Anda di halaman 1dari 20

BBP 20302

KEPIMPINAN & PENYELIAAN


TAJUK :
4.0 PERANCANGAN PENYELIAAN
PENSYARAH :
DR. ALIAS BIN MASEK

NAMA :
NAMA
SITI FATIMAH BINTI ABDULLAH
NORFAZLIN BINTI ABD KHADIM
NUR AIDA BINTI SALIM
NUR AMIRA BINTI MOHAMAD
NUR AZIAH BINTI MUSTAFA
SYAKILA BINTI ABDUL RAHMAN

NO. MATRIK
CB130003
CB130007
CB130008
CB130010
CB130012
CB130025

ISI KANDUNGAN

Isi Kandungan

MUKA SURAT

BAB 4

PERANCANGAN PENYELIAAN
4.0

Perancangan Organisasi

4.0.1

Maksud Perancangan

4.0.2

Maksud Organisasi

4.0.3

Tujuan Perancangan

4.0.4

Kepentingan Perancangan

4.1

Fungsi Penyelia Dalam Perancangan

4.2

Apa dan Bagaimana Perancangan Penyeliaan

4.2.1

Membentuk Perancangan Penyeliaan

11

4.2.2

Tujuan Penyeliaan

11

4.2.3

Kepentingan Perancangan

12

4.3

Perancangan Kontigensi

13

4.3.1

Teori Kontigensi

13

4.3.2

Pelan Kontigensi

15

4.3.3

Gaya Kepimpinan Kontigensi

17

18

Rujukan

4.0 PERANCANGAN ORGANISASI

4.0.1 Maksud Perancangan


Berdasarkan Kamus Dewan Bahasa, merancang ditakrifkan sebagai proses merencanakan atau
mempersiapkan. Menurut Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka
Management mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan
pemilihan misi, penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada
masa yang sama, perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke
atas pelan tindakan.

Manakala James A.F Stoner dan Charles Wankel dalam buku mereka yang bertajuk yang
sama iaitu Management mentakrifkan perancangan sebagai satu garis panduan yang dirangka
oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Perancangan
juga mampu membantu pihak pengurusan organisasi menentukan arah tujuan organisasi,
memutuskan isu-isu yang berkaitan dengan persoalan mengenai persoalan (apa, bila dan
bagaimanakah) pelan perancangan akan dilaksanakan dan (siapa) yang akan melakukannya.
Stoner dan Wankel juga melontarkan pandangan bahawa perancangan tanpa pelaksanaan adalah
satu perbuatan yang sia-sia.

Azman Che Omar melalui bukunya Pengurusan Di Malaysia Dari Perspektif Islam
mendefinisikan perancangan sebagai satu proses menentukan objektif yang dikehendaki oleh
pihak pengurusan atasan organisasi. Dengan adanya perancangan, pihak pengurusan atasan
sesebuah organisasi akan dapat merangka srategi-strategi tindakan yang sesuai dan terbaik
dengan mengambil kira faktor-faktor dalaman organisasi dan persekitaran luaran yang akan
mempengaruhi kehidupan sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut.
Menurut Azman Che Omar lagi, perancangan melibatkan rangkaian aktiviti yang menyeluruh
dalam mencapai pelbagai matlamat yang telah ditentukan.

4.0.2 Maksud Organisasi

Sesebuah organisasi dapat ditakrifkan sebagai sekumpulan manusia yang bekerjasama untuk
mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dan dalam suasana yang tertentu. Mereka perlu
bekerjasama dan berhubung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu tugasan itu. Zainal
Ariffin Ahmad dalam bukunya Perlakuan Organisasi (1998) teleh mendefinisikan organisasi
sebagai satu kumpulan manusia yang bekerjasama untuk mencapai matlamat umum. Sementara
Campbell et al. (1988), pula mentakrifkan organisasi sebagai sekumpulan manusia yang bekerja
untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu dalam sesuatu suasana yang tertentu.

Pentadbiran atasan sesebuah organisasi akan menentukan halatuju organisasi melalui


penetapan tujuan, matlamat dan strategi untuk mencapai matlamat tersebut. Tujuan atau misi
sesebuah organisasi boleh dikatakan kewajaran kepada kewujudan organisasi tersebut. Penetapan
matlamat ini akan membantu sesebuah organisasi untuk menterjemahkan misinya kepada sasaran
prestasi yang spesifik dan supaya boleh diukur. Matlamat organisasi merujuk kepada objektif
yang ingin dicapai oleh pengurusan dalam menuju misi sesebuah organisasi. Untuk mencapai
matlamat organisasi, selalunya pengurus akan menggubal dan melaksanakan strategi.

4.0.3 Tujuan Perancangan

Dalam menguruskan sesebuah organisasi, perancangan perlu bagi membolehkan pentadbiran


atasan merangka tindakan-tindakan yang sesuai bagi merealisasikan matlamat organisasi. Selain
daripada itu perancangan dapat membantu melicinkan usaha berikut:i.

Dapat menyusun tindakan pelaksanaan mengikut fasa-fasa sesuai dengan keutamaan.

ii.

Dapat mengenalpasti sumber yang bersesuaian.

iii.

Memudahkan agihan sumber mengikut keperluan dan keutamaan.

iv.

Merangka pelan tindakan kecemasan atau Pelan B.

v.

Memudahkan usaha merangka tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah.

4.0.4 Kepentingan Perancangan

Proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:

a. Tumpuan & Kelenturan


Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai
prestasi yang lebih baik kerana:

Perancangan

adalah

proses

yang

berorientasikan

hasil

dan

membantu

mewujudkan gerak kerja untuk mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi.

Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk


memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.

Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan


diagihkan ke seluruh organsasi.

Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan


merangka cara untuk menghadapinya.

b. Meningkatkan penyelarasan
Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah
penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat
yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat
memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh
organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun
akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.
Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah
tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung
visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan masterplan kepada organisasi.
Perancangan merupakan blue-print untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan,
seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak
mempunyai rohnya yang tersendiri.

c. Pengurusan Masa
Perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus
masanya dengan baik. Mereka turut menggariskan beberapa panduan dalam pengurusan
masa seperti berikut :

Tidak menguruskan perkara yang tidak penting.

Jangan terperangkap dalam rutin organisasi.

Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima

Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.

Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.

Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

d. Memperbaiki Kawalan
Langkah-langkah

dan

tindakan

perlaksanaan

wujud

hasil

dari

outcome

perancangan. Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan.
Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat
berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan
mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.

e. Mengekalkan kesinambungan.
Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul
pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan
ini akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan misi
dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak,
mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan
sepenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.

f. Menangani risiko.
Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk.
Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun
kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia
meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak
4

mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa


untuk menghadapinya.
Ada risiko yang boleh dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya,
ada pula yang terpaksa ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko
yang sekadar perlu dikurangkan momentumnya sahaja. Dengan perancangan, organisasi
dan warganya dapat menangani risiko dengan berkesan. Perancangan melicinkan proses
penyelarasan

g. Mengoptimumkan sumber dan mengelakkan pembaziran.


Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. Sumber terdapat
dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh, ada yang
berbentuk aset dan material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang komited,
terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk keluaran, ada yang
bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang mempunyai persefahaman yang
organisasi.

h. Mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan (pemegang taruh).


Setiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Pihak berkepentingan ini terdapat di dalam dan diluar organisasi. Pemilik organisasi,
pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada dalam
organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi pinjaman,
ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang mempunyai
kepentingan.
Adalah menjadi satu kebiasaan, organisasi yang jelas perancangan dan hala
tujunya lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan
yang jelas.

i. Mewujudkan persaingan yang sihat.


Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun dan memudahkan
urusan dengan pihak luar. Malah pihak luar dari organisasi mempunyai maklumat yang
jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi. Maklumat yang cukup dan tepat dan
5

mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar tentang organisasi. Mereka lebih
mudah berurusan disamping dengan keyakinan dengan kewibawaan organisasi yang
teratur, akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan organisasi.

4.1

FUNGSI PENYELIA DALAM PERANCANGAN

Penyelia adalah pengurus dalam hubungan secara langsung dengan pekerja. Penyelia telah
mendapat fungsi yang banyak untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu. Tujuan disebalik
pelaksanaan fungsi fungsi adalah untuk membawa kestabilan dan kekukuhan dalam organisasi
yang boleh dijamin melalui peningkatan keuntungan yang merupakan hasil akhir dari
produktiviti yang lebih tinggi. Oleh itu, penyelia haruslah melaksanakan fungsi fungsi berikut
:-

a. Perancangan
Perkara pertama seorang penyelia baru perlu belajar adalah bagaimana untuk merancang.
Ini termasuk merancang tugas tugas peribadi, beban kerja pekerja, melatih dan
membangunkan kakitanganndan bagi melaksanakan matlamat korporat. Sebagai
penyelia, mereka berfungsi untuk menetapkan matlamat dan objektif dan mengubahnya
dengan perancangan tertentu. Bagi seorang penyelia, hasil perancangan termasuk jadual
operasi, spesifikasi kualiti, anggaran perbelanjaan, jadual waktu dan tarikh akhir. Proses
perancangan juga menetapkan dasar, prosedur operasi standard, peraturan peraturan,
dan kaedah kaedah.

b. Mengelola
Penyelia juga mempunyai tanggungjawab untuk membahagikan tenaga kerja dengan
sewajarnya mengikut tugas yang perlu dilaksanakan. Setiap kerja dijelaskan mengikut
objektif sesebuah organisasi. Penyelia juga perlu mengumpul aktiviti tertentu dalam satu
kumpulan tertentu dan memilih mekanisma yang sesuai atau memilih anggota yang
sesuai. Walaubagaimanapun, penyelia perlu memantau keberkesanan dan membuat
penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut.
6

c. Menyelaras
Penyelia berhak menentukan pekerja yang diletakkan mengikut kepakaran dalam bidang
masing masing serta memberikan latihan dan perkembangan staf dengan melaksanakan
program organisasi orientasi untuk mewujudkan persekitaran yang produktif.

d. Mengetuai
Penyelia ditugaskan untuk memimpin pekerja. Pekerja perlulah melakukan kerja
mengikut apa yang telah ditetapkan. Aktiviti mengarah merangkumi komunikasi,
membuat keputusan, penyelesaian masalah, motivasi, kepimpinan dan penugasan.

e. Mengawal/memantau
Penyelia hendaklah melakukan pemantauan terhadap pekerja di mana amalan ini untuk
memastikan pekerjaan yang dilakukan mengikut masa yang telah ditetapkan. Terdapat
banyak cara untuk mengukur kemajuan termasuk kontrak prestasi atau penilaian,
pemantauan hasil kualitatif dan kuantitatif, maklum balas pelanggan dan alat alat
pengurusan projek atau program. Membinbing pekerja secara tetap adalah bahagian
penting dalam pemantauan prestasi, sambil membina kepercayaan dan mengembangkan
kompentasi sepanjang tempoh prestasi.

f. Sumber
Sumber adalah istilah yang digunakan untuk mengenalpasti apa yang perlu dilakukan
untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Ini termasuklah bajet, keperluan
kakitangan dan rangkaian sokongan seperti internet dan Jabatan Sumber Manusia. Hal ini
penting bagi penyelia untuk mengetahui apa sumber yang ada dan bagaimana untuk
mengaksesnya. Ia adalah disyorkan bahawa penyelia membangunkan pangkalan data
sumber yang boleh diakses secara peribadi dan untuk situasi pekerja.

g. Laporan
Penyelia telah mendapat peranan penting untuk melaporkan tentang kos, kualiti dan apa
apa keluaran yang boleh bertanggungjawab untuk meningkatkan produktiviti. Faktor
7

faktor seperti kos, output, prestasi, kualiti, dan lain lain boleh dilaporkan terus kepada
pihak pengurusan.

h. Memperkenalkan Kaedah Kerja Baru


Penyelia perlu sedar tentang persekitaran pasaran dan persaingan ini. Oleh itu, ia boleh
melakukan pembaharuan teknik pengeluaran. Penyelia boleh menukar pekerja ke dalam
jadual kerja yang lain sekiranya diperlukan. Penyelia juga boleh mencuba yang terbaik
untuk mengubah dan memperbaiki kepada alam sekitar fizikal di sekitar para pekerja. Hal
ini akan mengakibatkan:

Produktiviti yang lebih tinggi

Semangat tinggi pekerja

Keadaan yang memuaskan

Meningkatkan hubungan manusia

Keuntungan yang lebih tinggi

Kestabilan tinggi

i. Menguatkuasa Disiplin
Penyelia boleh melakukan banyak langkah untuk mengekalkan disiplin dengan mengatur
pemeriksaan dan langkah langkah, kekerasan di perintah dan arahan, menjaga akaun
berkenaan dengan tertib am kilang, melaksanakan denda dan hukuman bagi para pekerja
tidak berdisiplin. Semua langkah langkah di atas akan membantu dalam meningkatkan
disiplin keseluruhan tempat kilang.

4.2

APA DAN BAGAIMANA PERANCANGAN PENYELIAAN

Merujuk kepada beberapa buah buku pengurusan, takrif perancangan mempunyai skop yang
lebih luas. Umpamanya Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka Management
mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi,
penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama,

perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan
tindakan.

Perancangan melibatkan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan


pelan-pelan untuk menyelaraskan aktiviti kerja. Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti
organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara
yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:
i.

Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh
sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi dan prestasi yang
diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan lain-lain.

ii.

Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas,
organisasi perlu mencari jalan atau strategi untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti
yang diharapkan.

iii.

Melaksanakan: Pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi
yang berasaskan matlamat organisasi.

Menurut La Grave et al. (1994), proses perancangan terdiri daripada tiga elemen:
i.

Objektif: Matlamat yang diharapkan dapat dicapai perlu cukup terperinci dan
menggunakan istilah yang tepat bagi membolehkan orang lain mengenalpasti samada
objektif itu sudah tercapai.

ii.

Tindakan: Aktiviti yang khusus perlu bagi memenuhi keperluan objektif.

iii.

Sumber: Mengenalpasti apa dan siapa yang diperlukan bagi mencapai objektif dan
petunjuk jangka masa.

Perancangan melibatkan dua aspek amalan yang mesti dikenalpasti oleh pengurus dari awal lagi:
i.

Analisis: Fikirkan perkara melalui perhitungan dan refleksi individu.

ii.

Sosial: Motivasi dan mendapatkan sumbangan dan komitmen daripada rakan sekerja.

Penyeliaan adalah fungsi pengurusan yang penting ke arah penambahbaikan dan


mengawal tugas dalam sesuatu organisasi. Dengan erti kata yang luas, penyeliaan bererti segala
kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk memastikan segala tugas dalam satu satu organisasi
berjalan dengan lancar dan menepati objektifnya.

Penyeliaan adalah satu seni (kemahiran) untuk menyiapkan sesuatu menerusi orang
lain. Pengurus mencapai matlamatnya dengan mengatur anggotanya melakukan tugas, bukan
dengan melakukan semua tugas sendirian. Penyeliaan adalah satu proses yang dinamik dan
berterusan yang melibatkan:

Merancang

Mengorganisasi

Mengawal

Mengarah

Mengelolakan

Mohd Salleh Lebar (2000) pula menjelaskan bahawa penyeliaan dalam konteks
pendidikan ialah berkaitan dengan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Ia menjadi tugas
pentadbir kerana penyeliaan adalah sebahagian dimensi pentadbiran sekolah. Sementara itu,
Edgar Stones (1984) menjelaskan bahawa penyeliaan memerlukan pandangan mata (eyesight)
yang tajam untuk melihat apa yang berlaku di dalam bilik darjah, wawasan (insight) untuk
memahami kesignifikan apa yang berlaku, pengalaman lalu (hindsight) untuk melihat apa yang
sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku dan penglihatan kedua untuk mengetahui bagaimana
mendapatkan apa yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku di masa akan datang.

Oleh itu, perancangan penyeliaan adalah strategi dalam mengatur aktiviti pihak-pihak tertentu
dalam organisasi supaya perjalanan organisasi tersebut berjalan lancar tanpa sebarang masalah.
Pihak perancang dapat mengawal keadaan malah dapat memudahkan kerja sendiri juga kerjakerja orang bawahan yang terlibat. Mereka yang terlibat juga akan bekerja dengan lebih efisyen
dan produktif.

10

4.2.1 Membentuk Perancangan Penyeliaan

a. Mengatur (Organizing)

Aktiviti yang perlu untuk capai matlamat organisasi.

Mengatur aktiviti yang akan dijalankan.

Tugaskan aktiviti yang harus dilakukan dalam kumpulan kepada individu dengan
autoriti untuk menguruskannya.

b. Membentuk struktur

Menunjukkan kedudukan kerja orang yang bertanggungjawab.

Merekabentuk carta organisasi.

c. Menetapkan kerja

Menggunakan prinsip persamaan tugas.

Seorang individu untuk satu tugas dan ketua akan menyelia orang bawahan.

d. Menetapkan spesifikasi

Menetapkan tahap keberhasilan.

4.2.2 Tujuan Penyeliaan

Penyeliaan haruslah membawa perubahan positif atau pembangunan diri dan professional serta
pembaharuan diri pada individu untuk meningkatkan mutu pekerjaannya. Ia tidak seharusnya
merupakan satu kerja untuk memenuhi kehendak pihak atasan atau kehendak atau arahan luar.
Aspek pembangunan diri dan professional (self-renewal) meliputi:

sense of purpose (komitmen, motivasi dan hala tuju)

persepsi guru mengenai murid

pengetahuan mengenai kandungan mata pelajaran

penguasaan teknik dan kemahiran mengajar

11

4.2.3 Kepentingan Perancangan

a. Menyediakan hala tuju/menentukan matlamat/fokus

Organisasi perlu membuat analisis peluang, cabaran, ancaman, kekuatan,


kelemahan untuk menentukan matlamat. Membantu pengurus menentukan
matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi
mencapai matlamat. Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber
dengan lebih efektif dan efisien. Membantu mengenalpasti operasi yang
diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi. Contoh: Perancangan 5
tahun menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan,
keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

b. Menyelaras sumber

Mengenalpasti, mengagih dan menggunakan sumber secara cekap dan berkesan


antara jabatan/unit perniagaan kurangkan pembaziran; mengadakan sumber
berganda.

c. Ukuran prestasi /pencapaian

Dalam rancangan ada matlamat/objektif yang ingin dicapai. Objektif/matlamat ini


akan menjadi garis penamat. Perancangan membolehkan penetapan tanda aras
yang hendak dicapai. Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk,
perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard
atau piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi.

d. Tindakan pembaikan

Hasil sebenar yang dicapai akan dibanding dengan gol. Kekurangan akan
ditambah baik.

12

e. Panduan membuat keputusan

Dalam rancangan ada garis panduan tentang apa matlamat dan bagaimana
mencapainya. Dan garis panduan ini akan menjadi panduan kepada membuat
keputusan khususnya berkaitan pengagihan sumber.

f. Memahami persekitaran perniagaan membentuk strategi perniagaan

Pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh


perniagaan pada masa sekarang dan masa depan Penyesuaian boleh dilakukan
dengan segera - memastikan operasi organisasi berjalan lancar, menjimatkan kos,
mengurangkan pembaziran dan risiko.

g. Sebagai alat kawalan

Supaya penyelewengan/kesilapan dapat dielakkan Dengan perancangan satu


sistem kawalan dapat diwujudkan. Pengurus dapat memastikan pencapaian
organisasi selaras dengan perancangan. Tindakan pembetulan dapat dilakukan
dari semasa ke semasa.

4.3

PERANCANGAN KONTIGENSI

Kontigensi adalah peristiwa atau perkara yang berlaku di luar jangkaan.

4.3.1 Teori Kontigensi

a. Teori Kontigensi Fiedler (1967)

Teori Kontigensi Fiedler sering disebut sebagai teori situasi kerana teori ini
mengemukakan kepimpinan yang bergantung pada situasi. Ia melihat bahawa kumpulan
berkesan bergantung pada keserasian antara gaya pemimpin yang berinteraksi dengan
subordinatnya sehingga situasi menjadi berpengaruh terhadap pemimpin. Model
13

kepimpinan kontigensi mengfokuskan kepada perhatian yang lebih meluas, iaitu pada
aspek-aspek yang berkaitan antara keadaan atau perubahan situasi dengan watak atau
tingkah laku dan kriteria prestasi pemimpin (Hoy and Miskel 1987).

Model kepimpinan Fiedler (1967) disebut sebagai model kontigensi kerana model
tersebut dianggap bahawa sumbangan pemimpin terhadap keberkesanan prestasi
kumpulan yang bergantung, pada cara atau gaya kepimpinan dan kesesuaian situasi yang
dihadapinya. Menurut Fiedler, terdapat tiga faktor utama yang mempengaruhi kesesuaian
situasi dan keberkesanan pemimpin.
Faktor tersebut adalah :

i.

Hubungan antara pemimpin dan anggota :


Sejauh mana pemimpin itu dipercayai dan disukai oleh anggotanya, dan
kemahuan untuk mengikuti segala arahan yang diberikan oleh pemimpin tersebut.
Sebagai contoh, pengurus mewujudkan hubungan yang baik dengan pekerja
bawahan supaya kumpulan yang terlibat dapat bekerjasama, mematuhi dan taat
setia.

ii.

Struktur tugas :
Tugas-tugas dalam organisasi ditakrifkan secara jelas dan dilengkapi dengan
arahan yang terperinci dan prosedur yang betul. Ia juga merupakan senarai tugas
yang akan dilaksanakan oleh pejkerja. Contohnya. Pengurus mengadakan
mesyuarat pada pekerja bawahan untuk memberi senarai tugas. Senarai tugas itu
haruslah jelas dan mudah difahami supaya pekerja dapat meningkatkan kualiti
kerja dan daya pengeluaran.

iii.

Posisi kuasa :
Kekuatan dan kekuasaan yang dimiliki oleh pemimpin setanding dengan
kedudukannya yang telah ditetapkan dalam organisasi. Pemimpin berhak
memberi hukuman kepada pekerja, memberi ganjaran, penghargaan dan
penurunan pangkat.
14

b. Teori Path-Goal

Teori ini telah diasaskan oleh Robert J. House (1971) dan dikembangkan oleh T.R
Mitchell (1974). Pada asalnya teori ini dibentuk untuk memnyokong Teori Kontigensi
Fiedler (1967). Ia merupakan salah satu teori kepimpinan yang sangat terkenal dant telah
diguna pakai secara meluas.

Teori ini bermaksud bahawa kepimpinan yang baik adalah dengan memberi
panduan yang jelas tentang apakah matlamat yang hendak dicapai serta cara yang jelas
bagaimana untuk mencapai matlamat tersebut.

4.3.2 Pelan Kontigensi

Pelan kontigensi ini disediakan bagi menyokong pelan taktikal dan pelan operasi yang kritikal.
Pelan ini juga membolehkan pelan taktikal dan pelan operasi menjadi lebih fleksibel kerana ia
boleh menghalang atau mengurangkan perkara-perkara yang boleh menggangu kelancaran
pelaksanaan pelan tersebut. Halangan-halangan ini merupakan penyebab-penyebab yang
dijangka berdasarkan kajian dan pemerhatian yang dibuat atau daripada pengalaman masa lalu.

Penggunaan pelan ini juga akan dapat menyelesaikan masalah kepada isu yang serius
atau kritikal yang boleh memberi kesan negatif kepada pencapaian objektif aktiviti atau program
yang sedang dijalankan. Pelan ini sesuai digunakan untuk semua peringkat sama ada di peringkat
perancangan strategik, pelan taktikal atau pelan operasi.

a. Contoh Pelan kontigensi di dalam sekolah :


Isu strategi :

Ramai pelajar tingkatan 3 ponteng pada bulan Julai sehingga September


setiap tahun mengikut daripada analisis kehadiran yang dilaksanakan. Ia
menggangu proses pengajaran dan pembelajaran.

Strategi

Guru bertemu dengan waris pelajar untuk membantu menyelesaikan


masalah ponteng.
15

Pelan Operasi Asal

Pelan Kontigensi

Jemput waris ke sekolah untuk

Pengetua terus pergi ke rumah

berbincang mengenai masalah

pelajar yang ponteng / bertemu

ponteng anak mereka.

dengan waris secara hati ke hati

Guna guru anak tempatan untuk

supaya bawa pelajar ke sekolah.

melawat ke rumah pelajar.

Mengguna imam masjid /


penghulu setiap kampung untuk
berbincang tentang masalah
ponteng.

b. Contoh pelan kontingensi yang dilakukan oleh pihak firma adalah seperti berikut:i.

Andainya pihak pesaing mengundur diri dari pasaran, apakah tindakan kita untuk
mengatasi kekosongan dalam pasaran?

ii.

Jika objektif jualan tidak tercapai, apakah tindakan firma untuk menjaga dari
penurunan keuntungan?

iii.

Jika permintaan barangan mengatasi pengeluaran, apakah tindakan firma untuk


memenuhi peningkatan permintaan?

iv.

Jika sesuatu bencana berlaku seperti kerosakan komputer, banjir, mogok, apakah
tindakan firma?

v.

Jika teknologi baru telah membuat produk kita usang, apakah tindakan yang perlu
kita ambil?

16

4.3.3 Gaya Kepimpinan Kontingensi

i.

Gaya kepimpinan kontigensi merujuk kepada gaya kepimpinan yang disesuaikan


mengikut keadaan atau situasi dengan melihat kepada elemen-elemen persekitaran.

ii.

Mengikut teori kontigensi, semua gaya kepimpinan adalah sesuai dan berkesan, walau
bagaimanapun keberkesanan gaya kepimpinan yang digunakan bergantung pada keadaan
tertentu.

iii.

MEN

iv.

Contohnya : pengurus menggunakan gaya kepimpinan autokratik apabila organisasi


mengalami krisis yang perlu diperbetulkan dengan segera, dan pada masa yang lain
menggunakan gaya kepimpinan demokratik apabila komitmen yang berterusan daripada
pekerja diperlukan dan apabila pekerja mampu meberikan cadangan yang kemas untuk
menambah baik operasi perniagaan.

RUJUKAN
17

i.

The Supervisors Safari. (2009). The Five Functions of Supervising (atas talian).
http://thesupervisorssafari.com/2009/10/the-five-functions-of-supervising/

ii.

Management Study Guide (MSG). Functions of a Supervisor. (atas talian).


http://www.managementstudyguide.com/functions_of_supervisor.htm

iii.

AZAIZA. (2011). Penyeliaan Pengajaran Berkesan. (atas talian).


http://azaiza.blogspot.com/2011/04/penyeliaan-pengajaran-berkesan.html

iv.

Scribd. Fatin Hafizah Mohamad Sukri. Organisasi dan Pengurusan. (atas talian).
https://www.scribd.com/doc/7479462/Organisasi-Dan-Pengurusan

v.

Hj. Mohammad Fauzi. Bahagian 5-Kepentingan Perancangan. (2014). (atas talian).


https://uniprof.wordpress.com/2014/01/03/bahagian-5-kepentingan-perancangan/

vi.

Fasya Sani. Kajian : Gaya Kepimpinan Kontigensi di Jabatan Pengairan dan Saliran.
http://duniaituinda.blogspot.com/2013/09/kajian-gaya-kepimpinan-kontigensi-di.html

vii.

Slideshare. Smklunas2011. (2011). Slot 3 Perancangan Strategik 19 Feb 2011. (atas


talian). http://www.slideshare.net/smklunas2011/slot-3-perancangan-strategik-19-feb2011

18