Combinar correspondencia.

Paso 1: elegir un tipo

de documento y un documento principal
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SE APLICA A
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002
Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento
principal
El primer paso en el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones. En
primer lugar, elige el tipo de documento en el que desea combinar la informacin. A
continuacin, elige el documento principal que desea utilizar.

Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la

informacin
El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de
documento combinado que est creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la
parte inferior del panel de tareas.

Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax mdem instalado, tambin

ver Faxes en la lista de tipos de documento.
NOTA

Elegir el documento principal que desea utilizar

Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya
est abierto, o est empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar
el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de

un documento existentey busque la plantilla o el documento que desea utilizar.
Sugerencia

Siguiente paso
Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros
Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros
Para combinar informacin exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y
conectarse) al archivo de datos en el que est almacenada la informacin exclusiva. Si no desea
utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos
En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos
donde se encuentra almacenada la informacin exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la informacin de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook es completa y est

actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes
de correo electrnico. Slo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el
panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de clculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft
Office Access que contiene la informacin de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista
existente y, a continuacin, enExaminar para buscar el archivo.
Si todava no tiene ningn archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el
formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de
direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.
NOTA Si est creando mensajes de correo electrnico o faxes combinados, asegrese de que su
archivo de datos incluye una columna para la direccin de correo electrnico o el nmero de fax.
Necesitar dicha columna ms adelante en este proceso.

Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que
combinar la informacin de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento
principal.
El cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrir tras conectarse con el
archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un
subconjunto de registros para su combinacin de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic
en el encabezado de columna.

Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el
valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un
cuadro de dilogo en el que podr establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se
muestren slo los registros que no contienen informacin o en (Sin espacios) para que
slo se muestren los registros que contienen informacin.

Sugerencia

Desactive la casilla de verificacin situada junto a un registro para excluirlo.

Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar registros
concretos.

Sugerencia
Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.

Paso 3: agregar campos al documento principal

Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podr empezar a agregar
campos que indiquen dnde aparecer la informacin exclusiva en cada copia del documento que
genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de
datos que se corresponda con cada direccin o saludo, es posible que tenga que asignar campos.
Agregar campos
Si el documento principal todava est en blanco, escriba la informacin que aparecer en cada
copia. Despus, agregue campos haciendo clic en los hipervnculos en el panel de tareas.
Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones
donde desea que aparezca informacin exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los
vnculos Bloque de direcciones o en Lnea de saludo del panel de tareas para agregar campos
junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con
destinatario contenga una direccin y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el
documento con comillas dobles, por ejemplo, Bloque de direccin.

Si hace clic en Ms elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que coincidan con
cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los datos pueden incluir una
columna denominada Nota personal. Al poner un campo Nota_personal en la parte inferior de
una carta modelo, puede personalizar cada copia todava ms. Incluso puede personalizar los
sobres agregando un cdigo de barras postal, si est utilizando la versin de Word en idioma
ingls (Estados Unidos), o el franqueo electrnico (si tiene instalado un programa de franqueo
electrnico).

Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de lnea de saludo, se
le pedir que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustracin muestra el cuadro de
dilogo Lnea de saludo que se abre al hacer clic en Lnea de saludo en la lista de tareas. La lista
que hay en Formato de la lnea de saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de direccin con una columna del
archivo de datos, las lneas de las direcciones y de los saludos no se combinarn correctamente.
Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrir el cuadro de
dilogo Asignar campos.

Los elementos de una direccin y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de

columna del archivo de datos a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word automticamente
hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo
hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer
coincidir Apellidos o Direccin 1.
Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de datos que coincida
con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora
con Apellidos, y la columnaDireccin coincide con Direccin 1. No importa si Tratamiento de
cortesa, Organizacin y Nombre del cnyugeno presentan coincidencias puesto que no son
relevantes en los documentos que est creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estar listo
para dar el siguiente paso.
Siguiente paso
Paso 4: obtener una vista previa de la combinacin y completarla
completarla
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Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Paso 4: obtener una vista previa de la combinacin y completarla

Una vez agregados los campos al documento principal, ya estar listo para obtener una obtener
una vista previade los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho de la vista previa,
puede completar la combinacin.
Obtener una vista previa de la combinacin
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de
completar del todo la combinacin.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de
tareas.

Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un

destinatario.

Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que est
mirando.

Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea
incluir.

Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrs un paso o
dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando est satisfecho de los resultados de la combinacin, haga clic en Siguiente en la parte
inferior del panel de tareas.
Completar la combinacin
Ahora todo depende del tipo de documento que est creando. Si est combinando cartas, puede
imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un
nico archivo, con una carta por pgina.

Independientemente del tipo de documento que est creando, puede imprimir, trasmitir o
guardar todos los documentos o nicamente un subconjunto de los mismos.
Sugerencias sobre los mensajes de correo electrnico
Recuerde que los documento combinados que guarde son independientes del documento
principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea utilizarlo en otra
combinacin de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, adems de su contenido y de sus campos, tambin se
guarda su conexin con el archivo de datos. La prxima vez que abra el documento principal, se le
pedir que elija si desea volver combinar en el mismos la informacin del archivo de datos.

Si hace clic en S, el documento se abre con la informacin del primer registro combinada.
Si abre el panel de tareas (men Herramientas, submen Cartas y correo,
comando Combinar correspondencia), se encontrar en el paso Seleccionar destinatarios.
Puede hacer clic en los hipervnculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos
con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo
de datos diferente. A continuacin, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del
panel de tareas para continuar con la combinacin.

Si hace clic en No, se perder la conexin entre el documento principal y el archivo de

datos. El documento principal se convierte en un documento estndar de Word. Los
campos se sustituyen por la informacin exclusiva del primer registro.