INSTRUCTIVO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE

LOS COMITS DE FINAZAS

ACUERDO MINISTERIAL No. 185
FEHA. 29 DE ENERO DE 1988
EL MINISTERIO DE EDUCACIN DE
GUATEMALA
CONSIDERANDO:
Que el ministerio de Educacin es el encargado de normar, y controlar y ejecutar las
acciones educativas pertinentes y tomando en cuenta que los Comits de Finanzas y los
Tesoreros de los Centros Educativos confrontan problemas para desarrollar sus actividades
por carecer de un instructivo que norma los procesos legales tendientes a la aplicacin del
Acuerdo No. 399 de fecha 7 de Diciembre de 1968;
POR TANTO:
En ejercicio de las funciones que le confiere el artculo 164 literal (f) de la Constitucin
Poltica de la Repblica de Guatemala y con base en lo preceptuado en el artculo 15
literales b) y c) del Decreto Legislativo nmero 73-76 y de Acuerdo Presidencial No. 399
de fecha 7 de Diciembre de 1968,
ACUERDA:
Autorizar el instructivo del funcionamiento de los Comits de Finanzas, aplicacin de los
fondos y control de los mismos.
TTULO I
COMIT DE FINANZAS, FORMACIN
ARTCULO 1. El Comit de Finanzas debe ser formado por un mnimo de dos miembros
del personal docente del establecimiento quienes en este caso uno como funcin de
Presidente y uno como Tesorero.
ARTCULO 2. En las escuelas de maestro nico el Presidente del Comit ser un miembro
de la comunidad y fungir como Tesorero el maestro.
ARTCULO 3. En los Centro Educativos de mayor personal, alumnado y por ende, un
ingreso voluminoso deber ser integrado de la manera siguiente:
a) Presidente;
b) Vicepresidente;
c) Tesorero;
d) Pro tesorero;
e) Secretario;
f) Prosecretario

ARTCULO 4. Son funciones especficas para cada uno de los integrantes del comit, las
siguientes:
a) Presidente:
1) Velar por el buen manejo de los fondos recibidos
mancomunadamente con el resto del comit por cualquier anomala.

siendo responsable

2) Coordinar las actividades del comit, durante el ciclo que permaneciere.

3) Supervisar las operaciones de los libros actividades y compras para que se apeguen a las
leyes contables vigentes.
b) Tesorero:
1) Operar el libro de caja del Comit.
2) Emitir los recibos de los fondos percibidos.
3) Tramitar la autorizacin de los Talonarios respectivos ante la Seccin de Inventarios de
la Oficina de Registro y trmite Presupuestal del ramo, durante el perodo de agosto a
octubre cuya solicitud deber ser firmada por la direccin del Establecimiento rigindose lo
estipulado en la circular ESP. ORTP, que se indica al final del Presente (anexo 1).
4) Tramitar la autorizacin de los libros del Comit.
5) Es el principal responsable del manejo de los fondos.
6) Operar los libros auxiliares que se necesitare.
7) Abrir una cuenta bancaria, corriente o de ahorro, a nombre del comit, para seguridad de
los fondos, registrando las firmas mancomunadas con el Presidente, cuyo cambio se
efectuar antes de suscribir el Acta de entrega y recibo en el cambio de los miembros.
8) Mostrar al Comit las operaciones de Caja y Auxiliares mensualmente e informar del
movimiento bancario registrado dentro de ese perodo.
9) Es el encargado de las compras, solicitando las respectivas facturas, recibos u otros
comprobantes para respaldo de la operacin de egresos.
c) Secretario:
1) Es el encargado de la correspondencia interna y externa del y para el comit.
2) Deber velar por el cumplimiento del Acuerdo Presidencial No. 399 del 7 de diciembre
de 1968 y las disposiciones que establece el presente instructivo. 3) Leer y dar a conocer el
Contenido de las circulares para beneficio en el buen funcionamiento del Comit.
Artculo 5. Todas las obligaciones descritas anteriormente, sern realizadas con el visto
bueno de la direccin del plantel y respondern mancomunadamente de las operaciones que
efecten.
Artculo 6. En caso de ausencia temporal del Presidente, lo sustituir el Vicepresidente, al
Tesorero, el Pro tesorero y al Secretario, el Prosecretario y por ausencia definitiva de
cualquier miembro, deber procederse inmediatamente a nueva eleccin, para llenar el
cargo vacante.

Artculo 7. El perodo de funciones del Comit, ser de un ao improrrogable,

exceptundose el caso de los centros educativos que tengan menos de tres maestros, en los
cuales solamente cambiaran cargos.
Artculo 8. El cambio de Comit debe efectuarse sin excusas, durante el mes de octubre;
debiendo los miembros que entregan, dejar cerradas las operaciones al ltimo da, entregar
al nuevo comit los fondos del saldo consignados en el libro de caja, libros, documentos
archivados y los talonarios de recibos autorizados para el siguiente ciclo, debindose para el
efecto, levantar el acta respectiva de entrega-recibo.
TITULO II
FONDOS DE INGRESOS PRIVATIVOS
Artculo 9. Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado, por lo cual sern
manejados por el Comit y dentro del perodo escolar, inicindose en la fecha del acto de
apertura de labores cerrndose en la fecha del acta de clausura de ciclo.
Artculo 10. Los fondos de refaccin escolar se destinarn nica y exclusivamente para la
elaboracin de la misma.
Artculo 11. Los ingresos por cuotas privativas son de carcter benfico para el
establecimiento y los alumnos, por lo que dentro de sus gastos puede incluir de papelera,
tiles escritorio, cuota telefnica (dando oportunidad al alumnado en caso necesario o de
emergencia), pintura y materiales para reparaciones de menor cuanta, siempre y cuando el
inmueble sea propiedad del Estado.
Artculo 12. Toda cuota extraordinaria debe ser autorizada por la Supervisin del nivel
respectivo, conforme el Artculo 5 del Acuerdo Presidencial No. 399 del 7 de diciembre de
1968.
Artculo 13. Los fondos de estas cuotas sern destinados nica y exclusivamente para los
gastos y perodo del que fueron autorizados.
Artculo 14. En caso de algn remanente, deber solicitar a la Supervisin, la autorizacin
para incrementar un fondo que estuviere deficiente.
Artculo 15. La tienda escolar se manejar y generar fondos conforme las siguientes
estipulaciones:
a) Estos fondos se manejan igualmente a lo indicado en los artculos 11 y 9 de este
instructivo;
b) Queda prohibido que cualquier miembro docente o administrativo sea propietario o
arrendatario de la tienda escolar; en caso especial, el alumnado podr atenderla en forma de
cooperativa;
c) Los ingresos normales de la tienda son por concepto de ventas diarias, comisin sobre
ventas por personas particulares dentro del plantel, cualquier fondo por actividad que se
realice en el establecimiento, previamente autorizada por la Supervisin (funciones de cine,
rifas, kermeses, etctera), siempre que la misma deje beneficio econmico;

d) Si los fondos de la refaccin escolar resultaren insuficientes, la tienda escolar deber

como prioridad uno, cubrirlos;
e) En virtud de la necesidad del Comit de Finanzas de adquirir, talonarios de recibos con
impresin especial o corrientes, sellos de hule libros conforme su necesidad, podr tomarse
de los fondos que de la ganancia neta de la se perciban de la tienda.
f) La ganancia neta deber ser entregada al Comit, el que a su vez en un perodo diario,
semanal o como considere conveniente, extender el recibo correspondiente debidamente
firmado por el Presidente y Tesorero, el cual servir como documento de abono en las
operaciones de egresos del libro Auxiliar respectivo;
g) En el caso de tienda particular, sta deber absorber sus gastos e instalar su propio
contador elctrico, para el funcionamiento de sus aparatos elctricos.
Artculo 16. Los saldos existentes en Caja, al finalizar el ciclo y si hubiera que realizar
gastos necesarios, debern permanecer en la cuenta respectiva, disponiendo de los mismos,
hasta la apertura del ciclo escolar siguiente.
TTULO III
LIBROS Y DOCUMENTOS
Artculo 17. La Oficina de Registros y Trmite Presupuestal, nicamente autoriza los libros
privativos que maneja el Comit de Finanzas siguientes: Caja, cuenta bancaria y los
auxiliares, (tienda, refaccin, almacn, cuotas especficas autorizadas), los cuales debern
tener el rayado adecuado y suficiente folios para un uso prolongado.
Artculo 18. El libro de Caja o Caja Central, debern ser empastados y a doble folio (debe
y haber) con dos columnas en cada pgina, centralizando los ingresos y egresos de todas las
cuotas privativas, cuotas especficas y ganancias de la tienda. Cerrndose mensualmente
con los saldos de cada una de las cuentas al ltimo da del mes y que pasarn al siguiente,
firmando al pie de las operaciones al Tesorero, Presidente y con el Visto Bueno de la
Direccin.
Artculo 19. El libro de Actas deber registrar principalmente las actividades relevantes del
Comit, especialmente el inicio y cierre de las actividades, entrega-recibo del saliente al
entrante. Las sesiones que establece el artculo 6 del Acuerdo Presidencial No. 399,
relacionado con las compras mayores de Q.10.00, en las escuelas de preprimaria y primaria
y de Q.50.00 en los centros de Educacin Media. Tambin en los casos de compras en las
que uno o ms miembros no estn de acuerdo deber de hacer constar en punto de acta el
motivo que fundamente su oposicin, que posteriormente resulte anmala o impropia la
inversin y fuere motivo de reparo, excluirlos de responsabilidad. Firman los que
intervienen.
Artculo 20. El libro de Cuenta Bancaria se llevar nicamente en los centros cuyos fondos
sobrepasen de los Q.500.00, firmaran las operaciones el Tesorero, Presidente y Visto Bueno
de la Direccin.
Artculo 21. Los libros Auxiliares sern llevados cuando sus operaciones se consideren
voluminosos y deben registrarse por separado las diversas cuentas, para su manejo y control

mejor de las mismas, puesto que en esto se asentar la informacin completa,

especialmente en los egresos. Estos libros podrn, optativamente, ser los siguientes:
a) Tiendas Escolares: En este se registran las ventas diarias, comisiones sobre
ventas y actividades previamente autorizadas por la supervisin (rifas, funciones varias,
kermeses, etctera). Los egresos lo constituyen las facturas de los productos y golosinas
que se pondrn a la venta y los recibos que por concepto de ganancia neta extiende el
Comit;
b) Refaccin Escolar: En este se operarn los ingresos y egresos relacionados
nicamente de la cuota y gastos de su elaboracin (azcar, carbn o gas, ocote, canela y
pago por servicio de su preparacin);
c) Almacn: Este registrar las entradas y salidas de los materiales guardados en
bodega, adquiridos de los fondos privativos o donados, tales como: azcar, papelera,
materiales de construccin, pintura, plomera, etctera;
d) Cuotas Especficas: ste operar los ingresos y egresos de cualquier cuota
extraordinaria que fuere autorizada por la supervisin correspondiente, debiendo comprobar
nica y exclusivamente gastos afines para lo que fueron creadas.
Estos libros sern firmados por el Comit en pleno y Visto Bueno de la Direccin.
Artculo 22. Los ingresos sern aceptados nicamente cuyo respaldo sea a travs de un
recibo autorizado por la Oficina de Registro y Trmite Presupuestal, Seccin de Inventarios
y extendido por el Comit.
Artculo 23. La documentacin de los egresos deber constituir:
a) Factura debidamente legalizadas;
b) Recibos en papel sellado en los casos de servicios (extraccin de basura,
elaboracin de refaccin), con los requisitos siguientes: Complemento en timbre de
conformidad a la ley de los mismos; papel y timbres comprados por el interesado; detalle
completo del servicio y perodo del mismo, llevando al pie del recibo la firma, nombre,
direccin residencial y nmero de cdula de vecindad de quien cobra;
c) Detalle de gastos de plaza, stos se elaborarn para aquellas compras en que por su
naturaleza no extienden los proveedores facturas ni recibo legal, tales como carbn, ocote,
canela, fsforos, etctera, debindose hacer un listado en hoja de papel simple,
encabezando la indicacin del gasto y perodo al que corresponde; enumerando uno a uno
los artculos con su precio unitario y total, al final de los totales sumarlos para indicar el
gran total del gasto y al pie de la hoja, firmado por el Secretario, Tesorero y Presidente y el
Visto Bueno de la Direccin.
Toda documentacin de los egresos deber estar firmada y sellada al dorso, por el Comit y
el Visto Bueno de la Direccin del Plantel.
TITULO IV
AUDITORAS
Artculo 24. El personal autorizado conforme el Artculo 13 del Acuerdo Presidencial No.
399, son los Supervisores Tcnicos de Educacin del nivel correspondiente.
Artculo 25. El Despacho Ministerial, a travs de la Oficina de Registro y Trmite
Presupuestal para la aplicacin de ste instructivo, designa al personal siguiente:

a) Auditor Interno de la Planta Central;

b) Auxiliar del Auditor Interno;
c) Personal de la Seccin de Inventarios de la Planta Central.
Artculo 26. Las auditoras deben realizarse dentro del perodo escolar en las formas
siguientes:
a) Selectivas;
b) Ordenadas por la Superioridad;
c) Solicitadas por las Direcciones, miembros de los comits, maestros, padres de familia,
que no estn de acuerdo con el manejo de los fondos u observacin de alguna anomala,
siempre que se identifiquen las personas y las solicitudes tengan base legal; las cuales
debern dirigirse al Supervisor del plantel y una copia de la Seccin de Inventarios de la
Oficina de Registro y Trmite Presupuestal del Ministerio de Educacin.
Artculo 27. Las intervenciones de las auditoras privativas, tienen como objeto velar por el
buen manejo y aplicacin de los fondos; as como las operaciones correspondientes que
estn correctamente registradas en los libros y los requisitos legales que deben llenar los
comprobantes de ingresos y egresos.
Artculo 28. En el caso de encontrar gastos que no benefician al alumno en especial,
considerndolos como suntuosos o innecesarios, se proceder inmediatamente al reparo de
los mismos, levantando, para el efecto, un acta en la que se dejar constancia y se ordenar
al Comit y Direccin del Plantel, el reintegro de dicho gasto, exonerndose a la o las
personas que en su oportunidad se opusieron, conforme acta de tal situacin levantada con
anterioridad.
Artculo 29. Si se suscitara desacato o reincidencia de una o ms personas, se har del
conocimiento de la Superioridad, para los efectos legales que considere conveniente.
Artculo 30. El presente Acuerdo empieza a regir inmediatamente y deber publicarse en el
Diario Oficial.
EL MINISTERIO DE EDUCACIN DE GUATEMALA

REGLAMENTO DE RECAUDACIN DE FONDOS EN LOS

ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES DE LA
REPBLICA.
ACUERDO PRESIDENCIAL NO. 399 DE FECHA 7 DE
DICIEMBRE DE 1968.
CONSIDERANDO:
Que es necesario reglamentar las recaudaciones por concepto de refaccin escolar y
colectas, que se hacen en los establecimientos educativos oficiales de la repblica tanto
para salvaguardar la honorabilidad de los planteles como para satisfaccin de los padres de
familia;
POR TANTO:
Y en uso de las facultades que le confiere al Artculo l89, inciso 4o de la Constitucin de la
Repblica
ACUERDA:
Aprobar el siguiente Reglamento de Recaudaciones de Fondos en los Establecimientos
Oficiales de la Repblica.
ARTICULO 1o. En todos los establecimientos educativos oficiales de Preprimaria,
Primaria y Media, deber funcionar un Comit de Finanzas, encargado de cualquier
recaudacin de fondos que se haga en el plantel, integrado como mnimo, por un
Presidente y un Tesorero, ambos maestros del establecimiento.
ARTICULO 2o. Tanto el Presidente, el Tesorero, como cualquier otro miembro del
Comit, debern ser electos por mayora de votos en Asamblea General del Personal
Docente Tcnico-Administrativo del establecimiento, debiendo estar presente por lo menos
las dos terceras partes del nmero total de personal.
ARTICULO 3o. En las Escuelas de maestro nico, el presidente del comit ser un
miembro de la comunidad y fungir como tesorero dicho maestro.
ARTICULO 4o. Los libros de Caja y Auxiliares que sean necesarios, as como los
talonarios recibidos del Comit, debern ser autorizados y sellados por la Oficina de
Registro y Trmite
Presupuestal del Ministerio de Educacin, cuando corresponda al Departamento de
Guatemala y en los departamentos por la Intendencia de Hacienda respectiva.
ARTICULO 5o. Para fijar cuota o contribucin, deber contarse previamente con la
autorizacin del Ministerio de Educacin, la cual la otorgarn en la ciudad capital los
Supervisores Tcnicos de Educacin del nivel respectivo y en el resto de la Repblica los
Supervisores Tcnicos Departamentales o de Distrito Escolar correspondiente.

ARTICULO 6o. En las Escuelas de Preprimaria y Primaria, las inversiones de Q10.00

debern ser autorizarlas por la Asamblea General de Maestros y en igual forma los
establecimientos de Educacin Media, cuando se trate de inversiones mayores de Q50.00
ARTICULO 7o. Las inversiones menores a las comprendidas en el artculo anterior, sern
autorizadas por Presidente del comit, con el visto bueno del Director del plantel.
ARTICULO 8o. Los fondos recaudados debern ser depositados en un banco, en cuenta de
ahorro a nombre de cada establecimiento.
ARTICULO 9o. El presidente del Comit tendr responsabilidad mancomunada con el
Tesorero sobre los ingresos que se registren por las recaudaciones.
ARTICULO 10. El Tesorero del Comit se encargar del manejo del libro de Caja y
Auxiliares; extender recibo por cada ingreso; har los depsitos bancarios oportunamente;
efectuar los pagos por compromisos contrados y rendir cuentas anualmente ante la
Asamblea General de Maestros.
ARTCULO 11. El Tesorero del Comit, podr tener en su poder, un fondo fijo (Caja
Chica) por Q10.00 en efectivo para gastos rutinarios.
ARTICULO 12. La Editorial Jos de Pineda Ibarra del Ministerio de
Educacin, imprimir los talonarios de recibos numerados correlativamente y los vender a
los establecimientos oficiales a precio de costo.
ARTICULO 13. Los Supervisores Tcnicos de Educacin del nivel correspondiente,
Departamental o de Distrito, quedan facultados para hacer arqueos peridicos selectivos en
los establecimientos de su jurisdiccin.
ARTICULO 14. Los Casos no previstos en el presente reglamento, sern resueltos por el
Ministerio de Educacin.
COMUNQUESE
MNDEZ MONTENEGRO
El Ministro de Educacin
CARLOS MARTNEZ DURN
El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico
MARIO FUENTES PIERUCCINI

MINISTERIO DE EDUCACION
GASTOS NO AUTORIZADOS
Los establecimientos deben de tomar en cuenta la lista de gastos que no deben de efectuar
los miembros del Comit de Finanzas y recordar que LOS FONDOS SON
EXCLUSIVAMENTE PARA BENEFICIO DEL ALUMNADO de lo contrario pueden ser
motivo de REPARO Y SANCIN segn Acuerdo Presidencial No. 399-68, Acuerdo
Ministerial No. 185-88 y Circular No. 10 de fecha 22 de abril de 1977.
Por lo indicado los Fondos recaudados por los Comits de Finanzas no pueden ser
utilizados para:
1. Prstamos al personal
2. Mantenimiento de organizaciones docentes, laborales y estudiantes.
3. Colaboracin con fiestas, agasajos y refacciones.
4. Viticos
5. Licores
6. Combustibles para docentes
7. Parqueos
8. Ayudas mortuorias
9. Celebraciones: Da del Maestro, Da de la Secretaria y/o Da de la Madre
10. Compra de caf, azcar y agua salvavidas para docentes
11. Pago de servicio telefnico que no exceda de Q 150.00
12. Compra de estuches, plumas fuente, portaminas y minas para docentes
13. Ayuda a supervisores para cualquier uso
14. Platos o plaquetas grabadas para docentes
15. Papel higinico para docentes
16. Arreglos florales
17. Vajillas o bateras de cocina
18. Sueldos