101 Dicas Excel

ndice
Cap. 1 - Primeiros Passos
Dica 1 - Inserindo e excluindo planilhas ................................................................... 5

Dica 2 - Organizando planilhas ................................................................................. 5
Dica 3 - Mudando a largura das colunas .................................................................. 6
Dica 4 - Mudando a altura das linhas ....................................................................... 6
Dica 5 - Inserindo linhas e colunas ........................................................................... 7
Dica 6 - Ocultando e excluindo linhas e colunas ...................................................... 7
Dica 7 - Exibindo e ocultando barras de ferramentas .............................................. 8
Dica 8 - Salvando a pasta de trabalho ...................................................................... 9
Dica 9 - Abrindo uma pasta de trabalho ................................................................ 10
Cap. 2 - Edio de dados
Dica 10 - Autopreenchimento ................................................................................. 11

Dica 11 - Copiando valores ..................................................................................... 12
Dica 12 - Movendo e excluindo clulas .................................................................. 13
Dica 13 - Utilizando o Colar Especial ...................................................................... 14
Dica 14 - O painel da rea de Transferncia .......................................................... 15
Dica 15 - Localizando e substituindo dados ........................................................... 16
Dica 16 - Trabalhando com comentrios ................................................................ 17
Dica 17 - Limpando clulas ..................................................................................... 18
Dica 18 - Localizando rapidamente clulas ............................................................ 19
Cap. 3 - Criao de frmulas e funes
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
02
19 - Entendendo o que so frmulas e funes ........................................

20 - Encontrando a mdia aritmtica de valores .....................................
21 - Calculando o menor e o maior nmero .............................................
22 - Funes para contagem de clulas ....................................................
23 - Trabalhando com porcentagens .........................................................
24 - Usando funes lgicas .......................................................................
25 - Construindo frmulas condicionais ....................................................
26 - Adicionando valores ............................................................................
27 - Funes para busca de dados ............................................................
28 - Convertendo medidas ..........................................................................
29 - Trabalhando com datas e horas .........................................................
30 - Arredondando valores .........................................................................
31 - Fazendo verificaes nas clulas com funes .............................
32 - Planejando investimentos ....................................................................
33 - Calculando pagamentos e juros .........................................................
34 - Combinando textos ..............................................................................
35 - Potncia, raiz quadrada e logaritmo ..................................................
36 - Seno, co-seno e tangente de um valor ..............................................
37 - Assistente de pesquisa .........................................................................
38 - Usando o boto Inserir funo ............................................................
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Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas frmulas ................................... 39
Cap. 4 - Formatando a planilha
Dica 40 - Formato Nmero e Moeda ...................................................................... 40

Dica 41 - Formato Data e Hora ............................................................................... 41
Dica 42 - Formato Frao ........................................................................................ 41
Dica 43 - Formato de CEP, CIC e telefone ............................................................... 42
Dica 44 - Mesclando clulas ................................................................................... 42
Dica 45 - Inclinando o texto de uma clula ............................................................ 43
Dica 46 - Ajustando o texto na clula ..................................................................... 44
Dica 47 - Formatando o texto ................................................................................. 45
Dica 48 - Alterando a cor de fundo da clula ......................................................... 45
Dica 49 - Alterando a borda das clulas ................................................................. 46
Cap. 5 - Criao de grficos
Dica 50 - Inserindo um grfico com o assistente ................................................... 47

Dica 51 - Alterando o tipo do grfico ..................................................................... 48
Dica 52 - Formatando o eixo ................................................................................... 49
Dica 53 - Formatando a legenda e ttulo ................................................................. 50
Dica 54 - Mudando cores e linhas .......................................................................... 51
Dica 55 - Inserindo diagramas ................................................................................ 52
Dica 56 - Formatando um grfico 3D ...................................................................... 53
Cap. 6 - Impresso
Dica 57 - Visualizando a planilha antes da impresso ........................................... 54

Dica 58 - Preparando a pgina para impresso ..................................................... 55
Dica 59 - Inserindo cabealho e rodap ................................................................. 56
Dica 60 - Alterando as margens ............................................................................. 57
Dica 61 - Definindo a rea de impresso ................................................................ 58
Cap. 7 - Internet
Dica
Dica
Dica
Dica
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Visualizando a planilha em um browser ............................................

Salvando como pgina da Web .........................................................
Criando hiperlinks .................................................................................
Importando tabelas da Internet para uma planilha ...........................
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Cap. 8 - Integrao do Excel com outros aplicativos
Dica 66 - Vinculando objetos .................................................................................. 63

Dica 67 - Incorporando objetos .............................................................................. 64
Dica 68 - Usando hiperlinks para acessar outros programas ................................ 65
Cap. 9 - Tabelas Dinmicas
Dica 69 - Construindo uma tabela dinmica .......................................................... 66

03
ndice
Dica 70 - Modificando uma tabela dinmica .................................................... 67
Dica 71 - Construindo um grfico dinmico ...................................................... 68
Dica 72 - Outras opes de configurao .......................................................... 69
Cap. 10 - Aspectos Avanados

Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
73 - Procurando arquivos do computador no Excel ...............................

74 - Distribuindo texto em colunas ............................................................
75 - Vinculando planilhas ............................................................................
76 - Personalizando a barra de ferramentas ..............................................
77 - Construindo uma nova barra de ferramentas ....................................
78 - Ferramenta Solver ................................................................................
79 - Protegendo a planilha ..........................................................................
80 - Outras opes de proteo .................................................................
81 - Formatao condicional ......................................................................
82 - Rastreando erros na planilha ...............................................................
83 - Definindo regras de validao ............................................................
84 - Nomeando intervalos de clulas ........................................................
85 - Criando cenrios ..................................................................................
86 - Usando o recurso Atingir Meta ...........................................................
87 - Alterando um grfico com a ferramenta Atingir Meta .....................
88 - Personalizando o Excel ........................................................................
89 - Criando relatrios .................................................................................
90 - Editando relatrios ...............................................................................
91 - Construindo um banco de dados .......................................................
92 - Usando o formulrio de dados ...........................................................
93 - Classificando dados .............................................................................
94 - Acrescentando um filtro avanado ....................................................
95 - Localizando dados com critrios .......................................................
96 - Trabalhando com Subtotais ................................................................
Cap. 11 - Macros e Programao
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Dica 97 - Gravando uma nova macro ..................................................................... 93

Dica 98 - Executando uma macro .......................................................................... 93
Dica 99 - Outras opes de macro ......................................................................... 94
Dica 100 - Criando uma funo para verificar se um nmero par ...................... 95
Dica 101 - Criando uma funo para saber o tipo de um tringulo ...................... 96
04
Primeiros Passos
Dica 001
Inserindo e
excluindo
planilhas
Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel,
voc se depara com uma janela dividida
em linhas e colunas. Esta folha quadriculada chamada de planilha e nela que
voc vai trabalhar. O encontro de uma linha com uma coluna chamado de clula e para identificar cada clula, h o que
denominamos endereo. Se voc um dia
j brincou de batalha naval, no ter problemas em entender esse termo, pois cada
linha da planilha representada por um
nmero e cada coluna por uma letra. Assim, o encontro da coluna A com a linha
3, resulta na clula A3.
As planilhas de sua pasta de trabalho
so representadas por abas na parte de
baixo da tela. Aprenda abaixo como fazer
para inserir ou excluir uma planilha:
1 Para inserir uma planilha, clique com o
boto direito sobre ela.
2 Em seguida, clique em Inserir. Surgir
uma tela, onde voc pode escolher exatamente o que deseja inserir, como por
exemplo, um grfico, macro, etc.
Dica 002
Organizando
planilhas
Como todo o seu trabalho estar dentro de uma ou mais planilhas, muito
interessante deix-las organizadas. Assim
voc poupa tempo no futuro ao ter de
buscar informaes dentro das muitas
planilhas da sua pasta de trabalho. Cada
planilha deve ter um nome condizente
com o seu contedo; assim se voc est
fechando uma folha de pagamento, pode
nome-la com Pagamento, por exemplo.
Alm disso, a ordem em que as planilhas
so exibidas pode influenciar no seu trabalho tambm. Siga os passos apresentados abaixo para organizar as planilhas
de sua pasta de trabalho:
1 Para mudar o nome de uma planilha,
clique com o boto direito do mouse sobre o nome dela.
2 Escolha a opo Renomear e, em seguida, digite o nome desejado.
3 Pressione a tecla Enter para confirmar.
4 Mude a ordem da planilha, clicando
sobre a sua aba e arrastando para o novo
local. Observe que antes de soltar o boto do mouse, uma seta preta surge na
posio em que a planilha ficar.
5 Se voc precisa duplicar uma planilha,
basta fazer o procedimento anterior,
pressionando a tecla Ctrl antes de soltar o boto do mouse.
3 Clique na opo Planilha e, depois,

clique em OK.
4 Para excluir uma planilha, clique com
o boto direito sobre ela novamente.
5 Em seguida, clique em Excluir.
6 Alm dessas facilidades voc ainda

pode mudar a cor da aba, clicando com
o boto direito do mouse sobre ela e
acessando a opo Cor da guia...
7 Logo aps, basta escolher a cor desejada e clicar em OK.
05
Primeiros Passos
Dica 003
Mudando a
largura
das colunas
Dica 004
Mudando a
altura
das linhas
As colunas representadas pelas letras

no alto de sua planilha podem ser redimensionadas, dependendo da sua necessidade. Existem duas maneiras de mudar a largura das colunas. Acompanhe
abaixo os procedimentos para aumentar
ou diminuir a largura das colunas:
Da mesma maneira que possvel aumentar ou diminuir a largura das colunas

em uma planilha, voc tambm pode
mudar a altura das linhas que so representadas por nmeros no canto esquerdo
da planilha. Aprenda agora os passos necessrios para alterar a altura das linhas:
1 Posicione o ponteiro do mouse entre

uma coluna e outra e note que ele assumir a forma de uma seta preta dupla.
1 Coloque o ponteiro do mouse entre

uma linha e outra, para que aparea uma
seta preta dupla.
2 Clique e arraste, assim a largura da

coluna esquerda da seta mudar.
3 No momento em que voc arrastar o
mouse, possvel ver a medida exata da
coluna.
4 Para determinar um valor exato para a
largura da coluna, clique na coluna desejada e, em seguida, clique no menu
Formatar>Coluna>Largura...
5 Digite um valor para a largura e pressione Enter.

06
2 Em seguida, clique e arraste para cima

ou para baixo. Assim a altura da linha
acima da seta preta ser alterada.
3 Para configurar um valor exato da alt u ra da linha, clique no menu
Formatar>Linha>Altura...
4 Digite o valor e pressione Enter.
Primeiros Passos
Dica 005
Inserindo
linhas
e colunas
Ao digitar um dado numa planilha de
clculos, voc est sujeito a esquecer alguma informao e s se dar conta disso
no futuro. Neste caso voc pode aumentar essa planilha, acrescentando linhas e
colunas vazias. Acompanhe passo a passo os procedimentos para inserir uma linha ou coluna em branco:
1 Para inserir uma coluna, clique na coluna esquerda de onde voc deseja que
ela seja inserida. Por exemplo, se a coluna vazia deve aparecer entre a coluna B
e C, clique na coluna C. Voc pode selecionar rapidamente a coluna toda, pressionando CTRL + barra de espao.
Dica 006
Ocultando e
excluindo
linhas e colunas
Do mesmo modo que voc consegue
inserir linhas e colunas para aumentar o
tamanho de sua planilha, possvel tambm exclu-las quando no so mais necessrias ou somente ocult-las, caso
voc queira apenas esconder alguma informao sem destru-la. O procedimento para isso extremamente fcil. Confira
a seguir:
1 A maneira mais rpida para excluir uma
linha ou coluna clicar com o boto direito sobre ela.
2 Em seguida, voc deve escolher a opo Excluir.
2 Em seguida, clique no menu Inserir e

escolha a opo Colunas.
3 Para inserir uma linha, clique na linha

abaixo de onde voc quer inseri-la. Por
exemplo, se a linha vazia deve aparecer
entre a linha 29 e 30, selecione a linha
30. Voc pode selecionar rapidamente a
linha toda. Para isso, basta pressionar a
tecla SHIFT + barra de espao.
3 Para simplesmente ocultar, ou seja,

esconder a coluna ou linha, clique com o
boto direito sobre ela.
4 Depois, clique em Ocultar.
5 Para exibi-las novamente, pressione

Ctrl+ T. Dessa forma, toda a planilha
ser selecionada.
4 Logo aps, clique no menu Inserir e na
opo Linhas.
6 A seguir, clique no menu Formatar>

Colunas ou Linhas e depois selecione
Reexibir.
07
Primeiros Passos
Dica 007
Exibindo e ocultando
barras de ferramentas
As barras de ferramentas so conjuntos de botes, que servem como atalho
para os itens do menu. Cada uma das barras tem uma finalidade especfica. As barras mais utilizadas so a Padro e a de
Formatao. A barra Padro contm funes padres do Office, por isso ela a
mesma para todos os programas. Nela,
voc pode encontrar recursos para criar
um novo arquivo, abrir, salvar ou imprimir um existente, entre outros. Na barra
de ferramentas Formatao, voc encontra recursos para alterar a aparncia das
clulas e textos. Caso deseje que o Excel
apresente outras barras, siga os passos:
1 Clique no menu Exibir>Barras de ferramentas.
2 Em seguida, escolha a barra desejada,

como por exemplo, Figura.
3 Note que em algum local da tela surgiu
um conjunto diferente de botes. As barras podem ser movimentadas para qualquer
local da tela, facilitando assim o seu trabalho. Para isso, clique no canto mais esquerdo da barra (o ponteiro do mouse ficar preto e com quatro pontas) e arraste.
4 A barra pode ser colocada em qualquer
um dos quatro cantos da janela e alm disso, ser deixada livre no meio da tela.
Dessa maneira, surge uma barra de ttulo
com o nome da barra e o boto de fechar,
como ocorre com qualquer janela.
5 D dois cliques no nome da barra para

que ela volte a se encaixar no menu.
6 Se voc juntar vrias barras lado a lado,
provavelmente alguns botes ficaro escondidos. Para acess-los, clique na
seta preta dupla que apareceu no canto
direito da barra.
7 Para ocultar as barras, basta acessar

o menu (Exibir>Barras de ferramentas)
e clicar novamente no nome da barra (se
ela estiver visvel, note que antes do
nome aparece o smbolo de checado).
08
Primeiros Passos
Dica 008
Salvando a pasta
de trabalho
A pasta de trabalho o conjunto de
planilhas em que voc est trabalhando.
Salvar seu trabalho de tempos em tempos muito importante para garantir que
as informaes no sejam perdidas. Portanto, salve a sua pasta procedendo da
seguinte forma:
2 Na caixa chamada Salvar em:, localize o disco e a pasta de destino para a

gravao do arquivo.
3 Em seguida, digite um nome na caixa
Nome do arquivo. Clique no boto Salvar.
1 Se for a primeira vez que a pasta ser

salva, utilize o menu Arquivo>Salvar ou
Arquivo>Salvar como... Tanto a primeira quanto a segunda opo abrem a caixa de dilogo Salvar como.
4 As prximas vezes em que voc for

salvar a pasta, clique na opo Salvar
para atualizar o arquivo e no boto Salvar como..., caso queira salv-lo em outra pasta ou com outro nome.
09
Primeiros Passos
Dica 009
Abrindo uma
pasta de trabalho
Quando voc salvar a sua pasta de trabalho, um arquivo com extenso XLS
criado no disco. Para abrir esse arquivo e
continuar a trabalhar com suas planilhas,
proceda assim:
1 Clique no menu Arquivo>Abrir... Voc
tambm pode pressionar Ctrl + A.
2 Na janela que surgiu, localize o disco e

a pasta em que se encontra o arquivo.
No caso, utilize a caixa Examinar para
localizar o disco e, em seguida, o painel
branco localizado logo abaixo para abrir
alguma pasta, caso seja necessrio.
3 Ao encontrar o arquivo XLS, selecione-o
e clique na seta ao lado do boto Abrir.
4 A primeira opo simplesmente abre o
arquivo, a segunda abre como somente
leitura, ou seja, as alteraes feitas no
podero ser gravadas posteriormente.
5 A opo Abrir como cpia cria um
novo arquivo XLS, que recebe uma cpia
das informaes do arquivo selecionado anteriormente.
6 A ltima opo chamada Abrir e reparar... muito til para corrigir um arquivo, caso ele esteja corrompido.
7 Ao escolher a alternativa mais adequada, basta dar um clique sobre a mesma, para que o arquivo seja carregado
na tela do Excel.
010
Edio de dados
Dica 010
Autopreenchimento
Se voc digita um texto qualquer dentro
de uma clula e precisa gerar uma seqncia dele, como por exemplo, os meses do
ano, utilize o recurso de autopreenchimento.
Com isso, os dados que voc necessita
so gerados automaticamente poupando
o tempo e esforo. Caso voc queira simplesmente copiar os dados sem gerar uma
seqncia ou ainda copiar apenas a formatao da clula para as clulas vizinhas,
tambm possvel. O uso da ferramenta
de autopreenchimento muito simples:
1 Ao digitar o texto em uma clula, clique

sobre a ala de preenchimento (pequeno
quadrado preto localizado no canto esquerdo da clula) e arraste at o local desejado.
para gerar a seqncia. No exemplo dos

dias da semana, surgem duas opes:
Preencher dias e Preencher dias da semana. A primeira preenche a seqncia
com os dias da semana, inclusive sbado e domingo. A segunda opo coloca
apenas os dias de segunda a sexta.
2 Note que surgiu um pequeno cone, chamado de

Opes de autopreenchimento. Este cone serve
para ajudar voc a escolher exatamente o que
deve ser feito.
3 Clique na seta ao lado do
boto. Selecionando a opo Copiar clulas, voc
obter apenas cpias da clula original.
4 A opo Preencher seqncia a que
gera a lista com a seqncia do que foi
digitado. Se voc, por exemplo, digitou
segunda-feira, os outros dias da semana sero criados nas clulas vizinhas.
5 Voc ainda pode escolher a alternativa Preencher formatao somente. Assim, no
mais o texto que ser
copiado para as clulas vizinhas, e sim
a formatao da clula de origem, ou
seja, a cor da letra, bordas, entre outras.
6 Algumas opes especiais podem aparecer neste boto. Isso depende do contedo que voc est copiando ou usando
7 possvel personalizar mais ainda o preenchimento. Voc pode criar uma lista com
incremento diferente de 1, ou seja, uma
lista com nmeros que variam de dois em
dois ou de trs em trs.
8 Para fazer isso, digite o primeiro valor na
clula desejada.
9 Selecione a clula digitada e todas as clulas vizinhas que faro parte da seqncia.
10 Clique no menu Editar>Preencher>
Seqncia...
11 Escolha se a
seqncia ser
apresentada
em Linha ou Coluna. Escolha
Linear e, na caixa Incremento,
digite qual ser
a variao dos
nmeros.
12 Em seguida,
clique em OK.
011
Edio de dados
Dica 011
Copiando valores
Muitas vezes voc vai precisar copiar o
contedo de uma clula em outro local.
Para ajud-lo nessa tarefa, alm do
autopreenchimento j visto, voc pode
proceder da seguinte forma:
1 D um clique na clula a ser copiada.
2 Clique no menu Editar>Copiar ou simplesmente pressione Ctrl + C.
5 Voc ainda pode simplesmente pressionar a tecla Enter, na clula de destino.

6 Assim que o contedo for colado, note
que uma marca inteligente surgiu no lado
esquerdo da clula. O nome desse boto
Opes de colagem.
7 Clique na seta ao lado do boto e veja as
alternativas.
8 Clicando na opo Manter formatao

original, alm do contedo, os formatos da clula de origem tambm sero
copiados para a clula de destino.
3 Note que a clula fica com um tracejado

ao seu redor.
9 A segunda opo: Fazer correspondncia com a formatao de destino, ignora

a formatao de origem e permanece com
a formatao da clula destino.
4 Em seguida, clique na clula de destino

e clique no menu Editar>Colar ou simplesmente pressione a combinao de teclas Ctrl + V.
10 Voc pode colar somente a formatao da clula de origem, ignorando o seu

contedo. Para isso, escolha a opo Somente formatao.
012
Edio de dados
Dica 012
Movendo e
excluindo clulas
O contedo de cada clula pode ser
mudado de lugar no momento que voc
achar necessrio. O processo para mover
as clulas com seus contedos to simples quanto arrastar um cone na rea de
trabalho. Alm de mudar as informaes
de lugar, voc pode ainda eliminar as clulas que no so mais teis em sua
planilha. Acompanhe:
1 Selecione a clula (ou o conjunto de clulas) a ser movimentada.
2 Posicione o ponteiro do mouse sobre
uma das bordas pretas das clulas
selecionadas e veja que surgir uma seta
preta de quatro pontas junto ao ponteiro.
3 Clique e arraste para o local desejado.

Caso haja informao na clula de destino, uma mensagem surgir para que
voc confirme o processo. Se voc clicar
em OK, o contedo da clula de destino
ser perdido. Se clicar em Cancelar, a
movimentao ignorada.
4 Ao mover a clula, voc pode pressionar a tecla Ctrl para que a clula de origem permanea com o contedo e seja
criada a sua cpia na clula de destino.
5 Para excluir uma clula de sua planilha,
basta selecion-la e clicar no menu
Editar>Excluir...
6 Assim, uma pequena caixa de dilogo

surgir para que voc possa escolher o
que vai acontecer com as clulas vizinhas que est sendo eliminada, ou seja,
atravs desta opo, voc pode
deslocar as clulas para esquerda,
para cima ou ainda excluir a linha
ou a coluna inteira
da planilha.
013
Edio de dados
Dica 013
Utilizando o
Colar Especial
Os recursos de colagem do Excel vo
muito alm do que o simples Ctrl + V.
Caso seja necessrio copiar somente o
formato de uma clula, a sua largura ou
sua frmula, no se preocupe, pois tudo
isso possvel com o recurso Colar especial... Alm dessas funes de
colagem, voc ainda pode executar operaes entre a clula de origem e de destino, por exemplo, a operao de soma.
Assim, o valor de uma clula copiado
e, em vez de ser colado na clula de destino, ele somado ao valor de destino.
1 Selecione a clula de origem e pressione Ctrl + C para copiar o seu contedo.
2 Clique em Editar>Copiar especial...
3 Na tela que surgir, observe que existem duas divises: Colar e Operao
4 Na diviso Colar, selecione a opo Tudo, caso queira fazer uma colagem padro, ou seja, com valores e
formatao.
5 Voc pode escolher se deseja colar a
frmula ou somente o valor na clula de
destino. Para isso, escolha Frmulas ou
Valores, respectivamente.
6 Para colar somente a formatao na clula de destino, escolha a opo Formatos.
7 Na parte de Operaes, voc pode escolher uma das quatro operaes, como a
Soma, para efetuar entre a clula de origem e a clula de destino. Por exemplo, se
voc digitar 17 na clula A2 e 12 na clula
B2, em seguida copiar a clula A2, clicar
014
na clula B2, acessar a janela de Colar

especial, selecionar a opo Soma e clicar
em OK, o resultado na clula B2 em vez
de ser 17, ser 29, pois os dois valores
sero somados e o resultado armazenado na clula de destino.
8 Ainda existem duas opes na parte

inferior: Ignorar em branco e Transpor.
Selecione a primeira para evitar colar valores em branco, ou seja, se a clula de
origem estiver vazia, evita que na clula
de destino seja colado o valor em branco,
apagando assim o seu contedo.
9 A opo Transpor serve para mudar a ordem dos dados copiados nas clulas de destino. Ele tem efeito somente se voc selecionar um conjunto de duas ou mais clulas e
copi-las. E, aps isso, clicar no local de
destino na planilha.
10 Em seguida, voc deve acessar a tela
Colar especial..., selecionar a opo
Transpor e clicar em OK.
11 Existem dois resultados possveis:
se os dados que voc
copiou estavam em
linha, ao colar, foram
transpostos em colunas ou seno ocorreu o contrrio. Se
voc selecionou os dados em colunas,
eles foram transpostos em linhas.
Edio de dados
Dica 014
O painel da rea
de Transferncia
O painel de tarefas um novo recurso
do Office XP. Atravs dele, voc pode criar novas pastas de trabalho, inserir cliparts
na planilha, pesquisar arquivos e acessar
a rea de transferncia. O painel da rea
de transferncia pode armazenar at 24
itens e o seu contedo fica disponvel para
qualquer um dos programas do Office.
Aprenda a us-lo, acessar seu contedo, limp-lo e configur-lo abaixo:
1 Assim que voc copiar alguma informao ou imagem, automaticamente adicionado um item ao painel da rea de transferncia. A maneira mais rpida para abrir
esse painel pressionando duas vezes
seguidas as teclas Ctrl + C. Voc ainda
pode abri-lo pelo menu Editar>rea de
transferncia do Office...
3 Surgir um pequeno menu

com apenas dois itens: Colar
e Excluir. O primeiro cola o
item da rea de transferncia na clula selecionada. O
segundo elimina o item da
rea de transferncia.
4 Caso queira limpar todo o
contedo do painel de uma
vez s, basta clicar no boto
Limpar tudo localizado na
parte de cima do painel.
5 Para configurar esse painel, use o boto Opes, encontrado na parte inferior
do painel. A opo Mostrar rea de transferncia do Office automaticamente,
permite que o painel seja aberto assim
que algo for copiado.
6 A segunda opo chamada Coletar

sem mostrar rea de transferncia do
Office guarda os itens copiados na rea
de transferncia, sem mostr-la.
7 A opo Mostrar cone da rea de
transferncia do Office na barra de
tarefas insere um cone na bandeja da
barra de tarefas do Windows, tornando
bem mais fcil acessar a rea de transferncia a partir de qualquer programa.
2 Cada item pode ser visualizado em miniatura dentro desse painel e, se voc
quiser col-lo em alguma parte da
planilha, basta clicar na seta preta que
aparece quando voc passa o ponteiro
do mouse sobre o item apresentado.
8 A ltima opo chamada Mostrar

status ao lado da barra de tarefas ao
copiar exibe uma mensagem ao lado do
cone da barra de tarefas quando um
novo item coletado.
015
Edio de dados
Dica 015
Localizando e
substituindo dados
As informaes que voc digita dentro
de uma planilha podem se tornar muito
extensas e certamente voc precisar em
algum momento consult-las, seja para
uma simples conferncia ou mesmo uma
grande alterao. Para resolver isso, existem dois recursos dentro do Office para
localizar e substituir dados:
7 Em seguida, clique na opo Formatar...

e na caixa de dilogo que aparecer, escolha o tipo de formatao que deseja
encontrar.
1 Estando com a planilha aberta, clique

no menu Editar>Localizar... ou pressione Ctrl + L.
9 Ao selecionar a opo Diferenciar maisculas de minsculas, voc fora o Excel

a pesquisar o texto exatamente como voc
digitou, ou seja, respeitando letras maisculas e minsculas.
2 A janela que aparecer possui uma caixa

chamada Localizar, na
qual voc ir digitar o
que deseja procurar.
3 Aps a digitao,
clique no boto Localizar prxima, para achar a primeira clula
em que o texto aparece. Clicando no mesmo boto, outras ocorrncias vo sendo
mostradas at chegar ao fim da planilha.
4 Ao clicar no boto Localizar Tudo, a
caixa de dilogo expandida e, na parte
inferior, aparecem todas as ocorrncias
do texto procurado. Basta clicar em um
item e navegar clula correspondente.
5 Clique no boto Opes para aperfeioar a
sua pesquisa.
6 Voc pode procurar por alguma clula formatada. Para isso, clique na seta preta
ao lado do boto Formatar...
016
8 Voc ainda pode determinar o local que

ser pesquisado, utilizando a caixa Em: e
a caixa Pesquisar.
10 A opo Coincidir contedo da clula inteira serve para encontrar somente as clulas que contenham exatamente o texto procurado.
11 Alm de localizar, voc tambm pode
substituir as informaes por outras. Para
isso, utilize a guia Substituir da mesma
caixa de dilogo.
12 Nela, voc encontra duas caixas de
texto: a primeira serve para inserir o texto
a ser localizado, e a segunda o texto que
vai substituir o que foi encontrado.
13 Nesta tela
so encontrados
os mesmos botes da tela anterior. Ao terminar de digitar e
de configurar o
que for necessrio, voc pode
clicar no boto Substituir, para ir substituindo o texto aos poucos ou clicar no
boto Substituir Tudo para substituir todo
o texto da planilha de uma vez s.
Edio de dados
Dica 016
Trabalhando com
comentrios
Se as suas planilhas esto ficando
lotadas de dados e, principalmente, de
frmulas, hora de comear a colocar
algumas dicas para que outras pessoas entendam tudo o que voc fez. O
Excel possibilita a criao de comentrios dentro de cada clula. Assim, quando algum acessar a planilha e ler cada
comentrio, poder entender do que se
trata e para que servem as informaes
ali apresentadas. Cada clula capaz
de comportar um comentrio, mas procure no colocar em muitas, escolha as
mais significativas.
1 Para inserir um novo comentrio em uma
clula, clique sobre ela e acesse o menu
Inserir>Comentrio.
2 Note que um pequeno
retngulo amarelado aparece ao lado da clula selecionada. Nela surge automaticamente o nome
do autor do programa, ou
seja, o nome da pessoa
que foi colocado no momento da instalao do
pacote. Se voc preferir,
pode apagar o texto que
apareceu.
3 Digite na caixa amarela o texto de comentrio desejado. Alm de digitar, voc
pode aumentar ou diminuir o tamanho da
caixa, clicando e arrastando uma das alas brancas que aparecem ao redor.
4 A cor do fundo e da fonte podem ser
alteradas. Todas essa opes e muitas outras esto na caixa Formatar comentrio.
Para acess-la, clique duas vezes na borda do comentrio.
5 Clique na guia Fonte

para mudar o formato
do texto do comentrio.
Voc pode escolher outra fonte, estilo, tamanho, cor e efeitos. Todas
as alteraes podem
ser visualizadas dentro da prpria janela.
6 A guia Alinhamento permite escolher a
maneira como o texto ser exibido, mudando o alinhamento horizontal e vertical ou a
orientao.
7 Na guia Cores e linhas, voc pode alterar a cor do fundo do comentrio, usando
a primeira caixa, chamada Cor:. Abaixo,
determine uma porcentagem de transparncia para a caixa. Voc ainda pode mudar o formato da linha que envolve o retngulo, escolhendo uma nova cor,
tracejado, estilo e espessura.
8 Aps configurar o que for necessrio,
clique no boto OK.
9 Para acessar o comentrio de uma clula, basta passar o ponteiro do mouse sobre ela (observe que apareceu uma seta
vermelha).
10 Para mudar o texto ou a
formatao de seu comentrio
novamente, basta selecionar a
clula e clicar sobre o menu
Inserir>Editar comentrio.
11 Finalmente,
para eliminar o
comentrio da clula, basta
clicar com o boto direito sobre a clula e depois clicar
em Excluir comentrio.
017
Edio de dados
Dica 017
Limpando clulas
Quando voc for corrigir a sua planilha
em busca de informaes digitadas incorretamente, precisar se livrar do
contedo equivocado nas clulas encontradas. Se quiser voc pode deixar
uma clula ou um intervalo de clulas
sem formatao nenhuma. Tanto o primeiro quanto o segundo caso podem
ser resolvidos num piscar de olhos.
1 A maneira mais fcil de apagar o contedo de uma clula selecionando-a e
pressionando a tecla Delete.
2 Mas, se voc quer usufruir das outras
opes de limpeza de clulas, acesse o
menu Editar>Limpar.
3 A primeira opo, como o prprio nome

diz, vai limpar tudo na clula, contedo,
comentrios e formatao.
4 A segunda opo elimina todos os formatos da clula e permanece com o contedo e comentrio, caso existam.
5 A terceira opo, que corresponde tecla Delete citada acima, apaga apenas o
contedo, deixando na clula, a formatao e o comentrio.
6 E a ltima opo apaga apenas o comentrio da clula, permanecendo todo
o restante.
018
Edio de dados
Dica 018
Localizando clulas
rapidamente
Da mesma maneira que voc utiliza o
recurso Localizar, para pesquisar na sua
planilha ou pasta de trabalho por algum
dado importante, possvel localizar endereos de clulas. Muitas vezes voc
no tem a informao da clula em
mos, e sim apenas a sua referncia ou
o seu endereo. Por isso que o Excel
disponibiliza uma ferramenta de localizao rpida de clula:
1 A maneira mais rpida de ir para uma
clula especfica digitando o seu endereo na caixa de nome, ao lado da barra de frmulas. Basta pressionar Enter
aps a digitao e automaticamente a
clula ser localizada.
2 Outra alternativa utilizar o menu
Editar>Ir para... Da mesma maneira,
voc deve digitar a referncia da clula
na caixa e clicar em OK.
3 Clique no boto Especial, caso queira

configurar selees especiais. Por exemplo, voc pode selecionar todas as clulas
em branco da sua planilha.
4 Ao selecionar a opo Comentrios,
todas as clulas que possuem comentrios sero selecionadas.
5 Se voc escolher
a opo Objetos,
todos os objetos da
planilha, como autoformas ou cliparts
desenhados, sero
selecionados.
6 Caso voc clique na alternativa Constantes, todas as clulas que contm textos que no se alteram, ou seja, que no
possuem frmulas, sero selecionadas.
7 Ao fazer a sua escolha, clique em OK.
019
Criao de frmulas e funes

Dica 019
Entendendo o que so
frmulas e funes
Grande parte do poder do Excel est na
sua capacidade de executar desde clculos simples at funes mais especficas e
complexas. E antes de voc comear a
usar todo esse poder, entenda o que so
as frmulas e funes. As frmulas, como
na matemtica, so equaes com o objetivo de chegar a algum resultado a partir de valores. No Excel, esses valores so
as clulas da planilha. Acompanhe a seguir como fazer para criar uma frmula:
1 Digite os seguintes valores nas clulas:
A1 12
B1 30
C1 27
D1 45
2 Toda frmula no Excel deve, obrigatoriamente, comear com o sinal de =.
Portanto, digite-o na clula D3 para comear uma nova frmula. Nas frmulas, voc utiliza os j conhecidos operadores: + - * e / para constru-la.
3 Voc vai realizar uma soma simples com
os valores digitados, o resultado aparecer na mesma clula da frmula. Bem,
em vez de digitar: 12+30+27+45, voc
deve digitar: A1+B1+C1+D1. Isso porque se em outra ocasio os valores dessas clulas forem alterados, a frmula
continua sendo vlida, pois para o Excel
a soma ser feita com o valor que estiver dentro de cada clula, seja ele qual
for. Portanto, sempre que voc for cons-
truir uma frmula, utilize os endereos

das clulas no lugar do seu contedo.
4 Aps terminar a digitao, pressione a
tecla Enter e, se a frmula no contiver
nenhum erro, o resultado aparecer na
clula da planilha.
5 Porm, como muitos tipos de clculos se repetem com freqncia, como
soma ou mdia, foram criadas as chamadas funes, que so frmulas
predefinidas pelo Excel. Para usar uma
funo, voc deve seguir algumas regras.
Voc pode, por exemplo, usar uma funo para calcular a soma de clulas, em
vez de digitar o clculo na mo.
6 Para isso, voc vai utilizar a funo
SOMA. Ela deve comear com o sinal de
igual tambm. Digite o nome da funo
e abra parntese na clula.
7 Em seguida, preciso informar o intervalo de clulas a ser somado. Para isso,
voc deve digitar a primeira clula do intervalo, depois digitar dois pontos ( : ) que
significa at e, por fim, digitar a ltima clula do intervalo e fechar parntese. Assim: =SOMA(A1:D1).
8 Se no quiser digitar o intervalo, voc

pode tambm selecionar as clulas
com o mouse no momento de utilizar a
funo desejada.
020

Dica 020
Encontrando a mdia
aritmtica de valores
Um dos clculos matemticos mais
usados o da mdia. Atravs dela, voc
obtm um valor mdio a partir de vrios argumentos numricos. Sua aplicao bastante ampla, principalmente na
rea de estatstica. Mas voc pode usla para fazer clculos bem simples,
como o controle de notas escolares.
4 Para concluir, pressione Enter
1 Para calcular a mdia de uma seqncia

de nmeros, caso esta esteja ordenada em
uma linha ou coluna, a maneira mais simples e rpida usar o recurso de criao
de frmulas automticas. Para isso, selecione a clula mais abaixo da lista de valores ou direita.
6 Para fazer referncia a clulas fora de seqncia, basta digitar ponto e vrgula (;) entre elas. Assim:=MDIA(A1;C5;B10; D3).
2 Clique na seta preta ao lado do boto

Autosoma da barra de ferramentas.
8 Quando voc utiliza a funo MDIA,

cada clula do intervalo escolhido faz parte do clculo, a no ser que exista alguma
com valores de texto. Por exemplo, se o
seu intervalo possui cinco clulas, sendo
que apenas quatro possuem valores e uma
possui texto, o clculo da mdia ser feito
apenas com as quatro clulas.
5 Agora, se voc precisa encontrar a mdia de clulas distantes umas das outras,
o processo para a criao um pouco diferente. Voc pode clicar no mesmo boto para gerar a funo sozinha e digitar
as clulas que sero usadas.
7 Voc tambm pode misturar intervalos com valores independentes; por

exemplo: =MDIA(A1:A5;A10).
9 No entanto, existe uma variao da funo MDIA, chamada MDIAA, que aceita clulas com textos e valores lgicos,
tratando-as como se valessem zero. Sendo assim, observe a diferena do clculo
feito com o mesmo intervalo de clulas:
3 Em seguida, clique na opo Mdia.

Observe que a funo inserida automaticamente e a seqncia de nmeros fica
com um pontilhado ao seu redor. Caso
voc queira escolher outro intervalo ou
parte desse intervalo, basta selecionlo com o mouse.
021

Dica 021
Calculando o menor
e o maior nmero
Imagine que voc est criando uma
planilha para armazenar os resultados dos
jogos da Copa do Mundo e deseja criar
uma tabela com a pontuao de cada equipe. Bem, no final da lista voc pode colocar indicaes da maior pontuao da
copa ou o menor saldo de gols. Melhor
que isso, voc pode mostrar a segunda
maior pontuao, ou seja, quantos pontos tem o segundo time do campeonato.
Para fazer tudo isso, utilize uma das quatro funes disponveis no Excel:
1 Ao criar uma seqncia de valores contnuos em coluna ou linha, utilize o recurso de funes automticas: clique na clula mais abaixo ou mais direita da lista.
2 Clique na seta preta ao lado do boto de
Autosoma da barra de ferramentas.
3 Em seguida, clique em Min, caso queira
encontrar o menor nmero; ou Max,
caso deseje encontrar o maior valor.
4 A funo usada
para encontrar o
menor nmero
chamada de Mnimo e para encontrar o maior nmero Mximo. O
processo de criao das duas o
mesmo: a nica
informao que
precisa ser fornecida o intervalo de
clulas a ser usado. Como voc usou a
funo automtica, o prprio Excel j
selecionou o intervalo para voc (repare
o pontilhado ao seu redor), mas caso
voc queira mudar esse intervalo, basta
selecionar o desejado com o mouse.
022
5 Para completar o processo, basta pressionar Enter.
6 Se as clulas que voc quer utilizar

para encontrar o maior ou o menor valor
no esto em ordem, possvel criar a
funo separando cada endereo com
ponto e vrgula (;). Por exemplo: =MNIM
O(D30;D50) ou =MXIMO(D30;D50).
7 Porm, essas duas funes mostram
apenas o maior ou menor valor da lista. Se
deseja saber o segundo maior da lista,
no possvel com elas. Para resolver
esse problema que existem as funes:
MAIOR e MENOR. A sua construo
difere apenas em um detalhe se comparada s funes MNIMO e MXIMO:
nelas necessrio informar se voc quer
que retorne o primeiro, segundo, terceiro, etc., item da lista. Basta indicar com
nmeros 1, 2, 3,...
8 Para achar o segundo maior nmero de
uma lista, por exemplo,
digite a funo desse jeito:
=MAIOR(A1 :A10;2). Para
achar o terceiro menor
valor de uma
lista digite
a s s i m :
=MENOR(A1
: A10;3). Observe os dois
exemplos
apresentados ao lado.

Dica 022
Funes para
contagem de clulas
Controlar a quantidade que determinada informao aparece em uma planilha,
pode ser muito necessrio no seu dia a
dia. Assim, voc tem em suas mos o nmero exato de ocorrncias de um determinado dado na planilha. Por exemplo,
em uma tabela de preos, possvel determinar quantos custam acima de 20 reais. Alm disso, h tambm a possibilidade de contar quantas clulas vazias
existem em um intervalo. Isso pode ser
usado no caso de voc digitar dados em
uma planilha muito grande podendo assim, esquecer de preencher alguma clula. Ao final, voc saber se ficou alguma clula em branco.
1 Para saber quantas clulas esto preenchidas em um determinado intervalo, ou
seja, quais possuem algum contedo
digitado, seja texto, valor ou frmula, use
a funo chamada CONT.VALORES. Basta digitar em uma clula vazia: =CONT.
VALORES(. E, em seguida, digite o intervalo a ser verificado. Voc pode selecionar esse intervalo de clulas com o mouse,
se no quiser digitar. Para terminar feche
o parnteses e pressione Enter.
2 A funo vista acima, conta as clulas
que possuem alguma informao e ignora as vazias. Para fazer o contrrio,
isto , contar as clulas de um intervalo
que esto vazias, utilize a funo
CONT.VAZIO. O processo de criao da
frmula o mesmo da anterior, voc deve
digitar =CONT.VAZIO( e depois selecionar o intervalo para verificao.
3 Voc ainda pode verificar quantas clulas dentro de um intervalo contm somente nmeros como contedo. Para
isso, use a funo CONT.NM. Como ela
bastante utilizada, voc pode aproveitar o recurso de criao automtica do

Excel. Se o intervalo de clulas desejado
for uma seqncia contnua com a clula que vai receber a frmula, clique nesta clula e depois acesse a seta preta ao
lado do boto de Autosoma da barra
de ferramentas do Excel.
4 Clique na opo Contar, observe o intervalo de clulas capturado pelo Excel,
caso no corresponda ao que voc precisa, basta selecionar o trecho correto
com o mouse. Por ltimo, pressione a
tecla Enter.
5 Alm de todas essa opes de contagem, voc pode precisar contar clulas,
mas dependendo de alguma condio ou
regra. Se a condio que voc determinar,
no for cumprida, a clula no entra na
contagem. Faa isso usando a funo
CONT.SE.
6 Digite =CONT.SE( na clula que desejar.
7 Logo aps, selecione ou digite o intervalo das clulas que sero verificadas, por
exemplo: A1:A30.
8 A segunda parte da criao dessa
frmula se trata do critrio a ser obedecido para que a contagem seja feita. Suponha que o intervalo que voc
selecionou possua preos de produtos e voc deseja contar aqueles que
so mais caros que 20 reais. Ento,
matematicamente, o seu critrio seria: >20. Colocando isso na frmula,
ficaria assim: = CONT. SE ( A1 : A30
; >20). O ponto e vrgula serve para
separar o intervalo do critrio. As aspas do critrio so obrigatrias.
023

Dica 023
Trabalhando com
porcentagens
Para muitas pessoas, fazer clculos
envolvendo porcentagens pode ser a tarefa mais difcil do mundo. Na verdade,
criar frmulas no Excel que trabalham
com porcentagens muito simples. A
aplicao da porcentagem bem ampla, pois so incontveis as situaes
em que voc pode us-la: clculo de
comisso de vendedores, desconto em
pagamentos vista, porcentagem dos
votos nas eleies, e assim por diante. Veja alguns casos que utilizam porcentagens e aprenda a melhor maneira de cri-las:
1 A porcentagem simples de um valor
pode ser calculada de diversas maneiras. Digite o valor 14200 na clula A1.
Na clula vizinha, a B1, voc vai criar
uma frmula para encontrar 23% do valor da clula A1. Voc deve simplesmente multiplicar o valor pela porcentagem.
Fica assim: =A1*23%.
2 Outra forma de criar este clculo
digitando 0,23 em vez de digitar o sinal da porcentagem. O resultado ser
o mesmo, mudando apenas a forma
de escrever.
3 Imagine o caso de uma planilha de
vendas em que voc deve encontrar o
preo de um produto com desconto
percentual. Nela, voc deve ter os pre o s o r i g i n a i s c a d a s t r a d o s . Ne s t e
caso, alm de encontrar o valor da porcentagem, voc deve informar o preo do produto com o desconto.
4 Bem, supondo que o preo do produto esteja na clula C4 e que o valor da
porcentagem esteja fixo na clula B2,
digite na clula D4: =C4*B2. Por en024
quanto s foi calculado o valor da porcentagem. Como voc precisa apresentar o preo final do produto. Altere para
=C4*(1-B2). O nmero 1 representa
uma parte inteira ou 100% e dela
tirada apenas a porcentagem que
necessria (B2). Sairia no mesmo resultado escrever =C4-(C4*B2).
Ateno: Se voc arrastar a frmula
para outras clulas; o endereo fixo
B2 ser mudado. Para evitar isso, antes de arrastar digite um cifro na
frente da letra e nmero: $B$2. Esse
processo recebe o nome de congelamento de clulas.
5 O processo de clculo de acrscimos igual ao descrito acima; voc
deve apenas trocar o sinal de subtrao pelo de adio.
6 Outra forma de aplicao descobrindo a diferena entre dois valores
em porcentagem. Por exemplo, na
mesma planilha de vendas h uma
tabela em que esto relatadas as vendas totais dos meses de maio e junho. No ms de maio a empresa vendeu 325 produtos e no ms de junho
340. fcil notar que em de junho foram vendidos 15 produtos a mais.
Porm, como encontrar esse aumento em forma de porcentagem?
7 Imagine que o primeiro valor est na
clula B3 e o segundo em C3, ento
digite na clula D3: =(C3-B3)/B3. A
subtrao serve para encontrar o aumento nas vendas, que no caso 15.
A diviso para encontrar o valor
percentual do nmero 15 com relao
ao 325. O resultado deve ser 5%.

Dica 024
Usando as
funes lgicas
3 Para concluir, pressione Enter.
4 Usando a funo E, o resultado s ser
verdadeiro se todos os argumentos forem,
mas pode ser que isso no seja interessante e voc queira mudar essa regra, para
que a frmula retorne como verdadeiro
mesmo que apenas um dos argumentos
seja verdadeiro, no sendo mais necessrio que todos os argumentos sejam
verdadeiros. isso que a funo OU faz.
Em muitas ocasies voc vai precisar
criar uma funo lgica para testar se os
dados cadastrados so VERDADEIROS ou
FALSOS. Por exemplo, para encontrar o
status de um aluno, este deve ter uma mdia superior a 7 e nmero de faltas inferior a 10. Somente assim o seu status ser
VERDADEIRO, ou seja, superou os dois argumentos. Caso o aluno no consiga passar em um dos argumentos, o retorno j
ser FALSO. Mas pode ocorrer casos em
que no obrigatrio satisfazer todos os
argumentos propostos; se apenas um
for verdadeiro, o retorno j ser verdadeiro. Veja como trabalhar com as funes lgicas do Excel:
1 Para criar o status do aluno, conforme
foi citado, voc deve utilizar a funo E.
Digite na clula A1 um valor para a mdia
final do aluno e, na clula B1, a sua quantidade de faltas. Na clula C1 digite =E(
para iniciar a frmula.
2 Voc pode adicionar diversos argumentos nesta funo, basta apenas separlos com o ponto-e-vrgula. Continue
digitando a funo colocando o primeiro
argumento: A1>7. Digite o ponto-e-vrgula e continue com o segundo argumento: B1<10 e feche o parntese. A frmula final ficar: =E(A1>7;B1<10).
5 Utilizando as mesmas clulas do primeiro exemplo, altere apenas a frmula criada para funo OU, ao invs de E. Faa
alguns testes, mudando os valores das clulas A1 e B1, e observe que se um dos
argumentos for verdadeiros, o retorno j
ser verdadeiro.
6 Ainda h outra funo lgica usada para
inverter o valor lgico de um argumento,
ou seja, se o valor de uma clula for verdadeiro, o retorno ser falso e se o valor for
falso o retorno ser verdadeiro. Essa funo chamada NO.
7 Digite, por exemplo, na clula D1:
=NO(C1).
8 Voc ainda pode misturar todas essas
funes para atingir um resultado mais
especfico. Por exemplo: =E(OU(MDIA
(D8:D16)>7;E8=10);C6<10). Neste
exemplo, verificada primeiramente a funo OU, pois ela est dentro da funo E.
Ento, se o aluno ficou com mais de 7 na
mdia ou tirou 10 na prova final (E8=10),
o retorno ser verdadeiro. Depois disso
feito o teste da falta (C6<10), e se der
verdadeiro juntamente com o resultado
da funo OU, ento o resultado final
dessa frmula tambm ser verdadeiro.
025

Dica 025
Construindo frmulas
condicionais
falsa. O ponto-e-vrgula serve para separar um item do outro. Neste exemplo de
controle de notas, o teste lgico ser a
verificao da mdia do aluno, se passar ou for igual a cinco, a mensagem de
Aprovado deve aparecer, se no a mensagem de Reprovado deve aparecer.
3 Sendo assim, a frmula ficaria:
=SE(F2>=5;Aprovado;Reprovado).
Ao construir suas planilhas e as frmulas que a compem, voc vai perceber a
necessidade de criar condies para controlar se um clculo deve ser feito ou no.
Numa planilha simples de controle de notas, por exemplo, voc pode apresentar a
situao do aluno no final do semestre: se
ele foi aprovado, reprovado ou se ficou de
recuperao. Para fazer essa anlise, a mdia final do aluno testada, e dependendo do seu valor, uma das trs mensagens
exibida. A funo usada para realizar
essa tarefa a conhecida funo SE.
4 Mas, dessa maneira h apenas duas

possibilidades de determinar a situao do
aluno: ou ele foi aprovado ou foi reprovado. Para acrescentar mais possibilidades
nesta frmula, voc deve criar o que recebe o nome de funes aninhadas, ou seja,
uma funo dentro da outra. Observe que
se o aluno tem uma mdia maior que cinco, o Excel exibe direto a mensagem de
Aprovado. Porm este aluno pode ter mdia exatamente igual a cinco ou dez. Tanto
um quanto o outro exibe a mesma mensagem de aprovado, mas o correto mostra
recuperao para mdias at 7 e s desse
valor em diante mostrar Aprovado.
1 Construa uma planilha para controle de

notas com 4 colunas contendo os valores das notas dos 4 bimestres. Utilize,
por exemplo, da clula B2 at a clula
E2. Em seguida, gere a mdia na quinta
coluna. Na clula G2 digite a quantidade
de faltas desse aluno. Na prxima clula voc deve colocar o status do aluno.
5 No lugar da mensagem Aprovado na sua

frmula, voc deve criar outra funo SE,
pois preciso fazer outro teste (maior que
sete ou no). A frmula final ficaria assim:
=SE(F2>=5;SE(F2>=7;Aprovado;
Recuperao);Reprovado).
2 A estrutura da funo SE a seguinte:

=SE(teste lgico; resultado se verdadeiro; resultado se falso).
Onde o teste lgico a condio ou o teste a ser verificado, o resultado se verdadeiro o que deve ser feito caso a condio for verdadeira e resultado se falso
o que deve ser feito caso a condio for
026
6 Para completar a frmula, acrescente

mais um teste para verificar se as faltas
do aluno no ultrapassam 10. Como j existe um teste lgico, que o da mdia, voc
ter que aninhar mais uma funo para
atingir esse resultado. Para isso voc deve
usar a funo E:
=SE(E(F2>=5;G2<10);SE(F2>=7;Aprovado;
Recuperao);Reprovado).

Dica 026
Adicionando
valores
As operaes de soma no Excel vo
muito alm daquele simples recurso de
Autosoma. Voc pode, por exemplo, fazer um teste lgico e, dependendo do
seu resultado, fazer ou no a soma de
um intervalo. Alm disso, possvel, atravs de duas tabelas, procurar por um
determinado valor e s somar as informaes que lhe interessam; por exemplo, somar apenas os produtos vendidos por um determinado vendedor de
uma determinada regio. Aprenda a
usar as funes de SOMA do Excel:
1 Para somar informaes selecionadas
por algum critrio, utilize a funo
SOMASE. Sua estrutura difere um pouco
da tradicional funo SOMA. O primeiro
argumento da funo o intervalo a ser
verificado. O segundo argumento o que
deve ser encontrado e o terceiro e ltimo
argumento necessrio o intervalo de
soma, que muitas vezes o mesmo do
intervalo de busca.
2 Por exemplo, gere uma tabela com 10
nomes de vendedores (repita o nome de
alguns) da clula A1 at a clula A10. Do
lado de cada nome digite a quantidade vendida por cada um.
3 Na clula B11, digite =SOMASE( para
iniciar a frmula. O primeiro argumento
ser o intervalo de A1 at A10, pois nele
ser procurado o nome de um dos vendedores. O segundo argumento ser um dos
nomes
entre aspas que
voc cadastrou
e o terceiro ar-
gumento o intervalo de valores a serem

somados, no caso de B1 at B10. A frmula final fica:
=SOMASE(A1:A10;Martins;B1:B10).
4 Dessa forma, sero somados somente
os valores que correspondem ao vendedor Martins.
5 Se voc tem duas tabelas e deseja pegar a informao de uma e procurar na
outra, voc pode usar a funo BDSOMA.
Por exemplo, imagine uma tabela contendo quatro campos com os seguintes nomes: vendedor, vendas, produtos e regio. A segunda tabela deve ter a mesma
estrutura de cabealhos da primeira, ou
seja, com ttulos iguais e na mesma seqncia. Assim, voc pode procurar todos os produtos vendidos por um vendedor e somar seu valor.
6 Cadastre na primeira tabela todos os
nomes de vendedores, os valores de suas
vendas, os nomes dos produtos e a regio
(Sul, Leste, Oeste, Centro, Norte). Na segunda tabela, digite um dos nomes de vendedores e digite um nome de produto em
suas respectivas colunas.
7 Em uma clula parte, digite a funo:
=BDSOMA(. O primeiro argumento dela
a tabela na qual as informaes esto
cadastradas. Selecione todas as clulas
que fazem parte da primeira tabela, inclusive os cabealhos. O segundo argumento o que a funo deve retornar,
neste caso vendas. O terceiro e ltimo
argumento mostram a tabela que contm os critrios da pesquisa. Selecione
toda a segunda tabela, inclusive os cabealhos. A frmula vai ficar:
=BDSOMA(A1:D37;vendas;A40:D41).
027

Dica 027
Funes para
busca de dados
Fazer pesquisas dos dados cadastrados
uma tarefa muito praticada por quem
acessa a planilha. Imagine uma planilha
que contenha as converses de preos
de produtos, contando com impostos e
frete. Sabemos que o valor do frete varia de acordo com a regio a ser entregue. Se for, por exemplo, no Norte do
Pas, o frete vale 5% sobre o preo original do produto, bem como a porcentagem para cada regio, j fixa. Neste
caso, o ideal criar uma tabela parte.
1 Crie a tabela principal contendo os campos: Nomes dos produtos, Preo de
compra, Regio de destino, Frete e Preo de venda, comeando pela clula A1.
Preencha com informaes, exceto as colunas Frete e Preo de venda.
2 Abaixo, crie outra tabela, contendo:
Regio e Porcentagem. Digite as cinco
regies nacionais e ao lado de cada uma
a porcentagem correspondente.
3 A funo usada para buscar a porcentagem correta na lista a funo PROCV.
Ento, na coluna de frete, na clula D2,
digite =PROCV(.
4 Em seguida, digite o que deve ser procurado, no caso a clula C2. O segundo
argumento o intervalo de clulas que
028
contm a informao procurada. Selecione todas as clulas que fazem parte da

segunda tabela. Em seguida, coloque o
sinal de cifro na frente das letras e nmeros da referncia.
5 O ltimo argumento o nmero da coluna dentro da tabela que interessa saber,
ou seja, a coluna que contm o valor que
deve ser retornado. Neste exemplo seria a
segunda coluna, pois nela est o valor da
porcentagem. A frmula ficaria assim:
=PROCV(C2;$A$15:$B$19;2).
6 Assim, o valor da porcentagem que
corresponde regio de frete calculado
na clula D2. Arraste a ala de preenchimento at a ltima clula da tabela.
7 Na ltima coluna, calcule o preo de venda do produto, ou seja, acrescente o valor
do frete ao preo de compra. Assim:
=B2+(B2*D2).
8 Selecione a segunda tabela (da clula
A15 at B19), pressione Ctrl + C para
copiar. Clique na clula A21 e clique em
Editar>Colar especial... Selecione a opo Transpor e clique em OK.
9 Clique na clula F2 para encontrar o
frete usando outra funo. Digite:
=PROCH(C2;$A$ 21:$E$22;2). O primeiro argumento o que
ser procurado. O segundo argumento a referncia nova tabela, na
qual o valor ser procurado. E o terceiro argumento o nmero da linha dessa tabela que
deve ser retornado pela
funo.

Dica 028
Convertendo
as medidas
Todo mundo j teve aula de Fsica no
colgio e certamente aprendeu vrias frmulas para converter uma coisa em outra, como por exemplo, temperatura. No
entanto, poucos imaginam que existe um
programa, como o Excel, que faz isso
automaticamente sem que voc precise
lembrar dessas frmulas. No Excel, voc
consegue converter unidades de medidas, como temperaturas, distncia, etc.
1 A principal funo usada para fazer converses a CONVERT. Para us-la, voc
precisa informar basicamente trs argumentos. O primeiro o valor a ser convertido, o segundo a unidade de medida atual
e o terceiro a unidade de medida que voc
quer converter. Digite 45 na clula A1.
5 Da mesma forma, se a converso fosse ao contrrio, ou de Grau Fahrenheit

para outra medida, a abreviatura de
Fahrenheit seria a letra F.
6 Todos os tipos de medidas possuem
uma abreviatura. Por exemplo, para converter metros em polegadas, use:
=CONVERT (A1;m;in).
7 A converso de horas em minutos fica
assim:=CONVERT(A1 ;hr;mn).
8 J de grama para libra massa ficaria:
=CONVERT(A1;g;sg).
9 Para saber o smbolo de cada unidade
de medida, acesse a ajuda do Excel e
pesquise sobre a funo CONVERT.
2 Em seguida, digite na
clula B1: =CONVERT(.
3 Continue construindo a
frmula e informe o valor
a ser convertido; neste
caso a clula A1.
4 Agora, informe a unidade de medida do nmero
e depois a unidade desejada para a converso.
Cada unidade de medida
possui uma abreviao.
Basta coloc-la entre aspas, para que a frmula
fique correta. Por exemplo, para converter graus
Celsius em Kelvin, digite
C;K, pois a abreviatura de Celsius C e de
Kelvin K. Neste caso, a
frmula final ficaria:
=CONVERT(A1;C;K).
029

Dica 029
Trabalhando com
datas e horas
Manipular datas em uma planilha fica
muito mais fcil se voc usar as funes
de data e hora do Excel. Com elas voc
pode, por exemplo, adicionar meses a
uma data, calcular a diferena entre horas ou converter uma data em dia da
semana.
1 Na clula A1, digite: =AGORA(). Essa
a maneira mais fcil de mostrar a data e
hora atual do sistema. Voc pode, contudo, pegar cada item da data ou hora, utilizando outras funes. Clique na clula B1
e digite =DIA(A1) e pressione Enter. Observe que retornou apenas o nmero correspondente ao dia da data. Na clula
C1 digite =MS(A1), na clula D1 digite
=ANO(A1), na clula E1 digite =HORA
(A1), na clula F1 digite =MINUTO(A1) e
na clula G1 digite =SEGUNDO(A1). Cada
clula retornou respectivamente o ms, o
ano, a hora, o minuto e o segundo retirados da data na clula A1.
2 Nas clulas A2, B2 e C2 digite respectivamente: 2003, 2, 21. Digite na clula vizinha: =DATA(A2;B2;C2). Dessa forma, as
informaes que estavam nas trs clulas
foram convertidas para uma data formatada.
3 O mesmo ocorre com as horas. Digite
nas clulas A3, B3 e C3: 20, 30 e 16. Ao
030
lado digite: =TEMPO(A3;B3;C3).

4 Para encontrar a diferena entre duas datas em dias, basta fazer uma subtrao simples: a data mais atual menos a data mais
antiga. Caso voc queira retornar apenas
os dias da semana, utilize a funo:
DIATRABALHOTOTAL. Os seus dois argumentos so as datas inicial e final. Ficaria
assim: =DIATRABALHOTOTAL(A5;A6).
5 Caso voc queira que o resultado da diferena seja em meses ou em anos, basta
usar a funo MS ou a ANO, na diferena das clulas. Por exemplo: =A6A5
retornaria a diferena em dias; fazendo
=ANO(A6)ANO(A5), o retorno ser em
anos; e digitando =MES(A6)MES(A5), o
retorno ser em meses.
6 Para saber o dia da semana correspondente a uma data, faa o seguinte:
digite na clula A4: =DIA.DA.SEMANA
(A1). Em seguida, para que aparea o
texto ao invs do nmero, utilize a funo TEXTO em conjunto com a funo
DIA.DA.SEMANA, fazendo assim:
=TEXTO(DIA.DA.SEMANA(A1);ddd).
As letras ddd que aparecem no final
da funo indicam quantos caracteres
ter o texto retornado, por exemplo, seg
para segunda-feira.

Dica 030
Arredondando
valores
Utilizando as funes de arredondamento do Excel, voc pode truncar um
nmero, arredond-lo para cima ou para
baixo. Acompanhe:
1 Digite na clula A1 o valor 32,78. Voc
pode arredondar este nmero para cima
e para fazer isso utilize a funo
ARREDONDAR.PARA.CIMA. Seus argumentos so simples: o primeiro o
valor que deve ser arredondado, no caso
a clula A1. O segundo argumento o
nmero de casas decimais a exibir. Se
no quiser exibir casas decimais, apenas digite 0. Ento a frmula ficaria:
=ARREDONDAR. PARA.CIMA(A1;0).
2 Alm desta funo, voc ainda tem a possibilidade de usar as funes PAR e MPAR para arredondar para o prximo nmero par e prximo nmero mpar respectivamente. Basta digitar o nome da
funo e colocar o endereo entre parnteses. Assim:=PAR(A1) e =MPAR(A1).
3 O mesmo se aplica para arredondar
um nmero para baixo, porm use a funo ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Por
e x e m p l o : = A R R E D O N D A R . PA R A .
BAIXO(A1;0).
4 Mas voc pode preferir que o prprio

Excel determine se deve arredondar
para cima ou para baixo dependendo
da parte fracionria. Assim, se a parte
fracionria for maior ou igual a 0,5,
ento o nmero ser arredondado para
cima, caso contrrio para baixo. A funo que tem essa finalidade a
ARRED. Para utiliz-la, determine qual
a clula a ser arredondada e, em seguida, informe quantos dgitos decimais ter. Caso voc no queira casas
decimais, apenas digite 0. A frmula
ento : =ARRED (A1;0).
5 Para truncar um valor, ou seja, ignorar as suas casas decimais e permanecer apenas com a parte inteira, utilize a
f u n o TRUNCAR . A f u n o f i c a :
=TRUNCAR (A1).
6 Alm disso, voc pode alterar somente
o formato desse nmero sem modific-lo.
Para isso, voc vai utilizar os recursos de
formatao da barra de ferramentas. Selecione a clula que voc deseja aumentar
ou diminuir as casas decimais, em seguida, clique no boto Aumentar casas
decimais ou Diminuir casas decimais
presente na barra de formatao.
031

Dica 031
Fazendo verificaes nas

clulas com funes
Se voc precisa controlar o contedo
das clulas, como, por exemplo, saber
se existe algum erro ou se ela est vazia,
muito fcil fazer isso atravs da utilizao de algumas funes chamadas de
. Os dados retornados por elas sero
sempre VERDADEIRO ou FALSO.
1 Digite na clula A1 uma frmula incorreta, como: =A2*B. Em seguida, na
clula B1 digite =ERROS(A1). O retorno ser a mensagem VERDADEIRO,
pois essa funo verifica se a clula A1
possui qualquer tipo de erro.
2 No entanto, essa funo verifica apenas se existe um erro, mas no informa
qual . Para resolver isso, use a funo
TIPO. ERRO. Assim: =TIPO. ERRO(A1).
O retorno dela sempre um nmero que
corresponde a cada erro:
#NULO!
1
#DIV/0!
2
#VALOR! 3
#REF!
4
#NOME? 5
#NM!
6
#N/D
7
Sendo assim, crie uma funo para verificar o tipo de erro e exibir uma mensagem
depois: =SE(TIPO.ERRO(B12)=2;Voc
no pode dividir um nmero por
zero;OK)
032
3 Para verificar se a clula A1 est vazia, digite =CL.VAZIA(A1). Essa funo, neste caso, deve retornar FALSO.
4 Voc pode conferir se o contedo de
uma clula um valor. Assim possvel
controlar erros futuros, principalmente se
esta clula for usada em algum clculo.
Para fazer essa verificao, utilize a funo NM. Para verificar a clula A1,
digite: =NM(A1). Se a funo retornar FALSO, o contedo no numrico.
Observao: voc pode usar essa funo em conjunto com a funo SE, para
confirmar se o contedo numrico e s
ento fazer algum clculo. Isso evita que
ocorram erros na frmula. Por exemplo:
=SE(E(NM(A2)=VERDADEIRO;A2>7);a
meta foi atingida;ela no foi atingida)
5 Da mesma forma que voc pode verificar se o contedo numrico, possvel
ver se ele texto, referncia ou lgico.
Para isso, use respectivamente as funes: TEXTO, REF e LGICO.
6 Alm dessas, voc pode conferir se
o contedo da clula no texto, ou
seja, um nmero, referncia ou mesmo um dado l g i c o , isso apenas
retornando VERDADEIRO. A funo que
faz essa checagem a .NO.TEXTO.

Dica 032
Planejando
Investimentos
Ao planejar um investimento ao longo
de vrios anos, voc vai querer saber qual
ser o valor obtido no final de tanto tempo.
Por exemplo, se voc guardar 150 reais
todos os meses durante oito anos com
juros de 1,2% ao ms, quanto ser que
voc vai ter no final das contas? Bem,
considerando taxas e mensalidades fixas,
voc primeiro deve determinar quantos
pagamentos sero feitos, multiplicando
a quantidade de anos por 12.
1 Na clula B2 digite : Taxa de juros
mensal e na clula C2 digite: 1,20%.
2 Na clula B3 digite : Perodo em meses e
na clula C3 digite: =8*12, para saber em
quantos meses ser feito o depsito.
3 Na clula B4 digite: Valor a ser depositado e, na clula C4, digite: 150. Este o
valor que voc pagar ao longo dos meses.
4 Na clula B5 digite Valor presente e na
clula C5 digite 0. O valor presente representa o valor inicial, ou seja, se na sua conta de poupana j existe algum valor, este
ser chamado de valor presente.
5 Voc j tem todas as informaes necessrias para calcular o valor de seu investimento no final de oito anos. Para chegar a esse
resultado, use a funo VF, que significa
valor futuro, ou seja, o valor que voc ter
em mos aps o ltimo depsito do seu
investimento. Os argumentos necessrios

para a construo dela so: a taxa de juros,
o nmero de perodos, o valor por perodo (
representado com um negativo por se tratar de um pagamento), o valor presente
(tambm representado com um negativo, caso exista) e o tipo. O tipo indica se os
pagamentos sero feitos no incio ou no
final de cada perodo, defina 1 para incio e
0 final. Digite na clula B7 Valor futuro e,
na clula C7, construa a funo. A frmula
final : =VF(C2;C3;C4; C5;1).
6 Mas, imagine o contrrio: voc quer saber quanto de valor presente preciso ter
para atingir um determinado valor de investimento. Vamos supor que o seu objetivo
obter R$ 40.000 de resultado do investimento. Pagando o mesmo valor mensal com
a mesma taxa de juros durante o mesmo
tempo, quanto voc j precisa ter guardado
na poupana? Bem, a funo usada a VP,
que significa valor presente, e sua estrutura semelhante da VF.
7 Na clula B10 digite Valor desejado ao
final do investimento, e na clula C10
digite 40000.
8 Na clula B11 digite Valor presente necessrio e na clula C11 coloque a frmula para calcular o valor presente. Ficaria
assim: =VP(C2;C3;C4;C10;1).
033

Dica 033
Calculando
pagamentos e juros
Se voc pediu um emprstimo e agora
deseja saber quanto vai pagar por ms para
cobrir o valor emprestado, voc pode calcular usando uma planilha. Alm disso,
possvel saber a taxa de juros de um determinado valor que est sendo pago em
um perodo ou ainda saber quanto voc
deve depositar em um perodo para chegar a um determinado valor futuro.
1 Digite na clula B2: Taxa de juros anual, e na clula C2: 12%.
2 Digite na clula B3: Perodo em meses, e na clula C3: 12.
3 Digite na clula B4: Valor do emprstimo, e na clula C4: 6000.
4 Para calcular o valor mensal a ser pago
para esse emprstimo, use a funo
PGTO. O primeiro argumento consiste
na taxa de juros peridica. Para mudar
essa taxa de anual em mensal, basta dividi-la por 12. O segundo argumento o perodo. O terceiro argumento o valor presente, ou seja, o valor do emprstimo.
Digite na clula B6: Valor mensal a ser
pago, e na clula C6, digite a frmula final: =PGTO(C2/12;C3;C4).
5 Se ocorrer o contrrio, voc est pagando uma mensalidade e no tem a
taxa de juros mensal, mas gostaria de
saber, utilize a funo TAXA .
Aproveite
as
informaes
inseridas anteriormente e digite
na clula B7: Se o valor mensal
fosse, e na clula C7 digite 600.
6 Na clula B8 digite A taxa de juros seria, e na clula C8 digite a
funo TAXA para calcular os juros. Informe primeiro o perodo de
034
pagamento, no caso a clula C3. Em seguida, digite o valor mensal (com o sinal
negativo por se tratar de pagamento),
que seria a clula C7, e por ltimo informe qual o valor total do emprstimo, que
a clula C4. A frmula final fica:
=TAXA(C3;C7;C4). O resultado ser 3%
de juros mensais.
7 Para encontrar o valor mensal a ser depositado para atingir um valor daqui alguns
anos, voc deve utilizar tambm a funo
PGTO. Digite na clula B12: Taxa de juros anual, e na clula do lado 6%.
8 Na clula B13 digite: Perodo em anos,
na clula C13: 10 e na clula B14: Quantia desejada, e na clula C14: 80000.
9 Digite Valor mensal a ser pago na clula
B16 e, em C16, calcule finalmente o valor
com a seguinte frmula: =PGTO(C12/
12;C13* 12;0;C14). Observe que: a taxa
de juros foi dividida por 12 e o perodo foi
multiplicado por 12, pois o resultado deve
ser um valor mensal. O valor 0 na frmula
o valor presente, que neste caso no
usado. O que foi usado o argumento de
valor futuro, pois voc ainda no tem esse
valor, da o nome de valor futuro. O resultado desse clculo R$ 488,16, que significa que para economizar R$ 80.000 em 10
anos com taxa de juros de 6% ao ano,
voc tem que depositar R$ 488,16 por ms.

Dica 034
Combinando
textos
Trabalhar com os textos digitados nas clulas torna-se muito simples se voc usar
as funes de manipulao de textos. Voc
pode, por exemplo, juntar em uma clula
o contedo de outras duas, ou ainda, criar
frases com as informaes de vrias clulas, combinando os seus contedos.
mero aparecer com duas casas decimais. A frmula final ficaria:

=CONCATENAR(O funcionrio ;A3;
vendeu ;TEXTO(B3;R$ 0.000,00"); no
ms passado). E o resultado ser: O
funcionrio Martins vendeu R$
10.500,00 no ms passado.
1 Tendo duas clulas com contedo em

forma de texto, voc pode junt-los em
um s, formando uma terceira clula e,
para isso, utilize a funo CONCATENAR. Digite o seu primeiro nome na
clula A1 e na clula B1 digite seu sobrenome. Na clula C1, digite a funo:
=CONCATENAR(A1; ;B1). As aspas
vazias servem para deixar um espao
em branco entre o nome e o sobrenome.
4 Melhor que isso poder aninhar funes de clculo e gerar uma frase j com
o resultado. Imagine este mesmo exemplo do Martins. Ser preciso calcular a
comisso dele. Se ele vendeu acima de
R$ 10.000, sua comisso ser de 5%;
caso contrrio, 3%. Para isso, use a funo SE (dica 25) e porcentagens (dica
23). Juntando com as funes aprendidas acima, a frmula seria a seguinte:
=CONCATENAR(A comisso do vendedor Martins ser de ;TEXTO(
SE(B3>= 10000;B3*5%; B3*3%);R$
#.##0,00")).
2 Da mesma maneira voc pode juntar

textos e nmeros. Se, por exemplo, tiver
o texto Jos na clula A2 e o nmero 10
na clula B2, voc pode criar uma frase
em C2 usando as duas informaes. Ento, seria assim: =CONCATENAR(A2;
tirou ;B2; na ltima prova).
3 Para melhorar mais a sua frase, voc
pode mudar a aparncia das informaes
usadas. Digite na clula A3 o nome
Martins e, na clula ao lado, 10500. Com
ajuda da funo TEXTO, voc vai formatar
os dados exibidos. Sero necessrios
dois argumentos para us-la:
o primeiro serve
para indicar a
clula em que
est a informao e o segundo o formato a ser aplicado. No caso,
digite R$ 0.000,00. Isso
significa que antes do valor ser exibido o R$ e o n-
O resultado apresentado: A comisso do

vendedor Martins ser de R$ 525,00. Observe que no lugar de trs zeros, foram
colocados trs sinais de cerquilha.
Elas foram usadas no lugar dos zeros,
pois eles so fixos, ou seja, mesmo que
o nmero a ser formatado for pequeno,
os zeros esquerda que sobrarem sero mostrados. No exemplo, o resultado
ser R$ 0.525,00.
035

Dica 035
Potncia,
raiz quadrada
e logaritmo
Dica 036
Seno, co-seno e
tangente
de um valor
Voc aprendeu a criar diversos tipos

de funes, explorou muitos recursos do
Excel, mas e os clculos mais simples,
como o da potncia de um nmero ou
raiz quadrada? Com certeza, o Excel
pode fazer esses clculos e voc no
vai precisar usar a calculadora do
Windows para isso.
1 H uma funo para obter o resultado
de um nmero elevado a uma potncia,
porm a maneira mais fcil de fazer isso
simplesmente usando o acento ^. Assim, se voc quer elevar o nmero 23 ao
quadrado, basta representar como
23^2. Usando a funo POTNCIA, ficaria: =POTNCIA(23;2).
2 A raiz quadrada pode ser obtida atravs
da funo RAIZ. Basta digitar o valor ou a
referncia dentro dos parnteses. Como
no existe raiz quadrada de um nmero negativo, utilize a funo ABS para forar que
o nmero seja positivo. A raiz quadrada,
por exemplo, do nmero 16, ficaria
=RAIZ(ABS(16)). Para encontrar a raiz cbica de um nmero, basta elev-lo a 1/3,
usando a funo POTNCIA.
3 Para encontrar o logaritmo de um nmero, utilize a funo LOG. Ela possui
dois argumentos: o primeiro o nmero
para o qual deve ser encontrado o
logaritmo e o segundo a base que deve
ser usada. Assim: =LOG(10,2).
036
Da mesma maneira que com a ajuda

de algumas funes, voc pode encontrar a potncia, raiz quadrada e
logaritmo, possvel calcular o seno,
co-seno e tangente de um nmero.
1 Antes de mais nada, voc deve converter de graus para a unidade de radianos
qualquer nmero usado para calcular o
seno, co-seno ou tangente. Sendo assim,
multiplique o valor em graus pelo nmero
PI (3,1417...) e divida por 180 para obter
o valor em radianos. Ou, se preferir, use
a funo RADIANOS. Exemplos:
=45*PI()/180 ou =RADIANOS(45).
2 Aps obter o valor radiano, use as funes
SEN para o clculo do seno, COS para achar
o co-seno e TAN para a tangente. Assim:
=SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN(45*PI()/180)
=COS(RADIANOS(37)) ou =COS(37*PI()/180)
=TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN(25*PI()/180)

Dica 037
Assistente
de pesquisa
Se voc est trabalhando com uma
tabela muito grande de informaes vai
chegar um momento em que ser preciso pesquisar algum dado nesta planilha.
Para facilitar a sua procura, alm do
recurso que voc j conhece de localizar e substituir, existe o chamado Assistente de pesquisa. Ele procura por um
valor ainda no determinado e cria uma
frmula aps encontrar a clula desejada. Por exemplo, numa tabela com nmero de vendas de determinados produtos divididos por datas, voc pode
encontrar o nmero de vendas de uma
data, pesquisando na coluna de datas e
na linha dos produtos. Fazer essa busca
a tarefa do recurso Assistente de pesquisa fornecido pelo Excel.
1 Digite uma tabela que contenha diversos dados como a apresentada abaixo:
2 Em seguida, selecione toda essa tabela, incluindo os rtulos. Clique em

Ferramentas>Suplementos. Selecione
Assistente de pesquisa e clique em OK.
Obs.: para usar este recurso pode ser necessrio o CD de instalao do Office.
3 Retorne ao menu Ferramentas e clique
no item Assistente>Pesquisa...
4 Na primeira
etapa, indique o
intervalo de clulas que ser
usado na pesquisa. Pressione
Avanar.
5 Na prxima
etapa, escolha
qual a coluna e
a linha que voc
deseja pesquisar. Clique em
Avanar.
6 Na etapa 3,
escolha de que
forma voc quer
exibir o resultado: em uma nica clula ou em
vrias. Aps escolher, clique
em Avanar.
7 Na ltima
tela, digite a
clula que conter o resultado da pesquisa. Clique em
Concluir.
037

Dica 038
Usando o boto
Inserir funo
Todas as funes apresentadas foram
construdas direto na barra de frmulas.
No entanto, para facilitar o processo de
criao das funes, voc pode usufruir
de um recurso chamado Inserir funo.
Nesta caixa de dilogo, voc poder
acessar todas as funes existentes no
aplicativo e, aps escolher a funo, o
Excel continua auxiliando no momento
de inserir todos os argumentos exigidos pela funo.
1 Clique na clula em que voc deseja
inserir a funo. Clique no boto Inserir
funo que se encontra ao lado da barra
de frmulas. Ou seno, utilize o menu
Inserir>Funo.
2 A janela Inserir funo est dividida

em trs partes: na primeira, digite o
nome da funo e clique no boto Ir. Se
ela existir, aparecer na lista.
mentos da funo, voc vai construir a

funo SE passo a passo. O primeiro
argumento da funo SE chamado de
Teste_lgico. Este o nico argumento
obrigatrio, pois ele aparece em negrito.
Ao clicar dentro da caixa branca, observe que uma descrio do argumento aparece logo abaixo.
Voc pode digitar diretamente na caixa
ou, se preferir, pode utilizar o boto com
sinal vermelho. Dessa forma, a janela
vai diminuir de tamanho e voc pode selecionar um intervalo de clulas. Para
voltar a caixa ao tamanho normal, clique
no mesmo boto.
4 Assim que voc selecionar uma das funes da lista, sero exibidas a sua sintaxe (a sua estrutura) e uma breve descrio sobre a sua finalidade. Selecione,
por exemplo, a funo SE presente na
categoria Lgica e clique em OK.
6 Ao inserir
o primeiro argumento,
note que ao
lado do valor
digitado j
surgiu uma
resposta: VERDADEIRO ou FALSO. Os
outros dois argumentos servem para voc
colocar as mensagens, caso seja verdadeiro ou falso respectivamente. Nestas
caixas voc pode digitar qualquer valor ou
at elaborar outra frmula.
5 Na prxima tela, chamada de argu-
7 Ao concluir, clique em OK.
3 Voc pode ainda selecionar uma das

categorias de funes na caixa abaixo.
Clicando na opo Todas, sero exibidos os tipos em ordem alfabtica.
038

Dica 039
Localizando e corrigindo
erros nas frmulas
No momento da elaborao de uma
frmula, pode ocorrer algum erro. Para
ajudar a resolv-lo, o Excel apresenta
automaticamente uma pequena caixa chamada de marca inteligente. Nesta caixa de
mensagens, voc pode saber que tipo de
erro ocorreu, avali-lo ou mesmo obter
algum tipo de ajuda sobre ele.
1 Simule um erro digitando a seguinte frmula: =SOMA(a;2;3). Ao pressionar
Enter, surgir a mensagem de erro
#NOME?. Este erro ocorre quando h
uma violao na sintaxe da funo, ou
foi digitada uma funo que no existe.
Clique no sinal de exclamao que surgiu ao lado e observe a descrio do erro
acima. Para saber exatamente em que
parte da frmula se encontra o erro,
clique em: Mostrar etapas de clculo...
que foi encontrada uma diviso de um

nmero por zero na clula.
5 Na clula ao lado digite: =12+texto.
A mensagem de erro ser: #VALOR! Este
erro surge quando ocorre violao dos argumentos de uma frmula, pois no caso
no seria possvel somar nmero e texto em uma frmula do Excel.
6 A Janela de inspeo pode ajud-lo a
controlar esses erros. Para acess-la,
clique no menu Exibir>Barra de
ferramentas>Janela de inspeo. Selecione na clula que voc deseja fazer
a inspeo e clique no boto Adicionar
inspeo de variveis.
2 Na janela
Avaliar frmula, observe
que a letra a,
digitada propositalmente,
aparece sublinhada. Isso indica que o erro se encontra
nesta letra, ou seja, o Excel no conseguiu reconhecer essa parte da frmula nem
como um nmero nem como um endereo de clula. Clique no boto Avaliar.
3 Agora, no
lugar da letra
a, surgiu uma
indicao de
erro, clique
em Fechar.
7 Em seguida, confira se a referncia

est correta e clique em Adicionar.
4 Digite agora na clula ao lado: =5/0. O

retorno ser o erro: #DIV/0. Isso indica
039
Formatando a planilha
Dica 040
Formato
Nmero e Moeda
1 Selecione a clula que contm o valor
a ser formatado e clique no menu Formatar>Clulas. Na tela que surgiu, selecione a guia Nmero, caso ainda no esteja. Nesta seo voc escolhe como o
valor da clula ser apresentado.
2 Na lista ao lado, clique na opo Nmero. Note que um exemplo exibido para
que voc tenha uma prvia do formato do
valor antes de abandonar a caixa.
3 Clique na caixa Casas decimais e digite
um valor para ela. Voc tambm pode usar
as setas para cima ou para baixo.
4 Voc pode ativar ou no o uso do
separador de milhar e, na caixa a seguir,
escolher como um nmero negativo deve
ser exibido nesta clula.
5 Escolha a opo Moeda na lista. Ela traz
as mesmas opes que Nmero, com exceo da caixa smbolo, que permite que
voc escolha um sinal de moeda para aparecer na frente do valor.
A formatao de uma planilha nada

mais do que a mudana da aparncia
das clulas, sem alterar o seu contedo.
Para cada clula possvel aplicar um
dos tipos de formatao de nmero que
voc vai aprender. Nesta dica, voc vai
ver como fazer para mudar o formato
de uma clula que contenha um valor e
faz-lo aparecer com casas decimais ou
smbolo de moeda na sua frente.
040
Dica 041
Formato
Data e Hora
Dica 042
Formato Frao
Ao digitar uma data em sua planilha,

voc pode escolher diversas maneiras
diferentes de exibi-la. Por exemplo,
mostrar a data por extenso, somente o
dia e o ms ou outras opes. O mesmo vale para a hora, que pode ser
exibida no modelo americano (am/
pm) ou modelo-padro.
Quando voc insere algum valor

fracionrio em uma clula, como por
exemplo 5/2, o retorno dela ser o valor
2,5, ou seja, duas partes inteiras e mais
um meio. Bem, se voc quer mostr-la
como 2 , por exemplo, voc pode fazlo usando o recurso de formatao de
clulas apresentado a seguir:
1 Selecione uma clula ou conjunto de

clulas que contenham data. Acesse a
janela de formatao de clulas atravs
do menu Formatar>Clulas.
1 Digite =5/2 em uma clula, selecionea e pressione Ctrl + 1. Na tela de

formatao, selecione a guia Nmero,
caso ela ainda no esteja selecionada.
2 Clique na categoria Data na lista. Selecione um dos modelos de datas na caixa Tipo e observe acima o efeito sobre
a data digitada. Ao escolher o modelo,
clique em OK.
2 Na lista de categorias, selecione Frao e, ao lado, escolha um dos modelos. Neste caso, voc pode escolher:
Mximo de um dgito e o resultado
ser: 2 1/2. Alm desse voc pode escolher outros denominadores: Quartos
para exibir: 2 2/4; Oitavos para exibir 2
4/8, Dezesseis avos para exibir 2 8/16.
3 Selecione alguma clula que contenha hora. Retorne ao menu Formatar

>Clulas. Selecione agora a categoria
Hora e, na caixa Tipo, selecione um
dos modelos disponveis. Escolha o desejado e clique em OK.
3 Ainda pode escolher: Em dcimos ou

Em centsimos. Aps optar pelo modelo, clique em OK.
4 No caso de fraes maiores, voc pode
controlar a quantidade de dgitos que vo
aparecer no denominador. Digite em uma
clula: =24517/56899, por exemplo.
Acesse novamente a janela de
formatao de clulas do menu
Formatar. Clique na categoria Frao e,
em seguida, escolha o tipo: Mximo de
trs dgitos. Por fim, clique em OK.
041
Dica 043
Formato de
CEP, CIC
e telefone
Imagine voc cadastrando as informaes de seus clientes e cada vez que fosse preciso colocar o telefone de um deles,
voc precisasse digitar os parnteses e
traos. Seria muito mais fcil se voc
digitasse somente os nmeros sem se preocupar com esse detalhes. Para fazer isso,
acompanhe a seguir:
1 Selecione a clula ou o intervalo que
deve ser formatado. Clique no menu
Formatar>Clulas e selecione a primeira guia, caso ainda no esteja marcada.
2 Na caixa de categorias, escolha Especial. Ao lado observe que ficaram disponveis quatro tipos de formatos: CEP,
CEP +3, Telefone e CIC.
3 Escolha CEP ou CEP + 3 e clique em
OK. Em seguida, digite na clula: 540 e
pressione Enter. Observe que os zeros
esquerda so mantidos respeitando o tamanho do CEP.
4 Retorne quela tela e selecione Telefone. Digite agora na clula o valor:
117841584. Note que, ao pressionar
Enter, automaticamente surgem os parnteses e o trao.
5 Por fim, retorne novamente tela de
formatao e selecione o tipo CIC.
Digite na clula: 98765432100 e observe o resultado apresentado na clula.
042
Dica 044
Mesclando
clulas
Ao criar sua planilha de cadastro, lembre-se sempre de deix-la com um aspecto bem interessante, principalmente se
outras pessoas forem acess-la. Coloque
sempre um ttulo, na parte de cima da
planilha, condizente ao seu contedo;
por exemplo: Tabela de Importao. E
como esse ttulo merece bastante destaque, voc pode aumentar a clula que
ele ocupa e fazer com que ela se junte
s clulas vizinhas. Esse processo recebe o nome de mesclagem de clulas.
1 Aps definir quantas colunas de dados
a sua planilha ter, digite o ttulo dessa
planilha nas suas primeiras clulas.
Em seguida, selecione da primeira clula at a coluna onde termina a tabela.
Por exemplo, se a sua tabela tem cinco
colunas que variam da coluna A at a E,
ento selecione das clulas A1 at a clula E1 da planilha.
2 Agora, clique no boto Mesclar e centralizar na barra de ferramentas.
3 Observe que as cinco clulas
selecionadas agora formam apenas uma
e que o texto ocupa o centro dela. Para
retornar as clulas ao seu estado original, selecione a clula mesclada e clique
no boto Mesclar e centralizar.
4 Voc pode acessar esse mesmo recurso atravs do menu Formatar>Clulas.
Na guia Alinhamento, selecione a opo
Mesclar clulas para mescl-las ou tire a
seleo para voltar ao normal.
Dica 045
Inclinando o texto
de uma clula
1 Selecione a clula que contm o texto
a ser inclinado.
2 Acesse o menu Formatar>Clulas ou
pressione Ctrl + 1. Clique na guia Alinhamento.
3 Na seo Orientao, voc pode deixar o texto em p clicando na primeira

caixa. Ou apenas inclin-lo em determinados graus, bastando, para isso, clicar
nos pequenos quadrados ao lado da palavra Texto. Assim que voc clicar, observe a inclinao da palavra. O contedo da clula ter a mesma inclinao.
Voc j deve ter visto uma tabela peridica em que cada quadradinho possui o nmero de massa, nmero atmico, entre outros, e os textos ou valores
s vezes aparecem inclinados para caber melhor. Fazer um texto ficar inclinado, de ponta-cabea ou de p muito
fcil dentro de uma planilha do Excel.
4 Alm disso, voc pode definir em graus

a inclinao de seu texto. Para isso, basta
digitar o valor desejado na caixinha graus
ou clicar na seta para cima ou para baixo.
043
Dica 046
Ajustando o
texto na clula
3 Alm dessa opo, voc pode usar a
Reduzir para ajustar, encontrada na mesma caixa de dilogo. A diferena desta para
outra que a primeira ajustava o texto ao
tamanho da clula, mas mantinha o tamanho das letras, enquanto que a segunda
diminui o tamanho do texto ao mximo
para faz-lo caber dentro da clula.
4 Digite o texto Salrio na clula A1 de
sua planilha. Em seguida, altere a largura
da coluna A para 15 e a altura da linha 1
para 50. Observe que o texto ficou em algum canto da clula. Para mudar a sua
posio dentro da mesma, basta utilizar os
recursos de alinhamento da tela de
formatao de clulas.
Quando voc digita um texto em uma
clula, j notou que ele avana sobre as
outras, caso seja muito extenso? Para resolver isso, voc pode simplesmente aumentar o tamanho da coluna. Mas suponha que o ttulo da sua coluna seja: Mdia
de pessoas entrevistadas no ms de Outubro e Novembro. Ser que a melhor
soluo aumentar o tamanho da coluna? Voc vai aprender agora, como resolver isso de uma outra maneira:
1 D um clique sobre a clula com um
texto muito extenso e que voc deseja
formatar. Pressione Ctrl + 1 para abrir a
caixa de dilogo de formatao. Clique
na guia Alinhamento.
2 Localize nela a opo: Retorno automtico de texto e clique em OK. Dessa
forma, mesmo que a coluna onde est a
clula esteja com uma largura pequena, o
texto se ajustar ao tamanho da clula.
Mas voc ver que pode ser necessrio
mudar a altura da linha para que o texto
aparea por completo na tela.
044
5 Selecione a clula A1 e acesse o menu

Formatar>Clulas novamente. Clique na
guia Alinhamento e veja que existem duas
caixas de alinhamento de texto: Horizontal e Vertical. Para fazer com que o texto
fique no centro da clula, por exemplo,
escolha a opo Centro nas duas caixas e
pressione a tecla OK.
Dica 047
Formatando
o texto
Ao concluir a digitao das informaes em sua planilha, mude a aparncia
do texto para torn-la mais amigvel. O
processo para a formatao do texto de
uma clula muito parecido com a de
outros aplicativos do Office e bem simples. Acompanhe:
1 Selecione a clula ou intervalo de clula
que deve ser modificado. Voc pode usar
a barra de ferramentas de Formatao
para formatar mais rpido.
2 Clique na caixa Fonte para escolher
uma das fontes do sistema para o seu
texto. Ao lado, digite ou escolha o tamanho da fonte.
3 Em seguida, encontram-se os botes
para aplicar estilos de: Negrito, Itlico
ou Sublinhado. Clique em um deles.
Dica 048
Alterando
a cor de fundo
da clula
Voc j aprendeu a formatar a fonte
das clulas, mas com certeza a sua
planilha ainda precisa de um toque a
mais, que a deixe mais atrativa. Para aprimorar ainda mais a aparncia de sua tabela, voc tem em mos o recurso de
preenchimento de clulas, que muda a
cor do fundo branco da clula para a
que voc desejar.
1 Selecione a clula ou o intervalo de clulas que voc deseja mudar o fundo e
acesse o menu Formatar>Clulas. Estando nele, clique na guia Padres.
2 Provavelmente a opo Sem cores deve
estar selecionada. Clique em uma cor qualquer para v-la em tamanho ampliado no
quadro Exemplo. Basta escolher a que
mais lhe agradar e clicar em OK.
3 Para configurar um fundo personalizado
para as clulas, retorne tela de
formatao na guia Padres, escolha a cor
que servir de segundo plano, ou seja, que
ficar por trs.
4 Mais adiante, no ltimo boto, voc

pode escolher uma cor para as letras.
Clique na seta preta do lado do boto
para escolher outras cores.
>>>>>>Inserir figura: Dica 47_2.tif
4 Em seguida, clique na caixa Padro,

selecione a cor que servir de primeiro
plano e escolha um dos modelos de preenchimento-padro, como o quadriculado. Ao selecionar a opo, clique em OK.
045
Dica 049
Alterando a borda
das clulas
1 Selecione o intervalo de clulas a ser
colocado bordas. Voc pode comear selecionando a tabela inteira para colocar as
bordas externas, que vo contornar a tabela. No exemplo abaixo, as clulas A1
at F11 foram selecionadas:
2 Em seguida, pressione Ctrl + 1 para

acessar a janela de formatao de clulas. Clique na guia Borda.
3 No lado direito da janela, voc encontra a seo Linha, onde pode mudar o
estilo da borda para pontilhado ou
tracejado, por exemplo, e escolher uma
cor na caixa de opes mostrada.
4 no lado esquerdo da tela que voc vai
definir onde aplicar as bordas. Para colocar ao redor das clulas selecionadas,
por exemplo, clique no boto Contorno.
Note que abaixo a borda inserida ao
redor das palavras Texto.
5 Mas, alm de aplicar a borda ao redor
da seleo, voc pode coloc-la na parte
interna. Escolha outro estilo e cor de borda, se desejar e, em seguida, clique no
boto Interna.
Para deixar a sua planilha com aparncia de uma tabela, adicione bordas
personalizadas nela. Assim, sua planilha
ficar com uma aparncia melhor e as
informaes mais importantes ficaro
com um maior destaque.
046
6 Todas as bordas podem ser retiradas

ou inseridas, bastando apenas que voc
clique sobre ela dentro da caixa branca de
exemplo. Se voc quiser tirar a borda superior, por exemplo, basta clicar sobre ela
na caixa e ela sumir. Aps terminar, clique
em OK.
Criao de Grficos
Dica 050
Inserindo um grfico
com o assistente
Bem melhor do que apresentar uma
planilha com os dados da empresa em
uma reunio mostrar um grfico dessa
planilha. Cri-los no Excel muito simples,
pois o programa oferece o chamado Assistente de grfico, que guiar voc no
desenvolvimento passo a passo, mostrando todas os dados necessrios para sua
elaborao:
Pizza, voc ainda pode escolher subtipos,

dentre eles Pizza 3D. Clique sobre um deles e, depois, no boto Avanar.
4 Clique no boto ao lado da caixa Intervalo
de dados, para diminuir a tela. Em seguida,
selecione na planilha, as clulas necessrias.
Clique novamente no boto para voltar ao tamanho da tela. Observe que um pequeno
exemplo exibido. Clique em Avanar.
1 Acesse a planilha que contm os dados

a serem convertidos em um grfico. Clique
no menu Inserir>Grfico.
2 Agora voc deve escolher o tipo de grfico. Use o tipo Pizza ou Rosca se os
dados usados so nicos, ou seja, que
ocupam apenas uma linha ou coluna e
se voc deseja mostrar a relao de uma
parte com o conjunto. Por exemplo, a
porcentagem mensal de vendas durante
um ano. Caso voc deseje criar um grfico comparativo, use os tipos: Colunas,
Barras, Cone, Cilindro ou Pirmide.
3 Neste exemplo, ser criado um grfico
de Pizza, pois as informaes usadas compem apenas uma coluna. Ao clicar no tipo
5 Na guia Ttulo, voc pode digitar um ttulo

para aparecer na parte de cima do seu grfico. Na guia Legenda, possvel escolher
mostrar ou no a legenda do grfico e sua
posio. Se voc prefere no mostrar a caixa
de legenda, possvel mudar os rtulos dos
dados na guia Rtulos de Dados, onde cada
fatia da pizza rotulada com um nome de
srie, de categoria, o valor ou a porcentagem.
Clique em Avanar.
6 A ltima etapa define o local onde o novo grfico ser criado: como um objeto dentro da
planilha atual ou separado em uma nova
planilha. Se voc escolher como nova
planilha, digite um nome para a planilha e
clique em Concluir.
047
Criao de Grficos
Dica 051
Alterando o
tipo do grfico
Aps ter criado o grfico, voc pode
querer mudar o tipo escolhido para ele.
Por exemplo, se voc escolheu Colunas
simples e deseja mudar para Colunas
3D, no preciso criar outro grfico e
executar todos os passos novamente.
Basta modificar o grfico j criado.
1 Selecione a planilha que contm o grfico j criado. Suponha que voc tenha criado um grfico de Pizza e deseja mud-lo
para Pizza 3D. Para fazer isso, clique com
o boto direito do mouse no fundo do grfico, chamado de rea do grfico. Em
seguida, clique em Tipo de grfico...
2 A tela da primeira etapa de criao do

grfico aberta e voc pode escolher qualquer um dos tipos disponveis. Alm dos
tipos mais usados e conhecidos, ainda h
os tipos personalizados. Clique na guia
Tipos Personalizados.
3 Estes grficos possuem aspectos diferentes do padro, apresentando alguma
formatao personalizada, como fundos
gradientes, por exemplo. Selecione o tipo
desejado e clique em OK.
048
Criao de Grficos
Dica 052
Formatando o eixo
do grfico
tela voc pode escolher um estilo para a
linha, clicando em Personalizada. Ao
lado, escolha como as marcas de escala sero mostradas. Essas marcas so
pequenos traos que aparecem ao longo do eixo.
4 Clique na guia Fonte para mudar a aparncia do texto, nesta tela voc pode escolher uma fonte, cor, estilo ou tamanho
para as letras.
5 Clique em Ok para concluir.
Os eixos so linhas que envolvem o grfico e controlam as informaes da tabela. No esto presentes em grficos do
tipo Pizza ou Rosca. O eixo de categorias (x) horizontal e o eixo de valores (y)
o vertical. Os grficos tridimensionais
podem apresentar um terceiro eixo (z).
6 Selecione o eixo de valores (vertical) e

d dois cliques nele. Na tela de
formatao, clique na guia Nmero e
escolha um formato diferente para representar os valores. Se voc quer mudar o smbolo do Real para Dlar, por
exemplo, clique na categoria Moeda, na
lista, e depois escolha o smbolo do dlar na caixa Smbolo e clique em OK.
1 Para ocultar qualquer um dos eixos, basta clicar com o boto direito do mouse na
rea do grfico e, em seguida, clicar em
Opes de grfico.
2 Depois disso, clique na guia Eixos e
desmarque ou marque os eixos que deseja ocultar ou mostrar. Clique em OK para
confirmar a alterao.
3 Para formatar o eixo horizontal, d dois
cliques nele. Com a tela Formatar eixo
aberta, clique na guia Padres. Nesta
7 Por fim, acesse a ltima guia, chamada Alinhamento, caso queira inclinar o
texto ou deix-lo de p. Vale ressaltar
que essas opes so as mesmas da
caixa Formatar Clulas.
049
Criao de Grficos
Dica 053
Formatando a
legenda e o ttulo
O ttulo inserido no processo de criao

do grfico nada mais do que uma simples caixa de texto que pode ter o seu contedo alterado a qualquer momento e tambm formatado.
1 Caso voc no tenha colocado um ttulo, basta clicar com o boto direito no fundo do grfico e ir em Opes de grfico. Depois, acesse a guia Ttulos, digite
o ttulo do grfico e clique em OK. Aps
cri-lo, d dois cliques nele para abrir a
caixa Formatar ttulo do grfico.
2 Para escolher uma borda e uma cor de
fundo para a caixa de texto do ttulo, clique
na guia Padres. Escolha a borda, clicando
em Personalizada. Na caixa Estilo, mude
a linha para pontilhado ou tracejado, abaixo escolha a cor e a espessura. Ao lado,
050
na seo chamada rea, voc pode selecionar uma cor para aparecer no fundo
da caixa do ttulo.
3 Alm disso, voc tem a possibilidade
de escolher outro formato para a fonte,
usando a guia Fonte e mudar o alinhamento e inclinao do texto, usando a
guia Alinhamento. Clique em OK.
4 A legenda, que aparece por padro do
lado direito do grfico, tambm pode ser
formatada e da mesma maneira que voc
escolher uma fonte, cor de fundo e borda
para o ttulo, faa-o para a legenda. Ao
clicar duas vezes sobre a legenda e a tela
Formatar legenda aparecer, a nica guia
diferente a Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em
relao ao grfico.
Criao de Grficos
Dica 054
Mudando cores
e linhas
Todos os elementos que compem o
grfico podem ser formatados de alguma
maneira, seja para mudar a fonte, o fundo
ou a borda. Basta clicar duas vezes sobre algum item para que uma caixa de
formatao aparea.
1 Para formatar o fundo branco do grfico, chamado de rea do grfico, e escolher uma cor ou um efeito de preenchimento, clique no fundo do grfico para
selecion-lo. Certifique-se de que a rea
do grfico esteja selecionada, observando
a caixa de nome no canto da planilha.
4 Alm do efeito gradiente, voc pode

aplicar uma textura, acessando a guia
Textura, um preenchimento-padro
(como listrado ou pontilhado), usando a
guia Padro; ou ainda, escolher uma
imagem do computador, usando a guia
Figura. Aps escolher que tipo de preenchimento ter o grfico. Clique em OK.
5 Voc pode mudar a cor das colunas da
base ou das paredes, clicando duas vezes sobre o item desejado e procedendo
da mesma maneira que para aplicar efeitos de preenchimento.
2 Acesse o menu Formatar>rea do grfico

selecionada . N a g u i a
Padres, clique no boto Efeitos de preenchimento . N a j a n e l a
q u e s u r g i r, c l i q u e n a
guia Gradiente. O gradiente uma mistura
de duas ou mais cores.
Clique na opo Uma
cor e, na caixa Cor 1,
escolha a cor desejada.
Arraste o boto em dir e o d o Escuro o u
Claro . E m s e g u i d a ,
mude a direo do
sombreamento para
Horizontal , Vertical ,
etc. Visualize o exemplo ao lado.
3 Selecione Duas cores
para misturar duas cores
diferentes ou Predefinidas
para acessar um dos modelos de cores j prontos
do Office.
051
Criao de Grficos
Dica 055
Inserindo
diagramas
Alm dos grficos, voc pode ilustrar a sua
planilha com desenhos chamados de diagramas. Voc pode, por exemplo, mostrar
em uma reunio toda a estrutura hierrquica
de sua empresa, usando um organograma.
Voc pode escolher dentre os cinco modelos de diagramas e, para cri-los, no ser
necessrio fazer referncia a informaes,
pois eles no so baseados em dados.
5 Se voc est trabalhando com um

organograma, por exemplo, e quer adicionar mais formas para aumentar o seu
tamanho, basta selecionar uma das formas e clicar na sua borda com o boto
direito do mouse. Em seguida, escolha
o que voc quer adicionar: um subordinado, um colaborador ou um assistente.
1 Clique no menu Exibir>Barra de

Ferramentas>Desenho, caso essa barra
ainda no esteja visvel.
2 Em seguida, clique no boto Inserir
Diagrama ou Organograma. Assim,
surgir uma tela contendo os cinco tipos de diagramas e o organograma. Selecione um dos tipos e, em seguida,
clique em OK.
3 Assim que o diagrama for criado, voc j

poder format-lo. Para digitar textos, basta clicar dentro das caixas. Em seguida,
selecione o texto digitado para format-lo,
usando a barra de ferramentas de
formatao. Para mudar o tamanho do diagrama, clique em uma das alas e arraste.
4 Clique duas vezes sobre uma das partes do
diagrama para format-lo. Surgir a tela
Formatar Autoforma, na qual alm da Fonte voc pode mudar as cores e estilos para
linha e fundo. Clique na guia Cores e Linhas.
Na caixa Cor, escolha uma das cores, que vai
servir como preenchimento. Abaixo, voc pode
definir a porcentagem da transparncia da
forma; se voc quer que ela fique opaca, digite
0%. Na seo Linha, escolha uma cor,
tracejado, estilo e espessura para o contorno
da forma. Assim que concluir, clique em OK.
052
6 Mesmo que voc j tenha digitado textos ou alterado o formato do diagrama,

voc pode mud-lo para outro diagrama;
basta clicar no boto Alterar para na
barra de Diagrama e escolher outro tipo.
7 Para facilitar a formatao e criar um

efeito interessante nos diagramas, utilize a galeria de estilos presente na barra
de Diagrama. Selecione o diagrama e
clique no boto Autoformatao. Em
seguida, escolha o estilo mais apropriado e clique em Aplicar.
Criao de Grficos
Dica 056
Formatando
um grfico 3D
Quase todos os tipos de grficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a ateno que os grficos simples, pois os dados ficam mais claros de se distinguir dentro do conjunto.
Como esse um tipo especial de grfico,
ele tambm possui configuraes especiais. Para comear, acostume-se que o eixo
de valores de um grfico 3D representado pela letra Z (no grfico plano a letra
Y). Siga os seguintes passos para configurar um grfico 3D:
3 Voc tambm pode mudar a elevao

deste grfico. Para isso, use as setas da
parte superior da tela Exibio 3D ou digite
diretamente na caixa Elevao. Todas as
alteraes podem ser visualizadas no esboo do grfico, presente na tela apresentada abaixo.
1 Aps criar o grfico, alm de mudar as

cores de preenchimento e linhas, formatar
as fontes e os eixos, voc pode fazer alteraes que so exclusivas de grficos 3D.
Clique no fundo do grfico para aparecer o
menu, depois clique na opo Exibio 3D...
4 Alm disso, voc ainda pode rotacionar
o grfico usando a caixa rotao, para
digitar um valor, ou clicando sobre as
duas setas ao lado da caixa de rotao.
Aps concluir, clique em OK. Para
retornar s configuraes originais, basta clicar no boto Padro.
2 Para mudar a altura ou a perspectiva do

grfico, desmarque a opo Eixos em ngulo reto e utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva e tambm para poder digitar uma altura para o
grfico. Clique em Aplicar para ver o resultado na tela.
053
Impresso
Dica 057
Visualizando a planilha
antes da impresso
Aps finalizar o trabalho de criao e
formatao da planilha terminada, chegou a hora de imprimir o resultado.
No entanto, para que voc controle
exatamente como que a planilha ou grfico ser impresso, voc deve visualizlos antes da impresso.
pginas que tambm sero impressas,

atravs do boto Prxima, no canto
da barra. Ao clicar nela, o boto Anterior fica ativo para que voc volte para
a primeira pgina. Caso s tenha uma
pgina a ser impressa, o boto Prxima ficar desativado.
1 Certifique-se de que voc tem uma impressora instalada no sistema. Em seguida, abra a planilha que voc deseja
visualizar. Clique no menu Arquivo>
Visualizar Impresso. A tela da planilha
fechada e voc pode analisar o tamanho do
papel e como a informao ser impressa.
4 Voc tambm pode controlar o nmero

total de pginas e qual pgina est sendo
exibida na tela, lendo a mensagem mostrada pela barra de status, na parte inferior da tela.
2 Como o papel est sendo exibido por inteiro na tela, pode ser que as letras estejam pequenas e voc no consiga l-las. Sendo assim, clique no
boto Zoom
ou simplesmente clique
em qualquer
lugar da tela
para aumentar o zoom.
3 Pode ocorrer de a sua
planilha ser
muito extensa e, no
momento
de imprimir, p r e c i sar de mais
de uma pgina. Caso
isso ocorra,
voc pode
visualizar
as demais
054
5 Para voltar planilha de trabalho, clique

no boto Fechar. Se voc quer imprimir somente um grfico, basta selecion-lo antes de entrar na tela de Visualizar Impresso apresentada pelo Excel.
Impresso
Dica 058
Preparando a pgina
para impresso
3 Na caixa Tamanho do papel, voc

deve escolher o valor equivalente
ao tamanho do papel que voc usa
na impressora. O modelo A4 o
mais utilizado .
4 Voc ainda pode mudar a qualidade
da impresso em dpi (dots per inch).
Quanto maior for o valor escolhido,
melhor ser a qualidade da impresso.
Voc j viu como fazer para visualizar a
planilha antes da impresso, mas ainda
no sabe como controlar os dados no
papel para que a impresso saia da melhor maneira possvel. Primeiro, voc deve
analisar se os dados ficaro melhor na
folha em p ou deitada. Sabendo isso,
voc j pode melhorar a aparncia dos
dados na impresso.
5 Mas, se voc vai imprimir apenas

um rascunho e no quer gastar tinta
colorida, escolha a opo Preto e
branco , clicando n a g u i a Planilha .
Voc tambm pode escolher a opo
Qualidade rascunho, para diminuir
ainda mais a qualidade da impresso da planilha.
1 Acesse novamente a janela de

Visualizar Impresso, atravs do menu
Arquivo. Clique no boto Configurar,
presente na barra de ferramentas.
2 Na janela Configurar pgina, clique
na guia Pgina, escolha a orientao em
Retrato ou Paisagem, para imprimir na
folha em p ou deitada.
055
Impresso
Dica 059
Inserindo
cabealho e rodap
Se no seu dia-a-dia voc precisa imprimir
relatrios peridicos para arquiv-los e
consult-los no futuro, seria muito til se cada
pgina do relatrio fosse numerada e tivesse a data e horrio exatos do momento da
impresso. Fora isso, muito importante
imprimir no relatrio o nome do arquivo de
origem da informao, assim quem
consult-lo conseguir saber onde se encontra esse arquivo XLS. Para fazer tudo
isso, utilize um recurso do Office chamado
de Cabealho e Rodap. Um cabealho
um texto predefinido que deve aparecer
na parte superior de todas as folhas de impresso. O rodap tem a mesma finalidade, porm impresso na parte inferior.
1 Clique no menu Exibir>Cabealho e
rodap. Observe que a tela Configurar
pgina aberta e a guia Cabealho/
rodap est ativa.
2 H dois retngulos brancos vazios indicando que ainda no foi configurado nenhum cabealho ou rodap
para esta planilha. Clique na seta ao lado
da caixa Cabealho. Diversas sugestes
para cabealhos so apresentadas. Escolhendo o primeiro item da lista, por
exemplo, todas as folhas tero o texto
Pgina seguido pelo respectivo nmero de pgina. Essa numerao
controlada pelo prprio Excel.
3 Em vez de escolher algo da lista,
voc pode personalizar o cabealho. Para
isso, clique no boto Personalizar cabealho. A tela que surgiu possui trs
056
retngulos brancos que representam as trs

partes da folha: o lado esquerdo, o centro e
o lado direito. Basta escolher a caixa e digitar
o texto. Voc pode colocar o nome da empresa, por exemplo, na caixa da esquerda;
na caixa do centro a data e; na caixa da
direita, o horrio. No digite a data e horrio, voc deve usar os recursos do Excel,
para que os dados sejam sempre
atualizados. Para inserir a data, clique no
boto com o desenho de um calendrio e,
para inserir a hora, use o boto com um
relgio amarelo.
4 Alm disso, voc ainda pode formatar

o texto, selecionando-o e clicando no primeiro boto com a letra A como rtulo.
Ao terminar, clique em OK.
5 Ao retornar, observe que o primeiro retngulo exibe as informaes que voc configurou. O mesmo processo usado no cabealho se aplica ao rodap. Clique no boto
Personalizar rodap, insira o caminho e o
nome do arquivo no retngulo esquerdo.
Para isso, clique no sexto boto com o
desenho de uma pasta amarela. Na seo
da direita, coloque o nmero da pgina,
clicando no segundo boto. Clique em OK.
6 Para saber como
ficaria impresso no
papel o cabealho e
o rodap configurados, clique no
boto Visualizar
impresso.
Impresso
Dica 060
Alterando
as margens
Quando as informaes so impressas
em uma folha, sempre h um espao vazio entre a beirada do papel e o incio dos
dados. Esse espao que existe nos quatro lados da folha chamado de margem. possvel definir margens mais
largas ou mais estreitas dependendo de
sua necessidade. Tambm possvel
definir a margem do cabealho e do
rodap, ou seja, a que distncia do limite da folha eles devem aparecer.
1 Clique no menu Arquivo>Configurar
Pgina. Clique na guia Margens. Note que
existem seis caixas representando as margens esquerda, direita, superior, inferior, o cabealho e o rodap.
2 Clique dentro de uma das caixas para
ver o trao preto da margem no exemplo.
Altere as medidas das margens conforme
for necessrio. Para isso, use as setas
ou simplesmente digite o valor na caixa.
Se voc usar as setas para aumentar ou
diminuir, note que as medidas variam de
meio em meio, ento se voc precisar
de um valor mais especfico, o jeito ser
digitar mesmo.
3 Voc deve ter notado ao
visualizar a impresso que a
planilha sempre colocada
do lado esquerdo da folha e
na parte de cima. Fica muito mais apresentvel quando essa planilha est situada no centro da folha. Para
isso, use a seo Centralizar na pgina, na guia Margens. Nela, voc encontra
as opes Horizontal e Vertical. Para deixar a planilha no centro da
folha, selecione as duas opes.
057
Impresso
Dica 061
Definindo a rea
de impresso
Suponha que voc queira imprimir apenas uma parte da planilha e no ela inteira. Isso pode ocorrer, por exemplo, se
voc precisar imprimir somente os resultados finais. Neste caso voc deve definir
a regio exata da planilha a ser impressa.
Caso tenha sido apenas uma eventualidade e j no seja mais necessria essa definio, tambm possvel limp-la. Acompanhe passo a passo como voc deve proceder para isso:
2 Clique no menu Exibir>Normal para

voltar a exibio da planilha como estava antes.
3 Outra maneira de fazer isso selecionando as clulas que lhe interessam (no
modo de exibio Normal) e, em seguida, clicar no menu Arquivo>rea de
impresso>Definir rea de impresso.
Repare que ao redor das clulas
selecionadas apareceu um pontilhado.
1 Para visualizar as chamadas Quebras

de pginas diretamente na planilha e
com isso ter a viso exata das informaes que sero impressas e em que folha cada dado vai ficar, acesse o menu
Exibir>Quebra de pgina. O zoom da
planilha reduzido e agora o limite de cada
folha de impresso representado por
uma borda azul, e no centro, aparece a
numerao das pginas. Voc pode definir o seu prprio limite, clicando e arrastando as bordas. Assim, voc definir
as clulas exatas a serem impressas.
4 Visualize a impresso para ter

certeza de que somente as informaes da rea definida sero impressas.
Retorne tela do
Excel e, para eliminar a definio criada, clique no menu
Arquivo > rea de
impresso > Limpar rea de impresso.
058
Internet
Dica 062
Visualizando a planilha
em um browser
Um dos recursos mais interessantes do
Office a possibilidade de gerar pginas
Web automaticamente de seus aplicativos.
Isso auxilia muito o trabalho daqueles que
ainda no conhecem a linguagem HTML
para a gerao de pginas e permite aproveitar todas as vantagens das ferramentas usadas no Excel para a Internet. Dessa
forma, voc pode gerar um grfico no
Excel e exibi-lo na Web. Porm, antes
de fazer a publicao, interessante
ter uma idia de como a planilha seria mostrada em um browser. Siga
os procedimentos abaixo:
2 Repare que todas as planilhas so exibidas tambm e no somente a planilha

selecionada. Para provar o quanto a Web
est integrada no Excel, existe uma barra de ferramentas com botes de navegao tpicos de um navegador, e se voc
tem acesso Internet, possvel abrir
uma pgina de dentro da planilha.
1 Com a planilha aberta na tela, clique

no menu Arquivo>Visualizar pgina
da Web, para acessar o seu navegador-padro da Web.
3 Clique no menu Exibir>Barras de

Ferramentas>Web. A barra que apareceu possui os mesmos botes de um
browser: Voltar, Avanar, Parar, Atualizar, Pgina inicial, Pesquisar na
Web, ou seja, o funcionamento da
barra idntico ao de um navegador.
Se voc estiver com vrias pastas de
trabalho abertas, use o boto Ir para
navegar entre elas.
4 Voc pode digitar um endereo

de pgina da Web na caixa branca
e pressionar Enter logo aps. Assim, se voc tiver conectado
I n t e r n e t , o s e u b r o w s e r -p a d r o
ser chamado automaticamente.
059
Internet
Dica 063
Salvando como
pgina da Web
Depois de navegar pela sua planilha
usando o navegador-padro e de verificar que todas os dados foram exibidos
sem problemas, voc j pode publicar
a sua planilha no formato para Internet.
1 Selecione as clulas que devem fazer
parte da sua pgina da Internet. Caso voc
deseje que a pgina contenha mais de uma
planilha, no selecione nada.
2 Clique no menu Arquivo>Salvar como
pgina da Web.
3 A tela de Salvar como voc j conhece, somente algumas opes foram

acrescentadas. Observe que na caixa
Salvar como tipo, no lugar da extenso
XLS, esto as extenses HTM e HTML.
Esse o formato aceito pelos navegadores na Internet. Voc tem a opo de
criar a pgina contendo todas as
planilhas da sua pasta de trabalho ou
criar uma pgina contendo somente as
informaes das clulas que voc selecionou. Para isso, escolha entre os itens:
Pasta de trabalho inteira ou Seleo.
4 Clique na caixa Alterar, para definir um
ttulo para sua pgina. Esse texto deve aparecer na barra de ttulo do navegador Web.
Clique em Salvar para criar a pgina.
060
Internet
Dica 064
Criando hiperlinks
Um hiperlink ou simplesmente link
uma referncia a uma pgina ou a um
local dentro da mesma planilha. A sua
utilidade imensa, pois basta apenas
um clique sobre um texto ou imagem
para que algo seja acessado. Se voc
costuma navegar bastante na Internet,
deve saber o que isso significa. Aquelas
frases azuis e sublinhadas so links, pois
servem de ligao a alguma pgina.
o site da Microsoft, coloque a seguinte

dica de tela: Clique aqui para abrir a
pgina da Microsoft. Clique em OK.
1 Um link, dentro da planilha, representado da mesma maneira que no navegador: azul e sublinhado; e assim que a
seta do mouse passa sobre ele, vira uma
mozinha branca. Para criar o seu prprio link, digite um texto qualquer, por
exemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso,
selecione a clula e pressione Ctrl + K.
4 Crie agora um link para acessar uma

clula de uma planilha qualquer de sua
pasta de trabalho. Digite o texto:
ACESSAR PLANILHA, selecione a clula
e pressione Ctrl + K.
2 Na tela Inserir hiperlink, defina a pgina que voc vai vincular clula. Inicialmente, selecione a primeira opo: Pgina da Web ou arquivo existente. Ao
lado, voc pode escolher uma das pginas navegadas recentemente ou digitar
na caixa Endereo a pgina da Internet
desejada. Na parte superior, defina
uma dica de tela, que seria uma pequena mensagem a ser exibida quando o ponteiro do mouse parar sobre o
link. Por exemplo, se o link vai acessar
3 O texto da clula ficou azul e se voc

clicar nela agora, o site ser acessado. Para
selecionar uma clula que contenha link,
ou voc utiliza as setas de direo do teclado ou voc clica na clula, e mantm
o mouse pressionado por um tempo.
5 Agora, escolha a opo: Colocar neste

documento. Digite a referncia da clula e, na lista abaixo, escolha a planilha
a ser acessada. Neste exemplo, a
planilha INVESTIMENTOS foi escolhida
e a clula A1 ser o destino. Da mesma
forma que na pgina da Web, voc tambm pode colocar uma dica de tela para
este link. Depois desta operao, d um
clique em OK para finalizar.
6 Para retirar o link de uma clula,

basta selecion-la, pressionar Ctrl
+ K e clicar no boto Remover vnculo apresentado pelo Excel.
061
Internet
Dica 065
Importando tabelas da
Internet para uma planilha
A integrao do Excel com a Internet
est cada vez melhor. Nas ltimas verses
possvel capturar uma informao da
Rede e traz-la diretamente para a sua
planilha. Mais til ainda que essa tabela
retirada da Internet pode ser atualizada de
tempos em tempos, e voc ter sempre
acesso a dados atualizados.
1 Certifique-se de que voc est
acessando a Internet. Em seguida, clique
no menu Dados>Importar dados
externos>Nova consulta Web.
de cada tabela da pgina aparece uma seta

amarela. Selecione a(s) tabela(s) que voc
precisa e clique no boto Importar.
4 Na tela seguinte, indique o local a
ser colocado os dados; voc pode escolher uma clula da planilha atual ou
criar uma nova planilha. Clique no boto Propriedades. Selecione a opo
Salvar definio de consulta, se no
futuro voc quer que as informaes
da tabela sejam atualizadas. A opo
Ativar atualizao em segundo plano permite que voc continue trabalhando no momento da atualizao dos
dados. Caso voc queira
estipular um tempo para
que os dados sejam
atualizados com os da
Internet, selecione a opo Atualizar a cada... e
digite os minutos ao lado.
5 Voc pode programar a
atualizao para ocorrer
quando o arquivo for aberto. Para isso, selecione Atualizar dados em Abrir arquivo. Clique em OK.
2 Um pequeno browser ser aberto. Nele

voc pode navegar normalmente pelas pginas da Internet. No entanto, algumas opes de visualizao das pginas podem
ser mudadas. Para isso, clique no boto
Opes. Na tela que surgir, voc pode
escolher que tipo de formatao ser
exibido. D preferncia para Nenhuma.
Clique em OK.
3 Digite o endereo do site desejado na
caixa de endereo e clique no boto Ir. Em
seguida, a pgina exibida abaixo. Ao lado
062
Integrao do Excel com outros aplicativos

Dica 066
Vinculando
objetos
No toa que muitas ferramentas
do Excel tambm esto disponveis no
Word e demais aplicativos do pacote
Office. O objetivo compartilhar as informaes de um programa com o
outro, fazendo eles trabalharem em conjunto, aproveitando as vantagens que o
outro pode oferecer. Se, por exemplo,
voc deseja criar um documento e no
meio dele inserir uma tabela, crie a tabela no Excel e jogue-a no Word. Melhor ainda modificar as informaes
em um programa e no outro atualizar no
mesmo instante. Isso recebe o nome de
vnculo, pois a tabela que for colocada
no Word depender das informaes
que forem digitadas no Excel.
1 Para criar um vnculo, primeiro defina
qual ser o arquivo de origem e qual ser
o arquivo de destino. A origem contm
as informaes-base que podem ser
modificadas. O destino onde as informaes so mostradas e sempre
atualizadas, conforme a origem. No
exemplo citado, a origem seria o arquivo do Excel e o destino, o documento
do Word. Abra uma planilha que contenha a tabela a ser vinculada.
2 Acesse o aplicativo Microsoft Word atravs do menu Iniciar. Ao abrir o programa,
pressione Alt + Tab para retornar ao
Excel. Selecione o intervalo de clulas
que interessa e clique no boto Copiar
da barra de ferramentas.
4 Clique em Colar vnculo e depois no

primeiro item da lista Como:. Esta opo define para o Word que tipo de informao est sendo colada; no caso, est
vindo de uma planilha do Excel.
5 Clique em OK para vincular os arquivos. Agora, coloque as duas janelas lado

a lado (se voc estiver com os dois programas abertos, basta clicar com o boto direito na barra de tarefas e em Janelas lado a lado). Altere algo no Excel
e veja se a atualizao feita no Word.
3 Retorne ao Word, pressionando Alt +

Tab novamente. Clique no menu
Editar>Colar especial. Provavelmente
a indicao do intervalo de clulas que
foi copiado aparece na parte superior da
janela, como sendo a origem dos dados.
063

Dica 067
Incorporando
objetos
O processo para incorporar um objeto
no muito diferente da vinculao. Da
mesma maneira, voc deve definir qual
ser o arquivo de origem e o de destino.
A diferena que o objeto incorporado
no depende mais da sua origem, ou
seja, uma vez que o objeto foi colado,
ele no depende mais da origem e, conseqentemente, o destino no sofrer
atualizaes, caso a origem mude.
1 Faa o mesmo que no exerccio anterior: selecione o intervalo de clulas desejado dentro do Excel e copie.
2 Abra um novo documento no Word e
clique no menu Editar>Colar especial.
Selecione Colar e, em seguida, escolha a
opo Microsoft Excel Worksheet de
planilha do Microsoft Excel para indicar
para o Word que a informao proveniente do Excel. Clique em OK.
3 Aparentemente, o resultado foi o mesmo, mas altere algo no Excel para ver se
ele atualiza no Word. Como poder observar, incorporar um objeto inseri- lo efetivamente dentro do programa de destino.
064

Dica 068
Usando hiperlinks para

acessar outros programas
Voc j viu que o recurso hiperlink
capaz de acessar uma pgina da Internet
ou se deslocar para uma parte da planilha
em determinada clula. Agora, voc vai
aprender a acessar outros programas atravs de um link criado no Excel. Para abrir,
por exemplo, uma apresentao do
PowerPoint, proceda da seguinte forma:
1 Abra o arquivo que contm a planilha do
Excel. Dela, voc vai abrir um documento
do Word que se encontra na rea de trabalho. O nome desse arquivo Controle de
Vendas.doc.
2 Digite dentro de uma clula o nome do
documento. Selecione a clula e acesse o
menu Inserir>Hiperlink.
3 Na tela que surgir, escolha a opo:
Pgina da Web ou arquivo Existente.
Selecione Pastal atual ou Arquivos recentes para achar o documento. Se no
ach-lo, use o boto Procurar arquivo.
4 Ao encontr-lo, digite uma dica de tela

para o link, clicando no boto Dica de
tela... Clique em OK.
5 Assim, quando voc clicar sobre a
clula que contm o link, o documento
Controle de Vendas.doc ser aberto
juntamente com o programa Word.
065
Tabelas dinmicas
Dica 069
Construindo uma
tabela dinmica
As tabelas dinmicas, como o nome sugere, permitem a exibio dos dados de
uma tabela de forma bem eficiente e rpida. Ela usada para manipular informaes
muito extensas, seja do prprio Excel ou
de algum banco de dados externo.
1 Construa uma tabela, por exemplo, com
nome de vendedores, nmero de vendas,
regio e produtos. Clique no menu Dados> Relatrio de Tabela e Grficos Dinmicos. O Assistente de tabela dinmica o guiar por trs etapas para criar a
tabela. A primeira etapa consiste em mostrar onde esto
os dados a serem
analisados.
Voc pode escolher os dados de
uma planilha do
Excel ou de alguma fonte de dados
externa.
Abaixo, escolha o
que deve ser criado; no caso,
uma Tabela dinmica. Clique
em Avanar.
2 Na prxima etapa, mostre onde
esto os dados
para a construo da tabela,
digitando o endereo na caixa Intervalo
ou clicando
no
boto
com a marca
vermelha e
selecionan066
do o intervalo na planilha. Caso esteja

em outro arquivo, clique no boto Procurar. Clique no boto Avanar.
3 Na ltima etapa, clique no boto

Layout. As colunas da tabela aparecem
direita: vendedor, vendas, regio e produtos. Use o diagrama ao lado para criar o layout. Para isso, arraste vendedor
para o campo LINHA, regio para COLUNA, vendas para DADOS e produtos
para PGINA. Clique em OK.
4 Escolha a
clula de destino para a tabela dinmica. Se desejar, escolha a
opo Nova
planilha.
Clique em Concluir. A tabela dinmica
ser criada na clula indicada, listando os
vendedores cadastrados em coluna, as
regies em linha e os valores no centro,
que so a soma das vendas de cada vendedor por regio. Para escolher um produto especfico a ser exibido por vez,
clique na seta ao lado da caixa produtos
acima e escolha o desejado.
Tabelas dinmicas
Dica 070
Modificando uma
tabela dinmica
Aps criar a tabela dinmica e se acostumar com o seu funcionamento, voc
pode mudar a sua estrutura ou layout no
momento que achar necessrio. Observe
que uma barra de ferramentas chamada
Tabela dinmica surgiu assim que a tabela foi criada. ela que voc vai usar para
configurar a sua tabela dinmica.
1 D dois cliques no campo em que est
escrito Soma de vendas. Uma pequena
tela se abrir para que voc escolha outro clculo a ser feito com os valores,
caso queira. Escolha, por exemplo, mdia e clique em OK.
2 Voc pode reorganizar o layout de sua tabela, arrastando os
itens para fora
dela. Arraste a
caixa vendedor e a caixa
regio para fora da tabela. Assim, somente o total ser exibido. Localize a
janela Lista de campos da tabela dinmica. Caso ela no esteja na tela, clique
no ltimo boto da barra de ferramentas de Tabela dinmica. Note que os
itens em negrito
so os que esto
na tabela no momento. Clique
no item vendedor e arraste
para o local que
estavam as regies (em linha) e
arraste regio
para onde estavam os vendedores.
3 Para retornar ao
assistente de criao da tabela dinmica e mudar algumas configuraes
que voc achar
necessrio, clique
em qualquer local
da tabela. Clique
no boto Tabela dinmica da barra e,
em seguida, em
Assistente...,
voc pode mudar,
por exemplo, os
dados que esto
sendo
usados
para consultar.
Clique no boto
Voltar e selecione um novo intervalo. Ao
terminar, clique em Concluir.
4 Voc pode criar uma planilha para cada
produto e, com
isso, separar as
informaes. S
permitido fazer
isso se voc escolheu algum
item para o campo
PGINA.
Clique em algum
lugar da tabela e,
em seguida, na
opo Tabela dinmica da barra.
Depois, clique
em Mostrar pginas... Selecione o nico item da
lista (no caso,
produtos) e clique em OK.
067
Tabelas dinmicas
Dica 071
Construindo um
grfico dinmico
Da mesma maneira que voc criou uma
tabela que acessa dinamicamente os dados de outra planilha, voc tambm pode
criar um grfico dinmico que acessa os
mesmos dados. Este grfico pode ser
formatado como qualquer outro grfico.
1 Clique em qualquer lugar da sua tabela
dinmica. Selecione o boto Tabela dinmica e depois Grfico dinmico. Automaticamente um grfico ser gerado em uma
nova planilha e voc poder modific-lo
quando quiser.
2 Clique no boto
Assistente
de
grfico que est
na barra de ferramentas de Tabela
dinmica. Assim
voc pode escolher outro tipo de
grfico ou configurar algumas opes. Escolha o
tipo Colunas 3D e
avance.
3 Na prxima etapa, digite um ttulo
para o grfico e
para os eixos; se
desejar.
Mude
tambm as opes de legenda ou linhas
de grade e clique em Avanar. Escolha
uma nova planilha para colocar o grfico
modificado e clique em Concluir.
4 Modifique o seu grfico dinmico usando os botes de produtos, regio e vendedores. Escolha, por exemplo, apenas um
dos vendedores da lista. Clique no boto
vendedores e selecione somente um.
068
5 Voc tambm pode clicar duas vezes no

boto de Mdia das vendas e mudar o
clculo usado para os dados do grfico.
Tabelas dinmicas
Dica 072
Outras opes
de configurao
Alm dos recursos j citados para configurar a sua tabela dinmica, existem alguns que podem tornar ainda mais objetivos os dados mostrados na planilha.
possvel tambm formatar essa tabela,
como em qualquer outra, e personalizar
mais o clculo feito com as vendas.
escrito James. Em seguida, clique em Tabela dinmica > Agrupar e mostrar detalhes > Mostrar detalhes. Escolha o
item Produtos na tela que surgir e clique
em OK. Para tirar esse detalhe, clique no
boto Ocultar detalhe.
1 Para aplicar uma formatao tabela dinmica, a maneira mais rpida clicando
no boto Tabela dinmica e, em seguida,
em Formatar relatrio. Escolha um dos modelos de autoformatao e clique em OK.
2 As informaes da tabela dinmica

no podem ser removidas ou modificadas, como voc j deve ter notado. Para
alterar os dados da tabela, voc deve
faz-lo na planilha de origem dos dados.
Aps isso, retorne planilha da tabela
dinmica. Para que as novas informaes cadastradas tenham efeito na tabela dinmica, clique no boto Tabela
dinmica e depois em Atualizar dados.
4 Para classificar a ordem em que os

vendedores aparecem e deixar o que vendeu no topo da lista, clique na caixa
vendedor. Clique em Tabela dinmica>
Classificar e 10 primeiros. Selecione
Decrescente, no lado esquerdo, e Soma
de vendas na caixa. Deixe a AutoApresentao dos 10 primeiros desativada.
Clique em OK.
3 Use o recurso Mostrar detalhes para

exibir os dados originais de um item. Por
exemplo, voc pode mostrar as vendas por
produto do vendedor James ao invs da
mdia. Para isso, clique na clula onde est
069
Aspectos avanados
Dica 073
Procurando arquivos do
computador no Excel
O novo painel de tarefas do Office, que
pode ser acessado facilmente pelo menu
Exibir, possui recursos que ficam disponveis para todos os aplicativos do pacote. Voc pode, por exemplo, procurar por
pastas de trabalho que est em seu computador sem precisar sair do programa.
1 Assim que voc abrir o painel de tarefas, v em Pesquisar, usando a seta preta ao lado do boto X de fechar.
2 Na caixa Texto de pesquisa, digite o
nome ou parte do nome do arquivo a ser
procurado. Na seo Outras opes de
pesquisa:, selecione o local a pesquisar.
Para isso, clique na caixa Pesquisar em:.
Voc pode escolher Todos os locais ou
clicar em Meu Computador para definir
apenas uma unidade de busca.
3 Em seguida, informe o tipo de arquivo:
Arquivos do Word, Arquivos do Excel, Arquivos do PowerPoint, etc. Para que retornem
os tipos de arquivos, clique na opo Tudo.
4 Para realizar
a pesquisa bsica, clique no
boto Pesquisar. Os resultados so mostrados em uma
lista onde voc pode clicar
no arquivo desejado para
acess-lo.
Para fazer outra pesquisa,
basta clicar
na opo Modificar.
070
5 Faa uma pesquisa mais aprimorada,

clicando no link Pesquisa avanada. Selecione na caixa Propriedade alguma das
informaes do arquivo a ser pesquisado,
como Tamanho, por exemplo. Escolha a
condio de busca, como maior que e,
na caixa valor, digite o tamanho limite.
Clique em Adicionar para incluir o critrio na lista. Voc pode criar outros critrios de busca, como por exemplo: pela
data da ltima modificao. Escolha
como condio esta semana e clique no
boto Adicionar novamente.
6 Como foram inseridas duas condies
para busca, voc pode escolher entre verificar se a pesquisa satisfaz as duas (opo E) ou uma das duas (opo OU). Aps
configurar tudo, selecione abaixo o tipo do
arquivo e o local a ser procurado e depois clique no boto Pesquisar.
Aspectos avanados
Dica 074
Distribuindo
texto em colunas
Graas integrao do Excel com outros aplicativos do Office, voc pode copiar as informaes de um documento,
col-las numa planilha e, se desejar, at
vincul-las. No entanto, pode se tornar trabalhoso copiar cada texto ou valor do
documento dentro de uma clula do Excel,
principalmente se forem muitas informaes. Por isso, h uma maneira rpida para
transferir cada texto e valor para a sua respectiva clula. Veja como:
1 Separe as informaes do seu documento
com algum sinal (ponto-e-vrgula, trao,
etc.) ou com tabulao ou mesmo com espaos. Selecione o texto e acesse o Excel.
2 Clique na clula desejada e pressione
Ctrl + V. Selecione as clulas com texto.
4 Na tela seguinte, selecione qual o

delimitador do texto, por exemplo, o sinal da vrgula, e clique em Avanar.
5 Voc pode atribuir um formato para

cada uma das colunas que sero criadas ou at mesmo ignorar uma das colunas que seja desnecessria. Selecione a coluna e escolha acima o formato,
por exemplo, Data. Caso contrrio, deixe todas como Geral. Defina qual ser a
clula de destino (em geral a mesma de
origem) e clique no boto Concluir.
3 Clique no menu Dados>Texto para

colunas... Na tela do Assistente para
converso, escolha a opo Delimitado e clique em Avanar.
071
Aspectos avanados
Dica 075
Vinculando
planilhas
Imagine se voc estiver trabalhando
com duas planilhas diferentes onde alguns
dos dados que esto em uma se repetem
na outra. Qualquer alterao que ocorrer
em uma, voc tem de mudar manualmente na segunda. Isso, alm de trabalhoso pode gerar diversos erros de
digitao. Saiba como corrigir isso:
1 Para que os dados de uma planilha estejam ligados ou vinculados com os dados
da outra, clique na planilha de origem. Selecione o intervalo de clulas a ser vinculado; voc pode fazer isso, por exemplo, com os nomes dos seus clientes,
que devem aparecer em duas planilhas.
2 Clique na segunda planilha, que precisa das informaes dos clientes tambm. Em vez de simplesmente colar,
clique no menu Editar>Colar especial...
3 Clique no boto Colar Vnculo. Clique em
uma das clulas que foi colada e observe
que o contedo
dela algo como: CADASTRO DE CLIENTES!A4. Isso
quer dizer que
o valor dessa
clula igual
ao da clula A4
da planilha CADASTRO DE CLIENTES.
4 Faa um teste com os valores das clulas e clique na primeira planilha. Altere um dos nomes de cliente e volte para
a segunda planilha para ver a alterao.
072
Aspectos avanados
Dica 076
Personalizando a barra
de ferramentas
A barra de ferramentas oferece os recursos presentes nos menus de maneira
mais fcil e rpida. Conforme a sua necessidade, voc pode exibir ou ocultar as
barras da tela. Melhor que isso que voc
pode escolher qual boto da barra vai ser
exibido ou no. Para fazer isso:
1 Clique no menu
Exibir>Barras de
ferramentas>Personalizar. Clique na
guia Barras de ferramentas para escolher uma das barras
do Excel. Os itens selecionados indicam
que a barra j est visvel na tela.
3 Clique no comando desejado e arraste

para a tela do Excel. Observe que ao arrastar, o item fica com um contorno preto. Para tirar qualquer boto da tela, basta fazer o contrrio, ou seja, arrast-lo
para a janela Personalizar.
4 Clique na guia Opes.
Nesta tela, voc pode definir que as barras Padro
e Formatao sero mostradas em apenas uma linha, escolher cones grandes para representar os
botes ou ainda escolher
mostrar ou no as dicas
de tela na barra de ferramentas. Ao finalizar, clique em Fechar.
2 Clique na guia Comandos. Nela voc

tem acesso a todas as tarefas do programa. Basta selecionar a desejada na lista de categorias a desejada. Algumas
coincidem com a barra de menu. Ao
clicar na categoria, sero exibidos ao
lado os comandos pertencente a ela.
073
Aspectos avanados
Dica 077
Construindo uma nova

barra de ferramentas
Alm de exibir, ocultar ou modificar as
barras de ferramentas que j existem no
Excel, voc tem a possibilidade de criar a
sua prpria barra com botes personalizados. Isso facilita se voc precisa sempre
usar um boto de uma barra e outro boto
de outra; junte todos em uma barra s.
3 Observe que um novo item foi adicionado lista e uma pequena barra vazia
foi apresentada. Ela possui os mesmos
elementos de uma barra do Excel. Porm, ainda no possui nenhum comando. Clique na guia Comandos. Selecione os botes que voc deseja colocar na
barra e arraste-os para ela.
1 Clique com o boto direito sobre

qualquer barra ou
menu do programa.
Clique na opo
Personalizar. Se
desejar, use o menu
Exibir>Barras de
Ferramentas>Personalizar.
2 Na tela Personalizar, clique na guia
Barras de ferramentas. Depois
disso, clique no boto Nova... Digite
um nome qualquer
para a sua nova barra e clique em Ok.
074
4 Ao soltar o
boto na sua
barra, aproveite enquanto
ele ainda est
selecionado e
clique no boto Modificar
Seleo para
modificar a
maneira que
este boto ser exibido.
Assim voc
poder, por
exemplo, exibir somente
texto ou imagem e texto
no boto.
Aspectos avanados
Dica 078
Ferramenta Solver
Esta ferramenta muito usada para
fazer projees futuras de valores baseados em hipteses. Suponha que voc
deseja chegar a um determinado lucro,
e para isso, existem diversos valores vinculados a ele, como o desconto de despesas, comisso de vendedores, etc., e
voc quer saber o que acontece com
todos esses valores, para que o lucro
suba para R$ 17.000, por exemplo.
1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes frmulas: na clula C2, digite:
=B2*$C$1. Arraste essa frmula para as
duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma
na clula B5 e C5 para os valores de
cima, e crie essa formula para obter o
lucro: =B5C9+C7C5.
2 Clique no menu Ferramentas> Suplementos. Selecione a opo

Solver e OK.
3 Aps fazer
isso, clique novamente no
menu Ferramentas, mas
agora clique na
opo Solver...
4 Na tela Parmetros do Solver que

apareceu, defina a
clula de destino
para C10. Abaixo,
escolha Valor de:
para definir um valor exato de modificao da clula.
Digite 17000. Na
caixa Clulas variveis defina quais clulas da planilha
podero sofrer alteraes para que o lucro seja atingido. Clique no boto com a
marca vermelha que se est dentro da
caixa Clulas variveis. Selecione a clula C1 e, segurando a tecla Ctrl, selecione o intervalo B2:B4 e as clulas C7 e
C9. Clique no mesmo boto.
5 Adicione restries s mudanas que
o Solver vai fazer na planilha. Por exemplo, no ser permitida, comisso de vendedor negativa. Clique no boto Adicionar. A primeira caixa serve para voc
escolher qual a clula que ser aplicada
a restrio, no caso, selecione o intervalo de C2 at C4. Ao lado, escolha o sinal
de maior e igual. E, na ltima caixa, digite
0. Assim, voc fora o Excel a sempre
permanecer com valores positivos ou
nulos nestas clulas. Clique em OK.
Clique no boto Resolver.
6 Na janela Resultados do Solver, voc
pode escolher aceitar a soluo proposta
(observe os valores na planilha). Para
isso, selecione Manter soluo do Solver, ou recusar, clicando em Restaurar
valores originais. Escolha resposta e
clique em OK. Uma nova planilha chamada Relatrio de respostas 1 ser criada. Use-a para fazer as suas anlises.
075
Aspectos avanados
Dica 079
Protegendo
a planilha
Se a planilha que voc acabou de criar
vai ser acessada por vrias pessoas e algumas informaes no podem sofrer alteraes, como as que possuem frmulas e funes, voc precisa proteg-la de
alguma forma. Voc pode simplesmente bloquear a edio das clulas (neste
caso,
qualquer
pessoa
pode
desbloquear) ou bloquear colocando
uma senha para acesso. Proceda assim:
1 Selecione todas as clulas da planilha,
pressionando Ctrl + T. Clique no menu
Formatar>Clulas. Selecione a guia Proteo. Nela existem duas opes: Travada e Oculta. Desmarque as duas opes
e clique em OK.
2 Agora selecione o intervalo de clulas a
ser bloqueado. Pressione Ctrl + 1. Clique
na guia Proteo. Escolha Oculta para
que ningum possa alterar este intervalo
e para que o contedo da clula no seja
exibido na barra de frmulas. Isso pode
ser muito interessante para ningum copiar uma funo que voc criou.Selecione
as duas opes e clique em OK.
3 Apesar de ter selecionado as opes,

a clula ainda no est bloqueada. Clique
em Ferramentas>Proteger>Proteger
planilha. Na tela Proteger planilha selecione a primeira opo: Proteger a
planilha e o contedo das clulas. Abaixo, digite uma senha que ser exigida no
momento de desproteg-la.
4 Na lista maior, selecione
as funes a
que os usurios tero acesso, ou seja,
que podero
fazer sem precisar desbloquear a planilha. Clique em
OK e se voc
digitou uma senha, uma nova tela ser
aberta para a sua confirmao. Tome cuidado com a senha que digitar, observe se
o Caps Lock est ligado, pois o programa faz distino entre caixa-alta e baixa.
5 Para desbloquear a planilha, clique no
menu Ferramentas>Proteger> Desproteger planilha.
076
Aspectos avanados
Dica 080
Outras opes
de proteo
Ao proteger a planilha, todas as suas
clulas ficam bloqueadas. Porm, a prpria planilha que contm essas clulas
pode sofrer alteraes, como ser excluda ou copiada. Para evitar que isso ocorra, voc deve proteger toda a pasta de trabalho. Alm disso, ao proteger a planilha,
voc pode querer deixar um intervalo de
clulas livre para alterao do usurio.
Acompanhe:
1 Para proteger toda a pasta de trabalho,
clique no menu Ferramentas>Proteger>
Proteger pasta de trabalho... Na tela que
surgir, selecione Estrutura para impedir
que os usurios modifiquem as planilhas,
excluindo-as, movendo ou renomeando e
que novas planilhas no sejam inseridas.
Escolha Janelas para que os usurios no
possam mudar as janelas da pasta,
redimensionando-as, por exemplo.
2 Digite uma senha para essa proteo

de pasta. Ela opcional, mas se voc
for cadastr-la, preste ateno se a tecla Caps Lock est acesa, porque senhas com letras maisculas so diferenciadas. Clique em OK. Uma pequena
janela aparecer para a confirmao da
senha, redigite a senha e clique em OK.
3 Para permitir que algumas clulas sejam alteradas pelos usurios, clique no
menu Ferramentas>Proteger>Permitir
que os usurios editem intervalos.
Clique no boto Novo... Digite um ttulo
para o intervalo, clique na caixa Referncia a clulas para digitar o intervalo. Se
quiser, clique no boto com marca vermelha para selecion-lo. Clique em OK e
no boto Proteger planilha.
4 Voc pode eliminar ou modificar os

intervalos cadastrados. Para isso,
retorne tela Permitir que os usurios
editem intervalos. Selecione um intervalo e clique no boto Modificar. Voc
pode digitar outro nome, selecionar um
novo intervalo ou configurar uma senha
para o intervalo. Clique em OK para voltar. Para eliminar um dos intervalos da
lista, selecione-o e clique em Excluir.
077
Aspectos avanados
Dica 081
Formatao
condicional
Seria interessante que uma clula mudasse de cor conforme o seu contedo,
no mesmo? Em uma planilha de controle de notas escolares, por exemplo,
quando o status do aluno for verificado, a
clula pode ficar com letras vermelhas se
o aluno for reprovado, letra verde se o
status for recuperao, e letras azuis, se
ele for aprovado. Isso chamado de
formatao condicional.
1 Selecione a clula que deve sofrer a
formatao condicional. Crie, por exemplo,
uma frmula para verificar o status do aluno: se for maior que 7 est aprovado, se
for menor que 5 est reprovado, caso
contrrio, o status ser recuperao. Para
cri-la, use a funo SE (veja dica 25).
Clique no menu Formatar>Formatao
condicional.
2 Na primeira caixa, escolha se uma

frmula ou valor ser analisado. Neste
caso, selecione: O valor da clula :.
Na prxima caixa escolha a condio
para o valor: maior, menor, igual, etc.
Escolha a opo igual a. Na caixa seguinte, digite o valor a ser verificado ou,
se o valor estiver em alguma clula da
planilha, clique no boto e selecione a
clula. Neste caso, digite: APROVADO.
3 Clique no boto Formatar. Selecione a
guia Fonte. Escolha o estilo Negrito e a cor
azul. Clique na guia Borda, escolha a cor
azul e clique no boto Contorno. Clique na
guia Padres e escolha a cor de fundo para
a clula como azul claro. Clique em OK.
078
4 Clique no boto Adicionar... e proceda

da mesma forma da primeira condio,
mude apenas o texto para RECUPERAO e as cores de formatao para verde, em vez de azul.
5 Clique no boto Adicionar... para fazer
a ltima condio. Proceda da mesma forma que na condio anterior, mude apenas o texto para REPROVADO e as cores
de formatao para vermelhas.
Aspectos avanados
Dica 082
Rastreando
erros na planilha
Ao construir planilhas, muitas coisas
podem passar despercebidas, pois voc
pode, por exemplo, criar uma frmula incorretamente e gerar um resultado inconsistente. Mas saiba que dividir um nmero por zero ou fazer uma referncia circular so erros diagnosticados pelo Excel:
1 Provoque um erro: clique na clula A1
e digite =B4. Agora, clique na clula B4
e digite =A1. Ao pressionar Enter, uma
mensagem de erro ser exibida. O erro
diagnosticado recebe o nome de referncia circular e, em muitas ocasies,
voc pode correr o risco de gerar este
erro ao criar frmulas. Mesmo sabendo
do erro, pressione OK.
2 Uma barra chamada Referncia circular aparecer e as duas clulas com

as frmulas estaro unidas com uma
seta azul. A primeira caixa desta barra
mostra a referncia das duas clulas
com erro. Use o boto Rastrear Dependentes e Rastrear Precedentes para verificar as referncias de erro da clula
selecionada com as demais. O ltimo
boto remove as setas azuis.
voc pode criar um comentrio na clula

selecionada ou avaliar a frmula da clula.
Digite em uma clula qualquer: =SEA2(.
Isso vai retornar um erro para o Excel do
tipo #NOME?.
4 Usando a barra de Auditoria de frmulas, clique no primeiro boto chamado Verificao de erros. Nesta tela, voc
pode obter ajuda sobre o erro, mostrar
etapas de clculo ou ignorar o erro. Clique
no boto Opes. Defina se a verificao de erros deve ficar sempre ativada
ou no, clicando na primeira opo. A cor
do indicador de erro pode ser alterada
usando a caixa abaixo. Nas opes seguintes selecione tudo o que voc quer
que o Excel trate como um erro: textos
que possuam datas com anos de 2 dgitos, clulas que possuam um valor como
se fosse um texto, dentre outras. O ideal
que todas essas opes estejam
selecionadas. Ao terminar, clique em OK.
3 Outra maneira de controlar os erros

usando a barra Auditoria de frmulas, que
pode ser acessada pelo menu Exibir>
Barras de ferramentas>Auditoria de frmulas. Alm dos botes de rastreamento,
079
Aspectos avanados
Dica 083
Definindo regras
de validao
Muitos usurios, ao cadastrar as informaes na planilha que voc criou, podem estar desatentos e digitar um dado
errado, como um salrio negativo ou
idade igual a zero. Para evitar que isso
ocorra, adicione regras s clulas que
precisam ser controladas:
2 Clique na guia Mensagem de entrada,

selecione a opo Mostrar mensagem de
entrada ao selecionar clula, se voc quer
que o Excel envie uma mensagem para o
usurio. Ative esta opo, digite abaixo o ttulo da mensagem na caixa Ttulo e na caixa
Mensagem de entrada, a mensagem em si.
1 Selecione o intervalo de clulas para os

quais voc precisa definir uma regra de validao, por exemplo, idade do cliente.
Clique no menu Dados>Validao... Na
tela Validao de dados, defina os critrios para a verificao: na caixa Permitir,
escolha que tipo de dado o usurio deve
digitar. Neste caso, escolha Nmero Inteiro. Na prxima caixa, escolha o critrio: maior do que e na caixa Mnimo que
apareceu, digite o valor 14.
3 Clique na guia Alerta de erro para
definir a mensagem que o usurio vai
receber, caso o critrio estabelecido seja
violado. Selecione a primeira caixa da
tela, escolha o estilo do desenho da mensagem. Digite o ttulo e a mensagem de
erro. Ao final, clique em OK.
4 Para tirar a validao de uma clula,

basta voltar tela de validao e clicar
no boto Limpar tudo.
080
Aspectos avanados
Dica 084
Nomeando
intervalos de clulas
No momento de elaborar uma frmula
ou mesmo depois, para alter-la, voc estar sempre se deparando com intervalos
e mais intervalos de clulas. Se na sua
planilha voc faz referncia diversas vezes para o mesmo intervalo de clulas,
muito mais fcil dar um nome para ele e
us-lo nas frmulas.
1 Clique em alguma clula. Observe que
ao lado da barra de frmulas se encontra a caixa de nome, e que a funo dela
mostrar o nome da clula ou intervalo
ativo. Selecione o intervalo de clulas
ao qual voc deseja atribuir um nome.
2 Acesse o menu Inserir>Nome>Definir... Digite na primeira caixa o nome desejado para o intervalo. Se necessrio,
clique no boto com a marca vermelha
para selecionar o intervalo. Clique em

Adicionar e depois em OK.
3 Em vez de digitar o nome para o intervalo, voc pode selecionar uma coluna
de dados j com o nome na parte superior. Dessa forma, o nome atribudo para
o intervalo ser o prprio ttulo da coluna. Selecione a coluna e clique no menu
Inserir>Nome>Criar... Selecione a opo Linha superior e clique em OK.
4 Para eliminar algum nome de intervalo, retorne tela de definio. Depois

disso, clique sobre o nome e pressione
o boto Excluir. Caso deseje incluir um
nome, bastar repetir o procedimento
descrito.
081
Aspectos avanados
Dica 085
Criando cenrios
Fazer previses financeiras uma tarefa muito praticada pelas pessoas. Para ajudar a calcular os gastos baseados em hipteses de valores, voc pode criar os
chamados cenrios em uma planilha. O
que um cenrio faz guardar informaes
de valores para que voc possa analisar
melhor sua situao financeira.
3 Para ver lado a lado a situao atual e

as projees futuras em uma planilha,
clique no boto Resumir... Na tela seguinte, mostre a clula com a frmula
que foi afetada pelo cenrio, no caso B3.
Escolha a opo Resumo do cenrio e
clique em OK.
1 Crie a planilha apresentada abaixo. E,

logo aps, selecione as clulas B1 e B2.
2 Clique em Ferramentas>Cenrios.
Clique em Adicionar... Digite um nome
para o novo cenrio, algo como Previso e clique em OK. Agora hora de
digitar as suas previses, por exemplo:
Se a receita valesse 24780 e as despesas fossem 7410, quanto eu teria de
saldo? Para responder a essa pergunta, digite os valores abaixo e clique em
OK. Presione o boto Mostrar.
082
4 Voc ainda pode mesclar cenrios de

outras planilhas com os cenrios desta.
Para isso, basta retornar tela de cenrios e clicar no boto Mesclar. Selecione a planilha desejada e o seu cenrio
ser adicionado lista. Para excluir um
cenrio, selecione-o e clique em Excluir.
Macros e programao
Dica 101
Criando uma funo para

saber o tipo de um tringulo
Voc vai aprender a criar uma funo
que pede trs parmetros: os trs lados
de um tringulo e retorna o tipo de tringulo. Ela deve retornar eqiltero se os
trs lados forem iguais, issceles se dois
deles coincidirem e escaleno se nenhum
dos trs lados tiver o mesmo valor.
2 Altere o cdigo gerado para que fique

igual ao da imagem abaixo:
1 Na mesma planilha da dica anterior,

acesse o Editor do Visual Basic novamente, atravs do menu Ferramentas>Macro... Na tela do editor, d dois cliques
sobre o cone do Mdulo1 ao lado. Em
seguida, clique no menu Inserir>Procedimento. D o nome de Tringulo para ela,
selecione a opo: Funo e Pblico.
Clique em OK.
3 Esta funo recebe trs informaes

(parmetros) da planilha: lado1, lado2 e
lado3. Nenhum clculo feito dentro dela,
apenas uma verificao (If) dos valores
recebidos. O primeiro teste para saber
se todos so iguais. Foi usado o operador
lgico And, pois as duas condies obrigatoriamente precisam ser verdadeiras;
se forem iguais, a funo retorna a mensagem Eqiltero.
4 O segundo teste usado para saber se
quaisquer dois lados do tringulo so iguais.
Como, neste caso, as trs condies no
precisam ser verdadeiras, foi usado o operador Or. O ltimo teste o CASO CONTRRIO, quer dizer, se nenhum dos trs
lados tiver o mesmo valor, ento o tringulo
ser Escaleno.
5 Retorne planilha fechando a tela do
editor. Clique no boto Inserir funo.
Escolha a categoria Definida pelo usurio e selecione a funo Tringulo. Clique
em OK e, na prxima tela digite valores
para os trs lados do tringulo.
096
96
Aspectos avanados
Dica 086
Usando o recurso
Atingir Meta
O recurso Atingir Meta, como o nome
sugere, ajuda a analisar uma situao para
chegar a algum fim. Imagine que uma
empresa tem um lucro de R$ 10.000 por
ms, mas gostaria de ter R$ 11.000. Quanto ser que essa empresa deve vender a
mais para ter esse lucro ou quanto a
menos de despesas deve ter?
1 Digite a seguinte planilha e crie as seguintes frmulas: na clula C2, digite:
=B2*$C$1. Arraste essa frmula para as
duas linhas de baixo. Crie uma auto-soma
na clula B5 e C5 para os valores de
cima e crie essa frmula para obter o
lucro: =B5-C9+C7-C5.
plo, ou da comisso dos vendedores. Selecione a clula C1 e clique em OK.
4 Ao clicar em OK, os valores da planilha

so modificados at que o lucro fique
igual a 11.000, ou seja, para atingir esse
lucro, a comisso dos vendedores deve
ser alterada de 15% para 7%.
2 Para fazer as projees agora, ou seja,

determinar o que deve ser feito para chegar ao lucro de R$ 11.000, clique no menu
Ferramentas>Atingir meta. Na tela Atingir meta, clique na caixa Definir clula,
que serve para determinar qual a clula na qual o seu objetivo se concentra,
no caso a clula do lucro, pois o lucro
que voc quer aumentar. Selecione a clula C10.
3 Na prxima caixa, digite o valor visado,
neste exemplo 11.000. Em seguida, na
caixa Alternando clula, defina qual das
clulas vai sofrer a alterao. Voc pode
escolher a clula dos gastos, por exem083
Aspectos avanados
Dica 087
Alterando um grfico com

a ferramenta Atingir Meta
J que as informaes cadastradas na
planilha podem sofrer alteraes e, com
isso, ajudar na anlise de hipteses, porque no melhorar ainda mais o estudo e
gerar um grfico desses dados? Assim,
torna-se mais claro o efeito de cada modificao de metas.
ou use o boto ao lado da caixa para

selecionar a clula. Pressione Tab e
digite 17500 na caixa Para valor. Por
fim, defina na caixa Alternando clula a clula B3. Dessa forma, voc est
configurando a tabela para atingir o
lucro de 17500, afetando a quantidade de lpis vendidos. Clique em OK.
1 Usando a mesma planilha da dica anterior, acrescente apenas duas colunas: a de

quantidade de material e a de preo unitrio. Na clula que continha os valores de
venda, coloque uma frmula para multiplicar a quantidade pelo preo. Em seguida,
selecione a coluna de nomes dos produtos e dos totais de vendas.
2 Clique no boto Assistente de grfico
para gerar um grfico de Pizza 3D dessas informaes. Coloque como rtulo,
o valor e o nome da categoria e posicione
o grfico como um objeto nesta planilha
mesmo (em caso de dvidas, veja a dica
50 sobre criao de grficos).
3 Aps a criao, acesse a ferramenta Atingir meta no menu Ferramentas. Na caixa Definir clula, digite E10
084
4 Observe a alterao efetuada na

planilha, no grfico e na mensagem.
Clique em OK para aceitar ou em Cancelar para retornar s informaes originais.
Aspectos avanados
Dica 088
Personalizando
o Excel
O ambiente em que voc trabalha precisa ser muito agradvel. Com o Excel no
diferente, por isso aprenda agora a configurar o programa da maneira que voc
achar melhor para que ele fique com a sua
cara. Basta seguir os passos:
1 Clique no menu Ferramentas>Opes.
A tela que surgir possui diversas guias.
Comece pela guia Exibir. Nela voc pode
mostrar ou no a barra de frmulas, a barra de status ou as janelas das pastas de
trabalho na barra de tarefas. Alm disso,
voc pode ocultar as linhas de grade da
planilha, tirando a seleo do item: Linhas
de grade. Caso queira exibi-las, pode mudar a sua cor, usando a caixa Cor das linhas de grade. Mostre ou oculte as barras
de rolagem vertical ou horizontal e as guias das planilhas.
2 Acesse a guia Geral. Mude nesta

tela opes-padres como a lista de
arquivos usados anteriormente e que
so exibidos no menu Arquivo. Voc
pode comear uma nova pasta com
apenas uma planilha, se desejar. Basta mudar na caixa Nmero de planilha
na nova pasta. Altere tambm a fonte, o tamanho e o local-padro para
gravao de arquivos do Excel.
3 Clique na guia Listas. Nesta tela voc

pode controlar as listas personalizadas
que voc usa quando arrasta a ala de preenchimento. Se desejar pode criar outras
listas, digitando valores ou importando da
planilha. Escolha a opo NOVA LISTA ao
lado e, no outro canto, clique em Adicionar. Digite a sua lista personalizada e,
ao terminar, clique novamente em Adicionar. Dessa maneira, a sua lista ficar disponvel a qualquer momento,
caso use o autopreenchimento.
4 Ao terminar, clique em OK. Voc pode

mudar a aparncia de sua planilha ainda mais do que j alterou. Para isso,
clique no menu Formatar>Planilha>Plano de fundo. Esta opo serve para voc colocar uma imagem como
fundo da planilha somente para ilustrar.
Selecione a imagem na janela e clique
em Inserir. No lugar do fundo branco, a
imagem escolhida aparecer.
085
Aspectos avanados
Dica 089
Criando relatrios
Esta ferramenta oferece recursos para
que voc possa criar relatrios personalizados para impresso. Ela pertence ao
grupo de ferramentas de suplementos do
Excel, portanto, provavelmente voc vai
precisar do CD de instalao do Office para
us-la, ou se preferir, voc pode baixla do site da Microsoft.
1 Clicando no menu Ferramentas, acesse
a opo Suplementos. Selecione o item
Gerenciador de relatrios e clique em
OK (se esta opo no aparecer na lista,
baixe o programa do site ou use o CD do
Office para instalar). Assim que voc
selecion-lo, um novo comando ser
adicionado ao menu Exibir do Excel.
2 Clique em Exibir>Gerenciador de relatrios. Na tela que aparecer, defina um

novo relatrio, clicando em Adicionar...
Digite um nome para o relatrio na primeira caixa. Para criar as sees do relatrio,
caso voc queira, escolha a planilha ou o
086
cenrio que far parte de cada seo.

Clique na lista Planilha e selecione a
planilha desejada.
3 Assim que voc escolher a planilha, suas

opes aparecem abaixo. Escolha um dos
modos de exibio, caso essa planilha tenha,
clicando na caixa Exibio. Em seguida,
clique em Adicionar para acrescentar uma
nova seo lista abaixo. Se voc deseja
criar uma seo baseada em um cenrio,
escolha a planilha que contm o cenrio,
clique na caixa Cenrio e em Adicionar.
4 Clique em OK para finalizar. Agora que

o seu relatrio est criado, voc pode
criar outros baseados em novas
planilhas. No entanto, o que mais interessa imprimir o relatrio criado. Para
isso, estando no Gerenciador de relatrios, clique no boto Imprimir. Digite o
nmero de cpias e clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 090
Editando relatrios
rece com uma lista apresentando os relatrios atuais da pasta. Selecione o relatrio a eliminar e clique no boto Excluir. Em seguida, clique em OK. Faa
isso com os relatrios desnecessrios.
2 Voc pode reorganizar cada relatrio,

em vez de apag-lo. Por exemplo, pode
mudar a ordem das sees ou escolher
outro cenrio para o relatrio. Para isso,
selecione na lista o relatrio a ser alterado. Clique no boto Editar... A tela que
surgir a mesma da criao. Mude o
nome do relatrio na caixa, se desejar.
Todos os relatrios criados esto armazenados no Gerenciador de relatrios.

Alm de criar outros e imprimir os que j
existem, voc pode alter-los ou exclulos quando no so mais necessrios.
Sendo assim, sempre evite ajuntar muitos relatrios sem importncia no
gerenciador de relatrios.
1 Para alterar um dos relatrios criados
anteriormente, clique no menu Exibir>
Gerenciador de relatrios. A janela apa-
3 Abaixo, escolha outra planilha para fazer parte do relatrio. Se for necessrio,
escolha outra exibio ou cenrio. Lembrese sempre de clicar no boto Adicionar,
assim que voc terminar de fazer as escolhas, pois s assim a seo inserida.
4 As sees presentes no relatrio aparecem em uma lista abaixo. Se uma dessas sees no for mais importante para voc, selecione-a e clique em Excluir. Mas o problema s vezes s a ordem. Ento, use
os botes: Mover para cima e Mover para
baixo. Voc ainda pode escolher a opo
Usar nmeros de pginas contnuos para
o momento que for imprimir.
087
Aspectos avanados
Dica 091
Construindo um
banco de dados
Um banco de dados, resumidamente, pode ser considerado como um arquivo organizado logicamente e usado
para cadastrar grande quantidade de informaes. Apesar de no ser esse o
ponto forte do Excel (pois o Access
gerencia banco de dados), nele voc
consegue criar um pequeno banco de
dados e estrutur-lo como no Access.
1 O primeiro passo antes de criar um
novo banco de dados definir os campos. Esses so os containers de informaes e so definidos pelo tipo.
Assim, se voc quer guardar as informaes de clientes, especifique que tipo
de dados sero gravados. Seriam bons
exemplos de campos: Nome, Idade,
Sexo, Telefone. Dessa forma, crie uma
nova pasta de trabalho e renomeie a
planilha para Banco de dados.
2 Clique na clula A1 e digite Nome.
Na clula B1, digite Telefone. Na clula C1, digite Cidade. Na clula D1,
digite Idade e, por fim, na clula E1,
digite Sexo. Selecione esse intervalo
de clulas e aplique negrito nelas.
3 Comece a cadastrar os seus clientes,
adicionando as informaes de cada um
por linha. A esse processo d-se o
nome de cadastramento de registros.
No caso, cada cliente se tornar, um
registro, ou um cadastro.
4 Ao cadastrar, lembre-se de que voc pode excluir ou incluir linhas entre os registros. Para isso, clique no
cabealho da linha com o boto direito do mouse e clique em Excluir ou
Inserir. O mesmo pode ser feito com
as colunas.
088
Dica 092
Usando o
formulrio
de dados
Para que este cadastro de clientes se
torne mais fcil e dinmico, existe a ferramenta de formulrio de dados. Com ela,
alm de cadastrar, voc pode localizar,
alterar ou excluir informaes do banco
de dados do Excel. Saiba como:
1 Selecione os nomes dos campos na parte superior da tabela, que, no caso, equivale da clula A1 at a clula E1. Clique
em Dados>Formulrio... A janela Banco de dados aberta e voc j pode
observar a estrutura de campos criada.
2 Cada conjunto de informaes pertence a um registro (um cliente) diferente.

Note que a tela possui uma barra de
rolagem, que pode ser usada para navegar entre os registros j cadastrados.
Mas voc tambm pode clicar no boto
Localizar anterior e Localizar prxima.
3 Para alterar qualquer um dos registros,
basta clicar no campo a ser mudado, digitar
o novo valor e clicar na barra de rolagem
para confirmar a informao. Caso voc
queira voltar atrs com o dado cadastrado, basta clicar no boto Restaurar e o
registro fica igual ao que era antes.
4 Se voc quer cadastrar mais um registro neste banco, basta clicar no boto
Novo e se quer eliminar um dos registros, localize-o na tela e clique em Excluir. Para sair da tela do formulrio de
banco de dados, clique em Fechar.
Aspectos avanados
Dica 093
Classificando dados
Aps cadastrar todos os dados, seja

usando o formulrio ou digitando direto na planilha, voc pode mudar a ordem dos clientes. Fazer isso bem simples se voc usar os recursos de classificao do Excel. Deixar os dados organizados torna a leitura mais clara e
fica mais fcil encontrar informaes.
4 Na caixa Classificar por, escolha o primeiro campo a ser classificado e, depois, defina se ser exibido em ordem
crescente ou decrescente. Informe o segundo campo a ser classificado, no caso
de haver repeties no primeiro. Utilize
a caixa: Em seguida por. E por fim, defina o terceiro campo a ser classificado.
1 Clique em qualquer registro do seu banco, mas certifique-se de que est na coluna do nome do cliente. Depois disso,
clique no boto Classificao crescente da barra de ferramentas Padro. Observe que os dados foram colocados em
ordem alfabtica.
2 Agora, clique na coluna de idade, sem
selecionar mais que uma clula. Localize
o boto Classificao decrescente na
barra de ferramentas e note que agora os
dados foram colocados na ordem da idade, do mais velho para o mais novo.
3 Mas voc pode querer classificar pelo
nome e pela idade, pois possvel que
existam dois clientes com o mesmo nome.
Para fazer isso, clique em qualquer clula
de seu banco. Acesse o comando
Dados>Classificar...
5 Escolha a opo Linha de cabealho

para que a primeira linha em negrito, que
contm os nomes dos campos, no seja
includa na classificao. Se voc no est
usando ttulo para os campos, clique na
opo Nenhuma linha de cabealho.
Clique em OK para finalizar.
089
Aspectos avanados
Dica 094
Acrescentando
um filtro avanado
Melhor do que classificar os dados, deixando-os em uma ordem lgica, exibir
na tela somente as informaes que voc
precisa, sem apagar as demais, bvio. O
processo em que voc escolhe que tipo de
informao ser mostrada, dependendo de
um critrio, chamado de filtro.
1 A maneira mais rpida de criar um filtro clicando em Dados>Filtrar>
Autofiltro. Assim, algumas setas sero
inseridas na sua planilha, cada uma ao
lado de um campo. Clique na seta que
est ao lado de Cidade. Note que todas
as cidades cadastradas aparecem na lista. Basta apenas clicar sobre uma delas
para mostrar clientes somente dessa regio. Para mostrar, por exemplo, os clientes de So Paulo, do sexo masculino,
clique na seta ao lado de Cidade e escolha a cidade, depois clique na seta ao
lado de Sexo e clique em M. As setas
agora esto na cor azul, pois foram selecionados um critrio de filtragem.
2 Para voltar a mostrar todas os dados,

voc deve clicar nas duas setas, e em
cada uma, clicar na palavra Tudo. Para
personalizar o filtro, ou seja, aumentar
mais os critrios de exibio, escolha o
campo a ser feito o filtro, por exemplo,
Idade. Clique na seta ao lado do nome
do campo e v em Personalizar. Nesta
janela, voc vai definir o intervalo de clulas a ser exibido, por exemplo, somente dos 20 aos 30 anos.
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3 Na primeira caixa, escolha a opo:

maior ou igual a e na caixa vazia ao lado
digite o nmero 20. Certifique-se de que a
opo E esteja selecionada, pois assim as
duas condies sero verificadas e s ter
algum efeito se as duas forem verdadeiras. Clique na caixa de baixo do E, escolha menor ou igual a e digite ao lado o
valor 30. Clique no boto OK para finalizar. Note que os clientes com idade entre 20 e 30 esto sendo exibidos na tela.
4 Selecione a clula H1 e digite nela o

texto Cidade. Na clula de baixo, digite
So Paulo. Em seguida, clique no menu
Dados>Filtrar>Filtro Avanado. Na primeira caixa: Intervalo da lista, selecione
todo o seu banco de dados. Em Intervalo
de critrios, selecione as clulas H1 e H2.
Ative a caixa Copiar para outro local,
na parte superior da tela. Clique na terceira caixa que agora ficou ativa, selecione a clula de destino para o texto na
mesma planilha. Clique em OK.
Aspectos avanados
Dica 095
Localizando dados
com critrios
Mais um recurso para ajud-lo a encontrar informaes no banco de dados do
Excel a busca com critrios, na qual
voc define o que deve ser exibido ou
qual registro deve ser acessado.
1 Para localizar dados, voc pode usar a
j conhecida ferramenta de busca do
Office: o Localizar e substituir. Para
acess-la, clique em Editar>Localizar.
Digite o nome do cliente, por exemplo, a
ser procurado e clique em Localizar prxima. Caso queira localizar aqueles que
comeam com a letra A, voc deve
digitar a letra da inicial e depois digitar o
sinal de interrogao.
2 Mas como voc j conhece esta ferramenta, deve ter percebido que, para
o que queremos, um pouco limitada.
Para localizar os dados dependendo de
um critrio, acesse novamente a tela
do Formulrio do banco de dados,
usando o menu Dados.
3 Nesta tela voc pode visualizar todos os

registros. Clique no boto Critrios para
definir uma condio de busca. Note que
os dados presentes nos campos foram
limpados da tela. Agora, voc deve definir quais critrios precisa, digitando no prprio campo. Por exemplo, para localizar os
nomes que tenham o prefixo 54, digite na
caixa de Telefone o texto: 54?.
4 Em seguida, clique no
boto Localizar prxima ou Localizar anterior, para navegar
somente entre
os registros
que tenham
o telefone
comeando com 54 ou, se preferir,
clique no boto Formulrio. Para mudar o critrio, basta clicar novamente no boto Critrios. Para eliminar
o critrio e poder ver todas as informaes, clique no boto Limpar e
clique em Formulrio para voltar.
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Aspectos avanados
Dica 096
Trabalhando com
Subtotais
Agora que voc j cadastrou o seu banco de dados, j alterou e classificou, chegou a hora de trabalhar mesmo com os dados gravados. Para ajudar o seu trabalho,
use a ferramenta de subtotais, que agrupa
os dados semelhantes para executar algum clculo estatstico com ele. Proceda
da seguinte forma, para criar subtotais:
1 Acesse a sua planilha com banco de
dados, voc s ver efeito se as suas informaes tiverem itens repetidos, por
exemplo, o mesmo vendedor aparecendo
vrias vezes na planilha, pois ele vendeu
um certo produto em uma regio e outro
produto em outra. Como descobrir o total
de suas vendas? Clique em qualquer clula que pertena ao banco de dados. Acesse
o menu Dados>Subtotais...
2 Na caixa A cada alterao em: escolha o campo que se repete, como vendedor. Escolha a funo usada ao agrupar os valores, por exemplo, Soma, e na
caixa Adicionar subtotal a:, escolha um
campo numrico a ser feito o clculo.
Clique em OK para gerar o subtotais.
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3 Observe que cada vendedor foi agrupado pela soma de suas vendas e ao lado da
numerao das linhas, apareceu uma nova
barra cinza. Ela usada para aninhar os
vendedores e seus totais. Clicando no nmero 3, todas as informaes de venda
so exibidas. Clicando no boto 2, so
mostrados os totais parciais por vendedor e, clicando no nmero1, apresentado apenas o total geral das vendas.
4 Para alterar a funo usada nos totais,

clique em qualquer clula dos dados e
retorne tela de subtotais. Clique na lista de funes e escolha a funo desejada, por exemplo, a mdia.
Clique em OK para alterar. Caso voc
queira excluir os subtotais, acesse a tela
de Subtotais no menu Dados e clique
na opo Remover todos.
Macros e programao
Dica 097
Gravando uma
nova macro
Note que, ao trabalhar no Excel, voc
executa algumas tarefas muitas vezes ao
longo do dia. Essa repetio pode ser
simplificada se voc usar o recurso das
macros. Com elas, voc pode automatizar o trabalho, ganhando muito
mais tempo para realizar outras tarefas.
1 A macro uma gravao de tarefas
repetitivas guardada na pasta de trabalho
e que pode ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os dias voc
precise formatar o mesmo trecho de clulas com as mesmas configuraes. Para
resolver isso, faa uma vez esse processo, mas grave a seqncia de aes dentro de uma macro. A prxima vez em que
refazer a formatao manualmente, basta acionar a macro criada.
2 Com a planilha aberta, clique no menu
Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome para macro e clique
em OK. Observe que uma pequena barra
de ferramentas foi aberta na tela. Isso indica que a gravao j comeou e que todas as alteraes feitas na planilha a partir
da esto sendo armazenadas.
3 Sendo assim, selecione as clulas a serem formatadas, clique no menu Formatar>Autoformatao e escolha o estilo de formatao chamado Clssico2.
Ao terminar, clique em OK.
4 Imagine que, alm da formatao, voc
deseje gerar um grfico. Portanto, selecione os dados e clique no boto Assistente de grfico. Selecione o tipo de grfico,
por exemplo, em colunas e avance as telas at o final. Logo em seguida, clique no
boto chamado Parar gravao da barra
de macros do Excel.
Dica 098
Executando
uma macro
Agora que a macro est criada e armazenada no computador hora de
execut-la para ver se realmente os passos foram gravados e se a planilha ser
modificada. As macros esto todas armazenadas e gravadas nas suas pastas
de trabalho. Elas podem ser acessadas
pelo menu Ferramentas>Macro.
1 Aps acessar esse menu, clique na opo Macros... Observe que uma lista de
macros apresentada. Nela so exibidas as
macros de todas as pastas de trabalho abertas, ou seja, voc pode executar uma macro
na pasta de trabalho atual que foi criada em
outra pasta de trabalho. Se voc quiser
visualizar somente as macros da pasta de
trabalho atual, clique na caixa Macros em:
e escolha Esta pasta de trabalho.
2 Ainda nesta tela voc pode modificar
algumas informaes da macro criada:
a tecla de atalho, que uma tecla qualquer definida pelo usurio para executar
a macro rapidamente e a descrio, que
importante para se saber quem criou a
macro e para que ela serve, pois dificilmente algum vai executar a macro
numa planilha sem saber o que faz.
3 Bem, para fazer essas alteraes, clique no
boto Opes... Na tela que apareceu mostrado o nome da macro e abaixo h um caixinha
para voc digitar, se quiser, a tecla de atalho.
No caso, ser atribuda junto tecla Ctrl.
4 Para finalmente executar a macro, clique
no boto Executar logo acima. Observe
que toda planilha foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas tome cuidado,
pois neste caso, se as clulas no tivessem sido selecionadas, a macro teria
retornado uma mensagem de erro.
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Macros e programao
Dica 099
Outras opes
de macro
Alm de criar e execut-las, as macros
podem ser manipuladas por aqueles que
entendem de programao VBA.
Isso s possvel, porque o cdigo
gerado pela macro pode ser visualizado
e alterado por qualquer pessoa. H tambm umas opes de segurana que
podem ser configuradas.
1 Clique no menu Ferramentas>Macro>Macros. Nesta tela, clique no boto
Editar. Dessa forma, voc ter acesso ao
cdigo interno da macro. Essa tela que foi
apresentada a do Visual Basic, ferramenta para programao da Microsoft. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura
da pasta de trabalho apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro boto,
chamado Exibir Microsoft Excel.
2 Clique no menu Ferramentas>Macro>Segurana. As macros podem causar estragos se as fontes no forem

confiveis. Portanto, possvel proteger a
sua planilha de macros suspeitas que, na
verdade, funcionam como vrus. Para aumentar a proteo, escolha a opo Alto
na guia Nvel de Segurana, ou Mdio
ou Baixo, que inclusive no recomendado pelo prprio fabricante.
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3 possvel inserir a sua macro criada

em uma barra de ferramentas. Para isso,
clique no menu Exibir>Barras de ferramentas, depois clique na guia Barras
de ferramentas e clique no boto Nova...
Digite o nome Minha macro para a
barra e clique em OK.
4 Clique na guia Comandos. esquerda,

acesse a categoria Macros. Clique no boto com o sorriso, chamado Personalizar
boto. Arraste-o para a sua barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar.
Pressione o seu boto personalizado para
atribu-lo uma macro.
Macros e programao
Dica 100
Criando uma funo para

verificar se um nmero par
Todas as funes que voc elaborou no
Excel foram um dia idealizadas por algum. Mas, mesmo o Excel tendo diversos tipos de categorias com muitas funes dentro, pode acontecer de voc
ter de criar a sua prpria funo personalizada. Aprenda aqui a produzir uma
funo simples que busca o valor da
planilha e analise se ele par ou no.
3 Para testar se a funo funciona mesmo, acesse o menu Inserir>Funo. A

funo criada por voc j est na lista junto com as outras. Na tela de Inserir funo, clique na caixa de Categorias e selecione a opo Definida pelo usurio.
Abaixo, a funo par j aparece, clique
nela e observe a sua sintaxe em negrito.
Em seguida, clique em OK.
1 Abra a pasta de trabalho, onde voc quer

criar a funo. Clique no menu Ferramentas>Macro>Editor do Visual
Basic. Na tela que surgiu, clique no menu
Inserir e escolha Mdulo. Clique em Inserir novamente e escolha Procedimento. Coloque o nome de par. Selecione
Funo e Pblico. Altere o cdigo gerado para que ele fique como abaixo:
4 Uma tela aparece como ocorre com

qualquer outra funo. Digite o valor do
parmetro (voc pode usar referncias
tambm) e depois clique em OK para ver o
resultado.
2 A palavra num uma varivel que a

planilha vai mandar para o VB. Rest uma
varivel local, ou seja, o valor dela s interessa dentro da funo. A linha rest = num
Mod 2 significa que rest vai receber o resto da diviso de num por 2. E logo aps foi
feito um teste com o contedo de rest. Se
(If) rest = 0 ento (then) a funo (par)
deve mostrar a mensagem True (ou seja,
se o resto 0, ento o nmero par) e caso
contrrio, retorna False. Salve a funo criada e, em seguida, feche a janela.
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ndice

Cap. 1 - Primeiros Passos

Dica 1 - Inserindo e excluindo planilhas ................................................................... 5

Cap. 2 - Edio de dados

Dica 10 - Autopreenchimento ................................................................................. 11

Cap. 3 - Criao de frmulas e funes

19 - Entendendo o que so frmulas e funes ........................................

Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas frmulas ................................... 39

Cap. 4 - Formatando a planilha

Dica 40 - Formato Nmero e Moeda ...................................................................... 40

Cap. 5 - Criao de grficos

Dica 50 - Inserindo um grfico com o assistente ................................................... 47

Dica 57 - Visualizando a planilha antes da impresso ........................................... 54

Visualizando a planilha em um browser ............................................

Cap. 8 - Integrao do Excel com outros aplicativos

Dica 66 - Vinculando objetos .................................................................................. 63

Cap. 9 - Tabelas Dinmicas

Dica 69 - Construindo uma tabela dinmica .......................................................... 66

Cap. 10 - Aspectos Avanados

73 - Procurando arquivos do computador no Excel ...............................

Cap. 11 - Macros e Programao

Dica 97 - Gravando uma nova macro ..................................................................... 93

3 Clique na opo Planilha e, depois,

6 Alm dessas facilidades voc ainda

As colunas representadas pelas letras

Da mesma maneira que possvel aumentar ou diminuir a largura das colunas

1 Posicione o ponteiro do mouse entre

1 Coloque o ponteiro do mouse entre

2 Clique e arraste, assim a largura da

5 Digite um valor para a largura e pressione Enter.

2 Em seguida, clique e arraste para cima

4 Digite o valor e pressione Enter.

2 Em seguida, clique no menu Inserir e

3 Para inserir uma linha, clique na linha

3 Para simplesmente ocultar, ou seja,

5 Para exibi-las novamente, pressione

6 A seguir, clique no menu Formatar>

2 Em seguida, escolha a barra desejada,

5 D dois cliques no nome da barra para

7 Para ocultar as barras, basta acessar

2 Na caixa chamada Salvar em:, localize o disco e a pasta de destino para a

1 Se for a primeira vez que a pasta ser

4 As prximas vezes em que voc for

2 Na janela que surgiu, localize o disco e

1 Ao digitar o texto em uma clula, clique

para gerar a seqncia. No exemplo dos

2 Note que surgiu um pequeno cone, chamado de

5 Voc ainda pode simplesmente pressionar a tecla Enter, na clula de destino.

8 Clicando na opo Manter formatao

3 Note que a clula fica com um tracejado

9 A segunda opo: Fazer correspondncia com a formatao de destino, ignora

4 Em seguida, clique na clula de destino

10 Voc pode colar somente a formatao da clula de origem, ignorando o seu

3 Clique e arraste para o local desejado.

6 Assim, uma pequena caixa de dilogo

na clula B2, acessar a janela de Colar

8 Ainda existem duas opes na parte

3 Surgir um pequeno menu

6 A segunda opo chamada Coletar

8 A ltima opo chamada Mostrar

7 Em seguida, clique na opo Formatar...

1 Estando com a planilha aberta, clique

9 Ao selecionar a opo Diferenciar maisculas de minsculas, voc fora o Excel