FACULTAD ADMINISTRATIVA

CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORA

TESIS DE GRADO

Previo a la obtencin del Ttulo de
Ingeniero en Contabilidad y Auditora



Tema de Tesis:

Diseo de un Manual de Procedimientos para el Departamento
de Operaciones y Logstica en la Compaa Circolo S.A. y su
incidencia en el ao 2011



Autor:

Roxana Nathaly Zambrano Banchn



Directora de Tesis:

Ing. Priscila Paredes


Guayaquil, 2011

I

Agradecimiento


A Dios, por permitirme concluir mi carrera universitaria, ser mi
gua cada da y llenarme de bendiciones para alcanzar mis metas.

A mis padres, por estar siempre presente en nuestra vida dndome
constantemente una palabra de aliento para seguir luchando para
el cumplimiento de nuestros objetivos.

A mi tutora, Ing. Priscila Paredes, por la aportacin de sus
conocimientos e ideas, por su ayuda para la culminacin de este
trabajo; y a todas aquellas personas, amigos y conocidos, que
incidieron para mejorar en mi carrera estudiantil, profesional y
espiritual.


















II

Dedicatoria


Dedico este trabajo de graduacin a todas las personas que me
han brindado las posibilidades y oportunidades de especializarme.
A mis padres a quienes amo profundamente, por ser la motivacin
de superacin cada da, por sus consejos y por su apoyo moral a
lo largo de mi carrera universitaria y mi vida.
A mi novio y mis amigos quienes han estado constantemente
alentndome en la consecucin de mis objetivos.























III

UNIVERSIDAD POLITCNICA
SALESIANA


CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORA


EL JURADO CALIFICADOR OTORGA A LA
TESIS



LA CALIFICACIN DE ___________________________


EQUIVALENTE A: _______________________________



MIEMBROS DEL TRIBUNAL:



Director de CC.AA.EE: ___________________________


Directora de tesis: ________________________________


Asignado : _______________________________








IV

UNIVERSIDAD POLITCNICA
SALESIANA



CARRERA INGENIERA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORA


Declaratoria de Responsabilidad


Los pensamientos, ideas, opiniones y la informacin obtenida a travs de este
trabajo de investigacin, son de exclusiva responsabilidad del autor.



Guayaquil, Octubre del 2011.





_____________

Roxana Zambrano Banchn








V

NDICE GENERAL

AGRADECIMIENTO ............................................................................................. I
DEDICATORIA ..................................................................................................... II
AUTORA ............................................................................................................ IV
NDICE GENERAL ............................................................................................... V
NDICE DE CUADROS ..................................................................................... VII
NDICE DE GRFICOS ................................................................................... VIII
RESUMEN ............................................................................................................. X
INTRODUCCIN ................................................................................................ XI


CAPTULO I: EL PROBLEMA......................................................................... 1
1.1 Planteamiento del problema ............................................................................. 1
1.1.1 Ubicacin del problema en un contexto ........................................................ 1
1.1.2 Situacin conflicto ......................................................................................... 1
1.1.3 Formulacin del problema ............................................................................. 2
1.1.4 Delimitacin del problema ............................................................................ 2
1.2 Objetivos de la Investigacin ........................................................................... 3
1.2.1 Objetivos Generales ...................................................................................... 3
1.2.1 Objetivos Especficos .................................................................................... 3
1.3 J ustificacin e importancia de la Investigacin ................................................ 4


CAPTULO II: MARCO TERICO ................................................................. 5
2.1.Fundamentacin Terica .................................................................................. 5
2.1.1 Descripicin de la Compaa Circolo S.A. ................................................... 5
2.1.1.1 Breve historia ............................................................................................. 5
2.1.1.2 Misin ......................................................................................................... 6
2.1.1.3 Visin ......................................................................................................... 6
2.1.1.4 Estructura Organizacional .......................................................................... 6
2.1.1.4.1 Organizacin ........................................................................................... 6
2.1.1.4.2 Organigrama ............................................................................................ 8
2.1.2 Control Interno ............................................................................................ 12
2.1.2.1 Definicion de Control Interno .................................................................. 12
2.1.2.2 Componentes del Control Interno ............................................................ 13
2.1.2.3 Limitaciones del Control Interno ............................................................. 16
2.1.3 Manuales de Polticas y Procediemientos ................................................... 17
2.1.3.1 Manual ...................................................................................................... 17
2.1.3.2 Clasificacion de los Manuales .................................................................. 17
2.1.3.3 Polticas .................................................................................................... 20
2.1.3.4 Procedimientos ......................................................................................... 21
2.1.3.5 Manual de Polticas y Procedimientos ..................................................... 22
2.1.3.5.1 Definicin .............................................................................................. 22
2.1.3.5.2 Ventajas del Manual de Procedimientos ............................................... 23
2.1.3.5.3 Contenido de los Manuales de Polticas y Procedimientos ................... 23
2.1.4 Logstica ...................................................................................................... 24
VI

2.1.4.1 Definicin de Logstica ............................................................................ 24
2.1.4.2 Funciones de la Logstica ......................................................................... 25
2.1.4.3 La logstica y la cadena de suministros .................................................... 26
2.1.4.4 La logstica y el servicio al cliente ........................................................... 26
2.1.5 Fundamentacin Legal ................................................................................ 27


CAPTULO III: ANLISIS E INTERPRETACIN DE INFORMACIN 31
3.1 Investigacion del Objeto de Estudio ............................................................... 31
3.1.1 Diseo de la Investigacin .......................................................................... 31
3.1.2 Tcnicas de Investigacin ........................................................................... 31
3.1.2.1 Encuestas a Clientes de la Compaa Circolo S.A. .................................. 32
3.1.2.1.1 Seleccin del Universo .......................................................................... 32
3.1.2.1.2 Tamao de la Muestra ........................................................................... 37
3.1.2.1.3 Instrumento ............................................................................................ 38
3.1.2.1.4 Conclusiones y grficas de la investigacin .......................................... 39
3.1.2.2 Encuesta al Personal del Dep. Operaciones y logstica de la Compaa
Circolo S.A. .......................................................................................................... 49
3.1.2.2.1 Seleccin del Universo .......................................................................... 49
3.1.2.2.1 Instrumento ............................................................................................ 49
3.1.2.2.3 Conclusiones y grficas de la investigacin .......................................... 50
3.1.2.3 Entrevista al J efe del Dep. Operaciones y Logstica de la Ca. ................ 53
3.1.2.3.1 Evaluacin general del Departamento de Operaciones y Logstica ...... 53
3.1.2.3.1.1 Organizacin del Departamento ......................................................... 53
3.1.2.3.1.1.1 Infraestructura ................................................................................. 53
3.1.2.3.1.1.2 Organigrama .................................................................................... 54
3.1.2.3.1.2 Actividades y funciones del Departamento ........................................ 56
3.1.2.3.1.2.1 Perfil de los Profesionales ............................................................... 57
3.1.2.3.1.3 FODA del Departamento .................................................................... 65
3.1.3 Anlisis de la Informacion Recopilada ....................................................... 66


CAPTULO IV: PROPUESTA DE VALOR: Diseo de un Manual de
Procedimientos aplicado al Departamento de Operaciones y Logstica de la
Compaa Circolo S.A. ........................................................................................ 68
Aprobacin tcnica y registro del manual ............................................................ 71
Actualizacin de procedimientos ......................................................................... 72
Introduccin .......................................................................................................... 73
Objetivo y Alcance ............................................................................................... 74
Base Legal ............................................................................................................ 75
Procedimientos del Departamento de Operaciones y Logstica ........................... 76
Diagrama de flujo ................................................................................................. 90
Formatos ............................................................................................................. 104
Simbologa .......................................................................................................... 112


REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ........................................................... 114

VII

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................. 115
Conclusiones ...................................................................................................... 115
Recomendaciones ............................................................................................... 116













































VIII

NDICE DE CUADROS



CUADRO 1
Nmina de Accionistas
7
CUADRO 2
Nmina de Administradores
7
CUADRO 3
Listado de Mquinas de Caf Instaladas
34
CUADRO 4
Distribucin del Personal del Dep. Operaciones y Logstica
56

















IX

NDICE DE GRFICOS

GRFICO 1
Organigrama de la Compaa Circolo S.A.
3
GRFICO 2
Componentes del Control Interno
14
GRFICO 3
Opinin sobre la atencin del personal de Circolo S.A.
40
GRFICO 4
Opinin sobre la asesora de los tcnicos de Circolo S.A..
42
GRFICO 5
Tiempo de entrega de pedidos.
43
GRFICO 6
Estado del producto recibido
44
GRFICO 7
Condiciones de pago y entregas
45
GRFICO 8
Amabilidad del Personal
46
GRFICO 9
Expectativas del Servicio Recibido
47
GRFICO 10
Recomendacin a terceros
48
GRFICO 11
Valoracin global del servicio
49
GRFICO 12
Percepcin del Empleado sobre el Ambiente
51
GRFICO 13
Percepcin del Empleado sobre la Organizacin
52
GRFICO 14
Percepcin del Empleado sobre los Incentivos
53
GRFICO 15
Organigrama del Dep. de Operaciones y Logstica
56
X

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Diseo de un Manual de Procedimientos para el Departamento
de Operaciones y Logstica en la Compaa Circolo S.A. y su
incidencia en el ao 2011

Autor: Roxana Zambrano Banchn, rznb1987@gmail.com
Tutor: Ing. Priscilla Paredes, pparedes@ups.edu.ec

RESUMEN

El propsito de este trabajo consiste en la elaboracin de un Manual de
Procedimientos que permitir establecer los lineamientos para el adecuado
desempeo de los colaboradores del Departamento de Operaciones y Logstica
determinando las labores a efectuarse y los responsables de las mismas.
Se evidencia malestar por parte de los clientes por la recurrente falta de atencin,
desabastecimiento de productos e insumos. Lo que provoca que el cliente opte
por la devolucin de la mquina dispensadora (prdidas de ventas) porque sus
requerimientos no son atendidos a tiempo.
Este trabajo tiene incidencia directa en los clientes ya que este manual aportar a
que se logre un servicio predecible, consistente y confiable en el servicio de las
mquinas Nescaf y mejore la percepcin que tiene el cliente sobre el servicio
que recibe, ya que actualmente se evidencia lentitud en el proceso de despacho de
insumos lo que provoca descontento debido a que el dispensador queda sin
producto y no puede seguir degustando de caf.
Para realizar el trabajo se emplearon tcnicas de investigacin, entre las cual se
realiz una investigacin cuantitativa primaria hacia los clientes que busca
cuantificar los datos y aplica una forma de anlisis estadstico. Adems, se
recolectar informacin mediante encuestas, entrevista y observacin directa de
las actividades que se realizan en el Departamento de Operaciones y Logstica.
Ayudar al fortalecimiento de la estructura organizacional que define la esencia
de las actividades y directrices bsicas para el funcionamiento de ste
departamento.
Adicionalmente, la elaboracin de un manual permitir mantener un registro
actualizado de los procedimientos que ejecuta sta rea.

Este trabajo encierra las siguientes palabras claves:
MANUAL, LOGSTICA, PROCEDIMIENTOS, OPERACIONES.
XI
INTRODUCCIN

En las organizaciones dedicadas a la prestacin de servicios, la atencin al cliente en la
distribucin logstica eficaz y eficiente posee gran importancia, ya que a travs de la
excelencia en estos procesos, se consiguen: percepcin de calidad general de la
organizacin ptima por parte de los clientes, fidelizacin y reconocimiento de la marca
representada, todo aquello que al final de cuentas significa beneficios cualitativos y
medibles en trminos de resultados (rentabilidad). El Dep. de operaciones y logstica es
el eje que concentra las operacin de la Compaa Circolo S.A., bsicamente en ste
departamento se evidencia un escenario de desorganizacin, existen problemas de
confusin al realizar las actividades ya que stas deben ser estandarizadas para que el
cliente no sienta el cambio entre la atencin de una persona u otra.

El captulo I se basa en la presentacin del PROBLEMA, la ubicacin y situacin del
conflicto, los sntomas que hacen evidente la existencia del problema, las causas y
consecuencias y la delimitacin del estudio, muestra adems porque es importante la
investigacin, y quienes se beneficiarn de la misma.

El captulo II presenta el MARCO TERICO, la Descripcin General de Circolo S.A.,
la Fundamentacin terica y Legal que ampara el estudio del problema y definiciones
conceptuales de trminos que han sido empleados en el trabajo de investigacin.

El captulo III, se refiere al ANLISIS E INTERPRETACIN DE
INFORMACIN, incluye las tcnicas de investigacin utilizadas, grficos y los
criterios para la elaboracin de la propuesta; adicionalmente, la elaboracin de los
perfiles de los profesionales que se desempean en el Departamento de Operaciones y
Logstica de Circolo S.A.

El captulo IV, presenta la PROPUESTA DE VALOR como alternativa a la solucin a
de la problemtica expuesta, incluye las directrices para la ejecucin de los
procedimientos y sus respectivos diagramas de flujos que se aplican en el Departamento
de Operaciones y Logstica de Circolo S.A.

XII
Finalmente se determinan las CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ms
relevantes que se han obtenido con el desarrollo de esta tesis para consideracin de la
Gerencia.
1


CAPTULO I
EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1 UBICACIN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO

La empresa Circolo S.A. es una compaa ecuatoriana que representa una red de
servicio autorizada por Nestl para la venta de caf con especialidades de cappuccino,
latte, mokaccino, vainilla, vanidark, mokadark, tradicin y expreso, servido
directamente al consumidor en empresas pblicas y privadas.
Sus oficinas estn ubicadas en la ciudad de Guayaquil sector norte, Urdesa Central calle
Cuarta entre las Monjas y Dtiles; cuenta con alrededor de 15 empleados divididos as:
5 personas en el rea administrativa, 2 en el rea de ventas y 8 en el rea de operaciones.

1.1.2 SITUACIN CONFLICTO

Actualmente la compaa tiene a su cargo alrededor de 200 clientes empresariales en la
ciudad de Guayaquil, se evidencia lentitud en el proceso de despacho de insumos lo que
provoca descontento debido a que el dispensador queda sin producto y no puede seguir
degustando de caf.

La empresa cuenta con un volumen de consumidores significativos y este manual
aportar a que se logre un servicio predecible, consistente y confiable a costos
razonables; estableciendo lineamientos en el departamento de operaciones y logstica se
podr asegurar que los insumos estuvieran en el sitio justo en el momento oportuno; por
ello existe la necesidad de establecer un manual de procedimientos para el rea de
Operaciones y Logstica.


2
1.1.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA

CAUSAS

CONSECUENCIAS
- Ausencia de planificacin de visitas de
clientes.
- Poca informacin sobre el estado de la
mquina y del stock de los insumos.
- Llamadas de clientes suelen ser
receptadas por personas ajenas al
Departamento de operaciones y logstica.
- No hay un responsable de las llamadas
de los clientes, por lo que no se puede dar
una respuesta exacta de la visita.
- El cliente no tiene claro el procedimiento
para el despacho de los productos, a
menudo realiza los requerimientos a la
persona equivocada.
- Realiza el pedido a la recepcionista, a
contabilidad o al promotor; y no a Ventas,
por ende no se procesa el pedido.
- Poca importancia al plan de
mantenimientos de las mquinas
dispensadoras
- Constantes averas de las mquinas
dispensadoras.
- Desabastecimiento de productos o
insumos en la bodega (escasas veces)
- No se efecta el despacho por falta del
producto.


1.1.4 DELIMITACIN DEL PROBLEMA

La investigacin se centrar exclusivamente en el Departamento de Operaciones y
Logstica Compaa Circolo S.A., el presente estudio se concentrar en las incidencias
del departamento en el ao 2011.
Presento a continuacin el organigrama en donde se identifica el departamento en
mencin.
3
Grfico 1: Organigrama de la Compaa Circolo S.A.

Fuente: Departamento Administrativo


1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.2.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un manual de procedimientos a travs de un estudio analtico de los procesos y
flujo de informacin en el rea de Operaciones y Logstica con lineamientos que
beneficien a la gestin de Circolo S.A.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar los procesos del Departamento de Operaciones y Logstica.
Disear flujogramas de los procesos del Departamento de Operaciones y
Logstica.
Establecer los procedimientos del Departamento de Operaciones y Logstica.
4
1.3 JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN

A travs del Manual de Procedimientos para el Departamento de Operaciones y
Logstica habr mejores controles en la organizacin y toma de decisiones; la logstica
es fundamental para el ptimo funcionamiento de las compaas que dan servicio
directo a clientes empresariales; en PYMES no es considerado de mayor importancia,
aunque es el motor generador de ingresos.

Comnmente los problemas administrativos surgen cuando hay que determinar la labor
a ejecutarse, designar a las personas adecuadas para desarrollarlas, e incluyendo la
disponibilidad de los recursos con que se cuenta para realizar los procesos que se
originan del plan establecido inicialmente. Por lo tanto, es importante seguir un plan
diseado para obtener los resultados previstos.

Es importante la coordinacin entre lo antes mencionado, por ello se debe desarrollar
controles preventivos, evaluar y medir los resultados que se obtengan; y de ser el caso
tomar medidas correctivas.

El Manual de procedimientos permitir establecer los lineamientos para el adecuado
desempeo de los colaboradores del Departamento de Operaciones y Logstica, pese a
que poseen mucha experiencia laboral y un alto juicio profesional, es imprescindible
contar con un manual que sea utilizado como herramienta que permita transmitir
prcticas y conocimientos, adems, mejorar sus funciones. Mediante el manual se
contribuir a mejorar la eficiencia y organizacin del manejo de los recursos humanos
mediante la motivacin de los empleados del Departamento de Operaciones y Logstica

Esta propuesta cuenta con el aval del Gerente General de la empresa CIRCOLO S.A







5


CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1. FUNDAMENTACIN TERICA

2.1.1. DESCRIPCIN DE LA COMPAA CIRCOLO S.A.

2.1.1.1. Breve historia

La empresa Circolo S.A. es una compaa ecuatoriana constituida
1
el 17 de Enero del
2003 por socios extranjeros, inici sus operaciones con 15 mquinas Rhea Lioness H4
(Mquinas Nescaf), 1 vehculo y 7 empleados que cubran la parte operativa y
administrativa, para el mediados del ao 2004 contaba con 88 mquinas Nescaf.
Tiene como actividad principal la distribucin y ventas de las diferentes variedades de
soluciones de caf producidos por Nestl Ecuador S.A. bajo la marca Nescaf. En la
actualidad existen 160 mquinas instaladas y distribuidas en Guayaquil, Manta, y
Machala que venden alrededor de 100.000 tazas mensuales, esto es un promedio diario
de 30 tazas diarias.
Circolo S.A. representa una red de servicio autorizada por Nestl para la venta de caf
con especialidades de cappuccino, latte, mokaccino, vainilla, vanidark, mokadark,
tradicin y expreso, servido directamente al consumidor en empresas pblicas y
privadas en lugares especficos ubicados en la ciudad de Guayaquil, red enfocada a
atender las necesidades de las empresas que requieran servicio de caf mediante el uso
de mquinas dispensadoras; adicionalmente presta servicio tcnico nica y
exclusivamente para los equipos y mquinas dispensadoras de caf.


1
La Constitucin est aprobada segn Resolucin N 03-G-IJ -0000229 dictada por el Director J urdico de Compaas de la Intendencia de Compaas
de Guayaquil el 21 de Noviembre del 2002, ante el Notario 25 de Guayaquil; registrada en el Registro Mercantil, el 17 de Enero del 2003 en fojas
8.047 a 8.062, nmero 1.094.
6
Adems la compaa es un canal de comercializacin y/o distribucin de equipos,
repuestos e insumos para otros locales de expendio de NESCAFE u otros puntos
NESCAFE. Las oficinas se encuentran ubicadas en el sector Norte de Guayaquil,
Urdesa Central calle cuarta 409-A entre Dtiles y Las Monjas, y cuenta con una
infraestructura de 500 m
2
distribuidos de la siguiente manera
Oficina 150 m
2
Bodegas 150 m
2

Talleres 80 m
2
Parqueo 50 m
2

2.1.1.2. Misin

Somos una red exclusiva de servicio autorizado por NESTLE para la venta y/o
comodato de las mquinas NESCAFE, venta de repuestos, insumos y miscelneos.
Muestra misin est enfocada a atender las necesidades del consumidor en empresas
pblicas y privadas debidamente establecidas que requieran servicios de caf y otros
mediante el uso de mquinas o dispensadores especficos a travs de un personal
debidamente capacitado.

2.1.1.3. Visin

Tenemos como visin en cinco aos consolidarnos como una de las mayores redes a
nivel nacional de venta y servicio de mquinas vending, con infraestructura propia que
posea estndares necesarios para el almacenamiento y reparacin de nuestros insumos
ofreciendo un servicio ptimo a nuestros clientes.

2.1.1.4. Estructura Organizacional

2.1.1.4.1. Organizacin

De acuerdo con sus Estatutos
2
la Compaa Circolo S.A. se constituye por los
siguientes rganos: la J unta General de Accionistas y la Administracin.



2
Escritura de Constitucin, Gobierno y Administracin, Captulo 3, Articulo 13
7
En el Cuadro 1 se muestra como est compuesta actualmente la J unta General de
Accionistas.

Cuadro 1: Nmina de Accionistas.
Cdula / RUC /
Pasaporte
Apellidos y Nombres
Completos Nacionalidad
Acciones o Aportaciones
VALOR TOTAL
ASE-G-0000047 CAIRO HOLDINGS OVERSEAS S.A. PANAMA
$320.00
SE-G-00000152 MFC ENTERPRISES INC PANAMA
$480.00
Fuente: Superintendencia de Compaas del Ecuador

La compaa tiene un Capital Suscrito por $800.00 y Autorizado por $1,600.00.
Entre las atribuciones de la J unta General se considera:
a) Elegir al Presidente, al Gerente General y Vicepresidente de la Compaa;
b) Elegir uno o ms comisarios quienes durarn dos aos en sus funciones;
c) Aprobar los estados financieros, los que debern ser presentados con el informe del
comisario en la forma establecida en el artculo doscientos setenta y nueve de la Ley de
Compaas vigentes;
d) Resolver acerca de la distribucin de los beneficios sociales;
e) Acordar el aumento o disminucin del capital social de la Compaa;
f) Autorizar la transferencia, enajenacin y gravamen, a cualquier titulo de los bienes
inmuebles de propiedad de la compaa;
g) Acordar la disolucin o liquidacin de la compaa antes del vencimiento del plazo
sealado o del prorrogado, en su caso, de conformidad con la Ley;
h) Elegir al liquidador de la sociedad;
i) Conocer los asuntos que se sometan a su consideracin.

La Administracin es elegida por la J unta General de Socios para un periodo de cinco
aos, est compuesta tal como se muestra en el Cuadro 2.

Cuadro 2: Nmina de Administradores
Cdula / RUC /
Pasaporte Apellido y Nombres Completos Cargo
RL /
Adm
090898416-4 TABACCHI RENDON FRANCESCO GERENTE RL
090888100-6 ROMO LEROUX ESTRADA ANDRES PRESIDENTE RL
Fuente: Superintendencia de Compaas del Ecuador
8

Est integrada por el Gerente General y el Presidente y sus atribuciones y deberes
3
son:
a) Ejercer individualmente la representacin legal, judicial y extrajudicial de la
compaa;
b) Administrar con poder amplio, general y suficiente los establecimientos; empresas,
instalaciones y negocios de la compaa, ejecutando a nombre de ella, toda clase de
actos y contratos sin ms limitaciones que las sealadas en estos estatutos;
c) Dictar el presupuesto de ingresos y gastos;
d) Manejar los fondos de la sociedad y bajo su responsabilidad, abrir, manejar cuentas
corrientes y efectuar toda clase de operaciones bancarias, civiles o comerciales que
obligue a la compaa;
f) Nombrar y despedir trabajadores, previa las formalidades de la Ley, constituir
mandatorios generales o especiales, previa autorizacin de la J unta General en el primer
caso, dirigir las labores del personal y dictar reglamentos;
g) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la J unta General de Accionistas;
h) Supervigilar la contabilidad, archivo y correspondencia de la sociedad y velar por
una buena marcha de sus dependencias;
i) Las dems atribuciones que le confieren los estatutos.

2.1.1.4.2. Organigrama

El organigrama de la compaa Circolo S.A., ver Anexo 1, contiene informacin
representativa de los principales departamentos que integran la compaa, es decir, el
establecimiento posee un organigrama estructural de las relaciones entre unidades y
niveles de autoridad determinados.

La Compaa bsicamente est orientada al cumplimento de objetivos especficos y
estructurados de manera deliberada, con el propsito de alcanzar resultados. Como en
todas las organizaciones en sta compaa se constat la existencia de una agrupacin
informal de manera simultnea a la formal.



3
Escritura de Constitucin, Gobierno y Administracin, Captulo 3, Artculo 27
9
Para mejor comprensin se definir estos aspectos:
Organizacin formal: es aquella que establece lneas claras de autoridad y
responsabilidad.
Organizacin informal: es cuando existe un clima de apoyo dentro de una empresa, esta
coordinacin con una serie de maneras informales.

Teniendo en cuenta estas diferencias, se ha observado que Circolo S.A. como
organizacin principalmente se maneja dentro del segundo aspecto, es decir, el
informal, que se involucra con la planeacin, direccin y el control para formar parte del
proceso administrativo, se confa bsicamente en los acuerdos informales, como la
persuasin, y en los coordinadores de personal para equilibrar los intereses entre las
reas de actividad.

Dentro de la estructura de organizacin como punto clave existe la autoridad y
responsabilidad que es necesaria para evitar responsabilizar a los subordinados de
ciertos niveles, sin que tenga la suficiente autoridad o viceversa.
La responsabilidad puede delegarse, cuando se le concede una atribucin a alguien. El
administrador puede transferir responsabilidad a sus subordinados, pero eso no significa
que se exime de estas, todo gerente es responsable a una autoridad superior, del logro de
alguna porcin de la misin global, y su responsabilidad nunca puede echarse sobre los
hombros de alguna otra persona: no puede ser delegada. sta autoridad y
responsabilidad es detallada en el organigrama mediante un diagrama representativo de
la estructura formal de la empresa y se aprecian con toda claridad los siguientes
aspectos:

- Indica los niveles de la estructura jerrquica que define los diversos grados de la
organizacin.
- Identifica las relaciones y los departamentos que componen la estructura.
- Establece los cauces de comunicacin de las informaciones que han de
transmitirse.




10

A continuacin, se describir las principales funciones que realizan la Administracin:

ADMINISTRACIN
Principales Funciones:
- Dirigir y supervisar las diferentes funciones y actividades de las reas que
integran la compaa.
- Emitir y actualizar lineamientos para la operacin de los procesos
administrativos.
- Atender los asuntos relacionados a las atribuciones que le dan las distintas Leyes
y Reglamentos.
- Toma de decisiones finales.
- Revisin y verificacin de Estados Financieros.
- Firma autorizada de las Cuentas Corrientes.
- Atender con calidad y calidez a los diferentes requerimientos u observaciones de
los clientes.
- Autorizacin de descuentos especiales a clientes.
- Reuniones con proveedores para llegar a acuerdos en compra de inventarios.
- Estructurar estrategias generales para el logro de los objetivos y metas
- Controlar el proceso de planeacin y organizacin, estableciendo objetivos y
metas especficas.
- Aprobacin en ordenes de compras a proveedores.
- Entrevistas a personal aspirantes a ingresar a Circolo S.A.
- Mantener un buen ambiente laboral donde el personal pueda realizar sus
funciones de trabajo de forma correcta.
- Efectuar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios
para el desarrollo de los planes.






11
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Principales Funciones:
- Cumplir con las metas de ventas propuestas por el Administrador, mediante la
captacin de Nuevos Clientes.
- Analizar las cantidades proyectadas a vender mensualmente, discriminando los
clientes y el tipo o clase de negocio que ste posee.
- Tratamiento con clientes que han cado en mora, excediendo los 60 das.
- Presentar informe mensual de los resultados de ventas, promedio de ventas de
cada uno de los clientes actuales y nuevos para determinar la acogida de los
productos en el mercado.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
El Departamento Administrativo est constituido por las siguientes reas:
- Contador
- Secretaria y pagadura
- Recepcin y cobranzas
Principales Funciones:
- Elaborar Estados Financieros y sus anexos.
- Llevar registros contables de todas las transacciones de la compaa.
- Ingreso a sistema contable de facturas de compras
- Emisin de comprobantes de retencin.
- Facturacin, ingreso de datos de clientes.
- Control en la bodega, verificacin de la entrega completa de la mercadera.
- Guardar y custodiar toda la mercadera de la bodega, responsable de los artculos
de la bodega.
- Control de guas de remisin.
- Despacho de pedidos de clientes.
- Realizar pedidos de inventarios y suministros.
- Realizar pagos a proveedores, trabajadores y profesionales.
- Depsitos diarios de cheques.
- Manejo de cuentas por cobrar.
- Asistir a la Administracin en sus requerimientos.
- Controlar la asistencia de todo el personal.
12
- Elaborar Roles de Pago, control y pago de Beneficios Sociales
- Elaboracin de cartas, oficios o circulares.
- Manejo de caja chica.
- Cobranzas va telefnica a clientes.
- Recepcin de llamadas generales.
- Encargada de la atencin de clientes que visitan la oficina.
- Realizar todo tipo de trmites que autorice la Gerencia (transferencias,
depsitos, pagos de servicios bsicos, etc.).

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y LOGSITICA

Principales Funciones:

- Planificacin de entrega de insumos a clientes.
- Supervisin y control de la asistencia y coordinacin de reemplazos del
personal.
- Atencin de clientes va telefnica/e-mail.
- Visitas a clientes, entrega de insumos y revisiones generales.
- Entrega de facturas y actividades de recaudacin de pagos.
- Instalacin de mquinas dispensadoras.
- Dar soporte tcnico a los clientes de los dispensadores de Nescaf.
- Reparacin de mquinas dispensadoras.


2.1.2. CONTROL INTERNO

2.1.2.1. Definicin de Control Interno

COSO I
4
lo define como: Un proceso, realizado por el consejo de administracin, los
directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la
consecucin de objetivos en las siguientes categoras:


4
Comit de Organizaciones Patrocinadoras (COSO, Committee of Sponsoring Organizations),
Control Interno: Marco de Referencia Integrado, 1992. http://www.coso.org/
13
Confiabilidad en la presentacin de los informes financieros.

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos y polticas
diseadas para asegurar la eficiencia, seguridad y orden en la gestin contables y
administrativas de una organizacin.

Constituye una serie de acciones que se relaciona entre si y se extienden a todas las
actividades de la organizacin, como tal el control interno est integrado a los procesos
de: planificacin, ejecucin y supervisin, y a su vez entrelazado con las actividades
operativas de una organizacin.

Los controles internos se disean e implantan con el fin de detectar, en un plazo
deseado, cualquier desviacin respecto a los objetivos establecidos, ayuda a una entidad
a alcanzar sus metas de desempeo y rentabilidad, prevenir o detectar la prdida de
recursos, asegurar confiabilidad de informacin financiera, y cumplimiento de les leyes
y regulaciones, con el fin de evitar situaciones de riesgos

2.1.2.2. Componentes del Control Interno

Segn el Marco de Referencia Integrado de COSO, el Control Interno comprende cinco
categoras que la administracin disea y aplica para proporcionar una seguridad
razonable de que sus objetivos de control se llevarn a cabo.

Los 5 componentes del Control Interno de COSO I incluyen lo siguiente, Ver Grfico 2.







14
Grfico 2: Componentes del Control Interno

Supervisin (Monitoreo)



Informacin y Comunicacin


Actividades de Control


Evaluacin del Riesgo


Ambiente de Control (Interno)

Fuente: Informe COSO

A continuacin la descripcin cada uno de sus componentes
5
:

Ambiente Interno (de Control). El Ambiente Interno o Ambiente de Control abarca el
talante de una organizacin, que influye en la conciencia de sus empleados sobre el
riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestin de riesgos corporativos,
proporcionando disciplina y estructura. Los factores del Ambiente Interno incluyen la
filosofa de gestin de riesgos de una entidad, su riesgo aceptado, la supervisin ejercida
por el consejo de administracin, la integridad, valores ticos y competencia de su
personal y la forma en que la direccin asigna la autoridad y responsabilidad, organiza y
desarrolla a sus empleados.

Evaluacin de Riesgos. La evaluacin de riesgos permite a una entidad considerar la
amplitud con que los eventos potenciales impactan en la consecucin de objetivos. La
direccin evala estos acontecimientos desde una doble perspectiva probabilidad e
impacto y normalmente usa una combinacin de mtodos cualitativos y cuantitativos.
Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,
individualmente o por categora, en toda la entidad. Los riesgos se evalan con un doble
enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.

5
Comit de Organizaciones Patrocinadoras (COSO), Op. Cit.
15
Actividades de Control. Las actividades de control son las polticas y procedimientos
que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la direccin a los riesgos.
Las actividades de control tienen lugar a travs de toda la organizacin, a todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del
funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregacin de funciones.

Informacin y Comunicacin. La informacin pertinente se identifica, capta y
comunica de una forma y en un marco de tiempo que permiten a las personas llevar a
cabo sus responsabilidades. Los sistemas de informacin usan datos generados
internamente y otras entradas de fuentes externas y sus salidas informativas facilitan la
gestin de riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los objetivos. Tambin
existe una comunicacin eficaz fluyendo en todas las direcciones dentro de la
organizacin. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta direccin de que
deben considerar seriamente las responsabilidades de gestin de los riesgos
corporativos. Las personas entienden su papel en dicha gestin y cmo las actividades
individuales se relacionan con el trabajo de los dems. Asimismo, deben tener los
medios necesarios para comunicar hacia arriba la informacin significativa. Tambin
debe haber una comunicacin eficaz con terceros, tales como clientes, proveedores,
reguladores y accionistas.

Monitoreo (Supervisin). La gestin de riesgos corporativos se supervisa, revisando la
presencia y funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a
cabo mediante actividades permanentes de supervisin, evaluaciones independientes o
una combinacin de ambas. Durante el transcurso normal de las actividades de gestin,
tiene lugar una supervisin permanente. El alcance y frecuencia de las evaluaciones
independientes depender fundamentalmente de la evaluacin de riesgos y la eficacia de
los procedimientos de supervisin permanente. Las deficiencias en la gestin de riesgos
corporativos se comunican de forma ascendente, trasladando los temas ms importantes
a la alta direccin y al consejo de administracin.



16
Dada la interrelacin y dinamismo que existe entre los diferentes componentes
mencionados, nos permite inferir que el sistema de control interno no es un proceso
lineal y en serie donde un componente influye exclusivamente al siguiente, sino que es
un proceso interactivo y multidireccional, donde cualquier componente influye en el
otro.

2.1.2.3. Limitaciones del Control Interno

La eficiencia de los controles se ver limitada por el riesgo de errores humanos en la
toma de decisiones, siendo stas tomadas dentro de lmites temporales, de acuerdo a la
informacin disponible y usualmente bajo presin.

Entre las limitaciones del Control Interno se debe considerar:
Los controles internos no proporcionan una proteccin absoluta con respecto a
fraudes o errores sino una seguridad razonable sobre la informacin financiera
obtenida, debido a los altos costos en los que tendra que incurrir una entidad para
estudios peridicos sobre el riesgo de control en cada rea, as como la actualizacin
y evaluacin continua de los controles internos.
En la ejecucin de los controles pueden cometerse errores por interpretaciones
errneas de las instrucciones, errores de juicio, descuido, o fatiga.
Un objetivo del control interno es la segregacin de funciones, es decir, designar a
cada empleado una actividad diferente para evitar el cometimiento de fraudes, sin
embargo este tipo de control puede ser burlado por colusin entre empleados, que
significa, ponerse de acuerdo entre dos o ms personas para cometer actos
fraudulentos.
Los factores externos que podran afectar a la entidad estn fuera del alcance de la
direccin y de los controles internos establecidos.
Generalmente los controles internos se disean sobre actividades diarias que
contienen transacciones implcitas que son repetitivas y no inusuales.




17
2.1.3. Manuales de Polticas y Procedimientos

2.1.3.1. Manual
Un manual refleja las pautas bajo las cuales el personal debe basarse para ejecutar
correctamente sus actividades. Los manuales son el medio que permite comunicar las
decisiones referentes a organizacin, procedimientos, polticas, antecedentes, aspectos
tcnicos a la direccin.

La comunicacin administrativa escrita, las instrucciones, las guas, los instructivos, los
reglamentos, los manuales en forma de documento oficial pueden considerarse parte del
control interno, el cual depende de la magnitud de la organizacin, de su dinmica o de
su crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal a determinar por si
mismo lo que espera, cuando y como se espera lograrlo.

A continuacin se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual
6
:
Segn Duhalt Karus Miguel A., un manual es: Un documentos que contiene, en una
forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios
para la mejor ejecucin del trabajo.
Continolo G. define al manual como: Una expresin formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que
permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

2.1.3.2. Clasificacin de los Manuales7

Los manuales administrativos se pueden clasificar en diferentes formas, nombres
diversos y otros criterios, pero pueden resumirse de la siguiente manera:

a) Por su contenido. La primera clasificacin se refiere al contenido y se desprende de
la propia definicin de manual que se ha dado. As tenemos que habr manuales de:

6
RODRGUEZ Valencia J oaqun, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Tercera edicin,
International Thomson Editores, Mxico, 2002, p. 55.
7
RODRGUEZ Valencia J oaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, Tercera edicin,
International Thomson Editores, Mxico, 2002, p. 246
18
Manual de Historia del Organismo.- Describe los inicios de la organizacin, la
constitucin, los esfuerzos, los problemas que tuvieron que atravesar, la forma de
administrar hasta la actualidad, los factores que han influido para su crecimiento, los
valores institucionales, en resumen toda la trayectoria. Este tipo de manuales motivan a
sus empleados a sentirse identificados con la organizacin y dar lo mejor de s para su
crecimiento.
Manual de Organizacin: Describe la estructura de la organizacin a travs del detalle
de los objetivos, organigrama funcional por rea y general, perfiles de puestos,
descripcin de funciones, responsables de cada rea. Es necesario que cada rea o
departamento tenga su propio manual de organizacin y se utiliza con mucha frecuencia
como herramienta de induccin para el personal nuevo.
Manual de Polticas: Describe los lineamientos que el personal debe seguir para el
cumplimiento de las responsabilidades de las distintas reas funcionales que participan
en el desarrollo de la organizacin. Sirven como gua en el transcurso de las tareas
asignadas para evitar consultando constantemente a los niveles jerrquicos superiores
sobre la forma de proceder ante determinada situacin
Manual de Procedimientos: Describe los procedimientos que debe hacer el personal
para determinada actividad, considerado como una gua de gran ayuda para el personal
nuevo porque les da la pauta de cmo proceder en la ejecucin de sus funciones. El
objetivo de un manual de procedimientos es evitar el desperdicio de tiempo sealando
quin, cmo, cundo y dnde es responsable de ciertas tareas.
Manual de Polticas y Procedimientos: Describen las actividades que debe seguir el
personal en la realizacin de las funciones de una organizacin. Adems incluye la
descripcin de los puestos de trabajo y reas que intervienen, indicando su
responsabilidad y participacin, generalmente contienen informacin muy til que
aporta para el adecuado desarrollo de las actividades como ejemplos de los documentos,
formularios, grficos de los equipos o maquinarias que se utilizarn.
Manual de Adiestramiento o Instructivo: Describe los procesos y actividades a
realizarse en un puesto de trabajo, pero en forma ms detallada que un manual de
procedimientos. El detalle minucioso se debe a que va dirigido especialmente a
personas que saben poco del tema o casi nada. Por ejemplo, un instructivo de
graduacin para los estudiantes que egresan de su carrera universitaria, ellos no tienen
conocimiento de los trmites y pasos que deben seguir para graduarse y en el instructivo
se detallan todos esos aspectos, facilitando el trabajo al estudiante.
19
Manuales Tcnicos: Describe cmo realizar las actividades operacionales de un rea
funcional. Los manuales tcnicos se crean con la finalidad de ser la fuente de
conocimiento para el personal de esa rea y de informacin general para el personal
que est relacionado con dicha rea. Sirve como base para futuras modificaciones.

b) Por la funcin especfica. Al rea de actividad de que trata el manual, asi puede
haber manuales de:
Manual de Produccin: Describe las instrucciones para el adecuado desarrollo de las
actividades de fabricacin, control de calidad de la produccin, distribucin, empaque,
etc. Proporcionando al personal de produccin el conocimiento necesario para evitar
errores pues es el rea operativa ms importante de la organizacin que genera los
ingresos que tiene.
Manual de Compras: Describe las pautas a considerarse en el proceso de compras y
servir de gua ante cualquier inconveniente que se presente en las actividades como
cotizacin, documentacin, adquisicin, ingreso de mercadera, etc.
Manual de Ventas: Da al personal del rea de ventas las pautas para desarrollar un buen
trabajo, describe aspectos importantes como porcentajes de comisin, beneficios, metas
de ventas mensuales y anuales.
Manual de Finanzas: Establece las responsabilidades a cada empleado sobre la
proteccin de la informacin financiera que generan as como su traslado a los dems
departamentos, la preparacin de presupuestos que es una actividad de mucho cuidado,
el manejo y distribucin de dinero a las dems reas.
Manual de Contabilidad: Es de vital importancia porque el rea de contabilidad es quien
genera la informacin financiera que ser presentada a terceras personas para su uso,
segn el caso. Por ejemplo, el estado a travs del SRI, la Superintendencia de
Compaas, la Contralora General del Estado, los accionistas, directorio, gerente o
instituciones financieras y la informacin debe ser oportuna, precisa y veraz. En el
manual se describen aspectos relacionados al sistema contable, claves de acceso,
responsables de cada tarea, elaboracin de formularios y documentos contables, validez
de informacin.
Manual de Crdito y Cobranzas: Un manual que establezca la forma de cobro, la
custodia de los valores cobrados, polticas para otorgar crditos, documentos vlidos,
personal encargado, responsabilidades para cada puesto de trabajo, podr disminuir
errores departamentales y lograr una mayor eficiencia en la utilizacin de recursos.
20
Manual de Personal: Son manuales que tienen relacin a todos los aspectos que
conciernen al personal dentro de toda la organizacin como polticas internas, perfil
para seleccin de personal, reclutamiento a personal nuevo, capacitaciones internas y
externas, ascensos, sueldos, comisiones, beneficios, uso de servicios, permisos,
vacaciones, faltas.

2.1.3.3. Polticas

Una POLTICA
8
ES:
a) Una decisin unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
b) Una orientacin clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo.
c) La manera consistente de tratar a la gente.
d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
e) Lo que la direccin desea que se haga en cada situacin definida.
f) Aplicable al 90-95% de los casos. Las excepciones slo podrn ser autorizadas por
alguien de un nivel inmediato superior.
Las polticas son las pautas para la toma de decisiones. La poltica contiene un objetivo
y guas a gerentes y empleados a su obtencin en situaciones que exigen discrecin y
sensatez.
Gracias a la poltica aumenta las probabilidades de que diferentes empleados y
ejecutivos tomen decisiones semejantes cuando afrontan en forma independientes
situaciones parecidas.

Tipos:
Las polticas aparecen en dos formas: explicitas (expresas) y tcitas.
Polticas expresas
9
. Son formulaciones explicitas u orales que proporcionan los
encargados de tomar decisiones, informacin que le ayuda a escoger entre alternativas y
opciones.


8
LVAREZ Torres Martn G., Manual para Elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos, Primera
edicin, Panorama Editorial, Mxico, 1996, p. 28
9
DAVID & HAMPTON, Administracin, Tercera edicin, Mc Graw Hill, Espaa, 2006, p. 203
21
Polticas implcitas
10
. Estas difieren de las expresas slo porque no se declaran
directamente en forma oral o escrita. Se hallan dentro del patrn establecido de
decisiones. Las polticas pueden ser implcitas simplemente porque nadie se ha tomado
la molestia para formularlas
El propsito real de las polticas en una organizacin, es simplificar la burocracia
administrativa y ayudar a la organizacin a obtener utilidades. Una poltica tiene razn
ser, cuando contribuye directamente a que las actividades y procesos de la organizacin
logren sus propsitos.
Por ello, para que una poltica sea bien diseada y en consecuencia bien aceptada se
deben tomar en cuenta dos aspectos:
Primero, involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos, y
Segundo, informar y explicar oportuna y adecuadamente a la gente afectada o
involucrada (colaboradores, directivos, proveedores, visitantes, etc.), los beneficios.

Una vez implantadas las polticas es necesario vigilar que haya congruencia entre lo que
dicen y los que la gente hace. Por ello, es importante revisarlas continuamente,
tomando en cuenta la opinin y sentimiento de los usuarios, sin perder de vista el
propsito por el cual fueron creadas.

Generalmente las polticas dentro de una organizacin, simplemente son impuestas,
ocasionando molestias innecesarias en la gente involucrada. De all, que si se desea que
las polticas se respeten cabalmente, es muy importante tomar en cuenta a la gente,
antes, durante y despus de emitirlas.
Mientras las polticas limitan la discrecin y si coartan y dirigen la decisin, los
procedimientos y reglas casi eliminan la decisin y en algunas ocasiones lo hacen.

2.1.3.4. Procedimientos

Del mismo modo que la poltica constituye una gua para pensar y decidir el
procedimiento es una gua para actuar.

10
DAVID & HAMPTON, Op. Cit., p. 205
22
11
Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas
de conducta o programas para a ejecutar cuya utilizacin es imprescindible para la
consecucin de objetivos definidos en la actividad empresarial.

Por ejemplo, un procedimiento puede prescribir los pasos que debe seguir un
entrevistador al comprobar las referencias dadas por los solicitantes de empleo.

Por lo general, los procedimientos son una lectura aburrida a menos que se aprenda a
manejar un tema abarcado por ellos. En tal caso, un procedimiento claro parecer una
bendicin pues fortalece la capacidad de afrontar una situacin confusa y causante de
estrs.

Estos procedimientos, adems de definir la operativa y las pautas de actuacin en los
sistemas de informacin dentro de la organizacin, promovern a dar una mayor
eficacia en la gestin de la actividad, a asignar una buena definicin de
responsabilidades por trabajador y a evitar en la mayor medida posible la posibilidad de
irregularidades y errores.

2.1.3.5. Manual de Polticas y Procedimientos

2.1.3.5.1. Definicin

El manual de procedimientos es un instrumento esencial para el funcionamiento del
control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definicin clara de las normas
operativas de la organizacin empresarial y de las lneas de responsabilidad y autoridad,
en base a unos principios y objetivos preestablecidos.

12
Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El
manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.


11
dem, Auditora y Control Interno, Segunda edicin, Cultural de Ediciones S.A., Mexico 1998, p. 15
12
GMEZ Ceja, Sistemas Administrativos, Tercera edicin, Mc Graw Hill, Mxico, 1997, p. 125
23
2.1.3.5.2. Ventajas del Manual de Procedimientos

- Cualquiera en el departamento, puede llevar a cabo la tarea.
- Todo el mundo realizar de la misma forma de las tareas.
- Se ahorrara tiempo u esfuerzo.
- Permite que la tarea siempre pueda mejorarse.
- Como el procedimiento est escrito cuando se lo mejore se lo incorporar. De esta
forma no se corre el riesgo de que algo que se introdujo y funciono bien, se olvide
para la siguiente ocasin.
- Permite la delegacin inmediata.

2.1.3.5.3. Contenido de los Manuales de Polticas y Procedimientos13

El siguiente contenido es solamente una referencia de lo que podra incluir un Manual
de polticas y procedimientos:

Portada
ndice
I. Hoja de autorizacin del rea.
II. Poltica de calidad (cuando sea aplicable).
III. Objetivo (s) del Manual.
IV. Bitcora de revisiones y modificaciones a polticas y
procedimientos.
V. Polticas.
VI. Procedimientos.
VII. Formatos.
VIII. Anexos.

El responsable de la Edicin, Revisin y actualizacin del Manual de Polticas y
Procedimientos es el Director, Gerente o Responsable de cada rea emisora.
Cada rea autorizada debe tener su propio Manual de Polticas y Procedimientos.





13
LVAREZ Torres Martn G., Op. Cit., p. 25
24
2.1.4. LOGSTICA

Un producto o servicio tiene poco valor si no est disponible para los clientes en el
momento y lugar en que ellos deseen consumirlo. Cuando una empresa incurre en el
costo de mover el producto hacia el consumidor o de tener inventario disponible de
manera oportuna, ha creado un valor para el cliente que antes no tena. Es un valor tan
indudable como lo es el creado mediante fabricacin de un producto de calidad o
mediante un bajo precio.

Por lo general se reconoce que el negocio crea cuatro tipos de valor en los productos o
en los bienes. Estos son: forma, tiempo, lugar y posesin. La logstica crea dos de esos
cuatros valores, controla los valores del tiempo y lugar en los productos.

2.1.4.1. Definicin de la Logstica

La logstica
14
implica la administracin del procesamiento de pedidos, inventarios, el
transporte y la combinacin del almacenamiento, el manejo de materiales y el
empacado, todo esto integrado mediante la red empresarial. La meta logstica es apoyar
los requerimientos operativos de adquisiciones, la fabricacin y el abastecimiento del
cliente. El reto dentro de una empresa es coordinar la capacidad funcional en una
operacin integrada que se concentre en atender a los clientes.

La logstica se enfoca en la responsabilidad de disear y administrar sistemas con el fin
de controlar el movimiento y el posicionamiento geogrfico del inventario al costo total
ms bajo; esto significa que los activos financieros y humanos comprometidos con la
logstica deben mantenerse absolutamente al mnimo. Tambin es necesario mantener al
mnimo posible los gastos operativos.

La logstica aade valor al proceso de la cadena de suministros cuando el inventario se
posiciona estratgicamente para lograr ventas. La importancia surge de comprender la
manera como algunas empresas emplean la capacidad logstica para conseguir una
ventaja competitiva.

14
BOWERSOX Donald J . CLOSS David J . COOPER M. Bixby, Administracin y logstica en la
cadena de suministros, Segunda edicin, Mc Graw Hill, Mxico, 2005, p. 22
25
Las empresas lderes comprenden que un sistema logstico bien diseado y bien operado
ayuda a alcanzar una ventaja competitiva. De hecho, como regla general, las empresas
que obtienen una ventaja estratgica con base en la capacidad logstica establecen la
naturaleza de la competencia en su industria.

2.1.4.2. Funciones de la Logstica

En el contexto de una cadena de suministro, la logstica existe para desplazar y
posicionar el inventario con el fin de lograr beneficios deseados de tiempo, lugar y
posicin al costo total ms bajo. El inventario tiene un valor limitado hasta que se
posiciona en el momento correcto y en el lugar adecuado para apoyar la transferencia de
la propiedad o la creacin de valor agregado.

Si una empresa no satisface con regularidad los requerimientos de tiempo y lugar, no
tiene nada que vender. Para que una cadena de suministros materialice el beneficio
estratgico mximo de la logstica, debe integrarse el rango completo del trabajo
funcional. Las decisiones en un rea funcional afectarn el costo de todas las dems. Las
reas del trabajo logstico que se interrelacionan son:
1) procesamiento de pedidos,
2) inventarios,
3) transporte,
4) almacenamiento, manejo de materiales y empacado, y,
5) la red de distribucin.
El trabajo integrado relacionado con estas reas funcionales crea las capacidades
necesarias para lograr el valor logstico.

Las actividades que se dirigen para conformar la logstica de los negocios varan de una
empresa a otra, dependiendo de la estructura organizacional de cada una, de las honestas
diferencias de opinin, de la administracin respecto de lo que constituye la cadena de
suministros para su negocio y de la importancia de las actividades individuales para sus
operaciones.



26
2.1.4.3. La logstica y la cadena de suministros

La logstica y cadena de suministros es un conjunto de actividades funcionales
(transporte, control de inventarios, etc.) que se repiten muchas veces a lo largo del canal
de flujo, ste canal est conformado por: canal fsico de suministros y canal fsico de
distribucin.
Debido a las semejanzas en las actividades entre los dos canales, el suministro fsico
(por lo comn conocido como administracin de materiales) y la distribucin fsica
comprenden aquellas actividades que estn integradas en la logstica de los negocios.

La logstica gira en torno a crear valor: valor para los clientes y proveedores de la
empresa, y valor para los accionistas de la empresa. El valor en la logstica se expresa
fundamentalmente en trminos de tiempo y lugar. Los productos y servicios no tienen
valor a menos que estn en posesin de los clientes cundo (tiempo) y dnde (lugar)
ellos deseen consumirlos. Una buena direccin logstica visualiza cada actividad en la
cadena de suministros como una contribucin al proceso de aadir valor. Si solo se le
puede de aadir poco valor, entonces se podr cuestionar si dicha actividad debe existir.
Una buena direccin de la cadena de suministros puede no slo reducir costos, sino
tambin generar ventas.

2.1.4.4. La logstica y el servicio al cliente

El servicio al cliente, es un trmino amplio que puede incluir muchos elementos, que
van desde la disponibilidad del producto hasta el mantenimiento de la venta. Desde una
perspectiva logstica, el servicio al cliente es el resultado final de todas las actividades
logsticas, el diseo del sistema de logstica establece el nivel que se ofrecer del
servicio al cliente. El principal valor de la logstica es atender los requerimientos del
cliente al mismo tiempo que mantiene la eficacia en los costos.

Generalmente los ejecutivos de logstica pueden verse tentados a relegar el servicio al
cliente como una responsabilidad del departamento de ventas. Sin embargo, se observa
que los compradores reconocen como importante el servicio al cliente en cuanto a
logstica, y con frecuencia lo clasifican por encima del precio del producto, la calidad
del producto y de otros elementos relacionados con marketing, finanzas y produccin.
27
La manera en que el servicio afecta las ventas y la lealtad de los clientes son temas que
se deben analizar.

Actualmente hay mejores evidencias definitivas de que el servicio logstico al cliente s
afecta a las ventas. En un estudio del servicio al cliente de Sterling y Lambert se obtuvo
como conclusin
15
: la distribucin cuando proporciona los adecuados niveles de
servicio para cumplir las necesidades del cliente, puede llevar directamente a un
incremento en las ventas, mayor participacin de mercado y por ultimo a mayor
contribucin y crecimiento de las utilidades.

2.1.5. FUNDAMENTACIN LEGAL
LEY DE COMPAAS
Entre los aspectos ms importantes a considerar dentro de lo estipulado en la Ley de
Compaas tenemos:
Art. 145.- Para intervenir en la formacin de una compaa annima en calidad de
promotor o fundador se requiere de capacidad civil para contratar. Sin embargo, no
podrn hacerlo entre cnyuges ni entre padres e hijos no emancipados.
Segn el Art. 145 sobre la capacidad de accionistas: Para intervenir en la formacin de
una compaa annima en calidad de promotor (constitucin sucesiva) o fundador
(constitucin simultnea) se requiere la capacidad civil para contratar. Sin embargo no
podrn hacerlo entre cnyuges ni entre hijos no emancipados.
Art. 148.- La compaa puede constituirse en un solo acto (constitucin simultnea) por
convenio entre los que otorguen la escritura; o en forma sucesiva, por suscripcin
pblica de acciones.
Art. 149.- Sern fundadores, en el caso de constitucin simultnea, las personas que
suscriban acciones y otorguen la escritura de constitucin; sern promotores, en el caso
de constitucin sucesiva, los iniciadores de la compaa que firmen la escritura de
promocin.
Segn el Art. 148 y 149, para la Constitucin Simultnea; Las sociedades annimas se
constituyen en un solo acto por convenio entre los que otorguen la escritura y suscriben
las acciones, quienes sern los fundadores.

15
BALLOU Ronald H., Logstica: Administracin de la cadena de suministros, Quinta edicin, Pearson
Educacin, Mxico, 2004, p. 102
28
Art. 160.- La compaa podr establecerse con el capital autorizado que determine la
escritura de constitucin. La compaa podr aceptar suscripciones y emitir acciones
hasta el monto de ese capital. Al momento de constituirse la compaa, el capital
suscrito y pagado mnimos sern los establecidos por la resolucin de carcter general
que expida la Superintendencia de Compaas.
Todo aumento de capital autorizado ser resuelto por la junta general de accionistas y,
luego de cumplidas las formalidades pertinentes, se inscribir en el registro mercantil
correspondiente. Una vez que la escritura pblica de aumento de capital autorizado se
halle inscrita en el registro mercantil, los aumentos de capital suscrito y pagado hasta
completar el capital autorizado no causarn impuestos ni derechos de inscripcin, ni
requerirn ningn tipo de autorizacin o trmite por parte de la Superintendencia de
Compaas, sin que se requiera el cumplimiento de las formalidades establecidas en el
artculo 33 de esta Ley, hecho que en todo caso deber ser informado a la
Superintendencia de Compaas.
Segn el Art. 160, sobre El Capital Mnimo: El capital suscrito mnimo de la compaa
deber ser de ochocientos dlares de los Estados Unidos de Amrica. El capital deber
suscribirse ntegramente y pagarse en al menos un 25% del valor nominal de cada
accin. Dicho capital puede integrarse en numerario o en especies (bienes muebles e
inmuebles) e intangibles, siempre que, en cualquier caso, correspondan al gnero de
actividad de la compaa.
Segn el Art. 160 sobre el Capital Mnimo: La sociedad annima permite establecer un
capital autorizado, que no es sino el cupo.
Hasta el cual pueden llegar tanto el capital suscrito como el capital pagado. Ese cupo no
podr exceder del doble del importe del capital suscrito. Lo expresado para el aporte y
transferas de dominio de bienes tangibles e intangibles, as como aportes consistentes
en inmuebles sometidos al rgimen de propiedad horizontal descritos en la constitucin
de la compaa limitada, es vlido para la constitucin de la annima.
Art. 191.- El derecho de negociar las acciones libremente no admite limitaciones.
Segn el Art. 191 sobre Las Acciones: Las acciones pueden ser ordinarias o preferidas,
segn lo establezca el estatuto, se pueden negociar libremente.


29
CDIGO DE TRABAJO
Entre los aspectos ms importantes a considerar dentro de lo estipulado en el Cdigo de
Trabajo tenemos:
Art. 2.- Obligatoriedad del trabajo.- El trabajo es un derecho y un deber social.
El trabajo es obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la Constitucin
y las leyes.
Art. 3.- Libertad de trabajo y contratacin.- El trabajador es libre para dedicar su
esfuerzo a la labor lcita que a bien tenga.
Ninguna persona podr ser obligada a realizar trabajos gratuitos, ni remunerados que no
sean impuestos por la ley, salvo los casos de urgencia extraordinaria o de necesidad de
inmediato auxilio. Fuera de esos casos, nadie estar obligado a trabajar sino mediante
un contrato y la remuneracin correspondiente.
Segn el Art. 2 y 3, el trabajo es una libertad fundamental, un derecho y un deber social,
en los trminos establecidos por la ley. El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a
la labor lcita que segn le convenga.
Los trabajadores deben gozar de igualdad de oportunidades y de trato en el empleo y la
ocupacin. Por lo tanto, no sern discriminados para acceder al empleo, o una vez
empleados. Tampoco podrn ser discriminados por razn de disminuciones fsicas,
psquicas o sensoriales, siempre que se hallen en condiciones de aptitud para
desempear el trabajo o empleo de que se trate. Los trabajadores y los empleadores
tienen derecho a la libre sindicacin, la negociacin colectiva, la adopcin de medidas
de conflicto colectivo, incluida la huelga, y al acceso a medios diversos, eficaces y
gratuitos para la solucin de los conflictos colectivos.
No puede haber trabajo exigido bajo la amenaza de una pena, cualquiera que sea, que no
sea impuesto por ley, salvo en los casos de emergencia, urgencia extraordinaria o de
necesidad de inmediato auxilio y el que pueda ser considerado como una tarea cvica
normal. Fuera de esos casos, nadie estar obligado a trabajar sino mediante un contrato
y la remuneracin correspondiente.
Art. 172.- Causas por las que el empleador puede dar por terminado el contrato.- El
empleador podr dar por terminado el contrato de trabajo, previo visto bueno, en los
siguientes casos:
30
1. Por faltas repetidas e injustificadas de puntualidad o de asistencia al trabajo o por
abandono de ste por un tiempo mayor de tres das consecutivos, sin causa justa y
siempre que dichas causales se hayan producido dentro de un perodo mensual de labor;
2. Por indisciplina o desobediencia graves a los reglamentos internos legalmente
aprobados;
3. Por falta de probidad o por conducta inmoral del trabajador;
4. Por injurias graves irrogadas al empleador, su cnyuge o conviviente en unin de
hecho, ascendientes o descendientes, o a su representante;
5. Por ineptitud manifiesta del trabajador, respecto de la ocupacin o labor para la cual
se comprometi;
6. Por denuncia injustificada contra el empleador respecto de sus obligaciones en el
Seguro Social. Mas, si fuere justificada la denuncia, quedar asegurada la estabilidad
del trabajador, por dos aos, en trabajos permanentes; y,
7. Por no acatar las medidas de seguridad, prevencin e higiene exigidas por la ley, por
sus reglamentos o por la autoridad competente; o por contrariar, sin debida justificacin,
las prescripciones y dictmenes mdicos.

Por ello, el empleador no podr desahuciar ni despedir intempestivamente al trabajador
durante el tiempo que ste padeciere de enfermedad no profesional que lo inhabilite
para el trabajo, mientras aquella no exceda de un ao y deber comunicar este
particular, por escrito, al empleador y a la inspeccin del trabajo respectiva dentro de los
tres primeros das de la enfermedad. Si no cumpliere esta obligacin se presumir que
no existe la enfermedad. Todo trabajador debe ser tratado con la debida consideracin,
no infirindoles maltratos de palabra o de obra.
Las disposiciones del Cdigo de Trabajo son de carcter imperativo, salvo aquellas que
por su propio contexto revelen el propsito del legislador de no darles ese carcter, an
cuando pueden ser mejoradas a favor del trabajador por contratos colectivos o
individuales de trabajo.




31


CAPTULO III
ANLISIS E INTERPRETACIN DE INFORMACIN
3.1. INVESTIGACIN DEL OBJETO DE ESTUDIO
3.1.1. DISEO DE LA INVESTIGACIN

El diseo de la investigacin es no experimental ya que los fenmenos observados
fueron tomados tal como se dan en su contexto natural, adems fue de tipo descriptivo
ya que el fin de estudio es describir los procesos que lleva a cabo la organizacin.

Considerando la informacin obtenida con antelacin, la investigacin inicialmente fue
exploratoria ya que se investigaron los problemas que existen en la organizacin, lo cual
revel el funcionamiento de la empresa para posteriormente sugerir soluciones.

3.1.2. TCNICAS DE INVESTIGACIN

Por las caractersticas del problema de investigacin y objetivo del trabajo, el enfoque
de investigacin que se utiliz fue cualitativo. Con el fin de comprobar la problemtica
del objeto de estudio se desarrollaron tcnicas de investigacin para obtener
informacin de los procesos que se ejecutan en este departamento y evidenciar sus
posibles falencias.

Adicionalmente, se emple la investigacin cuantitativa primaria que busca cuantificar
los datos y aplica una forma de anlisis estadstico.
Por tanto, las tcnicas de recoleccin de informacin empleadas fueron las siguientes:
Encuestas a clientes de la compaa Circolo S.A.
Observacin Directa a Empleados del departamento de operaciones y logstica.
Encuestas a empleados del departamento de operaciones y logstica.
Entrevista al jefe del departamento de operaciones y logstica.


32

3.1.2.1. Encuestas a Clientes de la Compaa Circolo S.A.

El objetivo de esta investigacin cuantitativa es, traducir la informacin necesaria a un
conjunto de preguntas que los consumidores del servicio puedan responder y que
produzcan la informacin deseada. Determinar la satisfaccin del servicio que se ofrece
para as verificar el beneficio que se plantea en la hiptesis.

Se practicaron encuestas a los clientes de la Circolo S.A., con el propsito de conocer la
satisfaccin existente por el servicio que ofrece la organizacin, mantenimientos de las
mquinas dispensadoras y el compromiso de los colaboradores con su trabajo.

Para realizar las encuestas se determin el universo como Clientes que actualmente
adquieren los servicios de la compaa Circolo S.A.

3.1.2.1.1. Seleccin del Universo

El universo que se considera son el total de las mquinas que estn instaladas en
diferentes puntos del pas, conformadas en una totalidad de 200 mquinas.

Se adjunta el Cuadro 3 en donde se detallan las mquinas instaladas en clientes de la
compaa Circolo S.A.












33
Cuadro 3: Listado de Mquinas de Caf Instaladas
COMPAA CIRCOLO S.A.
MAQUINAS INSTALADAS
Mes: Agosto/2011

No. NOMBRE DEL CLIENTE
1 AEBE
2 AGRIPAC
3 AGROPROTECCION
4 AMAGUA
5 AMBEV OF
6 AMBEV PL
7 ANDEC
8 ANGLO
9 ARCOR
10 ARTEFACTA
11 ARTEFACTA
12 ARTEFACTA 1
13 ARTEFACTA 2
14 ARTEFACTA 3
15 AUTOCHECO
16 AUTOMOTORES J TM
17 AUTOMOTORES ORELL
18 BALPISA
19 BANCO LITORAL
20 BAYER
21 BIG1
22 BIG2
23 BRUNDICORPI
24 BUSSINES CENTER
25 CABIRED
26 CAMARA COMERCIO
27 RELAD - Canal 1
28 ARANCORP -Ecuavisa
29 COMPAA DEL PACIFICO - Gamatv
30 CASA LULU
31 CECUAMAQ
32 CELNELL
33 CENTRO MEDICO MEDIKAL SUR
34 CERVECERIA - presidencia
35 CERVECERIA - proyectos
36 CERVECERIA - ventas
37 CLINICA KENNEDY consultorio
38 CLINICA REDUX
39 ARCA ECUADOR -Coca Cola
40 CODANA
34
41 COLGATE
42 COMANDATO
43 COMERCIALIZADORA IOKARS
44 COMIT OLIMPICO
45 CONSEJ O PROVINCIAL
46 CONSULCREDITO
47 CONSULTORA VERA
48 CONTROLES
49 CONTROLES 1 RC
50 CONTROLES 2 RC
51 COPEI
52 DELCORP
53 DELTA
54 DHL DEL ECUADOR
55 DINADEC
56 DIPASO
57 DISENSA
58 DISEXSA
59 DR FARFAN
60 DYVEMPRO
61 ECUAESTIBAS
62 ECUAGRAM
63 ECUAIRE
64 ECUAPRIMA
65 ECUASANITAS
66 ECUAVIA -Taller
67 EICA
68 EL ROSARIO
69 ELECTROCABLE
70 EXPALSA
71 FEDERACION 1
72 FEDERACION 2
73 PEPSICO ECUADOR
74 FUNDACION ECUADOR
75 FUROIANI
76 GALAUTO
77 GLAXO
78 GLOBAL DENTAL
79 GLOBAL SOLUTION
80 OTRA CABEZA -Glocal
81 GRASAS UNICOL
82 GRIN LIGHT FOOD
83 HIDROLITORAL
84 HOL.CAIMAN.PA
85 HOL.CAIMAN.PB
86 HOL.COMEDOR
35
87 HOL.PTO.ONDO PA
88 HOL.PTO.ONDO PB
89 HUNTER -Matriz
90 HUNTER -Servicio al Cliente
91 IDEAL ALAMBREC
92 IGD
93 IMAGEN SALON
94 INDUAUTO
95 INDURA
96 INDUSTRIA ALES
97 INDUSTRIAS ALES
98 INSPECTORATE
99 INTACO
100 INTACO 16.5
101 IPAC
102 IVAN BOHMAN
103 J ARDINERITO
104 J EFATURA DE SALUD
105 J OHNSON & J OHNSON
106 KIA MOTOR - Sur
107 KIA MOTOR - Americas
108 KIA MOTOR - Orellana
109 KRONO LAB.
110 LABORATORIO BJ ARNER
111 LABORATORIOS HG
112 L HENRIQUEZ
113 LOTERIA NACIONAL
114 LUTEXA
115 EL BATAN
116 MAC SECURITY
117 MACRONEGO
118 MAERSK
119 MAMUT
120 MEDIKAL NORTE
121 METAIN
122 MOELLER
123 MUEBLES EL BOSQUE
124 MUNICIPIO
125 MUNICIPIO -rrhh
126 NELFRANCE
127 NOKIA
128 NUEVO MUNDO
129 OFFSET ABAD
130 OMARSA
131 OTIGRAF
132 PDV
36
133 PELUQUERIA CLIQUE
134 DELISODA -Pepsi
135 PICCA -planta
136 PICCA -123
137 PLASTICOS ECUAT
138 PLASTIDOR
139 PLASTIEMPAQ
140 PLASTIGAMA
141 PRACTICASA
142 PROBRISA
143 PROEXPO
144 PROMESA
145 PUERTO LIMPIO
146 REMAR
147 REYSAC
148 RIO GUAYAS
149 SAI BABA
150 SALTIVERY
151 SAN CARLOS
152 SANTOS CMI
153 SENEFELDER
154 SIKA
155 SONGA
156 SPARTAN
157 STEROCEAN
158 TELERAMA
159 TENNIS CLUB 1
160 TENNIS CLUB 1
161 TENNIS CLUB 2
162 TENNIS CLUB 3
163 TERMINAL
164 TONY
165 TORREMAR
166 TRANSMAR
167 TV CABLE
168 U. ESTATAL
169 UNILEVER CND
170 UNILEVER OASIS
171 UNILEVER PINGINO
172 UNILEVER PLANTA GUAYAS
173 UNILEVER POLVO DTG
174 UNIVISA
175 VALLEJ O ARAUJ O
176 YACTH CLUB PTO AZL
177 YATCH CLUB
178 BANCO GUAYAQUIL
37
179 HOSP VERNAZA
180 CSCG
181 CAMARA DE TURISMO
182
ADRIANA ROSADO INTRIAGO CAF.
PINK WICH
183 FANNY PALMA
184 HECTOR VELAZTEGUI
185 CAMARA DE MACHALA
186 FRUTA RICA
187 AUTOMOTORES MANABITAS
188 BIRALISA
189 CASCOL
190 ESTACION DE SERVICIOS ROJ AS
191 GOBERNACION DE MANABI
192 HOWARD J OHNSON -aeropuerto
193 HOWARD J OHNSON -deli
194 HOWARD J OHNSON -vip
195 J OS MANRIQUE MOLESTINA
196 J ULIO LEON SANTOS
197 MARCO MARCHAN
198 MARILIN CORRAL -Ludumar
199 ELENA ARIZAGA
200 CONSEJ O PROVINCIAL SANTA ELENA
Fuente: Departamento de Ventas

3.1.2.1.2. Tamao de la Muestra

Para determinar el tamao de la muestra se usaron los siguientes parmetros
estadsticos:
N =Total de la poblacin =200
Z

2
=Nivel de Confianza =1.96
2

p = Proporcin esperada =5%
q = 1 p
d = Error de estimacin =4%
La formula para la determinacin de un tamao apropiado de la muestra es, para
poblaciones finitas:

q p N d
q p N
n
* * ) 1 (
2 2
2

+

=

38
95 . 0 * 05 . 0 * 96 . 1 ) 1 200 ( 04 . 0
) 95 . 0 05 . 0 ( 96 . 1 200
2 2
2
+

= n

73 = n

Como resultado de la ecuacin se obtuvo que se seleccion 73 clientes para efectuar el
cuestionario de satisfaccin de servicios.

La seleccin de la muestra de los encuestados se efectu a partir del listado de clientes
que se muestra en la Tabla 3. Por tratarse de un universo finito, un total de 200
mquinas instaladas en clientes, se decidi aplicar el cuestionario a una proporcin de
stos clientes, durante la semana del 29 de agosto al 09 de septiembre del 2011.

La encuesta fue aplicada en dos modalidades: a travs de correo electrnico en que se
les invitaba a participar de la encuesta de satisfaccin, para lo cual a cada cliente deba
responder en el archivo adjunto. Con el objetivo de incrementar el nmero de
participantes se implemento la segunda modalidad de aplicacin de la encuesta, a travs
de forma telefnica.

3.1.2.1.3. Instrumento

Para medir el grado de satisfaccin de los clientes de la Compaa Circolo S.A. se
construy un cuestionario, (VER ANEXO 1), con nueve (9) preguntas de repuestas
cerradas.

El instrumento, en sus dos modalidades, meda cinco (5) dimensiones de la satisfaccin
usuaria. A saber:
1. Evaluacin del personal de Circolo S.A.
2. Asesora y caractersticas del profesional
3. Gestin de pedidos y condiciones de pago
4. Estado de los productos
5. Cumplimiento de expectativas y satisfaccin global

39
El instrumento de aplicacin fue el mismo para la encuesta telefnica y la encuesta en
lnea, con la finalidad de evaluar las inconformidades que tienen los clientes.
El cuestionario esta diseado para que el mismo encuestado pueda llenarlo sin ayuda del
encuestador.

3.1.2.1.4. Conclusiones y Grficas de la Investigacin

Pregunta No. 1: Si ha recibido atencin directa por el personal de Circolo S.A. Cul es
su opinin sobre los siguientes aspectos?

Grfico 3: Opinin sobre la atencin del personal de Circolo S.A.

16%
19%
8%
19%
58%
55%
42%
66%
26%
23%
49%
15%
0% 3% 0% 0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Excelente Bueno Deficiente Sin respuesta
Agilidad de respuesta Preparacin y profesionalidad
Tiempo de espera Valoracin general de Atencin

Elaborado: Autora



40

Resultado:

Con respecto a la apreciacin de la atencin del personal se observ que la mayor parte
(55%) de los participantes encuestados lo calific como BUENO, al respecto un 58%
encontr como buena la Agilidad de respuesta por parte de los empleados de Circolo
S.A., adems el 55% seal buena la Preparacin y profesionalidad del personal.

Llama la atencin que el 49% de los clientes declar como DEFICIENTE al Tiempo de
espera, esto puede estar relacionado con el hecho de que no se le presta atencin
concreta a sus requerimientos y/o existen respuestas lentas.

En trminos generales el 66% de los consultados declararon como BUENO la
Valoracin general de atencin, con esto se puede percibir que el proceso de atencin
por el personal de Circolo S.A. es favorable ya la mayora de los consultados estn a
gusto con la atencin ofrecida.


















41
Pregunta No. 2: Sobre el asesoramiento de nuestros profesionales, Cul es su opinin
acerca de los siguientes aspectos?


Grfico 4: Opinin sobre la asesora de los tcnicos de Circolo S.A.

14%
30%
27%
63%
58%
55%
23%
12%
18%
0% 0% 0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Excelente Bueno Deficiente Sin respuesta
Disponibilidad de Tcnicos Preparacin del Tcnico Exactitud de la informacin

Elaborado: Autora


Resultado:

En cuanto a la evaluacin de la asesora por parte de los empleados de la compaa
Circolo S.A. se mantiene en alto grado la categora de BUENO en cuanto a la
disponibilidad de tcnicos (63%), preparacin del tcnico (58%) y exactitud de la
informacin (55%). An as se debe tomar en consideracin que hubo un porcentaje
menor, en promedio el 18% de los encuestados, que la declar como DEFICIENTE,
porque creen que no poseen los conocimientos tcnicos para seguir profesionalmente
los procesos.

42
Pregunta No. 3: Sobre la gestin de sus pedidos, Le entregaron su producto a tiempo?

Grfico 5: Tiempo de entrega de pedidos.

1 9 %
3 4 %
3 3 %
1 4 %
S i 2 d a s d e a t r a s o
2 + d a s d e a t r a s o 1 0 + d a s d e a t r a s o


Elaborado: Autora


Resultado:

La gran mayora de los consultantes encuestados sealaron que su pedido fue entregado
con atraso (81%), clasificando que el 34% tuvo dos das de atraso, y el 33% entre tres y
diez das de atraso y el 14% mas de diez das de atraso. Llama la atencin que solo un
quinto de estos recibieron sus pedidos a tiempo, lo sugiere llamar a la hiptesis de que
no se estn respondiendo y/o cumpliendo con las entregas talvez por falta de
coordinacin del despacho, por desabastecimientos de stock, tarda emisin de
facturacin, etc.; lo cual merece una ulterior atencin. El cliente de hoy es infiel exige
el mejor producto de inmediato, caso contrario se ira con la competencia y si el precio
es menor, an por pocos centavos.





43
Pregunta No. 4: El producto que ha recibido en que estado fue entregado?

Grfico 6: Estado del producto recibido.

100%
0 0
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
En buen estado No muy buen estado En mal estado
Elaborado: Autora


Resultado:

Los clientes dieron abrumadoramente un 100% de respuestas positivas, por ello se
evala favorablemente que el estado en que se entregan los productos es BUEN
ESTADO, con lo cual se podra descartar que esto est afectando a las expectativas
del servicio que se ofrece.











44
Pregunta No. 5: El asesor de Servicio al Cliente el explico nuestras condiciones de
Pago y Tiempos de Entrega antes de hacer la compra?

Grfico 7: Condiciones de pago y entregas.

8 2 %
1 8 %
S i
N o

Elaborado: Autora




Resultado:

La mayor parte de los encuestados (82%) concord en que el asesor de Servicio al
Cliente fue claro y preciso en cuanto a las condiciones de pago y tiempos de entrega.
Mientras el 18% percibi que la persona que los atendi no mostr una explicacin
clara de las condiciones ya mencionadas.












45
Pregunta 6: El personal que hizo la entrega del producto fue amable y educado?

Grfico 8: Amabilidad del Personal.
3%
41%
55%
1%
Muy Amable y educado Amable y Educado
No muy amable y educado No fue amable ni educado

Elaborado: Autora


Resultado:

La percepcin de la atencin entregada por los encargados es manifiestamente positiva,
los clientes encuentran de manera abrumadora que la persona que le hizo entrega del
producto fue Muy amable y educado o Amable y educado (55% y 41%
respectivamente). El 4% restante estuvo dividido entre quienes no percibieron esta
atencin por parte la persona que los visit.












46
Pregunta 7: Ha llenado las expectativas por las cuales usted escogi nuestro servicio?

Grfico 9: Expectativas del Servicio Recibido

3 %
7 1 %
2 6 %
0 % 2 0 % 4 0 % 6 0 % 8 0 %
M a l o
B u e n o
E x c e l e n t e

Elaborado: Autora


Resultado:

En cuanto a las expectativas existentes entre los clientes de la compaa Circolo S,A.,
destaca un alto porcentaje de encuestados (71%) que lo han sealado como BUENO. En
trminos generales aun las expectativas que tienen no se han cumplido.
Alrededor del 3% de los clientes encuestados lo calificaron como MALO interpretando
que no se han satisfecho las expectativas que tienen del servicio.












47
Pregunta 8: Recomendara usted a Circolo S.A. a otras empresas?

Grfico 10: Recomendacin a terceros
1 5 %
4 2 %
4 0 %
3 %
0 %
0 %
1 0 %
2 0 %
3 0 %
4 0 %
5 0 %
S e g u r a m e n t e
q u e s
P r o b a b l e m e n t e
q u e s
N o e s t o y
s e g u r o
P r o b a b l e m e n t e
n o
S e g u r o q u e n o
Elaborado: Autora




Resultado:

En trminos generales, los clientes de la Circolo S.A. tienen respuestas divididas en
dar algn tipo de recomendacin a otras empresas. En el caso de Seguramente que s
un 15% sin pensarlo tanto la dara, el 42% de las respuestas recaen en
Probablemente que s y sin mucha distancia el 40% de los clientes No estn seguros
de dar la recomendacin, el 3% de clientes seala que Probablemente no emitiran
recomendacin alguna.








48
Pregunta 9: Valoracin global del Servicio de Circolo S.A., Seleccione una de las
siguientes opciones:

Grfico 11: Valoracin global del servicio

26%
55%
19%
0%
Excelente Buena Mala Sin Respuesta

Elaborado: Autora


Resultado:

En trminos generales los clientes consultados tienden a encontrarse satisfechos con el
servicio entregado, el 26% califica el servicio ofrecido por Circolo S.A. como
EXCELENTE. Un porcentaje un poco mas alto (55%) seal como BUENO el servicio
ofrecido. Por ltimo, el 19% de los clientes que el servicio ofrecido es MALO.




49
3.1.2.2. Encuesta al Personal del Dep. de Operaciones y Logstica de la Compaa
Circolo S.A.

Dentro del proceso de elaboracin del proyecto de tesis se decidi emprender una
operacin de evaluacin cualitativa, que complementara las evaluaciones cuantitativas.
Por ello se decidi elaborar una encuesta, (VER ANEXO 2), con la que pulsar la
opinin de los empleados del departamento de operaciones y logstica. Los objetivos
que se plantearon son:
Conocer y evaluar el grado de satisfaccin de los trabajadores como
consecuencia de la estructura organizacional de la empresa.
Participar de forma directa en la mejora de las condiciones de trabajo en la
empresa.
Proponer medidas correctoras que incidan en una mejora de los factores
psicosociales de organizacin del trabajo.
Colaborar en la planificacin y gestin de la actividad preventiva en la empresa.

3.1.2.2.1. Seleccin del universo

El universo de las personas susceptibles de contestar la encuesta fue de siete (7)
personas, quienes laboran en el departamento de operaciones y logstica exceptuando al
J efe de ese departamento.
Los das 6 y 7 de septiembre del 2011, se aplic la encuesta annima a los empleados
del departamento antes mencionado.

3.1.2.2.2. Instrumento

El cuestionario que se aplic a los empleados del departamento de operaciones y
logstica est compuesto de treinta y seis (36) preguntas cerradas. La encuesta
contempl 36 consultas que encierran tres (3) factores: ambiente organizacin
incentivos.
La clasificacin de las consultas por temas (VER ANEXO 3)
El cuestionario est diseado para que el mismo encuestado pueda llenarlo sin ayuda del
encuestador.
50
3.1.2.2.3. Conclusiones y grficas de la investigacin
Los resultados obtenidos por temas se presentan a continuacin:


Grfico 12: Percepcin del Empleado sobre el Ambiente


13%
87%
Positivo Negativo

Elaborado: Autora


Resultado:

Las personas consultadas declararon en el 87% como POSITIVO el ambiente de
trabajo. Las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus
alrededores hacen que sea agradable, por lo cual el ocupante del cargo se adapte bien
para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones.





51
Grfico 13: Percepcin del Empleado sobre la Organizacin

36%
64%
Buena Mala

Elaborado: Autora

Resultado:

En la evaluacin de la organizacin gran parte de los encuestados la sealaron como
MALA (64%) lo que da una tendencia que vale la pena atender ya que declararon no
tener conocimiento sobre la existencia de un manual de procedimiento, diferentes
personas les dan ordenes que suelen ser contradictorias entre s, no se cumplen con los
plazos establecidos en el trabajo y la falta de existencia de planificacin de actividades.






52
Grfico 14: Percepcin sobre los Incentivos

0
1
2
3
4
5
6
7
Atractivos No atractivo

Elaborado: Autora


Resultado:

En este grfico se observa que el 100% de los encuestados indican como
ATRACTIVOS los incentivos, entre ellas: los jefes fomentan la formacin de los
subordinados, las condiciones materiales de trabajo son bastantes buenas, aprendizaje en
su puesto de trabajo y toman iniciativas en sus actividades.




53
3.1.2.3. Entrevista al Jefe del Departamento de Operaciones y Logstica de la
Compaa Circolo S.A.

En la semana del 08 al 15 de Septiembre del 2011, se procedi a realizar una entrevista
con el J efe del Departamento de Operaciones y Logstica, Sr. Wiston Bazn Mndez, en
donde pese a no someterlo a interrogantes pre-formuladas, se solicit la descripcin
general de temas especficos, en el ANEXO 4 encontrar algunos de los
cuestionamientos que se realizaron para el desarrollo de la evaluacin del departamento
de operaciones y logstica.

3.1.2.3.1. Evaluacin general del Departamento de Operaciones y Logstica.

Se efectu una evaluacin general del funcionamiento y condiciones del Departamento
de Operaciones y Logstica de la Compaa Circolo S.A. de Guayaquil y se obtuvo lo
siguiente:

3.1.2.3.1.1. Organizacin del Departamento

3.1.2.3.1.1.1. Infraestructura:

El espacio fsico que con que cuenta el departamento tiene 42 metros cuadrados
aproximadamente, se encuentra sectorizado en cuatro reas: zona de fumigacin, zona
de reparacin de tarjetas electrnicas, zona montaje de mquinas, zona almacenaje de
mquinas y sala de reuniones.

Zona de fumigacin
En la zona de fumigacin existen herramientas para la de desinfeccin de las mquinas
y combatir las plagas (cucarachas, hormigas, etc.), consta de una (1) cmara de
fumigacin, un (1) lavadero con puntos de agua y una (1) estantera de productos
qumicos.

Zona de Reparacin de Tarjetas Electrnicas
Esta zona consta de materiales y herramientas de uso de laboratorio electrnico: Un (1)
mesn de trabajo, un (1) multmetro y un (1) cautn.
54

Zona de Montaje de Mquinas
Se realiza el montaje de las mquinas para ello cuenta con un (1) mesn de trabajo, una
(1) percha de herramientas y las piezas y partes de mquinas que se requieran.
Adicionalmente se cuenta con tres (3) kits de repuestos y piezas para las visitas a los
clientes.

Zona de Almacenaje de Mquinas
En este espacio se colocan las mquinas armadas y embaladas, est divido por dos (2)
perchas sectorizas en: Mquinas Listas y Mquinas por Reparar.

Sala de reuniones
En esta zona cuenta con un (1) computador, una (1) pizarra acrlica, equipos de
comunicacin: una (1) base y seis (6) de radios Motorola, un (1) telfono
convencional y (1) tablero de corcho para adherir recordatorios.

3.1.2.3.1.1.2. Organigrama

El departamento de Operaciones y Logstica posee la mayor carga de responsabilidades
y repercute en el aspecto econmico representado en ventas de la Compaa Circolo
S.A., en esta rea se realizan entregas de los requerimientos de los clientes y a su vez la
recaudacin diaria de lo facturado por insumos y la cuentas en mora.

El proceso de instalacin de la mquina, mantenimiento y despacho junto a la entrega
de los insumos a tiempo es transcendental para la operacin del negocio, la correcta
aplicacin de los procedimientos permitir una adecuada utilizacin de los recursos para
obtener resultados favorables traducidos en clientes contentos y mejores ingresos; de
esta manera, los departamentos involucrados obtendrn a su vez mejor calidad de
informacin y en general la compaa podr enfrentar sus obligaciones pendientes y
realizar adquisiciones para cubrir las necesidades de Circolo S.A.

A continuacin se presenta el organigrama en funcin de las actividades que realiza el
personal del departamento de Operaciones y Logstica, Grfico 15:

55
Grfico 15: Organigrama Dep. Operaciones y Logstica

Fuente: Departamento Administrativo

El departamento de Operaciones y Logstica est conformado por ocho personas;
asignados de la siguiente manera, Ver Cuadro 4.

Cuadro 4: Distribucin del Personal Dep, Operaciones y Logstica
EMPLEADOS CARGOS
Bazn Mndez Wiston J orge J efe Departamental
Gonzaga Estacio Eduardo Supervisor de Operaciones
Herrera Olaya Mario Supervisor de Promotores
Rivera Autheman Wellington Promotor
Loor Carpio J onathan Promotor
Grijalva Campoverde Carlos Promotor
Bazn Olaya Leonardo Promotor
Ordoez Moncayo Luis Promotor
Fuente: Departamento Administrativo

Cabe destacar que el personal del Departamento de Operaciones y Logstica goza de
todos los beneficios de acuerdo al cdigo de trabajo, tales como: Dcimo Tercer Sueldo,
Dcimo Cuarto Sueldo, Fondos de Reserva, y otros beneficios a potestad de la
Administracin.




56
3.1.2.3.1.2. Actividades y funciones del Departamento

El departamento de Operaciones y Logstica tiene como funcin primordial determinar
la labor a ejecutarse, designar a las personas adecuadas para desarrollarlas, e incluir la
disponibilidad de los recursos con que cuenta para realizar los procesos que se originan
del plan establecido inicialmente.

En la actualidad el departamento de Operaciones y Logstica de la compaa Circolo
S.A. no cuenta con un documento en donde se describan las principales funciones y
actividades que se deben realizar, por lo que se han determinado en base a la
informacin obtenida a travs de observacin y conversaciones con el personal de ste
departamento.

Se define a la funcin
16
como los procesos que se realizan en la actividad empresarial
para que la organizacin alcance sus objetivos.
En base a lo expuesto, se ha identificado que en el Departamento de Operaciones y
Logstica de la Compaa Circolo S.A. se destacan las siguientes funciones y
actividades:
1. Instalacin y reparacin de las mquinas dispensadora de cafs.
2. Prestar atencin al cliente de manera gil y eficiente; brindando informacin
completa acerca el manejo del dispensador de caf y productos que utiliza.
3. Recepcin de llamadas de clientes para tomar pedidos y coordinar visitas.
4. Inspeccin y visitas a los clientes para constatar el buen manejo de las mquinas
de cafs.
5. Entrega de pedidos y verificacin peridica de stock de los productos que
utilizan las mquinas.
6. Realizar peridicamente el mantenimiento de la mquina
7. Realizar cambios de repuestos obsoletos, en caso de que fuera necesario.
8. Verificacin de gramaje exacto del producto en las mquinas dispensadoras.
9. Retiro / Desinstalar las mquinas dispensadoras.
10. Coordinar junto con el Departamento de Administracin - Cobranzas la
recaudacin de los pagos de los clientes.

16
dem, Auditora III Control Interno, Editorial Cultural de Ediciones, 1998, p. 15.
57
11. Salvaguardar el efectivo y cheques recaudados de manera adecuada para evitar
prdidas o extravos.
12. Coordinar junto con el Departamento de Administracin - Contabilidad la
entrega de facturas por consumos de los clientes.
13. Realizar compras de insumos miscelneos (azcar o removedores) para
consumo del caf.
14. Elaborar informes mensuales para Nestlsobre ubicacin de las mquinas y
consumos mensuales de las mismas.

3.1.2.3.1.2.1. Perfil de los Profesionales

A continuacin se detallan los perfiles de los funcionarios que laboran en el
Departamento de Operaciones y Logstica, acorde con el organigrama funcional:


A.- JEFE DE OPERACIONES Y LOGSTICA


DATOS DE IDENTIFICACIN:
Nombre de Cargo: J EFE DE OPERACIONES Y LOGISTICA
Departamento: OPERACIONES Y LOGISTICA
Normativa: DIRECTOR TCNICO
J EFE DE OPERACIONES Y LOGISTICA


PERFIL:

Nivel Acadmico
Tercer Nivel: Ingenieras tcnicas (Industrial, Elctrica, a fines)
Aval: Graduados de cualquier universidad, Registrado en el
SENECYT.
Conocimientos Adicionales
Computacin: Windows actualizado.
Experiencia Profesional
Experiencia de 3 a 5 aos en la posicin, en puesto similar.
Caractersticas De Personalidad
Liderazgo
Actitud positiva.
Excelente manejo de relaciones interpersonales.
Alto nivel de iniciativa, sentido comn y colaboracin.
58

DESCRIPCIN DEL CARGO:
Definicin
Es la persona que hace J EFATURA en el Departamento de Operaciones y
Logstica, responsable del departamento asignado, de los supervisores de
Promotores y de Operaciones y tratamiento en lo referente a la atencin a
clientes, problemas con las mquinas y asignacin de responsabilidades a
sus subalternos.
Funciones
Dirigir el departamento, velando por los intereses de la Compaa en torno
a la Misin, Visin, y Planes de la Institucin.
Liderar la planeacin, organizacin y evaluacin de las actividades
desarrolladas, con la finalidad de mejorar el servicio.
Participar en el diseo, elaboracin y ejecucin de normas y
procedimientos del departamento de Operaciones y Logstica.
Planificar y velar por la utilizacin eficiente de los recursos humanos y
tcnicos de la compaa, fomentando la responsabilidad y calidad de trabajo a
cada uno de los personas que estn bajo su responsabilidad.























59
B.- SUPERVISOR DE OPERACIONES


DATOS DE IDENTIFICACIN
Nombre de Cargo: SUPERVISOR DE OPERACIONES
Departamento: OPERACIONES Y LOGISTICA
Normativa: SUPERVISION Y ANLISIS TCNICO


PERFIL:

Nivel Acadmico
Tercer Nivel: Tecnologas tcnicas (Industrial, Elctrica, a fines)
Aval: Graduados de cualquier universidad, Registrado en el
SENECYT.

Conocimientos Adicionales
Computacin: Windows actualizado

Experiencia Profesional
Experiencia de 2 a 3 aos en la posicin, en puesto similar.

Caractersticas De Personalidad
Liderazgo
Actitud positiva
Excelente manejo de relaciones interpersonales
Alto nivel de iniciativa, sentido comn y colaboracin


DESCRIPCIN DEL CARGO:
Definicin
Es la persona que realiza visitas de SUPERVISION TECNICA en el
Departamento de Operaciones y Logstica, est a cargo de la supervisin y
coordinacin de las actividades tcnicas.

Funciones
Evaluar la eficiencia de la atencin de los Promotores que laboran en el
Departamento de Operaciones y Logstica, a travs de la supervisin
sistemtica de las actividades realizadas.
Vigilar las condiciones del correcto manejo de cada mquina, tanto su
presentacin, como el contenido que debe ser conservada en buen estado.
60
Seguimiento en el cumplimiento de estndares de calidad y servicio para
los puntos de ventas, ya que son revisados peridicamente por Nestl.
Verificacin peridica de gramaje del producto utilizado en la mquina
dispensadora.
Elaborar informes mensuales de instalaciones, consumos y retiros de
mquina, como requerimientos contractuales de Nestl









































61
C.- SUPERVISOR DE PROMOTORES


DATOS DE IDENTIFICACIN
Nombre de Cargo: SUPERVISOR DE PROMOTORES
Departamento: OPERACIONES Y LOGISTICA
Normativa: SUPERVISOR DE PROMOTORES


PERFIL:

Nivel Acadmico
Tercer Nivel: Tecnologas tcnicas (Industrial, Elctrica, a fines)
Aval: Graduados de cualquier universidad, Registrado en el
SENECYT.

Conocimientos Adicionales
Computacin: Windows actualizado

Experiencia Profesional
Experiencia de 2 a 3 aos en la posicin, en puesto similar.

Caractersticas De Personalidad
Liderazgo
Actitud positiva
Excelente manejo de relaciones interpersonales
Alto nivel de iniciativa, sentido comn y colaboracin


DESCRIPCIN DEL CARGO:

Definicin
Es la persona que COORDINA en el Departamento de Operaciones y
Logstica la entrega de pedidos, mantenimientos de mquinas, y todo lo
relacionado con los requerimientos de los clientes. Est a cargo de la
supervisin del cumplimiento de las actividades diarias asignadas a los
Promotores.





62
Funciones
Atencin de llamadas telefnicas de clientes con algn tipo de
inconvenientes en el manejo de la mquina de caf, desabastecimiento de
productos, entre otros.
Seguimiento a los Promotores sobre el cumplimiento de las actividades
asignadas.
Ingreso de informacin de consumos de clientes, que sirven de histricos y
base para proyecciones de consumo en los meses siguientes.
Realiza estadsticas de consumos y stocks mensuales del producto, que
sirve como herramienta para el Departamento Administrativo.
Coordina abastecimientos, entrega de productos y facturas a los clientes.
Coordina con el Departamento Administrativo los cobros diarios a
realizarse.




















63
D.- PROMOTORES


DATOS DE IDENTIFICACIN
Nombre de Cargo: PROMOTORES DE RUTAS
Departamento: OPERACIONES Y LOGISTICA
Normativa: PROMOTORES DE RUTAS

PERFIL:

Nivel Acadmico
Segundo Nivel: Bachiller de Carreras Tcnicas.
Aval: Cualquier colegio registrado en la Direccin de Estudios.

Experiencia Profesional
Experiencia de 0 a 2 aos en la posicin, en puesto similar.

Caractersticas De Personalidad
Actitud positiva
Excelente manejo de relaciones interpersonales
Alto nivel de iniciativa, sentido comn y colaboracin

DESCRIPCIN DEL CARGO:

Definicin
Es la persona que realiza el TRABAJ O DE CAMPO en el Departamento de
Operaciones y Logstica, cumple con las actividades establecidas por
Supervisor de Promotores y requerimientos de clientes.

Funciones
Instalacin o/y retiros de mquinas dispensadoras.
Mantenimiento, limpieza y reparacin de las mquinas dispensadoras.
Abastecimiento de productos e insumos utilizados por las mquinas
dispensadoras.
Verificacin de consumos de productos mediante toma de contadores.
Inventario de productos e insumos utilizados por las mquinas
dispensadoras.
64
Realizar recaudacin de cobros, retiros de retenciones y entrega de facturas
a los clientes.
Realizar compras espordicamente de insumos miscelneos (azcar, agua,
removedores, vasos).





























65
3.1.2.3.1.3. FODA del Departamento

El anlisis FODA es considerado como una herramienta que sirve para analizar la
situacin competitiva de una organizacin, proporciona toda la informacin necesaria
para identificar factores internos y externos para tomar las correspondientes acciones y
medidas correctivas, adems incide a la creacin de nuevos proyectos y permite
determinar decisiones estratgicas que de alguna forma disminuyan las debilidades,
controle las amenazas, aproveche las fortalezas y oportunidades de un departamento
dentro de una organizacin.

Actualmente, el departamento de Operaciones y Logstica de la Ca. Circolo S.A. no ha
establecido por explcitamente un anlisis sobre sus principales fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas. Por ello se describirn los factores externos e
internos que afectan a este departamento:

Fortalezas:
Las herramientas y recursos asignados al departamento son suficientes para cumplir
con las funciones a realizarse.
El personal contratado posee experiencia sobre el manejo de las mquinas
dispensadoras y conoce sobre los servicios que ofrece la compaa.
Funciones y responsabilidades estn claramente establecidas.
Red de servicios cuenta con el aval exclusivo de Nestle.

Oportunidades:
Implementar un Manual de Polticas y Procedimientos en el departamento.
Identificar todos los procedimientos de instalacin, mantenimientos y despachos a
travs de un Manual de Polticas y Procedimientos.
Mejoramiento y reorganizacin de los procedimientos a travs de un Manual de
Polticas y Procedimientos propuesto.
Diseo de una estructura organizacional del rea.



66
Debilidades:
Falta de capacitacin para mejorar en la atencin y servicio al cliente.
El rea tiene un espacio fsico pequeo, lo que provoca desorganizacin.
Ausencia de un manual en donde se determine todos los procedimientos y polticas a
seguir en situaciones cotidianas y especiales.
Inexistencia permanente de un jefe o persona encargada del rea que cumpla con las
funciones de control, supervisin, direccin y coordinacin.
Ausencia de comunicacin de los errores cometidos a las autoridades pertinentes.
Escasa revisin continua de los controles internos establecidos.

Amenazas:
Caducidad de contrato de red de servicios exclusivos por parte de Nestl
Resistencia del cliente en la adquisicin de los servicios o productos que ofrece la
compaa, por problemas ineficiencia en la atencin de sus requerimientos.


3.1.3. ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA

Considerando la informacin detallada de los numerales anteriores, las evaluaciones de
los clientes, la perspectiva de los empleados, las generalidades del levantamiento de la
informacin de actividades y la forma en que se ejecutan los procesos del departamento,
se puede concluir lo siguiente:

El Departamento de Operaciones y logstica de la compaa Circolo S.A. padece
de falencias en orden estructural que afectan a la percepcin del servicio que
reciben los clientes.
Los clientes acotan que el tiempo de espera en que se les despacha el producto
es deficiente porque tienen respuestas lentas a sus requerimientos,
adicionalmente.
A nivel interno, existe una estructura organizacional poco fortalecida que no
define en esencia las actividades y directrices bsicas para el funcionamiento de
ste departamento.
67
La comunicacin interna en el rea no es satisfactoria, puesto que se desconoce
de las actividades generales del trabajo de otros funcionarios y se limita al
conocimiento y comprensin de las funciones que le corresponden a cada
colaborador
Los procedimientos que se ejecutan en el Dep. de operaciones y logstica, pese a
que los profesionales del rea tienen los conocimientos tcnicos, no son
formales, es decir no estn establecidos mediante un manual que identifique los
lineamientos principales del departamento.


























68


CAPTULO IV
PROPUESTA DE VALOR:
Diseo de un Manual de Procedimientos aplicado al Departamento de
Operaciones y Logstica de la Compaa Circolo S.A

Considerando como referencias las conclusiones sealadas en el Captulo III, las
definiciones contenidas en el marco terico del presente documento, se sugiere como
alternativa de solucin a la problemtica del Departamento de Operaciones y Logstica
de la Compaa Circolo S.A., la implementacin de un Manual de Procedimientos para
ste departamento.

Una vez concluida la elaboracin del manual se recomienda, para facilitar su
implantacin que sea autorizado por la alta administracin de la organizacin. La
autorizacin es un aspecto que debe aparecer en todo manual de polticas y
procedimientos. Luego de la autorizacin, se procede con la distribucin del manual, se
aconseja entregarlo en ediciones completas a los administradores o jefes del
departamento.













69



















































COMPAA CIRCOLO S.A.

















MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y LOGSTICA























OCTUBRE/2011



70























































CONTENIDO

APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL
ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCION
OBJ ETIVO DEL MANUAL Y ALCANCE
MARCO LEGAL
PROCEDIMIENTOS
Instalacin de Mquinas Nescaf.
Retiro de Mquinas Nescaf.
Abastecimiento de Productos e Insumos a Clientes.
Visitas peridicas por mantenimiento tcnico y recoleccin de datos.
Reparacin de mquinas Nescaf.
Recaudacin de cobros y retiros de retenciones.
Entregas de facturas a clientes.
Compra de insumos miscelneos
Atencin de llamadas/e-mails de clientes.
Control de consumos de productos.
Verificacin de gramaje de producto en mquinas Nescaf

DIAGRAMAS DE FLUJ O
FORMATOS
SIMBOLOGA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica

71




MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y LOGSTICA

Fecha de elaboracin:


Fecha de implantacin:


Revisiones:

Fecha: _______________________ Pgina:__________________________


Fecha: _______________________ Pgina:__________________________



Aprobaciones: Firmas:

_____________________________ ________________________________




















MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 1/43
Ao: 2011
HOJA DE APROBACION
72




FECHA: ____/____/____


El manual de procedimientos denominado _______________________________ en
vigor a partir del da __________________ presenta cambios en los procedimientos
que a continuacin se enuncian:

PROCEDIMIENTO BREVE DESCRIPCION DEL CAMBIO






El da __________ el Departamento de Operaciones y Logstica recibi un ejemplar
de los procedimientos modificados registrndose con la clave ________





















MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 2/43
Ao: 2011
ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS
73



Uno de los propsitos fundamentales de la elaboracin de un Manual de Procedimientos
es establecer lineamientos de las actividades efectuadas en el Departamento de
Operaciones y Logstica de la Compaa Circolo S.A., que ayudar en futuro al
mejoramiento de las funciones mediante la revisin y constante actualizacin de los
sistemas, estructuras y procedimientos en el departamento.

Se ha elaborado el presente manual con el fin de mantener un registro actualizado de los
procedimientos que ejecuta ste departamento, que permita alcanzar los objetivos
encomendados y contribuya orientar al personal adscrito a esa rea sobre la ejecucin de
las actividades encomendadas, constituyndose as, en una gua de la forma en que
opera e interviene.


Cabe sealar que el presente manual deber revisarse anualmente con respecto a la
fecha de autorizacin, o bien, cada vez que exista una modificacin a la estructura
organizacional autorizada por la Gerencia General.



















MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 3/43
Ao: 2011
INTRODUCCIN
74

OBJETIVO DEL MANUAL

Servir de gua para el personal del Departamento de Operaciones y Logstica al
contener los procedimientos que deben realizar as como los lineamientos bajo los
cuales debern proceder, mediante la documentacin de las actividades directrices de
este departamento.



ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual ser para cumplimiento del personal del Departamento de
Operaciones y Logstica, as como para el personal de la Compaa Circolo S.A. que
ejecute funciones relacionadas con las actividades descritas dentro de los
procedimientos que se describirn en el manual.
























MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 4/43
Ao: 2011
OBJETIVO Y ALCANCE
75



Cdigo de Trabajo del Ecuador.
Ley de Compaas del Ecuador.



































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 5/43
Ao: 2011
BASE LEGAL
76
Actores del Proceso:
-Promotor 1 y Promotor 2 (Chofer).
-Cliente.
Herramientas:
-Check List de material para la ruta de trabajo del tcnico.
Documentos:
-Formulario de Solicitud de Instalacin de Mquinas Nescaf.
-Gua de Remisin para salida de Productos.
-Factura Comercial.
-Acta de Recepcin de Mquina Nescaf.

Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 J efe de Operaciones
y Logstica
Recibe la siguiente documentacin: Solicitud de
Instalacin de mquina aprobada por gerencia, Factura
Comercial (original y copia) con los datos del cliente.
2 J efe de Operaciones
y Logstica
J efe de Promotores
Determinan la fecha de la instalacin, asignan la
Mquina Nescaf y Personal tcnico (Promotores) para
la visita a las oficinas del cliente y proceder con la
instalacin.
3 J efe de Promotores Recibe la documentacin para instalacin y a su vez
notifica y entrega a los Promotores asignados.
4 Promotor 1 y
Promotor 2
Transportan la Mquina Nescaf, productos e insumos
y dems accesorios (muebles, botellones) a las oficinas
del cliente.
5 Cliente Indica el rea reservada para la instalacin de la
Mquina Nescaf.
6 Promotor 1 y
Promotor 2
Trasladan la Mquina Nescaf, productos e insumos
hasta el sitio donde va a funcionar.
7 Promotor 1 y
Promotor 2
Realizan la instalacin de la Mquina Nescaf (conecta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 6/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
INSTALACIN DE MQUINAS NESCAF
77
la mquina a la toma elctrica, al botelln de agua y
abastecen de productos).
8 Cliente Asigna a la persona responsable del manejo de la
mquina.
9 Promotor 1 Capacitan a la persona asignada por el cliente para el
manejo de la mquina, incluyendo algunos pasos de
limpieza y mantenimientos preventivos.
10 Promotor 1 Realizan pruebas de llenado, sabor y temperatura.
11 Promotor 1 Elabora el Acta de Recepcin de Mquina se toman
datos de contadores iniciales, matrculas y detallan
accesorios instalados (bomba, mueble, botelln de
agua)
12 Promotor 1 y Cliente Firman el Acta de Recepcin de Mquina
13 Cliente Recibe la Factura Comercial (original) y firma
recepcin de la Factura Comercial (copia)
14 Promotor 1 Recibe Factura Comercial (copia) firmada por el
Cliente
15 Promotor 1 y
Promotor 2
Despedida de la oficina del cliente.
14 Promotor 1 Entrega al Supervisor de Promotores los documentos:
Solicitud de Instalacin de mquina, Factura Comercial
(copia) y Acta de Recepcin de Mquina


















78


Actores del Proceso:
-Promotor 1 y Promotor 2 (Chofer).
-Cliente.
Herramientas:
-Check List de material para la ruta de trabajo del tcnico.
Documentos:
-Acta de Retiro de Mquinas Nescaf
-Acta de Recepcin de Mquina Nescaf (Inicial)
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 J efe de Operaciones
y Logstica
Recibe la siguiente documentacin: Acta de Retiro de
Mquina Nescaf, Aprobacin de retiro del Cliente (e-
mail), Acta de Recepcin de Mquina Nescaf (Inicial)
2 J efe de Operaciones
y Logstica
J efe de Promotores
Determinan la fecha del retiro de la Mquina Nescaf y
Personal tcnico (Promotores) para la visita a las
oficinas del cliente.
3 J efe de Promotores Recibe la documentacin para el retiro y a su vez
notifica y entrega los documentos a los Promotores
asignados.
4 Promotor 1 y
Promotor 2
Se trasladan hacia las oficinas del cliente.
5 Cliente Atiende a los promotores.
6 Cliente Busca a la persona asignada en las oficinas del cliente
para proceder con el retiro de la Mquina Necaf.
7 Promotor 1 Elabora la Acta de Retiro de Mquina Nescaf, se toman
datos de contadores finales, matrculas y detallan
accesorios encontrados (bomba, mueble, botelln de
agua) verificando que coincidan con el Acta de
Recepcin de Mquina Nescaf (Inicial)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 8/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
RETIRO DE MQUINAS NESCAF
79
8 Promotor 1 y Cliente Firman la Acta de Retiro de Mquina Nescaf,
9 Promotor 1 y
Promotor 2
Despedida de la oficina del cliente.
10 Promotor 1 y
Promotor 2
Trasladan la Mquina Nescaf (con sus accesorios) a las
oficinas.
11 Promotor 1 Entregan al Supervisor de Operaciones la Mquina
Nescaf (con sus accesorios).
12 Promotor 1 y
Promotor 2
Entrega al Supervisor de Promotores los documentos
Acta de Retiro de Mquina Nescaf y Acta de
Recepcin de Mquina Nescaf (Inicial).










































80

Actores del Proceso:
-Promotor 1 y Promotor 2 (Chofer).
-Cliente.
Documentos:
-Lista de Entrega de Productos e Insumos.
-Hoja Control de Ventas e Inventarios
-Gua de Remisin.
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 J efe de Operaciones
y Logstica
Recibe la Lista de Entrega de Productos e Insumos,
sta puede ser Mensual o Quincenal.
2 J efe de Operaciones
y Logstica
J efe de Promotores
Determinan los das de abastecimiento de productos e
insumos y asigna los Promotores para visitar a las
oficinas del cliente.
3 J efe de Promotores Entrega la Lista de Entrega de Productos e Insumos a
los Promotores asignados.
4 Inventario/Bodeguero Entrega Gua de Remisin (original y 2 copias) vaca al
Promotor 1
5 Promotor 1 Elabora Gua de Remisin de acuerdo a la Lista de
Entrega de Productos e Insumos.
6 J efe de Promotores Firma de aprobacin para salida del producto en la
Gua de Remisin.
7 Promotor 1 Solicita el Inventario en su totalidad el producto para
abastecer.
8 Inventario/Bodeguero Entrega las cantidades de productos e insumos
descritas en la Gua de Remisin, para constancia en su
archivo retiene un duplicado de la Gua de Remisin (1
copia).
9 J efe de Promotores Archiva una copia de la Gua de Remisin (2 copia).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 10/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
ABASTECIMENTO DE PRODUCTOS E INSUMOS A CLIENTES
81
9 Promotor 1 Traslada manualmente los productos e insumos al
vehculo.
10 Promotor 1 y
Promotor 2
Verifican la secuencia de la Ruta del da a recorrer.
11 Promotor 1 y
Promotor 2
Inician el recorrido.
12 Promotor 1 Visita al Cliente.
13 Cliente Atiende al Promotor 1.
14 Promotor 1 Entrega de los productos e insumos al cliente.
15 Promotor 1 Registra en la Hoja Control de Ventas e Inventarios
los productos e insumos entregados al cliente.
16 Cliente Recibe los productos e insumos y firma de recepcin
de los productos e insumos en la Hoja Control de
Ventas e Inventarios.
17 Promotor 1 Despedida de la oficina del cliente.
18 Promotor 1 Entrega al Supervisor de Promotores la Hoja Control
de Ventas e Inventarios de cada cliente que realiz el
abastecimiento.






























82

Actores del Proceso:
-Promotor 1
-Cliente.
Herramientas:
-Check List de material para la ruta de trabajo del tcnico.
Documentos:
-Hoja Control de Ventas e Inventarios
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Organiza y asigna a los Promotores las visitas a los
clientes.
2 Promotor 1 Revisa las asignaciones del da y realiza las visitas a los
clientes.
3 Promotor 1 Verifica la secuencia de la Ruta del da a recorrer.
4 Promotor 1 Inician el recorrido.
5 Promotor 1 Visita al Cliente.
6 Cliente Atiende al Promotor 1.
7 Promotor 1 Revisin de la mquina
8 Promotor 1 Limpieza de Batidores, rampas, y recoge-gotas.
9 Promotor 1 Inspeccin del registro de la Tarjeta Electrnica de la
mquina.
10 Promotor 1 Registro en la Hoja Control de Ventas e Inventarios
de los Contadores arrojados, segn el registro de la
Tarjeta Electrnica de la mquina.
11 Cliente Firma como constancia de la visita en la Hoja Control
de Ventas e Inventarios.
12 Promotor 1 Despedida de la oficina del cliente.
13 Promotor 1 Entrega al Supervisor de Promotores la Hoja Control
de Ventas e Inventarios de cada cliente que realiz la
visita.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 12/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
VISITAS PERIDICAS POR MANTENIMIENTO TCNICO Y
RECOLECCIN DE DATOS
83


Actores del Proceso:
-Promotor 1
-Cliente.
Herramientas:
-Check List de material para la ruta de trabajo del tcnico.
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Coordina la visita al cliente que he reportado su
mquina como averiada.
2 Supervisor de
Promotores
Comunica al Promotor 1 que debe realizar la visita la
mquina, especificando los motivos.
3 Promotor 1 Visita al Cliente.
4 Cliente Atiende al Promotor 1.
5 Promotor 1 Revisin de la mquina.
6 Promotor 1 Verificacin y reparacin de daos.
7 Promotor 1 Se realizan las pruebas de llenado, sabor y temperatura.
8 Promotor 1 De ser un dao mayor se le notifica al Cliente para
proceder con el retiro de la mquina para reparacin de
misma en las instalaciones.
9 Promotor 1 Reporta va celular/radio las novedades ocurridas en la
mquina
9 Promotor 1 Despedida de la oficina del cliente.




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 13/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
REPARACIN DE MQUINAS NESCAF
84

Actores del Proceso:
-Supervisor de Promotores
-Promotor 1
-Cliente
Herramientas:
-Sello de la Ca. Circolo S.A.
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Notifica a los Promotores va telefnica/radio en el
transcurso del da los cobros confirmados por los
clientes.
2 Promotor 1 Visita al Cliente.
3 Cliente Atiende al Promotor 1.
4 Promotor 1 Retiro del cheque y retenciones pendientes a nombre de
Circolo S.A.
5 Promotor 1 Despedida de la oficina del cliente.
6 Promotor 1 Entrega de las recaudaciones de cheques y retenciones
al Supervisor de Promotores.













MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 14/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
RECAUDACIN DE COBROS Y RETIRO DE RETENCIONES
85

Actores del Proceso:
-Promotor 1
-Cliente.
Documentos:
-Factura (Original y Copia)
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Al asignar las Visitas Peridicas a los clientes se
coordinan las entregas de las Facturas (Original y
Copia)
2 Promotor 1 Visita al Cliente.
3 Cliente Atiende al Promotor 1.
4 Promotor 1 Entrega de facturas (original) al Cliente.
5 Cliente Firma del cliente por recepcin de facturas (copia).
6 Promotor 1 Despedida de la oficina del cliente.
7 Promotor 1 Entrega de las Facturas (copia) al Supervisor de
Promotores.












MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 15/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
ENTREGA DE FACTURAS A CLIENTES
86

Actores del Proceso:
-Promotor 1
-Proveedor
Documentos:
-Cotizacin del Insumo a Comprar.
-Cheque de Circolo S.A.
-Retenciones de Circolo S.A.
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Coordinar y asignar al Promotor que realizara la compra
de los insumos.
2 Supervisor de
Promotores
Entregar al Promotor la documentacin: cotizacin,
cheque y retencin sobre el insumo que est adquiriendo
al Proveedor
3 Promotor 1 Visita al Proveedor
4 Proveedor Atiende al Promotor 1.
5 Promotor 1 Entrega al Proveedor la cotizacin, el cheque y
retencin del insumo que est adquiriendo.
6 Proveedor Entrega al Promotor los insumos adquiridos.
7 Promotor 1 Retira y verifica los insumos, y que los datos de la
factura sean los correctos.
8 Promotor 1 Notifica al Supervisor el Promotores las novedades
sobre la adquisin de los insumos.
9 Promotor 1 Entrega de los insumos y facturas al Departamento
Administracin-Inventarios.





MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 16/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS DE INSUMOS MISCELNEOS
87

Actores del Proceso:
-Promotor
-Cliente
Herramientas:
-Telfono.
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Recibe la llamada/e-mail del cliente, toma los
requerimientos e informacin de las atenciones que
necesita.
2 Supervisor de
Promotores
Analiza el problema del cliente; este puede ser: por
desabastecimiento de productos e insumos o por dao
de mquina.
3 Supervisor de
Promotores
Verifica el recorrido de los promotores y asigna la
visita al cliente.
4 Supervisor de
Promotores
Notifica al promotor va celular/radio el requerimiento
del cliente.
5 Supervisor de
Promotores
Responde al cliente sobre el arribo del Promotor.
6 Promotor Visita al Cliente y realiza la labor asignada.














MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 17/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
ATENCIN DE LLAMADAS / E-MAILS DE CLIENTES
88
Actores del Proceso:
-Promotor 1
-Cliente
Herramientas:
-Computador
Documentos:
-Hoja Control de Ventas e Inventarios
-Archivo Matriz.xls
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 Supervisor de
Promotores
Recibe las Hojas de Control de Ventas e Inventarios
por cada Cliente.
2 Supervisor de
Promotores
Ingresa la informacin que indica en la Hoja Control
de Ventas e Inventarios en el archivo Matriz.xls
3 Supervisor de
Promotores
Realiza los clculos de los consumos mensuales de los
clientes.
4 Supervisor de
Promotores
Elabora: Lista de Entrega de Productos e Insumos,
Estadsticas de consumos mensuales, Stock de
Inventarios de Productos e Insumos en el campo.
















MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 18/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE CONSUMOS DE PRODUCTOS
89

Actores del Proceso:
-Supervisor de Operaciones
-Cliente
Herramientas:
-Check List de material para la ruta de trabajo del tcnico.
Documentos:
-Hoja Control de Gramaje en Mquinas Nescaf
Descripcin de las actividades:
No. Responsable Descripcin de Actividad
1 J efe de Operaciones
y Logstica
Supervisor de
Operaciones
Organizan los das de visitas a las mquinas instaladas
en las oficinas de los clientes.
2 Supervisor de
Operaciones
Inicia el recorrido.
3 Supervisor de
Operaciones
Visita al cliente.
4 Cliente Atiende al Supervisor de Operaciones.
5 Supervisor de
Operaciones
Inspeccin, revisin y verificacin del gramaje del
producto e imagen de la mquina y su buen
funcionamiento.
6 Supervisor de
Operaciones
Realiza el reporte Control de Gramaje en Mquinas
Nescaf.
7 Supervisor de
Operaciones
Despedida de la oficina del cliente.
8 Supervisor de
Operaciones
Elabora informes e ingresa datos en el sistema de
Nestle.








MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 19/43
Ao: 2011
PROCEDIMIENTOS
VERIFICACIN DE GRAMAJE DE PRODUCTO EN MQUINAS NESCAF
90


JEFE DE OPERACIONES Y LOGISTICA JEFE DE PROMOTORES
PROMOTOR









































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 20/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
INSTALACIN DE MQUINAS NESCAF
91
CLIENTE PROMOTOR













































92


JEFE DE OPERACIONES Y
LOGISTICA JEFE DE PROMOTORES PROMOTOR CLIENTE





































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 22/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
RETIRO DE MQUINAS NESCAF
93

JEFE DE OPERACIONES Y
LOGISTICA JEFE DE PROMOTORES PROMOTORES BODEGA








































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 23/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
ABASTECIMENTO DE PRODUCTOS E INSUMOS A CLIENTES
94
PROMOTORES CLIENTE
SUPERVISOR DE
PPROMOTORES













































95
SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTOR CLIENTE










































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 25/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
ABASTECIMENTO DE PRODUCTOS E INSUMOS A CLIENTES
96


SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTOR CLIENTE









































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 26/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
VISITAS PERIDICAS POR MANTENIMIENTO TCNICO Y
RECOLECCIN DE DATOS
97

SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTOR CLIENTE











































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 27/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
REPARACIN DE MQUINAS NESCAF
98

SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTORES CLIENTE











































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 28/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
RECAUDACIN DE COBROS Y RETIRO DE RETENCIONES
99


SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTORES CLIENTE










































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 29/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
ENTREGA DE FACTURAS A CLIENTES
100


SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTOR PROVEEDOR









































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 30/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
COMPRAS DE INSUMOS MISCELNEOS
101

SUPERVISOR DE PROMOTORES PROMOTOR











































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 31/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
ATENCIN DE LLAMADAS / E-MAILS DE CLIENTES
102

SUPERVISOR DE PROMOTORES











































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 32/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
CONTROL DE CONSUMOS DE PRODUCTOS
103


JEFE DE OPERACIONES Y
LOGISTICA
SUPERVISOR DE OPERACIONES CLIENTE









































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 33/43
Ao: 2011
DIAGRAMAS DE FLUJO
VERIFICACIN DE GRAMAJE DE PRODUCTO EN MQUINAS NESCAF
104

FORMULARIO DE SOLICITUD PARA INSTALACIN DE MQUINAS
NESCAF












































MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 34/43
Ao: 2011
FORMATOS
105

GUA DE REMISIN
















































106

FACTURA COMERCIAL
















































107

ACTA DE RECEPCIN DE MQUINAS NESCAF
















































108

ACTA DE RETIRO DE MQUINAS NESCAF
















































109

HOJA CONTROL DE VENTAS E INVENTARIOS


CIRCOLO S.A.
Control de Ventas e Inventarios
CLIENTE
CONTADOR
Total
Parcial
Pruebas
Capuccino
Latte
Tradicin
Espresso
Mokaccino
Vainilla
Moka Dark
Vainilla Dark
PRODUCTOS
Capuccino
Mokaccino
Vainilla
Tradicional
Vasos 8oz.
Vasos 4oz.
Azcar
Sorbetes
Otros
Firma/Cliente
Nombre















110
LISTA DE ENTREGA DE PRODUCTOS E INSUMOS


CIRCOLO S.A.
Lista de Entrega de Productos e Insumos
Capuccino
(Fundas)
Mokaccino
(Fundas)
Vainilla
(Fundas)
Tradicin
(Fundas)
Vasos
(Tiras)
Removedores
(Fundas)
Nombre del
Cliente
Productos / Insumos























111
CONTROL DE GRAMAJE EN MQUINAS NESCAF



CIRCOLO S.A.
Control de Gramaje en Mquinas Nescaf
Nombre Cliente:
Contacto o Encargado:
Fecha de Visita:
Matrcula Mquina:
Premezcla Tradicin Premezcla Tradicin DIFERENCIAS
1 Capuccino
2 Latte
3 Tradicin
4 Espresso/Milo
5 Mokaccino
6 Vainilla
7 Mokadark
8 Vainilladark
Notas Adicionales:
En Gramos
Peso Actual
En Gramos
Peso Ajustado
CIRCOLO S.A.
Supervisor de Operaciones












112

Nombre Smbolos Detalle


Lneas de flujo




Muestra la direccin y el sentido
del flujo del proceso, conectando
los smbolos.


Terminador
(Comienzo o final de
procesos)




Informacin o acciones para
comenzar el proceso o para
mostrar el resultado en el final del
mismo.


Operacin


Representa una etapa del proceso.
El nombre de la etapa y de quien
la ejecuta se registra en el interior
del rectngulo.



Documento





Simboliza el documento resultante
de la operacin respectiva. En su
interior se anota el nombre que
corresponda.



Decisin




Representa el punto del proceso
donde se debe tomar una decisin.
La pregunta se escribe dentro del
rombo. Dos flechas que salen del
rombo muestran la direccin del
proceso, en funcin de la
respuesta real.


Archivo

Representa un archivo en la
oficina de forma temporal o
permanente.


Lnea de
comunicacin

Proporciona la transmisin de
informacin de un lugar a otro.


Conector


Representa una conexin o enlace
de una parte del diagrama de flujo
con otra parte lejana del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Operaciones y Logstica
Pg.: 42/43
Ao: 2011
SIMBOLOGA
113

Nombre Smbolos Detalle


Conector de Pgina


Representa una conexin o enlace
con otra hoja diferente, en la que
contina el diagrama de flujo.



Nota Aclaratoria





No forma parte del diagrama de
flujo es un elemento que se
adiciona a una operacin o
actividad para dar una
explicacin.


Datos



Elementos que alimentan y se
general en el procedimiento.


Operaciones


Fases del proceso, mtodo o
procedimiento.


Inspeccin y
medicin


Representa el hecho de verificar la
naturaleza, calidad y cantidad de
los insumos o productos.



Operacin e
Inspeccin


Indica la verificacin o
supervisin durante las fases del
proceso, mtodo o procedimiento
de sus componentes.
















114
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

BIBLIOGRAFA:

LVAREZ, Torres Martin, Manual para elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos, Panorama Editorial, S.A. de C.V. Primera Edicin: 1996.

BALLOU Ronald H., Logstica: Administracin de la cadena de suministros, Pearson
Educacin, Quinta edicin: 2004.

BOWERSOX Donald J . CLOSS David J . COOPER M. Bixby, Administracin y
logstica en la cadena de suministros, Mc Graw Hill, Segunda edicin: 2005.

DAVID & HAMPTON, Administracin, Mc Graw Hill, Tercera edicin: 2006.

GMEZ Ceja, Sistemas Administrativos, Mc Graw Hill, Tercera edicin: 1997.

dem, Auditora y Control Interno, Cultural de Ediciones S.A., Segunda edicin: 1998.

RODRIGUEZ Valencia J oaqun, Como elaborar y usar los manuales administrativos,
International Thomson Editores, Tercera edicin: 2002.

RODRIGUEZ Valencia J oaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos,
International Thomson Editores, Tercera edicin: 2002.




BIBLIOGRAFA ELECTRNICA:

1.- Comit de Organizaciones Patrocinadoras (COSO, Committee of Sponsoring
Organizations), Control Interno: Marco de Referencia Integrado, 1992.
http://www.coso.org/







115
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES

El presente trabajo permiti tratar la realidad con la que trabaja la compaa CIRCOLO
S.A., la misma que se encuentra constituida desde hace aproximadamente 5 aos. En el
estudio realizado se encontraron problemas cotidianos con los que se maneja la
compaa, como por ejemplo el no trabajar con esquemas establecidos.

Actualmente esta compaa se encuentra experimentado mayor crecimiento, tiene
planificado expandirse a la ciudad de Quito por lo que es necesario aumentar recursos y
herramientas para obtener un trabajo ms eficiente.

Las conclusiones alcanzadas en el trabajo de tesis van dirigidas al Departamento de
Operaciones y Logstica de la Compaa Circolo S.A. para colaborar en la gestin de
organizacin de dicho departamento.
Es importante que la compaa cuente con un buen sistema de administracin logstica
ya que en una empresa es vital para poder lograr competitividad, rentabilidad y sobre
todo para la planificacin estratgica.

Dentro de la funciones principales de la empresa se encuentra la comercializacin de los
productos, para lograr una gestin eficaz se sugiere seguir los pasos establecidos en el
manual de procedimientos ya que se trata de conseguir el mejor aprovechamiento delos
medios disponibles para las distintas tareas que se realizan en el Departamento de
Operaciones y Logstica. Es importante que la Gerencia de la compaa patrocine la
implementacin del manual, para que sean conocidos y adoptados por los colaboradores
de dicho departamento.

Adems, la importancia de efectuar capacitaciones continuas al personal del
departamento como incentivo a el trabajo que realizan.





116

RECOMENDACIONES

Con el propsito de complementar la solucin a la problemtica presentada, se
determinaron las siguientes recomendaciones en el trabajo de tesis:

En caso de aprobacin del manual propuesto, elaborar un programa de capacitacin para
el personal del Departamento de Operaciones y Logstica para que tengan claros los
procedimientos que deben realizar, y disciernan con mayor facilidad la informacin que
utilizan para obtener resultados ms favorables en beneficio de la compaa.

Efectuar una constante capacitacin al personal tanto administrativo como no
administrativo ya que esto ocasionara rentabilidad en el futuro, mejoras en el
conocimiento de las funciones reales de trabajo, mejores relaciones con jefes y
subordinados, adems que agilita la toma de decisiones y solucin de problemas.

Considerar la revisin de otras variables que influyen en la percepcin desfavorable de
la calidad del servicio que la compaa presta, como atencin en los servicios de:
Facturacin. Venta y Cobranzas.

Evaluar y actualizar el contenido del manual propuesto en la presente tesis acorde con
las necesidades posteriores que se presenten el departamento de Operaciones y
Logstica de la Compaa Circolo S.A.