Anda di halaman 1dari 14

1

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi kehidupan sehari-
hari. Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan mengenai hal tertentu sesuai
dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi antara lain adalah
surat, memo, laporan, proposal dan intinerary.
Surat merupakan alat komunikasi dengan organisasi atau orang di luar organisasi.
Memo adalah alat komunikasi informal yang melibatkan anggota internal, sekarang memo ini
digantikan dengan e-mail. Memo lebih praktis dan hanya menuliskan pokok yang mau
disampaikan. Laporan berfungsi untuk menganalisis dan evaluasi semua aktivitas organisasi
dan berkaitan dengan pengambilan keputusan. Laporan ini lebih bersifat formal dan disertai
dengan data-data yang mendukung. Proposal bertujuan menyediakan metode untuk
mengusulkan rencana baru atau masalah yang ada. Pemaparan rencana baru tersebut juga
disertai dengan berbagai petimbangan dan data-data untuk mendukung proposal tersebut.
Itinerary bertujuan mencatat rencana perjalanan.
Pada pembahasan kali ini lebih ditekankan pada pembahasan laporan tertulis.
Laporan ini yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban
dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Penyusunan laporan ini sangat penting bagi pegawai administrasi. Laporan tertulis ini
dibuat oleh sekretaris dan ditujukan kepada pimpinan. Maksud dari laporan ini adalah untuk
meringankan beban dari pimpinan. Maka penting bagi pegawai administrasi untuk
mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan.


2

B. RUMUSAN MASALAH
Adapun permasalahan yang akan kami bahas dalam penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan laporan?
2. Apa saja jenis laporan dan bentuk laporan?
3. Bagaimana tata cara penyusunan laporan?
C. TUJUAN
Tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan laporan.
2. Untuk mengetahui jenis laporan dan bentuk-bentuk laporan.
3. Untuk mengetahui bagaimana tata cara penyusunan laporan.


























3

BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN LAPORAN
Menurut pengertian yang umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil
serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
Sedangkan dokumen menurut The Liang Gie daalam arti dasar adalah naskah tertulisyang
memuat fakta-faktassebagai kesaksian mengenai kenyataan suatu hal.
Dengan demikian intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang
diimpun, diolah, dan disajikan secara tertulis. Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam
mencari keterangan itu dapat berupa :
1. Pengamatan (untuk suatu jangka waktu dan dengan peralatan tertent ).
2. Penyelidikan (dengan bertanya, mencatat dan membandingkan sumber-sumber
informasi).
3. Studi (dengan membaca dokumen dan bertukar pikiran).
Hal tertentu yang menjadi isi sesuatu informasi faktawi dapatmengenai apa saja,
sedang informasi itu dapat disajikan untuk keperluan sesuatu lingkungan apapun. Diantara
berbagai informasi itu terdapat suatu jenis keterangan yang menyangkut urusan-urusan dalam
suatu organisasi untuk keperluan pimpinannya. Dokumen yang memuat yang memuat jenis
keterangan ini biasanya digolongkan sebagai laporan manajerial (managerial report).
Dengan demikian dapat dirumuskan bahwa laporan manajerial adalah sejenis laporan
yang bertalian dengan urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat
untuk keperluan pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan selanjutnya melakukan
tindakan.


4

Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :
1. Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran menyeluruh bagi
perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
2. Bagi pelaksanaan tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan sesuatu yang
perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi.
3. Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk
membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang jitu
4. Bagi petugas organisasi sbg pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi
sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan
baru kepada atasannya.
Sebuah organisasi melakukan komunikasi lisan maupun tulisan secara vertikal
maupun horisontal. Komunikasi vertikal dari atas dilakukan oleh pimpinan dengan
memberikan tanggungjawab dan wewenang tertentu kepada bawahannya. Sedangkan
komunikasi vertikal dari bawah sebagai konsekuensinya dilakukan bawahan kepada atasan.
Perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan
dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung
pelaksanaan tanggung jawab disebut laporan.
Laporan mempunyai berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain.
Manfaatnya antara lain:
1. Sebagai sarana komunikasi vertikal.
Adalah sarana komunikasi atasan dengan bawahan. Pihak bawahan
menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan terhadap suatu permasalahan dengan
membuat laporan. Sedangkan pimpinan memperoleh data dan informasi kemudian
mengolahnya, dikembangkan dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan
5

serta perencanaan lebih lanjut. Selain itu dapat pimpinan dapat memberikan penilaian
terhadap permasalahan dan kinerja bawahannya.
2. Sebagai alat pertanggungjawaban.
Laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan
wewenang yang diberikan oleh atasan. Laporan adalah alat paling tepat
mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan.
3. Memberikan informasi penting.
Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif, serta obyektif. Maka laporan
sebagai sumber inforasi yang penting dalam pengambilan keputusan manajerial.
4. Sebagai sarana pengambilan keputusan.
Laporan memberikan informasi penting, karena hal tersebut, laporan dapat digunakan
sebagai sumber pertimbangan pengambilan kebijakan atau keputusan. Maka pembuatan
laporan harus disusun dengan memperhatikan hal-hal seperti tersebut di atas.
Dari manfaat di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan memiliki fungsi: komunikasi,
pertanggungjawaban, informasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Syarat kualitas yang harus dipenuhi dalam sebuah laporan manajerial :
1. Kecermatan (accuracy).
Laporan manajerial digunakan pimpinan untuk mengambil keputusan. Oleh karena
itu, laporan harus cermat dan sesuai kondisi lapangan.
2. Ketepatan waktu (timeliness).
Faktor waktu merupakan hal penting dalam pengambilan keputusan. Nilai
kepentingan laporan akan merosot karena laporan tidak selesai tepat waktu.
3. Kecukupan (adequacy).
Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah dalam laporan. Cakupan masalah
kurang mencukupi, maka pemecahan masalah tidak akan tepat.
6

4. Kesederhanaan (simplicity).
Laporan dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya, dengan bahasa
yang mudah dimengerti sehingga tidak terjadi kesalahan penafsiran dengan tujuan
laporan.
5. Kejelasan (clarity).
Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat sehingga memudahkan manajer untuk
mengerti tujuan laporan sehingga memudahkan pula untuk pengambilan keputusan.

Suatu laporan manajerial dapat berakibat pada keputusan pimpinan dan tindakan
perubahan yang berpengaruh besar terhadap perkembangan organisasi selanjutnya. Oleh
karena itu laporan manajerial juga hrus memperhatikan waktu yang meliputi penyampaian
laporan pada saat yang tepat, kesempatan pemanfaatannya pada waktu yang dibutuhkan.

B. JENIS LAPORAN DAN BENTUK LAPORAN
1. JENIS LAPORAN
Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada kualifikasi yang
digunakan.
1. Berdasarkan waktu penyampaian ada dua hal yaitu :
Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara rutin menurut waktu tertentu,
misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Biasanya berupa informasi dengan
pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi tertentu.
Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dengan waktu yang tidak
terjadwal tetap.
2. Berdasarkan cara penyampaian dibedakan menjadi 3 hal :
7

Laporan lisan dilakukan dengan lisan atau lewat telefon. Laporan ini lebih
bersifat hal-hal yang praktis informatif dan singkat.
Laporan tertulis dilakukan dengan membuat laporan ditulis dan dengan disertai
data-data yang mendukung. Laporan ini bisa digunakan untuk laporan formal dan
informal. Harapan dengan laporan ini adalah informasi yang disajikan lebih
terstruktur dengan analisis mendalam.
Laporan visual merupakan laporan dengan menggunakan gambar entah lukisan,
foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa ditemukan pada berita di televisi
atau film dokumentasi.
3. Berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan dalam 3 bentuk laporan yaitu :
Berbentuk surat dan hanya berisi point tertentu saja,
Berbentuk formulir dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan bentuk ini
dipakai untuk laporan yang bersifat rutin.
Berbetuk karangan atau naskah. Laporan ini untuk kepentingan formal misalnya
skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study.
4. Berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan dalam 2 sifat yaitu :
Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat
dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya, dan sering
tidak disertai dokumen yang mendukung materi laporan.
Laporan formal dibuat dengan analitis, dengan aturan resmi dan dokumen resmi.
Pembuatan data harus sesuai dengan yang sebenarnya karena kesalahan data
dapat berdampak pada kesalahan kesimpulan atau rekomendasi. Subyektifitas
pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan
obyektif.

8

5. Berdasarkan maksudnya, laporan dapat dibedakan atas ada tidaknya tingkat analisis
dalam laporan. Hal itu dibagi :
Laporan informatif
Adalah laporan yang bersifat memberikan informasi tentang sesuatu hal.
Pelapor tidak diharuskan memberikan analisis atau rekomendasi terhadap
informasi yang dilaporkan.
Laporan rekomendasi
Adalah laporan yang berisi informasi yang menyatakan pendapat si
pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap sesuatu hal
secara sekilas.
Laporan pertanggungjawaban
Adalah laporan kepada atasan yang berisi mengenai laporan kinerja
kegiatan tertentu yang meliputi proses, keberhasilan atau kegagalan, faktor
penghambat dan pendukungnya.
Laporan analitis
Berisi selain informasi juga memberikan sumbangan pemikiran terhadap
pimpinan berdasarkan analisis yang mendalam.
Laporan perkembangan
Berisi laporan kemajuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan.
Laporan ini juga berupa evaluasi pelaksanaan suatu program dan mengetahui
sejauh mana kegiatan sudah terlaksana dan dampak yang dikehendaki dan tidak
dikehendaki untuk perencanaan selanjutnya.
Laporan studi kelayakan
Dibuat berdasarkan adanya permasalahan khusus dan pemecahannya.
Laporan ini menganalisis secara mendalam guna pengambilan keputusan atas
9

dasar penilaian layak dan tidak layak. Isinya juga disajikan alternatif solusi dan
kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai
alternatif.
Sedangkan menurut Littlefield laporan manajerial dapat dibedakan menjadi :
1. Menurut tujuannya
a. Laporan perencanaan
Perencanaan adalah segenap rangkaian aktivitas menentukan hal-hal yang harus
dilaksanakan dan cara-caranya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
b. Laporan pengendalian
Pengendalian adalah segenap rangkaian aktivitas memeriksa, mencocokkan, dan
mengusahakan agar berbagai pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencan yang
ditetapkan dan hasil yang diharapkan.
2. Menurut waktunya
a. Laporan berkala
Adalah suatu jenis laporan yang dibuat secara terus-menerus menurut suatu jangka
waktu tertentu untuk menggambarkan organisasi dalam hal-hal tertentu.
b. Laporan khusus
Adalah suatu jenis laporan mengenai sesuatu hal yang tidak berulang atau tidak
dapat diduga dan ditugaskan oleh pimpinan organisasi untuk melakukan suatu
tindakan diwaktu mendatang.
3. Menurut gaya tulis
a. Laporan resmi
Merupakan sebuah dokumen resmi yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur
organisasi pada berbagai jenjang untuk keberesan administrasi atau pertumbuhan
sesuatu satuan pekerjaan.
10

b. Laporan tak resmi
Laporan informal tidak melibatkandokumen resmi dalamorganisasi dan biasanya
terkandung dalam sesuatu nota pribadi atau memo pejabat tanpa bentuk tertentu.

2. BENTUK LAPORAN
Laporan manajerial harus harus memilik suatu bentuk tersendiri sebagai laporan.
Bentuk laporan adalah pengaturan dari bagian-bagiannya yang tampak keluar sehingga dapat
diperiksa dan dipahami oleh pimpinan organisasi. Unsur-unsur bagian laporan itu pada
umumnya meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Halaman judul
Yang dimaksud halaman judul pada suatu laporan ialah halaman pertamalaporan itu
yang membuat judul laporan dengan disertai nama pembuat laporan dan tanggal
laporan disusun.
2. Daftar Isi
Daftar isi laporan hendaknya disusun secara lengkap dengan perincian susunan
laporan dari bab-bab, paragraph-paragraf sampai seluruh pembagiannya yang lebih
kecil serta nomor halamannya masing-masing. Daftar isi mempunyai tiga kegunaan :
a. Memberikan suatu gambaran yang menyeluruh dan lengkap kepada penerima
laporan mengenai susunan, pola dan perincian hal yang dilaporkan sehingga
pembacaan dapat berlangsung lebih terarah atau lancer.
b. Memudahkan perincian atau penunjukkan kelak pada sesuatu bagian atau data
bilamana diperlukan oleh pimpinan organisasi.
c. Memungkinkan pimpinan organisasi yang biasanya sibuk dengan berbagai tugas
memilihsesuatu bagian isi laporan yang dianggap terpenting untuk dibaca lebih
dulu.
11

3. Pengantar
Pengantar pada suatu laporan merupakan bagian yang pertama memasuki materi
laporan dengan maksud menuntun pembaca laporan untuk segera mengerti soal-soal
yang akan dilaporkan dalam batang tubuh laporan.
4. Ringkasan
Memuat hasilhasil penemuan yang dapat diperoleh atau kesimpulan-kesimpulan
yang dapat dibuat dari data yang diperoleh, serta saran-saran dan rekomendasi yang
dapat diajukan kepada pimpinan organisasi.
5. Batang tubuh
Batang tubuh memuat seluruh data selengkapnya mengenai hal yang dilaporkan. Data
ini harus disusun secara logis dan disajikan secara sistematis dengan satuan-satuan
pembagian yang cukup terperinci.
6. Penutup
Bagian penutup bila perlu meringkaskan seluruh data, menunjukkan alasan-alasan
yang mendukungsuatu keenderungan pendapat, menetapkan kecenderungan pendapat
itu menjadi kesimpulan, dan terakhir mengajukan saran-saran yang bertalian dengan
hal-hal yang disimpulkan itu,
7. Lampiran
Lampiran mungkin terdiri dari table statistik, contoh formulir, lampiran minoritas di
mana para anggota panitia tidak bersepakat dengan surat bulat dalam rekomendasi
mereka dan setiap bahan yang esensialuntuk laporan akan tetapi mungkin
membingungkan pembaca jika disajikan laporan utama.



12

C. TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan
mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih
ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang
secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan
keputusan dalam kehidupan organisasi.
Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk
tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi
menjadi seperti berikut.
1. Laporan berbentuk formulir atau matriks
yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat.
Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-
unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum
sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk
bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi
laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan
laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga
harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap
persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses
13

pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan
laporan itu sendiri.
1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan
dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang
penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa
pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan
laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Data yang
diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah
dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data
pendukung atau penunjang dan penyajian data.
3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika
laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-
kalimat.
4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga
laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.











14


DAFTAR PUSTAKA
http://paknewulan.wordpress.com/2009/07/24/tata-cara-penyusunan-laporan/
http://nicha-myspace.blogspot.com/2011/01/makalah-laporan-manajerial-mata-kuliah.html
http://eprints.undip.ac.id/27173/1/150-BA-FISIP-2007.pdf
http://febianputra.wordpress.com/2012/05/27/pengertian-laporan-dasar-dasar-laporan-
sistematika-laporan-dan-contoh-laporan-resmi/