A travs de la Gestin en la Comunicacin se pueden enfocar y
matizar diferentes prioridades del proyecto, como: la realizacin de cierto objetivo, la reduccin de conflictos en la cohesin de los miembros, la creacin de espacios de informacin, participacin y opinin. Objetivo: El proceso de la comunicacin de proyectos tiene por objeto la generacin apropiada y en tiempo apropiado la recopilacin distribucin, almacenamiento y disposicin de la ltima informacin del proyecto. Establece los enlaces y vnculos correspondientes entre las personas, ideas e informacin, para alcanzar el xito del proyecto. Cada una de las personas involucradas en el proyecto, debe de estar preparada para preparar, enviar y recibir informacin, y debe de comprender como las comunicaciones que ellos gestionan afectan al desarrollo del proyecto. Procesos de la gestin de la comunicacin Planificacin de la Comunicacin.- Aqu se define la informacin y comunicacin necesaria para los participantes del proyecto. Distribucin de la informacin.- poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados. Informar el rendimiento.-recopilar y distribuir la informacin sobre el rendimiento. Gestionar a los interesados.- gestionar la comunicacin a fin de satisfacer los requisitos de los interesados. Planificacin de las Comunicaciones El proceso de planificacin de las comunicaciones es el encargado de determinar qu informacin y comunicaciones es necesaria para los participantes del proyecto, establecer quien necesita la informacin, cuando la necesitan, como tiene que ser entregada, y por quien tiene que ser preparada. Adems conviene preparar unos protocolos de comunicacin que faciliten la transmisin de la informacin entre los participantes, as como estandarizar los interfaces y modelos. En la mayora de los proyectos la planificacin de la informacin y comunicaciones se realiza al principio del mismo, pero debe de tenerse en cuenta la necesidad de su actualizacin conforme avanza el mismo. Distribucin de la Informacin Este proceso se encarga de que la informacin del proyecto llegue a quien la necesite en el momento adecuado. Es un proceso que se extiende todo a lo largo de la duracin del proyecto. Informes de Rendimiento Los informes de rendimiento recopilan y permiten la distribucin de la informacin referente a los rendimientos del proyecto, de sus resultados, y de cmo se avanza en la consecucin de los objetivos, y se consumen los recursos. Este proceso incluye: 1. Informes del estado del proyecto 2. Informes de progreso del proyecto 3. Informes de previsiones del proyecto Cierre Administrativo El cierre administrativo consiste en la recopilacin de la informacin referente a todo un proyecto o fase del proyecto, que se prepara al final de estas etapas, con el objetivo de formalizar la aceptacin de los resultados parciales (fase) o finales (total del proyecto) por parte del cliente. Este proceso, y los informes que de l surgen, suele ser de obligado cumplimiento en todo proyecto, al final de cada fase, o al final del proyecto completo. Aun no estando obligados a ello, no conviene esperar al final del proyecto para preparar esta informacin, ya que puede perderse o borrarse, de forma que conviene ir haciendo cierres de las distintas fases que se van completando y finalizando. MATRIZ DE COMUNICACIN Para distribuir la informacin del proyecto en pro de una comunicacin efectiva. La matriz de comunicaciones es una herramienta de gestin que contiene una descripcin detallada de todos los requisitos y necesidades de informacin de los participantes del proyecto y cuya responsabilidad de elaborar e implementar recae sobre el lder del proyecto. Para qu sirve? Para mantener informados a los involucrados y asegurar una comunicacin efectiva. Facilita la toma oportuna de decisiones y la tranquilidad de los involucrados clave. Qu incluye? Listas de reportes de avance y contenidos. Documentos de planeacin relevantes y contenidos. Lista de distribucin. Periodicidad de la distribucin. Medio de la distribucin de la informacin. Responsable de emitir el reporte.
CALENDARIO DE EVENTOS Para programar las actividades, reuniones, pagos y otros eventos peridicos no incluidos en el programa. Para qu sirve? Permite una visin grfica completa de los eventos ms importantes a lo largo del calendario del proyecto, facilitando la integracin de sus objetivos. Qu incluye? Fechas de los eventos repetitivos relevantes del proyecto como: reuniones, pagos, trmite de facturas, fechas de entregables parciales y final, eventos clave, entregas de reportes mensuales, etc. Cmo desarrollarla? Sealar cada evento relevante en un calendario con todo el proyecto utilizando simbologa grfica. Cundo utilizarla? Elaborarla durante la planeacin y actualizarla a lo largo del proyecto.