 anni di palcoscenico.
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La preparazione, ovvero
come ti metto il guinzaglio allʼansia
Sembra che anche gli oratori più esperti subiscano una trasformazione
negativa nel momento in cui si trovano a dover affrontare un'attenta
e spesso critica platea.
Più volte è stato detto che dobbiamo smetterla di parlare a... e cominciare a parlare con.
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Per prepararsi al meglio di seguito una lista di controllo.
2. ANALIZZARE I DESTINATARI
- Quale è la loro conoscenza dell'argomento?
- Quale è la loro opinione?
- Perchè partecipano alla riunione?
- Quali sono i vantaggi o gli svantaggi che possono loro derivare?
c. LE CONCLUSIONI
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La Scaletta
Utilizzare una scaletta strutturata ci garantisce una maggiore padronanza e sicurezza
degli argomenti da esporre e ci evita il rischio di dimenticare qualcosa.
Un buon metodo per preparare una scaletta consiste nel suddividere l'intervento in 4 fasi:
1. Raccolta delle informazioni
2. Decollo
3. Volo
4. Atterraggio
1. Raccolta delle informazioni
Ci sarà di grande aiuto sapere in anticipo, nei limiti del possibile, la composizione dellʼuditorio
anche per individuare le aspettative.
Ci sarà utile inoltre pianificare gli obiettivi, scegliere e preparare il materiale di supporto
(slides, dispense, ecc.) e stabilire il codice linguistico da usare per ridurre le distanze tra noi e chi ci
ascolterà.
Qualsiasi sia il nostro pensiero, a meno che non si tratti di uno degli ultimi
della lista, sostituiamolo immediatamente con:
sta andando tutto benissimo!!!
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2. Decollo
Il decollo serve per catturare lʼattenzione, quindi devi entrare immediatamente nel vivo,
senza noiose introduzioni.
Frasi come "Lʼaltra sera, tornando a casa, ho notato una macchina rossa davanti al mio portone"
afferrano subito lʼattenzione dellʼuditorio e lo tengono legato alla sedia, in attesa che la storia
si sviluppi nella fase centrale del discorso, quella "di volo".
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Dire chi siamo, da dove veniamo e cosa facciamo è un buon modo di cominciare.
Possiamo poi introdurre il tema di cui parleremo e indicare la durata approssimativa
del nostro intervento.
Può servire mettere in chiaro da subito quando gli ascoltatori potranno rivolgerci le domande.
I più sicuri possono lasciarsi interrompere durante lʼesposizione, a rischio di perdere il filo.
Se vogliamo stare tranquilli possiamo stabilire che sarà possibile farci domande
alla fine dellʼintervento.
3. Volo
Nella fase di volo esponiamo la nostra tesi, sostenendola con esempi, citazioni, dati.
I numeri sono importanti per dimostrare la validità delle idee.
Se qualcuno si distrae, è utile cambiare tono di voce: possiamo alzarlo, oppure parlare
un pò più lentamente, o fare una breve pausa.
Tutto ciò che rompe lʼuniformità del discorso aiuta a riprendere lʼattenzione.
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Il tono di voce
Se iniziamo a voce bassa, il volume tenderà a zero rapidamente. Nervosismo e ansia tenderanno
a spegnere e a strozzare la voce troppo bassa.
Quindi parliamo a voce un pò più alta del normale, come se parlassimo con la persona seduta
al fondo della platea.
Evitiamo di parlare mentre stiamo facendo altro (sistemare fogli, prese di corrente, eccetera).
La velocità e le pause
Usiamo lʼintonazione per variare i diversi aspetti del discorso (come quando parliamo in modo
colloquiale).
Le cose importanti devono “suonare” importanti (come quando sottolineiamo le parole in un libro).
Usiamo le pause in modo strategico, per dare enfasi al discorso e dare modo al pubblico
di assimilare (dopo una domanda retorica, dopo un concetto teorico nuovo, dopo lʼapertura
di un nuovo argomento, dopo lʼesposizione di una tesi insolita).
Il contatto visivo
Mentre parliamo al pubblico cerchiamo di guardarlo veramente.
Nel caso di un pubblico vasto è utile trovare una serie di “zone” alle quali rivolgersi.
Fissiamo ogni persona per almeno 2-3 secondi, poi scegliamo un altro punto per altri 2-3 secondi,
e così via (bisogna allenarsi un pò).
Ci stiano rivolgendo a persone con le quali siamo realmente in contatto:
ad ogni contatto visivo dovremmo poter dire reciprocamente: “ci siamo visti!”
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Lʼespressione del viso e la gestualità
Il corpo va quindi usato come canale di comunicazione.
Di norma è meglio stare in piedi e muoversi, sia pure in uno spazio limitato.
Questo accorgimento ci permette di:
- bruciare energia nervosa
- focalizzare lʼattenzione su di noi e non sui supporti (slide)
- rendere maggiori modulazioni rispetto a quello che diciamo
- tenere alto il livello di attenzione del pubblico.
Nel valutare lʼampiezza e la qualità dello spazio in cui muoverci, ricordiamoci di:
- stare il più possibile al centro, in modo da guardare tutti
- metteterci in modo da poterci avvicinare alle persone
- non mettere barriere tra noi e gli altri: non nascondiamoci dietro leggii o cattedre
- usare tutto il corpo e non solo una mano
- scegliere un punto baricentro: muovamoci, ma torniamo spesso al punto focale
e a una posizione neutra
- usare gesti semplici e definiti con le mani per richiamare un concetto
- essere semplici e naturali.
Il linguaggio
Per ridurre al minimo il gap interpretativo, inevitabile, tra noi e chi ci ascolta possiamo:
- usare un linguaggio “concreto”
- niente scorciatoie linguistiche: frasi fatte o tecnichese
- niente modi manierati o da persona “colta”
- parlare concretamente di cose concrete
- usare un linguaggio semplice, e termini accessibili a tutti
- usare le immagini (lento come una tartaruga, forte come un carroarmato…)
- fornire un esempio per ogni concetto: uniamo astratto e concreto.
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4. Atterraggio
Il decollo è facoltativo.
L'atterraggio (prima o dopo) è obbligatorio.
Nellʼatterraggio si riassume il contenuto del discorso, e termina con una frase strappa-applausi.
Questa è la parte più delicata del discorso, insieme con il decollo, perché le ultime parole
pronunciate sono quelle che si ricordano di più, e il successo del discorso si giudica innanzitutto
dal calore dellʼapplauso.
Il motivo per cui è bene riassumere quanto abbiamo detto prima è che serve ripetere la tesi
portante.
Cicerone scrisse che "Lʼinizio del discorso introduce lʼargomento, la parte centrale lo sviluppa,
la fine lo riassume".
Per renderci la vità più facile possiamo ricorrere a diversi tipi di chiusura:
1. Rielenchiamo i punti particolari del nostro discorso
2. Sollecitiamo unʼazione da parte dellʼuditorio
3. Facciamo un sincero complimento al vostro pubblico
4. Facciamoli ridere
5. Citiamo qualche verso poetico particolarmente appropriato.
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I supporti audiovisivi
Un individuo ricorda:
E' più efficace scrivere soltanto parole-chiave o alcuna frasi-chiave semplici, brevi, chiare,
coordinate con ciò che viene espresso verbalmente.
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Gestione delle domande e dellʼinterazione
Decidiamo subito il livello di interattività annunciando quando sarà possibile fare le domande
(alla fine o si può interrompere?).
Prima di rispondere a una domanda, ripetetiamola ad alta voce per farla sentire a tutti
e per allineare le aspettative sulla risposta.
Ascoltiamo la domanda guardando la persona, ma rispondete a tutti.
Spesso è necessario riformulare le domande, perché possano avere una risposta adeguata
(domande confuse, polemiche, asserzioni mascherate da domande, ecc,).
Fare comunella con qualcuno (stiamo parlando a un gruppo, i rapporti privati vanno tenuti da parte).
Criticare gli interventi (ogni intervento è sempre il benvenuto e la persona ci sta facendo un regalo).
Non dare spiegazioni di ciò che facciamo (spieghiamo sempre che cosa stiamo facendo e perché,
ad es. se usiamo la lavagna a fogli mobili).
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Decaloghi, liste, e altri espedienti scaccia stress
Di seguito una lista di controllo per aiutarci a gestire al meglio il nostro imminente discorso pubblico:
5. Controlliamo la gestualità senza però averne timore, evitando di tenere in mano oggetti.
6. Variamo il tono dalla voce (pause nel discorso per evidenziare i concetti più importanti), parliamo con voce alta
e udibile da ognuno, alterniamo il ritmo della voce. Nulla è più noioso della monotonia.
7. Guardiamo il nostro pubblico e mantieniamo sempre il contatto visivo con ogni persona.
Non parliamo mentre stiamo scrivendo alla lavagna, evitiamo di dare le spalle al pubblico.
10. Ogni affermazione è valida quanto più è credibile l'immagine di chi la pronuncia. Facciamo eventualmente
domande per testare il livello di comprensione.
Parlare in pubblico significa parlare con il pubblico e non al pubblico.
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Consigli utili prima dellʼintervento pubblico:
- arriviamo in anticipo e verifichiamo che sia tutto a posto
- controlliamo che i dispositivi siano ben collegati e funzionanti
- disponiamo le sedie a ferro di cavallo se il numero di partecipanti non è elevato:
è la soluzione migliore (tutti vedono e sentono)
- controlliamo lʼilluminazione per verificare che sia ottimale per tutti.
Per migliorarci:
- riprendiamoci in video ogni volta che possiamo
- cerchiamo di essere realisti: non censuriamoci e non giustifichiamoci
- ad ogni presentazione redigiamo la nostra scheda di feedback personale
- ampliamo le nostre conoscenza: acquistiamo libri, raccogliamo informazioni in internet
- facciamo molta pratica.
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In conclusione
Fare un bel discorso significa molto semplicemente avere qualche idea da comunicare
e saperla comunicare con efficacia cioè con precisione, chiarezza e incisività
in modo tale che alla fine l'ascoltatore abbia afferrato che cosa gli si voleva trasmettere,
sia stato colpito, sia stato chiamato in causa.
Ciò significa che si deve sempre considerare come un tutto unico inseparabile
quello che si dice, il modo in cui lo si dice alla gente alla quale lo si dice.
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Bibliografia minimale
Parlare in pubblico ed essere convincenti di Holzheu Harry Edizioni Tea
Parlare in pubblico di Brentano Carlo Andrea Edizioni De vecchi
Come parlare in pubblico e convicere gli altri di Dale Carnegie Edizione Bompiani
Parlare in pubblico. Farsi capire, farsi ascoltare, persuadere il gruppo di Cesare Sansavini Edizioni Giunti
Progettare una presentazione. Manuale per realizzare e proporre una presentazione efficace per lezioni, conferenze,
tesi di laurea, relazioni in pubblico di Mauro Bologna edito da Franco Angeli.
Presentazioni on line
Parlare In Pubblico - Public Speaking di Fabrizio Cornalba http://www.slideshare.net/colorstime/parlare-in-pubblico-1797918
La presentazione efficace con le slide di Giacomo Mason http://www.slideshare.net/giacomo.mason/la-presentazione-efficace-con-le-slide
Public speaking di Giacomo Mason http://www.slideshare.net/giacomo.mason/public-speaking
Presentation Skills di Yodhia Antariksa http://www.slideshare.net/nusantara99/presentation-skills-for-marketing-managers-presentation
How to make effective presentation di Satyajeet Singh http://www.slideshare.net/satyajeet_02/how-to-make-effective-presentation
Photo credit
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http://www.flickr.com/photos/puntodevista/84796578/
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Anna Maria Carbone
Volume 2 Giornalista. Consulente e formatrice nelle aree della comunicazione
strategica d'impresa, comunicazione interpersonale, dinamica
Parlare in pubblico superando delle relazioni, scrittura professionale, scrittura per i media,
business planning.
emozione, paura e stress
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Commenti, considerazioni, proposte,
critiche, suggerimenti e valutazioni
saranno le benvenute a:
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Stefano Principato
Grazie
Consulente e formatore nelle strategie di marketing
e la comunicazione dʼimpresa.