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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SUR DEL LAGO JESUS MARIA SEMPRUM

UNIDAD II: AJUSTES.


TEMA 02: CUENTAS POR COBRAR
UNIDAD CURRICULAR: CONTABILIDAD II
PROGRAMA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS
PROFESOR: WILLIAM DE J. MOLINA D.
CUENTAS POR COBRAR:
Son los ttulos que tienen la empresa, a cargo de sus clientes, por los productos o servicios que
les haya rendido en el desarrollo de sus actividades.
CLASIFICACION:
Los crditos concedidos a terceras personas se consideran cuentas por cobrar.
Los dems crditos concedidos a trabajadores, accionistas, anticipos, reclamaciones deben
considerarse en forma separada. Ingresos acumulados no devengados y no cobrados por concepto de
!uando estos crditos no vayan a ser considerados en corto pla"o no se deben registrar en el
activo circulante, sino en el grupo de otros activos.
Intereses, comisiones, alquileres, etc. todos estos se clasifican dentro del grupo de cuentas por
cobrar, pero separados de las cuentas por cobrar clientes.
CONTROL INTERNO:
!omprende el plan de organi"aci#n y la coordinaci#n de todos los mtodos y medidas adoptadas
en una empresa para proteger sus activos, verificar la e$actitud y confiabilidad de sus datos contables,
desarrolla las eficiencias de las operaciones y estimula la adhesi#n a las politicas preescrita por la
gerencia.
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO:
%stn fundamentadas en dos procedimientos de organi"aci#n&
'. la manipulaci#n fisica de un activo debe de la contabili"aci#n de dicho activo.
(. el trabajo debe ser dividido entre personas, de tal forma que los resultados obtenidos por una
parte puedan ser comparadas mediante los resultados obtenidos por otro.
PRINCIPALES PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
'. Se debe separar el manejo del activo de su contabili"aci#n.
(. )arle vacaciones a los empleados y rotarlos de posici#n en el trabajo.
*. )ebe dividirse el trabajo, de tal forma que una persona no domine un procedimiento desde su inicio
hasta el final.
+. Suscribir p#li"as de fidelidad o e$igir fian"as a los empleados.
,. Se deben fijar responsabilidades, es decir- asegurar cuidadosamente los deberes.
.. Las instrucciones de las operaciones deben estar por escrito. Se necesita un manual de
procedimientos, un catlogo de cuentas e instrucciones similares.
/. )isponer de personal adiestrado, calificado y capacitado.
0. 1tili"ar cuentas de control, para medir la e$actitud de los saldos de las cuentas y la eficiencia y
honestidad.
2. 1tili"ar el sistema de contabilidad por partida doble.
'3. %vitar parentescos y recomendados entre el personal.
''. %jercer la vigilancia discreta y peri#dica de la vida privada de los empleados.
'(. 4ecani"ar el trabajo administrativo.
'*. )epositar en el banco diariamente los cobros, rentas y todos los ingresos en efectivo.
'+. %l archivo de los comprobantes y su clasificaci#n debe hacerse en forma de poder locali"ar
cualquier e$pediente o carta rpidamente.
',. %jercer vigilancia sobre las diferentes reas de la empresa.
OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
5segurar el cobro puntual y total de las sumas que le deben sus clientes y que los cobros
ingresen en su totalidad.
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
'.6 La aprobaci#n del crdito, el embarque de la mercanca, la recepci#n de los cobros, facturaci#n,
registros contables deben ser elaborados por empleados diferentes.
(.6 Se deben listar anticipadamente los documentos que sern transferidos de un departamento a
otro.
*.6 %l )epartamento de crdito es quien aprueba el crdito y reali"a la gesti#n de cobran"a, evitando
la intervenci#n del )epartamento de 7entas.
+.6 Se deben comprobar la e$actitud de las cantidades, precios, clculos, descuentos, etc. 8or una
persona que no sea la que facture.
,.6 %laborar %stados de !uentas de clientes por personas ajenas a las que manejen los libros
au$iliares.
..6 9egistrar en el 4ayor :eneral los totales de !argos y 5bonos en la cuenta !ontrol de !uentas
por !obrar, independientemente de la informaci#n que se entrega al empleado que lleva los libros
au$iliares.
/.6 Los abonos a las cuentas de los clientes por 9ebajas, )evoluciones, )escuentos, deben ser
aprobados por un funcionario autori"ado.
0.6 Se deben comparar los registros de cobran"as con los dep#sitos.
2.6 %vitar que las personas que manejen fondos tengan acceso a los registros contables.
'3.6 !lasificar las cuentas peri#dicamente seg;n su vencimiento.
''.6 Las cuentas por cobrar en Litigio <%n poder de los abogados para su cobro= deben ser manejadas
por personas ajenas a su registro.
'(.6 Se deben revisar peri#dicamente las !uentas por !obrar morosas o en estado de atraso.
'*.6 Se deben cuadrar los mayores au$iliares con la !uenta !ontrol.
'+.6 Se debe ejercer control sobre aquellas cuentas canceladas por incobrables.
',.6 Los asientos para cancelar cuentas malas deben ser aprobados por una persona distinta al que las
registras.
'..6 %l reembolso de dinero a los clientes debe ser aprobado por el )epartamento de !rdito y
!obran"a.
'/.6 Se deben rotar los empleados que tienen a su cargo la responsabilidad de registrar las !uentas
por !obrar.
VALUACION DE LAS PARTIDAS DE CUENTAS POR COBRAR
%L patr#n o medida de valoraci#n adecuado de las cuentas por cobrar es el importe que se
estima ser cobrado en un futuro cercano, dentro de las operaciones normales de la empresa.
8ara valorar las cuentas por cobrar a su equivalente en dinero y para asignarle el importe
apropiado en los resultados acreedores en el perodo determinado debern considerarse varias clases de
deducciones, ejemplo.
'.6 !uentas Incobrables o de !obro dudoso.
(.6 )escuentos
*.6 )evoluciones y bonificaciones
+.6 >letes que se reembolsan.
La primera es de aplicaci#n casi invariable, las otras son ocasionales.
%$iste una relaci#n estrecha, entre una incorrecta concesi#n del crdito y la cuenta que resulta
incobrable. Si la concesi#n del crdito es atribuida al )epartamento de !rdito y !obran"a, generalmente
son menores las prdidas, dependiendo de la amplitud y el esmero en la obtenci#n de los datos del posible
cliente.
METODOS PARA LA ESTIMACION DE LAS CUENTAS INCOBRABLES.
8ueden estar integrado por estimaciones en trminos porcentuales sobre base dada por&
'.6 Las 7entas ?rutas @otales, tanto contado como crdito.
(.6 Las 7entas Aetas
*.6 Las 7entas a !rdito.
+.6 Las !uentas por !obrar a la >echa del ?alance.
,.6 Las !uentas por !obrar por antigBedad de Saldos.
La predicci#n se basar en la e$periencia. !uando hayan pocas cuentas individuales de clientes,
se puede calcular el monto incobrable, anali"ando cada una. @omando en cuenta la antigBedad de saldos,
el grado de solvencia del cliente, la regularidad de pagos, etc.
Si hay muchas !uentas por !obrar es preferible usar las estadsticas de prdidas anteriores,
relacionadas con las bases anteriores.
La interpretaci#n correcta de la cifra de 8rdidas de !uentas Incobrables requiere la comparaci#n
entre los negocios del aCo corriente, de los aCos anteriores y de otras empresas.
La provisi#n por Incobrables puede crear reservas ocultas cuando se aumenta demasiado. %l
registro contable de la %stimaci#n de las 8rdidas por cuentas Incobrables ser el siguiente.
3' )%?% D5?%9
*'63,63+ 8rdidas por !uentas Incobrables o 8rdidas por !uentas 4alas (.333
8rovisi#n para !uentas 4alas o !uentas Incobrables (.333
La !uenta 8rdidas tiene como objetivo conservar la cuenta de 7entas de manera que
proporcione los datos relativos a las 7entas @otales y es cancelada contra al cierre de ejercicio contra la
!uenta :anancias y 8rdidas.. La 8rovisi#n tiene como prop#sito mantener las !uentas por !obrar de
forma que refleje el importe total, y permanecer en el ?alance :eneral deduciendo las !uentas por
!obrar.
%l ajuste de incobrables deber hacerse al final de cada perodo para el cual se preparan los
estados financieros.
!uando es el primer ejercicio, podr hacerse, guindose por la e$periencia de otras empresas de
la misma rama de negocio, de la misma localidad y en las mismas condiciones de crdito. !uando
obtenga la e$periencia propia, deber sustituir las e$periencias ajenas para baara basar sus clculos
estimativos.
Las !uentas por !obrar se deben revisar perodicamente, con el objeto de estimar prdidas
probables, cuyo importe puede compararse con el saldo e$istente de la provisi#n, si es e$cesivo o
insuficiente, para entonces modificar el porcentaje aplicado <1A5, !ontabilidad Intermedia, 8ag.02=
METODO PARA DETERMINAR LA PROVISION SOBRE LAS VENTAS BRUTAS.
Se basa en el porcentaje de prdidas de cuentas malas que se determinarn sobre las ventas
brutas de perodos anteriores, se considera la informaci#n sobre las prdidas reales correspondiente a un
perodo de ( a , aCos. 1tili"ando la siguiente f#rmula.
E F @otal de prdidas de los perodos $ '33
@otal de 7entas ?rutas de los perodos
%G%48LH& La empresa A. Iambrano, !.5., durante los ;ltimos , aCos ha tenido ventas brutas, rebajas
y devoluciones en ventas de acuerdo a los datos que se seCalan a continuaci#n.&
Ao V!"#$
B%&"#$
R'#(#$ )
D*o+&,-o!$
V!"#$
N"#$
P.%/-/#$
0o% C"#$.
M#+#$
V!"#$ /
Co!"#/o
V!"#$ #
C%./-"o
'220 '33.333,33 '3.333,33 23.333,33 '.333,33 *3.333,33 /3.333,33
'222 '(3.333,33 ((.333,33 20.333,33 +.033,33 *3.333,33 23.333,33
(333 '+3.333,33 (0.333,33 ''(.333,33 0.+33,.33 +,.333,33 2,.333,33
(33' '.3.333,33 (/.333,33 '**.333,33 ..+33,33 .3.333,33 '33.333,33
(33( '03.333,33 **.333,33 '+/,333.33 '+.+33,33 .3.333,33 '(3.333,33
To"#+$ 100.000200 320.000200 450.000200 64.000200 224.000200 714.000200
Las 7entas ?rutas del perodo que se finali"a al *'6'(63* es de ?s. ((,.333,33, con devoluciones
y rebajas por ?s. (,.333,33, las 7entas de !ontado suman ?s. '*,.333,33
E F *,.333.33 $ '33. F ,E , este se aplica a las 7entas ?rutas del perodo que
/33.333,33 estamos cerrando, entonces.
%stimaci#n de la 8rovisi#n para !uentas 4alas F ((,.333.33 J ,E F ''.(,3,33
%l 5siento contables al cierre por este concepto ser
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas ''.(,3,33
8rovisi#n para !uentas 4alas ''.(,3.33
!reaci#n de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al ,E de las 7entas ?rutas.
5 este mtodo se le objeta que las ventas brutas incluyen partidas de las cuales no surgirn
cuentas malas, como son las rebajas y devoluciones en ventas y las ventas al contado.
METODO PARA DETERMINAR LA PROVISION SOBRE LAS VENTAS NETAS.
@oma como base para su clculo el monto de las ventas netas, es decir, ventas brutas menos
rebajas y devoluciones en 7entas. !onsiderando los datos del mtodo anterior tenemos.
7entas Aetas F 7entas ?rutas K <)evolucionesL)escuentosL9ebajas=
7entas Aetas F ((,.333.33 6 (,.333.33 F (33.333.33
5plicamos la siguiente f#rmula&
E F @otal de prdidas de los perodos $ '33
@otal de 7entas Aetas de los perodos
E F *,.333.33 $ '33 F .E este se aplica a las 7entas Aetas del perodo que
,03.333.33 estamos cerrando, entonces.
%stimaci#n de la 8rovisi#n para !uentas 4alas F (33.333.33 J .E F '(.333,33
%l 5siento contables al cierre por este concepto ser
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas '(.333.33
8rovisi#n para !uentas 4alas '(.333.33
!reaci#n de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al .E de las 7entas Aetas.
METODO PARA DETERMINAR LA PROVISION SOBRE LAS VENTAS A CREDITO
Se determina el porcentaje de las operaciones hechas a crdito, cuando las operaciones de estos
se hacen mes a mes, o por perodos de aCos, se obtiene un cuadro valioso, que permite tomar decisiones
respecto a las polticas de crdito. Si a travs de esta e$periencia obtenemos que se mantienen un
porcentaje estable de prdidas por las ventas efectuadas a crdito, podremos aplicarlo, para obtener el
monto de las cuentas malas estimadas.
%ste mtodo toma como base de clculo, solamente las ventas a crdito de los perodos
considerados. 5plicando la siguiente fMrmula podremos determinar el porcentaje a aplicar por estimaci#n
de las cuentas malas. <1A5, !ontabilidad Intermedia 8ag.+2=
E F @otal de prdidas de los perodos $ '33
@otal de 7entas a !rditos de los perodos
E F *,.333.33 $ '33 F /E este se aplica a las 7entas a !rdito del perodo que
+/,.333,33 estamos cerrando, entonces.
Las 7entas a !rdito al !ierre vendr dada por la resta de ?s. ((,.333.336'*,.333.33 F 23.333.33
%stimaci#n de la 8rovisi#n para !uentas 4alas F 23.333 J /E F ..*33.33
%l 5siento contables al cierre por este concepto ser
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas ..*33.33
8rovisi#n para !uentas 4alas ..*33.33
!reaci#n de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al /E de las 7entas a !rditos.
METODO PARA DETERMINAR LA PROVISION SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR
ABIERTAS.
!onsiste en efectuar una estimaci#n de las cuentas incobrables, basndose en el saldo de las
!uentas por !obrar. %s aplicado por los auditores quienes revisan un conjunto de cuentas y
posteriormente presentan un informe acerca de su e$actitud para una fecha determinada.
%n la revisi#n de las !uentas por !obrar se incluyen los hbitos de pago de los clientes, su
solvencia econ#mica, como responden ante la acci#n de cobran"a, como elementos para obtener de la
situaci#n, frecuentemente se elabora un anlisis de la antigBedad de los saldos.
La provisi#n total necesaria se obtendr de multiplicar los saldos abiertos por el porcentaje que
arroja la e$periencia, en cuanto a prdidas. %jemplo.
Las !uentas por !obrar al cierre de ejercicio tienen un saldo de ?s. ,3.333.33, la e$periencia de
empresas similares del ramo le indican que la prdida probable es alrededor del *E de la !uentas por
!obrar 5biertas&
,3.333,33 $ *E F '.,33.33, %l asiento !ontable ser el siguiente.
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas '.,33.33
8rovisi#n para !uentas 4alas '.,33.33
!reaci#n de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al *E de las !uentas por !obrar.
%l porcentaje de las prdidas por cuentas incobrables se obtiene dividiendo el monto de las
prdidas para el aCo dado, por la suma de las !uentas por !obrar de ese aCo y se multiplica por '33. %ste
porcentaje se aplicar a las !uentas por !obrar 5biertas del nuevo perodo. La cantidad estimada se basa
en la prdida real del ejercicio anterior.
METODO PARA DETERMINAR LA PROVISION SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR POR
ANTIG8EDAD DE SALDOS.
%l anlisis de la antigBedad de saldos consiste en desglosar el saldo de cada cliente, de acuerdo
con el tiempo de los cargos que e$isten en sus cuentas y evaluar, cada uno de ellos, seg;n la teora que,
mientras ms antigua es una cuenta , menos posibilidades hay de cobrarlas..
%l listado detallado de las cuentas, no vencidas, de *3 das de vencidas, de .3 das, de ms de un
aCo de vencidas y as sucesivamente, nos va a mostrar la relaci#n directa y determinante entre el tiempo
en que una cuenta ha estado pendiente de pago, y la prdida neta probable por concepto de cuentas malas.
!ada cargo hecho y no pagado, se clasifica por su antigBedad en una hoja de anlisis con
columnas, y los resultados se resumen en forma parecida a la siguiente.
ANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR SU ANTIG8EDAD
AL 6393292006
A!"-:;/#/ !
M$$
I<0o%" /+
Bo+=*#%$
> / +#$
C&!"#$
> 0%*-$"o /
0.%/-/#
I<0o%" / +#
0.%/-/# 0%*-$"#.
Ao vencidas 03.333 ,/.( 3.( '.3
'6( *0.333 (/.( '.3 *03
(.6* '(.333 0., , .33
*6. ,.333 *., / *,3
4s de . *.333 (.' ',.3 /,3
%n manos de 5bog (.333 '., ,3.3 '.333
@otales '+3.333 '33 '33 *.(+3
%l 5siento contables al cierre por este concepto ser
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas *.(+3
8rovisi#n para !uentas 4alas *.(+3
!reaci#n de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al vencimiento de las cuentas por cobrar.
CASOS ?UE SE PUEDEN PRESENTAR AL AJUSTAR LA PROVISION
3.9 CUANDO EL SALDO ACREEDOR DE LA PROVISION DEL BALANCE SEA MA@OR
AL NUEVO SALDO DETERMINADO AL CIERRE DE EJERCICIO.
Si la provisi#n tiene saldo acreedor y es mayor al nuevo monto determinado para el cierre, se
restan ambos montos y la diferencia ser el ajuste a efectuar disminuyendo el saldo de la provisi#n
mediante un cargo a la misma y un abono a la cuenta 8rdida por !uentas Incobrables.
8rovisi#n para Incobrables
)ebe Daber
+.333.33
(.,33.33
'.,33.33
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rovisi#n para !uentas 4alas (.,33.33
9ecuperaci#n de !uentas 4alas (.,33.33
5juste de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al *E de las !uentas por !obrar.
2.9 CUANDO EL SALDO ACREEDOR DE LA PROVISION DEL BALANCE SEA MENOR
AL NUEVO SALDO DETERMINADO AL CIERRE DE EJERCICIO.
Si la provisi#n tiene saldo acreedor y es menor al nuevo monto determinado para el cierre, se restan
ambos montos y la diferencia ser el ajuste a efectuar aumentando el saldo de la provisi#n mediante un
abono a la misma y un cargo a la cuenta 8rdida por !uentas incobrables.
EJEMPLO
'.6 %fect;e el asiento para ajustar la provisi#n en base al (E de las 7entas Aetas. Los saldos de las
siguientes cuentas aparecen en el Libro 4ayor de Servicios 7ene"uela, !.5. al *'6'(6(33(
!uentas por !obrar '.3.333.33
8rovisi#n para !uentas 4alas ..333.33
7entas +33.333.33
)evoluciones en 7entas *3.333.33
7entas Aetas F +33.333.33 K *3.333.33 F */3.333.33 $ (E F /.+33.33
La provisi#n al cierre debe quedar con un saldo de ?s. /.+33.33, pero trae un saldo acreedor de ?s.
..333.33, hay una diferencia de ?s. '.+33.33 que ser el ajuste a reali"ar, mediante el siguiente asiento
contable.
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas '.+33.33
8rovisi#n para !uentas 4alas '.+33.33
!reaci#n de la provisi#n por !uentas Incobrables
!on base al (E de las 7entas Aetas.
2.9 CUANDO EL SALDO DE LA PROVISION DEL BALANCE SEA DEUDOR
Se deben sumar los montos del saldo deudor de la provisi#n al cierre y el nuevo monto de la
provisi#n determinado seg;n el mtodo seleccionado, esta sumatoria se registrar de la siguiente
manera..
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas
8rovisi#n para !uentas 4alas
5juste de la provisi#n por !uentas Incobrables
EJEMPLO:
La empresa tuvo una prdida real de !uentas 4alas en el aCo (33* de ?s. '+.+33.33. Las
cuentas por cobrar al cierre del aCo anterior <(33(= era de ?s. '++.333.33 y la provisi#n de ese aCo qued#
en ?s. '+.333.33, en consecuencia, a la fecha del cierre del (33*, la cuenta 8rovisi#n tienen un saldo
)eudor de ?s. +33.33.33
8ara el cierre del (33* las !uentas por !obrar abiertas suman ?s. '.3.333.33. 1sando los datos
anteriores determinaremos el nuevo porcentaje a aplicar al cierre del (33*.
'.6 )eterminamos el porcentaje del aCo anterior&
'+.+33.33 N '++.333 F '3E 8rdida de !uentas 4alas $ '33
!uentas por !obrar
(.6 )eterminamos la provisi#n para el nuevo aCo (33*.
'.3.3.3 $ '3E F '..333.33
*.6 Se hace el ajuste considerando que la provisi#n tiene un saldo deudor y su naturale"a es
acreedora, por ello se suman los saldos para determinar el monto del ajuste.
'..333.33 L +33 F '..+33.33, el asiento contable sera.
F3'F )%?% D5?%9
*'6'(63* 8rdida por !uentas 4alas '..+33.33
8rovisi#n para !uentas 4alas '..+33.33
5juste de la provisi#n por !uentas Incobrables