Guia Informe Interventoria PDF

PROCESO CONTRATACIN Cdigo: GCO.
01
GUA PARA LA ELABORACIN DE
INFORMES Y ACTAS DE
SUPERVISIN E INTERVENTORA
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Revis:
Director Contratacin
Aprob:
Rector
Fecha de aprobacin:
Enero 18 de 2011
Resolucin No. 059

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la elaboracin y presentacin de los documentos asociados al Manual de Supervisin
e Interventora como informes y actas, para cualquier cuanta y tipo de contratacin, firmados entre la
Universidad y los contratistas.

2. ALCANCE

Aplica para la elaboracin de los informes de supervisin e interventora y actas relacionadas con los
procesos de contratacin.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Interventor: Es la persona natural o jurdica contratada por la Universidad mediante contratacin
directa o mediante un proceso de seleccin, encargada de vigilar la ejecucin del contrato principal y
hacer cumplir las obligaciones que de ste se deriven.

Interventora: Es el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona
natural, jurdica, consorcio o unin temporal, contratada para tal fin por la Universidad, cuando el
seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o
la extensin del mismo lo justifiquen a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo hasta su
liquidacin definitiva. Sin embargo cuando la Universidad lo encuentre justificado y acorde a la
naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico, financiero,
contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.

Ordenador de Gasto: Funcionario delegado por la alta direccin de la Universidad para adjudicar y
administrar recursos propios de su nivel de autoridad.

Supervisor: Funcionario vinculado a la Universidad, designado para realizar las actividades de
supervisin de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra,
suministro, etc. cuando no se requieren conocimientos especializados y que se ejercen a partir de la
firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidacin definitiva.

Supervisin: Es el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por la Universidad mediante la designacin de sus
funcionarios, cuando no se requieren conocimientos especializados.

Plazo de ejecucin: Es el perodo o trmino que se fija para el cumplimiento del objeto contractual y
dems obligaciones de las partes derivadas del contrato.

Vigencia del Contrato: La vigencia del contrato empezar a contarse desde la fecha en que quede
perfeccionado el contrato y cubrir el trmino previsto para el cumplimiento de los requisitos de
ejecucin, el plazo para su ejecucin y el trmino que se haya sealado para practicar la liquidacin
final. Trmino que tiene la administracin para hacer uso de sus poderes excepcionales.

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Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variacin,
modificacin o adicin al alcance fsico del objeto contratado (tiempo o valor del Contrato), y se
requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la
contratacin.

Contrato de Arrendamiento: Contrato en el que la Universidad se obliga recprocamente a
conceder el goce de un bien o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y el contratista a pagar por
este bien, obra o servicio un precio determinado.

Contrato de Consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales
referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de
diagnstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las
asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que
tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin
y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de Compraventa: Adquisicin mediante la cual la Universidad transfiera la propiedad de
bienes.

Contrato de formalidades plenas: Es todo contrato cuya cuanta exceda de trescientos (300)
salarios mnimos legales mensuales vigentes. Se ajustar a las minutas generales que disponga el Manual
de Contratacin.

Antes de presentarse para firma del ordenador de gasto debe someterse a revisin o dictamen del
Asesor Jurdico y posteriormente debe publicarse en la Gaceta Departamental o en el medio impreso
o electrnico oficial de divulgacin que adopte la Universidad.

Contrato de Obra: Contrato celebrado por la Universidad con un Contratista para la construccin,
mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre
bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.

Contratos de prestacin de servicios (OPS): Son contratos de prestacin de servicios los que
celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o
funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales cuando
dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos
especializados.

Contrato de Suministros: El contrato de suministros es usado para la adquisicin de bienes
consumibles que posiblemente no se tengan identificados de forma detallada en el momento de
suscribir el contrato. Este tipo de contrato permite realizar despachos y pagos parciales, los cuales no
podrn exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se adquieren
por medio de esta modalidad de contrato son: papelera, comestibles, aseo y cafetera, medicamentos,
materiales (reparacin y mantenimiento de planta fsica), reactivos y materiales de laboratorio. (ste
tipo de contrato no aplica para servicios).

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Orden de compra: Esta modalidad se utilizar para la adquisicin de bienes o elementos. Se utilizar
orden de compra cuando se tengan plenamente identificados los elementos a adquirir. Se realiza
Orden de compra por el valor total. Se puede generar la orden de compra afectando varios centros de
costo, siempre y cuando tengan el mismo ordenador de gasto, y que para cada uno de ellos se tenga
CDP disponible.

Orden de trabajo: La orden de trabajo se utiliza para autorizar la ejecucin de obras o trabajos
relacionados con la construccin, montajes, mejoras adicionales, conservacin, restauracin de los
bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no
exceda los 300 SMLMV.

4. CONTENIDO DE LOS INFORMES DE SUPERVISIN E INTERVENTORA

Nota: Recuerde que todo Informe de Supervisin e Interventora debe llevar adjunta y diligenciada la
lista de chequeo FCO.19

4.1 PRESTACIN DE SERVICIOS Y CONSULTORA:

La presentacin de los Informes de Supervisin e Interventora para los contratos de Prestacin de
Servicios y de Consultora se realiza mediante el formato FCO.14 Informe de Interventora para
Contrataos OPS o Consultoras el cual est compuesto por los siguientes campos:

- Tipo de Contrato: Seleccionar el tipo de contrato objeto del Informe de Supervisin e
Interventora, seleccionando segn el caso que aplique, OPS o Consultora.

- Fecha Elaboracin del Informe: Fecha en la que se elabor el Informe de Supervisin e
Interventora.

- Informe de Supervisin e Interventora No: Nmero consecutivo del Informe de Supervisin
e Interventora reportado.

- Periodo de Seguimiento: Perodo de tiempo correspondiente al reporte de la informacin
presentada.

- Contrato No: Nmero del contrato de Prestacin de Servicios o de Consultora.

- Fecha de inicio: Fecha de iniciacin del contrato de Prestacin de Servicios o de Consultora.

- Fecha de finalizacin: Fecha de terminacin del contrato de Prestacin de Servicios o de
Consultora.

- Valor del Contrato: Valor total del contrato en nmeros.

- Objeto del Contrato: Descripcin del propsito por el cual se establece el contrato.

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- Nombre del Contratista: Nombre del contratista que ejecuta el contrato de Prestacin de
Servicios o de Consultora.

- Documento de Identificacin: Nmero de la cdula de ciudadana (personal natural) o NIT
(persona jurdica) del contratista.

- Descripcin del avance del contrato: Descripcin resumida de las actividades generales
realizadas con respecto al objeto del contrato, que permitan dar a conocer en forma global el
estado y avance del proyecto.

- Cumplimiento de obligaciones del contratista al periodo de reporte: Especificar el estado
de cumplimiento de las obligaciones del contratista las cuales estn establecidas en el contrato de
Prestacin de Servicios o de Consultora.

- Observaciones adicionales: Aclaraciones adicionales o complementarias por parte del
Supervisor o Interventor.

- Anexos: Seleccin de documentos que soportan el Informe de Supervisin e Interventora, segn
corresponda.

- Documentos verificables por el ordenador de gasto para el pago: Seleccin de documentos
verificados por el ordenador de gasto para soportar el pago el contratista.

4.2 SUMINISTROS

El Informe de Supervisin e Interventora correspondiente al contrato de suministros se realiza por
medio del formato FCO. 15 Informe de Supervisin e Interventora Contratos de Suministro,
compuesto por los siguientes campos:

- Fecha: Fecha de elaboracin del Informe de Supervisin e Interventora.


presentada.

- Contrato No: Corresponde al nmero del contrato de Suministros.

- Fecha de Inicio: Fecha de iniciacin del contrato de Suministros

- Fecha de Finalizacin: Fecha de terminacin del contrato de Suministros.

- Valor del contrato: Valor total del contrato en nmeros.

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- Nombre del Supervisor o Interventor: Nombre del Supervisor o Interventor asignado o
contratado por la Universidad.

- Contratista: Nombre del contratista que ejecuta el contrato de Suministros.

- Resumen General del Estado del Contrato: Descripcin resumida de las actividades generales

Total cancelado a la fecha: Valor cancelado a la fecha de reporte del informe.
% de Ejecucin del Contrato: Relacin del valor total contratado vs valor total recibido por el
contratista.
Observaciones: Consideraciones realizadas por parte del supervisor o interventor con
respecto al estado general del contrato.

- Informacin Correspondiente al Periodo de Reporte:

Cumplimiento Obligaciones del Contratista, Aportes Parafiscales y Seguridad Social: Indicar el
grado de cumplimiento de las obligaciones del contratista estipuladas en el contrato de
suministros.

- Relacin Elementos Recibidos: Relacin de los elementos entregados por parte del Contratista
y recibidos por el Supervisor o Interventor, indicando el No. de tem, la descripcin del elemento
recibido, unidad de medida, cantidad, precio unitario, IVA y el total. Si se considera necesario, se
debe anexar cuadro.

corresponda.

- Observaciones y Recomendaciones: Aclaraciones adicionales o complementarias por parte de
la Supervisin o Interventora.

4.3 ARRENDAMIENTO

El Informe de Supervisin e Interventora correspondiente a los contratos de arrendamiento se realiza
por medio del formato FCO. 16 Informe de Supervisin e Interventora Contratos de Arrendamiento,

- Fecha de elaboracin del informe: Fecha en la que se elabor el Informe de Supervisin e
Interventora.


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presentada.

- Contrato No: Nmero del contrato de Arrendamiento.

- Fecha de Inicio: Fecha en que inicia el contrato de Arrendamiento.

- Fecha de Finalizacin: Fecha de terminacin del contrato de Arrendamiento.




- Contratista: Nombre del contratista que ejecuta el contrato de Arrendamiento.

- Contratante: Universidad Industrial de Santander.

- Descripcin del avance del contrato: Descripcin resumida de las actividades realizadas por
parte del contratista, que permitan dar a conocer en forma global el estado y avance del contrato.

- Cumplimiento de Obligaciones del Contratista: Establecer el grado de cumplimiento del
contratista con respecto a las obligaciones pactadas en el contrato de Arrendamiento.

- Anexos: Seleccin de documentos que soportan el Informe de Supervisin e Interventora,
segn corresponda.

- Documentos verificados por el ordenador de gasto para autorizar pago: Seleccin de
documentos verificados por el ordenador de gasto para soportar el pago el contratista

- Observaciones y Recomendaciones: Aclaraciones adicionales o complementarias por parte de

4.4 OBRA

Los Informes de Supervisin e Interventora correspondientes a los contratos de obra se realizarn en
el formato FCO.17 Informe de Interventora contratos de Obra, el cual se diligenciar teniendo en
cuenta aspectos generales del supervisor o interventor, aspectos generales de obra, aspectos
administrativos y aspectos tcnicos, dicho formato est compuesto por los siguientes campos:

- Fecha: Fecha de elaboracin del Informe de Interventora.

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- Informe de Supervisin e Interventora No: Nmero consecutivo del Informe de Interventora
reportado.

- Periodo de Seguimiento: Perodo de tiempo correspondiente al reporte de la informacin del
informe presentado.

Aspectos Generales del Interventor

- Contrato No: Nmero del contrato de la Interventora.

- Fecha de Inicio: Fecha de inicio del contrato de Interventora.

- Fecha de Finalizacin: Fecha de finalizacin del contrato de Interventora.

- Valor del Contrato: Valor establecido en el contrato del Interventor de la obra.

- Objeto del Contrato: Descripcin del propsito por el cual se establece el contrato de
Interventora.

- Nombre del Interventor: Nombre del Interventor contratado por la Universidad.

- Contratante: Universidad Industrial de Santander.

- Personal de la Interventora (cuadro): Relacin del personal contratado para la ejecucin
del contrato establecido entre la Universidad y la Interventora.

Aspectos Generales de Obra:

- Contrato No: Nmero del contrato con la firma constructora ejecutora de la obra.

- Fecha de Inicio: Fecha de inicio del contrato con la firma constructora ejecutora de la obra.

- Fecha de Finalizacin: Fecha de finalizacin del contrato con la firma constructora ejecutora
de la obra.

- Valor del Contrato: Valor establecido en el contrato con la firma constructora ejecutora de
la obra.

- Objeto del Contrato: Descripcin del la ejecucin que debe realizar la firma constructora
de la obra.

- Localizacin de la Obra: Ubicacin del lugar en el que se llevan a cabo los trabajos
ejecutados por la firma constructora.

- Contratista: Persona natural o Jurdica encargada de desarrollar la ejecucin de las obras.

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- Resumen General de Avance de Obra: Descripcin resumida de las actividades generales
realizadas en el perodo de tiempo reportado en el informe.

- Relacin de Tiempos (cuadro): Relacin del tiempo transcurrido de ejecucin del proyecto
con respecto al plazo del mismo.

Periodo de Actividades: Periodo de seguimiento reportado en el informe.

Tiempo transcurrido en el periodo: Nmero de das transcurridos en el periodo
reportado.

Porcentaje respecto al plazo: Porcentaje de tiempo transcurrido con respecto al plazo de
ejecucin del contrato.

Plazo transcurrido acumulado (das): Sumatoria del tiempo transcurrido hasta el periodo
reportado.

Porcentaje acumulado: Sumatoria del porcentaje transcurrido hasta el periodo reportado.

- Resumen General de Avance de Obra (cuadro): Relacin de captulos y actividades
ejecutadas en el periodo, indicando si el tem es contratado o es adicional y describiendo de
forma general las actividades realizadas, registro fotogrfico general. Finalmente se debe
anexar el registro fotogrfico de las obras ejecutadas.

- Resumen General de Avance de Obra tems no Previstos (cuadro): Relacin de los
captulos (tems no previstos) y actividades ejecutadas en el periodo de seguimiento reportado
en el presente informe, estableciendo el porcentaje de rendimiento de cada actividad y las
observaciones correspondientes de cada una de stas.

- Seguimiento Personal del Contratista (cuadro): Control diario del personal del
Contratista de obra en el cual se relaciona el cargo de cada uno vs la asistencia por das en el
periodo reportado, reflejando el porcentaje de asistencia del personal en la obra.

- Estado del Tiempo (cuadro): Descripcin grfica del estado del tiempo en el periodo
reportado, el cual se ingresa de la siguiente forma:

Seco: Incluir en la tabla el nmero 1, en el horario y en la fecha en que se presenta el clima
seco.

Lluvia moderada: Incluir en la tabla el nmero2, en el horario y en la fecha en que se
presenta la lluvia moderada.

Lluvia intensa: Incluir en la tabla el nmero 3, en el horario y en la fecha en que se
presenta la lluvia intensa.

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Nubosidad: Incluir en la tabla el nmero 4, en el horario y en la fecha en que se presenta la
nubosidad.

Aspectos Financieros:

- Presupuesto Programado vs Ejecutado (cuadro): Relacin del presupuesto programado
vs el presupuesto ejecutado del contrato por semana de ejecucin del contrato.

- Pagos Realizados (cuadro): Relacin de los pagos realizados al contratista de la obra segn
el nmero de acta y la fecha de suscripcin de la misma.

- Control del Anticipo (cuadro): Relacin del anticipo entregado al contratista de la obra
estableciendo fecha, beneficiario, valor, concepto y el total del anticipo autorizado a la fecha
del informe.

- Relacin de Comunicacin (cuadro): Relacin de la comunicacin establecida entre la
Interventora y el contratista de la obra.

Aspectos Tcnicos:

- Anlisis Ensayos de Laboratorio: Anlisis general de los resultados obtenidos en los ensayos
de laboratorio.

- Recomendaciones: Recomendaciones aclaraciones complementarias por parte de la
Interventora con respecto al anlisis realizado sobre el resultado obtenido en los ensayos de
laboratorio.

Seguimiento al Control de Calidad de la Obra

- Descripcin: Anlisis general del control de calidad de la obra.

- Recomendaciones: Recomendaciones aclaraciones complementarias por parte de la
Interventora con respecto al control de calidad de la obra.

- Evaluacin de ensayos y control de calidad: Nombre de la unidad ejecutora de los ensayos
y el control de calidad de la obra.

- Nombre del especialista: Nombre del especialista encargado de realizar los ensayos y el
control de calidad de la obra.

Conclusiones y Recomendaciones

- Econmico Administrativas: Conclusiones y recomendaciones generales por parte de la
Interventora en cuanto a los aspectos econmicos y administrativos del contrato de obra.

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- Tcnicas: Conclusiones y recomendaciones generales por parte de la Interventora en cuanto
a los aspectos tcnicos del contrato de obra.

Anexos: Seleccin de los soportes utilizados para la elaboracin del Informe de Supervisin e
Interventora.

- Copia de la bitcora de obra
- Copia de las afiliaciones del personal
- Ensayos de Laboratorio
- Actas suscritas durante el periodo
- Correspondencia entre el contratista y el interventor
- Control de Equipos
- Control de Seguridad Industrial
- Acta tems no previstos
- Balance de mayores y menores cantidades de obra contratadas
- Requerimiento de obra adicional para aprobacin por la Universidad. (Ordenador del Gasto,
Planeacin y Consejo Superior).
- Registro fotogrfico detallado
- FCO.07 Evaluacin de Proveedores de Cuanta Mayor o Igual a 50 SMLMV
- FCO.19 Lista de Chequeo Informe de Supervisin e Interventora.
4.5 COMPRA VENTA

Los Informes de Supervisin e Interventora correspondientes a los contratos de compra venta se
realizarn en el formato FCO.18 Informe de Supervisin e Interventora contratos de Compra Venta,

- Fecha de elaboracin del informe: Fecha en la que se elabor el Informe de Supervisin e
Interventora.


presentada.

- Contrato No: Corresponde al nmero del contrato de compra venta.

- Fecha de Inicio: Fecha de iniciacin del contrato de compra venta.

- Fecha de Finalizacin: Fecha de terminacin del contrato de compra venta.


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- Objeto del Contrato: Descripcin del propsito por el cual se establece el contrato de compra
venta.


- Contratista: Nombre del contratista que ejecuta el contrato de compra venta.

- Descripcin del avance del contrato: Descripcin resumida de las actividades generales

Cumplimiento de plazos: Establecer el grado de cumplimiento del contratista con respecto a
los tiempos pactados en el contrato de compra venta.

Cumplimiento Obligaciones del Contratista, Aportes Parafiscales y Seguridad Social: Indicar el
grado de cumplimiento de las obligaciones del contratista estipuladas en el contrato de compra
venta.

- Relacin Equipos Recibidos: Relacin de los equipos entregados por parte del Contratista y
recibidos por el Supervisor o Interventor, indicando el No. de tem, la descripcin del equipo
recibido, unidad de medida, cantidad, precio unitario, IVA y el total. Si se considera necesario, se
debe anexar cuadro.

corresponda.

- Documentos verificados por el ordenador de gasto para autorizacin del pago: Seleccin
de documentos verificados por el ordenador de gasto para soportar el pago el contratista

- Observaciones y Recomendaciones: Aclaraciones adicionales complementarias por parte de

4.6 LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORA

Los Informes de Supervisin e Interventora de los diferentes tipos de contratos debern estar
acompaados por el formato FCO.19 Lista de Chequeo de Supervisin o Interventora, compuesto
por los siguientes tems:

- Fecha de elaboracin del Informe: Fecha en la que se elabor el Informe de Supervisin e
Interventora.

- Fecha de Inicio: Fecha de iniciacin del contrato.

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- Fecha de Finalizacin: Fecha de terminacin del contrato.

- Tipo de Contrato: Seleccin de tipo de contrato sobre el que se realiza la Supervisin o
Interventora.

- Contrato No: Nmero del contrato.


- Nombre del contratista: Nombre del contratista que ejecuta el contrato.


- Seguimiento Plizas Contrato principal: Relacin del estado de las plizas que amparan el
contrato, seleccionando su cumplimiento y la vigencia.

- Observaciones Sobre el Cumplimiento del Contrato: Aclaraciones adicionales o
complementarias por parte del Interventor sobre el grado de cumplimiento del contrato.

- Descripcin Contratos Adicionales: Relacin de los adicionales realizados al contrato original
No. de Contrato: Corresponde al nmero del adicional del contrato.
Fecha de Suscripcin: Fecha de la firma del adicional del contrato.
Objeto del Contrato: Descripcin del propsito por el cual se establece el adicional al
contrato.
Valor: Valor en nmeros del adicional del contrato.

- Seguimiento Plizas ltimo contrato adicional: Relacin del estado de las plizas que
amparan el contrato, seleccionando su cumplimiento y la vigencia.

- Seguimiento del Contrato: Revisin del cumplimiento de aspectos generales, administrativos
tcnicos, econmicos, entre otros del contrato.

- Observaciones y Recomendaciones: Aclaraciones adicionales complementarias por parte del
Supervisor o Interventor.

5. TIPOS DE ACTAS DE INTERVENTORA

Acta de Inicio del contrato: Documento que suscriben el Supervisor o Interventor, representante
legal del contratista y ordenador de gasto, en el cual se estipula la fecha de iniciacin del contrato. A
partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha final para la entrega de

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lo pactado en el objeto del contrato. Esta acta marca el inicio del desarrollo fsico del contrato y por
tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Supervisor o
Interventor. Ver anexo A

De acuerdo al artculo 34 de la Resolucin 809 de 2005 (Manual de normas y procedimientos
de contratacin en la UIS), se debe suscribir acta de inicio: En los contratos de suministro, en
los de obras civiles y en los dems que involucren actividades materiales de ejecucin sucesiva,
deber suscribirse acta de iniciacin, en la cual se fijar con toda precisin la fecha en la que
empieza a correr y en la que finaliza el plazo contractual, as como la programacin de actividades
y dems aspectos relevantes en cada caso,()

Acta de Suspensin: Documento mediante el cual el Supervisor o Interventor y el representante
legal del contratista acuerdan la suspensin del contrato, cuando se presente una circunstancia especial
que amerite el cese del desarrollo del mismo, previa aprobacin por parte del ordenador de gasto y de
la Supervisin o Interventora. Ver anexo B

Acta de Reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensin y se
ordena la reiniciacin de las actividades. El Contratista se obliga a actualizar sus plizas a esa fecha. Ver
anexo C

Acta Parcial de Pago: Corresponde al pago que se efecta una vez ejecutado un determinado
porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado perodo. Ver anexo D

Acta de Recibo:

- Acta de Recibo Final: Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el contratista
declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrndose las cantidades de
obra, bienes o servicios recibidos.

- Acta de Recibo Parcial: Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del
supervisor o interventor, correspondiente de la ejecucin parcial del objeto del contrato,
registrndose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.

Ver anexo E

Acta de Prrroga: Documento aprobado por el Ordenador del gasto, previo concepto del
Interventor o supervisor del contrato. Ver anexo F

La prrroga, adicin o la modificacin del mismo slo se podr realizar durante el desarrollo del
contrato y antes del vencimiento del plazo.

Se dar por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea
necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Universidad, se requiera en atencin a los
fines estatales.

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La prrroga y/o la adicin, darn lugar a la modificacin de la vigencia de las garantas constituidas por
el contratista para la ejecucin del contrato.

Acta de Liquidacin del Contrato: Documento mediante el cual el representante legal del
contratista hace entrega y el Supervisor o Interventor y el ordenador de gasto reciben a satisfaccin lo
estipulado en el objeto del contrato, donde consta el valor inicial y final ejecutado ms los acuerdos,
conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a
paz y salvo. Ver anexo G.

De acuerdo a lo establecido en el Artculo 16 del Acuerdo 019 de 2005 (Reglamento de
Contratacin de la UIS), deber efectuarse la liquidacin de los contratos en los siguientes
casos:

1. Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su
objeto.
2. En los contratos de ejecucin sucesiva, cuya duracin exceda de tres (3) meses.
3. En los contratos de ejecucin sucesiva con formalidades plenas.
4. En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la
constatacin peridica del avance de ejecucin.
5. Cuando se haya pactado en el contrato.

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ANEXOS

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ANEXO A. Plantilla para elaboracin Acta de Inicio

ACTA DE INICIO

FECHA DEL ACTA: Da/Mes/Ao

NMERO DE CONTRATO U ORDEN: ________________

NMERO DE PROCESO: Licitacin o Convocatoria No. XX de 20XX

OBJETO DEL CONTRATO: Digitar del objeto contractual completo.

VALOR DEL CONTRATO: Digitar en nmero y letras.

FECHA DE INICIO DEL CONTRATO: Da/Mes/Ao

PLAZO: Das calendario.

FECHA DE TERMINACIN: Da/Mes/Ao

PARTICIPANTES:

Por parte de la UIS: Nombre completo
Cargo
Ordenador de gasto

Nombre completo
Cargo
Supervisor del Contrato

Por parte del Contratista: Nombre completo
Representante legal
Nombre de la empresa contratista

ACTA DE INICIO DEL CONTRATO (DC, orden de compra, orden de
suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX SUSCRITA ENTRE LA
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Y (Se digita el nombre
completo de la empresa contratista).

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En las instalaciones de nombre del lugar o UAA siendo las horas; se reunieron las personas
mencionadas anteriormente con el fin de firmar la presente acta de inicio del contrato (DC,
orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX.

Considerandos:

1. Que se suscribi el contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de
consultora) No. XX de 20XX, como resultado del proceso de contratacin realizado
mediante Convocatoria o Licitacin pblica No. XX de 20XX.

2. Las garantas del contrato en referencia se encuentran debidamente aprobadas.

3. Que para dar inicio al presente contrato no se requiere la realizacin de pagos anticipados.

4. Se establecen todas las dems clusulas que consideren pertinentes.

Acuerdan:

1. Oficializar el inicio del contrato DC, orden de compra, orden de suministro, orden de
consultora) No. XX de 20XX suscrito entre la Universidad Industrial de Santander y
(Digitar el nombre completo de la empresa contratista).

2. Establecer como fecha de finalizacin Da/Mes/Ao

En constancia de lo anterior firman quienes participaron:

Nombre completo Nombre completo
Cargo Representante legal
Supervisor/Interventor del Contrato Nombre de la empresa Contratista

Nombre completo
Cargo
Ordenador de gasto

Proyect: Nombre de quien elabora el acta.

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ANEXO B. Plantilla para elaboracin Acta de Suspensin

ACTA DE SUSPENSIN

FECHA DEL ACTA : Da/Mes/Ao
CONTRATO : (DC, orden de compra, orden de suministro,
orden de consultora) No. XX de 20XX
CONTRATANTE : Universidad Industrial De Santander - UIS
CONTRATISTA : Nombre o Razn Social
OBJETO :Transcribir tal y como aparece en el
Contrato.

FECHA DE SUSCRIPCIN DEL CONTRATO : Da/Mes/Ao
VALOR INICIAL : Digitar en nmero y letras
VALOR ADICIONALES : Digitar en nmero y letras
VALOR TOTAL CONTRATADO : Digitar en nmero y letras
VALOR TOTAL EJECUTADO : Digitar en nmero y letras

FECHA DE INICIO DEL CONTRATO : Da/Mes/Ao
PLAZO INICIAL : Das calendario.
PLAZO ADICIONAL : Das calendario.
FECHA DE TERMINACIN : Da/Mes/Ao

PARTICIPANTES

CONTRATANTE: UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER UIS
Nombre completo
Ordenador de Gasto
Nombre Completo
Interventor/Supervisor

ACTA DE SUSPENSIN DEL CONTRATO (DC, orden de compra, orden de

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CONTRATISTA: Nombre o Razn Social
Nombre Completo
Representante Legal

El Da/Mes/Ao en la ciudad de Bucaramanga (Santander), en las instalaciones de la
Universidad Industrial de Santander, se reunieron los mencionados participantes, con el objeto
de realizar acta de suspensin del contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de
consultora) No. XX de 20XX, celebrado entre la Universidad Industrial de Santander y
(Digitar nombre completo de la empresa contratista) conforme a las siguientes
consideraciones:

Primera: Que la Universidad Industrial de Santander y (Digitar el nombre de la empresa
contratista) suscribieron el Da/Mes/Ao el contrato (DC, orden de compra, orden de suministro,
orden de consultora) No. XX de 20XX.

Segunda: El Da/Mes/Ao, se suscribi acta de inicio del contrato (DC, orden de compra, orden
de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX debidamente firmada por el Contratista,
Interventor/Supervisor del contrato y ordenador de gasto.

Tercera: Las partes suscribieron el ADICIONAL, OTRO SI Y/O PROROGA N X al contrato
(DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX., de fecha
Da/Mes/Ao, con el objeto de modificar el alcance del contrato, por solicitud de la
Supervisin/Interventora mediante comunicacin de fecha Da/Mes/Ao, para la modificacin
de las obligaciones especiales del contratista, por considerar que (MOTIVOS EXPUESTOS)
conforme a las consideraciones sustentadas en la solicitud.
*NOTA: Se debe redactar una clusula por cada adicional, otro si y/o prrroga.

Cuarta: Que el supervisor del contrato (Nombre y cargo) solicita la suspensin del contrato
(DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX, teniendo en
cuenta los siguientes motivos:

Quinta: Que en concepto de la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin los
aspectos planteados por el supervisor (Nombre y cargo), tiene cabida y por lo tanto se
considera conveniente suspender la ejecucin del presente contrato a partir de Da/Mes/Ao,
reinicindose el Da/Mes/Ao.

Sexta: Que el contratista se comprometa a ampliar la vigencia de las plizas en los riesgos
inicialmente amparados, conforme a lo estipulado en el contrato.

INFORMES Y ACTAS DE
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Por lo anterior, resuelven de comn acuerdo, suspender la ejecucin del contrato (DC, orden
de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX hasta el Da/Mes/Ao.

En mrito a lo expuesto, firman quienes en ella participaron,

Cargo Rep. Legal del Proveedor
Supervisor/Interventor Nombre Completo
Nombre Completo

Nombre completo Nombre Completo
Cargo Director de Contratacin y
Ordenador de Gasto Proyectos de Inversin

Proyect: Nombre funcionario que realiza el Acta

INFORMES Y ACTAS DE
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ANEXO C. Plantilla para elaboracin Acta de Reinicio

ACTA DE REINICIO DEL CONTRATO (DC, orden de compra, orden de

ACTA DE REINICIO

Contrato.


FECHA DE SUSPENSIN : Da/Mes/Ao
FECHA DE REINICIO : Da/Mes/Ao

PARTICIPANTES

Nombre completo
Ordenador de Gasto
Nombre Completo

Nombre Completo
Representante Legal

INFORMES Y ACTAS DE
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de realizar acta de reinicio del contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de
consideraciones:

Primera: Que el Da/Mes/Ao se suspendi el contrato (DC, orden de compra, orden de
suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX, por los siguientes motivos:_____________

Segunda: Que la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin da viabilidad jurdica
para el reinicio del contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora)
No. XX de 20XX.

Como constancia de lo anterior, se suscribe la presente Acta de reinicio del contrato (DC,
orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX, a los Da/Mes/Ao
en letras y nmeros y en seal de aceptacin firman quienes en ella participaron,

Nombre Completo



INFORMES Y ACTAS DE
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ANEXO D. Plantilla para elaboracin Acta Parcial de Pago

ACTA PARCIAL DE PAGO DEL CONTRATO (DC, orden de compra, orden
de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX SUSCRITA ENTRE LA

ACTA PARCIAL DE PAGO

OBJETO : Transcribir tal y como aparece en el
Contrato.



PARTICIPANTES

Nombres y Cargos de quienes participen de la reunin.

Nombre Completo

Nombres y cargos de quienes participaron en la reunin.

INFORMES Y ACTAS DE
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(Digitar nombre completo de la empresa contratista) con el objeto de acordar las cantidades
para la presente Acta Parcial de obra No. ___, en desarrollo del contrato celebrado entre la
UIS y nombre completo de la empresa contratista.

Cuadro resumen de avance del contrato.

DESCRIPCIN COSTO BSICO IVA COSTO TOTAL ANTICIPO PLAZO
Contrato principal: $ 12.526.815.611 $ 50.784.388 $ 12.577.599.999 $ 6.288.799.999,50 240 das calendario
Adicional No. 1 $ 1.147.708.410 $ 4.652.872 $ 1.152.361.282 $ 576.180.641,00 90 das calendario
Prorroga No. 1 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0,00 30 das calendario
Adicional No. 2 $ 4.972.818.039 $ 20.160.073 $ 4.992.978.112 $ 2.496.489.056,00 154 das calendario
Total $ 18.647.342.059 $ 75.597.333 $ 18.722.939.392 $ 9.361.469.697 514 das calendario

Las cantidades de obra ejecutadas de cada uno de los tems del contrato que se reciben, se
relacionan en el cuadro anexo a la presente acta.

TEM VALOR
Valor bsico presente acta parcial de obra No. 12 $ 3.010.515.432,00
IVA sobre utilidad presente acta No. 12 $ 12.204.792,00
Valor total presente acta No. 12 con IVA $ 3.022.720.224,00
Amortizacin anticipo antes de esta acta $ 6.621.136.915,50
Amortizacin anticipo presente acta No. 12 (50%) $ 1.511.360.112,00
Total Amortizacin anticipo incluido la presente acta No. 12 $ 8.132.497.027,50
Saldo por amortizar anticipo contrato $ 1.228.972.669,00
Valor a cancelar presente acta No. 12 sin IVA $ 1.499.155.320,00
Valor IVA presente acta No. 12 $ 12.204.792,00
VALOR NETO TOTAL A CANCELAR ACTA No. 12 $ 1.511.360.112,00

Valor total presente acta parcial de obra No. __ incluido IVA: _________________________

Para su aprobacin se firma en Bucaramanga a los Da/Mes/Ao por los que en ella intervinieron.

Firma el supervisor y todas las personas que intervinieron en la reunin tanto por parte de la
Universidad como por parte del contratista, con nombres completos y cargos

Proyect: Nombre del funcionario que realiza el Acta

INFORMES Y ACTAS DE
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ANEXO E. Plantilla para elaboracin Acta de Recibo

ACTA DE RECIBO A SATISFACCIN DEL CONTRATO (DC, orden de
compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX
SUSCRITA ENTRE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Y
(Se digita el nombre completo de la empresa contratista).

ACTA DE RECIBO A SATISFACCIN

OBJETO : Transcribir tal y como aparece en el
Contrato.



PARTICIPANTES

Nombre completo
Ordenador de Gasto
Nombre Completo

Nombre Completo

INFORMES Y ACTAS DE
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Representante Legal
En la ciudad de Bucaramanga (Santander), en las instalaciones de la Universidad Industrial de
Santander, se reunieron los mencionados participantes, con el objeto de realizar de comn
acuerdo Acta de Recibo a Satisfaccin del contrato (DC, orden de compra, orden de suministro,
orden de consultora) No. XX de 20XX, celebrado entre la Universidad Industrial de Santander
y (Digitar nombre completo de la empresa contratista) conforme a las siguientes clausulas:

Clusula Primera: La Universidad Industrial de Santander y (Digitar nombre completo de la
empresa contratista), suscribieron el Da/Mes/Ao el contrato (DC, orden de compra, orden de
suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX.

Clusula Segunda: El Da/Mes/Ao, se suscribi acta de inicio del contrato (DC, orden de
compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX debidamente firmada por
el Contratista, Interventor/Supervisor del contrato y ordenador de gasto.

Clusula Tercera: Las partes suscribieron el ADICIONAL, OTRO SI Y/O PROROGA N X
al contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX.,
de fecha Da/Mes/Ao, con el objeto de modificar el alcance del contrato, por solicitud de la

Clusula Cuarta: En consideracin al cumplimiento del contratista de sus obligaciones con
los sistemas de seguridad social, en salud y pensiones, riesgos profesionales as como los
aportes a cajas de compensacin familiar, SENA e ICBF durante la vigencia del contrato se
constat por parte del Supervisor/Interventor del contrato (Nombre completo, Cargo), que el
Contratista cumpli con esta obligacin a entera satisfaccin.

Clusula Quinta: Que dado lo anterior se relaciona el resumen de elementos recibidos con
relacin al contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de
20XX.

TEM DESCRIPCIN VALOR
UNITARIO
IVA VALOR TOTAL

INFORMES Y ACTAS DE
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Clusula Sexta: De acuerdo con las funciones legales asignadas y las descritas en el Manual
de Supervisin e Interventora de la Universidad (MCO.01) y las actividades contractuales
asignadas, los supervisores, vigilaron la correcta ejecucin del objeto del contrato y
prepararon el proyecto de liquidacin, previa verificacin de la informacin contractual, en
cuanto al cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes, desarrollo tcnico, ejecucin
de actividades, conforme al procedimiento definido en el Acuerdo Superior No. 019 de 2005
(Reglamento de Contratacin).

Clusula Sptima: Acorde con la Clusula __ del Contrato (DC, orden de compra, orden de
suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX, el Supervisor/Interventor verific que las
garantas se encuentran vigentes.

Como constancia de lo anterior, se suscribe la presente Acta de Recibo a Satisfaccin, a los
Da/Mes/Ao en letras y nmeros y en seal de aceptacin firman quienes en ella participaron:

Nombre y Firma Nombre y Firma
Interventor/Supervisor Representante Legal
Universidad Industrial de Santander Razn Social

Nombre y Firma
Ordenador de Gasto
Universidad Industrial de Santander

Proyect: Nombre del funcionario que realiza el Acta

INFORMES Y ACTAS DE
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ANEXO F. Plantilla para elaboracin Acta de Prrroga

ACTA DE PRRROGA DEL CONTRATO (DC, orden de compra, orden de

ACTA DE PRRROGA

Contrato.



PARTICIPANTES

Nombre completo
Ordenador de Gasto
Nombre Completo

INFORMES Y ACTAS DE
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Nombre Completo
Representante Legal

consideraciones:

Primera: Que la Universidad Industrial de Santander y (Digitar el nombre de la empresa
contratista) suscribieron el Da/Mes/Ao el contrato (DC, orden de compra, orden de suministro,
orden de consultora) No. XX de 20XX.

Segunda: El Da/Mes/Ao, se suscribi acta de inicio del contrato (DC, orden de compra, orden
de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX debidamente firmada por el Contratista,
Interventor/Supervisor del contrato y ordenador de gasto.

Tercera: Que el contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No.
XX de 20XX se encuentra en ejecucin.

Cuarta: Que en vista de: (Escribir el motivo de solicitud de prrroga) el
Supervisor/Interventor solicita prrroga para la culminacin del objeto contractual, por un
trmino de X das calendario (letras y nmero) a partir de Da/Mes/Ao.

Quinta: Que en razn a la presente acta la nueva fecha de terminacin del contrato (DC,
orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX ser el
Da/Mes/Ao.

Sexta: Que el contratista se comprometa a ampliar la vigencia de las plizas en los riesgos
inicialmente amparados, conforme a lo estipulado en el contrato.

Por lo anterior, resuelven de comn acuerdo, prorrogar el plazo del contrato (DC, orden de
compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX por el trmino de X das
calendario (letras y nmeros), hasta el Da/Mes/Ao.

INFORMES Y ACTAS DE
Versin: 02
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En mrito a lo expuesto, firman quienes en ella participaron,

Nombre Completo



INFORMES Y ACTAS DE
Versin: 02
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ANEXO G. Plantilla para elaboracin Acta de Liquidacin

ACTA DE LIQUIDACIN BILATERAL DEL CONTRATO (DC, orden de
compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX
SUSCRITA ENTRE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Y
(Se digita el nombre completo de la empresa contratista).

ACTA DE LIQUIDACIN

Contrato.



PARTICIPANTES

Nombre completo
Ordenador de Gasto
Nombre Completo

INFORMES Y ACTAS DE
Versin: 02
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Nombre Completo
Representante Legal

En la ciudad de Bucaramanga (Santander), en las instalaciones de la Universidad Industrial de
Santander, se reunieron los mencionados participantes, con el objeto de realizar de comn
acuerdo Acta de Liquidacin del contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de
(Digitar nombre completo de la empresa contratista) conforme a las siguientes clausulas:

Clusula Primera: La Universidad Industrial de Santander y (Digitar nombre completo de la
empresa contratista), suscribieron el Da/Mes/Ao el contrato (DC, orden de compra, orden de
suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX.

Clusula Segunda: El Da/Mes/Ao, se suscribi acta de inicio del contrato (DC, orden de
compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX debidamente firmada por
el Contratista, Interventor/Supervisor del contrato y ordenador de gasto.

Clusula Tercera: Las partes suscribieron el ADICIONAL, OTRO SI Y/O PROROGA N X
al contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX.,
de fecha Da/Mes/Ao, con el objeto de modificar el alcance del contrato, por solicitud de la

Clusula Cuarta: En consideracin al cumplimiento del contratista de sus obligaciones con
los sistemas de seguridad social, en salud y pensiones, riesgos profesionales as como los
aportes a cajas de compensacin familiar, SENA e ICBF durante la vigencia del contrato se
constat por parte del Supervisor/Interventor del contrato (Nombre completo, Cargo), que el
Contratista cumpli con esta obligacin a entera satisfaccin.

Clusula Quinta: Que la Universidad ha efectuado los pagos correspondientes,
proporcionalmente mes vencido previa presentacin del Informe de actividades y
Certificacin de recibo a satisfaccin expedida por el Supevisor/Interventor del presente
contrato, de conformidad con lo convenido como forma de pago en el contrato.

INFORMES Y ACTAS DE
Versin: 02
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Clusula Sexta: Que dado lo anterior se relaciona el resumen de pagos y resumen financiero
del contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX.
Balance financiero del contrato

DESCRIPCIN VALOR
CONTRATADO
VALOR EJECUTADO SALDO DEL
CONTRATO
Contrato No.

Clusula Sptima: De acuerdo con las funciones legales asignadas y las descritas en el
Manual de Supervisin e Interventora de la Universidad (MCO.01) y las actividades
contractuales asignadas, los supervisores, realizaron la correcta ejecucin del objeto del
contrato y prepararon el proyecto de liquidacin, previa verificacin d ela informacin
contractual, en cuanto al cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes, desarrollo
tcnico, ejecucin de actividades, conforme al procedimiento definido en el Acuerdo Superior
No. 019 de 2005 (Reglamento de Contratacin).

Clusula Octava: Acorde con la Clusula __ del Contrato (DC, orden de compra, orden de
suministro, orden de consultora) No. XX de 20XX, el contratista constituy las respectivas garantas
del contrato.

PLIZAS - CONTRATO PRINCIPAL -
Asegurador
a
No. de
pliza
DESCRIPCIN DE LA PLIZA
VIGENCIA
Desde Hasta
1. Amparo de buen manejo y correcta inversin del
anticipo

2. Amparo de pago anticipado
3. Amparo de cumplimiento del contrato
4. Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien
o servicio

5. Amparo de suministro de repuestos y accesorios
6. Amparo de salarios, prestaciones e indemnizaciones
7. Amparo de calidad del bien o servicio
8. Amparo de estabilidad de la obra
9. Amparo de seriedad de la oferta
10. Amparo de responsabilidad civil extra contractual
11. Todo Riesgo Construccin y Montaje

INFORMES Y ACTAS DE
Versin: 02
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Clusula Novena: Que en cumplimiento a lo previsto en la presente acta las partes
contratantes dan por terminado el contrato (DC, orden de compra, orden de suministro, orden de
consultora) No. XX de 20XX, se declara que una vez la Universidad efectu el ultimo
desembolso correspondiente al pago final, resulta procedente se declaren a paz y salvo por
todo concepto derivado de la ejecucin del contrato.

Clusula Dcima: Dar por liquidado el Contrato (DC, orden de compra, orden de suministro,
orden de consultora) No. XX de 20XX, declarndose las partes a paz y salvo, libres de todo
apremio o desavenencia, por lo cual no se consignan observaciones u objeciones.

Clusula Dcima Primera: Se deja constancia que para la suscripcin de la presente acta, las
garantas se encuentran vigentes.

Como constancia de lo anterior, se suscribe la presente Acta de Liquidacin Bilateral, a los
Da/Mes/Ao en letras y nmeros y en seal de aceptacin firman quienes en ella participaron:

Interventor/Supervisor Representante Legal
Universidad Industrial de Santander Razn Social

Unidad Gestora Ordenador de Gasto
Universidad Industrial de Santander Universidad Industrial de S.


INFORMES Y ACTAS DE
Versin: 02
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Enero 18 de 2011 Creacin del documento
02 Agosto 08 de 2014
Modificacin del nombre incluyendo la palabra Supervisin.
Refuerzo de definiciones y abreviaturas.
Modificacin de campos para la elaboracin de los formatos
FCO.14, FCO.15, FCO.16, FCO.18 y FCO.19
Se elimin el numeral 6 correspondiente al contenido de las
actas de interventora, para fortalecerlo por medio de los
anexos: Plantillas para elaboracin de Actas de Inicio, Prrroga,
Reinicio, Suspensin, Pago Parcial, Recibo a Satisfaccin y
Liquidacin del contrato.

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