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C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas

Documentacin Contable

KARDEX DE ALMACN
Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias
del almacn, vale decir aplicable en control de mercaderas, de materias primas,
materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de
adquisicin, cdigo, precio unitario, modelo, talla, medida, caracterstica y
principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7)
El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar
su identificacin y su stock; mantener en inventario permanente; por qu no decir
que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de
existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales,
siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7)
Empresas comerciales
Mercaderas
Empresas industriales

Productos terminados.
Subproductos, desechos y desperdicios.
Productos en proceso.
Materias primas.
Materiales auxiliares, suministros y repuestos.
Envases y embalajes
Existencias por recibir.

Control fsico de los inventarios


El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar
en forma confiable que las existencias fsicas existentes en el almacn sean iguales
a las del Sistema de Kardex Fsico, lo cual permitir:
a) Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks,
b) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
c) La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los
estados financieros.
Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las
existencias, normalmente, est a cargo del Almacn; la transparencia y veracidad
de sus saldos recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo
que tiene sobre el balance general y los Resultados del ao. Obviamente la
responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y
Finanzas.

(7) GIRALDO JARA, Demetrio Contabilidad Intermedia teora y practica, Editora Fecat, Edicin 1996
pag. 117
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Control fsico de inventarios


El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico,
que segn las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se
encuentran, debe realizarse como una accin integral y con una metodologa que
asegure su xito final.
Metodologa de un buen inventario fsico
Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre,
metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases
claramente definidas. A continuacin describimos grficamente
metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo
producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable.

una buena
importantes
un tipo de
del tipo de

Valor agregado de un inventario fsico


Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un
valor agregado de:
Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas.
Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar
elegido por la Empresa.
Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
Contar con el Sistema de Kardex de Almacn totalmente actualizado,
respecto a:
Cdigo de ubicacin.
Cdigo de producto.
Saldos correctos.
Conciliacin con los libros contables
La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues,
debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Fsico. A esta fase
se le denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las
diferencias que producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo
utilizado por la Empresa.
Actualizacin del control de inventarios
Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias,
los inventarios fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen
funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia
de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logstica y Administracin, debe
siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.
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Ordenamiento previo del stock.


Codificacin del stock por ubicacin.
Verificacin fsica de la ubicacin del stock.
Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico.
Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario.
Corte Documentario.
Ordenamiento de stock de difcil conteo.

Incidencia tributaria
Este Control es tambin necesario al momento de preparar la informacin
para el fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un
tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como
para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario fsico de existencias
realizado con una metodologa coherente y que tenga el sustento competente,
evitar sanciones por presuncin de ingresos omitidos.
A. Elaborar el Libro Kardex de Almacn (Producto Arroz Superior por
Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con
No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. Jos Pardo 646, si
presenta el siguiente movimiento econmico durante el mes de
enero.
03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos valor unitario S/. 80.00
05/01.Compra segn F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un valor
unitario de S/85.00
07/01.Compra segn F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un valor de S/90.00
10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el
cliente cancelar a los 30 das.
12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Per SAC F/ 001- 251 para ser
enviados a la ciudad de Moro
15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal
estado la empresa emite la nota de crdito No. 001-50 e ingresa los
productos a los almacenes de la empresa.
19/01.Segn Autorizacin interna No.1 el gerente general ordena se le done a la
Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.
23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un
precio total incluidos IGV de S/. 5,900.00 segn factura 001-1263
25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252
28/01.El gerente general segn informe del almacenero decide retirar de los
almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado segn orden 02
31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del
Valle del Santa a un valor de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una
liquidacin de compra No. 001-2560 por qu los seores agricultores carecen
de RUC.

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KARDEX MES DE ..
ARTICULO:

UNIDAD DE
MEDIDA:

MARCA :

STOCK MINIMO:

MODELO :

STOCK MAXIMO

ENTRADAS
FECHA

Doc.

SALIDAS

DETALLE
Cant.

C. U.

C.T

Cant.

C. U.

SALDOS
C.T

Cant.

C. U.

C.T

TOTALES

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Desarrollo caso prctico:

ARTICULO

ARROZ

UNIDAD DE MEDIDA :

SACOS

MARCA

COSTEO

STOCK MINIMO

50

MODELO

SUPERIOR

STOCK MAXIMO

100

ENTRADA
Fecha

Doc.

03-ene

Detalle

CANT.

C.U.

SALIDA
C.T.

CANT.

C.U.

SALDOS
C.T.

Saldo inicial

CANT.
50

C.U.

C.T.

80

4000

05-ene

1-2560

Tanny EIRL

50

85

4250

100

82.5

8250

07-ene

1-152

Favisa SAC

40

90

3600

140

84.64

11850

10-ene

1-250

Ind. Marino SAC

60

84.64

5078.4

80

84.65

6771.6

12-ene

1-251

Com. Per SAC

20

84.65

1693

60

84.64

5078.6

15-ene

1-50

Ind. Marino SAC

70

84.64

5925

19-ene

001

Parrq. San Pedro

55

84.64

4655.4

23-ene

1-1263

C. Universo EIRL

105

91.96

9655.4

25-ene

1-252

28-ene

002

29-ene

1-2560

10

84.64

846.4
15

50

100

84.64

1269.6

5000

C. El Popular

30

91.96

2758.8

75

91.95

6896.6

Retiro d M ercad.

10

91.95

919.5

65

91.96

5977.1

165

87.13

14377.1

Agricult. Santa

TOTALES

100

250

84

8400

22096

135

11719

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