1.

- Diagrama de afinidad
Qu es?

Un Diagrama de Afinidad es una forma de organizar la informacin reunida en
sesiones de Lluvia de Ideas. Esta diseado para reunir hechos, opiniones e ideas
sobre reas que se encuentran en un estado de desorganizacin. El Diagrama de
Afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que estn relacionados de forma
natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto
clave. El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso creativo que produce
consenso por medio de la clasificacin que hace el equipo en vez de una
discusin. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y tambin es conocido como
el mtodo KJ.

Cundo se utiliza?

Se debe utilizar un Diagrama de Afinidad cuando:

El problema es complejo o difcil de entender
El problema parece estar desorganizado
El problema requiere de la participacin y soporte de todo el equipo/grupo
Se quiere determinar los temas claves de un gran nmero de ideas y
problemas



Cmo se utiliza?

1. Armar el equipo correcto
El lider del equipo o el facilitador asignado es normalmente responsable por
dirigir al equipo a travs de todos los pasos para hacer el Diagrama de
Afinidad.


2. Establecer el problema
El equipo o grupo deber inicialmente determinar el problema a atender. Es de
gran ayuda determinar el problema en la forma de una pregunta.
















3. Hacer Lluvia de ideas / Reunir Datos
Los datos pueden reunirse en una seccin tradicional de Lluvia de Ideas
adems de los datos reunidos por observacin directa, entrevistas y otro
material de referencia.
4. Transferir datos a notas Post It
Los datos reunidos son desglosados en frases independientes con un solo
significado evidente y solo una frase registrada en un Post It.
5. Reunir los Post Its en grupos similares
Los Post It debern colocarse en una pared o rotafilio de tal manera que
todos los Post It puedan verse fcilmente. Luego, en silencio, los miembros
del equipo agrupan los Post It en grupos similares. Los Post It que sean
similares se consideran de afinidad mutua.
6. Crear una tarjeta de ttulo para cada agrupacin
Los Post It debern leerse y revisarse una vez ms con el fin de verificar si
han sido agrupados de forma apropiada. Asignar un nombre a cada grupo
de Post It por medio de una discusin en grupo. Este ttulo deber transmitir
el significado de los Post It en muy pocas palabras. Este proceso se repite
hasta que todos los grupos tengan un nombre. Cualquier Post It individual
que no parezca encajar en ningn grupo puede incluirse en un grupo de
Miscelneos.
7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado
Despus que los grupos estn ordenados, se deben pegar los Post Its en
una hoja de rotafolio. Las tarjetas de los ttulos se debern colocar en la
parte superior del grupo.
8. Discusin
El equipo o grupo deber discutir la relacin de los grupos y sus elementos
correspondientes con el problema.

Relacin con otras herramientas:

Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con:











EJEMPLO DE DIAGRAMA DE AFINIDAD


Qu se espera de una Oficina de Calidad Corporativa?





Informacin de Calidad
Cmara de Compensacin




Ofrecer una Base de Datos
para los proyectos
de la compaia



Ofrecer historias
exitosas de calidad




Facilitar el intercambio de
proyectos exitosos
para mejorar procesos



Ofrecer un medio para
iintermcabiar informacin
de Cmo Hacer




Programas de
Entrenamiento en el
Exterior



Realizar cursos
educacionales




Coordinar cursos
Bsicos de creacin
de conciencia



Ofrecer entrenamiento
para
profesionales de
calidad


Mantener a los
profesionales de
calidad informados
sobre las innovaciones
de calidad




Suministrar
Recursos




Ser un recurso en
Control de procesos
estadsticos



Suministrar
materiales de
informacin/ entrenamiento
para 7 herramientas bsicas
y 7 herramientas M&P


Suministrar materiales
de entrenamiento de gran
desarrollo





Apoyar a los
Profesionales de
Calidad



Ofrecer entrenamiento
en SPC/PDCA, etc.




Motivar
las certificaciones
profesionales



Ofrecer
Conferencistas
internos o externos
para programas de
calidad





Construir compromiso
y conciencia
Corporativa



Influenciar a la
Alta Gerencia




Persuadir a la alta
Gerencia a estar ms
involucrada



Traer a directivos de
primer nivel para
compartir ideas



Programas permanentes
de creacin de consciencia
para los oficiales senior
2.-Diagrama de relaciones
Este documento describe los pasos del proceso de construccin e interpretacin
de una de las herramientas ms potentes para el anlisis de problemas y
situaciones complejas, el Diagrama de Relaciones. Este diagrama proporciona
una visin de conjunto sobre todos los elementos que influyen en los efectos o en
los objetivos bajo estudio, y de las relaciones de causalidad existentes entre todos
ellos.

Proporciona, mediante ejemplos, la prueba que su utilizacin es factible tanto
para actividades de solucin de problemas como para las actividades de
planificacin.

Definicin

El Diagrama de Relaciones es una representacin grfica de las posibles
relaciones cualitativas causa-efecto entre diversos factores y un fenmeno
determinado y de dichos factores entre s.

Caractersticas principales

A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a
comprender la naturaleza de la herramienta.

Creatividad
El mtodo seguido para su construccin permite expresar opiniones libremente y
fomenta el desarrollo de ideas nuevas.

Impacto visual
Presenta problemas o situaciones complejas de forma clara, concisa y ordenada,
facilitando una visin global del conjunto de elementos implicados y sus
interrelaciones.

Facilita el consenso
El carcter participativo e iterativo del proceso de construccin ayuda a la
eliminacin de prejuicios y a la obtencin de consenso.








EJEMPLO 1

SITUACION:

En una empresa en la que se estaba planificando la implantacin de un plan de
calidad, la alta direccin quiso conseguir una visin global de los elementos
implicados en la puesta en marcha de dicho plan y de sus interrelaciones.

El siguiente Diagrama de Relaciones es el resultado de varias discusiones y
sesiones de trabajo sobre el tema.



































EJEMPLO 2

SITUACION


Una lnea area tena mala reputacin por el trato que daba a los clientes en caso
de retraso en la salida del avin.

Un equipo de mejora, encargado de resolver el problema, dibuj un Diagrama de
Relaciones con el fin de obtener una visin global de los elementos implicados
en el trato al cliente y de las posibilidades de mejora






















3.- Diagrama del rbol
Este documento describe el proceso de construccin de un Diagrama de rbol,
mediante el cual se dispone de una metodologa simple y sistemtica para la
identificacin de las acciones que contribuyen a la consecucin de un objetivo.
Muestra, por medio de ejemplos, cmo la construccin de estos diagramas es
capaz de ofrecer una visin sencilla y concentrada del anlisis de situaciones
complejas.

Definicin

Diagrama de rbol:
Es una representacin grfica que muestra el desglose progresivo de los factores
o medios que pueden contribuir a un efecto u objetivo determinado.
Diagrama de rbol de Desarrollo de Componentes:
Es la representacin grfica del desglose de elementos que componen el objeto
de estudio.
Diagrama de rbol de Desarrollo de Medios:
Es la representacin grfica del desarrollo sistemtico de las acciones y los
medios necesarios para solucionar problemas o alcanzar objetivos.
Caractersticas principales

A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a
comprender la naturaleza de la herramienta.
Impacto visual:
Muestra el despliegue de todos los factores o elementos que contribuyen a un
efecto u objetivo de forma ordenada, clara, precisa y de un slo "golpe de vista".
Enfoque estructurado
Sistematiza el anlisis de una situacin, o la planificacin para alcanzar un
objetivo facilitando su desarrollo incluso en casos muy complejos.
Concrecin
Desglosa conceptos generales hasta un grado idneo de detalle, que permite
traducirlos directamente en acciones o elementos bsicos y operativos.

EJEMPLO 1
SITUACION
En una empresa que fabricaba aparatos de radios se haba decidido desarrollar
una nueva lnea de productos, puesto que la competencia, muy innovadora,
segua ganando cuotas de mercado.
El equipo encargado de la planificacin general del programa se plante la
pregunta: Cules eran las actividades necesarias para desarrollar un producto
capaz de obtener xito en el mercado?.
El primer paso del equipo fue construir, mediante un proceso lgico paso a paso,
un Diagrama de rbol para desglosar y especificar los elementos principales de
la planificacin.
















4.-Flujograma
QUE ES?
Es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso.
Adems de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada
etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben
ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor)
El flujograma hace ms fcil el anlisis de un proceso para la identificacin de:
Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos crticos del
proceso.
SIMBOLOS
El flujograma utiliza un conjunto de smbolos para representar las etapas del proceso,
las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la circulacin
de los datos y los documentos.
Los smbolos ms comunes utilizados son los siguientes:
Lmites: Este smbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso:

Operacin: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la
ejecuta se registran al interior del rectngulo:

Documento: Simboliza al documento resultante de la operacin respectiva. En su
interior se anota el nombre que corresponda:

Decisin: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La
pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la
direccin del proceso, en funcin de la respuesta real:


Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso:

SE USA PARA:
Entender un proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situacin actual.
Disear un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situacin deseada).
Facilitar la comunicacin entre las personas involucradas en el mismo proceso.
Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos.
CMO USARLO?
Defina el proceso que se va a realizar.
Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio ms importante, desde el
punto de vista del cliente.
Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes bloques de actividades.
Organice, para la elaboracin del flujograma, un grupo compuesto por las personas
involucradas en las actividades del proceso.
Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las actividades y los productos
o los servicios que resulten de cada una de ellas.
Identifique los responsables para la realizacin de cada actividad identificada.
Chequee si el flujograma diseado corresponde a la forma como se ejecuta el proceso en
la prctica, y haga las correcciones que considere necesarias.



EJEMPLO DE FLUJOGRAMA







5.-Grfica de Programacin de Decisiones de
proceso

















6.-Diagrama de Flechas (Camino Critico)
Este documento sirve de gua para el proceso de planificacin de proyectos.
Describe desde la visualizacin de la secuencia de acciones a desarrollar en
dichos proyectos (Diagrama de Flechas), hasta la evaluacin de tiempos de realizacin
de las mismas (PERT), y la evaluacin de la relacin entre dichos tiempos y los
costes en que se incurre en su desarrollo.

Muestra, mediante mltiples ejemplos, la adecuacin de cada una de estas
herramientas a los objetivos que se persiguen con la planificacin.

DIAGRAMA DE FLECHAS

Definicin

Representacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividades
necesarias para realizar un proyecto.


PERT PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE
Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas

Definicin

Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a
la evaluacin de los tiempos y de la probabilidad de completar el proyecto,
dentro de los parmetros de tiempo definidos.


EJEMPLO 1
SITUACION

El responsable de un proyecto de consultora que consista en la edicin de un
procedimiento para un cliente, realiz un anlisis PERT para la planificacin del
proyecto.

Sus objetivos eran: analizar los tiempos, identificar las actividades crticas y
evaluar la probabilidad de cumplir con determinadas fechas (T
s
), propuestas para
la entrega del procedimiento al cliente.

El primer paso fue construir el siguiente Diagrama de Flechas: