Resumen ejecutivo

Un informe de resumen ejecutivo es una versin condensada de un informe ms extenso. Los

resmenes ejecutivos se incluyen normalmente en el inicio de un informe ms extenso, y puede incluir
parte del texto utilizado en el informe principal. Sin embargo, en algunos casos, un resumen ejecutivo de
un informe se puede preparar por separado. Los informes de resmenes ejecutivos estn diseados
para proporcionar al lector la informacin ms crtica del informe principal, dndole una nocin general
de su contenido, un anlisis y una conclusin.
Funcin
La funcin de un informe de resumen ejecutivo es ofrecer al lector una versin abreviada de un informe
ms detallado. Como su nombre lo indica, un resumen ejecutivo est diseado para alguien que no
tenga una cantidad significativa de tiempo, pero desee conocer la informacin ms importante contenida
en el informe principal. En muchos casos, el resumen ejecutivo est diseado para animar a los lectores
a continuar con la lectura del resto del informe, como un adelanto.
Contenido
El contenido de un informe de resumen ejecutivo ser diferente en funcin del contenido del informe y su
tema. La mayora de los resmenes ejecutivos, sin embargo, son formateados de manera similar. Estos
informes se inician con una breve introduccin que describe el objetivo del informe, y luego pasan a los
puntos principales del mismo. Despus de esto, el informe incluye un anlisis de la informacin y una
conclusin que resume los puntos principales de ste.

Estructura del informe

En la preparacin del informe hay elementos que no dependen del informante (los hechos) y otros que s
dependen (la reflexin). Los hechos se pueden observar directamente, o bien se pueden obtener de
otras personas; aqu hay que cuidar bien las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es
decir, tendrn que llevarse a cabo encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado. Tambin
hay que ser cuidadoso en los interrogatorios, en ocasiones se dar en el informe el nombre de los
entrevistados para corroborar que los datos son verdicos.
Una vez que tenemos los hechos, nos hacemos una pregunta: Cmo aprovechar esas fuentes de
informacin? Para dar una respuesta hay que poner en marcha la segunda categora de elementos: la
reflexin; en esta etapa el informante deber anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de
manera dispersa. A continuacin podemos distinguir varios pasos:
l. Adquirir una nocin clara del asunto (comprender, captar el problema, trazarse la idea general).
2. Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.
3. Elegir lo que tenga valor para la argumentacin; esto supone trabajo de eliminacin.
4. Componer, organizar, preparar la distribucin de los elementos, que es el fin de la etapa.
La estructura del texto del informe contiene:
El cuerpo del informe.
La conclusin.
A su vez, el cuerpo del informe contiene los hechos y la demostracin. Estos elementos: hechos,
demostracin y conclusin, son los componentes de un informe, es decir, la estructura general. A
continuacin, en la figura 16.1, se muestra la estructura del informe completo.

Material preliminar
Portada.
Carta de presentacin.
Prefacio.
Sumario.
El informe (texto)
a) Propsito. Sirve para unir al autor del informe y al lector en un terreno comn. Con el fin de facilitar el
proceso de comunicacin y, al mismo tiempo, hacerla tan completa como sea posible.
b) Periodo. Es la especificacin y aclaracin del tiempo de duracin de la investigacin realizada.
e) Alcance. Por alcance podemos entender la profundidad de las investigaciones y las reas que se han
examinado y evaluado. El propsito de la auditora puede ser, en primer lugar, la investigacin en
determinados aspectos que hayan sido solicitados por la direccin de la empresa (toda la empresa, una
o ms funciones, uno o ms departamentos, etc.).
d) Mtodos utilizados. Es la especificacin de las tcnicas de obtencin de informacin utilizadas
durante la auditora.
e) Copia de los cuestionarios empleados. Consiste en especificar los tipos de cuestionarios que fueron
aplicados.
f) Personas entrevistadas. Abarca la mencin de las personas que durante la auditora fueron
entrevistadas.
PRESENTACIN DEL INFORME FINAL
Este es tal vez el punto culminante de la auditora administrativa, ya que representa el resultado de los
esfuerzos realizados a travs del estudio. Adems, es lgico que el contenido del mismo est
debidamente comprobado y depurado; de ah su gran importancia.
Para su elaboracin, se siguen los lineamientos en cuanto a forma y contenido ya antes citados, pero
adems debemos considerar otros factores como los siguientes:
a) Oportunidad en la presentacin.
b) Adecuada seleccin del material tratado.
PREPARACIN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIN
Las modificaciones propuestas pueden abarcar, desde la reestructuracin total de las funciones de la
empresa, hasta la simple modificacin de algunos factores de dichas funciones, o bien, una mala

aplicacin de uno o todos los elementos del proceso administrativo, cte.; por lo que su implantacin
deber requerir de tiempos tambin distintos y sobre todo, de un orden lgico en su aplicacin prctica.
De ah la importancia de preparar un programa para introducir y poner en prctica las modificaciones y
mejorar en las diferentes funciones de la empresa, pues la labor del auditor administrativo no termina en
el momento de entregar el informe.
Implantacin
Despus de haber determinado cundo y cmo se llevarn a cabo la implantacin de las
recomendaciones, y sobre todo quines intervendrn en las mismas, ha llegado el momento de poner en
prctica dichas modificaciones; es la etapa en que realmente podremos apreciar los resultados reales de
la auditora administrativa y la etapa en que la empresa necesita ms apoyo de la asesora profesional.
Asesora y mantenimiento
El hecho de haber implantado una mejora en las polticas, procedimientos, estructura orgnica, etc. no
quiere decir que el xito est asegurado o que no existirn variaciones entre lo que se planea y los
hechos presentados. La asesora o vigilancia constante de los hechos es necesaria, y el auditor no
puede eximirse en ninguna forma de ella, ya que su labor profesional es lograr mejores resultados.