Unidad No.

3
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO.
3.1 Enfoque de la administracin del tiempo.



INTRODUCCIN


A
Continuacin vamos sobre lo valioso que es el tiempo en nuestras vidas, de cmo lo
debemos de aprovechar al mximo.
Para aprender a valorar el tiempo tenemos que tener en cuenta metas y objetivos para
mejorar el aprovechamiento de este, como los enfoques que abarca, estrategias, los
elementos esenciales para que el manejo de este sea ms efectivo e identificar lo
importante, lo urgente, de saber clasificar que es lo que queremos, que es lo que vamos
hacer para desperdiciar lo menos posible.
Se podra decir que hay demasiadas cosas que hacer y muy poco tiempo para ejercerlas,
pero la realidad es que el tiempo es suficiente si lo sabemos administrar.
El tiempo en la actualidad se define como uno de los recursos ms importantes para el
ser humano y lo podemos emplear como la manera de ser y una forma de vivir.







UNIDAD 3. ADMINISTRACION DELTIEMPO
La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se
trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el
tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es
imprescindible:
Identificar metas, objetivos y prioridades.
Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo.
Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las
prioridades.
Relacin: En realidad este es problema que no tiene mucho que ver con la administracin
del tiempo, ya que no exista manera de que esta ayudara a resolver algo que estaba
realmente mas orientado hacia la transformacin continua de la empresa.

3.1 Enfoques de la administracin del tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estn orientados
por una lgica de corto plazo. Estos enfoques generan hbitos de comportamiento
cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras
culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus mtodos terminan
provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar.
El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo,
superador de la eficacia que slo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la
relacin costo beneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de
los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las
personas involucradas en el proceso.
La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el
malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacin de correr a los
problemas siempre desde atrs, atender slo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.
Relacin: En la empresa Kodak el principal problema era el hecho de querer solucionar
sus crisis de manera poco efectiva, ya que se haca descuidando la sostenibilidad de la
empresa al tener como nico objetivo evitar su hundimiento sin importar a qu precio,
hacindola lenta y obsoleta.

ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:
* Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
* Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le
asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
* Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
* No se puede comprar.
* No se puede atrapar, detener o regresar.
* Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo
grado de efectividad.
* Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el
tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:
* Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.
* Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda
hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y
produce mejores resultados.
* Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20
minutos de labores, en planear el da siguiente.
* El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se
debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
* Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms
que por la pura casualidad.
* El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los
emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades.
* El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos
de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin
y a la tardanza.
* Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos
en cada actividad.
* No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
* El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado
a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que
tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
* Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia
Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite
establecidas.
* Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser
delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
* Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y
reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas.
* El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo.
* El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe
ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del
tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
Enfoques de la Administracin del Tiempo
En la practica podemos ver distintos modelos de administradores del tiempo observando a
la gente ms ocupada . Cmo tratan de ser ms eficaces luchando contra el implacable
reloj? . Bien , probemos algunas respuestas :
- Siendo duro con todas aquellas cosas que nos demoran .
-Manteniendo todo en perfecto orden y trabajando con prolijidad nunca perderemos
tiempo en buscar ms de las cuenta.
-Llevando una buena agenda .
Obsrvese los peligros que encierran estas alternativas:
-Es posible mantener buenas relaciones interpersonales evitando toda demora?.
-El tiempo no alcanza por qu las cosas estn siempre fuera de lugar?
- creemos acaso que si escribimos en una agenda nuestros compromisos y tareas
seremos eficaces administradores del tiempo?
Por supuesto , la respuesta es no! en muchos casos . Y si la respuesta fuera que si ,
realmente el problema del tiempo no era tan grave.
El verdadero modelo de eficaz administrador del tiempo es algo ms complejo y tiene que
ver con establecer los adecuados principios.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO
3.2 ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO
Administracin del tiempo.
Es el arde de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las personas y de la sociedad,
ya que el tiempo no existe en si mismo. administrar el tiempo es administrar la vida;
malgastar el tiempo es malgastar la vida.
Estrategias.
Planteamiento conjunto de una serie de pautas a seguir en cada una de las fases de un
proceso, para el logro de una meta o fin propuesto.
* Las principales estrategias que nos puedes ayudar para administrar el tiempo son las
siguientes:
1.- Trzate periodos cortos de tiempo.
mientras ms tiempo decidas destinar para acabar determinada tarea, ms tiempo
consumir esta tarea, pero si reduces conscientemente mediante una decisin el tiempo
en que acabars esa tarea podrs hacerte mas eficiente y terminarla ms rpido que si te
hubieras permitido hacerla en ms tiempo.
2.- Prueba trabajar por ciclos.
Las personas nos volvemos ms eficientes si trabajamos por ciclos porque evitamos que
nuestro cuerpo acumule sobreesfuerzo, si tienes la posibilidad de trabajar desde casa
prueba el trabajar por periodos de 45 minutos con 15 minutos de descanso o periodos de
2 horas con media hora de descanso para evitar sobreesfuerzo, tu mente se despejar,
puedes relajarte, hacer ejercicio o cualquier cosa productiva que te despeje la mente para
mantener tu rendimiento.
3.- Un orden diferente de actividades te puede hacer ms eficiente y eficaz.
Ciertas formas de procesar la informacin y el ejecutar ciertas tareas en determinado
ordene har que seas ms productivo y eficaz, hubo un tiempo en que para estudiar
prob tres formas de procesar la informacin:
1.- Durante un tiempo primero lea una leccin y al final haca un cuadro sinptico.
2.- Durante otro tiempo prob el realizar un cuadro sinptico mientras leda una leccin.
3.- Finalmente realizaba un cuadro sinptico antes de leerme la leccin y luego lo
completaba mientras lo lea.
La tercera forma resulto ser mucho ms eficiente que las otras dos, me permita ver que
cosas eran importantes como para que sean preguntadas en el examen
4.- Recuerda que una actividad agradable puede ser el descanso de otra no tan
agradable.
Cuando estaba en la escuela quiz te hayas dado cuenta que el estudio de biologa
poda ser un descanso de estudiar matemticas, igualmente, el estudio de filosofa (que
me gustaba mucho) era el descanso de estudiar fsica y qumica.
5.- Despirtate ms temprano.
Jack Canfield dice que una diferencia entre las personas que tienen rendimiento
sobresaliente y las que no es que las que no lo tienen est en que las primeras han
realizado ms cosas importantes a la hora que los otros comienzan el da, incluso a las
8:00 a.m. ya han hecho ms cosas que las que muchas hacen todo el da.
6.- Haz primero la tarea ms difcil e importante.
Esto es muy importante, cuando tienes que hacer algo difcil puede que te preocupe el
tener que hacerlo, cuando algo es importante puede que lo mantengas en tu mente para
no olvidar hacerlo (aunque no sea algo difcil dehacer), pero cuando algo es difcil e
importante esta actividad puede hacerte perder mucha energa y lucidez mental.
7.- Delega, delega, delega
Como se darn cuenta hay dos reglas muy importantes en cuanto a la delegacin,
puedes delegar algo a otra persona o algo para otro da, las dos reglas son:
1.- No hagas mediocremente hoy lo que puedes hacer eficientemente maana
2.- No hagas mediocremente t lo que puede hacer excelentemente otro.

8.- Ponte horarios fijos para realizar actividades irrelevantes
Chequear el e-mail, hacer una llamada a un amigo, revisar algunas cosas, quiz avanzar
en la lectura de ese libro que quieres leer, no lo hagas mientras ejecutas otras
actividades, te quitar enfoque y concentracin
9.- Planifica tu da con anticipacin.
Cada minuto que dediques en la planificar te ahorrara 10 minutos en la ejecucin
10.- Enfcate de lleno en tu tarea
La falta de enfoque y concentracin puede quitarte mucho tiempo, si tienes que leer un
libro y lo haces en un ambiente inapropiado, algo te distraer y luego tendrs que volver a
agarrarle el hilo al asunto


3.3 EFECTIVIDAD EN EL MANEJO DEL TIEMPO
LO MS EFECTIVO HOY NO ES EL DINERO, ES EL TIEMPO.Mas que nada este articulo me ayudo a
reflexionar sobre lo que hago con mitiempo, es verdad al decir que lo gastamos en cosas que no
tiene sentido ytambin en cosa que valen la pena pero, tampoco es el caso de
dedicarleabsolutamente todo el tiempo a esas cosas, sabiendo que hay otras actividadesque
podemos hacer con el.La mayora de las personas incluyndome buscan la manera de que todo
esetiempo que tenemos se convierta en dinero, tratamos de no desperdiciar ni unsegundo para
poder hacer bien las cosas y den frutos, ya sea en el trabajo, haypersonas que le dedican todo el
tiempo a este y no se dan cuenta que la vida esmucho mas que eso, que tambin tiene quedar un
poco de ese tiempo a la familia,poder conversar con ellos, salir, divertirse, a si estas personas
tendrn una vidams llena de alegra y no estarn preocupados o abochornados por tanto trabajo
yde esa misma manera al estar bien con la familia uno podr trabajar de unamanera mas eficaz,
dndole solucin a todo lo que se presente sinpreocupaciones, y sin dejar a un lado la
familia.Tambin en un estudiante el tiempo es muy valioso ya que sentimos que cadaminuto es
esencial ya que con estos podremos culminar nuestros estudios y conestos podremos ser mejores,
pero si no tenemos tiempo para los amigos, para lafamilia o para una pareja, creo que no
tendramos un vida completa, nosotroscomo adolecentes tendemos a usar la mayora de las veces
en cosas que notienen sentido como ver la tele, estar por horas en el internet, durmiendo, sin
saber o bueno si, sabiendo que ese valioso tiempo lo podemos ocupar para tener unabuena
platica con nuestro padres, o divirtindonos con nuestros amigos siempre ycuando hayamos
acabado de hacer todo los pendientes que tenamos, de haber estudiado o terminado la tarea, hay
adolecentes que se la viven estudiando de notener una vida social mas all de los libros no digo
que sea malo estudiar perotambin hay que descansar un poco y tomar un poco de tiempo para
hacer otrasactividades como hacer ejercicio, leer un poco, etc.Por eso este articulo me puso a
pensar en todo ese tiempo que he desperdiciadoen cosas sin sentido, que cabe recalcar que ya no
se puede regresar, pero sipuedo cambiar de ahora en adelante todo eso malo que no dejaba que
absorbieratodo pero absolutamente todo mi tiempo, sea esas cosas sin sentido por esamisma
manera debemos ser mas organizados y tener un plan de vida para quenuestro tiempo alcance y
no despus estarnos lamentando de las cosas quepudimos haber hecho y no las hicimos.